Att presentera med
PowerPoint 2010
Grundkurs
SDM
Studentdatorutbildning vid Malmö högskola
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Att presentera med bildspel ___________________________________________________ 3
Verktygsflikar __________________________________________________________________ 3
Fliken Start ____________________________________________________________________________ 3
Fliken Design __________________________________________________________________________ 3
Fliken Infoga ___________________________________________________________________________ 3
Fliken Övergångar ______________________________________________________________________ 4
Fliken Animeringar ______________________________________________________________________ 4
Fliken Bildspel _________________________________________________________________________ 4
Fliken Granska _________________________________________________________________________ 4
Fliken Visa_____________________________________________________________________________ 4
Rullgardinen ___________________________________________________________________ 5
Vyer ______________________________________________________________________ 6
Normalläget ___________________________________________________________________ 6
Bild och dispositionsläge (1) ______________________________________________________________ 7
Förhandsgranskning av presentationsbild (2) _________________________________________________ 7
Anteckningsfält (3) ______________________________________________________________________ 7
Bildsortering ___________________________________________________________________ 7
Läsvyn ________________________________________________________________________ 7
Bildspelsläget __________________________________________________________________ 8
Dispositionsläget _______________________________________________________________ 8
Dispositionsfunktioner ___________________________________________________________________ 8
Övning: Ordna och flytta bilder i en presentation. _____________________________________ 9
Att skriva ut i PowerPoint ___________________________________________________ 10
Skapa en ny presentation ____________________________________________________ 11
Övning: Att skapa och spara en ny presentation _____________________________________ 12
Skapa nya bilder i din presentation ____________________________________________ 13
Övning: Att skapa bilder i presentationen __________________________________________ 14
Bildbakgrund______________________________________________________________ 15
Sidhuvud och sidfot_________________________________________________________ 16
Design ___________________________________________________________________ 17
Bakgrund_____________________________________________________________________ 17
Dokumentteman ______________________________________________________________ 18
Övning: Lägg till en bakgrund och sidhuvud/sidfot. ___________________________________ 19
WordArt _____________________________________________________________________ 20
SmartArt _____________________________________________________________________ 20
1
Övning: Designa med WordArt och SmartArt ________________________________________ 22
WordArt _____________________________________________________________________________ 22
SmartArt _____________________________________________________________________________ 22
Infoga bildobjekt i din presentation ___________________________________________ 23
Applicera effekter på ett bildobjekt _______________________________________________ 24
Infoga övriga objekt i PowerPoint _________________________________________________ 25
Övning: Att infoga bildobjekt_____________________________________________________ 26
Hyperlänkar ______________________________________________________________ 27
Övning: Att applicera interna och externa länkar _____________________________________ 29
Interna länkar _________________________________________________________________________ 29
Externa länkar ________________________________________________________________________ 29
Övergångar och Animeringar_________________________________________________ 30
Övning: Övergångar och Animeringar ______________________________________________ 32
Övergångar ___________________________________________________________________________ 32
Animeringar __________________________________________________________________________ 32
Tips! _____________________________________________________________________ 33
Tydlighet _____________________________________________________________________ 33
Övrig layout __________________________________________________________________ 33
Teckensnitt ___________________________________________________________________ 33
Övrigt att tänka på! ____________________________________________________________ 33
Synpunkter på utbildningsmaterialet? _________________________________________ 34
Ytterligare information _____________________________________________________ 35
2
Att presentera med bildspel
PowerPoint är ett presentationsprogram som ger stöd och underlättar vid muntliga
framträdanden, presentationer och föreläsningar. För att alla åskådare skall kunna ta del av
ditt bildspel kopplas datorn lämpligen till en projektor.
PowerPoint ingår i Microsofts Office paket. Den versionen vi kommer att gå igenom i denna
kurs är PowerPoint 2010.
Nedan följer kursmaterialet med lätt teoretisk ingång, samt en rad olika övning som har som
syfte att ge en fördjupad kunskap om de övergripande funktionerna i PowerPoint. Denna kurs
ger dig alltså en vägledning som kan hjälpa dig i ditt arbete med att skapa ett (en)
bildspel/presentation. Tanken är att du efter avslutat kurs skall kunna på egen hand skall
kunna skapa egna presentationer som är visuellt och praktiskt tilldragande för dina åhörare.
Vi kommer även att försöka svara på de frågor som kommer att dyka upp under lektionens
gång. Alla som genomgår kursen är välkomna med frågor till [email protected].
Verktygsflikar
Fliken Start
Arkiv-knappen
fliken Start
gruppen
Tecken
gruppen
Stycke
Fliken Infoga
Fliken Design
3
gruppen Rita
Fliken Övergångar
Fliken Animeringar
Fliken Bildspel
Fliken Granska
Fliken Visa
4
Rullgardinen
I alla Office program finns det en smart funktion som vi väljer att kalla för ”rullgardinen”.
Denna funktion kan man få fram var man är i PowerPoint, eller något annat Office program
och arbetar. Man får fram funktionen genom att högerklicka med musknappen. När man gör
detta kommer en liten verktygsflik upp med en rad olika val (se bild nedan).
