1 Uppdraget

Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2013-06-03
VLL 1471-2012
T3 KRAV PÅ TJÄNST
Kostförsörjning till patienter och personal
Norrlands universitetssjukhus i Umeå
Detta dokument ska besvaras av leverantören
Sätt kryss
i den ruta som avser ert svar, ett svar per fråga.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Sida
1
UPPDRAGET .............................................................................................................................................. 1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2
ORGANISATION FÖR UPPDRAGET..................................................................................................... 3
2.1
2.2
2.3
2.4
3
FÖRUTSÄTTNINGAR ............................................................................................................................. 1
KOSTKONCEPT ..................................................................................................................................... 1
OMFATTNING ........................................................................................................................................ 1
PRIS ..................................................................................................................................................... 3
AVGRÄNSNINGAR ................................................................................................................................. 3
LEDNING AV UPPDRAGET ..................................................................................................................... 3
DRIFTORGANISATION ........................................................................................................................... 4
UTBILDNING OCH KOMPETENSUTVECKLING AV EGEN PERSONAL ....................................................... 4
UTBILDNING OCH KOMPETENSUTVECKLING AV SJUKHUSETS PERSONAL ........................................... 4
KRAV PÅ KOST ......................................................................................................................................... 4
3.1
3.2
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
MÅLSÄTTNING ...................................................................................................................................... 4
INNEHÅLL OCH NÄRINGSDEKLARATION ................................................................................................ 5
KONSERVERINGSMEDEL ...................................................................................................................... 6
PATIENTMÅLTIDER ............................................................................................................................... 6
GRUNDKOSTER .................................................................................................................................... 6
SPECIALKOSTER .................................................................................................................................. 7
KOST MED ANPASSAD KONSISTENS ..................................................................................................... 7
MENYER ............................................................................................................................................... 7
STORHELGSMAT................................................................................................................................... 8
KOST VID SÄRSKILDA BEHOV ............................................................................................................... 8
SPECIALKOSTER VID FORSKNINGSPROJEKT........................................................................................ 8
BARNKOST ........................................................................................................................................... 9
FÖRRÅDSVAROR .................................................................................................................................. 9
PERSONALRESTAURANGER ................................................................................................................. 9
4
BESTÄLLNINGSSYSTEM ...................................................................................................................... 10
5
LEVERANTÖRENS KVALITETSARBETE .......................................................................................... 11
6
LEVERANSSÄKERHET ......................................................................................................................... 12
7
INFORMATION OCH SAMVERKAN .................................................................................................... 13
8
STATISTIKRAPPORTER ....................................................................................................................... 14
9
MILJÖ OCH HÄLSA ................................................................................................................................ 15
1 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
9.9
9.10
9.11
9.12
9.13
9.14
10
Datum
Diarienr
2013-06-03
VLL 1471-2012
LANDSTINGETS MILJÖARBETE............................................................................................................ 15
EKOLOGISKA PRODUKTER ................................................................................................................. 15
EKOLOGISKT OCH SOCIALT/ETISKT MÄRKT KAFFE............................................................................. 16
LOKALPRODUCERADE LIVSMEDEL ..................................................................................................... 16
INFORMATION OM URSPRUNG ............................................................................................................ 16
ANTIBIOTIKA ....................................................................................................................................... 17
GENETISKT MODIFIERADE ORGANISMER (GMO) .............................................................................. 17
DJURSKYDD ....................................................................................................................................... 17
MILJÖSTYRNINGSRÅDETS FISKELISTA ............................................................................................... 17
KEMISKA PRODUKTER ........................................................................................................................ 18
FÖRPACKNINGAR ............................................................................................................................... 18
TRANSPORTER ................................................................................................................................... 18
AVFALL ............................................................................................................................................... 19
UPPFÖLJNING..................................................................................................................................... 19
LOKALER OCH UTRUSTNING ............................................................................................................. 20
10.1
10.2
10.3
HYRA AV LOKAL .................................................................................................................................. 20
BESITTNINGSSKYDD ........................................................................................................................... 20
UTRUSTNING OCH UTENSILIER .......................................................................................................... 20
BILAGOR:
T3-1
T3-2
T3-3
T3-4
T3-5
Volymer
Prisbilaga
Förrådsvaror/livsmedel
Hyreskontrakt
Förteckning utensilier, möbler mm,
2 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
1
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
UPPDRAGET
Uppdraget består av att svara för kostförsörjning till patienter vid Norrlands
universitetssjukhus i Umeå samt personalrestaurangen Kulinarium och Älvan vid
Landstingshuset. Antalet vårdplatser är 675 .
1.1
Förutsättningar
Vid Sjukhuset behandlas patienter från hela Norra sjukvårdsregionen vilket innebär
att de flesta medicinska specialiteterna finns vid sjukhuset. Då patientmaten är en
viktig del i den medicinska behandlingen är det av största vikt att den upplevs som
tilltalande, god och näringsrik. Detta ställer krav på både produktion, distribution,
servering och att den levererade maten som beställts till den enskilde patienten
överensstämmer med given ordination.
Maten som erbjuds ska ta hänsyn till olika åldersgrupper, mattraditioner och
kulturer som idag finns i regionen. Vårdtider kan variera från en dag till flera
månader.
1.2
Kostkoncept
Det kostkoncept som sjukhuset eftersträvar bygger på följande
huvudprinciper:
Leverantören ska erbjuda en flexibel lösning med hög tillgänglighet, vilket
innebär att måltider ska kunna serveras oberoende av tid på dygnet.
Huvuddelen av patientmåltiderna ska vara producerade enligt kallmatssystem
och bereds i befintligt produktionskök vid sjukhuset. Slutlig tillagning sker på
respektive vårdavdelning.
För vissa patientkategorier ska alternativa koncept kunna erbjudas.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
1.3
Omfattning
Produktionsvolym per år för patientkost utgår från volymen år 2012 med en volym
på cirka 320.000 portioner fördelat på 300.000 grundkoster och 20.000 Specialkost.
Volymen framgår i bilaga T3-1.
Volymen i personalrestaurangen ”Kulinarium” uppgår till 300 luncher per dag helgfri
mån-fredag och för Landstingshuset ”Älvan” uppgår volymen till cirka 75 luncher
per dag helgfri mån-fredag.
I denna upphandling ingår följande delar:
1 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012

