Sida 1 av 10
Dokumenttyp
Avtal
Avtalsnummer
Handläggare
Datum
Ingela Hermansson
2015-11-01
Diarienummer
Ekonomisk kund
1
Version
0
RS1618 - 2015
Avtal gällande
Dokument id.
Peroperativa hudmärkpennor S
Avtalsparter
Organisationsnamn
Västra Götalands läns landsting
Organisationsnummer
232100-0131
Adress
Ort
Kontaktperson för
avtalet
Telefon
462 80 Vänersborg
Mobiltelefon
0706 – 495 773
E-post
[email protected]
Ingela Hermansson
010 – 44 13 116
Detta avtal har träffats mellan Västra Götalands läns landsting, nedan kallad VGR
och Ange Avtalspart nedan kallad Leverantören.
2
Avtalets omfattning
Leverantören åtar sig att för Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen, Regionen), leverera
Peroperativa Hudmärkpennor S
i enlighet med detta avtal och dess bilagor samt med kommersiella villkor och
föreskrifter i det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt
enligt de villkor som framgår av antaget anbud.
3
Avtalsform
Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella produkter
under avtalsperioden.
Sida 2 av 10
Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är undertecknat av
båda avtalsparter.
4
Avtalstid
Avtalet gäller från och med 2015-11-01 till och med 2017-04-30. Regionen har
ensidig rätt att förlänga avtalet maximalt 4 gånger under ytterligare sammanlagt
24 månader, varefter det upphör att gälla utan föregående uppsägning.
Om avtalet ska förlängas ska detta anges senast 1 månad innan avtalet löper ut.
5
Fullgörande av avtalet
Leveransen av produkten (vara och/eller tjänst) som avtalet gäller ska göras med
omsorg, under iakttagande av lag eller annan författning, inklusive myndighetsföreskrift samt i övrigt under iakttagande av etiska normer och god sed.
Myndigheters allmänna råd eller liknande ska beaktas.
6
Kvalitet och utförande
Medicintekniska produkter ska vara CE-märkta enligt tillämpligt EU-direktiv.
- Medicintekniska direktivet, MDD.
Intyg som styrker detta bifogas anbudet.
Erbjudna produkter ska uppfylla tillämplig EU standard eller om sådan inte finns
internationella standarder eller svenska standarder så som bl.a. SS EN ISO
15223–1:2012, EN ISO 15883.
För medicintekniska produkter gäller medicintekniska produktdirektivet MDD
och lagen om medicintekniska produkter SFS 1993:584 samt läkemedelsverkets
föreskrifter LVFS 2003:11 om medicintekniska produkter.
Upphandlande enhet förbehåller sig rätten att efter att avtal har ingåtts begära
kompletterande dokumentation på undersökningar och tester.
7
Provning- kompletteringsköp
VGR förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet under begränsad tid prova
produkter med motsvarande funktion från annan Leverantör.
Likaså förbehåller sig VGR rättigheten till kompletteringsköp när särskild
anpassning krävs.
8
Nya och/eller ändrade produkter
Nya och/eller ändrade produkter inom det upphandlade produktområdet som
lanseras av Leverantör kan efter Regionens val ingå i avtalet. Leverantören skall
skriftligen avisera sådana produkter till Regionen 1 månad i förväg. Efter
Sida 3 av 10
eventuella förhandlingar om kommersiella villkor meddelar avtalsägaren
skriftligen om produkten skall ingå i gällande ramavtal.
9
Affärsutveckling
Leverantör kan i samråd med Regionen medverka i önskad affärsutveckling och
ökad effektivitet. Eventuella utvecklingsprojekt skall drivas enligt tidplaner som
gemensamt upprättas och godkänts av antagen Leverantör och Regionen.
10
Upphandlingsvolymer
Eventuella angivna årsbehov är uppskattade och är inte bindande för Regionen,
om inte annat överenskommits i avtalet. De volymer som kommer att avropas kan
därför under- respektive överstiga det uppskattade årsbehovet.
11
Avrop mot avtal
Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella produkter
under avtalsperioden. Regionservice Depå inom Västra Götalandsregionen har
rättighet att avropa avtalade produkter till vid varje beställningstidpunkts gällande
priser, under eller fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom ordinarie
avtalad leveranstid.
Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är undertecknat av
båda avtalsparter.
12
Avtalspriser
För leveranser enligt detta avtal gäller de nettopriser som framgår av detta avtal
och bifogad prislista.
Samtliga priser är angivna i netto i svenska kronor (SEK) exklusive
mervärdesskatt och inkluderar samtliga åtaganden enligt villkor såsom frakt,
emballage, REPA-avgift, försäkring, transport, tull, miljöavgifter specificerade i
detta avtal.
Priserna är fasta under avtalets första 12 månader, t o m 2016-10-31. Därefter
ges möjlighet till prisförhandling under punkt 8 i detta avtal.