Det kan vara smidigt att använda detta eftersom det möjliggör snabbare arbete (de flesta valen
är de samma som finns i ovan visade verktygsflikar). Det är en genväg helt enkelt. Känn dig
fri att pröva funktionen.
5
Vyer
I PowerPoint finns det ett antal huvudvyer:
Vyn för Normalläge
Vyn för Bildsortering
Läsvy
Bildspelsläget
Normalläget
När du startar PowerPoint 2010 kommer du att mötas av Normalläget, (se bild nedan). Vyn
för normalläge är troligen den vanligaste funktionen som du kommer arbeta i. Där finns de
flesta funktioner som du kan tänkas behöva för att skapa en
grundläggande presentation. Knappen för normalläge finns längst
ner till höger i verktygsfältet för vyer (se bild här bredvid).
2
1
3
Här väljer
man vyer!
6
Zoomverktyg
!
Normalläget är indelat i 3 delar (observera bilden på föregående sida):
Bild och dispositionsläge (1)
Förhandsgranskning av presentationsbild (2)
Anteckningsfält (3)
Bild och dispositionsläge (1)
Av dessa tre delar är det antagligen bild och dispositionsfältet som du kommer att arbeta mest
i. Läget är bra eftersom man får en snabb överblick om antalet bilder i presentationen, samt
det aktuella upplägget.
Förhandsgranskning av presentationsbild (2)
Här kan du se hur din bild kommer att se ut. Du kan även göra ändringar på den här vyn, tänk
dock på att dessa ändringar bara gäller denna bild och att det är en ganska begränsad vy. För
att ändra på textens format rekommenderas att du gör detta i bildbakgrunden, eftersom den
funktionen ändrar hela formatstrukturen. (Se rubriken design på sidan 17).
Anteckningsfält (3)
I detta fält kan du göra anteckningar till dina bilder, varje bild har sitt eget anteckningsfält.
Dessa anteckningar kan du sedan skriva ut och ha som stödanteckningar vid din presentation.
Bildsortering
I vyn för bildsortering får man en översikt över alla bilder som
ingår i presentationen. Här kan man flytta sina presentationsbilder
så att de kommer i den ordningen man önskar. Detta görs enkelt
genom att man håller in vänster musknapp på en bild och sedan
drar den med sig så att den lägger sig framför eller bakom en annan bild i bildsorteringen.
Släpp sedan musknappen.
I vyn för bildsortering ges även en animeringsöversikt. I de presentationsbilder där det
applicerats en animering, visas en liten stjärna längst nere till vänster under bilden. Knappen
för bildsortering finns längst ner till höger i verktygsfältet för vyer (se bild här bredvid).
Läsvyn
Läsvyn kan användas för att prova sin presentation innan man
projicerar den på en duk med en projektor. När man använder
läsvyn anpassas bilderna till programfönstrets storlek. I statusfältet
längst ner till vänster syns vilken bild i ordningen som visas. Nere
till höger finns ett annat statusfält, där du snabbt kan skifta till de andra vyerna igen. För att
bläddra fram och tillbaka bland dina bilder i läsvyn, använder du piltangenterna eller de pilar
som finns längst nere till höger, där du klickar med vänster musknapp. Knappen för läsvy
finns längst ner till höger i verktygsfältet för vyer (se bild här bredvid).
7
Bildspelsläget
Bildspelsläget är den funktion som man använder när man vill visa
sin slutgiltiga presentation för sina åhörare. För att aktivera
bildspelsläget trycker man på knappen bredvid läsvy-knappen,
längst nere till höger i verktygsfältet för vyer (se bild här bredvid).
Dispositionsläget
När du skapar en presentation är det viktigt att du lägger ditt "krut" på rätt ställe. Vad som
menas med krut i detta fall är innehåll och disposition. Det kan då vara en fördel med att
jobba i dispositionsläget, eftersom man får en mer övergripande vy över hur presentationen
kommer att se ut. Precis som i bildsorteringsläget (beskrivet på sidan 6) kan man sortera sina
bilder så att de kommer i rätt ordning. Mer om detta står beskrivit nedan. För att komma till
funktionen för Disposition, tryck på knappen som är markerad med en rund figur (se bild
nedan).
Dispositionsfunktioner
Dispositionsfunktionen
används som sagt för att få
en tydligare vy över ditt
arbete. När du sedan har
skrivit in alla de fakta som
du vill ha med i din
presentation är det dags
för nästa steg, att skapa
ordning i din presentation.
Detta kan du göra genom
att hålla inne vänster
musknapp på en bildikon
(1) och med enkel
musrörelse föra bilden (2)
framför eller bakom en
annan bild (3).
3
2
1
8
Övning: Ordna och flytta bilder i en presentation.
I denna övning går vi igenom det som har tagits upp ovan. Vi kommer först att gå igenom hur
man flyttar och ordnar bilder under vyn för Bildsortering, sedan hur man gör det genom
Dispositionsläget.
Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna
på sidorna 7-8.
1. Gå in på sidan http://www.mah.se/sdm/resurs i en webbläsare, t.ex. Internet Explorer.
2. Ladda hem filen:
övning_ordna_bilder.pptx och spara
den i din hemkatalog.
3. Öppna filen genom att trycka på
Arkiv i PowerPoint (Se bild här
bredvid).
