BILAGA 3 – Färska grönsaker, frukt och potatis
2013-08-30
KOMMERSIELLA VILLKOR
De kommersiella villkoren ligger till grund för avtal mellan köparen och leverantören. I anbudet skall det
framgå att anbudsgivare accepterar de kommersiella villkoren i sin helhet.
1 Allmänna avtalsvillkor
Villkoren i förfrågan tillsammans med vinnande anbud i upphandlingen kommer att bilda underlag för det
kontrakt som köparen utformar.
2 Avtalets parter
Mellan Ängelholms kommun, resp. Örkelljunga kommun, nedan kallad köparen och XXX nedan kallad
leverantören, har följande avtal om successiva leveranser av färska grönsaker, färsk frukt och potatis träffats.
3 Handlingarnas inbördes rangordning
För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller
föreskrifter gäller de sinsemellan i följande rangordning:
1. Tillägg och ändringar till detta avtal
2. Detta avtal inklusive bilagor och kompletteringar
3. Anbudsinfordran med eventuella förtydliganden och ändringar
4. Anbudsgivarens anbud med eventuella, av kommunen begärda, kompletteringar
4 Avtalsomfattning
4.1 Avtalstid
2014-XX-XX – 201X-XX-XX
Avtalet kan förlängas. Möjlighet till förlängning är maximalt 24 månader.
Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig. Sådan begäran om förlängning ska ske senast 3
månader innan förlängningen ska träda i kraft.
4.2 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling undertecknad av behörig
företrädare för båda parter.
2 (7)
4.3 Uppdrags utförande
Företaget skall utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den
skicklighet och omsorg som Ängelholms kommun har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag
verksamt inom branschen.
4.4 Krav på leverantören
Leverantören förbinder sig och ansvarar för
att fullgöra sina skyldigheter mot det allmänna vad beträffar skatter och avgifter,
att åberopa sin F-skattsedel under hela avtalsperioden,
att förändringar beträffande egen F-skattestatus ofördröjligen meddelas köparen,
att avkräva samma utfästelse av den som säljaren i förekommande fall anlitar.
4.5 Underleverantör
Leverantören ska ha beställarens godkännande för att få anlita underleverantör för utförande av del av
leverantörens åtagande enligt detta avtal. Dessa omfattas av samma krav och villkor som leverantören.
Leverantören är ansvarig mot köparen för underleverantör enligt upphandlingens villkor.
5 Pris och fakturering
5.1 Pris
Prisangivelse görs utifrån rabattsatser från Årstalistans noteringslista för måndagar.
I priset ingår kostnader för engångsemballage. RC-vagnar debiteras och krediteras därefter vid nästkommande
leverans.
5.2 Kampanjerbjudande
Om leverantören bedriver kampanjer eller dylikt, d.v.s. en offererad produkt som tillfälligt erbjuds marknaden
till lägre pris än enligt leverantörens anbud, ska kommunen automatiskt erhålla lägre pris. Detta skall framgå
ur prislistan som skickas varje måndag.
5.3 Prissättning av ersättningsprodukt
Om anbudsprodukt tillfälligt behöver ersättas av annan produkt ska denna erbjudas till motsvarande pris som
anbudsprodukten och godkännas av köparen före leverans.
5.4 Prisjustering
Prisjustering sker en gång per vecka, varje tisdag, enligt Årstalistans måndagsprislista. Offererad rabattsats
i procent är fast under hela avtalstiden inkl. eventuell förlängningsperiod.
Priset/rabattsatsen gäller oavsett den förpackningsstorlek som är angiven på Årstaprislistan för respektive
artikel.
Köparen accepterar annat ursprungsland än det angett på Årstalistan förutsatt att produkten är likvärdig (klass
1) och prissatt enligt Årstalistan med avtalade rabatten.
Produkter som p.g.a. säsong inte finns på noteringslistan skall vid säsong prissättas med den för
produktgruppen avtalade rabatten. Även produkter som tillkommer på Årstalistan under avtalsperioden
omfattas av de offererade rabattsatserna.
5.5 Prislista
Leverantören ska varje måndag elektroniskt ladda upp/skicka över gällande prislista för veckan till
Ängelholms kommuns e-handelsystem/Örkelljunga kommuns avtalsansvarig. Prislistan ska innehålla
3 (7)
kommunernas pris (Årstalistans måndagsnotering samma vecka justerat med offererad rabattsats inom
respektive kategori) för aktuella produkter och övrigt sortiment inom frukt och grönt.
