1
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Avtalsvillkor
Avtalsnummer: RS201606844-003
Infusionspumpar för TPN, APO-Morfin och gammaglobulin
AVTALSPARTER
Beställare:
VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN
Leverantör:
Micrel Medical Devices Nordics AB
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
1
2
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Innehållsförteckning
1
Avtalsparter ................................................................................................................................................... 4
2
Avtalets omfattning ....................................................................................................................................... 5
3
Avtalsform ..................................................................................................................................................... 5
3.1
Avrop .................................................................................................................................................... 5
4
Avtalstid ........................................................................................................................................................ 5
5
Upphandlingsvolymer ................................................................................................................................... 6
6
Tekniska krav/Produktspecifika krav/ ........................................................................................................... 6
7
Kvalitet och utförande ................................................................................................................................... 6
8
Nya och/eller ändrade produkter ................................................................................................................... 6
9
Arbetsgivaransvar .......................................................................................................................................... 7
10
Leverantörens personal .................................................................................................................................. 7
11
Underleverantör ............................................................................................................................................. 7
12
Elektronisk handel ......................................................................................................................................... 7
12.1
Hjälpmedelstjänsten............................................................................................................................... 8
13
Beställning ..................................................................................................................................................... 8
14
Leverans ........................................................................................................................................................ 9
14.1
Leveransvillkor ...................................................................................................................................... 9
14.2
Leveransadress ...................................................................................................................................... 9
14.3
Leveranstid ............................................................................................................................................ 9
14.4
Logistikpåverkande villkor .................................................................................................................... 9
14.5
Märkning ............................................................................................................................................. 10
15
Kontroll och godkännande av utrustning ..................................................................................................... 10
16
Garantiåtagande ........................................................................................................................................... 11
17
Dokumentation ............................................................................................................................................ 12
17.1
Användarmanualer ........................................................................................................................... 12
17.2
Teknisk dokumentation .................................................................................................................... 12
18
Etiskt och socialt ansvar .............................................................................................................................. 13
19
Miljöarbete .................................................................................................................................................. 14
20
19.1
Miljöprestanda ................................................................................................................................... 14
19.2
Förpackningar ................................................................................................................................... 14
Immateriella rättigheter ............................................................................................................................... 15
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
2
3
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
21
22
Avtalspriser.................................................................................................................................................. 15
21.1
Priser................................................................................................................................................... 15
21.2
Prisjustering ....................................................................................................................................... 16
Fakturering och betalning ............................................................................................................................ 16
22.1
Fakturering och tidpunkt för betalning ........................................................................................... 16
22.2
Krav på elektronisk faktura ............................................................................................................. 16
22.3
Krav på övriga fakturor .................................................................................................................... 17
22.4
Dröjsmålsränta .................................................................................................................................. 17
23
Utrustningens tillgänglighet ........................................................................................................................ 17
24
Service och underhållsavtal ......................................................................................................................... 18
25
Uppdatering/uppgradering av utrustning ..................................................................................................... 18
26
Support ........................................................................................................................................................ 19
27
Utbildning .................................................................................................................................................... 19
28
Revisioner .................................................................................................................................................... 20
29
Uppföljning.................................................................................................................................................. 20
29.1
Skattestatus ........................................................................................................................................ 20
29.2
Mötesstruktur .................................................................................................................................... 20
29.3
Statistik ............................................................................................................................................... 20
30
Tystnadsplikt ............................................................................................................................................... 21
31
Intressekonflikt ............................................................................................................................................ 21
32
Personuppgiftsbiträdesavtal enligt PUL ...................................................................................................... 21
33
Kommersiell garanti .................................................................................................................................... 22
34
Utnyttjande av Västra Götalandsregionen i marknadsföringssyfte .............................................................. 22
35
Fel eller brist ................................................................................................................................................ 22
36
Påföljder vid fel och brist ............................................................................................................................ 23
37
Leveransavvikelse ....................................................................................................................................... 24
38
Påföljder vid leveransavvikelse ................................................................................................................... 24
38.1 Vite Leveransförsening kan dessutom medföra vite. Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som
förseningen varar med 5 % av den del av beställningen som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett
bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 20 % av ovan nämnda värde. För varje vitestillfälle tillkommer
en administrationsavgift om 5 000 SEK. .......................................................................................................... 25
38.2
Vite nycklade förbrukningsprodukter ............................................................................................. 25
38.3 Vite Utrustning Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 20 % av
den del av beställningen som till följd av förseningen utrustningen inte kunnat tas i avsett bruk. För varje
tillfälle som vitesklausulen åberopas tillkommer en administrationsavgift om 5000 SEK. ............................. 25
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
3
4
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
39
Avtalsbrott i övrigt ...................................................................................................................................... 26
40
Påföljder vid avtalsbrott i övrigt .................................................................................................................. 26
41
Betalningsdröjsmål ...................................................................................................................................... 26
42
Påföljder vid betalningsdröjsmål ................................................................................................................. 26
43
Hävning/uppsägning av avtalet.................................................................................................................... 26
44
Skadestånd ................................................................................................................................................... 28
45
Befrielsegrunder (force majeure) ................................................................................................................. 28
46
Reklamation och meddelande om hävning och skadestånd ......................................................................... 28
47
Tvist ............................................................................................................................................................. 29
48
Överlåtelse av avtal/ ägarskifte .................................................................................................................... 29
49
Ändringar och tillägg ................................................................................................................................... 29
50
Bestämmelses ogiltighet .............................................................................................................................. 29
51
Avtalshandlingar .......................................................................................................................................... 29
52
Avtalstecknare ............................................................................................................................................. 30
1 Avtalsparter
Detta avtal har träffats mellan Västra Götalands läns landsting/Västra Götalandsregionen
nedan kallad VGR och ange Avtalspart nedan kallad Leverantören. VGR och Leverantören
kallas gemensamt för Parterna.