Produktion av patientmåltider till Norrlands Universitetssjukhus i Umeå och
enheter inom Umeå centralort enligt givna förutsättningar i detta dokument med
bilagor.

Distribution av patientmåltider och förrådsvaror till enheter utanför sjukhuset.
Dessa uppgår till cirka 40 patientportioner per dag.
Personalmat till Landstingshuset sker även med bil, totalt cirka 75 portioner per
helgfri arbetsdag måndag – fredag.

Anskaffning av förråd/livsmedel till avdelningar inklusive sondnäring och
kosttillägg. Leverantören har möjlighet till avrop från landstingets avtal när det
gäller enterala produkter.

En kundservice ska finnas i anslutning till produktionsköket med bemanning
7 dagar i veckan och öppettider 07:30 – 18:00. Kundservice har ansvar för att
ta emot beställningar, plockar ihop förrådsvaror och patientmåltider till
avdelningarna. Vidare vara kontakt mot avdelningarna. Ansvara för innehåll i
patientmåltidslager på avdelningarna utifrån överenskommen volym och
hållbarhet.
Dagligen besöka avdelningarna för att se över behovet av patientmåltider.
Leverantören står för svinnet av patientmåltider. Avdelningar blir fakturerade
utifrån faktiskt förbrukat antal måltider. Produktion och servering av
personalmåltider till sjukhuset personalmatsal ”Kulinarium” samt till
Landstingshusets personalmatsal ”Älvan” enligt beskrivning i punkt 2.20.

I övrigt svara för cateringverksamhet i samband med arrangemangs- och
konferensservice, punkt 2.20.
Optioner

Leverantören svarar för påfyllning av förrådsvaror på avdelningar och tar fram
underlag för beställning av förrådsvaror.

Måltids- och serviceuppgifter på vårdavdelning
Leverantören ska tillhandahålla måltids- och servicetjänster som kan avropas
som en tilläggstjänst för Sjukhuset.
Utformning av tjänsten sker i samarbete mellan sjukhuset och leverantör.
Omfattning i tid och tidpunkt kan variera.
Exempel på arbetsuppgifter som leverantören ska kunna bistå med:
- Underlag för måltidsbeställning, beredning och servering direkt till
patient
- Diskhantering på vårdavdelning
- Livsmedelshantering vårdavdelning
- Hygienkontroll av mat och livsmedel ( HACCP)
2 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
1.4
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
Pris
Priser ska redovisas i prisbilaga, bilaga T3-02.

Pris på patientmåltider och delar av densamma.


Pris flerportionsförpackning, pris perportion
Pris förrådsvaror/livsmedel sker med ett procentuellt påslag på inköpspris
I bilaga T3-3 ska Leverantören ange priser för förrådsvaror. Upptagna
förrådsvaror/livsmedel i bilagan utgör cirka 80% av beräknad totalkostnad för
förrådsvaror/livsmedel under år 2012. Resterande produkter får kompletteras
vid avtalsskrivning.
Val av sortiment görs i samarbete med kostrådet utifrån verksamheternas
behov.
Nytt sortiment i form av mellanmålslådor bör utarbetas för mottagningspatienter
och anhöriga.
Priserna ska vara uppdelade på pris per förrådsvara/livsmedel och procentuellt
påslag för hanteringen. De i anbudet angivna priserna för
förrådsvaror/livsmedel ska vara fasta under 12 månader från start av avtalet
därefter justeras priserna var 3 månad. Frukt och grönt justeras priserna en
gång per månad. Dagspris gäller för frukt och grönt.
För att kontrollera priserna kommer Sjukhuset under avtalsperioden en
kontinuerlig jämförelse med motsvarande produktpris i landstingets
livsmedelsavtal att ske.

Pris optioner, redovisas som pris per timme.

Pris personalkost
Det aktuella priset på en lunchmåltid ska inkludera varmrätt, råkost,
smör, bröd, dryck och kaffe/thé.
Prisändringar på personalkost ska föregås av diskussion med Sjukhuset.