4. Tryck sedan på Öppna (Se bild här
bredvid).
5. När du trycker på öppna kommer det
att dyka upp en dialogruta, där du
skall välja den fil som du laddade
hem, enligt instruktioner ovan.
6. Leta upp filen på skrivbordet, markera den och tryck sedan
på Öppna.
7. Ordna bilderna så att de kommer i rätt nummerordning.
9
Att skriva ut i PowerPoint
Att skriva ut kan vara tämligen viktigt när man skall lämna in ett arbete, men det kanske är så
att vissa har lättare för att läsa på ett papper än på skärmen. Här nedan kommer en liten
genomgång för hur man kan skriva ut i PowerPoint.
För att komma till utskriftsegenskaperna trycker du på Arkiv knappen.
Tryck sedan på Skriv ut.
Förutom de standardiserade utskriftsegenskaper så som, om alla sidor skall skrivas ut eller om
det skall vara färg, eller inte finns här ett antal fiffiga funktioner.
Man kan skriva ut åhörar kopior. Detta innebär att man kan få plats med flera
presentationsbilder på ett papper.
För att börja trycker du på rullisten som heter Helhetsbilder (se bild nedan).
När du trycker på denna knapp dyker en rad olika alternativ upp.
Du kan här välja mellan hur många presentationsbilder du vill ska få plats på din
utskrift. Maximum är 9 bilder på ett A4-papper.
Ett tips är att välja den inställning som har tre bilder, eftersom det medföljer
anteckningsrader som man kan skriva på.
För att skriva ut trycker du till sist på knappen skriv ut högst upp.
10
Skapa en ny presentation
När man vill skapa en ny presentation i PowerPoint kan man välja mellan att skapa en tom
presentation eller använda en förinställd mall. För att skapa en ny presentation klickar man på
Arkiv-knappen (1) och väljer Nytt (2). Vad man väljer beror givetvis på ens önskemål, men
kortfattat så innebär det följande:
1
5
2
3
4
Skapa
presentationen!
Tom presentation (3). Om man väljer att starta med en tom presentation, skapas ett
nytt dokument utan förinställda egenskaper förutom de standardinställningar som t.ex.
standardmarginaler och teckensnitt. I ett senare skede, efter att man har skapat sin
tomma presentation, kan man anpassa denna efter sina behov med till exempel olika
layouter för text och bakgrund. Mer om dessa layoutfunktioner kommer vi att beröra
utefter som kursen har sin gång. För att skapa din presentation trycker du på knappen
Skapa.
Teman (4). Med hjälp av denna funktion kan man enkelt skapa presentationer där
bakgrund, text, tabeller och figurer har ett gemensamt utseende. För att skapa din
presentation trycker du på knappen Skapa.
Exempelmallar (5). Om du väljer detta alternativ när du ska göra en ny presentation
kommer du att kunna välja bland en rad olika förtillverkade presentationer. Vad som
skiljer sig mellan denna inställning och ovan beskrivna tema inställning är att dessa
mallar även är ifyllda med specifik textinformation (färg teckensnitt osv.). Tryck på
skapa.
Oavsett vad du väljer så ska du sedan själv fylla presentationen med information. När man
skapar en ny presentation med hjälp av tema-funktionen, eller exempelmallar funktionen så
betyder detta alltså att presentationen kommer skapas med vissa förinställda färg, text och
rubrikmallar. Dessa ”mallar” kan man givetvis ändra på. Dessa två funktioner kan alltså ses
som tidsbesparande åtgärder, eller som inspiration till att skapa egna färgfyllda presentationer.
11
Övning: Att skapa och spara en ny presentation
Innan du börjar arbeta med din nya presentation behöver du skapa en arbetsyta.
När man har skapat en presentation är det alltid bra att spara den också. Nedan kommer två
olika sätt att spara på gås igenom. Den vanliga ”spara som” funktionen, samt hur man sparar
en presentation så att inte PowerPoint behövs som visningsprogram.
Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna
på sidan 11.
Skapa en helt tom presentation, utan förinställda effekter.
1. Börja med att spara din presentation, som Kina.pptx i din
hemkatalog.
2. För att spara din fil trycker du på Arkiv, och väljer Spara
som. Leta upp din hemkatalog genom att bläddra dig fram
till Den här datorn, sedan markerar du katalogen som
innehar ditt användarnamn. Döp filen till Kina, och se till
att filändelsen är satt till pptx.
3. Tryck därefter på knappen Spara i den dialogrutan som
dyker upp.
4. För att spara presentationen som ett bildspel (för att
visa på en dator som inte har PowerPoint installerat)
gör du som i punkt 1-2, förutom att du väljer en annan filändelse.
5. Den filändelse som skall användas heter ppsx (PowerPoint-bildspel)
12
Skapa nya bilder i din presentation
När du har skapat din nya presentation får du till att börja med en bild/sida. Du kan när du vill
lägga till bilder, eller sidor, för att förlänga och utveckla din presentation. För att skapa nya
bilder klickar du på knappen Ny Bild under fliken Start, se bild nedan.