Om leverantörens priser under eventuella kampanjerbjudanden under
avtalsperioden är lägre än avtalade priser ska det lägsta priset tillämpas.
Sida 4 av 10
13
Prisjustering
Priserna är fasta tom 2016-10-31. Därefter gäller att om leverantörens kostnader
avseende produkt som omfattas av detta avtal, skulle förändras med minst tre (3)
procentenheter jämfört med kostnaderna från avtalets startdatum, respektive
senaste prisjusteringsdatum, ska vardera parten äga rätt att begära förhandling om
justering av priset. Respektive part ska vid en sådan begäran kunna verifiera den
åberopade kostnadsförändringen.
Prishöjning kan träda i kraft tidigast en (1) månad efter förhandling, dock tidigast
när prisjustering enligt avtal kan ske. Prisjustering får endast ske vid
månadsskifte.
Om enligt ovan, begärd prisjustering inte accepteras ska den part vars begäran
avslagits äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuella produkter med verkan en
(1) månad efter det datum då begäran om prisjustering avvisades. Fram till denna
tidpunkt ska det tidigare avtalade priset gälla.
14
Leveransadress
Beställda produkter ska levereras till Regionservice Depå i Göteborg.
Leveransadress är: Regionservice Sisjödepån, Datavägen 25, 436 32 ASKIM
15
Påföljder vid fel och leveransavvikelse
Avvikelse råder om hela eller en del av produkten/beställningen, utan att det beror
på något förhållande på Regionens sida, inte har levererats inom den tid som
avtalats eller inte uppfyller ställda krav.
Leverantören ska omgående underrätta Regionen om avvikelse. Om Leverantören
vill ersätta restnoterad vara med annan likvärdig ska detta skriftligen godkännas i
förväg av Inköp. Priset för en sådan vara får inte vara högre än priset på den
ursprungliga avtalsprodukten. Produkten som stödköps ska vara en likvärdig från
avtalsleverantören eller i andra hand från annan leverantör.
Leveransförsening medför vite. Vite utgår, om inte annat anges i avtalet, för varje
påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 5 % av den del av varan som
till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet
inte överstiga 20 % av sagda värde.
Förutom vite kan Regionen debitera timersättning för sitt merarbete och
administrationsavgift uppgående till 1 000 SEK exkl. moms för försenade
leveranser.
16
Miljö
Västra Götalandsregionen har mål till 2020 om hållbar resursanvändning, låg klimatpåverkan,
giftfri miljö och biologisk mångfald. Se Västra Götalandsregionens miljöprogram,
http://www.vgregion.se/miljoprogram.
Sida 5 av 10
Produktområdet medicintekniskt förbrukningsmaterial berör samtliga dessa utmaningar men
prioriterat på kort sikt är giftfri miljö. Specifikt handlar det om förekomst av ämnen med
särskilt farliga egenskaper, så kallade SVHC-ämnen, i produkter och förpackningar samt i
produktionskedjan för dessa. Se REACH kandidatlista, http://echa.europa.eu/candidate-listtable, och SIN-listan, www.sinlist.org.
Ämnen med dessa egenskaper ska, utöver vad relevant lagstiftning anger, i första hand
undvikas, i andra hand avvecklas, i tredje hand minskas och åtminstone synliggöras. Västra
Götalandsregionen eftersträvar också att minska antalet produkter baserade på PVC-plast.
Leverantören ska vid anmodan kunna redogöra för hur avveckling sker av ämnen
med särskilt farliga egenskaper i produkter på avtalet.
Leverantören ska vara ansluten till El-kretsen eller motsvarande.
17
Hygien
Information om rengöring, desinfektion och i förekommande fall sterilisering ska vara på
svenska. I övrigt enligt angivna krav i Produktspecifika krav.
18
Dokumentation
Till anbudet ska bifogas bruksanvisning och produktblad och ska vara på svenska. Broschyrer
bör vara på svenska.
Bruksanvisningar ska vara på svenska och vara tydliga och lätta att förstå. Produktblad ska
vara på svenska alternativt ha internationellt standardiserade symboler. Textinformationen bör
vara rensad från ovidkommande språk.
19
Utbildning
Information/utbildning på svenska rörande produktens handhavande och skötsel
ska ske efter behov och vara kostnadsfri. Med produktinformation avses
beskrivning av produktens egenskaper, utformning och användningsområde.
20
Elektronisk handel
Bakgrund
Västra Götalandsregionen har tagit beslut om att all inköps och fakturahantering ska ske
elektroniskt. Västra Götalandsregionen har tecknat avtal med eBuilder omfattande leverans av
teknisk plattform, upprätta rutiner för inkoppling av leverantörer, koppla in leverantörer samt
svara för drift och övervakning.