Organisationsnamn:
Adress:
Postadress:
Org.nr:
Webbplats:
Kontaktperson för
avtalet:
Enhet:
Dokumentmall
Avtalsmall
Beställare:
Västra Götalands läns landsting
Leverantör:
Koncernkontoret
Koncerninköp
Regionens Hus
462 80 VÄNERSBORG
232100-0131
Grev Turegatan 21/BTR
Conny Melvinsson
Pelin Sari
Koncerninköp
Supportansvarig VGR
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Micrel Medical Devices Nordics AB
114 38 Stockholm
556929-8572
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
4
5
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Regionens Hus
54180 Skövde
0104413112
0709206394
[email protected]
Adress:
Postadress:
Tel:
Mobil:
E-post:
sso
sso
070-559 51 69
[email protected]
2 Avtalets omfattning
Leverantören åtar sig att till VGR leverera
Pumpar för TPN (Total Parenteral Nutrition), pumpar för APO-Morfin och Gammaglobulin
Samt tillbehör, reservdelar och förbrukning till ovanstående enligt bifogad sortimentslista, i
enlighet med detta avtal och dess bilagor samt med kommersiella villkor och föreskrifter i det
förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen
3 Avtalsform
Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop. Avtalet är juridiskt bindande
endast under förutsättning att det är undertecknat av båda avtalsparter.
3.1
Avrop
Avrop kommer att ske enligt den medicinska professionens bedömning och erfarenheter vid
mötet med patient, patientens behov och fysiska förutsättningar
Leverantören svarar för att avtalade villkor gäller även om inte hänvisning till avtalet sker vid
avrop.
4 Avtalstid
Avtalet gäller 2 år från och med den 2017-05-12 och upphör att gälla utan
föregående uppsägning.
VGR har ensidigt rätt att förlänga hela eller delar av avtalet i ytterligare sammanlagt 24
månader, varefter det upphör att gälla utan föregående uppsägning.
Om möjligheten att förlänga avtalet ska utnyttjas ska VGR lämna meddelande därom senast 3
månader innan avtalet löper ut.
Varor som avropats inom avtalets giltighetstid ska levereras som om avtalet är gällande även
om avtalet vid leverans har upphört att gälla.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
5
6
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
5 Upphandlingsvolymer
Leverantören är skyldig att leverera VGR:s faktiska behov. Eventuella angivna årsbehov är
uppskattade och är inte bindande för VGR. De volymer som kommer att avropas kan därför
under- respektive överstiga det uppskattade årsbehovet.
VGR förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet under begränsad tid prova produkter med
motsvarande funktion även från annan leverantör. Likaså förbehåller sig VGR rätten att göra
kompletteringsköp när särskild anpassning krävs samt vid forskning och kliniska prövningar.
6 Tekniska krav/Produktspecifika krav/
Produkterna ska vara CE-märkta enligt MDD-direktivet och uppfylla vid var tid gällande
tillämpliga standarder och regelverk för det angivna användningsområdet. Offererad
utrustning ska vara konstruerad att användas i sjukhusmiljö, hemmiljö, på fritiden, samt vid
särskilda boenden
Leverantören ska kunna leverera separata reservdelar, VGR ska inte enbart vara tvungen att
beställa sats eller kit.
Avtalade reservdelar och tillbehör, samt all dokumentation ska, utöver avtalstiden, finnas
tillgänglig minst 7 år efter godkänt övertagande av huvudprodukten.
7 Kvalitet och utförande
Samtliga levererade produkter ska i fråga om art, mängd, kvalitet, andra egenskaper,
tillverkningsprocess, tillverkningsort och förpackning stämma överens med vad som följer av
detta avtal (inkl. de i förfrågningsunderlaget uppställda kraven). Sådana avtalade egenskaper
får inte ändras under avtalsperioden utan skriftligt godkännande från VGR:s kontaktperson för
detta avtal.
8 Nya och/eller ändrade produkter
Nya och/eller ändrade produkter inom det upphandlade produktområdet, kan efter VGR:s
skriftliga godkännande ingå i avtalet. Leverantören ska skriftligen avisera sådana produkter
till VGR:s kontaktperson för detta avtal. Leverantören ska på anmodan insända underlag som
verifierar de i förfrågningsunderlaget uppställda kraven.
Vid godkända produktförändringar som påverkar metoder, användningsområde m.m. ska
Leverantören informera och utbilda berörd personal hos VGR utan kostnad.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
6
7
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
9 Arbetsgivaransvar
Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och har fullt arbetsgivaransvar.
Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade
kostnader för sig och sin personal.
Leverantör ska vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar, föreskrifter och
allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna typ av verksamhet.
Leverantören förbinder sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de skyldigheter som
verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl.a. att Leverantören självt har att
svara för skador som vållas av företagets anställda genom att teckna och vidmakthålla
försäkring till täckande av skadestånd.
Observera att det kan finnas speciella regler för arbete i aktuella lokaler. När Leverantörens
personal utför arbete i VGR:s lokaler, ska Leverantören i sitt åtagande överta VGR:s
skyddsansvar i enlighet med arbetsmiljölagen. I detta åligger det även Leverantören att göra
sig införstådd med de regler och förordningar som gäller vid aktuellt arbetsställe.
Leverantören ansvarar för att nödvändiga åtgärder vidtas för att efterleva detta skyddsansvar.
