Handbok
Microsoft Excel 2010
Boken behandlar grunderna i Excel
Till vänster finns en meny med länk till
innehållsförteckningen som är ”klickbar”.
Klicka på Tillbaka för att hoppa till föregående vy.
Klicka på Sök för att söka på ett ord.
Consensis AB
September 2011
Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej helt eller
delvis mångfaldigas!
©
Consensis AB
Tel 021–444 01 93
www.consensis.se
Artikelnummer 9006
ISBN: 978-91-85030-22-4
Reklamtryckeriet Köping 2011
Excel 2010 - Inledning
Innehåll
1 Inledning
2 Excels miljö
7
8
2.1 Skärmbilden
2.2 Fliken Arkiv - Backstage
Info
2.3 Verktygsfältet Snabbåtkomst
2.4 Flikar, grupper och kommandon
Flikar
Grupper
Kommandon
Dialogruteikon
Visa/dölja menyflikar
2.5 Statusfältet
2.6 Dynamisk förhandsgranskning
Rader, kolumner och celler
2.7 Markera
2.8 Alternativknappar
2.9 Arbeta med högerklick
2.10 Verktygsfältet Mini
3 Skapa kalkyl - arbetsbok
8
9
9
9
10
10
10
10
11
11
12
12
13
13
15
15
16
17
3.1 Skapa en ny arbetsbok
3.2 Använda en mall
17
17
4 Skriva in text och värden
19
4.1 Ange att talformatet ska vara text
4.2 Skriva in samma data i flera celler samtidigt
5 Layout – rader och kolumner
5.1 Lägga till rad eller kolumn
5.2 Ta bort rad eller kolumn
5.3 Ändra en kolumn till en rad eller en rad till kolumn
6 Format i celler
19
20
21
22
22
23
24
6.1 Talformat
Special – postnummer, personnummer etc
Eget talformat
3
25
26
26
Excel 2010 - Inledning
6.2 Justering
Horisontell och vertikal justering
Rotera text
6.3 Radbrytningar
Manuell radbrytning
6.4 Formathämtning
6.5 Villkorsstyrd formatering
7 Skapa formel
28
28
28
29
29
29
30
31
7.1 Ange cellreferenser med hjälp av musen
7.2 Prioriteringsregler
7.3 Alternativknapp felkontroll
8 Referenser
31
32
32
33
8.1 Cellreferens – inom en arbetsbok
8.2 Länka till celler i andra arbetsböcker
8.3 Absoluta och relativa referenser
Relativ referens
Absolut referens
8.4 Namnge referenser
Skapa namn
Definiera namn
Absolut referens i namngiven cell
9 Kopiera och fylla celler
33
33
34
35
35
36
36
36
37
38
9.1 Kopiera, klippa ut och klistra in celler
Gruppen Urklipp
Tangentbordskommandon
Klistra in special
9.2 Fylla celler
Talserier
Övriga serier
Fler alternativ
Radera med fyll
10 Autofunktioner
38
38
39
40
40
42
43
43
43
44
10.1 Autosumma
Byta till annan funktionalitet
10.2 Autofyll
4
44
44
45
Excel 2010 - Inledning
10.3 Autoberäkning
10.4 Autokorrigering
45
46
11 Funktioner
47
11.1 Infoga funktion
11.2 Exempel
Funktionen OM
Funktionen AVBETALNING
12 Olika sätt att visa kalkylbladet
12.1 Zoom
12.2 Dela fönster
12.3 Låsa rad- och kolumnrubriker
47
49
49
51
53
53
53
54
13 Infoga skärmbild
55
14 Skydda och dölja
56
14.1
14.2
14.3
14.4
14.5
Dölja rader och kolumner
Låsa eller dölja cellinnehåll
Skydda kalkylblad
Skydda arbetsbok
Skydda Excel-filen
15 Diagram
56
57
58
59
60
61
15.1 Skapa diagram
15.2 Egna diagramtyper
15.3 Byta diagramtyp
Diagram med dubbla värdeaxlar
15.4 Redigera diagram
Ändra data
Ändra utseende
15.5 Miniatyrdiagram
16 Databas – lista
61
61
62
63
64
64
64
68
70
16.1 Skapa lista
16.2 Sortera tabell
16.3 Filtrera tabell
Autofilter
Avancerat filter
Jokertecken och jämförelseoperatorer
16.4 Delsummor
5
71
72
74
74
78
