27:2
ERSÄTTNINGAR OCH ANSTÄLLNINGAR
Vad får lokalavdelningens (LA) medel användas till?
LA har medel till förfogande för information om JAK och räntefri ekonomi. Inom
ramen för JAKs ändamål, styrelsens riktlinjer och LAs budget får medlen användas
till kostnader som uppkommer i samband med LAs verksamhet. Det är dock inte
tillåtet att arvodera ideellt arbete som utförs i LA eftersom det ideella arbetet är
grunden för att idén om räntefri ekonomi ska spridas. Vi utgår från att medlemmarna
engagerar sig ideellt för att man tycker det är roligt och meningsfullt samt att det
känns viktigt att driva frågan om räntefri ekonomi.
Arvode kan exempelvis betalas till utifrån inbjudna gästföreläsare. Det är dock
viktigt att komma ihåg att löneutbetalningar, och därmed anställningar, inte får
göras av LA. Detta får endast göras av Skövdekontoret, av skäl som framgår nedan.
Löner
Arvode, gratifikation, matkorg, present, föreläsningsarvode, matersättning,
traktamente, bilersättning utöver skattefritt belopp eller vad ersättningar för arbete
eller ökade levnadskostnader nu kan kallas, är i sammanhanget det samma som lön,
och lön är arbetsrättsligt resultatet av ett anställningsförhållande.
All ersättning för utfört arbete är i princip skattepliktigt. Skatteverket accepterar dock
att man ger blommor som en gest för utfört arbete, t.ex. ett föredrag. Det är inte
otänkbart att man kan byta ut blomsterkvasten mot en minnesgåva av enklare slag.
Om LA av misstag skulle råka betala ut lön på egen hand, oavsett ersättningsform,
till medlem eller annan person för utfört arbete, kommer slutligen LA att debiteras
skatt, sociala avgifter och gruppförsäkring på ersättningsbeloppet.
Anställningar
Vidare har ett anställningsförhållande mellan den juridiska personen JAK
Medlemsbank och personen uppstått, vilket regleras av arbetsrättsliga lagar;
anställningsbevis ska skrivas, företrädesrätter och återanställningsregler måste
beaktas och följas.
När LA vill engagera någon för ett föredrag eller någon annan tjänst mot ersättning,
ska detta ske i samarbete med Skövdekontoret. Det är då av vikt att innan önskad
person engageras, eller lovas något överhuvudtaget, LA i god tid kontaktar
personalansvarig i Skövde om det tänkta arrangemanget, i första hand för att förhöra
sig om det är arbetsrättsligt möjligt att engagera den person LA tänkt sig. Om
engagemanget kan genomföras gör sedan personalansvarig löneutbetalningen och
LAs kostnadsställe debiteras.
När LA anlitar företag
När LA anlitar ett företag för att utföra en tjänst ska LA först förvissa sig om att
företaget har F-skattsedel, det vill säga att företaget själv ombesörjer sin skatt och
7101.44 2015-01-16
1 (4)
sina egenavgifter. Man ska vidare komma överens om pris inkl. moms och att
tjänsten faktureras. F-skattenummer ska framgå av fakturan. I annat fall kan JAK
anses vara arbetsgivare och får då stå för skatt, sociala avgifter och gruppförsäkring
Att sluta avtal
Det är viktigt att LA inte betraktar sig som om den vore en enskild förening (egen
juridisk person), med rätt att sluta egna affärsavtal och anställningsavtal, skriftliga
som muntliga, med företag eller personer. Alla avtal ska i princip slutas av styrelsen
för JAK Medlemsbank eller av VD. Denna tågordning är emellertid krånglig att
genomföra, varför övriga medarbetare i vissa fall av praktiska skäl tillåts att sluta
avtal - dock aldrig anställningsavtal - på en viss nivå.
Det ska poängteras att LA måste vara uppmärksam på att komma överens med
respektive företag vad det är som gäller enligt ovan.
Det är alltid JAK Medlemsbank som juridisk person, representerad av den centrala
styrelsen eller VD, som ytterst står som avtalsslutande part.
***
Här följer några exempel på olika situationer som kan uppstå.
Ex l.
En medlem i avdelningen har varit på kurs i JAKs eller annans regi.
Kurskostnader kan betalas med LAs pengar, om inte JAK centralt står
för kostnaden. LA kan betala ersättning för kurskostnad mot kvitto.
Redovisningen av resekostnader till kursen måste ske på reseräkning
och insändas till JAK för att ingå i JAKs löneredovisning.
Utbetalningen av pengarna kan ske:
A. Som en utbetalning från JAK i Skövde vid den månatliga löneutbetalningen. Detta alternativ är att föredra.
B. Genom ett förskott från LAs kassa. Förskottet ska framgå på
reseräkningen.
Ex 2.
