Plan för internkontroll 2016 för kultur- och fritidsförvaltningen Frekvens och tidpunkt Rapporteras till 2/år maj, oktober Ledningsgrupp, November IK-samordnare 30/11 2016 nämnd/ styrelse 15/11 2016 KSförvaltningar 8 Administrativ Kontroll genom stickprov att chef anställda har kännedom om policyn och förstår Falu kommuns riktlinjer för oegentligheter. Även kontroll att rutin finns för information om policyn vid introduktion av nyanställda 2/år Ledningsgrupp, November avstämning IK-samordnare april, oktober 30/11 2016 nämnd/ styrelse 15/11 2016 KSförvaltningar 6 Förvaltningsassistent 3/år Ledningsgrupp, November avstämning IK-samordnare mars och maj, oktober 30/11 2016 nämnd/ styrelse 15/11 2016 KSförvaltningar 6 Process/rutin/ system Kontrollmoment (risk som hanteras) Kontrollansvarig Dokumenthantering: Allmänna handlingar som inkommer via e-post Allmänna handlingar som inkommer via e-post blir diarieförda i enlighet med dokumenthanteringsplan Nämndsekreterare Kännedom/förståelse finns hos verksamhetens personal om kommunens policy avseende mutor och andra otillbörliga förmåner Registrering av verksamhetens ingångna avtal i databas e-Avrop hos Upphandlingscenter (UhC) Obligatoriskt granskningsområde Styrdokument: Oegentligheter Obligatoriskt granskningsområde Upphandling och inköp: Avtalsdatabas Obligatoriskt granskningsområde Kontrollmetod Kontroll genom stickprov av visst antal handläggare/verksamhet med mailkonto under bestämd tid tillsammans med kontrollansvarig hur allmänna handlingar hanterats. Kontroll mot dokumenthanteringsplan Fullständig. Granskning att alla avtal efter upphandling av varor och tjänster i egen verksamhet även registrerats hos UhC, i databas e-Avrop. (Gäller avtal som sträcker sig längre, inte objekt eller byggentreprenader, och som upphandlats enligt LOU. Avtal till följd av ev. direktupphandling omfattas inte) Rapport till nämnd/styrelse (ej KSFV) Rapport till kommunens samordnare Risktal 1 Frekvens och tidpunkt Rapporteras till 2/år maj, oktober Ledningsgrupp, November IK-samordnare Att leverantörsfakturor inte Administratör Stickprov slumpmässigt valda innehåller verksamhetsmånader främmande varor eller tjänster. 2/år Ledningsgrupp IK-samordnare Kontanthantering Att förvaltningens samtliga kassaöverskott redovisas dagligen och sätts in på bank minst en gång per vecka för att minska risken för stöld, rån, förskingring samt misstro mot personal och andra som vistas i våra verksamheter. Närmaste chef Stickprovskontroll av att kassaredovisningar upprättats samt av att insättning gjorts minst en gång i veckan. Löpande Ledningsgrupp IK-samordnare November 30/11 2016 12 möjlig – allvarlig Avtalsdatabas Att registrering av verksamhetens ingångna avtal görs i LIS-Avtalsmodul Förvaltningsassistent Granskning att alla typer av avtal som inte stöds av andra verksamhetssystem registreras i avtalsdatabasen samt förses med bevakningstillfälle och ansvarig handläggare. 2/år maj, oktober Ledningsgrupp, November IK-samordnare 30/11 2016 9 möjlig kännbar Avtalsdatabas Att avtalsbevakning Förvaltningsgenomförs och verkställs av assistent handläggare/avtalsansvarig Inhämtning av uppgifter från avtalsdatabas 1/år juni Ledningsgrupp, November IK-samordnare 30/11 2016 12 möjlig – allvarlig Process/rutin/ system Kontrollmoment (risk som hanteras) Kontrollansvarig Upphandling och inköp: Avtalstrohet Att inköp sker hos avtalade leverantörer för de varor och tjänster där ramavtal finns. Administratör Utdrag ur leverantörsreskontran Leverantörsreskontra Kontrollmetod Rapport till nämnd/styrelse (ej KSFV) Rapport till kommunens samordnare 30/11 2016 Risktal 9 möjlig kännbar 8 allvarlig – mindre sannolik 2 Kontrollansvarig Frekvens och tidpunkt Rapporteras