10 Leverantörens personal
Leverantören förbinder sig att vid genomförande av åtagandet använda för arbetet erforderligt
antal personer med för uppgiften adekvat utbildning och kompetens. Leverantörens personal
som har kontakt med VGR ska behärska svenska språket i både tal och skrift.
11 Underleverantör
Leverantören ansvarar för att underleverantören, vid fullgörandet av avtalet, uppfyller
samtliga krav och villkor enligt detta avtal.
Samtliga anlitade underleverantörer redovisas efter uppmaning skriftligen till VGR.
Ny underleverantör får inte anlitas utan skriftligt godkännande från VGR:s kontaktperson för
detta avtal. Om ägarskifte sker hos underleverantör ska skriftligt godkännande omedelbart
inhämtas.
12 Elektronisk handel
VGR tillämpar elektronisk handel som följer gällande standard för SFTI (se www.sfti.se).
Med elektronisk handel avses elektroniska meddelanden från order till faktura. Leverantören
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
7
8
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
ska sända alla SFTI-meddelande (inkl. leveransavisering m.fl. dokument) oavsett om
anslutning sker via web eller full-EDI. Målsättningen är att alla produkter ska beställas via ehandel. När en anslutning är gjord, gäller dessa villkor alla varor eller tjänster som omfattas
av e-handel. Anslutning sker i dialog med avtalsansvarig om inte anslutning finns sedan
tidigare.
Leverantören ska kunna tillämpa elektronisk handel och är ansvarig för att lämna rätt
grunddata och löpande uppdatera dessa och andra företagsuppgifter som används för
elektronisk handel.
För elektronisk handel ska Leverantören uppge sin/sina lokaliseringsnummer GLN.
Elektronisk order och faktura hanteras via full-EDI, web-EDI eller andra WAN-tjänster. Med
Web-EDI avses en kostnadsfri Internettjänst som tillhandahålls av VGR.
Leverantören ska lägga in och underhålla produktinformation, priser och bilder i VGR:s
produktkatalog. Samtliga fält i Produktkatalogen ska löpande underhållas av Leverantör. Alla
produkter ska ha ett unikt produktnummer från Leverantören.
Leverantören är bunden av pris och produktdata som Leverantören har registrerat i
produktkatalogen. Leverantören är vidare bunden av pris och produktdata som Leverantören
har meddelat till VGR för registrering i produktkatalogen av VGR.
Vid begäran ska UNSPSC-kod på lägsta möjliga produktnivå, minst nivå 4, registreras. Där
så krävs ska även ISO9999 samt ATC-kod anges (hjälpmedel och läkemedel).
12.1 Hjälpmedelstjänsten
Leverantören ska vara ansluten till Hjälpmedelstjänsten under hela avtalsperioden.
Avtal med huvudartiklar, tillbehör och reservdelar ska finnas i Hjälpmedelstjänsten senast vid
avtalsstart. Samtliga avtalade huvudartiklar och tillbehör ska vara registrerade med bild och
bruksanvisning i Hjälpmedelstjänsten och fortlöpande uppdateras. All dokumentation ska
utöver avtalstiden finnas tillgänglig i Hjälpmedelstjänsten minst fem år efter det att
huvudprodukt har tagits ur produktion av Leverantör.
Inga förändringar av priser eller andra villkor i Hjälpmedelstjänsten får ske utan godkännande
av ansvarig inköpare.
13 Beställning
Beställning ska i första hand kunna tas emot via VGR:s elektroniska beställningssystem enligt
punkten Elektronisk handel. I de fall elektronisk handel inte ännu används för avtalat eller
delar av avtalat sortiment ska beställning tas emot via annat beställningssystem, via e-post
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
8
9
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
eller via post. Skriftlig orderbekräftelse ska vara VGR tillhanda omgående, senast inom två
arbetsdagar efter mottagen beställning.
14 Leverans
14.1 Leveransvillkor
Leveransvillkor är DDP till i beställningen angiven leveransadress enligt Incoterms 2010.
14.2 Leveransadress
För närvarande inom VGR kan en produkt levereras antingen till vårt gemensamma depålager
Sisjödepån Göteborg eller direkt till avropande enhet enligt beställningsunderlag. Leverans
från leverantör kan även gå till Skövdedepån, upphandlad distributör, Hjälpmedelscentralen.
Leverans ska ske till på beställningen angiven GLN och/eller godsadress inom VGR om inget
annat är avtalat. Information om GLN finns på Validoo (www.validoo.se)
Beställd tjänst/produkt/utrustning ska levereras enligt, vid varje tillfälle, aktuellt
beställningsunderlag.
14.3 Leveranstid
Med avtalad leveranstid avses den tidpunkt då produkten/produkterna ska vara VGR tillhanda
på den vid beställningen angivna leveransadressen.
Leverans ska vara VGR tillhanda på begärt leveransdatum.
Avrop kommer att ske successivt under avtalsperioden, alternativt enligt överenskomna
leveransplaner.
Leverans ska ske under ordinarie arbetstid som är vardagar mellan 07.00-16:00.
Akut beställning av frekventa reservdelar/tillbehör som görs en vardag före kl.12.00 ska
kunna levereras följande vardag.
Leveranser till sisjödepån av förbrukningsvaror/reservdelar ska ske inom fem(5) arbetsdagar
Leveranstid för pumpar ska ske inom fyra (4)veckor från det att beställning har inkommit
14.4 Logistikpåverkande villkor
Gods och följesedel ska vara märkt med VGR:s leveransadress.
