uppdaterad 15-03-05 FAQ – Frågor och svår om ApoDos Innehåll Vad är ApoDos? ............................................................................................................................... 2 Hur kontaktar jag dosapoteket? ...................................................................................................... 2 Vem är kundansvarig för ApoDos i Jönköpings län? ....................................................................... 2 Vem är lämplig för ApoDos?............................................................................................................ 2 Kan man ha ApoDos utan dispenserade läkemedel? ...................................................................... 3 Hur registreras en ny brukare?........................................................................................................ 3 Hur avslutas ApoDos?...................................................................................................................... 3 En brukare avlider – vad gör jag då? ............................................................................................... 3 Hur lång tid tar det att starta ApoDos? ........................................................................................... 3 Hur tolkar jag dosreceptet?............................................................................................................. 3 Vad kostar ApoDos? Vem betalar vad? ........................................................................................... 3 Vem ansvarar för vad? .................................................................................................................... 4 Kontaktperson på dosreceptet – vad innebär det?......................................................................... 4 Hur långt är leveransintervallet? ..................................................................................................... 4 Går det att få dosrullar för längre tid än 2 veckor? ......................................................................... 4 Hur förskriver jag ApoDos? ............................................................................................................. 4 Sortimentslista för ApoDos ............................................................................................................. 4 Kan jag ange på ett e-recept eller i ett meddelande att läkemedlet ska dispenseras? .................. 4 Varför dispenseras inte alla läkemedel i påsar? .............................................................................. 5 Doseringstillfällen – viktigt att tänka på .......................................................................................... 5 Kan delar av tabletter dispenseras? ................................................................................................ 5 Restnoteringar ................................................................................................................................. 5 Hur beställs läkemedel som inte dosförpackas? ............................................................................. 5 Kan beställning av hela förpackningar göras varje vecka även om dosrullar levereras varannan vecka? .............................................................................................................................................. 5 Akutbeställningar ............................................................................................................................ 5 Stopptider ........................................................................................................................................ 6 Stopptider – inför storhelger ........................................................................................................... 6 Hur levereras ApoDos? .................................................................................................................... 6 Varifrån kommer hela originalförpackningar? ................................................................................ 6 uppdaterad 15-03-05 Vad kostar leveransen? ................................................................................................................... 6 Hur görs en adressändring?............................................................................................................. 6 Vad händer om personen skrivs in eller ut från sjukhus? ............................................................... 