2015-05-12
PM
1(2)
Kanban – så här håller du ett ledningsmöte på 20 minuter
De flesta organisationer ställs inför utmaningen att hinna med alla uppgifter som ska genomföras
och att ha kontroll över dem samtidigt som information om uppgifter och händelser ska nå alla
berörda. Metoderna för att hantera detta inom en ledningsgrupp är många, vanligast är kanske att
ledarna i organisationen samlas i en ledningsgrupp med regelbundna möten. På dessa möten är det
vanligt att varje uppgift diskuteras på flera möten, med upprepning av information som följd. En
lika vanlig lösning är att deltagarna på ett ledningsmöte informerar om pågående aktiviteter inom
respektive del av verksamheten, förvånansvärt ofta är det samma eller liknande information som
upprepas.
En möjlig lösning för att hantera en stor mängd arbetsuppgifter och informationsspridning är att
visualisera arbetet med syfte att möjliggöra styrning av verksamheten. Modellen som detta
dokument hanterar heter Kanban och ett resultat av Toyota Production Systems arbete med att bli
lean och agil på 1940-talet. För intresserade finns mycket litteratur i ämnet t.ex. David J.
Anderssons bok Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business. Denna
modell är inte på något sätt exklusiv eller ens anpassad för t.ex. Ledningsmöten. Tvärtom går
modellen att använda på många olika typer av arbete. Ett vanligt exempel är inom ramen för t.ex.
systemutvecklingsgrupper. Men modellen kan användas för arbete inom en personalavdelning eller
ekonomiavdelning på liknande sätt som inom en IT-avdelning.
Linköpings universitets IT-avdelning införde Kanban för de flesta arbetsgrupper under 2014
däribland IT-avdelningens ledning. Kanban är inte en fix lösning där varje Kanban-tavla ser likadan
ut utan varje grupp skapar tillsammans sin egen Kanban-tavla. När IT-avdelningen införde Kanban
gjordes detta i koncentrerade workshops – kickstarts under en arbetsdag.
Figur 1Skapandet av den första Kanban-tavlan
Under diskussionerna med ledarna inom IT-avdelningen valde vi att skapa två tavlor – en som
visualiserar arbetet inom ledningen och en som visualiserar arbetet inom respektive enhet. Allt som
behövs för att hantera tavlan finns dokumenterat på tavlan, och tavlan i detta fall är högst fysisk.
Det är en vanlig whiteboard som fylls med post-it lappar och magneter. Exempelvis är det så att det
2(2)
på varje post-it där det hänt något den senaste veckan sitter en röd magnet, en signal om att just
denna aktivitet har uppdaterad information.
Figur 2Kanban-tavlan för IT-avdelningens ledning
De Kanban-tavlor som används av IT-avdelningens ledning finns publikt tillgängliga för alla
medarbete inom IT-avdelningen i en våra korridorer.
Ledningsmöte på 20 minuter?
Hur kan då IT-avdelningen hålla korta, informativa och relevanta ledningsmöten? Genom att varje
måndag samlas klockan 10.00 framför Kanban-tavlorna och följa de överenskommelser och gjorts
när dessa tavlor skapats kan varje aktuell fråga hanteras och information sprids. Genom att all
information alltid finns tillgänglig och är kontinuerligt uppdaterad kan alla se vad som händer men
även vara trygga i att ingen punkt glöms bort eller att det ska komma stora överraskningar. Därför
finns på tavlan alla ärenden, allt från hantering av driftsstörningar inom IT-avdelningen,
förändringar av en lösning eller lönerevision, medarbetarsamtal eller budget. Ibland måste dock
vissa frågor hanteras med känslighet, t.ex. personalrelaterade frågor som lönerevisionen. Detta
betyder att dessa frågor måste hänskjutas till ett möte som följer i direkt anslutning till Kanban-tavel
mötet men som inte sker öppet i en korridor mitt bland alla medarbete. En annan viktig aspekt är att
vi strävar efter att skapa mindre grupper som bereder ett ärende och föreslår lösningar för övriga.
I början när IT-avdelningens ledning använde denna modell tog genomgången av tavlan längre än
20 minuter men efter bara några veckor satte sig rutinen och medlemmarna började vänja sig vid
metoden. Det vill säga, numer har IT-avdelningen möten där de relevanta arbetsuppgifterna och
informationsspridningen hantera inom 20 minuter. Detta frigör tid till andra, strategiska
diskussioner inom IT-avdelningens ledning eller till konkret arbete.
