2011-12-21
DIARIENR UE/110092
3 Mall för upphandlingskontrakt
Upphandling av Lager och distribution av inkontinenshjälpmedel
Dnr: UE/110092
Avtalsnr:
1
1
AVTALSPARTER
LANDSTINGET
Landstinget i Värmland
651 82 KARLSTAD
LEVERANTÖR
Organisationsnr
232100-0156
Organisationsnr
Hemsida
www.liv.se
Hemsida
AVTALETS OMFATTNING
Leverantören åtar sig att till Landstinget och kommunerna i Värmland (Arvika, Eda,
Filipstad, Forshaga, Grums, Hagfors, Hammarö, Karlstad, Kil, Kristinehamn,
Munkfors, Storfors, Sunne, Säffle, Torsby och Årjäng) leverera, lagerhålla och
distribuera inkontinensartiklar (hjälpmedel) i enlighet med detta avtal och det
förfrågningsunderlag som legat till grund för den upphandling som föregått detta
avtal, samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud.
I leverantörens åtagande ingår följande:
Tillhandahålla ett webbaserat elektroniskt beställningssystem för beställning
av inkontinensprodukter
Mottagning av beställningar från lanstinget och kommunernas förskrivare,
avseende inkontinensartiklar
Avrop av inkontinensartiklar från landstingets avtalade produktleverantörer
Lagerhållning av produkter, där produkterna ägs av leverantören.
Betalning av faktura från produktleverantörer
Avisering av enskild leverans efter önskemål
Leverans av beställda produkter i form av enskild leverans till enskilt
boende (inkl ev. plockning, packning/ompackning och etikettering)
Leverans av beställda produkter i form av gruppleverans eller personlig
gruppleverans till särskilt boende (inkl ev. plockning, packning/ompackning
och etikettering)
1(9)
2011-12-21LAGER OCH DISTRIBUTION AV INKONTINENSHJÄLPMEDEL
DNR: UE/110092
2
Fakturering av levererade produkter och distribution/frakt till respektive
huvudman. (Flera fakturaadresser kan förekomma)
Hantering av reklamationer
Hämtning av pallar vid nästkommande leverans
Tillhandahållande av statistik
KONTAKTPERSONER
LANDSTINGET
3
LEVERANTÖR
AVTALSFORM
Detta är ett ramavtal för senare avrop enligt nedan. Andra kommersiella villkor
som leverantören bifogat till anbudet skall inte beaktas.
Ramavtal med en (1) leverantör
Avrop sker från en (1) leverantör som antagits för specifik tjänst
4
AVTALSTID
2012-04-01 - 2014-03-31 med option om förlängning 1 + 1 år.
Avisering om förlängning sker senast sex (6) månader före avtalsperiodens utgång.
Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning.
5
AVROP OCH BESTÄLLNING
Enheter som omfattas av detta avtal har rätt att avropa/beställa och leverantören
skall ta emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den
angivna leveranstiden.
5.1
BESTÄLLNINGSRUTIN
Beställning av inkontinensprodukter sker via leverantörens elektroniska
beställningssystem.
5.2
6
6.1
KUNDTJÄNST
Bemannad kundtjänst finns vardagar mellan kl. 08.00-17.00.
KOMMERSIELLA VILLKOR
PRISER
Pris är angivet som ett enhetligt procentpåslag på produkter. Priset inkluderar
samtliga kostnader som kommer att belasta landstinget vid nyttjande av
leverantörens tjänster såsom anskaffning, hantering, lagerhållning, frakt,
emballage, försäkring, tull och miljöavgift, fakturering m.m. av mellan parterna
avtalade produkter.
Vid eventuella prisförändringar av avtalade inkontinensprodukter efter
överenskommelse mellan landstinget och produktleverantör, skall procentpåslag
fortsatt beräknas utifrån produktens pris vid avtalsstart.
6.2
PÅSLAG I PROCENT PÅ VARUVÄRDET FÖR LEVERANS
Leverans
6.3
/procent
PRISJUSTERING
Priserna är fasta tolv (12) månader fr o m avtalsperiodens början.
