Sida
TJÄNSTEUTLÅTANDE
1 (1)
Datum
Diarienr
2017-03-21
IFN 2017/00009- 1.3.2
Sociala nämndernas förvaltning
Gunilla Westberg
Epost: [email protected]
Kopia till
Individ- och familjenämnden
Riktlinjer för hög arbetsbelastning socialkontor barn- och ungdom
Förslag till beslut
Individ- och familjenämnden godkänner riktlinjen.
Ärendebeskrivning
Förslaget till Riktlinje vid hög arbetsbelastning innehåller olika delar som
handlar om arbetsgivarens ansvar, arbetsrutiner och en prioriteringsordning. Att
samla de olika delarna i ett dokument gör det tydligt för organisationen hur en
situation av hög arbetsbelastning kan och ska hanteras, inte minst när det gäller
prioriteringar av olika ärenden, något som förvaltningen bedömer viktigt inte
minst utifrån den rådande personalsituationen med flera vakanta tjänster och
svårigheter att rekrytera.
2016-11-15
Riktlinje för att
förebygga och hantera
hög arbetsbelastning
inom den sociala barn
och ungdomsvårdens
myndighetsutövning
Sociala nämndernas förvaltning
721 87 Västerås
021-39 00 00 • www.vasteras.se
Westberg, Gunilla
021-392232 • [email protected]
VÄSTERÅS STAD
Riktlinje för att förebygga och hantera hög
arbetsbelastning inom den sociala barn och
ungdomsvårdens myndighetsutövning
2016-11-15
Innehållsförteckning
1 Arbetsgivarens ansvar ....................................................................................... 3
2
Rutin vid hög arbetsbelastning ......................................................................... 4
2.1
ÖVERGRIPANDE ....................................................................................................4
2.1.1
Handläggaren .............................................................................................. 5
2.1.2
Teamet........................................................................................................ 6
2.1.3
Teamledaren .............................................................................................. 6
2.1.4
Enhetschefen .............................................................................................. 6
3 Prioritering av arbetsuppgifter ......................................................................... 7
3.1
HJÄLP TILL PRIORITERING VID HÖG ARBETSBELASTNING ....................................7
2
VÄSTERÅS STAD
Riktlinje för att förebygga och hantera hög
arbetsbelastning inom den sociala barn och
ungdomsvårdens myndighetsutövning
2016-11-15
1 Arbetsgivarens ansvar
Arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön framgår av Arbetsmiljölagen där de
allmäna skyldigheterna anges i lagens tredje kapitel. Där stadgas att arbetsgivaren
ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för
ohälsa eller olycksfall. Arbetstagaren har också skyldigheter och ska t ex
medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i i genomförandet av de åtgärder som
behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö.
Riktlinjen syftar till att förebygga och fånga upp tidiga signaler på hög
arbetsbelastning och risker för ohälsa i arbetet
Medarbetarsamtal genomförs minst en gång per år. Enhetschef är
ansvarig för genomförande av samtal. Medarbetaren ansvarar för att
komma förberedd till medarbetarsamtalet och för att dokumentera sin
medarbeterarplan
Lönesamtal genomförs en gång per år. Enhetschef är ansvarig för detta
Arbetsplatsträff, (APT), genomförs en gång per månad. Syftet med
träffarna är att medarbetare och chef ska ha en dialog kring arbetsmiljö,
personal, kompetensutveckling, övrig utveckling, planering och
uppföljning av arbetet. Målet är att alla ska komma till tals och kunna vara
delaktiga i dialogen. Medarbetare ansvarar för att anmäla punkter till APT
senast två veckor innan till enhetschef. Dagordning skickas ut en vecka
innan mötet. Minnesanteckningar förs och finns på insidan
Samverkansmöten genomförs en gång per månad i enlighet med stadens
struktur för detta. På samverkan diskuteras frågor mellan fack,
skyddsombud samt arbetsgivaren. Fokus ligger på arbetsmiljö och
hälsofrämjande arbetsplats. Minnesanteckningar förs
Möte mellan enhetschef och hälsoombud på enheterna sker två-tre
gånger per termin
En gång i veckan träffas respektive team. Minnesanteckningar förs vid
varje teamträff
3
VÄSTERÅS STAD
Riktlinje för att förebygga och hantera hög
arbetsbelastning inom den sociala barn och
ungdomsvårdens myndighetsutövning
2016-11-15
Handläggare har förinbokade möten var fjortonde dag med teamledaren.
Vid behov erbjuds vägledning oftare. På vägledningen går handläggare
och teamledare igenom ärendena och teamledaren ger stöd i
prioriteringar av arbetsuppgifter samt utveckling av yrkesrollen
Behov av enskilda brådskande samtal om situationen i det dagliga arbetet
kan initieras av både medarbetare och ansvarig chef/teamledare
Kontakt med medarbetare vid sjukfrånvaro, senast efter tre dagar.
Enhetschef är ansvarig för samtal
Kontakt med medarbetare vid upprepad sjukfrånvaro sker enligt stadens
rutin för rehabilitering. Vid behov görs en rehabiliteringsutredning.
Enhetschef är ansvarig för genomförande av samtal och eventuell
rehabiliteringsutredning.
Vid de enskilda samtalen fångar teamledaren upp eventuella risker som kan leda
till ohälsa och kopplar därefter in enhetschefen som i samråd med medarbetaren
bedömer om det finns behov av stödinsatser eller annan anpassning.
2 Rutin vid hög arbetsbelastning
2.1
Övergripande
1. Handläggaren gör dagliga prioriteringar i sitt arbete.
2. Om handläggen anser att arbetsbelastningen är för hög och därmed inte
på egen hand klarar av att prioritera bland arbetsuppgifterna vänder
denne sig till teamledare för stöd och avlastning. Teamledaren leder och
fördelar det dagliga arbetet i samråd med enhetschef som har det
övergripande ansvaret.