5.6 Beställningar
För Ängelholms kommun görs beställningar företrädesvis via kommunens e-handelssystem.
I övrigt ska beställningar ske på sätt som parterna kommer överens om.
För Örkelljunga kommun ska webbshop erbjudas.
Beställning och leverans av frukt och grönt gäller alltid Klass 1 eller motsvarande (t.ex. Storköksprima) om
inget annat särskilt överenskommits vid beställningstillfället.
5.7 Beställningsbekräftelse
Kommunens beställare ska vid samtliga former av beställningar erhålla en orderbekräftelse i elektronisk eller
skriftlig form.
Beställningsbekräftelsen ska innehålla uppgift om beställda artiklar, priser och leveranstid.
5.8 Följesedel
Följesedel inklusive prisuppgift(er) skall medfölja varje leverans av varor. På följesedeln skall förutom
prisuppgifter också framgå antal levererade varor av respektive slag/varubenämning, inköpsordernummer då
det förekommer samt namn på köparens beställare.
5.9 Godsmärkning till distributionscentral
Varor som levereras till distributionscentralen ska märkas med
1 ”Kollietikett”, som sätts på respektive kolli som adresseras till Godsmottagaren/beställande enhet.
2 ”Sändningsetikett”. Denna används om Leverantören vid samma leverans sänder flera kollin och används
för att hålla samman kollina. De kan ex. vis ”plastas” samman och då sätts denna etikett på denna. Adressen
är till Distributionscentralen.
Anbudsgivaren ska kunna hantera godsmärkning enligt ovan.
5.10 Betalningsvillkor
Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och godkänd mottagen faktura, såtillvida inte sista
betalningsdag (30 dagar efter godkänd fakturas ankomstdag) infaller på en fredag eller dag före helgdag då
sista betalningsdag i stället skall anses infalla närmast följande bankdag.
5.10.1
Dröjsmålsränta
Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen
Dröjsmålsränta understigande 300 SEK exklusive mervärdesskatt betalas inte.
5.10.2
Rätt att innehålla betalning
Har köparen krav på grund av leverantörens dröjsmål eller på grund av uppdraget inte är genomfört på
överenskommet sätt har köparen rätt att hålla inne så mycket av betalningen som motsvarar kravet.
5.11 Fakturering
5.11.1
Innehåll
Förutom angivelse av vad fakturan avser skall följande anges; uppgifter om företaget med angivande av post/bankgiro nummer, organisationsnummer, innehav av F-skattebevis samt adress och telefonnummer.
Fakturan skall också vara så utformad att det lätt går att utläsa de olika kostnadsposterna (ersättning för
arbete på olika tider) som fakturan avser.
4 (7)
Alla fakturor ska märkas med referensnummer som är 8 siffror långt.
För Ängelholms kommun skickas faktura elektroniskt antingen enligt SFTI-standard eller genom att laddas
upp på kommunens leverantörsportal.
Örkelljunga kommun tillämpar skanning av fakturor. Därför skall beställarens cirkulationskod anges på alla
fakturor och fakturorna skall skickas till:
Örkelljunga kommun
Box 22
286 21 ÖRKELLJUNGA
Obs det är endast fakturor som skall skickas till ovanstående adress.
5.11.2
Administrativa avgifter
Faktureringsavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får inte debiteras.
5.11.3
Mervärdesskatt
Gällande mervärdeskatt tillkommer.
5.11.4
Fraktavgift
Fritt levererat till distributionscentral
Vid leveranser till Örkelljunga kommun får leveransavgift ej uttas vid leveranser vars värde överstiger 500
SEK per leveransadress.
Leverantören står risken för varan fram till dess att denna avlämnats på anvisad leveransadress.
5.11.5
Transportersättning
En transportersättning på 8 % på fakturerat belopp till Ängelholms kommun, skall utbetalas till
Ekonomikontoret, Ängelholms kommun en gång per kvartal. Observera att det gäller enbart beställningar
inom Ängelholms kommun.
6 Leveransvillkor
Fritt levererat till Ängelholms kommun distributionscentral.
Ängelholms kommun distributionscentral
Transportgatan 13
262 71 Ängelholm
För Örkelljunga kommun gäller det fritt levererat vid ordervärde överstigande 500 SEK.
