Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
Ramavtal – Yrkeskläder och skor 2012-2
1
RAMAVTALETS OMFATTNING
1.1
Avtalsparter
Detta avtal har träffats mellan SKL Kommentus Inköpscentral AB, organisationsnummer
556819-4798, (nedan kallad SKI) och Safe i Strängnäs AB, organisationsnummer 5565431375 (nedan kallad Leverantören).
Leverantören ansvarar för anställd, företrädare och eventuell underleverantörs arbete såsom
för eget arbete.
1.2
Avropsberättigade
Samtliga avropsberättigade parter (nedan kallad Kunden) enligt ramavtalsbilaga 1 har rätt att
börja avropa från ramavtalet under avtalsperioden. Information om aktuella avropande
myndigheter/enheter kommer att löpande lämnas av SKI.
1.3
Avtalstid
Avtalstiden gäller från avtalets undertecknande, dock tidigast fr.o.m. 2013-01-01 och gäller
tre (3) år med möjlighet till förlängning ett (1) år.
1.4
Avtalets omfattning
Avtalet omfattar:
Profilkläder enligt ramavtalsbilaga 2 för Svealand.
Handskar enligt ramavtalsbilaga 2 för Svealand.
BESTÄLLNINGAR
2
2.1
Rangordning
Beställningar sker utifrån en rangordning som fastställts baserat på upphandlingens resultat,
rangordningen framgår av ramavtalsbilaga 4. Den Leverantör som rankats som nr 1 ska
tillfrågas först.
Kunden har dock rätt att tillfråga Leverantör nr 2 i rangordningen o s v. om Leverantör nr 1 i
rangordningen inte uppfyller något av nedanstående villkor:
Inte kan leverera varor som tillgodoser kundens behov.
Inte har möjlighet att besöka Kunden för utprovning på plats.
Inte kan leverera inom skälig tid.
2.2
Beställningar och orderbekräftelse
Beställningar från Kund ska kunna ske skriftligt till Leverantör via post, e-post och fax.
1
Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
Kunden ska vid samtliga former av beställningar erhålla en skriftlig orderbekräftelse. Denna
ska minst innehålla följande uppgifter:
Kundens referens/kontaktperson
Leveransadress
Benämning på beställda artiklar
Priser för resp. artikel samt totalpris
Leveranstid
3
PRIS OCH BETALNINGSVILLKOR
3.1
Ersättning
Leverantören har rätt till ersättning enligt ramavtalsbilaga 2. Ersättningen reglerar samtliga
med uppdraget förenade kostnader.
3.2
Prisjustering
Priser avseende nettoprissatta varor i ramavtalsbilaga 2 ska vara fast under ett (1) år från
avtalets ikraftträdande. Part kan därefter begära att avtalade priser justeras med hänsyn till 80
% av förändringen av Konsumentprisindex (KPI) varu-/tjänstegrupp 03 kläder och skor,
basmånad 2012M06. Begäran om prisjustering ska meddelas part senast en månad innan
ikraftträdande.
Prisförändringar avseende varor med generell rabatt följer förändringar i leverantörens
bruttoprislista.
3.3
Fakturering och betalningsvillkor
Fakturering får ske tidigast den dag leverans är fullgjord och godkänd.
Om fakturan är utställd i pappersform ska Kunden betala fakturan senast trettio dagar efter det
att korrekt faktura mottagits.
Vid elektronisk fakturering ska Kunden betala korrekt faktura senast trettio dagar från att den
utställts.
Är fakturan inte korrekt kontaktas leverantören för att korrigering ska kunna ske. Inga avgifter
såsom fakturerings-, expeditionsavgifter accepteras.
Dröjsmålsränta betalas enligt räntelagen, dröjsmålsräntefakturor under 100 kronor accepteras
inte. Samlingsfakturor avseende dröjsmålsräntor avseende flera olika leveranser hos Kunden
accepteras ej.
