1
Mall för ramavtal
Rekvisitionsläkemedel för VGR
Referens
Datum
Bengt Petersson
2012-10-08
Innehållsförteckning
1
Diarienr
SN341-2012
Sid nr
AVTALSPARTER ........................................................................................................................ 3
1.1
KONTAKTPERSONER FÖR AVTALET ......................................................................................... 3
1.2
LÄKEMEDELSDISTRIBUTÖRER ................................................................................................. 3
1.2.1 Läkemedelsleveranser: ....................................................................................................... 3
1.2.2 Läkemedelstillverkning: ..................................................................................................... 4
2
KOMMERSIELLA VILLKOR ................................................................................................... 4
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
2.15
AVTALSOMFATTNING .............................................................................................................. 4
AVTALSTID ............................................................................................................................. 4
AVROP OCH BESTÄLLNING ...................................................................................................... 5
AVTALSPRISER ........................................................................................................................ 5
PRISJUSTERING ........................................................................................................................ 5
PATENTUTGÅNG ...................................................................................................................... 6
LEVERANSVILLKOR ................................................................................................................. 6
LEVERANSTID ......................................................................................................................... 6
LEVERANSADRESS................................................................................................................... 6
FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR ............................................................................ 6
GARANTI ................................................................................................................................. 7
FELAKTIG LEVERANS .............................................................................................................. 7
RETURER ................................................................................................................................. 7
LEVERANSFÖRSENING ............................................................................................................. 7
PÅFÖLJDER VID LEVERANSFÖRSENING .................................................................................... 8
3
ÄNDRAT SORTIMENT .............................................................................................................. 8
4
FÖRPACKNINGAR, INSTRUKTIONER OCH BRUKSANVISNINGAR ............................ 9
5
UTBILDNING OCH PRODUKTINFORMATION................................................................... 9
6
TEST AV NYA OCH ALTERNATIVA PRODUKTER ......................................................... 10
7
MILJÖ.......................................................................................................................................... 10
8
SEKRETESS ............................................................................................................................... 10
9
ÖVRIGA VILLKOR .................................................................................................................. 10
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
10
ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG .................................................................................................... 10
HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING ...................................................................................... 11
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL ...................................................................................................... 11
HÄVNING .............................................................................................................................. 11
BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE) ............................................................................... 12
TVIST .................................................................................................................................... 12
UNDERSKRIFTER ................................................................................................................ 12
2
BILAGOR:
1.
2.
3.
4.
Specifikation produkter
Anbud X daterat åååå-mm-dd (bifogas inte)
Förfrågningsunderlag med bilagor (bifogas inte)
ALOS 05 (bifogas inte)
Anmärkning: Ovanstående bilagor 1 - 5 tillförs i samband med upprättandet
av det slutliga upphandlingskontraktet.
3
1
AVTALSPARTER
Köpare
Leverantör
Västra Götalands läns landsting
Område Inköp
Gustav Adolfs gata 36
541 45 Skövde
Org nr
Org nr
232100-0131
Telefon
Vx 0500-47 82 50
Hemsida
www.vgregion.se
1.1
Telefon
Hemsida
Kontaktpersoner för avtalet
Köpare
Kontaktperson:
Bengt Petersson
E-post:
[email protected]
Telefon: 010 4413119
Mobil: 0705938163
1.2
Läkemedelsdistributörer
OBS Skall vara ifylld när allt är klart
1.2.1
Läkemedelsleveranser:
Leverantör
Kontaktperson
E-post
Telefon
Mobiltelefon
Leverantör
Kontaktperson:
E-post:
Telefon: 0500 – 49 57 75
Mobil: 0708 – 52 33 45
4
1.2.2
Läkemedelstillverkning:
Leverantör
Kontaktperson
E-post
Telefon
Mobiltelefon
2
2.1
KOMMERSIELLA VILLKOR
Avtalsomfattning
Leverantören åtar sig att till Landstinget och kommuner eller hos privata vårdgivare
med vilka Landstinget har avtal med samt betalningsansvar, leverera läkemedel och
läkemedelsnära produkter i enlighet med detta avtal och det förfrågningsunderlag som
legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget
anbud. Leveranser sker i huvudsak genom landstingets distributörer.
Omfattningen av produkterna framgår av bifogad specifikation, bilaga 1 till detta
avtal.
Köparen förbinder sig inte att avropa en viss kvantitet, utan leverantören är skyldig att
leverera det verkliga behovet. Landstinget eftersträvar en generellt hög avtalstrohet
vilket volymuppskattningar kan baseras på. Införandet av processer för uppföljning
av avtalstrohet borgar för det ömsesidiga intresset för upphandlingen.