Pris – Catering och beställningar
Anbudsgivare har möjlighet att erbjuda kurs – och konferenscatering till
enheter inom sjukhuset. Redovisa ert utbud med prislista i ert anbud.
1.5
Avgränsningar
Sjukhuset svarar för transporter av patientmåltider och livsmedel/förrådsvaror inom
sjukhuset.
2
ORGANISATION FÖR UPPDRAGET
2.1
Ledning av uppdraget
Person/personer i chefsställning och deras ersättare som ska ansvara för
uppdragets utförande (inte arbetsledning) innehar dokumenterad kunskap och
3 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
erfarenhet i att leda storköksverksamhet samt kostförsörjning och
restaurangverksamhet inom offentlig eller privat verksamhet, gärna inom
sjukhus.
Anbudsgivaren ska redovisa vilken/vilka personer och kompetenser de avser ska
ansvara för uppdragets genomförande samt deras ersättare . Personerna ska
redovisas genom en Curriculum Vitae (CV) innehållande namn, anställningstid,
teoretisk kompetens, ställning i företaget, yrkeserfarenhet samt genomförda
uppdrag av motsvarande art.
2.2
Driftorganisation
I anbudet ska Anbudsgivaren presentera platsorganisationen/driftorganisationen,
beskriva dess uppbyggnad/struktur, kompetenser samt dess ledning.
För drift av uppdraget ska finnas en väl fungerande platsorganisation som byggs
upp av erforderliga kompetenser.
 Det ska med lokal placering vid sjukhuset finnas:
o en driftchef/platschef
o en kostekonom eller med motsvarande kompetens
o kockar med erfarenhet av specialkostproduktion
o hygienansvarig
2.3
Utbildning och kompetensutveckling av egen personal
Leverantören ansvarar och säkerställer att alla i uppdraget ingående egen personal
har erforderlig kompetens för utförande av tjänsterna inom uppdraget samt för
upptagna optioner. Beskriv utbildningsplan för kompetensutveckling av egen
personal.
2.4
Utbildning och kompetensutveckling av sjukhusets personal
Leverantören ska kontinuerligt utbilda samt fortlöpande informera personal på
Sjukhusets vårdavdelningar gällande handhavande av måltider samt utbilda
personal på beställningssystemet. Leverantören ska aktivt medverka i Sjukhusets
utbildning av Sjukhusets personal i livsmedelshygien och egenkontroll.
Obligatoriska krav enligt punkt 2 ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3
3.1
KRAV PÅ KOST
Målsättning
4 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
Maten ska vara en positiv upplevelse och kunna tillgodose patientens enskilda
behov av näring eftersom den ingår som en del av den medicinska behandlingen
och har en stor betydelse för tillfrisknandet. Detta ställer krav på råvaror av hög
kvalitet, professionell produktion och säker distribution. Det innebär även att den
mat som beställs och levereras till den enskilda patienten överensstämmer med
beställning.
Matens innehåll bör om inte annat anges i största möjliga mån följa
rekommendationer om mat och näring inom vård och omsorg, Näring för god vård
och omsorg Socialstyrelsen sept 2011, eller enligt sjukhusets rekommendationer.
Om nya rekommendationer utkommer under avtalsperioden ska dessa gälla efter
överenskommelse med Sjukhuset.
Målsättningen är också att så många som möjligt ska även kunna äta av
grundkosterna. Vid planering av maten ska även hänsyn tas till olika åldersgrupper
och mattraditioner och kunna anpassas efter olika patientgruppers behov.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.2
Innehåll och näringsdeklaration
Grund-, special, och fastställd önskekostmeny ska innehålls och näringsdeklareras.
Innehåll av allergener ska tydligt deklareras på förpackning.
Alla planerade koster ska vara näringsberäknade och denna ska finnas
lättillgängligt på förpackning.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.3
Jordnötter, nötter, mandel, sesamfrön samt sojaprotein.
Patientmaten ska vara fri från jordnötter, nötter, mandel eller sesamfrö med
undantag för vegankost och kaffe/fikabröd.
Patientmaten ska vara fri från sojaprotein, med undantag för vegetarisk- och vegan
kost . Sojaolja, sojalecitin och konsistensgivare får ingå i sjukhuskosten.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
5 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
3.4
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
Konserveringsmedel
Konserveringsmedel får användas men det ska finnas en restriktivitet i
användningen.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.5
Patientmåltider
För vuxna ska frukosten kunna ge 320-430 kcal. Varierade frukostalternativ ska
erbjudas. Komplett frukostalternativ ska finnas samt möjlighet att beställa enbart
gröt. Gluten- och laktosfria alternativ ska dagligen finnas att beställa.
Komplett frukost ska innehålla följande:
Grötar
Välling
Fil
Musli
Ägg 3-4 ggr/vecka
Ostpålägg
Köttpålägg
Juice
Mjukt bröd
Sylt
Energiinnehållet i lunch- och middagsrätterna bör variera och ska innehålla i snitt ca
450 kcal.
Beredning och tillagning ska ske med minsta möjliga näringsförlust.
Olika avdelningar ska kunna erbjudas anpassade menyer utifrån behov.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.6
Grundkoster
A-kost, SNR-kost, E-kost samt laktovegetariskt kost utgör grundkosterna. Rätterna
ska i snitt innehålla rek energifördelning per dag. Innehållet av vitaminer och
mineraler ska tillgodoses per vecka.
6 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
A- och E rätterna ska i snitt innehålla minst 20 E% protein.
SNR-rätterna ska i snitt innehålla minst 15 E% protein samt en större andel
grönsaker.
E-kosten ska innehålla samma mängd energi och protein och näring som A kosten
men på halva till två tredjedelar av volymen. Förrätt alt efterrätt ska ingå i E-kosten.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.7
Specialkoster
