Ordning och reda från början

Ordning och reda
från början
Lennart Ek
Admin-Konsult
Fyra steg
 Rutiner,
regler och planering
 Diarieföring
 Processer
 Registrering utan registrator
Planering
 Bestäm
när diarieföring skall vara
utförd (skyndsamt enl. lagen)


Sekretesslagen, förvaltningslagen och
tryckfrihetsförordningen
Service till ”kunderna/intressenterna”
 Bestäm



vem som skall diarieföra
Registrator
Handläggaren
Olika i landet
Sekretesslagen
 REGISTRERING

Utan dröjsmål
 ADB/IT



Speciellt ärendehanteringsprogram, ofta
integrerat med verksamhetsprogram
Generellt ärendehanteringsprogram
Registerbeskrivning
Förvaltningslag
 HANDLÄGGNING



Enkelt
Snabbt
Billigt
 Muntlig
handläggning
 Anteckning av uppgift
 Kommunikation
Tryckfrihetsförordning

AV MYNDIGHET UPPRÄTTAD HANDLING

Expedierad

Diarium, journal

Beslut

Justerad handling
Minnesanteckning


arbetsmaterial
Ärendeflöde
Kommer in
Registreras
Handling
Muntligt
Handling
Posten
Telefon
Fax
E-post
Kontakt
Registrator
Handläggs
Beslut
Skrivelser
Rapporter
Råd
Yttranden
Muntligt
Kommunikation
Protokoll
Delgivning
Handläggare
Nämnd
Handläggare
Avskrivs
Bevakning
Nämnd
Handläggare
Registrator
Arkiveras
Utsortering
Arkivläggning
Arkivbeskrivning
Registrator
Arkivplan
Bekräftelse
Rutiner
 Gör upp en diarieplan
 Egen eller förvaltningens/kommunens
 Ha en gallringsplan för diariet
 Enligt den uppgjorda diarieplanen
Rutiner
 Skriv
ner rutiner för alla förekommande
uppgifter som gäller diarieföring
 Håll rutinerna levande genom att ständigt
ha med någon punkt om detta på t.ex.
kontorsmöten
 Alla på förvaltningen måste göra på
samma sätt för att hålla diariet aktuellt och
för att man ska kunna hålla ordning och
göra korrekta utsökningar!
Regler
 Sätt
upp regler för vad som skall
diarieföras

Dela upp inkommande handlingar i ärenden och övriga
 Exempel

Alla inkommande handlingar som rör verksamheten och som
kan hänföras till ett objekt, en person, en myndighet, en förening,
m.fl. Detta gäller papper såväl som e-post, fax och telefonsamtal.
 Exempel


på innehåll i ärenden
på övriga handlingar
Broschyrer, kallelser, reklam etc.
Men tänk på att dessa även kan tillhöra ett ärende!
Diariet
8-87-870
OBS! att
gallringsplanen
finns inbyggd i
detta system
Diarieplan 2
Uppföljning
 Följ
upp på kontorsmöten eller andra
typer av möten att verkligen man gör
som man kommit överens om
 Rosa och risa
 Utan uppföljning kommer man lätt
tillbaka till den gamla oordningen
Avsluta ärende
 Avsluta
alltid ärendet när det är färdigt
(det går ju att öppna igen om det är
nödvändigt)
 Anledningen är att förvaltningen kan få en
revision någon gång (av JO eller RRV)
 Skapa en händelse och ange alltid en
anledning till att ärendet avslutas, t.ex.
”slutinspektion utförd” etc. i anteckning på
händelsen.
Ärenderubrik/ärendemening
 Om
ärendehanteringssystemet tillåter det,
ha fasta ärenderubriker. (Lättare att lära
sig och att hålla ordning och söka i
databasen).
Processbeskrivning
Postöppning
Postöppning
Instämpling
Läggs i mapp
för Inre resp
Yttre miljö
Fördelas av
ansvarig för
Inre/Yttre
Ämnesområdes
ansvarig
Handläggare
Postlista tas ut
från ECOS
påföljande dag
Postlista läggs ut
på webben
Gallras enligt
RADI-plan
Ta upp mallen
för delegeringsbeslut (via
ECOS)
Processbeskrivning
Delegeringsbeslut
Kommunicering
Skriv förslag
delegeringsbeslut
Hämta paragrafnummer från
ECOS
Ev
överklagande
Negativt beslut
Positivt beslut
Expediering
delegeringsbeslut
OBS! Mottagningsbevis och besvärshänvisning
Ordinär
delgivning
Besvärshänvisning
Original till adm
sekreteraren för ev
fakturering
samt insättning av
kopia i pärm
”Delegeringsbeslut”
Arkivering enligt
RADI-plan
Ev
överklagande
Processbeskrivning
Aktförvaring
Inkommande handling för
aktförvaring. Initieras av
kungörelse från
miljödomstolen
Diarieföring
Aktförvaring
i receptionen, K33
Akten ska vara tillgänglig för
allmänhet och press under
en viss begränsad tid som
anges i kungörelsen
Efter att aktförvaringstiden
gått ut, ska dokumenten
arkiveras enligt RADI-plan.
Fungerar en myndighet
utan registrator?
 Svaret
är ja, under vissa förutsättningar
förändringsbehov/önskemål, omorganisationer etc.
 Båda
sätten har sina för– och nackdelar
+ helhetssyn, styrning, ordning på papper
- fel handläggare, fel ärende
Bakgrund till arbetssättet
 Effektivitet
 Pengar
 Större
behov av inspektörer
 Större behov av områdesspecialister
Tankar
 Vad
ska vi med uppgifterna till?
 Planering!
 Regler!
 Rutiner!
 Objekt/Ärenden/Händelser!
 Uppföljning!
Begrepp
 ÄRENDEN




Ansökningar
Anmälningar
Tillsyn
Klagomål
 HANDLINGAR






Skrivelser
Tillsynsrapporter
Analysprotokoll
Fax
E-post
Anteckningar
Ärenderubriker
 Använd
fasta ärenderubriker i så stor
utsträckning som möjligt. Ha ett begränsat
antal generella rubriker
 För icke objektsbundna ärenden, ha alltid
”nyckelord” med i rubriken t.ex. ”remiss”,
”planärende”, ”yttrande till lst” etc. Detta
gör att de blir sökbara i framtiden.
Uppföljning
 Ta
kommandot när det gäller ordningen
 Följ upp på kontorsmöten eller andra typer
av möten att man gör som man kommit
överens om
 Utan uppföljning kommer man lätt tillbaka
till den gamla oordningen
 Ta upp och diskutera erfarenheter med
jämna mellanrum
 Men ändra inte alltför ofta!
Mallar underlättar
 Alla
har samma utseende
 Fördel om flera personer skriver dokument
 Blir alltid rätt
Hämta data till mallar
 Till
de flesta verksamhetsprogram går det
att hämta data direkt från databasen till
mallar. Egentillverkade eller köpta.
 Mycket arbete innan man kommer igång
 Stor tidsbesparing när de är färdiga
 Säker dokumenthantering (alltid rätt
information till intressenten)
Slut på föredraget
Tack för uppmärksamheten