Prisjustering regleras med hänvisning till index enligt följande:
2(9)
2011-12-21LAGER OCH DISTRIBUTION AV INKONTINENSHJÄLPMEDEL
DNR: UE/110092
Lagerhantering:
Arbetskostnad regleras till 80% (fast del 20%)
- SCB:s AKI SNI 2007 kolumn: H för arbetare respektive tjänstemän
(50% för arbetare och 50% för tjänstemän)
Basmånad: xxxxx 2011
Distribution:
Transportkostnad regleras till 90% (fast del 10%)
- SCB:s Entreprenadindex E84, litt 6011 Transporter
Basmånad: xxxxx 2011
Vid en eventuell prisjustering regleras priset med 20% av den aktuella
indexförändringen avseende Lagerhantering, och 80% av den aktuella
indexförändringen avseende Distribution.
Beräkning
X = Indexförändring avseende Lagerhantering
(Förändring arbetare * 0,5) + (Förändring tjänstemän * 0,5)
Y = Indexförändring avseende Distribution
Z = Prisjustering i %
((X * 0,8) * 0,2) + ((Y * 0,9) * 0,8) = Z
Efter överenskommelse om prisjustering gäller den vid prisändringen senast
använda indexmånaden som ny basmånad.
Begäran om prisjustering skall framställas skriftligt senast 60 dagar före den dag
från och med vilken det justerade priset skall börja gälla.
Prisjustering får endast ske vid månadsskifte.
Prisjustering gäller ej retroaktivt.
Överenskommen prisändring skall gälla under minst tolv (12) månader.
Om begärd prisjustering inte accepteras skall den part vars begäran avslagits äga
rätt att frånträda avtalet med verkan sex (6) månader efter det att begäran om
prisjustering framställdes. Fram till denna tidpunkt skall det tidigare avtalade priset
gälla.
6.3.1
6.4
Prisjustering av Inkontinensprodukter
Vid eventuella prisförändringar av avtalade inkontinensprodukter efter
överenskommelse mellan landstinget och produktleverantör, skall produkter som
lagerhålls av leverantören vid tidpunkten för prisförändringen ej innefattas.
(D.v.s. priset som produktleverantören fakturerar leverantören, skall alltid vara det
pris med påslag som leverantören fakturerar landstinget)
LEVERANSVILLKOR
Leverans skall ske DDP enligt Incoterms 2010 (fritt levererat, lossat och inburet)
angiven leveransadress.
6.5
LEVERANSSÄKERHET
Gentemot landstinget gäller en leveranssäkerhet på 99%.
6.6
LEVERANSFORM
Följande leveransformer skall omfattas av avtalet:
6.6.1
Ordinärt boende/Enskild leverans
Enskild leverans innebär att godset är adresserat till en privatperson och aviseras
om mottagaren så önskar. Vid enskild leverans där godset enligt överenskommelse
får ställas utanför den boendes dörr (FSU) läggs följesedeln i brevlådan. Chauffören
skall då ringa på dörren för att uppmärksamma leveransen, men behöver inte
3(9)
2011-12-21LAGER OCH DISTRIBUTION AV INKONTINENSHJÄLPMEDEL
DNR: UE/110092
vänta på gensvar. Adressetikett skall placeras över innehållstexten på
förpackningen, s k anonym leverans.
6.6.2
Särskilt boende/Gruppleverans
Gruppleverans avser samlad leverans till flera brukare och innebär att godset är
adresserat till gruppboendet, t ex servicehus. Godset skall avlämnas på anvisad
plats. En följesedel skall följa med godset och signeras av mottagaren för att
leveransen ska anses giltig.
6.6.3
Särskilt boende/Personlig gruppleverans
Personlig gruppleverans är en gruppleverans med personmärkta kollin. Godset skall
avlämnas på anvisad plats. En följesedel skall följa med godset och signeras av
mottagaren för att leveransen ska anses giltig.