Faktura ska innehålla uppgifter om:
Datum för utfärdandet
Kundens namn, adress, kostnadsställe samt referens
Mottagarens namn, adress samt referens
Faktureringsadress
Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plus/bankgiro samt referens
2
Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
3.4
Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter samt mervärdesskatt
Specifikation av vara/tjänst samt leveransdatum
Övriga uppgifter som Kunden önskar
Elektronisk fakturering
Leverantören förbinder sig att erbjuda lösningar som möjliggör översändande av fakturor i
elektronisk form till Kunden. Standardiserade och på marknaden förekommande format avses
att användas, t.ex. SFTI Fulltextfaktura (www.eh.skl.se) eller Svefaktura
(www.svefaktura.se).
4
LEVERANS AV VARA
Leverans av vara ska ske i överensstämmelse med bifogad specifikation och i anbudet
lämnade uppgifter.
4.1
Leveransvillkor
Leveranser ska vara inkl. frakt, d.v.s. fritt levererat till av Kunden anvisad plats,
INCOTERMS DDP 2010.
4.2
Leveranstid
Högsta acceptabla leveranstid för lager varor utan profiltryck eller annan kundanpassning är
fem (5) arbetsdagar. Faktisk leveranstid ska anges i orderbekräftelse. För varor med
profiltryck eller annan kundanpassning sker leverans enligt överenskommelse.
4.3
Leveransförsening eller utebliven leverans
Leveransförsening ska aviseras av Leverantören inom 24 timmar efter beställning för
Kundens bedömning om senareläggning av leveransen kan accepteras. Kan senareläggning
accepteras fastställs en ny leveranstid.
4.4
Leveransförsening och vite
Om Leverantören finner det sannolikt att Leverantören inte kan hålla avtalad leveranstid ska
Leverantören utan dröjsmål skriftligen meddela Kunden detta samt ange orsakerna till
förseningen och den tidpunkt då leverans beräknas ske.
Om leveransförsening beror på händelse som anges i punkten 4.10 eller på Kunden eller något
förhållande på dennes sida ska avtalad leveranstid förlängas med den tid som kan anses
skälig.
Avlämnas inte varan i rätt tid har Kunden rätt till vite. Vite ska utgå för varje påbörjad
sjudagarsperiod som förseningen varar med 2,0 % av värdet av den del av varan som till följd
av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 10 % av
sagda värde.
3
Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
4.5
Returhantering
Vid leveranser på pall ska Leverantör kostnadsfritt återta sina pallar om inget annat avtalats
mellan Kund och Leverantör.
4.6
Felleverans
Vid felleverans kontaktas Leverantörens kundsupport som omgående ska skicka den korrekta
varan. Frakt-/returhandlingar för retur skickas till Kunden som återsänder varan.
4.7
Felbeställningar
Vid felbeställningar kontaktas Leverantörens kundsupport som omgående ska skicka
handlingar för retur av varorna. Kunden skickar därefter tillbaka varorna. Returfrakten
bekostas av Kunden.
4.8
Byten
Vid byte av storlek eller till annan modell kontaktas Leverantörens kundsupport som
omgående ska skicka handlingar för retur av varorna. Kunden skickar därefter tillbaka
varorna. Returfrakten bekostas av Leverantören.
4.9
Reklamation
Kunden äger rätt att reklamera levererade varor ingående i ramavtalsbilaga 2 ”Priser” om
dessa inte motsvarar kraven enligt ramavtalsbilaga 4 ”Kravspecifikation”.
Leverantören ska handlägga reklamationer inom skälig tid och utan kostnad ersätta med
motsvarande produkter.
4.10
Force Majeure
Part befrias från sina åtaganden enligt ramavtalet om fullgörandet därav förhindras på grund
av omständigheter utanför dess kontroll som denne skäligen inte kunde förutse vid
avropstillfället och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Som
sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, jordbävning, eldsvåda, beslut från
regeringen eller annan myndighet samt icke avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden.
Avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund.
SKI och Leverantören ska verka för att hitta alternativa lösningar så att uppdraget trots ovan
hinder kan fullfölja. Part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omgående
skriftligen underrätta motpart därom.
Så snart den åberopade omständigheten upphört ska part underrätta motpart samt omedelbart
återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Har hindret bestått i mer än sex (6) månader har SKI
rätt att häva detta ramavtal till omedelbart upphörande.
4
Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
5
KOMMUNIKATION AVSEENDE UPPDRAGET
Anbudsgivaren ska i samtliga kontakter med kunderna använda svenska språket. All
kommunikation, rapportering, fakturering mm ska ske via anbudsgivaren. Detta gäller även
om anbudsgivaren anlitar underleverantörer avseende hela eller delar av uppdraget.