Följande specialkoster ska finnas med förbehåll för en utökning av antalet vid
förändring vid nya rön.
Glutenfri kost
Laktosfri kost
Komjölksproteinfri kost
Skonkost/fettreducerad (40g)
Proteinreducerad kost (40g)
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.8
Kost med anpassad konsistens
Alla koster ska kunna anpassas i annan konsistens. Nedanstående koster ska
finnas som ett grundutbud.
MIX , separat finfördelat och förpackad i komponenter
Flytande
Timbal
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.9
Menyer
Alla planerade koster ska presenteras med meny om minst 3 veckor. Alla menyer
ska planeras med variation och regelbundet kunna utvärderas och förändras. Stor
7 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
vikt ska läggas på variation av fisk, kött, färs, fågel och grönsaker. Menyerna bör
om möjligt anpassas efter säsong.
Rätt fri från griskött ska dagligen kunna erbjudas. Menyerna och rätterna ska
regelbundet utvärderas och kunna förändras.
Menyn bör på ett lättförståeligt sätt beskriva maträtternas innehåll och på ett
överskådligt sätt kunna presenteras för patienten.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.10
Storhelgsmat
Vid större helger ska menyn vara anpassad och följa lokala mattraditioner, vad
gäller helgen ifråga.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.11
Kost vid särskilda behov
Kosterna ska i största möjliga mån tillagas lokalt och från grunden enligt
livsmedelsverkets tolkning av ”mat lagad från grunden”.
Önskekost
Önskekost ska tillhandahållas i samband med särskilda behov hos patient.
En önskekostmeny med 15 rätter ska finnas att tillgå.
Individuellt anpassad kost
Individuell anpassad kost ska tillhandahållas vid tex specifika allergier, metabola
sjukdomar, biverkningar av medicinsk behandling, psykiska sjukdomar och för
patienter med nedsatt immunförsvar (neutropena). Beställaren är i dessa fall
ansvariga för sammansättningen av den anpassade kosten.
Ur patientsäkerhetssyfte ska beställaren kunna identifieras och den producerade
portionen signeras av ansvarig kock.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.12
Specialkoster vid forskningsprojekt
8 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
Utöver specialkoster som nämns i ” Mat och näring för sjuka” vilka rekommenderats
av ESS-gruppen ska möjligheter finnas att ”skräddarsydda” koster, utifrån den
forskning som bedrivs och ordinationer från läkare.
Dietisterna vid sjukhuset är i dessa fall ansvariga för sammansättningen av den
specifika kosten och produktionsköket för beredning och tillagning.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.13
Barnkost
För barn från ett år ska det finnas en särskilt anpassad matsedel där
komponenterna ska vara separerade i de olika rätterna.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.14
Förrådsvaror
Livsmedel bör i möjligaste mån levereras i mindre förpackningar.
Sondnäring ska finnas att beställas och levereras alla dagar under veckan.
Val av produktstorlekar och sortiment görs i samarbete med sjukhusets
representanter.
Enklare mellanmålspåse ska kunna levereras och utformas i samarbete med
sjukhuset.
Variationsrik sallad/råkost med inslag av bönor linser mm ska finnas att beställa
varje dag. Frukt och grönt bör följa säsongsvariationerna.
Märkning och hållbarhet
Bröd som varit fryst måste alltid märkas med FRYST
För mjölkprodukter ska hållbarheten vara minst 3 dagar från leveransdagen.
Beställaren äger rätt att returnera produkter/ alt få krediterat produkt om
hållbarheten är mindre än 3 dagar.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
3.15
Personalrestauranger
Sjukhuset ingår i ”nätverket” Hälsofrämjande sjukhus och antog hösten 2004 ett
folkhälsopolitiskt program som knyter an till de nationella hälsomålen vilka består av
åtgärder för medborgare, patienter och personal med inriktning på rätt sammansatt
9 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
kost samt att motverka till exempel tobak och övervikt. Personalrestaurangerna bör
erbjuda ekologiska och nyckelhålsmärkta alternativ (SNR kost för friska).
Det förutsättes att samtliga personalrestaurangen Kulinarium har öppet helgfria
måndagar – fredagar minst mellan kl 11.00 – 13.30. Öppethållandet vid
semesterperiod och storhelger regleras i separat överenskommelse.
Vid Landstingshusets personalmatsal förutsätts att personalrestaurangen har öppet
helgfria måndagar – fredagar mellan kl 09.30 – 14.30 eller enligt överenskommelse
med Sjukhuset.
Det förutsätts att maten är variationsrik, god och näringsriktig, liksom att den god
livsmedelshygien upprätthålls.
Det förutsätts att antagen leverantör även driver måltidsservice för personalen
genom så kallade "verksamhetsnära former". Detta för att ge service till
personalkategorier som av olika anledningar inte kan lämna sina arbetsplatser för
att inta måltider.
Anbudsgivare har möjlighet att svara för representations- och konferensservice.
Servicen kan bestå av till exempel bredda bullar/smörgåsar, lätt lunch, kaffe/te och
kakor samt transport till angiven lokal inom respektive sjukhus.
Specialkost till exempel glutenfri kost ska erbjudas dagligen.
Sjukhuset lämnar möjligheter för antagen leverantör att själv bestämma sortiment
och pris i personalrestaurangerna samt utvidgat öppethållande, och där utveckla
produkter och service efter marknadens behov.
Prisjustering ska alltid meddelas i god tid till Sjukhusets kontaktperson.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
4
BESTÄLLNINGSSYSTEM
Leverantören ska vid driftstart tillhandahålla ett webbaserat beställningssystem för
måltider och förrådsvaror/livsmedel utan särskild ersättning. Följande funktioner ska
ingå;

