Förhindra otillåtna direktupphandlingar!

Göteborgs universitet
Upphandling och inköp
2010-09-28
- Introduktion till lagstiftningen
- Upphandlingsprocessen
- Ändringar i LOU
- Ramavtal
- Direktupphandlingar
- Stöd till att göra bra inköp
- Elias-projektet
www.gu.se
Varför upphandling?
Inte för att ställa till problem!
• Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar all offentlig upphandling i Sverige och gäller
sedan den 1 januari 1994. En större förändring genomfördes emellertid i början av 2008.
• Lagen bygger på EG-direktiv.
• Gemenskapsrättsliga principer påverkar också.
• GU:s skyldighet som statlig myndighet att följa LOU vad det gälller all anskaffning av
produkter (varor, tjänster och entreprenader).
• Få ut så mycket som möjligt för våra skattepengar och anslag.
• Ta hänsyn till miljö- och sociala krav.
www.gu.se
Introduktion till lagstiftningen
• Redan på 1800-talet fanns det inom det militära bestämmelser
för hur upphandling skulle gå till
• Det "definitiva genombrottet" för offentlig upphandling kan
dateras till 1920 års upphandlingsförordning. Svensk vara
• 1952 – affärsmässighet, sysselsättning
• 1973 – upphandlingskungörelsen, tjänster
• 1986 – upphandlingsförordning uppgradering
• 1994 – Lagen om offentlig upphandling
• 2008 – nya Lagen om offentlig upphandling
www.gu.se
Regelverk offentlig upphandling
• Lag (2007:1091) om offentlig upphandling - LOU
• Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster – LUF
• Lag (2008:962) om valfrihetssystem - LOV
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------• Förordning om offentlig upphandling och upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och
posttjänster, SFS 2007:1099
• Förordning om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt, SFS 2006:260
• Förordning om statlig inköpssamordning, SFS 1998:796
• Tillkännagivande (2008:32) av tröskelvärden vid offentlig upphandling, SFS 2008:32
• EG-direktivet för de klassiska sektorn, Europaparlamentets och Rådets direktiv 2004/18/EG
• EG-direktivet för försörjningssektorerna, Europaparlamentets och Rådets direktiv 2004/17/EG
• EG-förordning om gemensam terminologi (CPV), Kommissionens förordning 2195/2002
• EG-förordning om standardformulär vid annonsering, Kommissionens förordning 1564/2005
• Direktiv om rättsmedel - överprövning och skadestånd, 89/665/EEG och 92/13/EEG
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------• Lag (1992:1528) om offentlig upphandling (ÄLOU)
www.gu.se
Övrig relevant lagstiftning
• Lag (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på
förmögenhetsrättens område (Avtalslagen)
• Köplagen (1990:931)
• Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400)
• Förvaltningslagen (1986:223)
• Kommunallagen (1991:900)
www.gu.se
Gemenskapsrättsliga principer
•
•
•
•
•
Icke-diskrimineringsprincipen
Likabehandlingsprincipen
Transparensprincipen
Proportionalitetsprincipen
Principen om ömsesidigt erkännande
www.gu.se
GU:s Inköpspolicy, några utgångspunkter
• Verksamhetens behov och mål är styrande
– Anskaffning till rätt kvalitet och med minsta
möjliga miljöpåverkan
– och till en kostnad som är långsiktigt mest
ekonomiskt fördelaktig för universitetet.
– Alla inköp och alla upphandlingar skall ske i
enlighet med riktlinjer och gällande lagstiftning.
www.gu.se
Upphandlingsprocessen enligt oss…
Behovsanalys
Marknadsanalys
Förfrågnings
underlag
Annonsering
Anbudsöppning
Tilldelningsbeslut
Avtalsspärr
Avtalstecknande
Leverans
Uppföljning
Kvalificering
Anbudsutvärdering
www.gu.se
Beställning av
upphandling
www.gu.se
Upphandlare påbörjar processen
•
•
•
•
Kontaktar beställaren
Informerar om förutsättningarna med upphandling
Beställaren informerar om beställningens syfte
Enas om tillvägagångssätt och tidplan
www.gu.se
I praktiken
Behovsanalys
Marknadsanalys
Förfrågnings
underlag
www.gu.se
Vad ska ett förfrågningsunderlag innehålla?
