Kultur- och fritidsnämndens internkontrollplan

KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN
2014-02-19
Birgitta Nilsson
DNR KFN-0036/2014
1
Kultur-och fritidsnämnden
Kultur- och fritidsnämndens internkontrollplan 2014
Beslutsunderlag
Kultur- och fritidsförvaltningens skrivelse den 19 februari 2014.
Sammanfattning
I Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter till budget- och
uppföljningsprocessen anges att varje nämnd årligen ska anta en intern
kontrollplan.
Fr o m år 2012 implementerar nämnden COSO-modellen som verktyg för den
interna kontrollen, vilken inkluderar aspekterna kontrollmiljö, riskanalys,
kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt tillsyn.
I planen för 2014 har fem prioriterade områden valts ut för granskning,
nämligen löner, inventarier, stöldbegärlig egendom, representation mm, taxor
och avgifter samt nämndmål och uppdrag. Utformningen av den interna
kontrollplanen har föregåtts av en risk- och väsentlighetsanalys.
Förslag till beslut
1. Intern kontrollplan för år 2014 avseende kultur- och fritidsnämndens
verksamhetsområde godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen.
Johan Malmgren
Förvaltningschef
1
COSO-modellen är ett ramverk som har utformats efter särskilda lagar och riktlinjer,
ramverket används till att utvärdera den interna kontrollen över den finansiella rapporteringen
inom kommunen.
Kultur- och fritidsförvaltningen
2014-02-20
Dnr KFN-0036/2014
Bakgrund
I Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter till budget- och uppföljningsprocessen
anges att varje nämnd årligen ska anta en intern kontrollplan. Vidare anges att de
riskområden som ska ingå i alla nämnders interna kontrollplaner är kontroll av
löner, representation, inventering av anläggningstillgångar, inventering av
stöldbegärligt samt granskning av taxor och avgifter. Den interna kontrollen ska
även innefatta kommunövergripande mål, nämndmål samt måluppfyllelse.
Nämndens interna kontroll använder sig av COSO-modellen som grund. Denna
delar upp den interna kontrollen i fem delmoment vilka tillsammans ämnar ge en
heltäckande bild av nämndens interna kontroll.
Utformningen av intern kontrollplan för 2014 ska föregås av en risk- och
väsentlighetsanalys.
Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta
regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll.
Förvaltningschefen ska löpande rapportera till nämnden om hur den interna
kontrollen fungerar. Verksamhetsansvariga chefer är skyldiga att följa antagna regler
och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas
och anvisningarnas innebörd. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart
rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett.
Nämndens plan för internkontroll
Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive
verksamhetsområde. Den enskilda nämnden ska se till att en organisation upprättas
för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde och dokumenteras i
en plan för intern kontroll. Internkontrollplanen ska även följa
kommunövergripande anvisningar över obligatoriska kontroller.
Kontroller utförs
Under året genomför förvaltningen de kontroller som fastställts i nämndens plan
för intern kontroll.
Uppföljning av intern kontroll
De kontrollmoment som föreslås ingå i nämndens interna kontrollplan är
representation, inventering av anläggningstillgångar, inventering av stöldbegärligt
samt granskning av taxor och avgifter. Förvaltningen föreslår att den interna
kontrollen även ska innefatta nämndens mål och måluppfyllelse. Med detta menas
Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg • Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Rissne
Telefon: 08-706 80 00 • Organisationsnummer: 212000-0175 • [email protected] • www.sundbyberg.se
2 (7)
Kultur- och fritidsförvaltningen
2014-02-20
Dnr KFN-0036/2014
vilken risk som uppstår för staden och verksamheten om målet inte uppnås, samt
att säkerställa att måluppfyllelsen mäts på rätt sätt.
1. Kontrollmiljön
Ur anvisningar till intern kontroll för 2014 anges kontrollmiljö enligt nedan:
”Kontrollmiljön anger tonen i en förvaltning och ska öka kontrollmedvetenheten hos medarbetarna.
Detta är grunden för alla andra komponenter i intern styrning och kontroll, och erbjuder ordning
och struktur. Faktorer inom kontrollmiljön innefattar och påverkas av integritet, etiska värden,
kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil, det sätt på vilket
ledningen fördelar ansvar och befogenheter och organiserar och utvecklar dess medarbetare samt den
uppmärksamhet och vägledning som nämnden/kommunstyrelsen ger.”
Samtliga verksamheter har verksamhetsplaner baserade på såväl de
förvaltningsövergripande som de nämndspecifika målen för året.
För att säkerställa att all verksamhet genomsyras av kontrollmedvetenhet och
förståelse för uppdraget genomförs ytterligare kompetensutveckling av chefer och
medarbetare under året.