2.2
Avtalstid
Från 2013-02-01 till och med 2015-01-31
Avtalet kan förlängas helt eller delvis flera gånger upp till 24 månader.
Avtalet undertecknas minst 4 veckor innan avtalsperiodens början, för att
avtalspriserna rent praktiskt ska kunna träda i kraft hos distributörer för
läkemedelsförsörjning.
(Förskjuts upphandlingen förändras avtalstiden med motsvarande tid.)
Avtalet kan förlängas i sin helhet eller i delar av det avtalade sortimentet.
Avisering om förlängning bör ske skriftligt senast tre (3) månader innan avtalstidens
utgång
Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning.
Oaktat ovanstående avtalstid äger köparen rätt att förlänga avtalstiden i lämplig
omfattning, dock högst 6/9/ månader i det fall en överprövning enligt Lag om
Offentlig Upphandling LOU föranleder försening vid kommande upphandling.
(OBS dock får ej avtalstiden inklusive denna option vara mer än 4 år)
5
2.3
Avrop och beställning
Enheter som omfattas av detta avtal har rätt att avropa/beställa och leverantören ska ta
emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna
leveranstiden.
Ordererkännande med leveransbesked skickas omgående till beställande enhet.
Avrop (beställning) sker i normalfallet genom distributörer. Vissa produkter kan
komma att beställas direkt från leverantör.
Vid avrop (beställning) till distributör skall beställningen alltid märkas med:
Beställning för Västra Götalands läns landstings alternativt Västra Götalands
Regionen(VGR) räkning
2.4
Avtalspriser
Angivna priser enligt specifikation, bilaga 1, gäller i svenska kronor (SEK) exkl
mervärdeskatt och inkluderar eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull,
miljöavgift och transport.
Anbudspriset får ej höjas under avtalsperioden.
I samtliga priser ingår eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar
(REPA) för förpackningar (SFS 1997:185).
2.5
Prisjustering
Priserna är fasta tjugofyra (12) månader från avtalsstart/förgående prisjustering.
Därefter kan priserna justeras enligt nedan.
Prisjustering inför en förlängning av avtalet skall aviseras senast 4 månader innan
denna träder i kraft. Vid begäran om prisjustering skall prisbilagan användas som
underlag och innehålla motivering och beräkning av prisändringen.
Om enligt ovan begärd prisjustering från leverantören inte accepteras av köparen
kommer ingen förlängning av avtalet avseende aktuell produkt/-er att ske.
Om begärd prisjustering från köparen inte accepteras av leverantören skall
leverantören äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell/-a produkt/-er med verkan
efter avslutat avtalsår. Fram till denna tidpunkt skall i så fall det avtalade priset gälla.
Om begärd prisjustering inte accepteras skall den part vars begäran avslagits äga rätt
att frånträda avtalet med verkan sex (6) månader efter det att begäran om prisjustering
framställdes. Fram till denna tidpunkt skall det tidigare avtalade priset gälla.
6
2.6
Patentutgång
Om patentutgång sker under avtalsperioden skall landstinget/regionen ha rätt att göra
ny upphandling. När nytt avtal är underskrivet upphör tidigare gällande avtal på det
patenterade läkemedlet. När nytt avtal är underskrivet kommer det tidigare avtalet att
upphöra gälla tidigast tre veckor därefter, och i samband med månadsskifte.
2.7
Leveransvillkor
Villkor för leverans av läkemedel sker i enlighet med avtal mellan Distributör och
respektive leverantör/grossist.
Leveranser sker enligt Incoterms DDP (fritt levererat inkl emballage) till angivna
leveransadresser.
2.8
Leveranstid
Leveranstid gäller i enlighet med avtal mellan Distributör och respektive
leverantör/grossist.
2.9
Leveransadress
Aktuella produkter skall levereras till distributörer för vidare befordran till
Landstinget.
I förekommande fall sker direktleverans efter särskild överenskommelse (t ex.för
vacciner).
2.10
Fakturerings- och betalningsvillkor
Fakturering av läkemedel sker enligt avtal mellan leverantör/droghandel och
Distributör.
Fakturering får ske efter fullgjord leverans. Vi delleverans får leverantören endast
fakturera levererade produkter. Om anledning till anmärkning mot verkställd leverans
föreligger, skall detta meddelas leverantören inom 8 dagar.
Betalning erläggs inom 30 dagar räknat från fakturans ankomsdag godkännandedatum.
Fakturerings- och expeditionsvagifter godkännes ej. Ej heller får andra avgifter utgå
som inte överenskommits mellan Parterna.
