Mall för kommunikationsplan Närvårdsområde_________________
Bakgrund och syfte
Närvårdssamverkan är en relativt ny samverkansform som är komplex i sin struktur. Den
innefattar många människor i skilda verksamheter med olika språk/begrepp och detta ställer
krav på en fungerande kommunikation. Syftet med kommunikationsplanen är:
att ringa in vilka som är berörda av närvårdsområdets arbete
att skapa de kommunikationsvägar som behövs
att tydliggöra och strukturera kommunikationen för att kunna arbeta mer effektivt
att säkerställa så att ingen berörd (inom Närvårdssamverkan) ska missa viktig
information.
Kommunikationsplanen för ledningsgruppen bör ha en ansvarig person, förslagsvis
ordföranden i ledningsgruppen, som har det övergripande och samordnande
kommunikationsansvaret samt att säkerställa att kommunikationen utförs enligt plan.
Budskap
Vad ska kommuniceras?
Verksamhetplan, handlingsplan
Aktivitetsplaner för varje målgrupp och målområde
Uppföljning av handlingsplan och resultat
Goda exempel
Förslag på förbättrings/utvecklingsområden
Upprättade och fastställda lokala rutiner
Beslut som tas i ledningsgruppen Närvårdsområde_________________
Innehållet i kommunikationen
Informationen kan delas upp i olika nivåer:
Centrala budskap från Närvårdssamverkan Södra Älvsborg
Anpassat budskap för Närvårdsområde _______________
Anpassat budskap på verksamhetsnivå
Anpassat budskap på grupp/individnivå
Vid vidarespridning av information tänk igenom om budskapet behöver översättas; talar
målgrupperna samma språk eller behöver det anpassas?
1
Målgrupper
Vem ska informeras?
1. Arbetsgrupp för barn och unga i utsatt situation
2. Arbetsgrupp för personer med psykisk ohälsa
3. Arbetsgrupp för mest sjuka äldre
4. Arbetsgrupp för personer med funktionsnedsättning
5. Styrgrupp närvård
6. Närvårdskansli
7. Berörda verksamheter (Primärvård, Sjukhus, Kommun, Habiliteringen etc)
8. Övriga?
•
•
•
Fundera över målgrupperna
Rangordna - vilka är mycket viktiga, viktiga och vilka är mindre viktiga?
Hur säkerställer vi kommunikationen med de som är mycket viktiga?
Vem är mottagaren av information i arbetsgruppen/ och vem i
ledningsgruppen kommunicerar den med?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
2
Kanaler
På vilket/vilka sätt ska vi kommunicera med dessa målgrupper? Dessa kanaler har vi:
1. Extern webbplats: Närvårdssamverkan Södra Älvsborg
2. Alfresco (intern webbplats)
3. Möten
4. Epost
5. Telefon
6. Närvårdskansliet
7. Annan informationsbärare, t ex arbetsgrupper
Fundera på vad som kan påverka det sätt vi kommunicerar på:
Tid, är det bråttom att få ut budskapet, finns det en tidpunkt då målgrupperna är
mer mottagliga för informationen?
Typ av budskap, räcker det med ett mail (informationsspridning) eller behövs det
muntlig information på ett möte för att till exempel ändra ett arbetssätt eller en
rutin?
Möten i Närvårdssamverkan
Gemensamma möten har stor betydelse för den interna dialogen inom Närvårdssamverkan
och för att skapa mening och förståelse för närvårdssamverkans olika frågor (ur
Närvårdssamverkans kommunikationspolicy).
Kommunikation vid möten inom närvårdssamverkan
•
•
•
Förslag till dagordning skickas ut 7 dagar före möte.
Handlingar skickas ut 7 dagar före möte.
Mötesprotokoll/minnesanteckningar läggs upp på Närvårdskansliets hemsida senast
14 dagar efter möte i samband med att mötesdeltagarna meddelas via epost.
Innehållet i kommunikationen
För att underlätta att budskapet når sitt mål är det viktigt att kommunikationen är öppen,
saklig, begriplig och snabb utan onödiga dröjsmål.
3
Förslag till aktiviteter
Nedan står exempel på aktiviteter, från olika närvårdsområden. Fundera igenom hur
ledningsgruppen i Närvårdsområde _______________ vill strukturera arbetet och ändra
aktiviteterna till hur ni vill jobba.
Ledningsgruppen bjuder in alla arbetsgrupper till ett uppstartsmöte där man går igenom
Närvårdssamverkans syfte och mål samt arbetsgruppernas uppdrag.
Handlingsplanen kommuniceras till alla arbetsgrupper via ett dialogmöte i mars då även
aktivitetsplanerna för varje målområde förs upp.
Aktivitetsplanerna för varje målområde redovisas 1g/år då
arbetsgruppen/informationsbäraren bjuds in till ett ledningsgruppsmöte, beroende på tema.
Den löpande informationsöverföringen mellan ledningsgrupp och arbetsgrupp ansvarar
ledningsgruppens ordförande för.
Alla arbetsgrupper för minnesanteckningar som läggs upp på Närvårdssamverkan hemsida,
så att de är lätta att nå för alla.
Alla arbetsgruppers minnesanteckningar läggs upp på Alfresco för att ordförande enkelt ska
kunna gå in och se hur arbetsgrupperna arbete fortgår.
Ett nyhetsbrev tas fram i närvårdsområdet 2 ggr/år med nyheter om vad som händer i
närvårdsområdet, för att på ett enkelt och lättillgängligt sätt synliggöra närvårdsområdets
arbete för ex. kommunen, primärvård och sjukhus samt inåt i
närvårdssamverkansorganisationen
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
4
Underlag till uppföljning
Nedan finns ett arbetsredskap, Underlag till uppföljning, som är bra att ha som hjälp att strukturera
och effektivisera ledningsgruppens arbete. Fyll i tabellen med aktiviteter, tidpunkter, ansvariga etc.
Delegera gärna ansvaret för aktiviteterna till andra och se till att det finns en ansvarig för varje
aktivitet. Bevaka och följ upp kontinuerligt (exempelvis på varje ledningsgruppsmöte i
närvårdsområdet) för att säkerställa att de genomförs som planerat.
5
Underlag till uppföljning
Aktivitet/Vad
Mottagare
Hur
När
Ansvarig/Vem
Senast
Status
6