Du kan också välja olika förinställda mallar på hur din nya bild/sida skall se ut. Knappen som
är beskriven ovan är delad i två. Om du trycker på den delen med pilen (se bild nedan), så får
du upp ett antal layoutalternativ för din nya bild/sida.
13
Övning: Att skapa bilder i presentationen
Nu skall du ange hur många bilder din presentation skall innehålla. Du kan givetvis när du vill
lägga till, eller ta bort bilder. Antalet bilder som vi kommer använda i övningen Kina, är
statisk eftersom den bygger på ett visst mönster, som kräver att vi arbetar med just det antalet
bilder som anges.
Inom ramen för den här övningen, ingår det också att du skall skriva in rubriker och en del
punkter som kan kopplas till landet Kina. Första bilden ska ha rubriken Kina. Resterande
bilder rubriceras enligt följande: Historia, Karta, Städer, Shanghai, Beijing och Politik.
Dessa rubriker är statiska och skall anges i den ordning som anges ovan.
Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna
på sidan 13.
1. Klicka på knappen Ny bild sex gånger så att det totalt finns sju bilder.
2. När detta är gjort är det dags att fylla vissa av presentationsbilderna med information.
3. Börja med att ange rubriker på alla bilderna, som beskrivit ovan. Alltså, första bilden
skall inneha rubriken Kina och bild nummer två skall rubriceras Historia, bild tre
Karta, bild fyra Städer, bild fem Shanghai, bild sex Beijing, och bild sju Politik
14
Bildbakgrund
I bildbakgrunden kan du göra ändringar som ska gälla för alla bilder i din presentation. Du
kan här välja en bakgrund (toning, struktur, mönster eller bild) och om det skall gälla för
specifikt en bild eller om det skall gälla för alla. Man kan även bestämma standarden för hur
textlayouten skall se ut. Man styr även formatet på alla rubriker, underrubriker,
sidnumreringar samt sidhuvud/sidfot. Om du utför ändringar kommer detta att appliceras och
gälla för alla bilder presentationen. Detta är ett mycket tidsbesparande sätt att arbeta, samt att
du får en kontinuitet i din presentation.
Bildbakgrunden samt dess olika layoutalternativ nås genom att välja fliken Visa (1) och sedan
trycka på Bildbakgrund (2) i gruppen Bakgrundsvyer. Nedan visas verktygsfältet för
Bildbakgrund.
1
2
När du är färdig,
klickar du här för
att återgå till
normalläget!
15
Sidhuvud och sidfot
Precis som i Microsoft Word har man möjlighet att infoga sidhuvud och sidfot i PowerPoint.
Då man klickar på Sidhuvud/sidfot under Infoga-fliken får man upp ett nytt fönster (se bild
nedan)
1
I den lilla rutan Exempel (1) ser man en förhandsgranskning av hur presentationen påverkas
av de val man gör. I detta exempel har vi datum och tid markerat. Om du tittat på
exempelrutan ser du att datumet och tiden kommer synas nere till vänster på varje bild i
bildspelet. Vidare har vi valt att datumet ska uppdateras automatiskt när man använder sitt
bildspel.
16
Design
Bakgrund
Om du vill ändra utseendet på bakgrunden gör du det genom att arbeta under
bildbakgrundsfunktionen. Hur du kommer till inställningarna för bildbakgrunden står
beskrivet ovan.
När du befinner dig i bildbakgrundsläget trycker du på
knappen Bakgrundsformat för att börja arbeta med
bakgrunden och dess inställningar (se bild här bredvid).
När du trycker på knappen Bakgrundsformat kommer där
upp en liten dialogruta, med ett antal olika förvalda
bakgrunder (se bild nedan).
Du kan välja en av dessa om du tycker att de passar din presentation, men du kan även
editera och skapa egna bakgrunder.
För att komma till det läge där du editerar din bakgrund, trycker du på knappen
Bakgrundsformat, precis som ovan, men väljer istället Formatera bakgrund längst ned i den
dialogruta som dyker upp (se bild nedan). När detta är gjort kommer det upp ytterligare en ny
dialogruta där du har ett antal alternativ. Här nedan gå vi igenom fyra av dessa alternativ. När
du är klar har du valet att belägga alla dina bilder med samma bakgrund. Gör detta genom att
trycka på knappen Använd för alla (se bild nedan).
1.
2.
3.
4.
Hel fyllning, innebär att bilderna får en heltäckande färg.
Toning, innebär att du kan skapa en nyans, eller toning, mellan två olika färger. En
rad olika inställningar är möjliga. Experimentera gärna.
Bild eller strukturfyllning, ger möjlighet till en bakgrund som liknar t ex marmor
eller trä. En rad olika inställningar är möjliga. Experimentera gärna.
Mönsterfyllning, innebär att du kan fylla bakgrunden med ett specifikt mönster. En
rad olika inställningar är möjliga. Experimentera gärna.
17
Dokumentteman
Dokumentteman är en funktion som kan användas på ett enkelt och snabbt vis för att sätta en
layoutstandard igenom hela din presentation. Ett dokumenttema innehåller en uppsättning
temafärger, temateckensnitt (rubriker och brödtext), samt temaeffekter (linjer och fyllning).
För att ändra teman på din presentation, genom det enkla sättet, går du till fliken Design (1).