7
2.11
Garanti
Leverantören garanterar levererade artiklar inom den tid som finns märkt på
respektive förpackning som giltighetstid, hållbarhetstid eller dylikt.
2.12
Felaktig leverans
Returer ska ske enligt GDP, Good Distribution Practice.
Mottagande enhet har rätt att reklamera felaktiga varor när sådana påträffas under
förutsättning att varorna förvarats och hanterats enligt leverantörens anvisningar och
bestämmelser. Det åligger köparen att reklamera felet inom två (2) arbetsdagar från
det att felet uppdagats.
Leverantören ska omgående efter meddelandet från beställande enhet rätta felaktig
leverans, genom ny leverans eller delleverans, varvid leverantören svarar för alla
kostnader till följd av den felaktiga leveransen.
Produkter med kortare hållbarhetstid än 6 månader räknas som felaktig leverans.
Kortare hållbarhet kan överenskommas separat.
Vid händelse av kort hållbarhetstid ska distributören kontaktas för eventuellt
godkännande av kortare hållbarhetstid än överenskommet.
2.13
Returer
Distributören (RGL) har rätt att returnera läkemedel och läkemedelsnära produkter
enligt överenskomna regler mellan Distributör och läkemedelsbranschen/
leverantörerna.
2.14
Leveransförsening
Leverans skall anses vara försenad om leveransen inträffar senare än avtalad
leveranstid.
Leverantören skall vid leveransförsening och även vid befarad leveransförsening,
kontakta av Regionen anvisade enheter samt regionens sjukhusapoteksfunktion för
distribution av läkemedel och redogöra för när produkten/-erna åter beräknas klara för
leverans.
Vid leveransförsening längre än en vecka skall även Inköp kontaktas.
Kontaktpunkter enligt ovan specificeras i färdigt avtal
8
2.15
Påföljder vid leveransförsening
Leverantören skall i första hand ersätta restnoterad produkt med annan likvärdig
produkt eller förpackning på marknaden efter godkännande av Inköp.
Eventuella merkostnader föranledda av ovanstående ersätts av leverantören.
Köparen förbehåller sig rättigheten att lägst debitera SEK 1000:- vid varje enskilt
tillfälle ovanstående åberopas/nyttjas.
För restnoterad förpackning föranledd av volymökning som ligger > 20 % över
beräknad månadsvolym och genomsnittlig leveransstruktur (baserad på föregående
år) utgår inget vite.
Om flera leverantörer är antagna på samma substansnivå, med motsvarande
sortiment, kommer ingen ersättning enligt ovan att krävas. Ej heller i det fall allmän
bristsituation av produkt/substans uppstår, föranledd av att ett utbytbart preparat från
konkurrerande företag dras bort från marknaden, och leverantören med anledning av
detta får en kraftigt ökad efterfrågan från icke avtalskunder, vilket leder till
leveransförsening hos leverantören (läkemedelsföretagens leveransplikt).
3
ÄNDRAT SORTIMENT
Leverantören skall meddela VGRs kontaktperson, Inköp, om ändringar av
produktsortimentet som, varunummer, förpackningar etc.
Levererade produkter skall helt överensstämma med avtalade produkter.
Ändring av avtalade produkter får endast ske efter godkännande av Regionen
och/eller Läkemedelsverket.
Vid godkända produktändringar som påverkar användningsområde m m är
leverantören skyldig att utan kostnad informera och utbilda berörd personal om
förändringen.
9
4
FÖRPACKNINGAR, INSTRUKTIONER OCH BRUKSANVISNINGAR
Samtliga förpackningar skall ha varunummer och bör vara märkta med EAN-kod.
All text på förpackningar, i instruktioner och bruksanvisningar för handhavande och
förvaring skall vara avfattad på svenska.
För att säkerställa kvaliteten får varken under förrådshållning eller transport
preparat/produkt och dess förpackning utsättas för sådana temperaturförhållanden,
sådan fuktighet eller förorening eller sådant ljus eller på annat sätt skadas så att
säkerheten vid användning kan komma att påverkas. Varor som är känsliga för kyla
eller värme är försedda med tydlig information om detta.
Samtliga förpackningar skall vara försedda med hållbarhetsmärkning som anger före
vilket datum som produkten bör användas.
5
UTBILDNING OCH PRODUKTINFORMATION
Villkor för fördjupad utbildning ingår ej i avtalet.
Produktinformation till användare ska finnas i form av FASS-monografi eller
motsvarande. Medicinsk och farmaceutisk information ingår i leverantörens åtagande.
Överenskommelse om omfattning och frekvens samt om villkor för fördjupad
utbildning utformas i separat överenskommelse med respektive sjukvårdshuvudman
för att överensstämma med köparens regler och policy och ingår inte i detta avtal.
