PIL workshop Undervisa med Adobe Connect -­‐ introduktion Komma igång med Adobe Connect – Skapa och utforma ett mötesrum För utförligare instruktioner och guider, se http://www.meetings.sunet.se Förutsättningar •
•
•
Man behöver en dator med hyfsat bra bredbandsuppkoppling samt senaste Flash Player (hämtas gratis hos www.adobe.se). Webbkamera och head-­‐set är nödvändigt för att synas och höras men ej absolut krav för att vara med (passivt) på möte. Head-­‐set med USB-­‐kontakt rekommenderas, lättast att ställa in. För folk på resande fot finns även en Connect-­‐app för surfplatta eller smart telefon, kolla i din app-­‐affär. Skapa ett emötesrum 1. Gå till Medarbetarportalen>Verktyg>Adobe Connect och följ länk i högerkanten till Connectportalen. 2. Välj Göteborgs universitet på identifikationssidan. 3. Väl inne i Connectportalen, välj Create New: Meeting Se figur på nästa sida för steg 4-­‐13. 4. Skriv in ett beskrivande namn på mötesrummet, t.ex. om det är tänkt att användas för en viss kurs. 5. Om du själv vill bestämma hur länken till rummet skall se ut skriv in önskat slut på URL. Tänk på att det skall vara en fungerande webbadress (använd tecken a-­‐z,A-­‐Z,0-­‐9 och inga mellanslag). Om du ingenting skriver här hittar systemet på en adress åt dig. Via denna webbadress når man mötesrummet. 6. Skriv gärna in en mer utförlig beskrivning av vad mötesrummet skall användas till. Bra för minnet och för deltagarna. 7. Välj starttid för nästa möte. Ej obligatoriskt. 8. Välj längd för nästa möte. Ej obligatoriskt. 9. Välj utifrån vilken utseendemall mötesrummet skall skapas. Detta är inte kritiskt, utseende på rummet kan enkelt ändras i efterhand. 10. Välj språk på menyer i mötesrummet. 11. Välj vilken inpasseringskontroll du vill ha för mötesrummet. Enklast är att låta alla som går in på webbadressen komma in i rummet men det ger också minst kontroll över vilka som använder rummet. (Anyone who has the URL…) Inbjudna deltagare behöver ingen licens och kan logga in som gäster om de saknar eget login i systemet. 12. Audio Conference Settings används inte i nuvarande version av Connect. Låt inställningen förbli ”Do not include…”. 13. Klicka på Next 2015-­‐03-­‐20 1 PIL workshop Undervisa med Adobe Connect -­‐ introduktion 2015-­‐03-­‐20 2 PIL workshop Undervisa med Adobe Connect -­‐ introduktion Sidan Select participants Du äger rummet och blir själv automatiskt värd för mötesrummet. Det är inte nödvändigt, men du kan lägga till fler personer som deltagare genom att söka fram dem med sökfunktionen. Förutsättningen för att de skall finnas med i listan är att de någon gång loggat in i connectportalen eller i ett connectmöte med sitt login (för GU= sitt x-­‐ eller gus-­‐konto). När du hittat rätt person, markera personen och klicka på Add. Markera åter personen i högerkolumnen och välj vilken behörighet han/hon skall ha: Host=du är värd och har tillgång till samtliga funktioner och kan ändra andra personers behörighetsnivå. Presenter=du kan använda kamera, mikrofon och anteckna, visa powerpoint m.m och rita på whiteboard. Participant=du kan i grundläget endast använda högtalare och chatta men inte använda kamera och mikrofon. Det senare kan lätt ändras av en värd i mötesrummet. Det är alltså inte nödvändigt att lägga till övriga deltagare här, de kan ändå delta i mötet genom att logga in med sitt id (för studenter vid GU=deras gus-­‐konto) eller, om de saknar login, logga in som gäst. Om en person skall agera värd i rummet, utan din närvaro, måste du dock lägga till personen här och ge henne/honom behörighet host. Välj Next när alla personer är tillagda. På sista sidan (ej i bild) kan du välja att sända en inbjudan till mötet till dig själv för vidarebefordran till deltagarna. Avsluta med Finish. 