Processkarta KAW, se även UF Ekonomiavdelningens rutin för resestipendier
Beslut om resestipendium från KAW (Ersätter endast konferensavgift + resa).
Beslut kommer till funktionsmailboxen [email protected]
1. Fångas upp av Ekonom på berörd institution, skicka kopia till:
ABE:s Stipendiehandläggare, Charlotta Winge
Stipendiehandläggare:
Informerar berörd resegranskare, skapar förteckning, bevakar och påminner resenären om att meddela
förändringar, ev. inställd resa och om att skicka in reserapport till registrator efter resan.
Om personen inte har rest informeras ekonom, resegranskare samt [email protected]
2. Ekonomen rekvirerar stipendiet till skolan genom mail till UF
3. Pengar kommer in till gemensamma lådan med beslutsnummer och namn AAA, 2598
4. Läggs på projekt inom institutionen
5. Ekonomen informerar stipendiat och resegranskare
6. Om resan blivit inställd ordnar ekonomen så att pengarna betalas tillbaka till KAW
genom EFH, egeninitierad återbetalning
Anställd/Arvodist (inom 1 år)
Reseorder
Reseräkning: KAW ersätter endast konferensavgift + resa. Övriga kostnader som lokala resor,
transfer, hotellkostnad, traktamente betalas av aktuellt projekt, kontroll av resegranskare.
Resegranskaren kontrollerar att resenären bokar resa och transfer genom resebyrån och att rätt
projekt belastas vid fakturahanteringen.
Resegranskare kontrollerar att resenären inte får dubbel ersättning för konferensavgift
och resa via reseräkningen.
Ej anställda/Stipendiater, ekonomen ska fånga upp och fråga.
Inga utbetalningar till stipendiaten. Resan kan bokas av resegranskare via resebyrån. Kontrollera
att rätt projekt belastas vid fakturahanteringen.
Antingen kan stipendiaten göra utlägg och visa kvitton. Resegranskaren handlägger och
skickar blanketten ”Ansökan och beslut om resestipendium som utges i KTHs skolor” till KTH
Löner för KAW beloppet. Baskonto 25982
eller
anges ett projekt dit KAW stipendiebeloppet överförs. Kontroll görs av kvitton för
konferensavgift och resa.
