Samverkan och utveckling i
Svenska kyrkan
Gemensam IT-plattform
Gemensam telefoniplattform
Administrativa system
Bakgrund
Kyrka och stat gick skilda vägar och vi fick
nya gemensamma administrativa system
Kyrkobokföringssystem
Utjämningssystem
Gemensamt datanät
svenskakyrkan.se
E-post Ms Exchange
Avgiftssystem
H-bok
Organisationsregister
Statistikdatabas / budgetsimulering
Kyrkkontot
System kyrkoantikvarisk ersättning
Val-/mandatsystem
Kbok 2003
Utbildningsportal
Pensionssystem
Kollekt- o betalsystem
E-post i mobilen
Kyrkobyggnadsregister
Nilex helpdesksystem
Exchangebrygga till bokningssystem
Clearing av kyrkliga handlingar
Gemensamt intranät
Integration lokala ekonomisystem till
KOB
Nuläge
• Kyrkomötets framsynthet föder
möjligheter och förlöser processer
• Stiften driver på för fortsatt administrativ
samverkan och gemensamma lösningar
Riktat församlingsbidrag (RFb)
Möjliggör IT-satsningar
•
•
•
•
100 mnkr per år 2011 och 2012
Ökad samverkan mellan församlingar
Bestående förändringar ska uppnås
Effektivisering i verksamheten
• Samtliga stift satsar på IT-plattform!
Gemensam IT-plattform!
Flyttar resurser till kyrkans grundläggande uppgift
• En mer integrerad kyrka
• Bättre arbetsmiljö
Varför en gemensam IT-plattform?
Flytta resurser till kyrkans
grundläggande uppgift!
Personella och ekonomiska resurser frigörs för kärnverksamhet
Varför en gemensam IT-plattform?
En mer integrerad kyrka
Ökad samverkan med gemensamma lösningar
Samverkan skapar samhörighet
Varför en gemensam IT-plattform?
Bättre arbetsmiljö
• Kvalitetssäkrade system för alla
• Gemensamma system – större samlad kompetens
• Tillgång till support centralt
• Kollegial support
Tillgång till informationen
•
•
•
•
•
Från min arbetsplats
Från min mobiltelefon
Från min hemdator
Från min surfplatta
Från min Mac
Hans
Eskemyr
15
Nationell
nivå
Stiftet
Centralt
införandeteam
Lokalt
införandeteam
Din enhet
Införanden sker i samverkan mellan kyrkans enheter
och externa IT-resurser
Nu är tåget i rullning
Gäller att inte tappa farten
•
•
•
•
Förväntningarna är skyhöga! Många vill ansluta sig till GIP och GTP
Intresse för gemensamma lösningar
RFb ger kraft och möjlighet till förändring
Ekonomi och demografi påverkar – Svenska kyrkan behöver ställa
om
Översyn administrativa
system
Intresset är stort, och behovet
• 788 ekonomiska enheter – många lösningar
• GIP som gemensam infrastruktur i Svenska kyrkan
• Intresse för gemensamma lösningar ökar mycket snabbt
• Störst intresse för samordnade lösningar inom ekonomi- och
löneområdet
• Stiften betonar vikten av samverkanslösningar
• Samma process inom andra organisationer
Närhet och
samverkan
Strukturutredningen
påverkar
Exempel på administrativ samverkan
Evangelisk lutherska kyrkan
i Finland
•
Central bokföring och löneräkning
•
Servicecenter för församlingarnas,
stiftens och kyrkans centralfonds
bokföring och löneräkning
•
Enheters beslutanderätt över sin ekonomi
kvarstår
•
En del av kyrkostyrelsens organisation
men samtidigt självständig.