•
•
•
•
•
•
•
Del 1 Inledning och bakgrund
Del 2 Administrativa bestämmelser
Del 3 Anbudshandläggning/Tilldelning av kontrakt
Del 4 Leverantörskvalificering (krav på leverantör)
Del 5 Kravspecifikation (krav på produkt)
Del 6 Kommersiella villkor
Del 7 Bilagor
www.gu.se
I praktiken
Behovsanalys
Marknadsanalys
Förfrågnings
underlag
Annonsering
www.gu.se
Annonsering
• Annonstid under tröskelvärdet*: ca 3 veckor
• Annonstid över tröskelvärdet: minst 40 dagar
* = ca 1,2 milj. för varor och tjänster
www.gu.se
I praktiken
Behovsanalys
Marknadsanalys
Förfrågnings
underlag
Annonsering
Anbudsöppning
www.gu.se
Anbudsöppning
• Den upphandlande myndigheten får inte ta del av innehållet i anbuden
förrän tidsfristen för att komma in med anbud har gått ut.
• Vid anbudsöppningen skall minst två personer delta.
• Anbuden skall föras upp i en förteckning, som skall bestyrkas av dem
som deltar vid anbudsöppningen.
www.gu.se
I praktiken
Behovsanalys
Marknadsanalys
Förfrågnings
underlag
Annonsering
Anbudsöppning
Kvalificering
www.gu.se
Kvalificering
1. Leverantörskvalificering: Först prövas att anbuden uppfyller
administrativa krav och de krav som ställs på leverantören
2. Krav på produkt: Kvalificerad anbud genomgår därefter en prövning
av att de obligatoriska kraven på produkten är uppfyllda
www.gu.se
I praktiken
Behovsanalys
Marknadsanalys
Förfrågnings
underlag
Annonsering
Anbudsöppning
Kvalificering
Anbudsutvärdering
www.gu.se
Utvärdering av anbud
• Lägsta pris
• Ekonomisk mest fördelaktigt ( t.ex. pris, kvalitet, service och support)
www.gu.se
I praktiken
Behovsanalys
Marknadsanalys
Förfrågnings
underlag
Annonsering
Anbudsöppning
Kvalificering
Anbudsutvärdering
Tilldelningsbeslut
www.gu.se
Tilldelningsbeslut
En upphandlande myndighet skall snarast möjligt skriftligen underrätta
anbudsgivarna om de beslut som fattats om att sluta ett ramavtal eller
att tilldela ett kontrakt och om skälen för besluten.
www.gu.se
I praktiken
Behovsanalys
Marknadsanalys
Förfrågnings
underlag
Annonsering
Tilldelningsbeslut
Avtalsspärr
Anbudsöppning
Kvalificering
Anbudsutvärdering
www.gu.se
Avtalsspärr
Förbud för den upphandlande myndigheten att ingå avtal.
Möjlighet för leverantörer att ansöka om överprövning.
• 10 dagar från det att tilldelningsbeslut skickats elektroniskt
• 15 dagar om beslutet skickats på annat sätt.
www.gu.se
I praktiken
Behovsanalys
Marknadsanalys
Förfrågnings
underlag
Annonsering
Anbudsöppning
Tilldelningsbeslut
Avtalsspärr
Avtalstecknande
Kvalificering
Anbudsutvärdering
www.gu.se
Case
• Avtalstecknande
www.gu.se
Nya regler i upphandlingslagstiftningen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Avtalsspärr
Möjlighet begära ogiltighet av ingångna avtal
Olika slags överprövningar - olika tidsfrister för ansökan
Upphandlingsskadeavgift på talan av Konkurrensverket
Nya upphandlingsförfaranden: konkurrenspräglad dialog och
elektronisk auktion
Fasta beloppsgränser för direktupphandling
Otillåtna direktupphandlingar
Miljöhänsyn och sociala hänsyn
Åberopa annans kapacitet
Förenklad bevishantering
Köp från egna bolag
• Ovanstående gäller från 2010-07-15
www.gu.se
Syftet med förändringarna i LOU
Förhindra otillåtna direktupphandlingar!
•
Med direktupphandling menas ”upphandling utan krav på anbud i
viss form”. Målet uppnås via nedanstående tre vägar:
1. Genom ett effektivare förfarande för prövning av offentlig
upphandling.
2. Införa en sanktionsavgift (upphandlingsskadeavgift).
3. Förenkla upphandlingsförfarandet.
www.gu.se
Ogiltighet av avtal
• Ett avtal har tidigare setts som civilrättsligt bindande oavsett hur det
har uppkommit mellan parterna.
• Nu kan en förvaltningsdomstol ogiltigförklara en avtal om det inte har
gjorts någon annonsering innan eller gjorts fel vid en förnyad
konkurrensutsättning av ramavtal.