7 När ändras versionsnumret på dosreceptet?.................................................................................. 7 Receptförnyelse och påminnelselappar? ........................................................................................ 7 Fullmakt – hur fungerar det?........................................................................................................... 7 Betalningsalternativ– vilka finns?.................................................................................................... 8 Nekad Kredit – vad händer? ............................................................................................................ 8 Aviseringsavgifter ............................................................................................................................ 8 Kan jag köpa handelsvaror på doskrediten? ................................................................................... 8 Autogiro – hur fungerar det? .......................................................................................................... 9 Hur avvikelseanmäler jag? .............................................................................................................. 9 Förteckning av dospatienter – vem kan beställa en sådan? ........................................................... 9 Hur ska arkivering av dosrecept gå till?........................................................................................... 9 Vad är ApoDos? ApoDos är en apotekstjänst för dosförpackade läkemedel. Varje dospåse innehåller läkemedel som ska tas vid ett och samma tillfälle. Påsen är tydligt märkt med personuppgifter, vad påsen innehåller och när påsens innehåll ska tas. Utöver dosförpackade läkemedel ges tillgång till en samlad läkemedelslista (dosrecept eller läkemedelslistan i Pascal) som visar personens samtliga förskrivningar. Tjänsten möjliggör också beställning av hela originalförpackningar (sådant som inte dispenseras i dospåse) och andra apoteksvaror som då kan levereras tillsammans med dospåsarna. Hur kontaktar jag dosapoteket? Via telefon: 0771- 210 210 knappval 3 Via fax: 018- 50 11 35 Via E-post: [email protected] Via post: ApoDos, Apoteket AB Dag Hammarskjölds väg 18 751 83 Uppsala Vem är kundansvarig för ApoDos i Jönköpings län? Kundansvarig för ApoDos i Jönköpings län heter Anna Thörn. Hennes kontaktuppgifter kan fås via apotekets kundservice eller regionens kliniska apotekare. Anna Thörn jobbar mot länets kommuner och Region, inte mot privatpersoner. Privatpersoner är välkomna att kontakta kundservice med eventuella frågor och önskemål. Vem är lämplig för ApoDos? Region Jönköpings län har tagit fram riktlinjer kring ApoDos. Dessa återfinns på http://plus.rjl.se/lakemedel under rubriken Läkemedelshantering/ApoDos. uppdaterad 15-03-05 Personen måste samtycka till dostjänsten. Personen ska också, oavsett boendeform ha en regelbunden och stabil medicinering och bedömas inte kunna klara sin läkemedelshantering själv t.ex. på grund av fysiska och/eller psykiska funktionsnedsättningar. Personen måste ha minst 3 dispenserbara läkemedel (andra rutiner kan förekomma inom psykiatrin). Kan man ha ApoDos utan dispenserade läkemedel? I riktlinjerna står angivet vilka kriterier som gäller för att vara lämplig doskund. Vill man beställa hela förpackningar utan att gå till sitt lokala apotek så finns det en rutin för hur man kan göra detta. Denna återfinns på http://plus.rjl.se/lakemedel under rubriken Läkemedelshantering/recepthantering. Hur registreras en ny brukare? Anslutning av person till ApoDos ska i första hand ske inom primärvården, men kan även initieras av slutenvården i samband med utskrivning. Är personen knuten till kommunal vård gör den kommunala vårdpersonalen bedömning av behovet i samråd med läkare. Anslutning till tjänsten sker i första hand via Pascal. Legitimerad vårdpersonal kan förbereda de administrativa uppgifterna. Samtycket registreras då i samband med att förskrivaren ordinerar första gången. Hur avslutas ApoDos? Avslut av tjänsten kan ske till exempel vid palliativ vård, instabil läkemedelsbehandling, avsaknad av dispenserbara läkemedel eller förbättringar i psykisk/fysisk förmåga. När dosapoteket avslutar en person från tjänsten ApoDos tas alla personens giltiga förskrivningar bort. Detta innebär att personen inte har några recept att hämta ut på sitt lokala apotek. Om övergång ska ske till sedvanlig receptförskrivning måste förskrivaren