Någon från ansvarsgruppen åker ut till en angränsande ort för att hålla
ett informationsföredrag. Det är en liten ideell förening som har små
ekonomiska medel. Därför beslutar LA att man ska stå för
resekostnaden. Här skriver föredragshållaren en reseräkning och skickar
in till JAK. Då beloppet var litet väljer hon att ligga ute med beloppet
tills löner och ersättningar betalas ut av Skövde i slutet av månaden för
alla JAKs medarbetare.
Ex 3.
Tre personer åker på ett regionalt möte inom JAK eller annan aktivitet
där LA bestämmer att bilersättning ska utgå (dock aldrig över skattefritt
schablonbelopp i ersättning till bilägaren). Bilägaren kan då skriva en
reseräkning som insändes till JAK. Bilersättningen utbetalas sedan som
ett förskott från LAs kassa eller, vilket är att föredra, så sker
utbetalningen från Skövde vid den normala tidpunkten för månatliga
utbetalningarna av löner och ersättningar inom JAK.
7101.44 2015-01-16
2 (4)
Ex 4.
Vid en gemensam kurs i föreningsteknik, ska LA köpa hela kursen från
ett utbildningsinstitut. LA kontrollerar först att institutet står för alla
sociala kostnader och att tjänsten faktureras. F-skattenummer ska
framgå av fakturan.
Mat
När det gäller mat, får denna typ av kostnad inte betalas ur LAs kassa. Ersättning för
kostnader för mat betraktas nämligen av Skatteverket som en skattepliktig
förmån/lön.
Ex 5.
En LA kommer att ha Öppet Hus för allmänheten. För att locka dit så
många som möjligt tänker man bjuda på kaffe och kaka. Kaffet och
kakan är inte en skattepliktig förmån/lön och kan alltså
kostnadsbokföras som en vanlig kostnad.
Undantag från huvudregeln att mat är en skattepliktig förmån/lön är endast när:
LA officiellt representerar JAK vid mässor och i liknande PR-sammanhang. LArepresentanten kan då på JAKs bekostnad äta en ”lättare” måltid, till exempel
baquette, smörgås, fika och liknande för högst 60 kr inkl dryck, exkl moms.
Däremot går det inte i det här sammanhanget att äta vad Skatteverket kallar en
”tillagad” måltid – till exempel ”dagens rätt”, pizza, hamburgare, alá carte – utan
att det betraktas som en skattepliktig förmån/lön.
LA har internutbildning (LA ordnar i egen regi utbildningsarrangemanget med
lokal, utbildare o.s.v.) för sina förtroendevalda, medlemmar eller allmänhet. I
detta fallet är det okej att äta en ”tillagad” måltid under förutsättning att det är ett
gemensamt måltidsarrangemang under kursaktiviteten och att måltiden inte
tangerar lyx.
Måltider i samband med externutbildning (LA köper ett helt kurspaket inkl. kost
av ett utbildningsföretag) får inte ersättas med medel från LAs kassa, eftersom vi
då hamnar i Skatteverkets definition av skattepliktig förmån/lön.
LA har ansvarsgruppsmöte eller årligt medlemsmöte. LA kan bjuda deltagarna på
en lättare måltid till exempel baguette, smörgås, smörgåstårta eller liknande för
högst 60 kr, exkl. moms, per person.
Redovisning
Hur LAs ekonomiska förehavanden ska redovisas till Skövdekontoret och
överhuvudtaget hanteras, framgår av instruktionerna på baksidan av reseräkningsblankett (”Reseräkning”). Dock kan här poängteras angående ovanstående
exempel att vi skiljer mellan kostnader som LA ska redovisa på en särskild
räkningsblankett (”Reseräkning”) se detta avsnitt, för att via lönesystemet
vidarerapporteras till Skatteverket, och övriga kostnader som redovisas på sedvanligt
sätt.
Du är alltid välkommen att kontakta personalansvarig som ansvarar för anställningar
och löner samt kostnadsersättningar som redovisas via lönesystemet, eller
7101.44 2015-01-16
3 (4)
kontohandläggare som ansvarar för den ekonomiska redovisningen och övriga
kostnadsersättningar.
Hjälp till att minska pappersförbrukningen och arbets- och
portokostnaden i JAK
Du som har utlägg för resekostnad eller ska ha arvode och får ersättningen via
lönebesked, kan få lönebeskedet via e-post istället; antingen hem eller till
arbetsdatorn, dock inte både och. Du kan byta e-postadress eller tillbaka till
papperspost när du vill. Glöm inte att ange din e-postadress till personalansvarig,
eftersom du kanske mailar från en tillfällig dator. Du får e-posten två dagar tidigare
än pappersposten.
Emma Lustig
Personalansvarig
0500-464510
[email protected]
Annki Hedström
Kontohandläggare
0500-464537
[email protected]
7101.44 2015-01-16
4 (4)
