Chalmers verksamhetsstyrning;
att arbeta för gemensamma mål och
arbetssätt
Helene Bergsten, Katarina Ekman, Anna Winckler
Chalmers tekniska högskola, Göteborg
18 augusti 2015
Lite fakta om Chalmers
•
•
•
•
•
•
•
Teknik-naturvetenskap
Antal helårsstudenter: ca 9000
Antal anställda ca 3000 årsarb. (varav
doktorandtjänster ca 850 pers)
Omsättning: 3,3 miljarder (gru ca 30%, FoFu ca 70%
varav majoriteten externa anslag)
Utbildning: högskoleingenjörer, civilingenjörer,
arkitekter, sjöfartsutbildning i 3+2 år.
Masterutbildning på engelska endast.
Två campus i Göteborg + nationell anl. Onsala
Chalmers resa - gemensamma mål och
arbetssätt
• Målstyrning
• Chalmers gemensamma mål; kollektiv vs
•
•
•
•
•
individ
Processarbete
Ledning
Hur vi jobbar praktiskt
Erfarenheter över 6 år
Utmaningar framåt
Mål-styrning
Vems mål?
• Individens mål
• Chalmersgemensamma mål
Varför gemensamma mål?
• Med gemensamma krafter kan vi nå längre inom prioriterade
områden, viktiga för Chalmers som helhet och för de vi finns till
för. Fokus på kvalitet och relevans.
• Alla vill relatera till det gemensamma på någon nivå (Chalmers,
inst., forskargrupp) och då behöver alla bidra till det också.
• Vi pratar om gemensamma framtidsbilder samt aktiviteter för att
nå dessa.
Gemensamma mål
Gemensamma
ekonomiska och
”andra administrativa”
mål
X
Gemensamma
verksamhetsmål
Chalmers gemensamma verksamhetsmål
• Utbildning i världsklass
• Excellent forskning
• Effektivt nyttiggörande
vilka stöttas av ett mål om
• Utmärkt intern miljö
Under varje mål finns 2-3 delmål
Målstyrning och ledning
• Gemensamma mål kan bara fungera om
•
•
någon leder; styrningen och processen är
viktiga.
Målstyrning kan lätt gå överstyr i detaljstyrning.
VARFÖR är den viktigaste frågan. Ett bra svar
på den så klarar man vilket vad, hur och vem
som helst.
Vi har kopplat målen till vårt processarbete.
Organisation
Rektor
VD
Prorektor
Vice VD
CPO;
Processchef
Gemensamt
Gemensamt
verksamhetsstöd
verksamhetsstöd
8 Styrkeområden
Vicererektor
styrkeområden
Institutioner (18 st) och bibliotek
Att utbilda
Vicerektor
grundutbildning
Att forska o
Vicerektor forskning
forskarutbilda
och forskarutbildning
Att nyttiggöra
Vicerektor
nyttiggörande
Pendeln slår – acceptans för
gemensamma mål, eller inte?
”Vi behöver inga
gemensamma mål.
Vi vet själva”.
”Vad vill ledningen
med Chalmers?”
Målstyrning och ledning
Dialogen om verksamhetens mål och innehåll
behöver pågå kontinuerligt och en bra process
är nödvändig.
Vad betyder målen för mig? Hur kan jag bidra?
Det ser ganska olika ut hos oss. Flera inst.
involverar all personal medan andra har en mer
chefstung diskussion.
HUR vi jobbar med mål och
verksamhetsutveckling
• Processorienterad verksamhet i tre huvudprocesser
(samt stöd- och ledningsprocesser) utgör grunden
• Prioriterad verksamhetsutveckling (PVU);
Rektors/CLG dokument för målstyrning av
verksamheten (årlig revidering)
• Planering och uppföljning genom verksamhetsstyrningsprocess (kallad Vp-process), med dialoger
och genom nyckeltal (KPI) i ett beslutsstödsystem.
Rektors/ledningsgruppens
styrdokument
PVU
•
•
Omvärldsbild och
Chalmers förutsättningar.
Chalmers gemensamma
mål och delmål (1-5 år)
beskrivs + nyckeltal för
uppföljning.