Samtliga koster ska innehålls- och näringsdeklareras utifrån energi-,
energigivande näringsämnen, vitaminer och mineraler samt finnas tillgängligt på
webbsidan.

Sjukhuset ska kunna via beställningssystemet få tillgång till
statistikuppgifter.

Levererade varor ska överensstämma med följesedel för leveransen.
10 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012

Priser ska framgå i beställning.

Ett manuellt beställningssystem ska finnas som reservsystem.
Målsättningen under avtalstiden är att den enskilda patienten själv får beställa sin
måltid med kort framförhållning.
Redovisa funktion och framtida utveckling av ert beställningssystem.
Exempelvis att patienten själv kan beställa sin måltid via en Smartphone eller
läsplatta där menyer med bilder på rätter finns inlagda.
Finns andra lösningar som kan förenkla och förbättra rutin för beställning samt att
patienten får bättre möjlighet att välja måltid utifrån egna preferenser.
Antagen Anbudsgivare ska, innan systemet installeras informera och begära
tillstånd för installationen/anslutningen hos Sjukhuset.
Sjukhuset äger all data som skapats som denne lagrat eller blivit skapad genom att
använda beställningssystemet.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
5
LEVERANTÖRENS KVALITETSARBETE
Under T2 Krav på leverantör finns beskrivning av företagets kvalitetsarbete.
Beskriv er kvalitetssäkringsprocess av uppdraget enligt följande nedanstående
punkter:
Kvalitetsplanering: Hur Anbudsgivaren kommer att styra och säkerställa de
åtaganden på ställda krav i denna upphandling.
Kvalitetsgranskningar.
En förutsättning för en blivande Leverantör är att aktivt verka för ett dokumenterat
kvalitetsarbete som omfattar upplevd mat-, service- som teknisk kvalitet vilken
bedrivs kontinuerligt av Leverantören i samarbete med Sjukhuset.

Kundnöjdhetsenkäter riktade till patienter och personal, utformas i samråd
med sjukhuset och ska genomföras 1 -2 gånger per år efter överenskommelse
mellan parterna. Om svarsfrekvensen vid mätning av kundnöjdhet är minst 50%
och andelen nöjda kunder (patienter) vid mätning är 75% eller högre anses
resultatet tillfredsställande.
11 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012

Bearbetning och sammanställning skall bekostas av Leverantören

Redovisa era metoder för kvalitetsgranskningar och frekvens samt hur dessa
kommer att rapporteras.