ringa till dosapoteket för att avsluta patienten. Först efter att patienten är avslutad kan nya e-recept skickas. Avslut bör inte ske via Pascal då risken för missförstånd är överhängande. En brukare avlider – vad gör jag då? Om en person med ApoDos avlider bör detta meddelas dosapoteket. Gärna via telefon för att undvika missförstånd. Det går även att ändra status till ”Avslutad” i Pascal. I kommentarsfältet måste man då skriva att patienten är avliden. Meddelas inte dosapoteket kommer avliden status i folkbokföringen att förhindra ytterligare dispensering men det kan förekomma en viss fördröjning vilken i enstaka fall kan innebära att doser hinner produceras ytterligare en gång. Hur lång tid tar det att starta ApoDos? Från det att registrering inklusive förskrivning sker, till det att en användare får doseringspåsarna tar det som längst 5 arbetsdagar. När tjänsten är igång får användaren leverans var 7:e eller var 14:e dag. Hur tolkar jag dosreceptet? Här hittar du en förklaring till vilken information som återfinns på dosreceptet. Vad kostar ApoDos? Vem betalar vad? ApoDos genererar kostnader dels för själva läkemedlet och dels för att dosförpacka läkemedlet. När det gäller kostnaden för läkemedel så gäller samma regler för ApoDos som vid sedvanlig receptförskrivning. Egenavgiften uppgår 2015 till 2200 kr. Förskrivningar på ApoDos som inte ingår i läkemedelsförmånen betalar personen själv. uppdaterad 15-03-05 Kostnaden för att dosförpacka läkemedel ligger idag centralt på Region Jönköpings län. Det är alltså inte enskilda vårdcentraler eller kommuner som betalar tjänsten. Kostnaden för ApoDos regleras i avtal med dosapoteket och tas ut per person och dispenserat dygn (antalet läkemedel har ingen betydelse för dispenseringskostnaden). Vid akuta ändringar av dosförpackade läkemedel (tilläggs/ersättningsdoser) tillkommer kostnaden för beställda antal dygn. Varje kommun avtalar själva med dosapoteket kring leveranser, hur dessa ska ske och vad det ska kosta. Vem ansvarar för vad? Dosapotek och vårdgivare inom slutenvård, öppenvård och kommunal vård ansvarar gemensamt för en säker överföring av förskrivningar och information. I riktlinjerna för ApoDos kan man läsa detaljerat om hur ansvaret fördelas. Klicka här. Är personen inte knuten till kommunal vård gäller samma ansvarsregler som vid sedvanlig receptförskrivning. Kontaktperson på dosreceptet – vad innebär det? Om en person är inskriven i kommunal vård och kommunen har läkemedelsövertag anges personens kontaktperson på dosrecept. Detta för att dosapoteket på ett enkelt sätt ska kunna kontakta relevant person om frågor skulle uppstå. Kontaktpersonens namn och uppgifter måste uppdateras manuellt av den som ansvarar för läkemedelshanteringen. Sköter en person själv sin läkemedelhantering behöver ingen kontaktperson anges. Hur långt är leveransintervallet? Leveransintervallet är vanligen två veckor men det går också att få leverans av rullar varje vecka. Detta bestämmer enheten själv. Går det att få dosrullar för längre tid än 2 veckor? Dosförpackade läkemedel får en kortare hållbarhet än om de hade förvarats i sin originalförpackning och det är därför inte rekommenderat att dessa lämnas ut för längre perioder än 3 månader åt gången. Kontakta dosapoteket så görs en individuell bedömning av hur frågan kan lösas. Det beror till stor del på vilka läkemedel som är aktuella och hur förpackningar kan hanteras. Hur förskriver jag ApoDos? Förskrivning av läkemedel till ApoDos sker i första hand via webbapplikationen Pascal. Vid ITstörningar finns en reservrutin att tillgå; Reservrutin Pascal (länk öppnas i nytt fönster) Sortimentslista för ApoDos Sortimentslistan är ett bra hjälpmedel i bedömningen om en person lämpar sig för ApoDos. Här listas vilka läkemedel som går att få dispenserade i dospåse. Den bör också användas som underlag vid förskrivning för att i möjligaste mån undvika att läkemedel delas i dosett. Sortimentslistan återfinns på sidan med Riktlinjer för ApoDos samt på Apoteket.se Kan jag ange på ett e-recept eller i ett meddelande att läkemedlet ska dispenseras? Nej, det är inte lämpligt. Ett e-recept blir alltid en originalförpackning och text på sådana förskrivningar eller meddelande till apoteket i samband med sådan förskrivning kräver en manuell hantering av dosapotekets personal. Den typen av information visas endast i samband med expediering. Då förskrivaren avser att få läkemedlet dispenserat kommer ingen beställning av en originalförpackning