OBS – Inte allt vad inst. och
medarbetarna gör i sin
vardag.
Målhierarki
CHALMERS
Handlingsplan 2016-2020
Vision
Bilaga 1.3
Handlingspla n fastställd av;
Datum
Dia rienummer: C2015-
Befattning;
Version
Institution:
0
Pla nen är upprättad i samverkan med;
Arbetsmiljöombud
Jämställdhetsombud
Medarbetarsamtal
Miljöcertifieringsrepresentant
Mål, utvecklingsplan och anteckningar
Mål delmål
PVU
Vad skall genomföras - vilken
åtgärd
Hur skall det genomföras
HållÖK Ansvarig för
Verksamhets- Jämlikhet &
barhet & VP måluppfyllels e
risk
arbetsmiljö
miljö
Resursåtgång Önskat resultat
kr och/eller tid (Nyckeltal
Genomförd Uppföljning
senast
Tertialvis uppföljning
Resultat/Kommentar
målvärde)
U1
U2
F1
F2
N1
N2
N3
I1
I2
Strategisk karta och handlingsplan (institutioner + AoS)
Medarbetarens
namn______________________________________
Chefens namn____________________________________________
Datum för medarbetarsamtalet_______________________________
Mål för kommande året
Definiera 3-5 mål som beskriver medarbetarens bidrag till att uppnå avdelningens mål det
kommande året. Specificera vad som ska åstadkommas, vilka resurser som kommer krävas och
hur framsteg ska följas upp.
Mål 1
Mål 2
Mål 3
Mål 4
Individ; medarbetarsamtal
CHALMERS
Institution
Mikroteknologi och nanovetenskap - MC2
Bilaga 1.3
Strategisk karta 2015-2019
Diarienummer: C2014-0660
Vår vision ”Chalmers – för en hållbar framtid”.
Övergripande
mål
Utbildning i världsklass
Excellent Forskning
Effektivt nyttiggörande
Ökad
Internationell
attraktionskraft
Utveckla pedagogik
och kvalitet
Ökat antalet
samverkansavtal
Chalmers gemensamma mål och delmål
Delmål
Utveckla
studentrekryteringen
Ökat genomslag
för Chalmers
publikationer
Fortsätta arbetet med
tjänsteförslagsnämnd, samt
med gemensamma modeller
och krav för rekryteringar och
befordringar
Förbättra
förutsättningarna för att
alla lärare deltar i
grundutbildningen
Tillgängliggöra
intellektuella
tillgångar
Kommunicera
nyttiggörande
-aktiviteter
Inventera intellektuella tillgångar
Skapa kontakt mellan forskare
och organisationer inom
innovation och entreprenörskap
Institutionens egna mål på 1-5 år. Beskrivs i handlingsplan
Institutionsperspektiv
/prioriteringar
Fortsätta arbetet med att
säkra hög kvalitet på MC2s
kurser
Öka publiceringarna
Synliggöra verksamhetens
nyttiggörande
Informera om rutiner kring kris
och olycka
Höja kvaliteten i ledarskapet
Information och diskussion om vägen från
härskarteknik till bekräftarteknik
Effektivare
verksamhetsstöd
Utveckla
ledarskapet
Utmärkt
intern miljö
Målhierarki
CHALMERS
Handlingsplan 2016-2020
Vision
Bilaga 1.3
Handlingspla n fastställd av;
Datum
Dia rienummer: C2015-
Befattning;
Version
Institution:
0
Pla nen är upprättad i samverkan med;
Arbetsmiljöombud
Jämställdhetsombud
Medarbetarsamtal
Miljöcertifieringsrepresentant
Mål, utvecklingsplan och anteckningar
Mål delmål
PVU
Vad skall genomföras - vilken
åtgärd
Hur skall det genomföras
HållÖK Ansvarig för
Verksamhets- Jämlikhet &
barhet & VP måluppfyllels e
risk
arbetsmiljö
miljö
Resursåtgång Önskat resultat
kr och/eller tid (Nyckeltal
Genomförd Uppföljning
senast
Tertialvis uppföljning
Resultat/Kommentar
målvärde)
U1
U2
F1
F2
N1
N2
N3
I1
I2
Medarbetarens
namn______________________________________
Chefens namn____________________________________________
Datum för medarbetarsamtalet_______________________________
Mål för kommande året
Definiera 3-5 mål som beskriver medarbetarens bidrag till att uppnå avdelningens mål det
kommande året. Specificera vad som ska åstadkommas, vilka resurser som kommer krävas och
hur framsteg ska följas upp.
