Det här är din kund.

Det här är din kund.
Hon sitter på flyget minst tre månader varje år
Det finns hundra nya meddelanden i hennes inkorg.
Hon ansvarar för en budget på miljontals kronor.
Hon gör avkall på sin fritid.
Nu är frågan: Vill hon komma på ditt evenemang?
Konkurrensen om viktiga personers tid hårdnar.
Läs här hur du kan locka dem till dina kundevenemang.
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand, 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
2
Innehåll
Innehåll.............................................................................................................2
Hur får du gäster till ditt kundevenemang?............................................................3
Hur mycket är det lönt att berätta om vårt företag?................................................4
Varför tenderar kundevenemang att misslyckas? ...................................................4
Är inte våra egna anställda bra nog? ....................................................................5
Lönar det sig att sköta arrangemangen själv? ........................................................5
Hur väljer man ett lämpligt tema?.........................................................................5
Hur väljer jag en lämplig tidpunkt för evenemanget?...............................................6
Vad händer med människor som hör ett bra tal? ...................................................6
Krångliga saker förklaras väl bäst muntligt? ..........................................................7
Kan man verkligen motivera en annan människa? .................................................7
Varför är det lönt att ta in en utomstående talare? ................................................8
Inte kan väl talaren känna till vår bransch?............................................................8
Hur lång ska framställningen vara? ......................................................................9
Kan en träff med tal av utomstående vara en belöning till våra anställda? ................9
Vad kan man åstadkomma med ett tal? ...............................................................9
Vilka slags talare finns det på marknaden? ...........................................................9
Hur väljer jag en lämplig talare? ........................................................................10
Vad kostar en talare?........................................................................................10
Kan ett tal skräddarsys för att passa oss? ..........................................................11
Vad bör man fråga en talare om? ......................................................................11
Ska man kräva PowerPointpresentationer? .........................................................12
Kan jag gardera mig mot avbokningar från talare? ...............................................13
Vad gör man om talaren inte infinner sig? ...........................................................13
Behöver vi anlita en moderator också? ...............................................................13
Ska frågor tas efter avslutat anförande? .............................................................14
Ska publiken utvärdera framförandet? ................................................................14
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
3
Hur får du gäster till ditt kundevenemang?
Personligt säljarbete är fortfarande det effektivaste säljverktyget.
Därför lönar det sig att ordna kundträffar. Dina säljare får personlig kontakt med många
kunder på en gång.
Eftersom kundträffen är ett effektivt säljverktyg finns det i dag ett växande överutbud på
seminarier, fester och andra tillställningar. De viktigaste kunderna får dagligen inbjudningar
till olika slags evenemang. Beslutsfattarna är tvungna att prioritera.
Det finns bara ett sätt att få dina viktiga kunder att ställa upp: du måste satsa på kvalitet.
Om bara en tiondel av alla de inbjudna anmäler sig, och endast hälften av dessa verkligen
kommer, blir ditt evenemang verkligen dyrt. Lönekostnaderna är fasta. Dessutom kostar
talarna, serveringen, AV-tekniken, lokalen, inbjudningarna, marknadsföringen, demonstrationerna och eventuella presenter reda pengar. För att inte tala om teoretiska, men kännbara begrepp som uteblivna alternativintäkter. Dessutom blir din personal frustrerad.
Slutsatsen är kristallklar. Du har helt enkelt inte råd att misslyckas.
Men egentligen vet vi alla vad det är som lockar kunder till vårt evenemang. De vill höra
presentationer som berör dem, som ger dem något utöver det vanliga. Kan du bjuda på
sådana framträdanden är succén given. Och för att åstadkomma detta behöver du talare
som kan sin sak.
Förutom pengar kostar det en massa energi att ordna kundträffar. Ett gott råd är därför att
bara ordna sådana som dina viktiga kunder hinner (läs: vill) besöka. Den här guiden är sammanställd av vana evenemangsarrangörer, och den ger praktiska tips och råd om hur du ska
göra för att lyckas.
Du kommer att märka att det är fullt möjligt att ordna allt utan att blanda in ett professionellt förmedlingsföretag som Talarforum. Men som talesättet säger:”Warum soll man es
einfach machen, wenn man es so schön komplizieren kann?”