Etapper, delprojekt och
pilotprojekt i stiften
Ekonomi- och lönesystem 1 juli 2013
Övriga moduler i administrativa system 1 juli 2014
Delprojekt
• Ekonomiska förutsättningar och personella resurser
• Arbetssätt och processer
• IT-verktyg, systemmiljö och stödsystem
Utvecklings- och pilotprojekt i stift
• Luleå, Stockholm, Skara
Anknutna projekt
• Diarium, arkiv och dokumenthantering
• Fastighets- och byggnadsfrågor
• Gemensamma lösningar inom egendomsförvaltningen
Vad händer nu?
Projektbeskrivning
och förslag till budget
Beslut om projekt
Kommunikationsplan
Projektorganisationen
Projektet startat
Samråd och planering med
stiften om information och
dialog i stiften
Studiebesök – andras
lösningar och
erfarenheter
Utvecklings- och
pilotprojekt pågår eller
förbereds
Delprojekten
pågår
Ekonomisystem
•
•
•
Modulerna är Redovisning, kund och leverantörsreskontra, anläggningsregister,
budgetmodul, rapportverktyg, EFH
Leverantörer idag
Visma, Eniac, Agrando, Soft-IT, SPCS, Agresso m.fl.
Krav
Kunna hantera elektronisk faktura och fakturascanning
Särredovisning
Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (attest, rapport, budget)
Notifiering av faktura via E-post
Förvaltningsbarhet
Integrationsgränssnitt
kyrkspecifika krav (mallar, verksamhetsindelning, statistik)
SIE4-format stöds
Lönesystem
•
•
•
Modulerna är Lön, tidsredovisning och reseräkning samt PA som option
Leverantörer idag
Hogia, Eniac, Soft-One, Visma, Aditro, Agrando, Soft-IT, SPCS, Agda,
Flex, Tidomat mfl
Krav
Särredovisning, projektredovisning
Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (tidsredovisning, attest)
Notifiering via E-post
Ledighetshantering
Förvaltningsbarhet
Integrationsgränssnitt (Lönestatistik, pensionskassan, tjänstepensioner,
försäkringskassan m.m.)
Kyrkspecifika krav (mallar, verksamhetsindelning, statistik, lönarter, avtal,
avvikelserapportering, årsarbetstid, arbetsschemaplanering m.m.)
Digitala lönespecifikationer
Arvodeshanteringsrutiner
Automatisk kryptering av lönefiler
Bokning
•
•
•
Modulen är Bokning
Leverantörer idag
Agrando, Eniac, Sofit-IT, Innovator
Krav
Resursplanering (personer, lokaler, utrustning, förtäring)
Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (webbokning, internetbokning,
bokningsförfrågan, översikt tillgänglighet lokal el. person)
Notifiering via E-post om arbetsorder samt till externa personer med information om…
(Bokningsbekräftelse, deltagarlista m.m.)
Förvaltningsbarhet
Integrationsgränssnitt (KNavet, Kbok, Ekonomi/clearing (fakturaunderlag), Exchange,
styr och regler, kyrksam, org.reg, post nr m.m. www.svenskakyrkan.se, )
Underlag för annonsering/predikoturer
Kyrkostatistik
Grav och karta
•
•
•
Modulerna är Grav, kremationsjournal, karta
Leverantörer idag
Agrando, Eniac, Softt-IT, Sweco
Krav
Kunna hantera Gravplatser, Gravsatta, Kontakter, Fakturering,
Arbetsorder/Arbetsunderlag, Artikelregister
Webbaserade gränssnitt mot slutanvändare (”Publicera gravsatta”)
Hantera prenumerationsförfarandet gällande gravvård
Notifiering via E-post om arbetsorder
Förvaltningsbarhet
Integrationsgränssnitt (Myndigheter, KNavet, Ekonomi/clearing (fakturaunderlag),
org.reg, post nr m.m.)