MILJÖKRAV
6
Leverantören ska arbeta efter en strukturerad miljöplan som är beskriven i Leverantörens
anbud.
SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR
7
7.1
Antidiskrimineringsklausul
§ 1 Leverantören ska vid utförandet av den avtalade tjänsten i Sverige följa
vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande
är 16 kap 8 och 9 §§ brottsbalken samt diskrimineringslag (2008:567).
§2 Leverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av SKI skriftligen redovisa de
åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt § 1. Tiden för redovisning ska
vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits.
§3 Om Leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är
skyldig att förete enligt § 2 eller om Leverantören vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt
sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i
§ 1, äger SKI rätt att säga upp avtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven
uppsägningstid.
§ 4 Leverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i § § 1-3, i enlighet
med följande uppställda krav:
– För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den verksamhet
som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt.
– För det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag som
upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en
procentuellt stor andel av kontraktsvärdet.
– För det tredje krävs att Leverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande
antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören.
§ 5 Eftersom det är av mycket stor betydelse för SKI att dess Leverantörer lever upp till
grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en
straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som
angetts i § 1 anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. SKI äger i dessa fall rätt att häva
avtalet.
7.2
Sociala och etiska krav
1 § Varor som levereras enligt detta kontrakt ska vara framställda under förhållanden som är
5
Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
förenliga med:
– ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182,
– FN:s barnkonvention, artikel 32,
– det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt
– den arbetsrätt, inklusive regler om minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller
i tillverkningslandet.
2 § Leverantören är skyldig att på anmodan från SKI redovisa att kraven i 1 § uppfylls.
Redovisningen ska ske på det sätt och inom den tid som SKI begär om detta inte är oskäligt.
Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för SKI att själv eller genom ombud kontrollera
på plats att kraven i 1 § uppfylls.
3 § Skulle SKI, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av SKI eller på
uppdrag av SKI eller på annat sätt, ha befogad anledning att misstänka att kraven i 1 § inte
uppfylls är Leverantören skyldig att genom egen utredning visa att han uppfyller dessa krav. I
annat fall gäller vad som sägs i 4 §.
4 § Bristande uppfyllelse av skyldigheterna i 1 - 3 § innebär ett kontraktsbrott. SKI får med
anledning av kontraktsbrottet begära rättelse inom den tid SKI bestämmer förutsatt att
tidsfristen inte är oskäligt kort. Sker inte rättelse eller är rättelsen bristfällig har SKI rätt till
prisavdrag som står i proportion till SKIs intresse av att kraven följs, uppsägning eller
hävning. Valet av påföljd får inte vara oproportionerligt i förhållande till kontraktsbrottet.
RAMAVTALETS ADMINISTRATION OCH FÖRVALTNING
8
8.1
Administrativ ersättning och redovisning
Leverantören ska till SKI erlägga en administrativ ersättning avseende all försäljning under
detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören erlägger en avgift om 2,0 % av fakturerat belopp
enligt detta avtal. Om uppdrag utförts av underleverantör ska det fakturerade beloppet ingå i
underlaget för den administrativa ersättningen som ska betalas av leverantören.
Ersättningen avser SKI:s arbete med genomförandet av upphandlingen, avtalsförvaltning,
marknadsföring av avtalet, vägledning vid avrop, information, administrativ service samt stöd
och rådgivning vid tvister mellan avropsberättigad myndighet/enhet och antagen Leverantör.
Leverantören ska inte på eget initiativ specificera SKI:s administrativa avgift på Kundens
faktura. Redovisning får endast ske i det fall myndigheten/enheten särskilt begär det.
Redovisning av statistik
Leverantören ska månadsvis till SKI lämna en redovisning av försålda varor/tjänster som
omfattas av Ramavtalet. Försäljning genom Kontrakt som löper efter ramavtalstidens utgång
ska redovisas till dess att uppdraget upphört.
Redovisning ska inlevereras månadsvis, på av SKI anvisat sätt, uppdelad per upphandlande
myndighet och enhet som avropat på ramavtalet samt köp ur nettoprislista på artikelnivå
under den aktuella redovisningsperioden.