till Rapport till nämnd/styrelse Rapport till kommunens samordnare Process/rutin/ system Kontrollmoment (risk som hanteras) Upphandling och inköp: Riktlinjer och bestämmelser Direktupphandling ska Administrativ Att direktupphandling under året 2/år underskrida fastställd chef som överskrider två prisbasbelopp Maj, beloppsgräns enl. LOU beställs för att utföras av oktober (505 000 kr 2015) för alla Upphandlingscenter (för de direktupphandlingar av områden som inte omfattas av samma slag som Upphandlingscenters undantagskommunen kommer att lista). Vid bedömning behöver göra under räkenskapsåret. hänsyn tas till att värdet av återDirektupphandling ska enl. kommande likartade avtal beställas av och upphandlingar tillsammans inte utföras av Upphandlingsfår överskrida direktupphandlingscenter så snart värdet på gränsen för kommunen som upphandlingen övergår två helhet. prisbasbelopp (88 600 kr 2016) för kommunen som helhet. Ledningsgrupp, November IK-samordnare 30/11 2016 8 sannolik – lindrig Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Att kunskap finns om vilka åtgärder som ska vidtas för att undvika allvarliga person- och/eller egendomsskador. 1/år oktober Ledningsgrupp, November IK-samordnare 30/11 2016 12 möjlig – allvarlig Hantering av kommunala tillgångar Att den kommunala Enhetschef konsten stjäls, förstörs eller allmänkultur förkommer. Stickprovskontroll av att vårt 1/år interna register över utlånad konst oktober inom Falu kommuns egna lokaler stämmer överens med verkligheten och att verken är intakta. Ledningsgrupp, November IK-samordnare 30/11 2016 9 möjlig kännbar Förvaltningschef Kontrollmetod Följa upp att det för alla förvaltningens objekt finns en brandskyddsorganisation med tydlig ansvarsfördelning och att brandskyddsrutiner är kända och följs inom samtliga verksamheter enligt fastslagen brandskyddspolicy för Falu kommun. (ej KSFV) Risktal 3 Process/rutin/ system Kontrollmoment (risk som hanteras) Kontrollansvarig Kriskommunikation Att det är tydligt vem som ska agera på vilket sätt i händelse av kris. Förvaltningschef Föreningsbidrag till kulturföreningar Att alla bidragsberättigade Enhetschef kulturföreningar i Falu allmänkultur kommun känner till möjligheten att söka bidrag så att samverkan mellan Falu kommun och föreningslivet stärks och föreningsaktiviteter kan utvecklas efter önskemål och behov från både unga och äldre kommuninvånare (Folkhälsoprogrammet). V = Väsentlighet -Konsekvens 1 = Försumbar (obetydlig konsekvens) 2 = Lindrig (liten konsekvens) 3 = Kännbar (besvärande konsekvens) 4 = Allvarlig (fel som inte får inträffa) Frekvens och tidpunkt Rapporteras till Uppföljning av att det upprättas en kriskommunikationsplan för förvaltningen och att den kommuniceras via samtliga verksamheters arbetsplatsträffar så att alla medarbetare har kännedom om den. 1/år oktober Ledningsgrupp, November IK-samordnare 30/11 2016 12 allvarlig möjlig Uppföljning av att genomförda informationsinsatser ger resultat i form av ökat antal inlämnade bidragsansökningar med en stor variation av aktiviteter. Uppföljning av att alla kända kulturföreningar som vill har sökt bidrag. 1/år mars Ledningsgrupp, November IK-samordnare 30/11 2016 8 sannolik lindrig Kontrollmetod R = Risk - Sannolikhet för att fel/skada skall uppstå 1 = Osannolik (i stort sett obefintlig risk) 2 = Mindre sannolik (mycket liten risk) 3 = Möjlig (möjligt att fel kan uppstå) 4 = Sannolik (troligt att fel kan uppstå) Rapport till nämnd/styrelse (ej KSFV) Rapport till kommunens samordnare Risktal R x V = Risk x Väsentlighet 1-3 = Inget agerande krävs. Acceptera risken. 4-8 = Hålls under uppsikt 9-12 = Tas med i kontrollplanen. Reducera risken. 16 = Direkt åtgärd. Minimera risken. 4