Efter detta väljer du vilket tema du vill applicera på din presentation (2). För att få en mer
överskådlig bild av vilka teman som finns att välja mellan trycker du på den lilla piltangenten
längst ned till höger för temarutan (3).
2
1
3
Om du vill editera de olika teman som finns (färger, tecken, effekter) får du gå in i
inställningar för bildbakgrund (se beskrivning på sidan 8). När du är i läget för bildbakgrund
kan du under gruppen Redigera tema, ändra inställningar för färg, tecken och effekter (se bild
nedan). Det är viktigt att poängtera att dessa inställningar kan vara problematiska att editera
om man har ringa erfarenhet, eller kunskap, om PowerPoint.
18
Övning: Lägg till en bakgrund och sidhuvud/sidfot.
I den här övningen kommer vi att ta upp hur man anger sidhuvud/sidfot i sin presentation, hur
man anger ett tema, samt hur man ställer in sin bakgrund. Tänk på att du skall själva göra dina
val, vad gäller färg och layout.
Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna
på sidorna 15-18.
Börja med att gå in på inställningar för Bildbakgrund.
1. Klicka på knappen för Teman och välj det temat som heter Executive.
2. Markera den översta bilden i vänstra spalten och klicka sedan på knappen
Bakgrundsformat och välj formatera bakgrundsformat.
3. När du är klar så ska alla bilder i presentationen ha samma bakgrundsfärg. Hur du
väljer att designa din bakgrund är upp till dig själv. Tänk dock på skillnaden mellan
bakgrundsfärg och textfärg när det kommer till tydlighet.
4. Slutligen lägg till dagens datum och skriv in ditt namn i sidfoten.
19
WordArt
WordArt är namnet på ett antal
standardiserade
textformat
och
effekter som ingår i Microsoft Office.
Förutom i PowerPoint finns även
WordArt i Excel, Publisher och Word.
Genom att välja WordArt appliceras
effekter på text. Vanligtvis används
WordArt för rubriker. Du måste ha markerat den text du vill applicera effekter på. Detta gör
du genom att vänsterklicka och hålla nere vänster musknapp och dra över
texten. WordArt finner du under fliken Infoga i gruppen Text. Dock är det
enklare att direkt välja WordArt under fliken Ritverktyg som finns
tillgänglig då en text är markerad. Se bild här bredvid.
SmartArt
Med hjälp av funktionen SmartArt kan du på ett enkelt sätt
förmedla information genom ett visuellt tilltalande sätt. I
SmartArt finns det grafik för att göra grafiska listor, process
diagram, cykliska förlopp och även mer komplexa strukturer
såsom exempelvis organisationsscheman. När du väljer ett
alternativ i SmartArt så är standarden ett visst antal
punkter/figurer. Du kan naturligtvis utefter dina behov lägga till eller ta bort punkter/figurer
(mer om det kommande övning). Du finner SmartArt under fliken Infoga och gruppen
Illustrationer.
Här väljer du mellan olika
alternativ i SmartArt.
20
När man markerar ett SmartArt-objekt dyker två nya flikar upp:
Design och Format. Här kan den avancerade användaren designa
och formatera om sitt SmartArt-objekt in i minsta detalj.
Exempelvis kan man lägga till figurer
i sitt SmartArt-ojekt och under fliken
Design och gruppen Skapa grafik. Se
bild här bredvid.
Ett annat exempel på en användbar
funktion är att applicera effekter
på dina SmartArt-objekt. Du
väljer bland figureffekter under
fliken Format och gruppen
Figurformat. Se bild här
bredvid.
21
Övning: Designa med WordArt och SmartArt
Här kommer du att öva dig i funktionen för WordArt och SmartArt. WordArt är en funktion
för textdesign och SmartArt hjälper dig att skapa flödesscheman.
Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna
på sidorna 20-21.
WordArt
1. Börja med att applicera en WordArt design på dina sju rubriker. Tänk på att välja en
design som fungerar bra tillsammans med din bakgrundsfärg och övriga layout.
SmartArt
2. Nu ska vi använda SmartArt för att göra ett organisationsschema över det politiska
systemet i Kina (notera att detta är i övningssyfte och att det såldes är av fiktiv
natur).
3. Börja med att välja den presentationsbild som innehar rubriken Politik i ditt bildspel.
När detta är gjort skall ett SmartArt schema infogas. När du ska välja en design på
din SmartArt grafik, är vårt tips alternativet ”Hierarki”. När du är inne i denna grupp,
står det dig fritt att välja vilken slutgiltig grafik du vill.
4. När grafiken är infogad i presentationen är det dags att fylla de olika rutorna med
information. Eftersom det handlar om Kinas politiska system (av fiktiv art) väljer vi
att fylla de rutor vi har med information som berättar något om detta. I den översta
rutan i vår grafik väljer vi att skriva ”Ledare”. I den som är under skriver vi, ”Vice
Ledare”. I de tre resterande rutorna skriver vi, ”Minister 1, 2 och 3”.
5. Applicera valfri layout och designa din SmartArt grafik som du anser passa din
presentation.
6. Om du är en avancerad användare står det dig fritt att skapa egna rutor och fortsätta
bygga på det politiska systemet, eller skapa annan valfri grafik genom SmartArt.