Beställningsnummer ska anges vid all korrespondens.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
9
10
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Följesedeln ska, per levererad produkt, innehålla information som möjliggör en direkt
koppling mellan följesedeln och produkten. Detta för att en korrekt leveranskontroll ska
kunna göras. Följesedeln ska vara på svenska och innehålla VGR:s ordernummer.
Artikelnummer samt eventuellt serienummer/batchnummer ska finnas på följesedeln både
som streckkod och utskrivet med siffror. Streckkodsetikett ska vara maskinellt läsbar.
Följesedeln ska sitta väl synlig på transportemballaget.
Produkter ska vara väl emballerade för att förebygga transportskador och vara i möjligaste
mån lätta att hantera. Förpackningar ska vara märkta med produktnamn, artikelnummer samt i
förekommande fall batchnummer. Detta omfattar såväl produktförpackning som avdelningsoch transportförpackning. Förpackningar ska vara pallanpassade och vara av god kvalitet.
Förpackningar för manuell hantering bör inte överstiga 12 kg.
På avdelnings- och transportförpackning ska dessutom antal enheter per förpackning tydligt
framgå. De olika förpackningarna ska vara anpassade till respektive användningsområde,
framförallt när det gäller UN-märkta produkter och förpackningar enligt ADR/ ADR-S, där så
krävs.
Gods inklusive pall får inte överstiga 1,9 m från golvnivå. Om vikten per enskilt kolli
överstiger 10 kg bör maxhöjden vara 1,5 meter. Överhäng på pall accepteras inte. Godset ska
vara förankrat på ett säkert sätt. Pallöverföringssystem ska användas. Om blandat gods
förekommer på samma pall ska det framgå av märkningen på pallen.
Pall ska ha samma mått som EUR-pall. Pallarna bör vara plastade med återvinningsbar plast.
Min- och maxtemperaturer för produkten under transport och lagring ska tydligt anges på
ytteremballage om särskilda hänsyn behöver tas.
Hållbarhet och/eller sterilitet för respektive produkter ska tydligt anges, och det får vid
leveranstillfället inte understiga 80% av återstående livslängd. Leverans av sterila och icke
sterila produkter får inte packas i samma ytteremballage. Sterilt gods som anländer till
mottagaren i trasigt ytteremballage kommer att returneras på Leverantörens bekostnad.
Vid retur av fellevererad vara står Leverantören för fraktkostnad. Vid retur av vara till
Leverantör, äger Leverantören inte rätt att ta ut returavgift.
Transitprodukter/direktleveransprodukter ska kunna beställas styckvis.
14.5 Märkning
Alla huvudprodukter ska vara märkta med artikelnummer och serienummer/batchnummer
både som streckkod och utskrivet med siffror. Streckkod ska vara maskinellt läsbar.
Huvudprodukter ska även vara märkta med tillverkarens namn, produktnamn, tillverkningsår
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
10
11
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
och max brukarvikt. Märkning ska placeras så att den inte döljs eller förstörs av fästen,
tillbehör eller liknande.
Tillbehör och reservdelar ska vara märkta med artikelnummer, både som streckkod och
utskrivet med siffror, om detta är möjligt med hänsyn taget till produktens egenskaper och
storlek.
Produktens märkning ska sitta kvar även efter rengöring.
15 Kontroll och godkännande av utrustning
Godkännande av utrustningen kan ske efter godkänd leverans- och säkerhetskontroll,
genomförd utbildning av användare, godkänd verifiering av utrustningen, där var part står för
sina kostnader, datum dokumenteras.
Om leverantören inte kan leva upp till ovanstående villkor om godkännande och övertagande
av utrustningen inom 9 månader från utlovad leveranstid ska VGR ha rätt att häva avtalet och
erhålla full kreditering.
16 Garantiåtagande
Leverantören garanterar att levererade produkter inte är behäftade med fel innebärande att
produkten i alla avseende uppfyller samtliga avtalade krav och kan användas på det sätt VGR
avsett. Leverantören lämnar garanti för levererade produkter i minst två (2) år.
Har Leverantören i sitt anbud åtagit sig ett mer omfattande garantiåtagande för hela eller delar
av produkten är Leverantören bunden av det utökade åtagandet i Parternas avtalsförhållande.
Garantin gäller från det att produkten mottagits och godkänd slutbesiktning gjorts
Garantin omfattar alla kostnader för garantiåtgärder, inklusive reservdelar, utbytesdelar, resor,
traktamentskostnader, logi mm Om reparation inte går att utföra hos vårdenheten ansvarar
Leverantören för att vårdenheten erhåller en ersättningsprodukt. Återkoppling ska ske till
Hjälpmedelscentralen/vårdenheten. Garantireparationer ska vara åtgärdade och återsända
inom en arbetsvecka. Om garantireparationen inte kan göras inom skälig tid har VGR rätt att
häva köpet.
Under garantitiden ska Leverantören genomföra förebyggande underhåll enligt av
leverantören rekommenderat tidsintervall och omfattning, samt vid garantitidens utgång, utan
kostnad.
Förutsättningen för att garantitiden ska upphöra att gälla, ska vara att:
Avtalade utbildningar är genomförda. Ev. kvarvarande anmärkningar i är åtgärdade.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
11
12
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Garantiförebyggande underhåll ska ha genomförts och eventuella brister åtgärdats. .
Leverantören ska själv tillgodose att detta blir utfört, om så inte är fallet, kommer garantitiden
fortsätta att gälla tills detta är utfört
Garantin på utförda reparationer efter garantitidens slut, ska vara minimum 6 mån. Kravet
gäller även för reparationer utförda i slutet av garantitiden.