att ske. Därmed är risken stor att informationen missas eftersom läkemedlet inte kommer att expedieras. uppdaterad 15-03-05 Varför dispenseras inte alla läkemedel i påsar? Det finns läkemedel som rent praktiskt inte går att få i en dospåse, till exempel flytande läkemedel, ögondroppar, inhalationer och injektioner. Inte heller alla perorala läkemedel kan dispenseras. Det kan bero på att läkemedlet är ljus- eller fuktkänsligt, att det finns en risk för kontaminering (ex antibiotika, cytostatika), att läkemedlet inte är tänkt att sväljas helt (t.ex. tuggtabletter, munslösliga tabletter och resoribletter) eller att Läkemedelsverket nekar brytningstillstånd. Dessa läkemedel kommer då att expedieras som en hel originalförpackning och lämnas ut på lokalt apotek eller beställning via dosapoteket. Doseringstillfällen – viktigt att tänka på Om en person har fler än sex (6) doseringstillfällen visas dessa på flera rader på dosreceptet. Doseringstillfälle sju (7) och framåt kommer återfinnas under rubriken ”Fler intag” längre ner på dosreceptet. Det kan därför se ut som att det finns flera förskrivningar av samma läkemedel. Om en person har nio (9) eller fler doseringstillfällen leder detta till två löpnummer hos dosapoteket. Det innebär att personen får ett (1) dosrecept men två (2) dosrullar; en rulle med periodens början och en rulle med periodens slut. Var därför uppmärksam på vilka doseringstillfällen en person har och förmedla till förskrivaren om tillfällen kan samordnas. Kan delar av tabletter dispenseras? Halva tabletter kan dispenseras i dospåse förutsatt att aktuell tablett har en brytskåra. Detta framgår i sortimentslistan. Dosapoteket delar dock, av farmaceutiska skäl, inte tabletter i mindre delar än så. Restnoteringar Läkemedel kan av olika anledningar restnoteras. I vissa fall ersätter dosapoteket ett dispenserat läkemedel med ett annat likvärdigt dispenserat preparat eller med en hel originalförpackning. Meddelande skickas då med dosrullarna att så skett. Krävs förskrivning av ett nytt läkemedel bistår dosapoteket i möjligaste mån med att kontakta förskrivare men då denne inte alltid går att nå meddelas alltid mottagaren av doserna att kontakt med förskrivare bör tas. Hur beställs läkemedel som inte dosförpackas? En beställning av hela originalförpackningar kan göras på flera sätt. Antingen via webbapplikationen Pascal eller genom att ringa eller faxa till dosapoteket. Givetvis går det även bra att hämta ut läkemedel på det lokala apoteket. Beställning av hela förpackningar görs dagen innan stopptid för förskrivningar. Detta för att hela förpackningarna ska kunna samlevereras med dosrullarna. Pga detta kan det vara bra att se över flödet på sin enhet så att ronder och övriga arbetsuppgifter passar så bra som möjligt med leveranser från dosapoteket. Har man några frågor eller önskemål så går det bra att kontakta dosapoteket och diskutera hur man bäst löser en uppkommen situation. Kan beställning av hela förpackningar göras varje vecka även om dosrullar levereras varannan vecka? Ja, det går bra. Kontakta kundservice så kan de hjälpa till. Akutbeställningar En akutbeställning görs i de fall det inte går att vänta till nästa ordinarie dispenseringsperiod. En akut beställning av dispenserade läkemedel levereras nästkommande vardag (dag 2) om beställningen uppdaterad 15-03-05 görs innan stopptid (kl14). Första dosdag är då dag 3. Görs beställningen efter kl 14 förskjuts första dosdag med en vardag. En akut ändring av en hel originalförpackning går att expediera omgående på lokalt apotek. Inga extra avgifter tillkommer för akutbeställningen, kostnad tas enbart ut för de extra dispenserade dygnen samt kostnaden för de läkemedel som beställs. Stopptider Stopptid för förskrivning (ordinarie och akuta) är kl. 14 (från 150504) För beställning av hela originalförpackningar är stopptiden dagen innan, kl 13. Detta för att säkerställa samleverans av hela förpackningar och dosrullar Stopptider – inför storhelger Då dosapoteket bedriver verksamheten på vardagar behöver storhelger jobbas in. För att detta ska ske så smidigt som möjligt meddelar dosapoteket sitt planerade produktions- och leveransschema inför dessa helger. Det innebär att dospåsarna produceras och skickas tidigare än vanligt och att vården måste ta hänsyn till detta vid dosändringar och beställningar. Första dosdag påverkas inte. Schemat skickas ut i god tid tillsammans med dosleveranserna. Planeringen går också att hitta på Apoteket.se