Pia Laestadius
VD Talarforum
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
4
Hur mycket är det lönt att berätta om vårt företag?
Människor är alltid mest intresserad av sina egna angelägenheter. Mycket få orkar lyssna på den
andra partens ändlösa babbel om sig själv. Trots det handlar majoriteten av de seminarier som
företag arrangerar nästan enbart om företagets egna angelägenheter.
Talarna går igenom sin organisation, sina resultat och sina framtidsplaner. Lyssnarna får också
lov att smälta ingående teknisk information om största möjliga antal produkter. Grundsituationen förändras inte av att personen i fråga kliver upp på ett podium. Om han enbart talar
om sitt, börjar åhörarna genast tänka på något annat.
En bra talare talar om åhörarnas angelägenheter. Men eftersom publiken kan bestå av
hundratals, till och med tusentals personer, kan talaren givetvis inte i praktiken vända sig
personligen till dem alla. Men en skicklig talar kan skapa ett intryck av personligt tilltal.
För att det ska lyckas, måste tre förutsättningar uppfyllas.
1.
Talaren känner till åhörarnas situation. Han eller hon vet vad åhörarna anser vara
aktuellt och viktigt.
2.
Talaren vågar ge sig in på växelverkan med sina åhörare. Talaren kan sin sak och kan
anpassa och ändra sitt framförande efter publikens reaktioner.
3.
Talaren uttrycker sig i klartext. Mången expert tror att man stärker sin auktoritet genom
att uttrycka sig på fikonspråk. I verkligheten distanserar det talaren från åhörarna.
Varför tenderar kundevenemang att misslyckas?
Det är många bitar som ska klaffa samtidigt för att ditt kundevenemang ska bli en framgång.
Det är lätt att räkna upp de vanligaste orsakerna till misslyckanden:
Du väljer fel dag. I synnerhet under hösten och våren är det svårt att hitta en dag då det inte
ordnas flera evenemang samtidigt. Utom inhemska seminarier och kundevenemang ordnas flera
andra evenemang som tävlar om kundernas tid och uppmärksamhet.
Du väljer ett besvärligt läge. Många bilister undviker om möjligt att köra i storstadsvimlet
– detta gäller i synnerhet morgon- och eftermiddagsrusningar. Tröskeln blir också högre om
evenemanget ordnas långt ifrån kundens eget kontor. Finns det ont om parkeringsplatser och
gott om aktiva parkeringsövervakare gör det inte saken bättre.
Din marknadsföring misslyckas. Kanske sände du inbjudan för sent eller till fel målgrupp.
Kunden har kanske inte ens lagt märke till den.
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
5
Evenemangets program är ointressant. Även om din inbjudan har nått mottagarna, har
evenemangets innehåll inte intresserat tillräckligt många gäster.
Ditt föregående evenemang hade inget att komma med. Om din kund senast upplevde att
tiden hon använde var bortkastad, är det klart att hon inte vill upprepa sitt misstag.
Ditt föregående evenemang fungerade inte. Led ditt seminarium av dåliga, praktiska
arrangemang? Din kund vill knappast köa en gång till för att få billig mat serverad i ett alltför litet rum med dålig ventilation.
Ditt föregående evenemang hade dåliga talare. Även om talen såg bra ut på papperet, var
de tråkiga eller intetsägande.
Är inte våra egna anställda bra nog?
Det är vanligen ändamålsenligt att eget folk tar hand om åtminstone en del av framträdandena. Se bara till att dina talare talar om saker som genuint intresserar kunderna
(inte om sådant som bara intresserar dem själva) och de ska hålla tidschemat.
Se också till att representanterna för företaget vet hur man uppträder inför publik. En talare
som är så bra att han eller hon inte har nytta av utbildning i konsten att uppträda, och
dessutom fått massor av övning, har ännu inte fötts.
Kom ihåg att vid ett kundevenemang ska man satsa på samtal med kunderna. Man skall
umgås med dem så mycket som möjligt. Det är huvuduppgiften för din personal.
Lönar det sig att sköta arrangemangen själv?
Många organisationer har bland sina anställda proffs med gedigen erfarenhet av att ordna
kundevenemang.