Redovisa och beskriv ert avvikelsesystem samt hur redovisning sker mot
sjukhuset.
Vid avtalstecknande får parterna i detalj träffa överenskommelse omkring
kvalitetsuppföljning
Förbättringsarbete.
Hur leverantören kommer att arbeta med uppkomna avvikelser, analyser och
korrigerande och förebyggande åtgärder.
Leverantörens kvalitetsarbete förväntas bedrivas som ett naturligt inslag i den
dagliga verksamheten med ständiga förbättringar och patienten – vården –
kunden i fokus.
Utveckling
Leverantören beskriver sin utveckling av föreslaget kostsystem.
Utvecklingsområden kan vara beställnings-, förpackning- , produktionsoch serveringsystem samt måltidernas sammansättning och näringsinnehåll utifrån
nya forskningsrön.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
6
LEVERANSSÄKERHET
Leveranssäkerheten för denna tjänst är uppdelad följande delar;
1. Transporter av mat och förrådsvaror
Leverantören ska i samråd med sjukhuset upprätta och presentera tidsschema
för leveranser och returer inför avtalsstart. Leverantören ska verka för att
eventuella felleveranser är så få som möjligt. Leverans av beställda måltider
med tillbehör samt returer ska ske enligt överenskommet tidsschema.
Leverans ska anses vara försenad om leveransen sker 15 minuter efter avtalad
leveranstid såvida inte orsak till förseningen ligger utanför leverantörens
kontroll.
12 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
Med leverans avses leverans av patientmåltider samt livsmedel/förrådsvaror till
avhämtningsplats.
2. För måltider inklusive sondnäring
För måltider inklusive sondnäring exkl specialkoster gäller att
leveranssäkerheten ska vara minst 97% för en period på 90 dagar.
3. För specialkoster enligt Krav på tjänst T3 p 3.7
För specialkoster enligt T3 Krav på tjänst p 3.7 ska leveranssäkerheten vara
100%.
4. Förrådsvaror
För förrådsvaror ska leveranssäkerheten vara minst 98%.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
7
INFORMATION OCH SAMVERKAN
En väl fungerande kostförsörjning förutsätter bland annat en väl utvecklad och
bra organiserad kontaktorganisation mellan Leverantören och Sjukhuset.
Leverantören ska tillsammans Sjukhuset verka för en kontinuerlig utveckling av
samarbetet och tjänstens innehåll.
För att säkerställa kvaliteten i hela leveranskedjan avseende måltider och
övriga livsmedel har parterna överenskommit om att etablera en organisation
för avtals- och kvalitetsfrågor.
Utifrån ovanstående etableras två funktioner med nedanstående innehåll;
1. Avtalsråd Kost (AK), möte vid behov dock minst två gånger per år.
Avtalsrådet ansvarar för affärsmässiga-, övergripande strategiska och
utvecklingsfrågor för detta avtal. Representanter i Avtalsrådet utses av
respektive part. Respektive part i avtalsrådet utser representanter i
kostrådet.
Sjukhuset är sammankallande och ordförande för avtalsrådet.
2. Kostråd, möte minst åtta gånger per år.
 Kostrådet ska behandla frågor som direkt berör kost till patienter och
personal.

Följa upp matens kvalitet, utifrån energi och näringsinnehåll och
patienternas bedömning genom enkäter.

Kartläggning av utbildningsbehov i kostfrågor
13 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012

Fastställa produktsortiment och förpackningsstorlekar för
förrådsvaror/livsmedel

Redovisa avvikelser och leveranssäkerhet

Vid oenighet i kostrådet och/eller affärsmässiga, strategiska- och
utvecklingsfrågor omkring någon fråga lyfts frågan till avtalsråd.

Leverantören ska informera sjukhuset om organisatoriska eller
personella förändringar i organisationen

Dietist och kostombudsträffar; möte 3 - 4 gånger per år.
Vid träffarna informeras om rutiner/förändringar och dagliga driftfrågor.
Syftet är att utveckla samarbetet med kostombud och dietister som ska
ha insyn i och möjlighet till att påverka kostens innehåll och
sammansättning främst avseende specialkoster. Uppföljning av hygien
och egenkontrollprogram
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
8
STATISTIKRAPPORTER
Leverantören ska kostnadsfritt tillhandahålla Sjukhuset statistik över utförda tjänster
och kostnader en gång per månad och år eller enligt Sjukhusets anvisningar.
Ange även om Sjukhusets kontaktperson kan erhålla access till ert
beställningssystem för uttag av statistik. Redovisa även om ert system hanterar
någon form av avvikelsehantering. Beskriv hur ni tar fram statistik och avvikelser.
Följande uppgifter ska redovisas för sjukhuset per månad och per år, totalt
och per beställningsenhet.





