Upphandlingspolicy
Denna policy träder i kraft den 1 januari 2008.
§ 1 Mål
Målet med upphandling i kommunen är att säkerställa att upphandling och inköp sker i
enlighet med gällande upphandlingslagstiftning, övrig lagstiftning, kommunens mål, policys,
riktlinjer och avtal. I tillämpningsanvisningarna anges vilka policys som särskilt skall beaktas.
Kommunen skall tillvarata att organisationen är en stor och betydelsefull köpare genom att
genomföra samordnad upphandling inom områden där det finns gemensamma intressen.
Kommunen skall vidare medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och
fungerande konkurrens.
Anskaffningsprocessen skall effektiviseras så att en allt större del av den totala förbrukningen
avropas direkt av verksamheten mot ramavtal, produktsortiment i allt högre grad
standardiseras och begränsas, samt att en allt större del av den totala anskaffningen sker mot
upphandlade avtal.
Vidare skall paketering av upphandling/ar vara optimal d.v.s. ha omfattning, kombination av
olika tjänster, avtalsperioder och övriga förutsättningar som medför optimal konkurrens,
affärsmässighet, näringslivsutveckling, kvalitet och valfrihet för medborgare. Kommunen
skall ha de mest fördelaktiga avtalen ur ett totalekonomiskt perspektiv eller enligt antagen
strategi.
§ 2 Omfattning
Denna policy gäller för all anskaffning av varor, tjänster och verksamheter inom kommunen.
Upphandling definieras som köp, avbetalningsköp, leasing, hyra eller hyrköp.
Anskaffning eller hyra av befintlig fastighet, byggnad eller egendom som utgör fast egendom,
anställningsavtal eller uppgifter som innefattar myndighetsutövning omfattas inte av policyn.
§ 3 Överenskommet verksamhetsuppdrag (internköp)
Köp inom kommunen regleras inte i upphandlingslagstiftningen. Sådana köp kallas
överenskommet verksamhetsuppdrag.
§ 4 Kommunen och kommunala bolag
Köp mellan kommunen och kommunens bolag omfattas däremot av
upphandlingslagstiftningen. Det är inte ett överenskommet verksamhetsuppdrag (internköp)
utan skall upphandlas.
§ 5 Upphandlande myndighet
Linköpings kommun, som helhet, är en upphandlande myndighet och bär alltid ansvaret för de
upphandlingar och inköp som sker i organisationen. Ingen enskild nämnd eller förvaltning
inom kommunen kan betecknas som egen upphandlande myndighet, däremot är de
kommunala bolagen egna upphandlande myndigheter eller upphandlande enheter.
1
§ 6 Förhållningssätt
Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas objektivt, utan ovidkommande
hänsyn. Företrädare för kommunen skall agera på ett affärsetiskt korrekt sätt. Den som deltar i
beredningen av ett upphandlingsärende skall förfara så att förtroendet för hans/hennes
opartiskhet inte rubbas. Kommunallagens regler rörande jäv gäller även vid upphandling.
§ 7 Ansvar
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för upphandlingsfrågorna inom kommunen.
Kommunstyrelsen antar tillämpningsanvisningar till denna policy.
Kommunstyrelsen uppdrar till lämplig funktion att svara för samordning och genomförande
av kommungemensam upphandling av varor och tjänster. Denna funktion benämns i denna
policy upphandlingsfunktionen.
Uppdragsnämnderna svarar för verksamhetsuppdrag eller upphandling av verksamhet,
inklusive lokaler för verksamhet. Uppdragsnämnderna kan vid behov anlita
upphandlingsfunktionen.
Varje nämnd ansvarar för att:
personal som handlägger upphandlings- och inköpsärenden har erforderlig kunskap
om upphandlingslagstiftning, policys och tillämpningsanvisningar
förvaltningen medverkar i och verkar för samordnad upphandling bl.a. genom att
avsätta resurser för egen medverkan och expertkompetens
förvaltningen känner till och använder de avtal som upphandlats.
§ 8 Upphandlingsfunktionens roll och ansvar
Upphandlingsfunktionen har ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och
tjänster för kommunens nämnder och förvaltningar. Upphandlingsfunktionen har ett ansvar
för att, efter nära samverkan med nämnder och förvaltningar:
genomföra upphandlingar
besluta om avtalsområden lämpliga för ramavtal
teckna ramavtal inom beslutade områden.
Upphandlingsfunktionen skall tillsätta referensgrupper i samtliga upphandlingar av ramavtal.
Förvaltningarna är skyldiga att delta i referensgrupper i de upphandlingar vars avtal de skall
nyttja. Upphandlingsfunktionen fungerar normalt som projektledare. Innan ett
upphandlingsärende påbörjas skall beslutas om ansvarsfördelningen i upphandlingen och
under avtalstiden.
Upphandlingsfunktionen skall vara kommunens expertorgan och leda utvecklingen inom
upphandlingsområdet. Upphandlingsfunktionen har därigenom en stödjande och konsultativ
roll. Upphandlingsfunktionen skall i nära samverkan med nämnder och förvaltningar arbeta
aktivt med att effektivisera upphandlings- och avropsprocessen. Upphandlingsfunktionen har
ett utvecklingsansvar för upphandlingsverksamheten genom insikt i marknadsutveckling samt
ett övergripande ansvar för att bevaka relevanta marknader.
Vidare skall upphandlingsfunktionen:
ansvara för information och kompetensutveckling inom området
2
utveckla it-stöd för effektivare informationsflöden mellan kommunens olika enheter i
frågor som rör upphandling och inköp, samt medverka i utveckling av kommunens
affärsprocesser i samband med införande av elektronisk handel
generellt verka för samordning av upphandlingar inom kommunen samt även verka för
samarbete med andra intressenter.