• Prestationer ska återgå och om möjligt ska även förmögenhetsvärdet
återställas. En leverantör som varit i god tro kan i sin tur begära
skadestånd mot myndigheten.
• Undantag finns från ogiltighet om det finns särskilda allmänintressen
att ta hänsyn till.
www.gu.se
Upphandlingsskadeavgift
• Påförs myndigheter vid överträdelser mot LOU.
• Avgiften är lägst 10.000 kronor och högst 10.000.000 kronor, dock
högst 10 % av kontraktets värde.
• Konkurrensverket för talan vid förvaltningsdomstol och avgiften tillfaller
staten.
• Obligatoriskt vid domslut, men frivilligt vid otillåtna direktupphandlingar
där informationen framkommit via ”tips” eller motsvarande.
• Observera! Inga centrala medel finns enligt Lars Nilsson, ek.direktör.
www.gu.se
Konkurrenspräglad dialog
• Avsikten är att skapa en flexibel procedur för särskilt komplicerade
kontrakt när de normala upphandlingsformerna (öppen eller selektiv)
inte räcker till.
• Den upphandlande myndigheten känner ofta till vilket slutresultat som
önskas, men inte hur det ska uppnås på bästa sätt i form av
exempelvis finansiering, rättsfrågor eller tekniska lösningar.
• Problem? Hur hålls sekretessen och vill leverantörer verkligen dela
med sig utan att vara säker på att få ett avtal?
www.gu.se
Elektroniska auktioner
• Elektronisk auktion är inte ett fullständigt upphandlingsförfarande. En
elektronisk auktion kan föregå tilldelningen av kontrakt där man efter
bedömningen av anbuden inleder en auktion med hjälp av särskilda
datasystem.
• Auktionen är omvänd och syftet med auktionen är att med hjälp av nya
priser eller andra matematiskt mätbara värden sålla ut det
fördelaktigaste slutresultatet för den upphandlande myndigheten.
• Elektronisk auktion är inte lämplig för byggentreprenader eller
upphandling som förutsätter intellektuella prestationer.
• Upphandlingsbolaget i Göteborgs stad har redan prövat detta på bland
annat telefoni och bussdäck.
www.gu.se
Fasta beloppsgränser för direktupphandling
• Tidigare ägde varje myndighet att fritt sätta sina egna gränser. Vid GU
gällde då 4 prisbasbelopp för varor och tjänster samt 10 prisbasbelopp
för byggentreprenader. (Prisbasbeloppen är just nu 42.400 kronor.)
• Den fasta beloppsgränsen är nu satt till 15 % av det så kallade
tröskelvärdet för varor, tjänster och byggentreprenader.
• Tröskelvärdet justeras vartannat år och 15 % av detta skulle just nu
ligga på 287.000 kronor.
• Man ska se till det totala beloppet för hela kontraktstiden. Vet man inte
tiden ska man räkna med 4 år.
www.gu.se
Otillåtna direktupphandlingar
• Exempel
– Ett renodlat direktköp (trots att borde ha annonserats)
– Uppdelning av avtal i mindre delar
– Förlängning av upphandlat avtal utan option
– Avrop av varor och tjänster som inte ingår i ramavtal
– Avrop från ramavtal trots att inte ursprungligen part
– Anser sig inte lyda under LOU, LUF
www.gu.se
Miljöhänsyn och sociala hänsyn
• Det införs en målsättningsbestämmelse i LOU om att miljöhänsyn och
sociala hänsyn bör beaktas där upphandlingens art motiverar detta.
Bestämmelsen syftar till att uppmuntra upphandlande myndigheter att
utnyttja de möjligheter att ta sådana hänsyn som finns i LOU.
www.gu.se
Uppförandekod för leverantörer – VGR, SLL, Region
Skåne
• Våra leverantörer (avtalspartners) ska respektera grundläggande
sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till
landstinget/regionen skall vara framställda under förhållanden som är
förenliga med:
– ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och
182
– FN:s barnkonvention artikel 32
– Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i
tillverkningslandet
– Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det
socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet
Mänskliga rättigheter
Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s
definition.
www.gu.se
Köp från egna bolag
• Upphandlande myndigheter behöver inte tillämpa LOU vid köp av
varor eller tjänster från bolag som de helt eller delvis äger.
• Två kriterier behöver dock vara uppfyllda (Teckal-kriterierna).
• 1. Kontrollkriteriet: Myndigheten måste utöva samma kontroll över
bolaget som utövas över den egna förvaltningen.