Kostnader och antal beställda och levererade patientmåltider fördelade på
samtliga koster.
Kostnader för beställda och levererade förrådsvaror/livsmedel.
Kostnader och volym för ekologiskt producerade produkter
Kostnad och volym för socialt/etiska produkter
Kostnad och volym för lokalproducerade produkter.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
14 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
9
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
MILJÖ OCH HÄLSA
Förutom sjukhuset miljökrav nedan kommer även miljökrav att utvärderas. I bilaga
T1-2 framgår utvärderingskriterier för miljö utifrån anbudsgivarens miljöarbete,
klimatarbete och krav på djurskydd.
9.1
Landstingets miljöarbete
Miljöfrågorna har stor betydelse för landstingets arbete och för helhetssynen på
sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Landstinget strävar efter att minska
sin miljöpåverkan genom att arbeta efter sitt miljöpolitiska program 2012-2020.
Även entreprenör/leverantör ska medverka till måluppfyllelse av det miljöpolitiska
programmet. Hela det miljöpolitiska programmet finns att hämta på www.vll.se/miljo.
Revideringar av målen görs vid varje mandatperiod. Vid starten av detta uppdrag
kommer nya detaljerade mål att vara fastställda. Nedan följer utvalda delar ur det
miljöpolitiska programmet som berör detta uppdrag.
 De certifierat ekologiska livsmedel som konsumeras inom landstinget ska öka.
 Andelen socialt och etiskt märkta livsmedel ska innan utgången av 2014
utgöra 25 procent per utvald produkt av den totala inköpskostnaden. De
utvalda produkterna är i dag kaffe, te och banan.
 Livsmedel ska upphandlas lokalt och klimatsmart utifrån det utbud som finns
tillgängligt.
 Den totala mängden avfall som uppkommer inom landstinget ska minska.
Landstinget ska öka andelen avfall till återvinning. Detta innebär bl a att fler
avfallsfraktioner ska sorteras ut, däribland matavfall.
Landstingets miljöarbete är strukturerat utifrån ett miljöledningssystem. Samtliga
verksamheter inom Sjukhusets lokaler, även hyresgäster och entreprenörer, ska
följa rutinerna i miljöledningssystemet se ”Ansvar för hyresgäster och
entreprenörer” i miljöledningssystemet. Miljöledningssystemet finns under
www.vll.se/miljo
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
LIVSMEDEL
9.2
Ekologiska produkter
Vid uppstarten ska minst 25 % av inköpskostnaden av livsmedel vara certifierat
ekologiska produkter. Utbudet av införda ekologiska rätter och livsmedelsprodukter
bör successivt öka under avtalsperioden och följa satta mål i det miljöpolitiska
programmet. Utifrån gemensamt beslut Sjukhuset och Anbudsgivare kan alternativ
till ekologisk produkt tas bort som beställningsalternativ.
Redovisa i anbudet hur ni uppnår målet på 25% ekologiska produkter 2014.
15 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
Förslag på produkter och priser tas upp i dialog med sjukhuset före genomförande
Med ”certifierat ekologiska produkter” avses sådana produkter som uppfyller
kriterierna enligt förordningen ”EEG 834/2007 om ekologisk produktion och
märkning av ekologiska produkter.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
9.3
Ekologiskt och socialt/etiskt märkt kaffe
Produkter som ingår i det offererade sortimentet av kaffe ska uppfylla ett av IFOAM
certifierat program, vara kontrollerat av ett kontrollorgan inom EU:s kontroll enligt
förordning 834/2007/EG om ekologisk produktion samt uppfylla produktionsregler
enligt de åtta kärnkonventioner som identifierats av ILO, International Labour
Organisation.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
9.4
Lokalproducerade livsmedel
Med lokalproducerade produkter avses mat där såväl produktion, förädling och
distribution sker inom de fyra nordligaste länen. Leverantören förutsätts i åtagandet
använda lokalproducerade produkter, när så är möjligt, för att kunna minska
transportarbetet.
Förslag på produkter och priser tas upp i dialog med sjukhuset före genomförande.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
9.5
Information om ursprung
För produkter som är tillverkade av köttråvara ska skriftlig information kunna lämnas
vid förfrågan om i vilket land djuret är fött, uppfött, slaktat och förädlat.
För produkter av mjölk och ägg ska skriftlig information kunna lämnas vid förfrågan
om vilket ursprung produkterna har.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
16 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
Kommentar:
9.6
Antibiotika
Antibiotika ska endast användas efter ordination av veterinär och när det är
veterinärmedicinskt motiverat.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
9.7
Genetiskt modifierade organismer (GMO)
Leverantören ska ha rutiner för att kontrollera att de produkter som används är
korrekt märkta om de innehåller, består av eller har framställt av genetiskt
modifierade organismer i enlighet med vad som föreskrivs i förordning
1830/2003/EG (jfr 1829/2003/EG).
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
9.8
Djurskydd
Ange vilken hänsyn som tas gällande djurskydd vid upphandling av livsmedel.
Miljöstyrningsrådets (MSR) baskriterier för livsmedelsupphandling ligger som grund
för bedömning.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
9.9
Miljöstyrningsrådets fiskelista
Leverantörens ska följa MSR:s fiskelista och enbart offerera fiskarter som är
markerade som ”Bra”.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
17 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
MILJÖKRAV ÖVRIGA PRODUKTER
9.10
Kemiska produkter
Landstinget ska enligt det miljöpolitiska programmet minimera användningen av
hälso- och miljöskadliga kemiska produkter. Kemiska produkter ska uppfylla
landstingets kriterier. I landstingets senaste upphandling har MSR:s kriterier för
kemisk-tekniska produkter använts. Det finns möjlighet att via Sjukhusets
Materialcenter beställa ovanstående produkter.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
9.11
Förpackningar
Förpackningar ska vara enhetliga och materialsnåla samt generera så lite avfall
