MANDALAY RESOURCES CORPORATION (”Bolaget” eller

MANDALAY RESOURCES CORPORATION
(”Bolaget” eller ”Mandalay”)
VISSELBLÅSARPOLICY
SYFTE
Mandalays visselblåsarpolicy (”Policyn”) styr den process genom vilken bolagets anställda,
leverantörer, kunder och samhällsmedborgare eller myndigheter i alla jurisdiktioner där vi bedriver
verksamhet eller projekt anonymt och konfidentiellt kan rapportera alla potentiella överträdelser
eller problem som strider mot bolagets riktlinjer eller lokala lagar eller föreskrifter. Policyn
beskriver den process som kommer att följas av bolaget när sådana rapporter utvärderas och
undersöks. Dessutom fastställer denna policy en mekanism för att stödja och främja bolagets
värderingar genom att uppmuntra våra tjänstemän, anställda och chefer att tala med sina
överordnade, chefer eller annan lämplig personal om eventuella problem de kan ha med olagligt
eller oetiskt beteende eller lämplig reaktion på sådant beteende.
PRINCIPER
Mandalay är fast beslutet att upprätthålla högsta standard för affärsbeteende och etik, vilket styrs
av bolagets etik- och uppförandekod samt policy för offentliggöranden, sekretess och
insiderhandel. Det är vår policy att följa och kräva att våra anställda följer alla tillämpliga juridiska
och regulatoriska krav som rör bolagets rapportering och information, kontroller och procedurer
avseende redovisning och revision, värdepappersregler, interna redovisningskontroller och frågor
som potentiellt involverar bedrägeri mot bolaget.
De interna kontrollerna och procedurerna på Mandalay är avsedda att förhindra, avskräcka och
vidta åtgärder mot eventuell överträdelse av tillämpliga lagar och föreskrifter. Dock kan inte ens
de bästa kontrollsystem och procedurer ge ett absolut skydd mot sådana överträdelser. Mandalay
har ett ansvar att undersöka och, om så krävs, rapportera överträdelser till berörda myndigheter.
Exempel på problem som kan utgöra grund för en rapport enligt denna visselblåsarpolicy är t.ex:
a) överträdelse av någon tillämplig lag, regel eller bestämmelse som rör bolagsrapporter och
offentliggöranden,
b) bedrägeri eller avsiktliga fel vid framtagande, utvärdering, granskning eller revision av
någon ekonomisk rapport från bolaget,
c) bedrägeri eller avsiktligt fel i bolagets redovisning och bokföring,
d) brister eller bristande efterlevnad av bolagets interna riktlinjer och kontroller, inklusive
bolagets etik- och uppförandekod samt policy för offentliggöranden, sekretess och
insiderhandel,
e) lämnande av felaktiga uppgifter eller ett falskt påstående av eller till en styrelseledamot,
tjänsteman eller anställd i bolaget rörande en fråga som ingår i bolagets ekonomiska
Gäller från och med december 2015
Sida 2
redovisning, rapporter eller revisionsrapporter, samt
f) avvikelse från fullständig och rättvisande rapportering av bolagets konsoliderade
ekonomiska status.
Bolagets anställda har också möjlighet att lösa personalproblem lokalt med hjälp av
problemlösningsprocessen för anställda.
RAPPORTERING AV PÅSTÅDDA ÖVERTRÄDELSER ELLER PROBLEM
Mandalay har anlitat WhistleBlower Security, ett oberoende tjänsteföretag, för att de ska ta emot
anonyma och konfidentiella rapporter. Detta system ger Mandalay möjlighet att konfidentiellt och
diskret föra en dialog med den person som lämnat in en rapport. En visselblåsarrapport kan lämnas
in på följande sätt:
a) Webben: Besök www.integritycounts.ca, klicka på ”File a Report” (lämna in en rapport)
och följ de stegvisa anvisningarna om hur lämpliga fält som visas på skärmen ska fyllas i.
b) Direktlinje: Ring direktlinjen för önskat land och följ visselblåsarrådgivarens
röstanvisningar. Var så specifik som möjligt. Du har möjlighet att röja din identitet eller
inte.
a. Australien: 0011 800 2002 0033
b. Sverige: 001 800 2002 0033
c. Chile: 123 0020 3914
d. Nordamerika: 1 866 921 6714
c) E-postadress:
Skicka
e-post
direkt
till
WhistleBlower
[email protected] från ditt företags e-postadress.
Security
på
d) Post: Skicka information till WhistleBlower Security | ATTN: Mandalay Resources
Corporation | PO Box 91880 | West Vancouver, BC, Kanada, V7V 4S4.
Sekretess
Alla rapporter som görs via WhistleBlower Securitys system kommer att hanteras med yttersta
sekretess i största möjliga utsträckning, i överensstämmelse med behovet av att genomföra en
lämplig utredning. Endast personer som är direkt inblandade i att undersöka eller reagera på en
rapport kommer att ha tillgång till information om rapporten.
Respons på en visselblåsarrapport
Avdelningen för intressentrelationer och företagsärenden kommer att bekräfta mottagandet av en
visselblåsarrapport, även om vi generellt inte har för avsikt att informera den person som lämnat
in rapporten om granskningens eller lösningens status. Alla rapporter kommer att hanteras
skyndsamt och vi kommer att vidta korrigerande åtgärd om så behövs.
Chefen för intressentrelationer och företagsärenden kommer att granska rapporter om påstådda
överträdelser tillsammans med bolagets ledningsgrupp och ordföranden för revisionskommittén
Gäller från och med december 2015
Sida 3
för att bestämma nästa steg i utredningen och reaktionen på rapporten. Hela styrelsen för Mandalay
kommer att få en kvartalssammanfattning av rapporter som lämnats in via WhistleBlower
Securitys system. Ordföranden för revisionskommittén har det yttersta ansvaret för utredning och
respons på rapporter som lämnats in via WhistleBlower Securitys system.
Skydd för de anställda
Bolaget kommer inte att avskeda, degradera, suspendera, hota, trakassera eller på något sätt
diskriminera en anställd som i god tro rapporterat ett klagomål på det sätt som anges i denna
procedur. I enlighet med bolagets policy mot trakasserier och diskriminering kommer Mandalay
inte heller att tolerera några trakasserier, mobbning eller informellt tryck på någon anställd,
inklusive till följd av att den anställde rapporterat ett klagomål enligt denna procedur. Sådant
uppförande kommer att bli föremål för allvarlig disciplinär åtgärd, upp till och inklusive
uppsägning. Bolaget kommer att vidta rimliga åtgärder för att skydda varje anställd som lämnar in
en visselblåsarrapport i god tro.
Falska och skadliga anklagelser
Bolaget kommer att ta alla rapporter som görs till WhistleBlower Security på allvar. Systemet ska
endast användas för att rapportera beteende som man verkligen tror involverar beteende som
strider mot Mandalays riktlinjer för affärsbeteende och etik.
Gäller från och med december 2015