Men även om någon i din organisation kan ordna ett seminarium, kan det ibland vara
klokare att hon använder sin tid till viktigare uppgifter. Alltså sådana uppgifter som inte
kan läggas ut externt eller som det inte är lönt att lägga ut. Om arrangerandet av kundevenemang inte hör till organisationens kärnverksamhet, är det troligt att en specialiserad
leverantör har effektivare processer.
Även den största organisation har inte lika mycket erfarenhet från så många olika verksamhetsfält som ett professionellt talarförmedlingsföretag. Det motverkar hemmablindhet.
Hur väljer man ett lämpligt tema?
När du väljer teman och ämnen för dina kundevenemang, ska du välja sådana som
intresserar kunderna. Det låter självklart, eller hur? Ändå blir de allra flesta teman och
ämnen valda därför att de intresserar arrangören.
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
6
Observera också att de talare du har till ditt förfogande avgör vad det är som kommer att sägas
under ditt evenemang. Personer som är experter på alla områden hör hemma i mytologin.
Varje talare har sitt specialområde. Därför blir ditt program allt mindre fokuserat på den målsättning du har med evenemanget, ju mindre grupp människor du väljer dina talare från.
Tyck inte slentrianmässigt att alla framföranden måste handla om din bransch, ditt företag
eller dina produkter. Fundera i stället på vad dina kunder kan ha nytta av.
Ingen av dina gäster är så dum att han eller hon måste bankas i huvudet med produkter för att
förstår vad det är som arrangören vill sälja. I synnerhet dina nuvarande kunder vet det mycket
väl.
Hur väljer jag en lämplig tidpunkt för evenemanget?
Erfarna arrangörer vet att måndagar och fredagar vanligen är rätt dåliga dagar.
Detsamma gäller enstaka vardagar mellan två helger.
I de flesta branscher är slutet av året brådskande. Det restauranger och cateringföretag sysslar
med de sista veckorna före jul är julbord, inte seminarier. Detsamma gäller kunderna.
Det är därför helt onödigt att försöka locka kunder till seminarier veckorna före jul.
Andra hälften av juni är också mycket brådskande i de flesta branscher. En stor del av
kunderna inleder semestern runt midsommar och städar bordet intensivt veckan innan.
På våren måste man tänka på de numera utspridda sportloven och på påsken och dessutom på
alla de utländska mässorna för just din bransch.
Då du letar efter en lämplig dag, ska du bland annat ta reda på följande:
• Ordnas det samtidigt mässor eller internationella konferenser på den ort du valt?
• Ordnas det viktiga mässor eller konferenser inom dina kunders verksamhetsområde
i andra länder?
• Vilka evenemang ordnar konkurrenterna och när ordnas de?
• Kommer någon internationell superstjärna (typ Rolling Stones eller Pavarotti) till staden?
• Arrangeras något stort idrottsevenemang, till exempel en ishockeyfinal samtidigt?
• Ordnar någon av de största leverantörerna i din bransch ett kundevenemang eller en
konferens till exempel i USA?
Vad händer med människor som hör ett bra tal?
Talaren skall inte försöka förmedla information eller fakta som åhörarna skall komma ihåg.
Vid första anblicken kan påståendet verka överraskande. Föreläsningen är ju ändå en under-
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
7
visningsmetod med tusenåriga anor. Anledningen är att man kan föra över information och fakta
på ett effektivare sätt: med skrivna dokument. Hela vår civilisation grundar sig på det skrivna och
mångfaldigade ordets kraft.
Effekten i ett levande framträdande utgår från en växelverkan mellan talare och publik. Ett personligt framträdande är en unik chans att förmedla känslor. En människa som talar kan göra det mycket
bättre än något dokument, eller något annat mekaniskt hjälpmedel. En entusiastisk person på podiet
rycker med sig sin publik.
Skicklig växelverkan med publiken är så effektiv att till och med många ryktesvis orubbliga motståndare får ge sig. Trycket från resten av publiken inverkar också. Det är inte lätt att ensam sätta sig
upp mot alla andra.