3. På teameträffen går gruppen tillsammans igenom arbetsbelastning och
arbetssituation för att skapa sig en bild av läget och göra eventuella
omfördelningar av arbetsuppgifterna inom gruppen.
4. Teamledarna ser över om frågan om hög arbetsbelastning kan lösas inom
enheten genom omfördelning av arbetsuppgifter mellan teamen.
5. Om teamledaren anser att visa arbetsuppgifter måste proitriteras bort på
grund av hög arbetsbelastning och att det inte går att lösa inom enheten
informerar teamledaren enhetschefen som gör en bedömning av
situationen, dvs om prioriteringen är hållbar.
4
VÄSTERÅS STAD
Riktlinje för att förebygga och hantera hög
arbetsbelastning inom den sociala barn och
ungdomsvårdens myndighetsutövning
2016-11-15
6. Om enhetschefen bedömer att situationen med hög arbetsbelastning inte
kan lösas inom enheten ansvarar enhetschefen för att lyfta frågan till
myndighetschefen.
Om en medarbetare på arbetsplatsen signalerar hög arbetsbelastning till sin
teamledare eller enhetschef ska åtgärder enligt ovan vidtas så snart som möjligt.
2.1.1
HANDLÄGGAREN
För att motverka och förebygga hög arbetsbelastning ska varje handläggare göra
en planering och prioritering i sitt dagliga arbete. För stöd i handläggarens arbete
finns nedanstående hjälp till planering. Planering möjliggör ett jämnare
arbetsflöde.
Om handläggaren upplever att arbetsbelastningen är för hög ska handläggaren
uppmärksamma teamledare eller enhetschef på situationen. Teamledaren är
behjälplig att prioritera och omprioritera arbetet.
Daglig planering
-
Telefontid, tid för att ringa egna samtal samt ta emot samtal
Hantering av inkommen post och e-post
Återkoppling av inkomna telefonsamtal samt post och e-post
Uppdatera Outlook med aktuella aktiviteter som besök, skrivtid
samt övriga möten
Planering av ärenden på kort- och lång sikt
Veckoplanering
-
Prioritering av brådskande ärenden
Gå igenom pågående utredningar
Uppföljningar av ärenden
Planera in besök
Tid för dokumentation
Månatlig planering
-
Ärenden som ska beslutas av IFN/AU ( se delegationsordning)
Tid för dokumentation
Tid för resor
Möten
-
Teamträffar en halvdag per vecka
5
VÄSTERÅS STAD
Riktlinje för att förebygga och hantera hög
arbetsbelastning inom den sociala barn och
ungdomsvårdens myndighetsutövning
2016-11-15
-
Arbetsplatsträff (APT) en gång per månad
Arbetsgrupper (ex; kvalitetsgrupp, m fl.)
Handledning
Planeringsdagar
2.1.2 TEAMET
Under denna punkt beskrivs åtgärder för hur teamen ska hantera frågan om hög
arbetsbelastning.
Struktur för teammöten:
- Dagordning för mötet för att skapa struktur och förutsägbarhet
- lägesrapport om pågående och kommande arbete
- komplicerade ärenden, och ärenden som påverkar arbetsbelastningen, tas
upp
- ärendefördelning
- mentorskap för nya medarbetare
2.1.3 TEAMLEDAREN
Teamledaren har en helhetssyn över arbetsflödet på teamet och ska därför vara
ett stöd vid omfördelning och prioritering av arbetet.
- Träffar bokas med handläggare för genomgång av ärenden
- teamledaren och handläggare hjälps åt att strukturera och prioritera
arbetet
- diskussion på teamträffarna för att se över hur teamet kan
avlasta/omfördela arbetet.
- vid behov prioriterar teamledaren ärenden inom och mellan teamen
- enhetschef informeras om arbetssituationen för vidare åtgärder
2.1.4 ENHETSCHEFEN
Enhetschef har ansvaret för verksamheten. Om situationen av hög
arbetsbelastning inte kan lösas inom enheten ansvarar enhetsschefen för att lyfta
frågeställning om hög arbetsbelastning:
- Till övriga enheter inom förvaltningen för översyn om bemanningsresurs
finns att tillgå
- om bemanningsresurs inte finns att tillgå inom förvaltningen informerar
enhetsschef situationen till myndighetschef
6
VÄSTERÅS STAD
Riktlinje för att förebygga och hantera hög
arbetsbelastning inom den sociala barn och
ungdomsvårdens myndighetsutövning
2016-11-15
3
Prioritering av arbetsuppgifter
Graden av angelägenhet i enskilda ärenden ligger till grund för planering och
prioritering av arbetsuppgifter. Exempel på arbetsuppgifter som kan medföra
behov att prioriteras är brådskande ärenden där enskild person är i behov av
insatser omgående.
3.1 Hjälp till prioritering vid hög arbetsbelastning
Nedan anges centrala arbetsuppgifter som är viktiga att ta i beaktande vid
prioritering. Dessa skall fungera som en vägledning vid behov av omdisponering
av arbetet. Prioritering görs i samråd med konsulent och enhetsschef.
Arbetsuppgifter prioriteras enligt nedanstående ordning
1. Akuta ärenden där barnet /den unge kan vara i behov av omedelbart
skydd.
2. Utredningar enligt 11 kap utifrån allvarlighetsgrad, om den bedöms vara
densamma är tidsaspekten avgörande
3. Att de familjehem/jourfamiljehem som ska ta emot en placering är
utredda och bedömts lämpliga.
4. Uppföljning av barn och unga placerade utanför det egna hemmet
7