• 2. Verksamhetskriteriet: Bolaget måste bedriva huvuddelen av sin
verksamhet tillsammans med den eller de myndigheter som är ägare.
• En analys måste göras i varje enskilt fall om kriterierna är uppfyllda
eller inte. Bestämmelserna tolkas strikt och den som åberopar dem
har bevisbördan.
www.gu.se
LOU 5 kap. – ramavtal
I LOU stadgas tre olika typer av ramavtal:
1. Ramavtal med en leverantör (5.4)
2. Ramavtal med flera leverantörer där samtliga villkor för senare
tilldelning av kontrakt är fastställda (5.6) = rangordning
3. Ramavtal med flera leverantörer där samtliga villkor för senare
tilldelning av kontrakt inte är fastställda (5.7) = förnyad
konkurrensutsättning
www.gu.se
Exempel rangordning och förnyad konkurrensutsättning
www.gu.se
Direktupphandling – att tänka på
 Upphandling av lågt värde – under 287 000 kr
 Både varor och tjänster
•
•
•
•
•
•
Offerter
Leveransvillkor
Betalningsvillkor
Pris
Garanti
Ev. avtal
www.gu.se
Stöd till att göra bra inköp…..
www.gu.se
Inköpsroller, exempel från en institution
  
   
  
  
  
  

Anställd som har behov
Inköpsansvarig
Beställare
Inköpssamordnare (fakultet)
www.gu.se
A-Ö
Hemsida
www.ea.adm.gu.se/
upphandling
eller
A-Ö, sök t.ex.
”Avtalsdatabas”
”Inköp”
”Upphandling”
www.gu.se
Avtalsdatabas
A-Ö, sök
”Avtalsdatabas”
www.gu.se
www.gu.se
GU:s
kontaktperson
Lämna kommentarer!
Vägledning till beställning
www.gu.se
Miljötips vid inköp
www.gu.se
Inköpshandboken
www.ea.adm.gu.se/upphandling
Tips! Sök i pdf-filen!
www.gu.se
Inköpsnytt
Prenumerera via hemsidan
eller GU:s brevlistor
www.gu.se
Ska du köpa varor eller tjänster?
Sök i
Avtalsdatabasen
Ja
Finns avtal?
Köp från
avtalsleverantör
Nej
Belopp under
287 000 kr
Ja
Köp från valfri leverantör
Nej
Kontakta
upphandling och inköp
www.gu.se
ELIAS
– Elektroniskt Inköps och Avrops System
•
•
•
•
Bakgrund
Mål
Projektorganisation
Tidplan
www.gu.se
Regeringsbeslut
• Regeringen har beslutat att alla statliga myndigheter (med fler än 50
anställda) ska ha infört e-handel senast 2013
• Ekonomistyrningsverket (ESV) har fått i uppdrag att leda och
samordna införandet samt att göra en gemensam upphandling
www.gu.se
Projektidé
Projektet bidrar till att frigöra tid och resurser för utbildning och
forskning genom att införa ett e-handelssystem samt en ny
inköpsprocess.
www.gu.se
Effektmål
- Att frigöra tid och resurser för utbildning och forskning
- Att kvalitetssäkra inköpsprocessen
•
•
•
•
•
•
•
Förenklad hantering
Bättre utnyttjande av tid
Tydlighet
Ordning och reda
Komplett arbetsflöde
Bättre uppföljning
Affärsmässighet
www.gu.se
Tidplan
• 2009
– Projektstart
• 2010
– Kartläggning av nuvarande inköpsprocess
– Reviderad inköpspolicy
– Förslag till kommande inköpsprocess
– Förfrågningsunderlag med GU specifika anpassningar
– Avrop från avtal (tecknade av ESV)
• 2011
– Installation påbörjas
• 2012
– Införande på hela GU
• 2013
– Avslut och överlämning till förvaltningsorganisation
www.gu.se
Frågor?
www.gu.se
Upphandling och inköp
Hör av dig till oss!
Johan Pettersson
Staffan Sjöholm
Sussanne Hulthén
Ulrica Carlsson
• E-post (allmänna frågor):
[email protected]
Elin Alm (vikariat)
Ebba Melchior
Ulf Lamberg
• www.ea.adm.gu.se/upphandling
Gustav Bertilsson
Uleberg
(tjänstledig)
Linnéa Almqvist
(vikariat)
Maria Hedlund
(föräldraledig)
www.gu.se
Tänkvärt
”Det är ingen rättighet att handla,
däremot en skyldighet att handla på rätt sätt”
www.gu.se