6.1 Leveranstider
Varor som lagerhålles skall beställas senast två arbetsdagar före leverans. Kompletteringsmöjligheter finns
fram till kl. 08,00 dag före leverans.
Ängelholms kommun
Överenskommelse skall träffas mellan distributionscentralen och leverantör, i samråd med Ängelholms
kommun, om lämpliga leveranstidpunkter. Fasta tider och samordning skall eftersträvas. Leverans skall dock
anlända till distributionscentralen tidigaste dagen innan kollin levereras vidare till beställaren.
5 (7)
Örkelljunga kommun
Överenskommelse skall träffas mellan beställarenheter och leverantör om lämpliga leveranstidpunkter. Fasta
tider och samordning skall eftersträvas.
6.2 Leveransavvikelse
För att undvika restnoterad order eller annan leveransavvikelse skall leverantören informera avroparen redan
vid avropstillfället när risk föreligger att beställd vara ej finns i lager vid leveranstillfället. Visar det sig att
leveransavvikelsen är oundviklig skall leverantören kontakta avroparen i så god tid innan bilen avgår att
ordern kan ändras till ett godtagbart alternativ för avroparen. Finns inte, ett för avroparen godtagbart
alternativ i avtalet, har avroparen rätt att välja en annan motsvarande variant med samma eller högre kvalitet
till samma pris enligt ursprungsbeställning.
6.3 Leveransförsening och vite
Leveranser som kommer att ske för sent eller för tidigt skall meddelas avtalsanvändaren snarast eller senast 4
arbetsdagar efter det att detta blir känt. Om förändringen av leveranstidpunkten är, eller beräknas bli,
avsevärd har beställaren rätt att häva köpet. Försening som innebär att vara måste anskaffas från annan
leverantör eller att ändringar i matsedlar måste genomföras betraktas som avsevärd försening, vilket ger både
rätt till hävning av beställningen och kostnadsersättning.
Vid försenad leverans och/eller utebliven vara, som inte meddelats 4 dagar innan leveranstillfället, ska vite
enligt ALOS 05 komma att utgå. Detta vite skall vara 5 % av värdet av den försenade leveransen per dygn,
dock högst 20 %. I händelse att täckningsköp kan bli aktuellt och ett sådan förväntas medföra högre
kostnader skall leverantören betala förutom vite de faktiska kostnaderna för täckningsköpet.
6.4 Särskilda leveransvillkor
Om leverantören inser att leverans inte kan göras inom avtalad tid skall denne, utöver att meddela köparen
detta, utan kostnad för köparen anskaffa likvärdiga varor för leverans inom avtalad tid. Parterna skall vara
överens om att utbytta varor i alla avseenden är likvärdiga med vad som här avtalats.
7 Reklamationer och garantier
7.1 Leverantören garanterar
Att denne innehar gällande och för branschen sedvanlig(a) försäkring(ar) avseende all verksamhet och varor
som omfattas av detta avtal.
Att samtliga varor håller avtalad och godtagbar kvalitetsnivå. Vid eventuella kvalitetsbrister eller felleveranser
åtar sig leverantören att snarast på dennes egen bekostnad företa omleverans av felfri(a) eller rätt/rätta
vara/varor till köparen.
7.2 Reklamation
Om Köparen avser att reklamera varan, så skall detta ske inom skälig tid från det att felet uppdagades.
Köparen äger rätt att häva köpet, och/eller kräva fullgod leverans eller prisnedsättning motsvarande
felet/avvikelsen. Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel eller brister i
aktuell leverans.
7.2.1 Praktisk reklamationshantering
Enligt anbud.
6 (7)
8 Produktinformation
Produktinformation som inte framgår av detta avtal, skall om köparen så begär, lämnas av leverantören.
Eventuella prislistor och broschyrmaterial tillhandahålls i erforderligt antal exemplar utan kostnad för
köparen på svenska språket.
9 Statistik
Leverantören skall varje kvartal lämna skriftliga uppgifter om vad som köpts under efterfrågad tidsperiod.
Leverantören skall tillhandahålla uppgifterna utan kostnad för köparen. Statistiken ska vara på artikelnivå och
detaljeras på antal kilo, produkten, ursprungsland samt beställande enhet (om möjligt).