Gravstatistik
Digital arkivsäkring
Karta ska vara GIS-baserat
”ArbetsordersAPP”
Systemkarta
Budget
EFH
webbattest
Rapport
Self-service
Redovisning
Kund
reskontra
Leverantör
reskontra
PA
Integra-
Anläggnings
register
tionsmotor
Lön
Elektronisk
faktura
Bokning
Grav
Karta
Kalender
Gudstjänst
planering
Gemensam
Faktura
scanning
Verksamhetsregister
Fastighets
system
Dokumenthantering
Diarie/Arkiv
Samråd och samverkan
• Referensgruppen för administrativ samverkan
• Dialog med stiften
• Resurser i projektet
Samverkan och gemensamma lösningar
• Sparar pengar och skapar
mer tid till kärnverksamhet
• Samverkan ger vilja till
samordning och skapar
samhörighet
Policy för Svenska kyrkans
gemensamma telefoniplattform
Denna policy omfattar fast
telefoni, mobiltelefoni och i
tillämpliga delar sk surfplattor
Fastställd av Svenska kyrkans IT-ledning
Denna policy är bindande för användning
vid Svenska kyrkans nationella nivå samt
finns som rekommendation till övriga
enheter i Svenska kyrkan.
Syfte
• Att skapa en hög tillgänglighet och bra servicegrad gentemot
Svenska kyrkans intressenter, samt en bra funktion för den
anställde.
Mål
• Vår omvärld, medlemmar, anställda, leverantörer, allmänheten
ställer höga krav på Svenska kyrkans service och tillgänglighet.
Målet är därmed att våra anställda med sin telefoni skall kunna vara
så tillgängliga som möjligt och ge så bra service man kan.
Telefonipolicyn utgör riktlinjer för organisationens användande av
telefoni. Därmed skall telepolicyn syfta till att höja, säkra och
ständigt förbättra Svenska kyrkans tillgänglighet.
Ansvar
• Enskilda medarbetare ansvarar för sin egen telefonidisciplin i
enlighet med policyns riktlinjer.
• Chefer/ arbetsledare ansvarar för att avdelningens
organisation avseende telefoni är ändamålsenlig. Man är
också ansvarig att följa upp sin telefoni. Arbetsledare skall
informera sin personal om vikten av en god servicenivå och
att de anställda strävar efter detta. Enheten förbinder sig att
se till att när personalen inte kan besvara samtal, ska de
hänvisa sig på något av de sätt som erbjuds i systemet.
• Svenska kyrkans IT-ledning står som utfärdare av och är
ytterst ansvarig för denna telefonipolicy, samt skall se till att
den revideras i takt med utvecklingen.
• Dokumentet
Ansvar
• I det lokala LAN/WAN får användaren mkt
stöd när det gäller administration,säkerhet
mm
• I en mobiltelefon/smartphone är jag som
användare både systemadministratör och
säkerhetsansvarig.
Håll koll på farliga appar
• Det har blivit allt vanligare med
virusattacker mot smartphones visar en
rapport från säkerhetsföretaget Symantec
Exempel
• Falling Down , Super Guitar Solo, Super
History Eraser , Photo Editor , Super
Ringtone Maker , Super Sex Positions , Hot
Sexy Videos , Chess , Hilton Sex Sound ,
Screaming Sexy Japanese Girls, Falling Ball
Dodge , Scientific Calculator, Dice Roller ,
Advanced Currency Converter, App
Uninstaller, Funny Paint , Spider Man
Exempel
• Men hur är det dom där apparna som
”alla” använder….
• Facebook, google maps mm
”Tillgänglighet, vårt
gemensamma ansvar”
http://internwww.svenskakyrkan.s
e/default.aspx?id=748099
sammanfattning
•
•
•
•
•
Utbyggnad på driftsidan
Utbyggnad på införandekapacitet
Kvalitétsarbete – undvika onödig växtvärk
Gip
Gtp
– Dörröppnare för samverkan
• Gas
– Projekt
– Våra leverantörer
– Integrationsprojektet – resan
• Teknet/utbildarträffarna . Samarrangemang m KOM
• Samverkan, öppenhet är nyckeln
• Telia o vitryssland