2015-­‐03-­‐20 3 PIL workshop Undervisa med Adobe Connect -­‐ introduktion Lägg in länk i GUL Under fliken Meeting Information kan du kopiera länken (URL) som går till mötesrummet Gå sedan till GUL och öppna den kursaktivitet du vill lägga länken i. Klicka på Inställningar i Verktygslådan. Klistra in länken under Egen länk i vänstermenyn och skriv in en beskrivande text. Klicka på Spara. Så här blir resultatet: I den separata guiden Inloggning i Adobe Connect via GUL förutsätts att en länk i vänstermenyn skapats på detta sätt. Länken kan förstås också läggas in på flera andra sätt i GUL, t.ex. som en länk på en innehållssida, eller sändas till deltagarna via mejl. 2015-­‐03-­‐20 4 PIL workshop Undervisa med Adobe Connect -­‐ introduktion Utforma mötesrummet I rummet finns flera layouter som du som värd kan växla mellan under mötets gång. Förbered genom att anpassa layouterna så att de passar olika inslag i mötet, t.ex. Välkomna, Presentation, Diskussion, Handledning etc. En layout består av mindre delar, poddar, med olika funktionalitet t.ex. Video för kamerabild, Chat för chatt, Share för att visa powerpoint etc. Ett och samma pod-­‐fönster kan användas i olika layouter, det visar då samma innehåll i alla layouter. Man kan skapa flera pod-­‐fönster av samma sort (t.ex. flera Share) som har olika innehåll (t.ex. flera olika powerpoint-­‐presentationer, bilder eller videofilmer). För att fullt ut kunna arbeta i Adobe Connect krävs att man installerar en add-­‐in till webbläsaren; Connect kommer då att uppträda som ett separat program utanför webbläsaren. En anmodan om installation kommer automatiskt när denna add-­‐in krävs. I mötet Detta gäller alla deltagare: Varje gång man går in i ett möte, eller tills man är säker på att det inte längre behövs, skall man köra ljudinställningsguiden Audio Setup Wizard som ligger under menyn Meeting. Därigenom säkerställer man att ljudnivåer är rätt inställda och att ljud går ut i head-­‐
set:ets hörlurar och in via head-­‐set:ets mikrofon. Se separat guide om inloggning. För att ge studenter behörighet att synas och höras, aktivera följande:1 Under symbolen för webbkameran: Enable Webcam for Participants Under meny Audio: Microphone Rights for Participants. Om studenterna behöver skriva i Anteckningarna eller presentera något, öka då deras behörighet till presentatörer antingen manuellt i deltagarlistan eller med automatik för alla i rummet: Meeting>Manage Access & Entry>Auto-­‐Promote Participants to Presenters.2 Behörigheter •
•
Host (värd)=du är värd och har tillgång till samtliga funktioner. Du kan -­‐ ändra andra personers behörighetsnivå -­‐ skapa och växla mellan layouter -­‐ skapa s.k. breakout-­‐rum -­‐ rensa rummet från innehåll -­‐ spela in mötet -­‐ stänga rummet så att inga andra än värdar kan komma in -­‐ göra allt som presentatörer och deltagare kan göra -­‐ etc Presenter (presentatör)=Du kan -­‐ använda kamera, mikrofon -­‐ skriva i pod Notes -­‐ visa t.ex. powerpoint och rita på whiteboard. Du kan visa följande filformat inne i Connect: Powerpoint, PDF, JPEG, Flash video (.flv, .swf). Övriga format/program 1 Dessa inställningar måste tyvärr göras varje gång, de stannar inte kvar i rummet. 2 Använd Auto-­‐Promote Participants to Presenters om studenterna skall arbeta på egen hand i rummet och ta fram en layout som passar deras syfte. Denna inställning stannar kvar i rummet. 2015-­‐03-­‐20 5 PIL workshop Undervisa med Adobe Connect -­‐ introduktion •