17 Dokumentation
Följande dokumentation ska finnas om tillämpligt:
17.1 Användarmanualer
Produktblad
En fullständig användarmanual/ Bruksanvisning på svenska ska levereras per
utrustning
En fullständig användarmanual på USB eller motsvarande, bör levereras.
En kortfattad användarmanual på svenska ska levereras per utrustning, samt ytterligare
ett exemplar för utbildningsändamål. Om samtliga system och felmeddelanden inte är
på svenska, ska det finnas en referenslista med översättning på meddelandena och
förslag på lämpliga åtgärder för operatören.
Tillbehörsförteckning
17.2 Teknisk dokumentation
En komplett uppsättning teknisk dokumentation inklusive eventuella service-programvaror
med eventuella nycklar för samtliga levererade enheter, inklusive samtliga OEM-manualer
ingår.
Komplett teknisk servicemanual (för montage, justering och service) som i detalj
beskriver produktens funktion, instruktion för förebyggande underhåll och
serviceintervall. Servicemanualen ska vara på svenska och/eller engelska.
För huvudprodukter och sammansatta tillbehör ska sprängskisser med artikelnummer
samt monteringsanvisning finnas
Reservdelsförteckning
En rekonditioneringsanvisning för pump ska bifogas anbudet
Text i instruktioner och bruksanvisningar för handhavande ska vara på svenska alternativt
internationellt standardiserade symboler. All dokumentation ska vara märkt med från vilket
serienummer eller från vilken årsmodell/datum den gäller.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
12
13
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Bruksanvisning samt eventuell serviceanvisning ska medfölja vid leverans av produkt. Vid
leverans av sammansatta tillbehör ska monteringsanvisning medfölja.
18 Etiskt och socialt ansvar
I enlighet med VGR:s uppförandekod för leverantörer ska varor och/eller tjänster som
levereras enligt detta kontrakt vara framställda och/eller tillhandahållna under förhållanden
som är förenliga med
FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och
föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182)
FN:s barnkonvention, artikel 32
det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som
gäller i tillverkningslandet
den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet
FN:s deklaration mot korruption
Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa att produktionen av de varor och/eller tjänster
som levereras under avtalstiden sker under sådana förhållanden som är förenliga med de
grundläggande arbetsvillkor i leverantörskedjan som anges ovan. I de fall att det är skillnad
mellan nationella och internationella bestämmelser, är det högsta standard som gäller.
Rutinerna ska minst innehålla:
Dokumentmall
Avtalsmall
Ansvarsfördelning hos Leverantören gällande socialt ansvarstagande i
leverantörskedjan.
En beskrivning på hur underleverantörer bedöms utifrån socialt perspektiv i
produktionen.
Vilka sociala krav som ställs på underleverantörerna. Dessa måste minst motsvara de
krav som VGR ställer på Leverantören i detta kontrakt.
En beskrivning av hur kontroll görs och dialog förs med underleverantörerna. De
frågor som kontrolleras och diskuteras måste vara relevanta för de krav som ställs.
Tidplan för kontroll och dialog med underleverantör.
Hur avvikelser hanteras.
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
13
14
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
19 Miljöarbete
Västra Götalandsregionens miljöarbete syftar till att vara hälsofrämjande och bidra till en
hållbar utveckling.
Västra Götalandsregionens miljöprogram anger mål och åtgärder för låg klimatpåverkan,
giftfri miljö och hållbar resursanvändning. Leverantören och dess underleverantör/er ska
medverka till att målen uppnås.
För mer information se http://www.vgregion.se/miljoprogram.
19.1
Miljöprestanda
Leverantörer ska bedriva sin verksamhet med hänsyn till miljön och följa lokal och nationell
miljölagstiftning. Genom att ha rutiner för att identifiera, mäta och följa upp sin
miljöpåverkan ska leverantören arbeta med att ständigt förbättra sin miljöprestanda och
minimera resursförbrukning och utsläpp.
I de fall att det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser, är det högsta
standard som gäller.
Leverantören och dess underleverantör/-er ska på begäran av VGR kunna redovisa data för de
mätningar som genomförts avseende utsläpp till luft, mark och vatten.
19.2 Förpackningar
För VGR är det av stor vikt att du som leverantör aktivt jobbar med att förpackningarnas antal
och storlek står i rimlig proportion till produktens form, funktion och volym. Detta för att
Västra Götalandsregionen ska kunna nå sina mål kring hållbar resursanvändning och avfall.
Leverantören och dess underleverantör/-er ska ta producentansvaret för förpackningar i
enlighet med SFS 2014:1073.
19.2.1 Förpackningar – Ämnesinnehåll
Förpackningsmaterial ska inte innehålla följande ämnen:
Krom (VI), CAS No. 18540-29-9
Arsenik, CAS No. 7440-38-2
Kadmium, CAS No. 7440-43-9
Bly, CAS No. 7439-92-1
Halogenerade föreningar, till exempel PVC
Dokumentation, som styrker att kravet uppfylls, ska finnas tillgängligt hos
leverantören/tillverkaren. Dokumentation kan vara intyg från förpackningsleverantör.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
14
15
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
19.2.2 Förpackningskrav, papper/kartong
Cellulosa i förpackning ska vara av returmassa, oblekt massa eller massa blekt utan klorgas,
dvs. enligt TCF- eller ECF-metoden. AOX-utsläppet till recipienten får inte överstiga 0,25
kg/ton massa. Dokumentation, som styrker att kravet uppfylls, ska finnas tillgängligt hos
leverantören/tillverkaren. Dokumentation kan vara intyg från förpackningsleverantör.