22
Infoga bildobjekt i din presentation
Om du vill infoga ett bildobjekt i din presentation gör du det lättast på följande vis.
1. Infoga bildobjektet genom att:
Välj fliken Infoga (1)
Därefter, klickar du på Bild (2). När du har tryckt på Bild kommer det att dyka
upp en dialogruta. I denna ruta letar du upp det bildobjekt som du vill infoga i
din presentation.
För att infoga trycker du på knappen som heter, Infoga.
Det finns ett alternativt sätt att infoga bildobjekt. För att använda detta gör på
följande vis. Börja med att klicka på bildikonen som finns i din
presentationsbild (3) och sedan följer du ovanstående beskrivning när
dialogrutan för infogning dyker upp.
2. Bildobjektet kommer att infogas mitt på sidan. För att flytta den så för du muspekaren
till mitten av bilden, klickar och håller ner vänster musknapp, sedan drar du bilden dit
du vill ha den. När du släpper musknappen "släpper" du bilden.
3. Om du vill ändra storlek på bilden klickar du och håller ner vänster musknapp på
någon av de vita hörnpunkterna (4, se bild på nästa sida), när du är nöjd med
storleken på bilden släpper du vänster musknapp (använd alltid hörnpunkterna om
du vill behålla bildens proportioner).
4. Vill du rotera bilden använder du dig av den gröna punkten ovanför bilden (5). Klicka
på den och håll ner vänster musknapp för att rotera bilden. Skulle hörnpunkterna
försvinna är det bara att klicka på bilden så kommer de fram igen.
Vill du att det bildobjekt som infogas skall finnas med på alla bilder, eller om du vill använda
den som bakgrund i din presentation skall du arbeta under verktyget för Bildbakgrund.
2
1
3
23
5
4
4
4
4
Applicera effekter på ett bildobjekt
När du har infogat ett bildobjekt kan du med olika verktyg få den att ändra utseende. Exempel
på detta kan vara att man applicerar en ram runt sin bild, eller att man får den att ”sticka ut
från pappret”, med en 3D-effekt. Vad som kan noteras är att vissa av dessa effekter kan vara
svåra att använda. De kan skapa mer oordning än ordning om man använder dem för mycket.
Tänk på att hålla din presentation tydlig.
För att applicera effekter på dina bildobjekt gör du på följande vis.
1. När du har infogat ett bildobjekt markerar du det
genom att klicka på det (om det inte redan skulle
vara markerat). När detta är gjort kommer det
dyka upp en ny flik bredvid fliken Visa, som
heter Format (se bild här bredvid). Tryck på
denna.
2. Nu har du en massa olika val som du kan välja mellan. Under gruppen Bildformat,
finns t.ex. olika ram och skugg-alternativ. Om man trycker på pilen bredvid
rutan för gruppen Bildformat, får man ytterligare fler alternativ. Vi kommer
att applicera en av dessa i övningen på nästa sida, (se bild här bredvid).
24
Infoga övriga objekt i PowerPoint
Du kan infoga objekt från andra Office program. Detta kan vara mycket behändigt eftersom
det sparar tid och man slipper byta program, eller spara. Det går att infoga objekt från båda
Excel och Word till din presentation.
För att göra detta trycker du fliken infoga (1).
Därefter trycker du på knappen objekt (2).
1
2
För att t.ex. infoga ett arbetsblad från Excel väljer du Microsoft Excel Worksheet i den
dialogrutan som dyker upp (3).
3
25
Övning: Att infoga bildobjekt
Här kommer vi att öva oss i hur man infogar bildobjekt i en PowerPoint presentation. Vi
kommer även gå in och öva oss i hur man anlägger diverse effekter på de bildobjekt som
infogats.
Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna
på sidorna 23-25.
1. Markera den presentationsbild som innehar rubriken Karta.
2. I huvudfönstret framför dig (se till så att du befinner dig i vyn för normalläge) skall
du se en ”prickad ruta” (den befinner sig oftast under rubriken). I denna ruta skall det
infogas en bild.
3. Bilden som skall infogas finns på http://www.mah.se/sdm/resurs och heter kina.jpg
4. Spara bilden i din hemkatalog, och gå sedan tillbaka till PowerPoint.
5. Infoga bilden.
6. När bilden är infogad skall vi anpassa den så att den passar presentationen genom att
anlägga olika effekter.
7. Det står dig fritt att välja vilken effekt du vill. För den avancerade användaren finns
där även alternativ som möjliggör ytterligare modifikation av bildobjekt. Ett exempel
på effekter kan vara ”fasat perspektiv”, som ger bildobjektet en 3D-look.
26
Hyperlänkar
Hyperlänkar är ett bra redskap för att göra en
presentation mer intressant. Det vanligaste är att
man länkar till filer på ens hårddisk eller
webbsidor (externa länkar) samt till platser inom
sitt PowerPoint-dokument (interna länkar). Två
andra sätt att länka är till nytt dokument och epostadress.
Du måste ha markerat den text du vill göra till länk.
Detta gör du genom att vänsterklicka och hålla nere vänster
musknapp och dra över texten.