kan visas genom att man delrar ut hela eller delar av datorns skrivbord. -­‐ ändra visningsläge för en pod till fullskärmsläge Participant (åhörare)=Du kan i grundläget endast använda högtalare och chatta men inte använda kamera och mikrofon etc. Det kan lätt ändras av en värd i mötesrummet. Avsluta mötet Välj aldrig End meeting utan alltid Exit Connect, eller stäng helt sonika fönstret, om du vill att presentatörer och åhörare skall kunna logga in i rummet utan att en värd finns närvarande. Välj endast End meeting när du vill förhindra andra än värdar att logga in i rummet. Studenter själva i mötesrummet För att studenter själva skall kunna logga in i ett mötesrum krävs följande: Mötesrummet måste vara öppet för vem som helst som har länken dit (punkt 11). Inne i rummet ställer du in att alla som loggar in i rummet skall bli presentatörer (Meeting>Manage Access & Entry>Auto-­‐promote Participants to Presenters). Alternativ: Om alla studenter redan loggat in i ett connectrum minst en gång med sitt studentkonto så finns de tillgängliga för dig att lägga till som fördefinierade deltagare i rummet. Du kan då ge dem den behörighet de behöver för att kunna ha ett möte (minst Presenter). Du som värd måste lämna rummet med en layout som uppfyller kraven för studenternas eget arbete – alla poddar som krävs måste finnas i den layouten. Som presentatörer kan studenten inte lägga till poddar eller ändra om på sidan men de kan maximera befintlig pod. Du får inte välja End meeting när du lämnar rummet för då kommer studenten inte in med mindre än att en värd öppnar rummet/mötet på nytt. Felkällor/Problem som kan uppkomma Studenten saknar head-­‐set och använder datorns inbyggda mikrofon och högtalare. Stor risk för rundgång. Studenten har head-­‐set man har inte försäkrat sig om att Connect är rätt inställt för att använda head-­‐set. Följ guide Meeting>Audio Setup Wizard. Knacka på mikrofonen för att veta att just den mikrofonen används. Head-­‐set har ofta en separat knapp på sladden för att stänga av mikrofonen. Kontrollera att denna inte är aktiverad. Webbkameran är igång i ett annat program på datorn, t.ex. Skype, och kan då inte användas av Connect. Lösning: Stäng av alla andra program som kan använda kamera. Den bärbara datorns inbyggda kamera kan inte användas då datorn sitter i en docka med nedfällt lock. Använd separat kamera, placerad på den externa skärmen, i dessa fall. Kamera eller head-­‐set syns inte i Connects inställningar. Stäng av Connect och anslut hårdvaran till datorn innan du loggar in på nytt. Datornätet som studenten sitter vid kan ha för dålig kapacitet. Sunet Support kan hjälpa dig reda ut problem. Se webben för öppettider: http://www.meetings.sunet.se/support.html 2015-­‐03-­‐20 6 PIL workshop Undervisa med Adobe Connect -­‐ introduktion Spela in möte i Adobe Connect Endast personer med behörighet host (värd) kan spela in mötet. 1.
2.
3.
4.
Starta inspelning under meny Meeting>Record meeting Namnge inspelningen och skriv in en beskrivande text. Röd markör ! visar att inspelningen är igång. Klicka på markören och välj Pause recording om du vill pausa inspelningen, t.ex. under en rast. 5. Välj Stop recording när du är klar med inspelningen Inspelningen sparas på Connect-­‐servern tillsammans med emötesrummet Du hittar dit från rummet via meny Meeting>Manage Meeting Information En annan väg är via Medarbetarportalen osv. till Adobe Connect Under fliken Recordings finns en knapp som leder till redigeringsfunktionen. Redigeringen är icke-­‐förstörande dvs. man kan återgå till originalinspelningen. Deltagarnamn kan anonymiseras och chat-­‐ och deltagarlista kan döljas i efterhand. Man kan även lägga till kapitelindelning och bokmärken. Under fliken Recordings finns även den särskilda webbadress som leder till inspelningen. Inspelningen spelas upp i flash-­‐format. Inspelningens webbadress kan t.ex. länkas in i GUL så att studenter kan nå och se inspelningen. Innan länken läggs i GUL måste inspelningen göras publik så att alla som har tillgång till inspelningens webbadress (skild från rummets), kan se inspelningen. I annat fall krävs att alla som skall se inspelningen läggs in som permanenta deltagare (participants) i rummet. Vidare funktioner att utforska Preferences Breakouts Presenter Only Area Prepare mode Full Screen Force Presenter View Trådlöst head-­‐set Annan kamera 2015-­‐03-­‐20 7