och läggs ut i anslutning till storhelgen. Hur levereras ApoDos? Det finns flera alternativ att välja mellan. Direktleverans görs enligt avtal till särskilt boende, hemtjänstkontor, vårdcentral, mottagning etc. Leveransen sker mellan kl. 8-16. Mot en extra avgift går det att säkerställa att leveransen kommer före kl. 12. Det går även att välja att få leveransen uppdelad per avdelning för enklare sortering. Det går också att hämta ut ApoDos på lokalt apotek (ej Cura) eller apoteksombud. Dosrullarna innehåller ofta särskilda läkemedel som inte får skickas per brev. Detta för att förhindra att läkemedel som kan vara attraktiva för andra människor inte ska komma i orätta händer och orsaka skada. Därför går det inte att få leverans av ApoDos till sitt ordinära boende. Varifrån kommer hela originalförpackningar? Hela originalförpackningar kommer från distansapoteket i Hässleholm. Leveranser av dessa samordnas så att dosrullarna från Örebro och hela förpackningar når kunden samtidigt. Från och med årsskiftet 2015/2016 kommer både hela förpackningar och dosrullar att sampackas från Örebro. Vad kostar leveransen? Varje kommun avtalar själv med dosapoteket om sina leveranser, hur de ska ske och vad det kostar. Erbjudandet från Dosapoteket ska inte skilja mellan kommuner. Den allra vanligaste lösningen är Företagspaket 16:00 vilket kostar 90 kr per ordinarie leveranstillfälle och leveransadress. Vill man säkerställa att leveransen kommer före kl 12 kostar det 130 kr. Flera kundnummer kan finnas på en leveransadress och man betalar då bara för en leverans, med de olika kundnumren sampackade inom leveransen. I dagsläget tar Dosapoteket inte ut kostnader för extra leveranser som akutbeställningar men kan komma att göra det i framtiden. Går leveransen till ett lokalt apotek eller apoteksombud utgår ingen leveranskostnad. Hur görs en adressändring? En adressändring måste alltid göras via kontakt med apotekets kundservice telefon: 0771-210 210 knappval 3. Det räcker att meddela den nya adressen så skickar dosapoteket doserna dit. Det går uppdaterad 15-03-05 även bra att tillfälligt adressändra under exempelvis en semester (inom Sverige) eller plats på boende under kortare tid. Det kostar inget att ändra leveransadress. Vad händer om personen skrivs in eller ut från sjukhus? Är personen inskriven under en kortare tid (dagar) görs vanligen ingenting med dostjänsten utan den fortgår som vanligt. Är personen inskriven under längre tid (veckor eller mer) är det lämpligt av både praktiska och ekonomiska skäl att pausa dispenseringen. Detta görs vanligen av sjuksköterska på sjukhuset men det kan även göras av kommunal vårdpersonal. Det går givetvis bra att pausa dispensering även av andra skäl än inskrivning på sjukhus. Hämtar en person sina dospåsar på ett lokalt apotek eller apoteksombud så blir det automatiskt paus i dispenseringen om två efter varandra levererade dosrullar inte hämtats ut. En pausad dispensering måste alltid aktiveras (eller avslutas), antingen via Pascal eller via kontakt med dosapoteket. Dospåsar skickas vanligen med personen när denne skrivs in på sjukhus. Vanligtvis skickas dospåsarna med tillbaka om inga förändringar gjorts. Har förändringar gjorts så kasseras dosrullarna på sjukhuset och en ny beställning ska göras. Utskrivande klinik ska skicka med läkemedel som täcker glappet till dess att de nya dosrullarna levererats. När ändras versionsnumret på dosreceptet? Versionsnumret på dosreceptet räknas upp vid insättningar, dosändringar och utsättningar då man beställt akut produktion av nya doser. En utsättning av en hel originalförpackning eller en utsättning med start ordinarie första dosdag ger inget nytt versionsnummer. Det innebär att två dosrecept med samma versionsnummer kan innehålla olika information och/eller att dospåsens innehåll inte stämmer överens med det som står på dosreceptet. Dosapoteket skickar alltid ut ett nytt dosrecept när versionsnumret räknas upp. Däremellan kan ett aktuellt dosrecept alltid fås på begäran från dosapoteket eller via utskrift från Pascal. Receptförnyelse och påminnelselappar? Påminnelse om receptförnyelse skickas med dosrullarna till den person som brukar ApoDos om inget annat anges. Den skickas alltså inte per automatik till angiven kontaktperson. Ska så göras måste dosapoteket meddelas detta. Påminnelsen skickas heller inte till förskrivande läkare. Påminnelser om receptförnyelse skickas ut 3 samt 1 månad före giltighetstiden går ut samt vid sista