§ 9 Avtalstrohet
Nämnder och förvaltningar skall följa de ramavtal och andra avtal som tecknats för
kommunens räkning. Avtal innebär ömsesidiga förpliktelser och rättigheter. Det medför att
kommunen är rättsligt bunden att följa det som anges i respektive avtal.
Nämnder och förvaltningar får inte genomföra upphandlingar där kommungemensamma avtal
upphandlats eller bör upphandlas.
§ 10 Kvalitetskrav
Ändamålsenliga krav på funktion, kvalitet, miljö och i förkommande fall sociala hänsyn skall
vara en naturlig del i all upphandlings- och inköpsverksamhet i kommunen, med syfte att nå
rätt kvalitet till lägsta möjliga kostnad. Kostnadsnivån i ett upphandlat avtal är avhängig av
den kravbild som ställs vid upphandlingen.
§ 11 Miljökrav
Vid varje enskild upphandling skall beaktas vilka miljökrav som skall ställas.
§ 12 Sociala krav
Vid varje enskild upphandling skall beaktas om sociala krav skall ställas i upphandlingen
samt vilka dessa i sådant fall bör vara.
Kommunen skall i samtliga sina upphandlingar ställa krav på att leverantörer skall respektera
ILO:s kärnkonventioner genom hela produktionskedjan.
§ 13 Antidiskrimineringsklausuler
I kontrakt avseende en tjänst eller byggentreprenad i Sverige skall villkor ställas som ska ha
till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet
1. har en löptid på åtta månader eller längre och
2. har ett beräknat värde på minst 750 000 kr.
Första stycket gäller inte kontrakt vid upphandling av tjänster eller byggentreprenader som
avses i 1 kap. 2 § andra stycket 3 och 4 lagen om offentlig upphandling. En upphandling får
inte delas upp i syfte att löptid eller beräknat värde ska underskridas.
§ 14 Förhandsannonsering och statistik
Upphandlingsfunktionen svarar för bevakning av kommunens samlade upphandlingsvolym,
och rapporterar de obligatoriska uppgifterna till EU s.k. förhandsannonsering. Nämnderna är
skyldiga att lämna erforderligt underlag till upphandlingsfunktionen.
§ 15 Leasing och andra finansieringsformer
Nämnderna och förvaltningarnas investeringar och inköp skall normalt betalas direkt mot
faktura.
3
Operationell leasing får användas inom ett antal begränsade områden. Finansiell leasing får
som huvudregel aldrig användas.
Kommunstyrelsen äger rätt att besluta om ändring av vilka områden operationell leasing får
användas inom. Kommunstyrelsen får även besluta om undantag från huvudregeln när det
gäller finansiell leasing.
§ 16 Planering
Handläggningen av ett upphandlingsärende medför betydande arbetsinsatser. Dessa skall
vägas mot det resultat en upphandling kan förväntas ge. All upphandlingsverksamhet skall
planeras med god framförhållning. Upphandlingar av verksamhet som bedöms påverka
sysselsättningen för kommunens eller extern organisations anställda bör vara avslutade senast
7 månader innan ikraftträdande.
§ 17 Uppföljning & kontroll
Kommunstyrelsen har tillsynsansvaret och beslutar om vilken uppföljning och kontroll som
skall göras. Kommunstyrelsen beslutar även om stickprovskontroller.
Varje nämnd ansvarar för att följa kommunstyrelsens beslut.
§ 18 Beloppsgränser
Högsta upphandlingsvärde för direktupphandling s.k. lågt värde i Linköpings kommun är 5
prisbasbelopp, exklusive moms, för all upphandling.
Direktupphandling av varor eller tjänster, vid tillfälle där det saknas ramavtal eller annat avtal,
får göras utan hjälp av upphandlingsfunktionen om värdet uppgår till högst
20 000 kr inklusive moms. Vid direktupphandling får dock leasing aldrig användas.
Beräkning av värden skall ske enligt gällande upphandlingslagstiftning. Det är inte tillåtet att
kringgå definierade beloppsgränser genom att dela upp värdet på flera köptillfällen.
Kommunens samlade upphandling av varor och tjänster gäller vid beräkning av tröskelvärden
och hantering enligt upphandlingslagstiftningen.
§ 19 Dokumentationskrav
Samtliga upphandlingar inklusive direktupphandlingar skall dokumenteras i erforderlig
omfattning.
§ 20 Dagverksamhet och/eller sysselsättning
Avser anordnande av dagverksamhet och/eller sysselsättning i samband med
verksamhetsuppdrag eller upphandling av verksamhet. Nämnder och förvaltningar skall inför
upphandling av verksamhet alltid tillfråga omsorgsnämnden om behov av platser för daglig
verksamhet/sysselsättning för funktionshindrade. Förfrågningsunderlaget skall i dessa delar
anpassas efter de behov omsorgsnämnden anger. Denna paragraf gäller inte vid upphandling
av varor och tjänster.
4
§ 21 Egen verksamhet vid upphandling
Vid upphandling inom områden där kommunen bedriver egen verksamhet skall som regel ett
intern anbud lämnas. Egen verksamhet som tillhandahåller aktuella tjänster skall jämföras
med externa anbudsgivare på objektiva och likvärdiga grunder.
Fastställd av kommunfullmäktige 2007-12-11, § 242, med justering av kommunstyrelsen den
12 oktober 2010, §360 och kommunfullmäktige 2011-03-29, § 54.
5