Historien känner många exempel på karismatiska talare som har lyckats vinna över miljoner människor på sin sida. Martin Luther King, förkämpen för den svarta befolkningens medborgerliga
rättigheter i USA, var en sådan. Han om någon kunde förmedla känslor till sina åhörare. Alla har vi
hört de berömda orden “I have a dream”.
En inhemsk publik i dag skulle kanske tycka det var besvärande att lyssna på en så passionerad person med så brinnande känslor – lyckligtvis kan man väcka nya tankar med betydligt mindre lidelse
Krångliga saker förklaras väl bäst muntligt?
Det beror på situationen. Någon gång kan man höra en talare säga att han valt att presentera ett
komplicerat samband muntligt, eftersom det han skall säga är så besvärligt att uttrycka skriftligt.
Tyvärr kan man då vara nästan säker på att den muntliga presentationen heller inte har önskad
verkan.
Det är mycket få människor som är kapabla att på stående fot och på ett begripligt sätt disponera sitt
stoff inför publik, om de inte lyckats göra det i lugn och ro framför datorn.
Situationen är en annan om talaren har gjort sig mödan att noga förbereda och förädlat sitt budskap
tills det är kristallklart. Han kanske även har övat sitt anförande flera gånger. Eller han kanske är
särskilt bra på att formulera sig och använda sin förmåga till växelverkan med publiken. Då kan det
faktiskt vara så, att ett muntligt framförande är det effektivaste sättet att förmedla kunskap.
Det är också värt att komma ihåg att en del människor minns det de har hört bättre än det de har
läst. Andra åter föredrar budskap som betonar det visuella.
Kan man verkligen motivera en annan människa?
Någon har påstått att människor inte kan motiveras av någon annan än sig själv. En utomstående
person som peppar upp oss har endast en kortvarig påverkan på oss. Entusiasmen falnar lika snabbt
som den väcks. All genuin motivation kommer inifrån den enskilda människan, inte utifrån.
Det är klart att en människa som är deprimerad inte botas med lite löst prat.
En frisk människa däremot har normalt en viss basmotivation.
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
8
Det skadar förstås inte att personen som framträder utstrålar entusiasm och energi. Alla vet, att
det svåraste som finns är att få människor att börja med någonting nytt. Att befrämja projekt
som redan har påbörjats är mycket enklare. Därför kan en förmåga att få åhörarna att börja
med någonting nytt vara en otroligt viktig egenskap i sig.
En motivationsinjektion som räcker livet ut är inte ens nödvändig. Då ett entusiasmerande
projekt väl har kommit igång, drar det för det mesta till sig folk som en magnet. Det tenderar
dessutom att bli attraktivare ju längre det bedrivs.
Varför är det lönt att ta in en utomstående talare?
Ett gammalt visdomsord från asfaltdjungeln säger att det enda som består är förändringen.
I situationer av förändring bör man alltid säga tråkiga och svåra saker på ett rakt och tydligt sätt
för att undvika missförstånd. Det är inte lätt för någon att göra det, och speciellt inte om man
efter förändringen skall fortsätta att jobba ihop under flera år. En anställd kan på grund av
tidigare erfarenheter redan på förhand besluta sig för vems åsikter han tänker lyssna på, och
vems han tänker strunta i.
Varje sakkunnig person märker att hennes auktoritet undermineras i en alltför välbekant
arbetsmiljö. Samma fenomen uppträder också i familjelivet. Ett par som har levat ihop länge
kan tilltala varandra med tonfall och ordval som det aldrig skulle falla dem in att använda utanför hemmet.
Det gamla ordstävet ”ingen är profet i sitt eget hemland” slår huvudet på spiken. Därför är det
bara utomstående som kan uppträda provokativt, utan att personrelationerna på arbetsplatsen
inflammeras.
Vi har alla sett konstellationen ”good cop, bad cop” eller ”snäll och elak polis” på TV. Ibland
kan det vara lönt att hyra in en elak polis för ett framträdande i en känslig situation. En talare
som har förberett sig och kan sin sak, kan lägga fram kalla fakta, även om förmodligen alla inte
uppskattar det han har att säga. Om han lägger fram nya, erfarenhetsbaserade synpunkter, är
det svårt att bara rycka på axlarna och strunta i vad som sagts.
Inte kan väl talaren känna till vår bransch?