10 Anställda hos leverantören
Leverantören skall ansvara för att gällande lagar inom arbetsrätten följs, att av arbetsmarknadens parter
träffade överenskommelser efterlevs och att arbetsmiljölagen efterlevs och upprätthålls. I de fall särskild
behörighet erfordras för utförande av arbete har leverantören ansvar för att giltigt behörighetsbevis finns och
kan uppvisas om köparen så begär. Leverantören är även ansvarig för här angivna villkor i de fall leverantören
anlitar underleverantörer för utförande av uppdrag inom ramen för detta avtal.
11 Sociala och etiska krav
Leverantören förbinder sig att, under avtalstiden, följa de principer som kommer till uttryck i, av leverantören
undertecknad och inlämnad Svarsbilaga Uppförandekod för leverantörer.
Att som antagen leverantör inte följa detta är grund för hävning.
Kommunen kan komma att, själv eller genom ombud, genomföra revisioner i syfte att säkerställa att villkoren
är uppfyllda. Leverantören är skyldig att medverka till att dessa revisioner kan genomföras.
12 Ansvar
Leverantören ansvarar för sak- person- förmögenhetsskada och ren förmögenhetsskada om skadan orsakats
genom vållande hos leverantören eller av dennes personal. Leverantören är skyldig att hålla sig försäkrad för
sådan skada och skall, om köparen så begär, utan fördröjning uppvisa försäkringsbesked. Leverantören är
även ansvarig för av denne anlitade underleverantörer på samma sätt som för den egna verksamheten.
Leverantören ansvarar för att levererade produkter uppfyller gällande lagar och regler.
13 Omförhandling/uppsägning
13.1 Omförhandling
Under löpande avtalsperiod äger endera parten rätt att, skriftligen, begära omförhandling av detta avtal om
det under avtalsperioden inträffar omständigheter vilka väsentligen förändrar endera partens förutsättningar
att uppfylla sina förpliktelser enligt detta avtal. Part är härvid skyldig att omedelbart
underrätta andra parten om sådana befarade och/eller inträffade omständigheter vilka kan leda till att
omförhandling kan komma att begäras.
7 (7)
13.2 Förtida uppsägning
Väsentligt förändrade förutsättningar för köpare eller leverantör kan medföra att avtalet måste sägas upp i
förtid. Sådana förtida uppsägningar kan exempelvis bero på politiska beslut som köpare och leverantör inte
råder över.
13.3 Leveransuppföljning/kvalitet
Köparen kommer under avtalstiden följa upp kvalitetsvillkoren för uppdraget. Skulle inte kvaliteten motsvara
det som avtalats har köparen rätt till ersättning och vid återkommande brister har köparen rätt att häva
avtalet.
13.4 Hävning
Envar av parterna äger rätt att säga upp detta avtal till omedelbart upphörande om part bryter mot
bestämmelse i detta avtal eller inte följer gällande tillämpliga lagar, förordningar och/eller andra bestämmelser
och avtalsbrottet inte är av endast ringa betydelse samt rättelse inte skett inom trettio (30) dagar, efter skriftlig
anmaning därtill. Kontraktsavbrott av väsentlig betydelse föreligger exempelvis om någon av parterna vid
upprepade tillfällen inte lever upp till förutsättningarna i ingånget avtal. Hävningsgrund föreligger dessutom
om företaget försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas
fullgöra sina åtaganden.
Vid hävning enligt ovan äger leverantören rätt till ersättning för utfört arbete endast om resultatet har ett
värde som svarar mot arbetsinsatsen.
13.5 Skadestånd/ersättning
Kommunen har rätt till skadestånd/ersättning för skada kommunen lidit pga. leverantörens avtalsbrott
eventuellt skadestånd som utgivits till tredje man samt för kostnader som föranleds av ett nytt
upphandlingsförfarande (ca två prisbasbelopp).
Leverantören ansvarar för samarbetsparts- eller underleverantörs arbete så som för egen del.
13.6 Force majeure
Om parts fullgörelse av detta avtal förhindras eller blir oskäligt betungande till följd av omständighet utanför
hans kontroll skall detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och
befrielse från vite och andra påföljder. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än
tre månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen
frånträda avtalet.
13.7 Överlåtelse av avtal
Part har inte rätt att utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt
detta avtal.
13.8 Tvist
Eventuella tvister skall i första hand avgöras i förhandling mellan parterna, därefter avgöras i svensk domstol
med tillämpning av svensk rätt på köparens hemort.