6.7
LEVERANSTID
Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då leverantören mottagit
beställningen till den dag produkter kan garanteras vara levererade till angiven
leveransadress
Leverans av lagervaror skall ske inom 5 arbetsdagar efter inkommen beställning.
Leverans av anskaffningsvaror skall ske senast 7 arbetsdagar efter inkommen
beställning, om inget annat överenskommits.
Möjlighet till akutleveranser skall finnas inom 24 timmar mot faktisk fraktkostnad.
6.8
LEVERANSADRESS
Leveransadresser avseende särskilt boende för kommunerna redovisas i bilaga X
6.9
LEVERANSFÖRSENING
Med angiven leveransdag menas den dag produkten ska vara landstinget/brukaren
tillhanda.
Om leverans inte kan ske enligt avtalad leveranstid, skall leverantören omgående
meddela landstinget, som bedömer om senareläggning av leveransen kan
accepteras.
Det åligger leverantören att omedelbart informera landstinget om eventuella
leveransproblem/-förseningar avseende avtalade produkter.
6.10
LEVERANSSÄKERHET – VITE
Leveranssäkerheten till landstinget/slutkund skall vara 99%.
Om leverans (delleverans) inte sker på överenskommen tid och sådan försening
inte beror på landstinget har landstinget rätt till vite.
Leveranssäkerheten mäts fortlöpande per månad av leverantören, dokumenteras
och översänds månadsvis till landstinget. Om angiven leveranssäkerhet under en
månad understiger 99% sänks ersättningen till säljaren för den aktuella månaden
med 1% för varje halv procentenhet (0,5%), som leveranssäkerheten understiger
99%.
Vid försenad leverans från produktleverantör till leverantören som inte beror på
befrielsegrund, har leverantören rätt att av produktleverantören ta ut den faktiska
merkostnaden som kan uppstå till följd av delleveranser till kund och ökad
administration.
6.11
RETURER
Om landstinget önskar returnera en produkt skall detta alltid föregås av kontakt
med leverantörens kundtjänst. Eventuell returtransport och ersättningsleverans
bekostas av landstinget
6.12
REKLAMATIONER
Leverantören skall utan kostnad för landstinget hantera reklamationer, såsom
transportskadat, på annat sätt skadat eller fellevererat gods.
4(9)
2011-12-21LAGER OCH DISTRIBUTION AV INKONTINENSHJÄLPMEDEL
DNR: UE/110092
Utbyte av felaktiga varor eller avhjälpande skall äga rum så snart det är möjligt
efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Eventuella
merkostnader i samband med retur eller ersättning bekostas av leverantören.
6.13
LAGERVAROR
Leverantören skall lagerhålla varor enligt bilaga X.
6.14
ANSKAFFNINGSVAROR
På grund av låg förbrukning av vissa produkter behöver dessa inte lagerhållas och
betraktas som anskaffningsvaror se bilaga X. Detta innebär att leverantören kan ta
hem dem på anmodan vid beställning.
6.15
FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR
6.15.1 Faktureringsvillkor
Fakturering skall ske månadsvis och omfatta samtliga uppdrag under föregående
månad samt vara specificerad per avropande verksamhet. Varje faktura skall avse
faktiskt antal utförda uppdrag under föregående månad.
Landstinget betalar inte expeditions-, faktura-, miljö- eller andra avgifter från
leverantören eller tredje part. Dessa kostnader är inräknade i priset och föranleder
ej särskild debitering.
6.15.2 Faktureringsadress
LANDSTINGET
Leverantören skall försäkra sig om beställarens beställarID.
All fakturering skall ske till:
Landstinget i Värmland
BeställarID:
Box 5081
650 05 KARLSTAD
Även eventuella påminnelser och krav sänds till samma adress.
KOMMUNERNA
Samlingsfaktura skall skickas till beställande enhet/förvaltning. Specificerade
följesedlar skall bifogas samlingsfakturan. Eventuell annan lösning kan
överenskommas med respektive kommun efter önskemål.
Innehåll
Fakturan skall innehålla uppgifter om:
Referenskod
Förvaltning
Följesedelsnummer/Beställningsdatum
Varumottagare/arbetsplats
Förskrivare/enhet
Vara.