19.2.3 Förpackningskrav, utformning
VGR önskar att leverantör anger hur produkt ska källsorteras till materialåtervinning i sin
helhet, utan att behöva delas. Det är önskvärt att det tydligt framgår på förpackningen hur
källsortering kan ske. För plastförpackningar tillämpas till exempel uppmärkning enligt DIN
6120 eller AMERICAN SPI. Detta kommer att följas upp under avtalstiden.
20 Immateriella rättigheter
Leverantören garanterar att produkten eller del därav inte gör intrång i annan tillkommande
rätt.
Leverantören åtar sig att ersätta och hålla VGR skadelöst för alla krav, skadestånd eller
ansvar, direkt eller indirekt, vilka drabbar VGR som en följd av att anspråk eller andra
åtgärder riktas mot VGR p.g.a. intrång i annan tillkommande rätt genom VGR:s användning
av den upphandlade produkten. Utöver ersättning för belopp som VGR tvingats utge till tredje
man äger VGR även rätt till ersättning för all annan förlust (inkl. ombudskostnader) som
uppkommer till följd av immaterialrättsligt fel i den upphandlade produkten.
Vid ett påstående om intrång ska VGR underrätta Leverantören härom.
Vid ett påstående om intrång ska Leverantören, på egen bekostnad, på begäran av VGR
antingen:
Tillförsäkra VGR rätt att fortsätta använda produkten
Ersätta produkten men en annan produkt, som uppfyller avtalade specifikationer, vars
användning inte innebär immaterialrättsligt intrång
Ändra produkten så att immaterialrättsligt intrång inte föreligger
Återta produkten och kreditera VGR för belopp som motsvara produktens värde med
hänsyn till den tid produkten använts och normal avskrivningstid
21 Avtalspriser
21.1 Priser
Priser och andra ersättningar redovisas i prisbilagan bil.07. VGR betalar inga ytterligare
avgifter, ersättningar eller kostnader utöver vad som redovisas i prisbilagan.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
15
16
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Samtliga priser är angivna netto i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt.
Om Leverantör under avtalstiden ersätter eller förbättrar en produkt med en annan för samma
funktion, ska priset på ersättningsprodukten vara samma eller lägre.
Om Leverantörens priser under eventuella kampanjerbjudande under avtalsperioden, är lägre
än avtalade priser ska det lägsta priset tillämpas.
21.2 Prisjustering
Priserna får inte höjas under avtalsperiodens första 12 månader. Möjlighet till prisjustering
kan därefter endast ske efter förhandling.
Båda Parter har rätt att begära prisjustering om kostnadsläget avseende produkt som omfattas
av detta avtal skulle förändras med minst +/- 3 procent jämfört med kostnaderna vid avtalets
startdatum, respektive senaste prisjusteringsdatum. Det förutsätts att respektive Part vid
begäran om prisjustering verifierar att den åberopade kostnadsförändringen verkligen har
inträffat.
Prishöjning kan träda i kraft tidigast 1 månad efter avslutad förhandling, dock tidigast när
prisjustering enligt avtal kan ske.
Överenskommen prisförändring gäller tills vidare, dock minst 3 månader.
Om enligt ovan, begärd prisjustering inte accepteras ska den Part vars begäran avslagits äga
rätt att frånträda avtalet avseende aktuell produkt med verkan 3 månader efter det datum då
begäran om prisjustering avvisades. Fram till denna tidpunkt ska i så fall det tidigare avtalade
priset gälla.
22 Fakturering och betalning
22.1 Fakturering och tidpunkt för betalning
Fakturering får göras tidigast vid leverans av produkten.
Fordran avseende avtalsenlig produkt, godkänd leverans/godkänd slutbesiktning, förfaller till
betalning 30 dagar efter att Leverantören genom godkänd faktura framställt sitt krav.
Fakturaadress anges av VGR på beställningen.
22.2 Krav på elektronisk faktura
Vid all e-handel sker fakturering med elektronisk faktura. Elektronisk faktura återsänds vid
felaktigheter. Avrundning på faktura gäller enligt matematiska avrundningsregler. Antal
decimaler på produktpris ska kunna vara 4. Både angiven produkt, produktpris på rad och
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
16
17
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
totalpris måste överensstämma med order. Fakturan kan inte innehålla fler rader än ordern.
Avropad produktidentifikation och förmedlat ”OR-nr” ska också överensstämma med ordern.
Om betalningsdag infaller på en lördag eller helgdag, kommer betalning att ske
nästkommande vardag.
22.3 Krav på övriga fakturor
För att en faktura ska vara godkänd ska den, utöver de krav som uppställs i lag, även innehåll
uppgift om:
Leverantörens referens
Beställare, namn
Beställar-ID
Leveransadress
Faktureringsadress (FE-adress)
Beställningsnummer
Pris enligt avtal
Artikelnummer enligt avtal
Är inte samtliga ovan redovisade krav uppfyllda anses Leverantörens fordran inte förfallen till
betalning. Faktura som inte är godkänd kommer att avvisas.
VGR betalar inte några avgifter eller kostnader utöver det som uttryckligen framgår av
avtalet.
Betalning av fakturor innebär i sig inte att VGR avstått från att göra gällande ersättning för
dröjsmål eller för fel i produkten.
22.4 Dröjsmålsränta
Vid försenad betalning av förfallen fordran utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635).
Vidare är VGR skyldig att utge ersättning för försening enligt 4 a § lag (1981:739) om
ersättning för inkassokostnader m.m.
Inga andra avgifter får debiteras.
Dröjsmålsränta betalas inte för faktura med belopp understigande 100 SEK.