som möjligt. Det beaktas särskilt om förpackningen kan återanvändas eller
återvinnas. Vid återvinning ska materialåtervinning prioriteras före
energiåtervinning. Avgörande vid val av material bör vara den totala
miljöbelastningen under förpackningens livscykel.
De produkter som leverantören använder för förvaring, servering och leverans av
färdiglagad mat ska uppfylla bestämmelserna i ”förpackningsdirektivet” (direktiv
1994/62/EG med senaste ändring) samt livsmedelsverkets föreskrifter LIVSFS
2003:2 med senaste ändring.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
9.12
Transporter
Landstinget har en ambition att Västerbotten ska ta täten bland landstingen för att
uppnå en klimatneutral och hållbar verksamhet. Landstinget arbetar därför aktivt
med att minska sin klimatpåverkan. Leverantören bör beskriva sitt klimatarbete med
fokus på transporter av livsmedel.
Fordon med en totalvikt över 3,5 ton som används för utförandet av uppdraget ska
som lägst uppfylla utsläppskraven motsvarande Euro III. Vid anskaffning av fordon
som under avtalstiden kommer att användas i uppdraget ska dessa fordon lägst
uppfylla kraven för Euro V.
Fordon med en totalvikt på max 3,5 ton som används för utförande av uppdraget
ska som lägst uppfylla utsläppskraven motsvarande Euro 4. Fordon med dieseldrift
18 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
ska uppfylla utsläppskraven för Miljöklass 2005PM eller högre. Vid anskaffning av
fordon under avtalstiden ska varje fordon som används för uppdraget minst uppfylla
kraven för Euro 5.
9.13
Avfall
Enligt det miljöpolitiska programmet ska den totala mängden avfall minska och
andelen avfall som sorteras till återvinning öka. Leverantören ska, i ett nära
samarbete med Sjukhuset, skapa förutsättningar för att uppnå de miljöpolitiska
målen genom följande aktiviteter:
1.
Utsortering av biologiskt matavfall för återvinning
2.
Minska matsvinn genom att hantering av mat optimeras
3.
Successivt minska mängden plastmaterial i förpackningar som
används för matleveranser till avdelningar och omhänderta
plastmaterialet till återvinning
4.
Avemballera transportkartonger och återvinna emballage, när så är
möjligt, för att minska flödet av förpackningsavfall inom sjukhuset
Uppföljning av aktiviteterna sker vid Avtalsråd och Kostråd under avtalsperioden.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
9.14
Uppföljning
Leverantören ska årligen, om Sjukhuset så begär, rapportera avfallsmängder,
kemikalieförbrukning, genomförda miljöförbättrande åtgärder o dyl. Landstinget har
särskilda blanketter framtagna för ändamålet. Miljörapportering ska ske senast 31
januari efterföljande år.
Inträffade avvikelser när det gäller den yttre miljön ska snarast rapporteras till
Sjukhusets miljöhandläggare. Vid tillsyn avseende yttre miljö- eller
hälsoskyddsfrågor enligt miljöbalken ska kopia av tillsynsprotokoll eller annan
myndighetsskrivelse snarast skickas till Sjukhusets miljöhandläggare.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
19 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
10
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
LOKALER OCH UTRUSTNING
10.1
Hyra av lokal
I bilaga T3-4 finns förslag till hyreskontrakt inklusive ritning för produktionskök
(Avtal C1), personalrestaurang Kulinarium (Avtal C2) samt mottagningskök vid
personalrestaurang Älvan Landstingshuset (Avtal C3).
10.2
Besittningsskydd
Leverantören ska vid Avtalets ingående till hyresnämnden göra
besittningsskyddsavstående avseende Sjukhuset lokaler som omfattas av detta
avtal. Sådant avstående ska godkännas av hyresnämnden innan entreprenaden
påbörjas.
Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls.
Ja
Nej
Kommentar:
10.3
Utrustning och utensilier
Utrustning
Definition av begreppet utrustning är följande; Kostnaden ska överstiga ett
prisbasbelopp och livslängden ska vara minst 3 år samt definieras som utrustning
enligt Sjukhusets regelverk för investeringar.
Sjukhuset anskaffar, äger och underhåller all utrustning inom detta avtal.
I bilagor till hyresavtal T3:4:1-3 bilaga 7 framgår typ och antal för den utrustning
som avses.
Vid uppkomna utbytesbehov eller nyanskaffning av utrustning ska Leverantören
kontakta Avtalsrådet vid Sjukhuset för slutlig bedömning. Anskaffning av utrustning
svarar Sjukhuset för.
Vid behov av service eller reparation ska Leverantören kontakta Fastighets
kundservice vid Sjukhuset. Kostnaden för service och reparationer svarar Sjukhuset
för.
Det åligger leverantören att vårda och handha utrustningarna på ett sådant sätt att
onormal förslitning inte uppstår under avtalsperioden.
För leverantörsspecifik utrustning exempelvis förpackningsmmaskiner som är
kopplat till ett visst kostsystem äger leverantören utrustningen och ansvara för
service för densamma.
Utensilier, övrig utrustning möbler samt förbrukningsmaterial
Vid avtalsperiodens start förvärvar den blivande Leverantören befintliga utensilier,
övrig utrustning möbler samt förbrukningsmaterial för kök och restauranger till ett
pris av 300.000 kronor.
20 (23)
Krav på tjänst
Avdelning för upphandling
Datum
Diarienr
2012-06-03
VLL 1471-2012
Omfattning och volymer av utensilier, övrig utrustning möbler samt
förbrukningsmaterial för kök och restauranger framgår i bilaga T3:5.
Under avtalstiden ansvarar och bekostar antagen Leverantören nödvändigt
förbrukningsmaterial, möbler, övrig utrusning och utensilier för verksamheten. Även
sådana utensilier, övrig utrustning (utr av mindre värde) möbler (tas bort) samt
förbrukningsmaterial som inte är upptagna i bilaga T3:5 men som är nödvändiga för
att upprätthålla verksamheten..
Under avtalstiden ansvarar antagen Leverantör för att skick, status och antal, när
ska vara sådan att ställda krav i detta avtal kan upprätthållas.
Vid avtalets slut alternativt byte av leverantör finns möjlighet för
avgående/tillträdande leverantör/sjukhuset att träffa överenskommelse omkring
överlåtelse av utensilier, övrig utrustning möbler samt förbrukningsmaterial för kök
och restauranger.
21 (23)
Krav på tjänst