Krav på anslutningen
Leverantören ska anslutas via två vägar mot Marknadsplatsen:
Handel via WEB-edi eller via Full-EDI - Dator till dator, Business to business (B2B).
för handel (beställningar, orderbekräftelse och fakturering)
Sida 6 av 10
Produktkatalog med e-tjänster för pris- och produktunderhåll
Standarder SFTI
Följande SFTI standarder används för närvarande
Avrop mot ramavtal ESAP 6.1, 6.3
Periodisk fakturering ESAP 9.1
Orderlös fakturering – ESAP 9.2
Enkelt handelsflöde med Sveorder (Enkel E-order) och Svefaktura 1.0
Fulltextfaktura 2.0
GLN
För att registrera ditt företag som leverantör till Västra Götalandsregionen krävs att du har ett
GLN (lokaliseringsnummer). GLN används för handel i elektroniska flöden för att identifiera
leverans- och fakturaadresser för både kunder och leverantörer. För ytterligare information
om leverantörsanslutning gå till hemsida:
http://www.vgregion.se/sv/Vastra-Gotalandsregionen/startsida/Om-VastraGotalandsregionen/Regionorganisationen/Regionkansliet/Ekonomi/Projekt-Elektroniskhandel-i-Vastra-Gotalandsregionen/Information-till-leverantorer/
Bilder till produktkatalogen
Leverantören ska lägga in bilder i produktkatalogen på avtalat
sortiment.
Se även bilaga allmänna villkor E-handel
21
Hävning/uppsägning av avtalet
Part har rätt att häva avtalet om
den andra parten åsidosätter villkor som är av väsentlig betydelse för
motparten, eller
den andra parten vid upprepade tillfällen bryter mot avtalet, även om
avtalsbrotten var för sig inte är av väsentlig betydelse.
Utöver vad som anges ovan har Regionen har rätt att häva avtalet om:
Leverantören är i dröjsmål med betalning av skatter eller avgifter till
staten, eller till kommun, försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar,
träder i likvidation eller på annat sätt kan antas vara på obestånd.
en domstol eller annan myndighet i en dom eller ett beslut konstaterar att
Leverantören inte följt diskrimineringslagen (2008:567)
Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet
Leverantören på något annat sätt förfar på ett sådant sätt att det, ur
allmänhetens synvinkel, skulle vara stötande för Regionen att fullfölja
avtalet.
Om Regionen häver avtalet enligt denna punkt är motparten skyldig att ersätta de
direkta skador Regionen lider till följd av hävningen.
Om avtalet hävs ska följande rutin följas:
Part ska underrätta motparten skriftligt (kan utgöras av e-post) om
missförhållandet varefter motparten har 30 dagar på sig för att åtgärda
Sida 7 av 10
missförhållandet. Om missförhållandet inte är åtgärdat inom denna tid kan part
häva avtalet med omedelbar verkan.
Hävningen ska göras skriftligt.
22
Garantiåtagande
Leverantören lämnar garanti för levererade produkter enligt bilagd
kravspecifikation och prislista.
Fel på produkten som beror på bristfällighet i konstruktion, material och
tillverkning eller som består i att produkten inte i övrigt uppfyller avtalade
egenskaper skall avhjälpas av Leverantören på dennes bekostnad.
23
Logistikpåverkande krav
Beställningsnummer ska anges vid all korrespondens. Följesedeln ska, per
levererad produkt, innehålla information som möjliggör en direkt koppling
mellan följesedeln och produkten. Detta för att en korrekt leveranskontroll ska
kunna göras.
Hållbarhet/Sterilitet för respektive produkter ska tydligt anges och det får vid
leveranstillfället inte understiga 4/5 delar av återstående livslängd.
Förpackningar ska vara märkta med produktnamn, artikelnummer samt i
förekommande fall batchnummer, datum och hållbarhet. Detta omfattar såväl
produktförpackning som avdelnings- och transportförpackning. Förpackningar
ska vara pallanpassade och vara god av god kvalitet. Förpackningar för manuell
hantering bör inte överstiga 12 kg.
På avdelnings- och transportförpackning ska dessutom antal enheter per
förpackning tydligt framgå. De olika förpackningarna ska vara anpassade till
respektive användningsområde, framför allt vad det gäller sterila produkter.
Eventuellt pall-lastat gods får inte överstiga 1,9 m från golvnivå. Om vikten per
enskilt kolli överstiger 10 kg bör maxhöjden vara 1,5 meter. Överhäng på pall
accepteras inte. Godset ska vara förankrat på ett säkert sätt. Pallöverföringen ska
användas. Om blandat gods förekommer på samma pall ska det framgå av
märkningen på pallen och av följesedeln.
Pallarna bör vara plastade med återvinningsbar plast.