Sveriges Kommuner och Landsting SKL har träffat en överenskommelse med LIF,
som är branschorganisationen för forskande läkemedelsföretag verksamma i Sverige,
om samverkansformer mellan dessa företag och medarbetare inom den offentliga
hälso- och sjukvården. Denna överenskommelse gäller all interaktion mellan
leverantörer och landstingets personal före, under och efter upphandling.
Överenskommelsen omfattar all personal inom den offentliga hälso- och sjukvården
samt företag, vilka marknadsför läkemedel i Sverige.
Överenskommelsen mellan LIF och SKL, kommentarer till denna samt Landstinget
Sveriges tillämpningsanvisning finns på SKLs webbsida:
www.skl.se
10
6
TEST AV NYA OCH ALTERNATIVA PRODUKTER
Köparen förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet under begränsad tid prova nya
och alternativa produkter med motsvarande funktion från annan leverantör. Om
köparen provar produkter enligt denna punkt ska berörda avtalsleverantörer
informeras om detta.
Köparen har även rätt att använda andra produkter än de som upphandlas vid
exempelvis forskning och kliniska prövningar.
Likaså förbehåller sig köparen rätten till kompletteringsköp när särskild anpassning
krävs beroende på den medicinska professionens bedömning av den enskilde
patientens behov.
7
MILJÖ
Bilaga till anbudsinbjudan som är besvarad gäller.
Miljöstyrningsrådets krav för läkemedel finns på
http://www.msr.se/kriterier/lakemedel
8
SEKRETESS
Sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt. För leverantören och
dennes personal gäller samma sekretess som för hälso- och sjukvårdspersonal anställd
av köparen.
Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja köparens uppgifter, vad det än
må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma
leverantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som leverantören på
något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot köparen och andra personer
som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna.
9
9.1
ÖVRIGA VILLKOR
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling
mellan köparen och leverantören samt tydligt anges såsom ändringar eller tillägg till
detta avtal. Med skriftlig menas även dokument och via mail.
11
9.2
Handlingars inbördes ordning
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra.
Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende
gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i
följande ordning:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
9.3
Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
Detta avtal med bilagor
Eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget
Förfrågningsunderlag med bilagor
Eventuella kompletteringar av anbudet
Anbud
Överlåtelse av avtal
Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas
skriftliga godkännande.
Ny leverantör som förvärvat läkemedel genom överlåtelse måste vara ansluten till
läkemedelsförsäkring motsvarande den svenska (LFF) för att läkemedlet ska kvarstå i
avtalet. I annat fall upphör avtalet att gälla vid tidpunkt för överlåtelsen. I den svenska
läkemedelsförsäkringen ingår bland annat skydd vid svårighet att fastställa vilket av
flera aktuella läkemedel som orsakat skada samt bevisbörda uttryckt som
”övervägande sannolikhet”.
9.4
Hävning
Avtalspart har rätt att häva avtalet om motparten i väsentligt avseende inte uppfyller
sina åtaganden enligt avtalet och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftligt
påpekande. Avtal till följd av denna förfrågan hävs med automatik om länsrätt eller
annan instans förklarar upphandlingen ogiltig eller kräver rättelse i sådan omfattning
att det påverkar val av leverantör. Inga skadeståndsanspråk med anledning av
ovanstående hävning kan riktas från leverantören till köparen.
Köparen har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att
leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med
upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid
bedömningen av tilldelningen av kontraktet.
12
9.5
Befrielsegrunder (Force Majeure)
Enligt ALOS 05 punkt 22.
Intrång i upphovsrätt och patent
Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara köparen om krav riktas eller
talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av
användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare
att ersätta köparen för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning
eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning
att leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra
förhandlingar om uppgörelse eller förlikning.
Om det fastställs att intrång har skett skall leverantören på egen bekostnad antingen:
tillförsäkra köparen rätt att fortsätta använda produkterna
ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär intrång
ändra produkten så att intrång inte föreligger
återta produkten och kreditera köparen ett belopp som motsvarar produktens
värde med hänsyn till den tid som produkten använts och normal
avskrivningstid.
Innebär intrånget väsentlig olägenhet för köparen har denne rätt att genom skriftligt
meddelande till leverantören häva avtalet i sin helhet.
9.6
Tvist
Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser skall
avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt.
Eventuella tvisteförhandlingar skall i första instans äga rum i Vänersborg
10
UNDERSKRIFTER
Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit var sitt.
Anmärkning: Anbudsgivare behöver inte underteckna och återsända denna mall
tillsammans med anbudet.
Ort och datum
Ort och datum
Namn
Namn
