Checklista 2016-­04-­11 Dokumentansvarig: Kicki Strandh, KOM Checklista för kriskommunikation 1. Skapa en lägesbild • Vad har hänt och vad innebär krisen? • Kontakta dem som har förstahandsinformation. 2. Identifiera viktiga målgrupper och ta fram en enkel plan för kommunikation • Informera direkt centrala funktioner/personer internt och externt ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ Berörd chef/avdelning Servicecenter/växel Kåren Hyresgäster Räddningstjänst/polis Vaktbolag Sjuk-­‐‑/företagshälsovård • Information till anställda och studenter vid det arbetsställe/campus som är drabbat har högsta prioritet. • Glöm inte att informera på engelska vid behov. • Målgrupper och kanaler för att nå dem: Målgrupp Kanaler Chefer Mejllista finns: ”Chefsforum” Medarbetare Mejllistor finns ”Alla på campus …” Medarbetarinfo/Staffnet Studenter Studentportalen – sv och en Facebook – sv och en Studentkåren Nyhetsbrev distansstudenter Regering och departement, andra specifika personer Mejl och telefon Allmänhet Partner, samhällsaktörer, andra universitet Medier Sociala medier Miun.se, miun.se/en Mejllista finns: prenumeranter på nyhetsbrevet 1/2 3. Formulera budskap • Formulera en sammanfattning av läget och vad vi vet just nu. • Fundera över frågor som medierna kommer att ställa och förbered svar. Exempel: Vad har hänt? Vilka är drabbade? Hur många? Vad gör ni just nu? • Förklara krisen från den enskilda aktörens/individens perspektiv – visa empati och förståelse. • Använd ett enkelt språk – uttryck det kort och tydligt. • Visa att vi tar krisen på största allvar – erkänn att det är en kris. Eventuella felaktigheter från vår sida måste erkännas och korrigeras. 4. Utse en talesperson i kontakt med medierna • Informera Servicecenter och även internt generellt vem som är talesperson så att alla vet vem man ska hänvisa till • Berätta enbart det vi faktiskt vet med säkerhet. Spekulera inte. • Reagera snabbt på uppkomna frågor • Vänta aldrig med att kommunicera, utan kommunicera även när information inte är fullt tillgänglig. Behåll initiativet. 5. Inrätta extra bevakning av medier och sociala medier • Ev beredskap utanför kontorstid – KOM ansvarar. • Reagera snabbt på frågor och kommentarer. 6. Gör en mötesplan och arbetsfördelning för centrala krisledningsgruppen • Vem gör vad? • Vem är ev backup? • När och hur ska vi träffas? 2/2