81
82
Excel 2010 - Inledning
Visa summerade data i diagram
16.5 Pivottabeller
Exempel
Redigera pivottabell
Uppdatera pivottabell
17 Arbetsboken
17.1
17.2
17.3
17.4
17.5
17.6
84
85
89
90
90
91
Flytta kalkylblad
Kopiera kalkylblad
Ändra namn på kalkylblad
Infoga kalkylblad
Ta bort kalkylblad
Färgmarkera bladflik
18 Arbeta med flera kalkylblad
18.1 Skapa flera likadana kalkylblad
18.2 Redigera flera blad samtidigt
18.3 Skapa formler som omfattar flera kalkylblad
91
92
93
93
93
94
95
95
95
95
19 Sidlayout och utskriftsformat
97
19.1 Stående eller liggande
19.2 Marginaler
19.3 Sidbrytningar
Skapa sidbrytning
Ta bort sidbrytning
Redigera sidbrytning
19.4 Sidhuvud och sidfot
Sidnumrering
Ange första sidnummer
97
98
98
98
99
99
100
102
102
20 Skriva ut
103
20.1 Utskriftslayout
Ange utskriftsområde
Skriva ut rubriker på alla sidor
Skriva ut rutnät
Skriva ut rad- och kolumnrubriker
21 Kortkommandon
104
104
105
106
106
107
6
Excel 2010 - Inledning
1
Inledning
Handboken är tänkt att användas som en uppslagsbok, t ex
när du ska utföra en speciell funktion.
Denna bok behandlar grunder i Excel. De mest grundläggande
funktionerna i Windows- och Officemiljön tas inte upp utan det
förutsätts att du har kunskap om detta.
Flikar, grupper och kommandon/knappar är markerade med
fet stil. När inget annat anges ska du alltid använda vänster
musknapp för klick.
T ex: ”Välj Start, Redigering, Radera.” d v s klicka på
fliken Start, gruppen Redigering och kommandot Radera
eller ”Klicka på Radera.”
Tangenter är skrivna med versaler och fet stil, t ex ENTER.
När två eller flera tangenter ska tryckas ned samtidigt skrivs
de ihop med ett plustecken, t ex SKIFT+ENTER.
7
Excel 2010 - Excels miljö
2
Excels miljö
2.1 Skärmbilden
Det mest uppenbara i Excel 2010 är det nya utseendet med
flikar, grupper, kommandon och dialogruteikoner samt nytt
filformat.
När du arbetar i kompatibilitetsläge (dokumentet har
formatet 97-2003 eller är skapat med Excel 2007) kan du
inte utnyttja en del nya funktioner i Excel. Vissa funktioner
har då de gamla dialogrutorna som du känner igen.
Om du arbetar i 2010-läge (dokumentet har formatet 2010,
till exempel när du startat ett nytt dokument och ännu inte
sparat det) har du tillgång till nya funktioner och vissa
dialogrutor och menyer har nytt utseende.
Snabbåtkomst
Menyfliksområde
Statusrad
8
Dokumentvyer
Zoom-reglage
Excel 2010 - Excels miljö
2.2
Fliken Arkiv - Backstage
Menyfliksområdet innehåller de kommandon som används
för att arbeta i ett dokument, medan vyn Backstage visar
kommandon som du använder för att göra något med ett
dokument.
I vyn Backstage hanterar du dina dokument och relaterad
information om dem – skapa och spara dokument etc.
Info
Valet Info visar olika kommandon, egenskaper och metadata
beroende på dokumentets tillstånd och var det sparas.
Kommandon i vyn Backstage markeras beroende på hur
viktigt det är för användaren att lägga märke till och
interagera med kommandona. Till exempel markeras
Behörigheter på fliken Info i rött då angivna behörigheter
för dokumentet kan begränsa redigeringsmöjligheterna
2.3
Verktygsfältet Snabbåtkomst
Längst upp till vänster finns verktygsfältet Snabbåtkomst.