Många erfarna konsulter har märkt att människor tenderar att tro att just deras arbetsplats är
speciell och behäftad med unika problem. Personer som har verkat länge inom en bransch kan
till slut börja föreställa sig att vissa begränsningar bara gäller i deras bransch – precis som om de
dikterats av någon naturlag.
Unga anställda har ett annat sätt att tänka och agera. De tröttnar snabbt på problemen, och tar
gärna anställning hos flera företag i början av sin yrkeskarriär. Några år senare märker de, att
allt trots allt var rätt så bra på deras första arbetsplats.
Det är vanligen bara nyttigt att utomstående kommer till företag och presenterar jämförelser
med andra företag i samma bransch. Den utomstående personen kan kanske också berätta hur
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
9
motsvarande problem har lösts inom något helt annat affärsområde. Det hjälper organisationen att göra sig kvitt de ”för branschen typiska specialproblemen”.
Därför kommer också de som förnyar en bransch ofta från helt andra branscher. De vågar
ifrågasätta gällande praxis. Ett typiskt exempel på detta är de billiga flygbolagen, som har
skrotat många fördomar och självklarheter i flygbranschen.
Hur lång ska framställningen vara?
Om en talare får en enda ny produktidé eller verksamhetsmodell att slå rot i sina åhörares
sinnen, kan hennes anförande vara värt miljoner. Var och en som har deltagit i seminarier,
vet av erfarenhet att det som framförs från podiet inte ökar i värde med tilltagande längd.
Det är snarare tvärtom. Det är lättare att tillägna sig korta, koncentrerade budskap.
De som lever på att skriva vet att det kräver skicklighet och tålamod att uttrycka sig koncist.
I själva verket är det betydligt svårare att uttrycka sig koncentrerat, än att låta orden rinna i
en aldrig sinande ström. En professionell talare kan ha skrivit sitt anförande, som kanske bara
tar några minuter, från en ny och betydelsefull synvinkel som han har arbetat fram under
tiotals år.
Du köper inte timmar utan resultat av dina talare.
Då du väljer rätt person att tala vid ditt evenemang, får företaget samtidigt värdefulla insikter
i koncentrerad form. Kunskap omvandlas visserligen inte automatiskt till handling. Den är
ändå bra bränsle för en målmedveten organisation.
Kan en träff med tal av utomstående vara en belöning till våra anställda?
Din personal vet att det inte är vem som helst som får en inbjudan att lyssna till de mest
efterfrågade experterna. Då du hyr in en uppskattad talare, drar åhörarna därför ofelbart
slutsatsen att du uppskattar dem.
Vad kan man åstadkomma med ett tal?
Ett evenemang med inbjudna, externa talare kan vara underhållande och har därför ett visst
egenvärde. Men i bästa fall skaffar sig företaget en talare av helt andra skäl. Företagsledningen kan till exempel använda talet som en hävstång som hjälper företaget att få sin affärsverksamhet inriktad mot nya målsättningar.
Därför skall man i god tid fundera på vad det är som händer före och efter ett anförande.
Det är naturligtvis trevligt om åhörarna trivts med evenemanget, och till och med kommenterar det vid kaffebordet nästa morgon. Men det kan ge mycket mer. Företagsledningen
kan gärna inlemma talet i sitt pågående förändringsprojekt, och använda det som redskap då
de marknadsför sin idé internt.
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
10
Vilka slags talare finns det på marknaden?
Tänk att ditt evenemang berör ett antal högt uppsatta beslutsfattare i samhället. Genom att bjuda
in en extern talare, till exempel en tung politiker, ger du som arrangör evenemanget tyngd. Talets
innehåll har i själva verket inte så stor betydelse. Det viktigaste är att visa publiken att de inte har
bjudits in till något vanligt dussinjippo.
Motiverare
Karismatiska talare kan bra nära få sina åhörare i ett extatiskt tillstånd. De ifrågasätter gamla
vanor och provocerar åhörarna till nytänkande, till att se saker ur nya perspektiv. I synnerhet i
USA är det här ”big business”, och man har sett allt mer av dem på senare tid också här
hemma.