6
Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
Redovisningen ska ske månadsvis i efterskott senast per den 15:e i efterföljande månad och
omfatta föregående månads fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt. Redovisningen ska
rapporteras via den webbaserade länk som mailas ut 14 dagar innan rapportering eller i annat
format som SKI och Leverantören överenskommer om.
Redovisning ska ske även om ingen försäljning har skett eller inga avrop gjorts.
Redovisningen ska ske utan kostnad för SKI.
Fakturering
Den administrativa ersättningen faktureras Leverantören månadsvis av SKI med redovisning
av fakturerat belopp som underlag. Mervärdesskatt ska erläggas enligt gällande
skattelagstiftning. Betalningsvillkor är trettio (30) dagar netto, påminnelseavgift enligt
förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt
lag (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635).
Efter mottagen redovisning fakturerar SKI den administrativa ersättningen inklusive
mervärdesskatt. Fakturan ska betalas inom trettio (30) dagar från fakturans utställningsdatum.
Vite
SKI har, för det fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning eller
inbetalning av den administrativa ersättningen, rätt till vite.
Vite ska utgå för varje redovisningsperiod som Leverantören brister i sin
redovisningsskyldighet genom att utebli med redovisningen.
Vid utebliven redovisning utgår vite om 4 000 SEK exklusive mervärdesskatt för varje
påbörjad förseningsvecka, dock med maximalt 16 000 SEK exklusive mervärdesskatt för
varje redovisningsperiod. I det fall maximalt vite utgått och Leverantören inte inkommit med
begärd statistik äger SKI rätt att till Leverantör ställa faktura baserad på tidigare lämnad
redovisning.
Revision
SKI äger rätt att kontrollera att Leverantören fullgjort sina åtaganden enligt detta avtal, genom
att anlita en av SKI utsedd revisor. Sådan revisor ska ges tillgång till fakturor och
räkenskapsmaterial avseende avrop, i den utsträckning som erfordras för nämnda kontroll och
som inte står i strid med lag och börsregler som är tillämpliga för Leverantören.
Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska
korrigeras omgående.
SKI ska svara för kostnaden för den revisorn i det fall Leverantören fullgjort sina åtaganden, i
annat fall ska Leverantören stå för kostnaden. Leverantören ska, trots att denne fullgjort sina
åtaganden, stå för kostnaderna för revision om maximalt vite om 16 000 SEK enligt ovan
utgått under de senaste tolv månaderna. Detsamma gäller om Leverantören har varit i
dröjsmål med betalningen med minst 30 dagar den senaste tolvmånadersperioden.
7
Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
8.2
Handlingars inbördes ordning
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara
motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen
föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:
Skriftliga ändringar och tillägg till ramavtalet
Detta ramavtal
Eventuella skriftliga förtydliganden till förfrågningsunderlaget
Förfrågningsunderlag med bilagor
ALOS 05
Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud
Leverantörens anbud
8.3
Ramavtalsändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till ramavtalet ska godkännas av SKI och Leverantören samt upprättas
skriftligen i separat handling, undertecknas av avtalsparterna och biläggas ramavtalet.
8.4
8.4.1
Överlåtelse av avtal
Överlåtelse till ny Leverantör
Ingånget avtal får normalt inte överlåtas till ny Leverantör. I undantagsfall, till exempel vid
omorganisation, får detta göras utan att ny upphandling behöver genomföras. Överlåtelsen ska
i förväg godkännas av SKI och överlåtelseavtal ska upprättas skriftligen och undertecknas av
SKI och den nya Leverantören. För att den nya Leverantören ska ha rätt att leverera enligt
ramavtalet ska kopia av överlåtelseavtalet sändas till SKI.
Sker överlåtelse utan godkännande har SKI rätt till skadestånd för den skada den lider. SKI
äger också rätt att häva ramavtalet utan föregående uppsägning.
8.4.2
Byte eller anlitande av underleverantör
Vid byte eller anlitande av underleverantör ska förfrågan inkomma till SKI senast fyra (4)
veckor innan planerat byte eller anlitande, om inte synnerliga skäl föreligger. Byte eller
anlitande av underleverantör ska skriftligen godkännas av SKI. Nya underleverantörer ska
uppfylla de krav som ställts på underleverantörer i förfrågningsunderlaget.