FAKTURAADRESS KARLSTADS KOMMUN
Karlstads kommuns fakturor skall skickas till:
Karlstads kommun
Box 5051
650 05 Karlstad.
6.15.3 Betalningsvillkor
Om anledning till anmärkning mot faktura eller verkställd leverans inte föreligger,
erläggs betalning 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande
bestämmelser gäller för avtalad delleverans.
5(9)
2011-12-21LAGER OCH DISTRIBUTION AV INKONTINENSHJÄLPMEDEL
DNR: UE/110092
6.15.4 Dröjsmålsränta
Om landstinget inte betalar faktura i rätt tid skall dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser (f n referensräntan + 8%).
Dröjsmålsränta betalas inte för faktura med avvikelse såsom:
7
Beställningsnummer saknas
Priser avviker från avtalat pris
Felaktig eller ofullständig adress
Artikelnummer avviker från avtal
Beloppet understiger 100 SEK
KVALITET OCH UTFÖRANDE
Ingående tjänster enligt detta avtal skall till utförande och kvalitet överensstämma
med de specifikationer som landstinget fått i samband med upphandlingen.
7.1
LAGAR OCH TILLSTÅND
Leverantörens verksamhet skall bedrivas i enlighet med gällande lagar,
författningar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd.
Leverantören åtar sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten
till eventuellt nya lagar och förordningar som berör den typ av tjänst som avtalet
avser.
7.2
STANDARDER, KRAV OCH REGELVERK
Utförda tjänster ska uppfylla gällande standarder, krav och regelverk enligt tidigare
översänd kravspecifikation i tillämpliga delar.
8
MILJÖ
Leverantören skall inneha och under avtalstiden vidmakthålla, ett strukturerat och
dokumenterat miljöarbete.
Detta innebär att leverantören har en miljöpolicy och ett åtgärdsprogram för
miljöarbetet. Båda skall vara relevanta för verksamheten och utgöra grunden för en
ständig förbättring av miljöarbetet.
Åtgärdsprogrammet skall utvärderas internt minst en gång årligen då det också
uppdateras. Programmet skall innehålla mätbara och tidsatta mål samt
ansvarsfördelning.
9
HÅLLBARHET
För sterila produkter gäller att minst 2/3 av hållbarhetstiden ska återstå vid
leverans om inget annat överenskommits.
10
SORTIMENT
Landstinget kan under avtalsperioden förändra sortimentet.
11
UPPFÖLJNING OCH STATISTIK
Statistik över leveranser skall kvartalsvis, senast 10 dagar efter kvartalsbryt
redovisas i samband med fakturering.
Redovisningen skall ske i form av tre olika filer till landstinget och omfatta
nedanstående:
Fil 1
Verksamhet
Avdelning/enhet
Följesedel/fakturanummer
6(9)
2011-12-21LAGER OCH DISTRIBUTION AV INKONTINENSHJÄLPMEDEL
DNR: UE/110092
Produkt (artikelnr och benämning)
Avropat antal enheter
Totalvärdet
Fil 2
Leveranssäkerhet
Fil 3
Avropande förskrivare
Kommun
Produkt (artikelnr och benämning)
Avropat antal enheter
Totalvärdet
Statistiken skall levereras i excel-format till kontaktpersoner angivna i bilaga X.
Leverantören skall även tillhandahålla statistik till produktleverantörerna.
12
UTBILDNING
Leverantören åtar sig om så erfordras att kostnadsfritt informera/utbilda berörd
personal i aktuellt beställningssystem, samt vid eventuell implementering av nytt
elektroniskt beställningssystem hos leverantören
Upplägg och omfattning av övrig eventuell utbildning sker efter överenskommelse.
13
13.1
ÖVRIGA VILLKOR
ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling
undertecknad av behöriga företrädare för landstinget och leverantören.
13.2
SEKRETESS
Offentlighets- och sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt.
För leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för hälso- och
sjukvårdspersonal anställd av landstinget.
Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja landstingets uppgifter, vad det
än må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma
leverantören tillkänna. Med leverantören avses alla personer som leverantören på
något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot landstinget och andra
personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna.
13.3
PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Ett skriftligt avtal upprättas mellan landstinget och leverantören om
personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter i enlighet med gällande
personuppgiftslag (1998:204).
13.4
OMFÖRHANDLING
Båda parter har rätt att begära omförhandling av avtalsvillkor om det under
avtalstiden sker väsentliga förändringar av de förutsättningar som avtalet grundas
på. Omförhandling ska skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför
föreligger.
13.5
UNDERLEVERANTÖRER
Leverantören får ej utan skriftligt godkännande från landstinget byta eller anlita
underleverantör för att genomföra del eller delar av uppdraget.
7(9)
2011-12-21LAGER OCH DISTRIBUTION AV INKONTINENSHJÄLPMEDEL
DNR: UE/110092
Leverantören svarar gentemot Landstinget för eventuella underleverantörer som för
egen verksamhet.
13.6
HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra.
Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende
gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat,
sinsemellan i följande ordning:
1.
1.
2.
3.
4.
5.
13.7
skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal,
detta avtal med bilagor,
eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget,
förfrågningsunderlag med bilagor,
eventuella kompletteringar av anbudet,
anbud med bilagor.
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas
skriftliga godkännande.
13.8
ANSVAR FÖR SKADA
Om landstinget finner brister i leverantörens arbetsresultat, vilka bedöms avvika
från fackmannamässigt och professionellt ställda krav eller som är orsakade av
ohörsamhet eller oaktsamhet från leverantörens sida, äger landstinget rätt att utan
extra kostnad få bristerna tillrättalagda.
Landstingets krav på ekonomisk ersättning eller åtgärdande av fel eller brister i
arbetsresultatet skall skriftligen meddelas leverantören utan dröjsmål, dock senast
inom tolv månader efter avtalets upphörande.
Landstingets godkännande av leverantörens förslag, åtgärder eller arbetsresultat
befriar inte leverantören från ansvar för sådana fel eller brister som landstinget inte
kunnat upptäcka eller förutse vid tidpunkten för godkännandet.
Skador som orsakats av leverantören skall ofördröjligen anmälas till leverantörens
försäkringsbolag och landstingets kontaktperson.
13.9
FÖRSÄKRING
Leverantören skall inneha sedvanlig företagsförsäkring och ansvarsförsäkring
anpassad för den aktuella verksamheten
13.10
HÄVNING
Landstinget har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till omedelbart
upphörande om:
leverantören försätts i konkurs, träder i likvidation, ställer in betalningarna eller
på annat sätt kan antas vara på obestånd.
Landstinget har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande trettio
(30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om:
leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala
avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar
arbetsgivare,
leverantören i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta
avtal och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter avsändandet av
skriftligt meddelande härom,
leverantören bryter mot lag, förordning eller av myndighet utfärdad föreskrift.
Leverantören har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande trettio
(30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om:
8(9)
2011-12-21LAGER OCH DISTRIBUTION AV INKONTINENSHJÄLPMEDEL
DNR: UE/110092
landstinget i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal
och inte vidtar full rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftligt meddelande
därom,
landstinget är i dröjsmål med betalning och inte erlägger betalning till
leverantören senast trettio (30) dagar efter skriftlig anmaning därom.
13.11
BEFRIELSEGRUND (FORCE MAJEURE)
Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder
utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid
köpet och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit.
Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är
parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat
skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en
underleverantör som leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare led.
För att part skall ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan skall denne
utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess
upphörande. Part skall informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske.
Vid force majeure hos landstinget skall landstinget ersätta leverantören för de
merkostnader som leverantören får vidkännas för att säkra och skydda varan.
13.12
TVIST
Tvist med anledning av detta avtal, vilken ej kan göras upp i godo, skall slutligen
avgöras av svensk allmän domstol där landstinget svarar i tvistemål med
tillämpning av svensk rätt.
14
BILAGOR
9(9)