Genom att klicka på listpilen längst till höger på
verktygsfältet kan du välja vilka kommandon du vill visa.
9
Excel 2010 - Excels miljö
Ett enkelt sätt att lägga till kommandon är att högerklicka på
kommandot och i menyn som visas välja Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst.
2.4
Flikar, grupper och kommandon
Med menyflikarna visas de vanligaste kommandona längst
fram, så att du slipper navigera till olika delar av
programmet när du ska utföra vanliga kommandon.
Flikar
Flikarna innehåller olika grupper.
Fliken Start är den flik som är aktiverad när du startar
Excel. Här finns de vanligaste kommandona.
Grupper
Detta är gruppen Tecken. Gruppen innehåller kommandon.
Kommandon
I gruppen Tecken finns till exempel kommandot Fet.
10
Excel 2010 - Excels miljö
Dialogruteikon
För att nå ytterligare kommandon och funktioner kan du
klicka på dialogruteikonen som sitter längst ned till
höger i gruppen. Då visas en dialogruta eller ett åtgärdsfönster som du säkert känner igen från tidigare version av
Excel.
Dialogrutan Formatera celler
Visa/dölja menyflikar
När du vill ha mera skärmyta för ditt dokument kan du
enkelt dölja menyfliksområdet.
Gör så här: Dubbelklicka på den aktiverade fliken. Nu döljs
grupperna, endast fliknamnen syns.
När du vill visa grupperna igen dubbelklickar du bara på den
flik du vill aktivera. Vid ett klick visas fliken tillfälligt.
11
Excel 2010 - Layout – rader och kolumner
5
Layout – rader och kolumner
När en kolumn är för smal visas text och värden lite olika
beroende på vad cellen innehåller. Om det är text så flyter
texten ut över cellerna till höger under förutsättning att
cellerna till höger är tomma. När du markerar cellen som
innehåller texten visas texten i formelfältet, se nedan.
När cellen innehåller ett värde visas ”brädstaplar” som
tecken på att kolumnen är för smal.
För att bredda kolumnen pekar du med
muspekaren på kolumngränsen och
dubbelklickar.
Du kan också välja Start, Celler, Format och i menyn välja
Autopassa kolumnbredd eller ställa en exakt bredd med
valet Kolumnbredd.
För att ändra höjd på raden pekar du med
muspekaren på radgränsen och drar till önskad
höjd.
Du kan också välja Start, Celler, Format och i menyn välja
Autopassa radhöjd eller ställa en exakt höjd med valet
Radhöjd.
21
Excel 2010 - Layout – rader och kolumner
5.1 Lägga till rad eller kolumn
Markera den rad eller kolumn som du vill att den nya raden
eller kolumnen ska hamna framför genom att klicka på radeller kolumnrubriken.
Klicka sedan på kommandot Infoga i gruppen Celler på
fliken Start. Du kan också göra en högerklick och välja
Infoga i snabbmenyn.
5.2 Ta bort rad eller kolumn
Markera raden eller kolumnen enligt ovan och högerklicka.
I menyn ska du välja Ta bort. Då raderas hela kolumnen.
Kommandot Radera innehåll tömmer kolumnen.
22
Excel 2010 - Layout – rader och kolumner
5.3 Ändra en kolumn till en rad eller en rad till kolumn
1
Markera de celler du vill ändra.
2
Kopiera cellerna med kommandot Start, Urklipp,
Kopiera.
3
Markera den cell där du vill att raden ska börja
(OBS! Endast EN cell).
4
Klicka på den nedre delen av kommandot Klistra in i
gruppen Urklipp på fliken Start.
5
Välj Klistra in – Transponera (T).
23
Excel 2010 - Skapa formel
7
Skapa formel
För att Excel ska börja räkna måste du alltid inleda en
formel med likhetstecken (=).
I en formel kan du ange värden, cellreferenser samt
funktioner. Man kan säga att funktioner är färdiga formler.
=A1*5+A2
I denna formel multipliceras innehållet i cell A1 med 5.
Resultatet adderas med innehållet i cell A2.
Nedan ser du formeln i formelfältet och i cellen A3 visas
resultatet.