Strategisk karta och
handlingsplan (institutioner)
Mål 1
Mål 2
Mål 3
Mål 4
Individ; medarbetarsamtal
I praktiken
Sätta mål
Följa upp och
justera kurs
Genomföra
Planera
Ge
förutsättningar
Verksamhets-styrnings-processen
Viktiga faktorer för ökad kvalitet i processen:
•
•
•
•
•
Struktur och tydlighet i arbetet vilket ökar kvalitén och ger
förutsättningar för att det man planerat skall genomföras och att
det kan följas upp.
Gemensamma mallar för hur underlag skall se ut.
Mål, planer och dialoger handlar nu om verksamheten ur ett
helhetsperspektiv. De ekonomiska förutsättningarna
dominerade tidigare.
Bättre balans mellan mål och aktiviteter inom forskning,
utbildning och nyttiggörande samt adm./ekonomiska mål.
En ökad dialog mellan institution och Chalmers ledning om
strategiska val och långsiktiga planer.
Årscykel; gränssnittet institution och Chalmers ledning
Beslut resultatmål för
Chalmers
Analysera och sammanställa
inlämnade handlingsplaner
och budget
Beslut
handlingsplaner &
resultatmål inst.
Återkoppling
Institutionerna lämnar
handlingsplan och
finansiell plan
Återkoppling (VP2–dialog) med prorektor
• ge återkoppling på inlämnat material
• få en fördjupad förståelse för institutionens
prioriteringar med fokus på 2015
• att föra en gemensam dialog kring frågor
institutionen lyft som viktiga i VP-materialet.
Genomföra strategisk
dialog
Konkretisera gemensamma mål
i handlingsplaner och finansiell
plan
Strategisk dialog (VP1-dialog) med rektor
Diskutera strategisk karta och
handlingsplaner ur ett framtidsinriktat
perspektiv (5 år) kopplat till Chalmers
vision och övergripande mål.
Beslut om planeringsförutsättningar
Analysera och dra slutsatser från
strategiska dialoger
Förbereda ramvillkor och
förutsättningar
Beslut om Chalmersgemensamma mål
Erfarenheter; viktiga förutsättningar/faktorer
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Uthållig ledning.
Alla med ansvar måste inkluderas, och ha befogenheter att agera.
En känsla av sammanhang. Meningsfullt – begripligt – hanterbart.
Mål, handlingsplaner och dialoger om verksamheten förs i ett
helhetsperspektiv. De ekonomiska förutsättningarna dominerade
tidigare.
Bra dialog mellan institution och Chalmers ledning om strategiska val
och långsiktiga planer. Följ upp snarare än att kontrollera planeringen.
Struktur, tydlighet och enkelhet i arbetet, ökar kvalitén och ger förutsättningar för att det man planerat skall genomföras kan följas upp.
Vardagen äger varje medarbetare. Målen (på alla nivåer) är en
ledstång att hålla sig i, och ett sätt för institutionen och centrala adm.
att samlas kring gemensamma frågor och framtidsbilder.
Processorientering som arbetssätt => gemensamma arbetssätt och
ständiga förbättringar.
Tid + energi = resultat.
Utmaningar framåt
•
•
•
•
•
•
Att vara uthållig i gemensamma mål, delmål och arbetssätt.
Förenkla, förenkla, förenkla! Svårt. Lätt att lägga till och höja
ambitionen.
Alla medarbetare är inte delaktiga och har inte accepterat
modellen fullt ut – förändring och förankring tar tid.
Dialogen mellan både organisatoriska nivåer och
funktioner/individer behöver utvecklas.
Uppföljning av målen i sig, samt effekterna av målen såväl
inom Chalmers som i samhället i stort – här finns det mycket
kvar att göra.
Kontinuerlig anpassning - Chalmers finns i en ständigt
förändrad omvärld.