leverans av aktuellt läkemedel. Dosapoteket upplever problem med vart informationen ska skickas varför det är viktigt att meddela om ändringar görs. Den läkare som senast förnyade eller förskrev läkemedlet står namngiven efter aktuellt läkemedel på påminnelselistan. Dosapoteket har inte möjlighet att särskilja förskrivare eller enheter utan personens samlade behov av förnyelse kommer på samma påminnelse. Det är därefter kontaktpersonen eller personen själv som ansvarar för att önskemål om förnyelse når förskrivare. Det skickas inga påminnelser på hela originalförpackningar som är slutexpedierade. (?) Fullmakt – hur fungerar det? En fullmakt behövs för att en annan person än användaren själv ska kunna hämta hela originalförpackningar/dosrullar/andra förskrivna varor på lokalt apotek. Fullmakten kan gälla för privatpersoner eller för en vårdenhet. Det är inte lämpligt att förlita sig på ren personkännedom på uppdaterad 15-03-05 det lokala apoteket. Fullmakten går att ladda ner från e-Hälsomyndighetens hemsida. Klicka här (för vårdenhet). Med fullmakten kan person anställd vid vårdenheten beställa och hämta ut receptförskrivna läkemedel eller varor, hämta en översikt över alla förskrivningar, lämna samtycke om registrering i högkostnadsdatabasen samt lämna samtycke till att spara recept elektroniskt. Fullmakten ska registreras elektroniskt på lokala apoteket och gäller tills vidare eller till angivet datum på landets samtliga apotek. Det är därför viktigt att vårdenheten meddelar apoteket när ny personal tillkommer eller när personal byter arbetsplats. Betalningsalternativ– vilka finns? Det går att betala sina läkemedel kontant vid varje uttag av nya dosrullar/hela originalförpackningar. Det går också bra att betala hela eller delar av beloppet via faktura. Fakturan innehåller ingen information om läkemedlen. För att kunna utnyttja delbetalning måste blanketten Kreditansökan med Delbetalning skickas till Apoteket AB. Först efter att kreditansökan är godkänd kan dosrullarna betalas via delbetalningsfaktura. Har man kredit sedan tidigare går det bra att nyttja samma kredit så länge den finns hos Apoteket AB. Expedieras hela originalförpackningar på annat apotek än Apoteket AB behövs ytterligare en kredit för det lokala apoteket om kontanthantering inte önskas. Från och med 150615 finns möjligheten att få privatkundsfaktura utan kredit. Denna kommer att skickas ut månadsvis och betalas på samma sätt som en vanlig faktura. Har man inte ansökt om kredit kommer privatkundsfakturan per automatik första gången dosrullar levereras. Därefter kan man själv välja hur man vill hantera sin betalning; kontant eller månadsfaktura med eller utan kredit. Nekad Kredit – vad händer? Om en person av någon anledning nekas kredit levereras doserna till lokalt apotek där dosrullarna hämtas ut mot kontant betalning. Vart doserna levererats står angivet på följesedel som kommer till boendet med ordinarie leveransen. Boendet står hela tiden kvar som leveransställe eftersom personen har ett delbetalningsavtal i botten och hävs kreditspärren så kommer doserna åter att komma med direktleveransen till boendet. Ett alternativ kan vara månadsfaktura utan kredit. Ingen kreditupplysning görs på en sådan men möjliggör ändå direktleverans till en enhet. Aviseringsavgifter För autogiro delbetalning: 14 kr För autogiro Månadsfaktura utan kredit: 0 kr För pappersfaktura: 20 kr För e-faktura: 10 kr Kan jag köpa handelsvaror på doskrediten? På Apoteket AB går det bra att köpa handelsvaror på krediten förutsatt att varorna betalas på nästkommande faktura. På andra apotekskedjor öppnas ett handelskonto för handelsvaror. Uppläggningsavgiften är i de fallen 129 kr. (Aviseringsavgifter tillkommer.) uppdaterad 15-03-05 Autogiro – hur fungerar det? Hur avvikelseanmäler jag? Du avvikelseanmäler genom att fylla i blanketten Avvikelseanmälan ApoDos. Beskriv felet och vidtagna åtgärder. Bifoga om möjligt de felaktiga doserna. Använd under tiden en annan dos med motsvarande innehåll från slutet av perioden och beställ ersättningsdoser. Dosapoteket utreder avvikelsen och återrapporterar till den som gjorde anmälan. En gång per kvartal rapporteras även avvikelserna till köparen av tjänsten (Region Jönköpings län). Förteckning av dospatienter – vem kan beställa en sådan? Den Medicinskt ansvariga sjuksköterskan kan beställa en förteckning över personer med ApoDos inom sitt område. Detta görs via kontakt med dosapoteket Hur ska arkivering av dosrecept gå till?