Knappen för Hyperlänk finner du under fliken Infoga i
gruppen Länkar.
Det finns ytterligare ett sätt att skapa länkar. Börja med att
markera din text och sedan högerklicka på den markerade text.
Välj därefter Hyperlänk i menyn som dyker upp. (Se bild här
bredvid).
Här väljer du mellan
länkalternativen.
27
För att länka internt gör du på följande sätt (se bild nedan): Välj Plats i det här dokumentet
och välj sedan var i dokumentet du vill länka till under Bildrubriker.
För att länka externt gör du på följande sätt: Välj Befintlig fil eller webbsida skriv sedan in
adressen till en hemsida alternativt välj en fil som du sparat på din hemkatalog.
28
Övning: Att applicera interna och externa länkar
I denna övning kommer vi att lära oss om interna och externa länkar i PowerPoint. Interna
länkar är länkar som man kan använda som ”ankare” för att t.ex. navigera inom sin egna
presentation på ett snyggt och smidigt sätt. Externa länkar är sådana som länkar till webben,
t.ex. en hemsida, YouTube-video, eller musik.
Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna
på sidorna 27-28.
Interna länkar
1. Se till så att du befinner dig i vyn för normalläge och klicka med musen i
vänsterfältet på den presentationsbild som innehar rubriken Städer.
2. I rutan som befinner sig under rubriken (den prickade rutan), skall du skriva in tre
olika städer som finns i Kina. Det skall stå i punktform. Detta görs genom följande
metod: skriv den första staden, Shanghai, överst. Tryck sedan på enter så att du hoppar
ner ett steg i inmatningen. Där skriver du Beijing. Tryck ytterligare en gång på enterknappen och skriv där, Guangzhou.
3. Tanken är att när man trycker på texten Shanghai under presentationsbilden som
innehar rubriken Städer, är att man skall komma till en infosida om just den staden.
Detsamma gäller för Beijing. När det gäller Guangzhou är det en annan sak eftersom
det är extern länk. Mer om det nedan.
4. Vi skall även applicera en länk på de två presentationsbilder som innehar information
om två av de ovan nämnda städerna (Shanghai och Beijing), som gör att man kommer
tillbaka till presentationsbilden som heter Städer.
5. Se till att du befinner dig och arbetar i presentationsbilden som innehar rubriken
Shanghai. Tryck med vänstra musknappen i den ”prickade rutan” under rubriken så att
den blinkande textmarkören dyker upp.
6. Tryck på enter-knappen ett antal gånger. Du skall trycka så många gånger att du
kommer ner till botten på den ”prickiga rutan”.
7. När du är klar, skriver du ”Tillbaka till städer!”. När du är klar med detta skall du
upprepa punkt 5-7 fast under presentationsbilden som innehar rubriken Beijing. Du
kan välja att designa din text om du önskar, det står dig fritt.
8. Nu till själva länkarna. Shanghai, Beijing och våra ”tillbaka knappar” skall beläggas
som interna länkar. Följ anvisningarna på hur man applicerar en intern länk.
Externa länkar
1. Nu skall vi göra den externa länken. Det är Guangzhou som skall beläggas som en
extern länk. Det skall vara en länk till webben.
2. Börja med att se till så du befinner dig under presentationsbilden som innehar rubriken
Städer.
3. Länka texten Guangzhou till en extern webbplats.
4. Den
hemsida
som
texten
Guangzhou
skall
länka
till
är:
http://www.sv.wikipedia.org/wiki/Guangzhou. Följ anvisningar för hur man applicerar
en extern länk.
29
Övergångar och Animeringar
I PowerPoint 2010 kan du göra så att dina bildspel får effekter genom animeringar.
Presentationerna blir på det sättet mer levande. Såväl text, som bild- och ritobjekt kan du få
att röra sig efter dina önskemål.
Vill du att det ska ske en animerad övergång när en presentationsbild byts ut mot en annan
väljer du fliken övergångar.
Varje övergång du väljer har olika
effektalternativ som du kan välja
mellan. Rutan effektalternativ finner
du bredvid animeringsalternativen (se
bild till höger).
Om du vill lägga in animeringar till
text och bildobjekt väljer du fliken
animeringar. Du kan anpassa
animeringar specifikt efter dina
behov. För att applicera en
animering till ett visst objekt
eller bild behöver du först
markera det objekt, eller den
bild som du vill animera.
Markera först ett objekt och
tryck sedan på fliken animeringar (se bild bredvid).
Precis som varje övergång har även animeringar
olika effektalternativ som du kan välja mellan. Rutan
effektalternativ
finner
du
bredvid
animeringsalternativen (se bild bredvid).
30
Man kan även ställa in tidsinställningar för både övergångar och animeringar.
Tidsinställningsalternativen finner du längst till höger både under fliken övergångar och
animeringar. De ser dock något annorlunda ut, b la kan man lägga in ljud mellan övergångar:
Tidsinställning
övergångar.
under
fliken
Tidsinställning
animeringar.
under
fliken
Det går även att ställa in så att man inte behöver klicka med musknappen, eller trycka på
någon tangent för att byta bild i din presentation (se bild nedan).
För att göra detta bockar du i ”Efter” i verktygsfältet tidsinställningar, under fliken
övergångar.