23 Utrustningens tillgänglighet
För produktgrupp 1-5 gäller följande
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
17
18
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Leverantören ska garantera att utrustningen som avtalet omfattar har en lägsta
drifttillgänglighet på 95 % (tid räknas från att leverantören kontaktats) under garantitiden. Om
drifttillgängligheten inte uppnås förlängs garantitiden med 6 månader
- Utrustningen anses tillgänglig när den vid normal användning uppfyller den prestanda
som angivits i tekniska och funktionella underlag, alla undersökning- och
diagnostikmöjligheter ska finnas.
- Om den garanterade tillgängligheten understiger 90% ska utrustningen eller delar av
utrustningen bytas utan kostnad för VGR alt. häva beställningen/avtalet och erhålla
full kreditering.
- Felaktig felanmälan (t.ex. handhavandefel) ska inte medräknas i otillgänglighetstid.
Otillgänglighet under planerat FU medräknas inte i otillgängligheten
Om leverantören Inte bereds göra underhåll i den omfattning som bestämts ska
tillgänglighetsgarantin upphöra.
Servicearbeten ska utföras av Leverantören eller av denne utbildad person.
Utrustningen används för klinisk rutindrift, men kan även komma i fråga för
forskningssammanhang
24 Service och underhållsavtal
-
-
Felanmälan ska kunna lämnas kontorstid (8.00–16.30) vardagar
-Efter garantitidens slut kan Service och supportavtal tecknas efter de villkor som är
angivna nedan
Utbildning och information till tekniker på Hjälpmedelscentralen ang.
rekonditionerings anvisningar ska ingå i avtalet
I anbudet ska anges pris för följande underhållsalternativ:
a/ Fullservice
b/ Enbart förebyggande underhåll.
c/ Samarbetsavtal med Medicinsk Teknik och hjälpmedelscentralens tekniker.
d/ Timkostnad och övriga tillkommande kostnad, vid servicebesök utan avtal
Vid tecknande av fullservice- eller samarbetsavtal ska varje % enhet som tillgängligheten
understiger den avtalade innebära en prisreducering om 10 % av den årliga servicekostnaden.
25 Uppdatering/uppgradering av utrustning
Följande gäller elektriska/batteridrivna pumpar
Utrustningen ska vid leveransens godkännande vara uppgraderad/uppdaterad till senaste
version. Uppdateringar som gäller utrustningens säkerhet och funktionsförbättringar samt
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
18
19
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
versionsbyten ska ingå utan kostnad under avtalstiden. Detta gäller hårdvaran såväl som
mjukvaran i systemet.
Leverantören svarar för att utrustningen efter uppdatering och verifiering uppfyller samma
krav på funktion och säkerhet som ny utrustning. Dokumentationen ska också uppdateras så
att innehållet svarar mot de gjorda förändringarna.
Innan garantitidens slut ska en uppdatering/uppgradering till senaste version samt FU göras av
utrustningen
26 Support
Tillgång till kostnadsfri support på telefon och e-post för avtalade varor och tjänster ska
finnas helgfri vardag 08.00-16.00 och vara på svenska, vid akut behov ska det gå att nå
produktspecialist på angivet telefonnummer även kvällstid 16.00- 20.00. e-postadress och
telefonnummer för supportärenden, förfrågningar mm ska bifogas i anbudet i bilaga 02.
27 Utbildning
Leverantören ska under hela avtalsperioden kunna erbjuda kostnadsfri produktutbildning, på
svenska, till VGR:s personal såsom avdelnings och mottagningspersonal,
hjälpmedelskonsulenter, Brukare och tekniker. Utbildningen ska äga rum i VGR:s lokaler.
Leverantören ska vidare tillhandahålla visning för förskrivare på respektive
Hjälpmedelscentral i samband med avtalsstart.
Fortlöpande utbildning vid produktförändringar ska ingå utan kostnad.
Initial utbildning på svenska, för landstingets personal rörande produktens handhavande och
skötsel ska ske innan ibruktagande.
Teknisk genomgång för köparens tekniska personal ska utföras i samband med eventuell
provuppställningen. Ska omfatta minst en genomgång av enskilda apparater och system samt
dokumentation.
Initial teknisk genomgång för landstingets medicintekniska ingenjörer på aktuella sjukhus och
tekniker på Hjälpmedelscentralen ska utföras i samband med leverans/installation och ska
omfatta minst en genomgång av enskilda apparater samt dokumentation. Enkel felsökning och
återstart av utrustningen ska också ingå
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
19
20
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
28 Revisioner
Leverantören är skyldig att på begäran från VGR redovisa att kraven i avtalet uppfylls.
Redovisningen ska ske på det sätt och inom den tid som VGR begär om detta inte är oskäligt.
Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för VGR att själv eller genom ombud utföra
inspektioner på plats hos Leverantören och/eller hos någon av Leverantörens
underleverantörer för att säkerställa att kraven uppfylls. Leverantören ska medverka till att
dessa inspektioner genomförs på ett effektivt sätt.
Skulle VGR, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av VGR eller på
uppdrag av VGR eller på annat sätt, ha befogad anledning att misstänka att kraven inte
uppfylls är Leverantören skyldig att genom egen utredning visa att han uppfyller dessa krav.
29 Uppföljning
29.1 Skattestatus
VGR samarbetar med Skatteverket om att arbeta förebyggande för att motverka att bl.a. svart
arbetskraft används. Detta innebär att VGR kommer att begära in offentliga uppgifter om
skattestatus från Skatteverket för samtliga leverantörer löpande under avtalstiden.