Sker byte eller anlitande av underleverantör utan SKI:s godkännande har SKI rätt till
skadestånd från Leverantören för den skada den lider. SKI äger också rätt att häva ramavtalet
utan föregående uppsägning.
SAMARBETE OCH UPPFÖLJNING
9
9.1
Informationsplikt
SKI, Kunden respektive Leverantören har skyldighet att fortlöpande informera varandra om
förhållanden som har betydelse för ramavtalet.
8
Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
9.2
SKI och Kunden
SKI och Kunden ska samarbeta under avtalsperioden. SKI ska informera om ramavtalet,
stödja Kunden vid avrop, följa upp tillämpningen av ramavtalet samt bidra till att underlätta
samarbetet mellan Kunden och Leverantören. Kunden ska bistå med den information som SKI
behöver för att följa upp avtalet.
9.3
SKI och Leverantören
SKI och Leverantören ska samarbeta under avtalsperioden. SKI respektive Leverantören är
skyldig att minst en gång per år delta i ett uppföljningsmöte där omständigheter som påverkar
avtalsförhållandet diskuteras.
9.4
Marknadsföring
Leverantören har endast rätt att hänvisa till ramavtalet vid marknadsföring under förutsättning
att SKI i förväg godkänt det.
10
10.1
AVTALETS UPPHÖRANDE
Hävning av avtalet
SKI har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören i väsentligt hänseende
brutit mot avtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) kalenderdagar efter erinran härom.
Reklamation och hävning ska ske skriftligen till Leverantören med en kopia till SKI.
SKI har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter
i anbudet eller på annat sätt i samband med ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har
varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal.
SKI har rätt att häva avtalet med omedelbart verkan och utan föregående erinran om
Leverantören enligt lagakraftvunnen dom döms för brott som omfattas av 10 kap. 1 § lag
(2007:1 091) om offentlig upphandling (LOU) eller brottsbalken.
SKI har rätt att häva avtalet med omedelbart verkan och utan föregående erinran om
Leverantören inbegrips av omständigheter som omfattas av 10 kap. 2 § LOU.
Hävning ska ske skriftligen till Leverantören.
10.2
Skadestånd
Vid hävning ska ekonomisk reglering ske mellan SKI och Leverantören. Ersättning ska utgå
för direkt skada som är anledning till hävning.
11
11.1
TVIST OCH PRESKRIPTION
Tvist
Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta ramavtal och därmed sammanhängande
rättsförhållande ska i första hand lösas genom förhandling parterna emellan. Om parterna inte
förlikas ska tvisten avgöras i Stockholms tingsrätt med tillämpning av svensk rätt. Den
9
Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att
avbryta sitt uppdrag.
11.2
Preskription
Om talan inte väcks inom ett (1) år efter ramavtalets upphörande går parts talerätt förlorad
(preskription), om inte uppsåt eller grov vårdslöshet ligger motpart till last. Vid uppsåt och
grov vårdslöshet ska talan väckas inom tio (10) år efter ramavtalets upphörande.
12
PARTERNAS KONTAKTPERSONER
För SKI:
namn: Fredrik Björnström
telefon: 08-709 59 44
e-post: [email protected]
För Leverantören:
namn: Marcus Axén
telefon: 0152-512 20
e-post: [email protected]
ÖVRIGA VILLKOR
13
I övrigt i enlighet med Allmänna bestämmelser för leverans av varor till offentlig sektor,
ALOS 05.
13
RAMAVTALSBILAGOR
Följande ramavtalsbilagor ingår i Ramavtalet:
1.
2.
3.
4.
Förteckning avropsberättigade parter
Priser
Kravspecifikation
Rangordning
_________________________________________________________________________
10
Yrkeskläder och skor 2012-2
Projekt nr 10221
Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, av vilka parterna tagit varsitt.
2013-____-____
2013-____-____
SKL Kommentus Inköpscentral AB
Safe i Strängnäs AB
_______________________________
Underskrift
_____________________________
Underskrift
Helena Rom
Inköpschef
_____________________________
Namnförtydligande
11