Visionärer
Även om det är erkänt svårt att spå – speciellt om framtiden – är det alltid efterfrågan på skickliga
talare som förutsäger framtida trender. Olika scenarier hjälper organisationen att i god tid förbereda sig inför förändringar.
Experter
Experten talar om sin erfarenhet. Framstående talare kan framställa komplicerade processer som
en lättförståelig historia. Åhöraren får sig serverad information som reflekterar det som proffset på
podiet kanske har studerat och jobbat med i årtionden.
Utbildare
Utbildarna är ofta experter på både sitt fackområde och på att uppträda inför publik. Och de har
kunnat finslipa sitt läromaterial och sina framträdanden under många år.
Underhållare
I synnerhet veckorna före jul stiger efterfrågan på olika slags underhållare markant. Men även
inför andra högtider och interna jubileer är de populära. Deras framträdanden är typiskt lätta och
humoristiska. Stå-uppkomikerna är på stark frammarsch.
Hur väljer jag en lämplig talare?
Man ska veta en hel del saker om talaren innan man låter honom eller henne uppträda inför sin
publik – det vill säga dina kunder.
Anförandets innehåll är det första. Professionella talare tar kontakt med dig som arrangör innan
evenemanget äger rum. Eller också sänder de vid behov förhandsinformation om anförandets
struktur och vinkling. Talare som uppträder sporadiskt däremot, har sällan dokumentation klar på
förhand, så där måste man ofta jaga informationen per telefon eller e-post.
Personens uppträdande är ett annat viktigt kriterium. Att någon sägs vara den i särklass bästa
experten inom sitt fackområde är ingen som helst garanti för att hon kan förmedla det hon vet.
Väldigt få, om ens några, talare har någon videoinspelning som prov på hur de uppträder (anledningen är att en professionell video är dyr att producera och underhålla och en amatörvideo gör
mer skada än nytta).
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
11
Det enklaste sättet är nog därför att vända sig till någon som har sett personen i aktion förut och
fråga efter dennes åsikt. En bra talare har också referenser som man kan kontakta. Kom dock
ihåg att talarens referenslista är precis likadan som en arbetssökandes. Den innehåller bara namn
på sådana personer som säkert ger positiva uttalanden.
Vad kostar en talare?
Arvodena varierar inom oerhört vida gränser. Tillgång och efterfrågan påverkar arvodet allra
mest. En populär talare kan debitera tiotusentals kronor för ett framträdande på en timme.
Talarens erfarenhet är en annan viktig faktor. Priset stiger om personen, förutom sin goda
presentationsförmåga, också är en erkänd auktoritet inom sitt fackområde
Den nytta som arrangören får kan också påverka arvodets storlek. Om åhörarna på ett stort
symposium sammanlagt betalar miljoner kronor för sina biljetter, är det kanske enbart skäligt att
talaren som agerar publikmagnet får sin beskärda del.
Skräddarsytt kostar pengar. Ju mer anförandet har anpassats till beställarens behov, desto dyrare
tenderar det att vara. Förberedelserna inför en endags workshop tar oftast flera dagar i anspråk.
Avståndsfaktorn påverkar också totalkostnaden för beställaren. Om talaren måste resa till
evenemanget får beställaren vanligen räkna med att betala resorna och ersättning för restiden
samt för kost och logi.
Kan ett tal skräddarsys till våra behov?
De flesta goda talare försöker anpassa sitt framförande till åhörarna. En talare som beaktar
åhörarnas utgångspunkter får alltid extrapoäng av publiken. Anpassningen till dina och
åhörarnas behov lyckas allra bäst om du i god tid uttrycker dina önskemål skriftligt. Ett kortfattat
informationspaket om åhörarnas bakgrund och förväntningar hjälper också talaren att anpassa
framförandet.
De flesta talare kontaktar sina uppdragsgivare på telefon för att tala igenom de olika önskemålen
och även de praktiska arrangemangen. Du kan också be talaren sända sitt anförande till dig (eller
de stolpar han lagt upp) och sedan återkoppla med vilka ändringar eller betoningar du vill att
han eller hon gör.
Vad bör man fråga en talare om?
Nedan följer en checklista som du gärna kan gå igenom då du väljer talare.
• Vilken är talarens yrkeserfarenhet och utbildning?