Du kan här välja hur lång tid det skall ta innan nästa bild dyker upp automatiskt.
Se till så att du har bockat av ”Vid musklickning”.
31
Övning: Övergångar och Animeringar
Här kommer vi att öva oss i övergångar och animeringar. Vi kommer i denna övning gå
igenom hur man applicerar en övergång mellan de olika bilderna som finns i en presentation,
samt hur man applicerar en specifik animering på ett objekt eller en bild.
Instruktioner för hur man applicerar de olika elementen i denna övning finns tydligt beskrivna
på sidorna 30-31.
Övergångar
1. Markera den bild du vill applicera övergångar på i det högra fältet för bilder (se till så
att du befinner dig i vyn för normalläge).
2. Följ anvisningarna på hur man applicerar en övergång. Du kan fritt välja vilken du
vill. Du får gärna experimentera fritt med de olika val av effektalternativ som finns till
hands. Beakta att vissa alternativ kan uppfattas som krångliga.
3. Applicera övergångar på alla bilder i presentationen förutom den första bilden. Du
skall alltså ha animerade övergångar på bild 2 till bild 7.
Animeringar
1. Markera den presentationsbild som innehar rubriken Karta.
2. Markera bildobjektet (kartan) genom att trycka på den med vänstra musknappen. Du
skall nu applicera valfri animation på kartan. Ett exempel på en animation här kan
vara ”väx och sväng”.
3. Markera den presentationsbild som innehar rubriken Politik.
4. Markera din SmartArt grafik genom att klicka på den med vänstra musknappen. Du
skall nu applicera ytterligare en animation på detta objekt. Det står dig fritt att välja
vilken du vill, men ett exempel kan vara animationen, ”flyg in”.
32
Tips!
I kursmaterialet ovan tas det upp ett antal saker man kan tänka på vad gäller layout, färger,
teckensnitt osv. Här kommer en kort summering av vad som har tagits upp.
Tydlighet
Tydlighet är viktigt när man skall skapa presentationer så att åhörarna inte blir trötta, eller
svårt att läsa osv. Tänk på att vissa färger inte fungerar bra ihop.
Blått och svart är ett bra exempel på detta. Om du använder en blå bakgrund med
svarta rubriker, kommer detta att vara ganska svårt att läsa, när det projiceras på
väggen.
Vit bakgrund med svart text är ett exempel på färger som fungerar bra tillsammans.
Övrig layout
Tänk efter så att din presentation inte blir luddig. Med luddig menas att färgerna flyter ihop
och inte agerar, eller fungerar tillsammans.
Välj en layout som harmoniserar ihop. Man kan bygga en mycket trivsam och trevlig
presentation om man lägger lite tid på just detta.
Tänk på din målgrupp. Alla har inte samma utgångspunkt, vad gäller syn och hörsel.
Teckensnitt
Teckensnitt är också viktigt att man lägger lite möda och tid på att välja.
Tänk på att välja samma teckensnitt genom hela presentationen. Samma teckensnitt
och storlek på respektive kategori av rubriker. Detsamma gäller löptexten.
Tänk på att inte ha för långa och tunga stråk med text. Det är ganska jobbigt att läsa
långa texter på en projicerad bild.
Testa detta innan du ger din slutgiltiga presentation på en projektor. Den storlek som
ser bra ut på datorn kanske ser fel ut när det blir projicerat.
Övrigt att tänka på!
Det är viktigt att du lägger presentationen på rätt nivå; har åhörarna inga förkunskaper eller är
de experter inom det område som du kommer att hålla en presentation om?
Utöver att veta vilken målgrupp man har är det bra att tänka sig in i under vilka
omständigheter som presentationen sker. Frågeställningar som gäller åhörarna och är viktiga
är:
Varför lyssnar de?
Är de nyfikna på ditt budskap?
Vill de roa sig?
Vill de få information och fakta?
Är de där som kritiker och motståndare?
Gör du det för arbetsgivare eller annan ledning?
33
Är de allmänt intresserade av ämnet och kan något om bakgrunden och terminologin?
Är de experter och behöver kanske inte veta hela bakgrunden och allmänna teorier
utan vill ha information om just ditt arbete och dina slutsatser?
Oavsett kunskapsnivå inom just ditt område kanske publiken har andra erfarenheter
som du kan knyta an till.
Till sist, se till att ha roligt när du ger din presentation! En positiv presentatör är alltid mycket
enklare att lyssna på!
Synpunkter på utbildningsmaterialet?
För att vi som utbildar och skriver utbildningsmaterial skall veta vad ni tyckte om kursen,
behöver vi era synpunkter. De är viktiga för oss att veta vad ni tycker. Vi uppskattar om ni
skulle vilja fylla i utvärderingen;
http://www.mah.se/sdm/utvardering
34
Ytterligare information
På Microsoft hemsida för Office finns en hel del mer om man vill lära sig att använda
PowerPoint, Microsoft Office PowerPoint (http://office.microsoft.com/sv-se/powerpoint).
Här finner du mer
information om
PowerPoint 2010.
Skriven av: Mikael Hansson (red.) och David Osser, SDM Malmö högskola,
September 2011
35
