Utbildningsplan för arrangörer
Tävlingsorganisation
Ett lyckat arrangemang kräver en god organisation och mycket
planering. Att veta vem som gör vad och när är inte bara lugnande
utan förhindrar även att ärenden glöms bort. Hur ser er organisation
ut? Nedan finns tips på idéer för er organisation att starta med och
arbeta igenom.
Skapa en struktur för hur er organisation ska se ut? Vilka ingår i
projektgruppen och behövs en projektledare? Vad har alla för
uppgifter?
Vilka olika funktionsgrupper behöver ni? Vanliga är tävling,
ekonomi, marknadsföring, information, publik- och
aktivaservice. Rita en organisationsbild för ert evenemang.
Skapa en aktivitetslista. Planera upp vad som behöver göras
och vad den eventuella intäkten eller utgiften blir för varje
aktivitet. Denna lista ligger som grund för budgetarbetet men
även för tidsplanen. (Se exempel i bilaga)
Utifrån aktivitetslistan så skapa en tidsplan. Utgå från
tävlingsdatumet och räkna bakåt när saker och ting måste vara
klart. Var inte rädd för att lägga till saker under arbetets gång.
Sid 2/5
Denna tidsplan används i arbetet för att hålla koll på att saker
händer i tid och inte faller mellan stolarna. Ge varje person
eller grupp ansvar för att genomföra punkterna på listan. (Se
exempel i bilaga)
Stödmaterial: Nycklar till ett framgångsrikt arrangemang
Värd- och funktionärsutbildning
SM-veckan vinter lockar tusentals besökare med ett gemensamt
intresse, idrott. Många utav dem har aldrig tidigare besökt Umeå eller
tittat på er idrott. För att besökarnas och arrangörens upplevelse ska
bli så bra som möjligt är det viktigt att era funktionärer har ett gott
bemötande och kan lämna ut rätt information. Se till att ge dem
möjligheten att ha ett gott värdskap!
Lista ner vad varje funktionär behöver veta. Dela in listorna i
två delar:
- Vad behöver alla funktionärer veta för ett bra värdskap?
(Exempelvis telefon till tävlingsledare och sjukvård,
information om parkering, hotell, tidsprogram osv.)
- Vad behöver funktionärerna veta för sin speciella uppgift?
- Låt era funktionärer genom gå ”SM-veckan vinters
värdskapsutbildning” med era funktionärer när vi har vi har
er upptaktsträff
Stödmaterial: Nycklar till ett framgångsrikt arrangemang
Kommunikation
Hur ska folk få reda på att ni arrangerar ett SM? Och hur ska de ta sig
till rätt plats vid rätt tid och få uppleva rätt saker? För att kunna fylla
Sid 3/5
våra åskådarplatser måste vi visa att vi finns och sprida budskapet om
att det är på SM-veckan man ska vara vecka 3.
Vilka behöver ni kommunicera till? Arbeta igenom vilka som är
era målgrupper. Ex. tävlande, tränare, föreningar, barnfamiljer
osv.
Gå sedan vidare och fundera på vilka som är de bästa
kanalerna att nå de olika målgrupperna. Ex. hemsida,
mailutskick, sociala medier, ryktesspridning osv.
Gör en tidsplan för när de olika målgrupperna behöver få
information om evenemanget och genom vilka kanaler
informationen ska ut. Kanske tillkommer det här aktiviteter på
tidsplanen som gör att den behöver förändras.
Stödmaterial: Nycklar till ett framgångsrikt arrangemang
Publikservice
SM-veckan är så mycket mer än bara tävlingar. Det är ett evenemang,
en folkfest, en plats att umgås och träffas. För att detta ska bli
verklighet måste SM-veckan innehålla mer för publiken. Vi måste ta
hand om dem och erbjuda något för alla.
Publiken kommer vara Umeåbor eller inresande. Hur ska ni på
enklaste sätt få ut information om tidpunkt och tävlingsplats
till publiken?
Hur vill ni att publiken ska uppleva evenemanget? Vilken känsla
ska de lämna tävlingen med?
Vad vill publiken få ut av arrangemanget? Varför tror ni att de
är där?
Hur kan vi intressera de som inte kan/vet något om vår sport?
Aktivaservice
De har tränat tusentals timmar för att kunna prestera just den här
veckan. Ingenting får gå fel, och ni är en viktig del för att kunna
säkerställa detta.
Sid 4/5
Fundera vad den aktive går igenom från att den anländer till
Umeå till att den åker. Kan ni som tävlingsorganisation
förenkla, informera och stödja de som tävlar? Fundera på hur
ni skulle vilja bli bemött/mottagen vid olika situationer,
förutom på tävlingen:
- Ankomst till Umeå
- Ankomst till boendet.
- Förberedelser inför tävlingen
- Ankomst till tävlingsplatsen
- Efter tävlingen
- Avresa.
Ekonomi
För att kunna budgetera och uppskatta ekonomin måste man ha koll
på vad som ska göras. Utgå därför från en aktivitetslista där alla
funktionsgrupper fått skapa sin egen aktivitetslista.
Sid 5/5