Tips!
Ingen regel utan undantag – du kan också starta en
beräkning genom att inleda med ett plustecken (+) eller
ett minustecken (-).
7.1 Ange cellreferenser med hjälp av musen
När du skriver in en cellreferens är det lätt att det blir fel,
särskilt vid stora kalkyler. Ett enklare sätt att ange
cellreferens är att klicka på cellen med muspekaren.
När du klickar på en cell visas en
”myrstig” kring cellen och
cellreferensen infogas i formeln.
När du skriver det matematiska tecknet som ska föregå nästa
referens försvinner ”myrstigen” och cellreferensen har blivit
bekräftad. Skulle du glömma att skriva det matematiska
tecknet innan du klickar på nästa cell så flyttas ”myrstigen”.
31
Excel 2010 - Skapa formel
7.2 Prioriteringsregler
Excel följer de matematiska prioriteringsreglerna när
formeln beräknas.
1
()
Uttryck inom parenteser beräknas först.
2
* och /
Multiplikation och division
3
+ och Addition och subtraktion
7.3 Alternativknapp felkontroll
När Excel upptäcker ett fel i en formel visas det i övre
vänstra hörnet på cellen en grön triangel. När du markerar
cellen visas knappen Felkontroll.
Klicka på knappen och du får en meny med olika alternativ
att välja på.
32
Excel 2010 - Diagram
15 Diagram
Diagram används ofta för att göra det lättare att förstå
komplicerade ekonomiska siffror och dylikt. Ett diagram
åskådliggör sådana på ett sätt som gör det lätt att jämföra
och se skillnaden på olika resultat.
15.1 Skapa diagram
Så här skapar du ett diagram:
1 Markera de celler som innehåller den information som
diagrammet ska åskådliggöra (det går även bra att göra
splittade markeringar, se avsnittet Markera
på sidan 13).
2 Klicka på en diagramtyp i gruppen Diagram på fliken
Infoga och välj ett diagram.
15.2 Egna diagramtyper
Ofta har organisationer egna diagramtyper. Gör så här för att
använda dem:
1
Klicka på dialogruteikonen i gruppen Diagram.
61
Excel 2010 - Diagram
2
Dialogrutan Infoga diagram visas. Klicka på mappen
Mallar längst upp. Där finns de anpassade egna
diagrammen.
15.3 Byta diagramtyp
Gör så här för att byta diagramtyp med bibehållna färger på
ett befintligt diagram:
1
Högerklicka på diagrammet och välj Ändra
diagramtyp.
62
Excel 2010 - Diagram
2
Markera den diagramtyp du vill använda. Klicka på
knappen OK.
Du har nu en annan diagramtyp men med korrekta
färger.
Diagram med dubbla värdeaxlar
Så här skapar du ett diagram med dubbla värdeaxlar:
1
Markera de celler du vill basera diagrammet på.
63
Excel 2010 - Diagram
2
Klicka på dialogruteikonen i gruppen Diagram.
3
Välj ett stapeldiagram under rubriken Mallar.
4
Klicka på knappen OK.
5
Markera den serie som ska visas på den sekundära
axeln.
6
Högerklicka och välj Formatera dataserie eller klicka
på Formatera markering i gruppen Aktuell
markering på fliken Layout i Diagramverktyget.
7
I dialogrutan Formatera dataserie markerar du
Sekundär axel under Rita serie på. Klicka på knappen
Stäng.
8
Låt serien vara markerad och klicka på Ändra
diagramtyp på fliken Deisgn eller högerklicka och välj
Ändra seriediagramtyp.
9
Välj diagramtypen Linje. Klicka på knappen OK.
15.4 Redigera diagram
Ändra data
Vill man ändra värdena i ett diagram ändrar man helt enkelt
det data som diagrammet baseras på. När diagrammet är
markerat visas det med färgade ramar vilket data som ligger
till grund för det.
Ändra utseende
För att kunna redigera ett diagrams utseende måste
diagrammet vara markerat. Man markerar ett diagram
genom att klicka på det.
När ett diagram är markerat visas Diagramverktyget.
Verktyget innehåller tre flikar: Design, Layout och
Format.
64