• Hur erfaren är hon som talare?
• Har talaren referenser eller uttalanden om sina tidigare framföranden? Inför vad för slags
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
12
publik har hon framträtt tidigare?
• Hur mycket debiterar hon a) som arvode b) för eventuella reskostnader? Debiterar hon en del
av honoraret i förskott?
• Skräddarsyr talaren sitt anförande enligt dina önskemål? Hur går det till i praktiken?
Får du bekanta dig med framförandet i förväg?
• Vad för slags uppdrag vill talaren helst ha? En timmes anföranden inför en stor publik eller en
dags workshops för mindre grupper?
• Vad för slags utrustning och vilka visuella hjälpmedel behöver talaren? Om hon behöver en
dator, ska den kopplas upp till nätet? Finns det något annat att tänka på?
• Kommer talaren att ha material för distribution till publiken? Vem svarar för utskrifter och
kopiering?
• Är talarens avtalsförslag rimligt? Titta extra noggrant på villkoren som gäller återbud.
• Har talaren färdigt marknadsföringsmaterial och ett porträtt som du kan bifoga till din
inbjudan?
• När och hur anländer talaren till sitt forum? När måste hon senast lämna evenemanget?
Ska man kräva PowerPointpresentationer?
I dagens Sverige åtföljs praktiskt taget alla anföranden av det sövande suset från en dataprojektor. Det är alltså inte så konstigt att svenskarna häller i sig litervis med kaffe varje dag.
Annars riskerar de pisksnärtsskador i nacken.
Den skyldige heter Bill Gates, Microsofts grundare, och den som ligger bakom det allom bekanta
programmet PowerPoint. Programmet har blivit något av en självklarhet. Om talaren inte har
preparerat elektroniskt stödmaterial, anser arrangörerna honom vara dåligt förberedd.
Om det då dyker upp en individ som kan tala medryckande utan varken anteckningar eller bildmaterial, lever historien om denna sällsynt begåvade individ i åratal hos åhörarna.
En åhörare kan nämligen för det mesta inte samtidigt tillgodogöra sig både det som sägs och det
som visas på bild. Dessutom är det tveksamt om han över huvud taget kan tillgodogöra sig den
projicerade informationen, då bilderna tenderar att vara ganska komplicerade. En åskådlig bild
eller ett enkelt diagram kan gå an, men en fullskriven PowerPointsida har inte stora förutsättningar att både läsas och förstås i bruset från talarens förklaringar (som dessutom sker med
andra ord än vad som står på bilden).
Det är därför inte ändamålsenligt att förutsätta någon PowerPoint-presentation. Slutresultatet
kan vara mycket bättre utan en sådan. En professionell talare vet vilka verktyg han skall välja.
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
13
Kan jag gardera mig mot avbokningar av talare?
Det är inte vanligt, men det händer att en talare ställer in sitt framträdande. Talaren kan insjukna eller få ett oöverstigligt förhinder. Ibland kan talaren försöka annullera sitt framträdande
på grund av andra skäl, som han själv anser vara tvingande. Det lönar sig därför att alltid att på
förhand ingå ett skriftligt avtal med talaren.
Avtalet skall inkludera en paragraf om avtalsbrott, som tvingar talaren att betala skadan som
uppstår på grund av annulleringen (om denna inte beror på ett genuint oöverstigligt hinder,
force majeure).
En dubbelbokning eller en överraskande semesterresa är inte juridiskt godtagbara skäl att
annullera ett framträdande.
Vad gör man om talaren inte infinner sig?
Om det ändå inträffar att talaren inte infinner sig i tid, är en bra reservplan guld värd.
Hur allvarliga följder bortfallet får, beror på om det finns flera framföranden på programmet.
Om så inte är fallet, kan hela målsättningen med evenemanget skrotas på grund av talarens
frånvaro.
En populär talare vaknade på morgonen i sin säng och märkte att det redan var för sent för att
hinna med flyget från Göteborg. Om mindre än två timmar skulle ett hundratal lokala företagare och affärsmän bänka sig i salen och förvänta sig att se honom på podiet. Du som
arrangör har nu två timmar på dig att sätta plan B i verket.