Samtliga medarbetare har individuella kompetensutvecklingsplaner och
kompetensutveckling sker i linje med dessa.
Kultur- och fritidsnämndens ledamöter och ersättare och förvaltningens
ledningsgrupp samt centralt placerad utredare och
nämndsekreterare/kommunikatör kommer att delta i en gemensam utbildningsdag
under våren. Syftet är att utveckla kompetensen och arbetet utifrån mål och
nyckeltal. Att utbildningsdagen är gemensam för förtroendevalda och tjänstemän
bidrar till en gemensam syn på ansvarsfördelning och arbetet utifrån målstyrning.
Med anledning av den kontrollmiljö som finns har olika områden identifierats där
det kan anses som betydelsefullt och viktigt att ha samt genomföra tydliga
kontrollåtgärder. Dessa specificeras mer ingående nedan:
Inventarier och stöldbegärlig egendom
Efter rekommendation från stadens revisorer har bestämts att varje nämnd i sin
interna kontrollplan ska ta upp kontroll av att anläggningsregistret innehåller
korrekta uppgifter och att förteckning över förekomst och placering av
stöldbegärlig egendom är korrekt.
Representation, gåvor och konferenser
Verifikationer gällande representation, gåvor och konferenser ska innehålla
uppgifter om syfte och deltagare. Vid tidigare granskning har revisorerna funnit
brister i en mycket stor andel av stadens verifikationer. För att i framtiden förhindra
att detta upprepas ska varje nämnds interna kontrollplan uppta kontroll av att
verifikat avseende nämnda områden innehåller godtagbara uppgifter om syfte och
deltagare.
3 (7)
Kultur- och fritidsförvaltningen
2014-02-20
Dnr KFN-0036/2014
4 (7)
Granskning av taxor och avgifter
Taxor eller avgifter som förekommer i kultur- och fritidsnämndens verksamhet är
fastställda av kommunfullmäktige. Kontroll ska göras att uttagna avgifter
överensstämmer med vad som stadgas i förordning.
Nämndmål och nämndens uppdrag till förvaltningen
Samtliga nämndmål och uppdrag finns i nämndens budget för 2014. De kommer att
följas upp i den interna kontrollen.
2.
Riskanalys
I tillämpningsföreskrifterna anges att den interna kontrollen ska beskriva vilka risker
som kan uppstå för staden och verksamheten om målen inte uppfylls och att det
sedan även ska framgå hur det säkerställs att måluppfyllelsen mäts på rätt sätt.
Identifierade
riskområden/
processer
Riskbeskrivning
Löner
Fel lön har betalats ut.
Inventarier
Stöldbegärlig
egendom
Representation,
gåvor och
konferenser
Taxor och avgifter
Väsentlighet
*)
Risk/
skada
*)
Sannolikhet
*)
Riskindex
*)
3
2
1
6
1
2
1
4
3
3
2
8
Uppgift om syfte och deltagare
saknas eller är ofullständig
3
1
2
6
Uttagna avgifter överensstämmer
inte med vad som stadgas i
förordning
2
1
3
6
Uppgift i anläggningsregistret
motsvarar inte verkligheten,
inventarier kan inte identifieras
Uppgift om förekomst och
placering av förvaltningens
stöldbegärliga utrustning,
inventarier eller konst saknas eller
är felaktig
*) I denna analys har följande definitioner och poängsättning tillämpats.
Väsentlighet: Den betydelse som kontrollen har för att upprätthålla förtroendet för
staden. Väsentlighet kan uttryckas som ekonomiska, politiska, tekniska, mänskliga
och verksamhetsmässiga konsekvenser för kommunen/nämnden eller för enskilda
kommuninvånaren som kan uppstå vid fel och brister i olika processer. Mäts med
en tregradig skala där 3 anger större och 1 anger mindre betydelse.
Kultur- och fritidsförvaltningen
2014-02-20
Dnr KFN-0036/2014
5 (7)
Risk/skada: Den ekonomiska skada som bristen enligt riskbeskrivningen kan
medföra om den uppkommer. Mäts med en tregradig skala där 3 anger större och 1
anger mindre skada.
Sannolikhet: Sannolikheten för bristen enligt riskbeskrivningen ska uppkomma. Mäts
med en tvågradig skala där 2 anger större och 1 anger mindre sannolikhet.
Riskindex: Riskindex är summan av poäng enligt ovanstående.
De risker som föreligger för att kultur och fritidsförvaltningens verksamheter ej ska
uppnå uppsatta mål är huvudsakligen förknippade med ekonomi. Om uppsatta mål
ej relateras till budget kan detta leda till minskning av personal, medier, program,
och skötsel av anläggningar.
