1 (4)
Projektplan: LINS - publikationsdata
Projektledare: Linda Lundberg
Uppdragsgivare: Marianne Fredriksson
Datum: 2012-12-18
1. Bakgrund och motiv
Under ett antal år har ett arbete med att ta fram ett nytt Ledningsinformationssystem
(LINS) pågått på SLU. I dagsläget finns en första version, vilken består av en LINSportal med ett antal standardrapporter inom områdena utbildning på grund- och
avancerad nivå, utbildning på forskarnivå, ekonomi och personal. Huvudmålgruppen
för LINS-portalen är institutionsledningarna, men alla anställda vid SLU har tillgång
till LINS-portalen.
Parallellt med att första versionen av LINS har kommit på plats har ett arbete med att
införa en ny publikationsdatabas på SLU genomförts. Publikationsdatabasen förväntas
vara på plats under hösten 2012. Den nya publikationsdatabasen är tänkt att användas
som datakälla för publikationsdata som ska presenteras i LINS. Ambitionen är att
LINS-portalen ska tillhandahålla en samlad bild av SLU:s publikationer, där en
prefekt ska kunna få en helhetsbild av institutionens publiceringar.
2. Syfte - nytta med projektet
Projektet förväntas leda till att publikationsdata ska finnas lättillgängligt för alla
anställda vid SLU. Med publikationsdata avses såväl refereegranskade vetenskapliga
artiklar som doktorsavhandlingar och studentuppsatser. Tillgången till samlad
information om en institutions publicering i denna form har hittills varit ganska
begränsad. Då en del av forskningsfinansieringen baseras på antal publicerade artiklar,
kan en publikationsrapport i LINS även bidra till en ökad tydlighet och förståelse för
denna del i anslagsfördelningsprocessen.
3. Mål - resultat av projektet
Projektet ska resultera i att specificerad publikationsdata finns tillgänglig i LINS
datalager. Data ska även finnas tillgänglig för djupare analys i så kallade kuber som
finns tillgängliga via Excel.
Två standardrapporter, en som visar publiceringsvolymens utveckling per
publikationstyp över tid och en publikationslista som visar publikationer under en
given tidsperiod ska finnas. En publikationslista kan t ex innehålla artikelnamn,
2013-03-13
2 (4)
tidskrift, författare sorterad/filtrerad på tidsperiod, publikationstyp, organisation. En
tydligare specifikation av standardrapporterna görs inom projektet.
Data, datastruktur och standardrapporter ska vara väl dokumenterat.
4. Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet
Projektet kommer inte att hantera några behörighetsnivåer utan alla anställda kommer
att ha tillgång till de standardrapporter som publiceras i LINS-portalen.
Projektet kommer inte att hantera data kring citeringsgrad. Detta är intressant, men får
planeras till ett senare delprojekt eftersom datakälla för detta inte är helt färdigutrett.
För att publikationsdata ska kunna hämtas från publikationsdatabasen på ett bra sätt
kommer en mellanlagring av publikationsdata att vara nödvändig. Arbetet med att ta
fram detta mellanlager görs helt av biblioteket, projektet kommer dock att stötta
biblioteket i detta.
5. Kritiska faktorer
Den tekniska delen av projektet är beroende av att publikationsdatabasprojektet
färdigställs under hösten som planerat. Förseningar i färdigställande av
publikationsdatabasen kan komma att försena starten för den tekniska delen och
därmed projektets slutdatum.
Datakvaliteten i publikationsdatabasen är bristfällig. Biblioteket arbetar med att
kvalitetssäkra data. Om denna kvalitetssäkring blir försenad kan fortfarande den
tekniska delen av projektet genomföras som planerat, men lanseringen kan komma att
förskjutas.
Projektet är beroende av resurser organisatoriskt placerade på biblioteket. Det är
viktigt att projektet får tillgång till de resurser som planerats för.
Projektledare och medlemmar i projektgruppen behöver lägga den tid som är tänkt i
projektet för att projektet ska kunna levereras i tid. Om andra arbetsuppgifter blir
högre prioriterade kan projektet komma att försenas.
6. Genomförande
Ett förstudieprojekt har genomförts där verksamhetskraven specificerats i en
prioriterad kravlista. I förstudien gjordes också en teknisk utredning av IT-avdelningen
tillsammans med biblioteket för att specificera en teknisk grund. Utifrån detta
underlag har en tid- och resursplanering för genomförandeprojektet tagits fram.
Projektet planeras att genomföras i ett antal steg enligt nedan:
2013-03-13
3 (4)
•
•
•
•
•
•
•
Datainläsning till stage-miljön (obehandlad data) i LINS
Modellering datalager
Datainläsning datalager
Skapa en analyskub
Skapa standardrapporter i LINS-portalen
• Antal publikationer över åren
• Publikationslista
Kvalitetssäkring av analyskuber och standardrapporter
Driftsättning/Kommunikation/Marknadsföring
7. Tidsplan
Nedan framgår en grov tidplan för förstudien som redan genomförts och det fortsatta
arbetet:
Start
Slut
Projektstart
2012-10-29
Förstudie
2012-11-05
2012-12-07
Beslutspunkt styrgrupp
2012-12-10
2012-12-21
Stage-miljö/Modellering datalager
Datalager
Analyskub och standardrapporter
Kvalitetssäkring/Driftsättning
Projektslut
2013-01-14
2013-02-04
2013-03-11
2013-04-08
2013-04-26
2013-02-01
2013-03-08
2013-04-05
2013-04-19
8. Projektorganisation
Uppdragsgivare: Marianne Fredriksson, Chef ledningskansliet
Styrgrupp:
Marianne Fredriksson, Chef ledningskansliet
Daniel Gillberg, Chef enheten för planering och uppföljning
Stefan Edholm, Chef IT-avdelningen
Snorre Rufelt, Överbibliotekarie biblioteket
Projektledare:
Linda Lundberg
Projektgrupp:
Olof Ingesson
Gunnar Ståhl – tekniska delen
Timothy Giles – tekniska delen
Gertrud Norevall – tekniska delen
2013-03-13
4 (4)
Referensgrupper: Bibliometrigruppen
Forskningssekreterargruppen
Därutöver kommer resurser för följande att behöva avsättas:
• förstudie och teknisk utredning (bibliometrigruppen och tekniker på
biblioteket)
• datauttag från publikationsdatabasen (tekniker på bibilioteket)
o mellanlagring av publikationsdata, cirka 16 timmar
o cirka 4 timmar/vecka under andra delen av januari och februari
• kvalitetsgranskning standardrapporter (kvalitetsgranskningsgrupp biblioteket)
9. Resurser och budget
Projektets totala budget (inkluderar förstudien) uppskattas till 350 tkr.
IT-avdelningen
Förstudie/Övriga kostnader
300 tkr
50 tkr
Övriga driftskostnader förväntas rymmas inom ledningskansliets budget.
10. Kommunikation/ förankring under och efter projektet
Bibliometrigruppen kommer att användas som referensgrupp vid kravspecificering.
Huvudmålgrupp för projektet är institutionsledningarna varför projektet planerar att
kommunicera rapporterna i LINS-portalen för prefekterna vid lämpligt tillfälle
(förslagsvis fakultetsdirektörernas prefektmöten).
11. Godkännande av projektplanen
Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av
uppdragsgivaren och projektledaren.
Uppdragsgivare
Ort och datum
Projektledare
Ort och datum
2013-03-13
