Process/Projekt

Kort om att arbeta i projekt
Ingår i studieperioden Datasystem och systemarbete 2 sv
Lärare: Kenneth Norrgård
Projekt

Engångsuppgift


”ett projekt är ett uppdrag, som skall utföras på en given tid
med givna resurser och resultatet skall uppfylla de krav som
ställts av uppdragsgivaren”
Resurser

Pengar, tid, arbetskraft, utrustning/lokaliteter/hjälpmedel
Målformuleringen viktig  mätbara mål
 Projektledning är att behärska sina ”3P”
 Pengar, Personal, Problem

T-KNO / Slide 2
Projekt?

Projektledaren borde fungera som:

Psykolog – företagsledare – ekonom – marknadsförare –
diplomat…
Projektet är en unik process som inte kommer att
upprepas – dock kan det ha funnits/finnas liknande
projekt
 Viktigt att projektet dokumenteras
 Exempel på projekt?

T-KNO / Slide 3
Projektmål – faktorer som inverkar
Tid
Kostnad
T-KNO / Slide 4
Kvalitet
Olika faser i projektet
Kravspecifikation
Planering
Förverkligande
Avslutning
Drift och underhåll
T-KNO / Slide 5
Projektplanering




Work Breakdown Structure, WBS
Ganttschema
Nätverksplanering, PERT, CPM
Milstolpeplan
T-KNO / Slide 6
Planering av projekt
Fasindelning = Vilka huvudfaser finns? (tumregel: max
10 st faser i ett projekt)
 Milstolpeplanering = Vilka viktiga beslutspunkter?
 Aktivitetsplanering = Projektet bryts ner i hanterbara
helheter (tumregel: en aktivitet max 1 vecka)
 Ansvarsfördelning = Vem gör vad? När är det klart?
 Uppföljning = Har aktiviteten blivit gjord? Har tidsplanen
hållit? Är resultatet OK?

T-KNO / Slide 7
Milstolpeplanering
Kontrollerbart mål i projektet är uppnått
 Viktig beslutspunkt = milstolpe



T.ex. Projektrapporten klar och har godkänd av
ledningsgruppen
T.ex. Förstudien är klar
T-KNO / Slide 8
Aktivitetsplanering
Faserna bryts ner i aktiviteter och delaktiviteter
 Identifiera aktiviteter, personer, arbetsåtgång.
 Placera in aktiviteten i relation till andra och i tiden.

T-KNO / Slide 9
Uppföljning
Underlag för åtgärdsbehov
 Kärnan i projektstyrningen
 Underlag för utveckling

T-KNO / Slide 10
Varför planering?
Gemensam utgångspunkt/plattform
 Få alla parter engagerade och motiverade
 Möjliggör uppföljning
 Förankring i projektet och i organisationen

T-KNO / Slide 11
Orsaker till problem i projekt?
Teknik……………………………………………..4%
 Planering/uppföljning……………………………15%
 Mål…………………………………………………20%
 Resurser…………………………………………..10%
 Organisation/Ledning…………………………….38%

Selin 1996
T-KNO / Slide 12
Viktigt att förstå sin uppgift…
Förberedelse, förståelse
Arbetstid

Japan

USA
Wenell, 1999
T-KNO / Slide 13
Tidsplan
Aktiviteter
Projektledning
CM
Kravspec
Design
Impl&enhetstest
Delsystem1
Kravspec
Design
Impl&enhetstest
Test
Dokumentation
Delsystem2
Kvalitetssäkring
Integration & test
Dokumentation
T-KNO / Slide 14
Tid
Tidsåtgång
för aktivitet
Om tidsplan inte håller…Vad göra?
Ändra tidsplan…
 Sänka ambitionsnivån…
 Tillföra resurser…
 Omfördela arbetet…

T-KNO / Slide 15
Projektmål – Ambition - Krav
Tid ?
Kostnad?
T-KNO / Slide 16
Viktigt att ha
prioritering av
dessa faktorer
på det klara?
Kvalitet?
Projektorganisation
Ledningsgrupp
LG
Projektledare
PL
PS
Projektmedlem
T-KNO / Slide 17
PM
PM
PL
PM
Projektsekreterare
LG
Ledningsgruppen

Roll



PL
PS
PM
PM
PL
PM
Beslutsfattande
Representerar uppdragsgivaren i linjeorganisationen
Uppgifter



Tillsätter PL; fungerar som PL:s ”bollplank”
Godkänner projektplanen och större ändringar
som inverkar på projektets tilldelade resurser
Ansvarar för att tilldelade resurser verkligen står
till projektets förfogande
T-KNO / Slide 18
LG
Projektledaren

Roll



PL
PS
PM
PM
PL
PM
Ledning och uppföljning av projektet
Tillsätts av LG
Uppgifter





Gör projektplan och projektrapporter och
rapporterar till LG
Styrning och uppföljning av aktiviteter
Budgetuppföljning
”Behärska
Lösa problem
sina 3P”
Säkra att resurser finns
T-KNO / Slide 19
LG
Projektsekreterare

Roll



PL
PS
PM
PM
PL
Ansvara för dokumentationen av projektet
Tillsätts av PL
Uppgifter




Möteskallelser och protokoll; checklistor
Ofta PL:s ”högra hand”
Tids- och kostnadsuppföljning
Projektdokumentation
T-KNO / Slide 20
PM
LG
Projektmedlem

Roll




PL
PS
PM
PM
PL
PM
Verkställande
PM ”handplockas” av PL
Representerar ett viss kompetensområde
Uppgifter




Deltar/utför givna aktiviteter med givna resurser
Deltar i projektmöten
Representerar den djupa sakkunskapen inom sitt
eget område
Samarbeta med PL:n och övriga PM:ar
T-KNO / Slide 21
Linje  Projekt
VD
LG
PL
Pr
PL
Pe
Ek
Ma
PS
Resurskonflikter?
PM
Xx
Xx
T-KNO / Slide 22
Vem är
min
chef?
PM
PL
PM
Projektplanen

Exempel på innehåll









1. Bakgrund
2. Projektbeskrivning
3. Mål för projektet
4. Avgränsning
5. Faser – Milstolpar – Aktiviteter
6. Tidsplan – tidsåtgång och ansvariga
7. Projektorganisation – Resursplanering
8. Budget – kostnadskalkyler
9. Dokumentationsplan
T-KNO / Slide 23
Projektmapp
Exempel
på innehåll i
projektmapp
T-KNO / Slide 24
Projektets ”kretslopp”
Projekt
tillsätts
Insamling
av data
Fastställande av
utvecklingskrav
Förstudie görs
vid behov
Projektplan
Verksamhetens
behov = Projektets
krav
Beslut
Behov
Detaljerade
planer
Måluppfyllelse
Projektledning
CM
Kravspec
Design
Impl&enhetstest
Delsystem1
Kravspec
Design
Impl&enhetstest
Test
Dokumentation
Delsystem2
Kvalitetssäkring
Integration & test
Dokumentation
Fas1
Justering
T-KNO / Slide 25
av plan
Fas 2
Fas 3
Projektstyrning
Resultat