Leverans av sterila och osterila produkter får inte packas i samma
ytteremballage. Sterilt gods som anländer till mottagaren i trasigt ytteremballage
kommer att returneras på Leverantörens bekostnad.
Lagringsbeständighet och hållbarhet ska överstiga ett år om inte annat anges.
Sida 8 av 10
Min- och maxtemperatur för produkten under transport och lagring ska anges
om särskilda hänsyn behöver tas.
Samtliga eventuellt flytande produkter ska vara homogena och får inte skikta sig
vid lagringsförhållanden enligt ovan.
Vid retur av vara från depå till leverantör, äger leverantören inte rätt att ta ut
returavgift.
24
Statistik
Leverantören skall efter varje tolvmånadersperiod kunna leverera statistik i
digitalt format avseende levererade mängder, omsättning, priser och mottagande
enheter.
25
Tystnadsplikt
Leverantören har tystnadsplikt gällande patient- och personuppgifter som
Leverantören kan få tillgång till vid fullgörandet av avtalet.
Leverantören ska göra sina medarbetare uppmärksamma på denna tystnadsplikt.
Tystnadsplikten gäller även efter leverans av varor/tjänster har slutförts och
avtalet upphört att gälla.
26
Intressekonflikt
Leverantören ska utan dröjsmål skriftligen anmäla till Regionen om det finns
någon omständighet som skulle kunna medföra att en intressekonflikt eller
liknande uppstår för Leverantören.
27
Immateriella rättigheter
Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara Regionen om krav riktas eller
talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av
användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig
vidare att ersätta Regionen för de skadestånd och ersättningar som denne genom
förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under
förutsättning att Leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får
föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning.
Om det fastställs att intrång har skett ska Leverantören på egen bekostnad
antingen:
Tillförsäkra Regionen rätt att fortsätta använda produkten.
Ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär
immaterialrättsligt intrång.
Ändra produkten så att immaterialrättsligt intrång inte föreligger.
Sida 9 av 10
28
Återta produkten och kreditera Regionen ett belopp som motsvarar
produktens värde med hänsyn till den tid produkten använts och
normal avskrivningstid.
Överlåtelse av avtal/ ägarskifte
Ingen part har rätt att överlåta detta avtal, rättigheter eller skyldigheter enligt
avtalet till annan utan den andra partens skriftliga godkännande.
29
Uppföljningsmöten
Leverantör och representant från Regionen bör gemensamt mötas under
avtalsperioden för att stämma av hur respektive part förhåller sig till upprättade
villkor.
30
Utnyttjande av Västra Götalandsregionen i marknadsföringssyfte
Leverantören har inte rätt att använda Regionens namn i marknadsföringssammanhang utan att i förväg ha inhämtat skriftligt medgivande till detta från
Regionen. Denna bestämmelse gäller även när avtalet i övrigt upphört att gälla.
31
Befrielsegrunder (force majeure)
Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt
detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet (”Befrielsegrund”),
som ligger utanför Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart
hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund
ska anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av
motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller
upplopp. Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses
som befrielsegrund om Part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt.
För att få befrielse enligt ovan ska Part utan dröjsmål skriftligen meddela den
andra Parten härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid
befrielsegrundens upphörande. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra
omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de
förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske. Då befrielsegrund har
varat i trettio (30) dagar äger den Part, som inte har åberopat befrielsegrunden, rätt
att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav.
32
Tvist
Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden, ska prövas och slutgiltigt avgöras svensk allmän
domstol, inom Västra Götaland, där Regionen svarar i tvistemål, med tillämpning
Sida 10 av 10
av svensk rätt. Denna bestämmelse gäller även när avtalet i övrigt upphört att
gälla.
33
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig
gemensam handling undertecknad av behörig företrädare för både Regionen och
Leverantör.
34
Omförhandling
Om det under avtalstiden skulle inträffa väsentliga förändringar i förutsättningarna för ingånget avtal äger endera parten rätt påyrka omförhandling.
Sådan väsentlig förändring kan vara lagenliga förändringar av befintlig
verksamhet.
Omförhandling skall skriftligen begäras hos motparten så snart orsak föreligger.
35
Avtalshandlingar
I avtalet ingår följande handlingar:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal
2. Avtal inklusive bilagor
3. Förfrågningsunderlag med bilagor
Avtalshandlingarna ska i första hand tolkas så att de överensstämmer med
varandra. Om det trots sådan tolkning finns villkor i avtalshandlingarna som
strider mot varandra gäller de i ovan angiven rangordning.
36
Avtalstecknare
Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav
parterna tagit var sitt original.
Västra Götalands läns landsting
Ange Avtalspart
Ange Ort, ÅÅÅÅ-MM-DD
Ange Ort, ÅÅÅÅ-MM-DD
Ingela Hermansson
Inköpare
Förnamn Efternamn
Titel