Om talaren som saknas bara är en av många, kan man försöka stuva om i programmet. Men
även det kan vara svårt, om de andra talarna har planerat in att endast vara närvarande under
sitt eget anförande. I nödfall kanske någon ur arrangörsorganisationen kan hålla ett tal om
något närliggande ämne. Det kan vara en klen tröst, men är ändå bättre än ingenting. Om ditt
evenemang består av parallella serier av anföranden, kan publiken uppmuntras att lyssna på
något av de andra föredragen som hålls under den ofrivilliga ”håltimmen”.
Om evenemanget är upphängt på den uteblivne talaren är som sagt problemet för dig akut, och
förmodligen finns det då inget annat att göra än att ställa dig på podiet och berätta att allt är
inställt.
Behöver vi anlita en moderator också?
Det är en god idé att förutom talare även ha en ordförande eller moderator. Han eller hon
• ber publiken ta plats och tystar ned sorlet.
• ber publiken stänga av sina mobiltelefoner.
• berättar i korthet om ämnet för det följande anförandet.
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
14
• presenterar talaren och kallar upp honom på podiet.
• ställer vid behov kompletterande frågor till talaren och ger ordet till personer i publiken.
• ser till att talaren håller tidsschemat.
• uppmuntrar publiken till diskussion och leder en eventuell paneldebatt
• framför eventuellt ett kort sammandrag av det sagda, i synnerhet om diskussionen var livlig.
• tackar talaren och inleder applåderna.
En professionell moderator är lika väl förberedd som en professionell talare.
Ska frågor tas efter avslutat anförande?
Det kommer an på vad talaren vill och hur van han är att hantera frågor från publiken. I extrema
fall kan en känd och rutinerad talare tycka att hela framträdandet blir förstört om han blir avbruten
ens för ett ögonblick. Då är det uppenbart bäst att vänta med frågorna tills talaren har avslutat sitt
anförande. Andra talare strävar efter att få kontakt med sin publik så snart de börjar tala. Då vore
det konstlat att tysta ned frågeställarna under anförandet.
Talaren brukar för det mesta själv säga vad han föredrar.
Oavsett när frågorna kommer, lönar det sig att reservera 5–10 minuter för frågor och svar. Bägge
metoderna förutsätter att ordföranden har ett gott grepp om evenemanget, så att tidsschemat inte
spricker.
Ska publiken utvärdera framförandet?
Erfarna deltagare i seminarier har under årens lopp fyllt i en massa svarsblanketter, som inte verkar
ha någon praktisk funktion. Tänk dig alltså för innan du samlar in svar bara för att det är brukligt
att göra så.
Det är å andra sidan klart att det är svårt att förbättra evenemang, om man inte utför några som
helst mätningar. Man skall dock alltid hålla i minnet att åhörarnas kommentarer uttrycker åsikter,
om vars verkliga grunder man sällan har någon information.
En viss talare kan spela på åhörarnas känslor och med flit dela in publiken i olika lag. I sådana fall
ger en del av publiken helt säkert negativ respons, även om framförandet var lysande.
Svarsblanketter behäftas också ofta med urvalsfel. Personer som tog illa vid sig (till exempel efter att
ha indelats i lag) har lättare att ge sina synpunkter än de som var nöjda med framförandet. Publikens
spontana reaktioner och åsikter har erfarenhetsmässigt väldigt lite att göra med talets långsiktigare
inverkan på åhörarnas beteende. Tyvärr är det ju så att goda föresatser inte automatiskt leder till
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se
15
åtgärder.
Ett annat sätt är att du hör dig för med några personer bland åhörarna vars åsikter du respekterar
hur de upplevde framförandet.
Professionella talare är alltid nöjda om de får ett sammandrag av responsen på deras anförande.
Men de vet naturligtvis också om problemen med att via svarsblanketter få en representativ
uppfattning av hur framförandet mottogs av publiken. Däremot är de alltid mycket intresserade
av att höra hur du som arrangör bedömde att framförandet togs emot. Det är ju din målsättning
talaren strävat efter att uppnå.
Copyright: Talarforum • Norr Mälarstrand 6, 112 20 Stockholm
Tel 08 545 535 00 • Fax 08-545 535 01 • E-post: [email protected] • www.talarforum.se