För att nå uppsatta mål krävs också att alla berörda medarbetare har rätt kompetens
och erfarenhet.
Ökad efterfrågan på verksamhet på grund av volmförändringar kan också påverka
tillgång och kvalitet om detta ej harmonieras med driftbudget.
Den politiska ambitionsnivån avgör om risk att ej uppnå målen kommer att uppstå.
Uppföljningar och utvärderingar ska genomföras under året.
3. Kontrollaktiviteter
Nedan redovisas de kontrollmoment och kontrollmetoder som planeras att
genomföras under 2014. Såväl ansvarig person som tidpunkterna för respektive
kontroller anges.
Kultur- och fritidsnämnden har ansvar, enligt kommunallagen, att säkerställa sin
interna kontroll. Från och med år 2014 har kultur- och fritidsförvaltningen
implementerat COSO-modellen som verktyg för den interna kontrollen. I enlighet
med denna ska följande kontrollmoment rapporteras i samband med årsbokslutet:
Kontrollmoment
(beskrivning av vad som ska
kontrolleras)
Kontrollaktivitet
(beskrivning av hur
granskningen ska göras)
Löner
Att rätt lön betalas ut till rätt
person
Stickprov
Representation, gåvor
och konferenser
Att verifikationer innehåller
tillfredsställande uppgifter
om syfte och deltagare
Fullständig kontroll
Kontrollområden
Frekvens
Inför
delårs- och
årsbokslut
Inför
delårs- och
årsbokslut
Kontrollansvar
Ekonom
Ekonom
Kultur- och fritidsförvaltningen
2014-02-20
Dnr KFN-0036/2014
6 (7)
Inventarier
Att anläggningsregistret är
korrekt
Fullständig inventering
Inför
årsbokslut
Respektive
chef
Stöldbegärlig
egendom
Att förteckning över
förekomst och placering av
stöldbegärlig egendom är
korrekt
Att uttagna avgifter
överensstämmer med vad
som stadgas i förordning
Fullständig inventering
Inför
årsbokslut
Respektive
chef
Stickprov
April
månad
Respektive
chef
Taxor och avgifter
1. Information och kommunikation
Förvaltningen har en förvaltningsövergripande kommunikationsplan som
uppdateras och revideras 1 gång/år. Varje enskild verksamhet deltar med en
representant i förvaltningens kommunikationsgrupp som på förvaltningschefens
uppdrag leds av förvaltningens kommunikatör i samarbete med förvaltningens
ledningsgrupp.
Kommunikationsplanen fastställer rutiner för hur information om förvaltningens
verksamheter ska kommuniceras till stadens medborgare.
Krisrelaterade händelser hanteras av förvaltningens ledningsgrupp.
Förvaltningen sedan en tid tillbaka synpunktshantering via stadens webbplats.
2. Tillsyn (uppföljning och utvärdering)
Den femte punkten i COSO-modellen tar upp tillsyn. Tillsynen är till för att
säkerställa att det interna kontrollsystemet inom nämndens ansvarsområden
fungerar. Eftersom ansvaret för den interna kontrollen, enligt
kommunallagen, åvilar nämnden, innebär det att nämnden även har ansvar för
tillsynen.
Tillsynen vad gäller den interna kontrollen sker främst i samband med
redovisningen av föregående års kontrollplan, såsväl som i samband med det årliga
upprättandet av ny kontrollplan. Vid uppföljning såväl som vid upprättandet av den
nya kontrollplanen går förvaltningen igenom samtliga moment för att utvärdera hur
väl den interna kontrollen genomförts.
Eventuella brister som kan uppkomma i samband med löpande kontroller under
året ska meddelas nämnden, så att denna blir informerad om vad kontrollen påvisar.
Uppstår detta är det viktigt att relativt omgående analysera/undersöka vad som kan
göras för att åtgärda sådana brister.
Samtliga verksamheter inom kultur och fritidsförvaltningen har verksamhetsplaner
baserade på såväl förvaltningsövergripande som nämndspecifika mål.
Kultur- och fritidsförvaltningen
2014-02-20
Dnr KFN-0036/2014
Verksamhetsplaner och måluppfyllelse kontrolleras 2 gånger/år i samband med
delårsbokslut och bokslut.
Förvaltningens ledningsgrupp identifierar, värderar och bedömer konsekvenser av
att uppsatta mål ej kan uppnås. En helhetssyn på förvaltningens samtliga uppdrag
och mål finns i ledningsgruppen och därmed en beredskap att hantera
risksituationer samt att upprätta en handlingsplan.
7 (7)