Med uppgift om skattestatus menas uppgift om moms- och arbetsgivarregistrering, uppgift om
godkänd för F-skatt, uppgift om arbetsgivaravgifter för de tre senaste månaderna, uppgift om
underskott på skattekontot samt uppgift om skatteskuld hos kronofogden finns.
Leverantör ansvarar för kontrollen avseende underleverantör och ska rapportera avvikelse till
VGR. På anmodan ska uppgifterna skickas till VGR.
Kontroll gäller anlitade underleverantörer i alla led.
29.2 Mötesstruktur
Det ska finnas en strukturerad samverkan mellan VGR och Leverantören i form av t ex
kontinuerliga möten för avtalsuppföljning. Deltagande ska ske utan kostnad. Möten sker inom
VGR eller på distans.
29.3 Statistik
Leverantören ska efter varje tolvmånadersperiod kunna leverera statistik i Excel-format
avseende levererade mängder, omsättning, priser och avropande enheter. Statistiken ska också
innehålla reklamationer/avvikelser.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
20
21
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
30 Tystnadsplikt
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400;OSL) reglerar frågor om sekretess och
tystnadsplikt i VGR:s verksamhet.
Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja VGR:s uppgifter som omfattas av
sekretess utanför VGR:s verksamhet i vidare omfattning än vad som behövs för att genomföra
leveransen. Leverantörens skyldighet att hemlighålla uppgifter omfattar alla fysiska och
juridiska personer som Leverantören involverar för att fullgöra sina åtaganden mot VGR.
Leverantören ansvarar för att Leverantörens anställda och av Leverantören anlitad
underleverantör och dennes anställda informeras om skyldigheten att hemlighålla
sekretessbelagda uppgifter. Leverantören är vidare skyldig att se till att de som genom sitt
arbete kan komma i kontakt med uppgifter som omfattas av sekretess undertecknar
erforderliga sekretessförbindelser. Leverantören ska kunna uppvisa sådana förbindelser på
anmodan.
Skyldigheten att hemlighålla uppgifter enligt detta avtal gäller inte sådan information som
Leverantören kan visa blivit känd för honom på annat sätt än genom leveransen eller som är
allmänt känd.
Leverantören är vidare skyldig att, på anmodan, tillhandahålla namn och kontaktuppgifter till
anställda som kan komma i kontakt med särskilt känsliga uppgifter.
Röjer Leverantören, Leverantörens anställda eller av Leverantören anlitad underleverantör
sekretessbelagda uppgifter i strid med detta avtal kan VGR häva avtalet och/eller begära
skadestånd enligt förutsättningarna i punkterna Hävning/Uppsägning av avtalet respektive
skadestånd.
31 Intressekonflikt
Leverantören ska utan dröjsmål skriftligen anmäla till VGR om det finns någon omständighet
som skulle kunna medföra att en intressekonflikt eller liknande uppstår för Leverantören.
32 Personuppgiftsbiträdesavtal enligt PUL
Ett skriftligt Avtal kan under avtalsperioden komma att upprättas mellan VGR och
Leverantören om Leverantörens behandling av personuppgifter i enlighet med 30 §
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
21
22
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
personuppgiftslagen (1998:204), PuL. Leverantören och de personer som arbetar under
dennes ledning får behandla personuppgifter bara i enlighet med instruktioner från VGR.
Avtalet om behandling av personuppgifter ska ange att Leverantören är skyldig att vidta
lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som
behandlas. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av
de tekniska möjligheter som finns
de särskilda risker som finns med behandlingen av personuppgifterna
hur pass känsliga de behandlade personuppgifterna är
vad det skulle kosta att genomföra åtgärderna
33 Kommersiell garanti
Om Leverantör är återförsäljare och inte kan fullfölja erhållet uppdrag, ska denne tillse att
produktens tillverkare övertar Leverantörens skyldigheter enligt detta avtal.
I förekommande fall ska Leverantören skriftligen kunna redovisa dokumentation som styrker
tillverkarens åtaganden innan avtal sluts och utgöra en del i detta avtal.
34 Utnyttjande av Västra Götalandsregionen i
marknadsföringssyfte
Leverantören har inte rätt att använda VGR:s namn i marknadsföringssammanhang utan att i
förväg ha inhämtat skriftligt medgivande till detta från VGR. Denna bestämmelse gäller även
när avtalet i övrigt upphört att gälla.
35 Fel eller brist
Om den produkt som Leverantören levererar avviker i fråga om art, mängd, kvalitet,
förpackning eller andra egenskaper enligt detta avtal, inkl. förfrågningsunderlaget, utan att det
beror på något förhållande på VGR:s sida, är produkten att anse som felaktig. Leverantören
ska omgående underrätta VGR genom verksamheten/produktteamet på Hjälpmedelscentralen
och övriga avropare om sådan avvikelse.
Fel föreligger även om produkten inte överensstämmer med sådana uppgifter om dess
egenskaper eller användning som Leverantören lämnat före köpet genom t.ex. specifikationer,
anbudsprover och broschyrer som VGR fått i samband med upphandlingen och som kan ha
påverkat köpet.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
22
23
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Fel föreligger även i produkten om den avviker från produktdata som av Leverantören har
registrerats i produktkatalogen eller om produkten avviker från produktdata som Leverantören
har meddelat till VGR för registrering i produktkatalogen av VGR.
Vidare är produkten att anse som felaktig om den i något annat hänseende avviker från vad
VGR med fog kunnat förutsätta.
36 Påföljder vid fel och brist
Vid fel i produkten som inte beror på VGR får VGR innehålla betalning som ännu inte gjorts.
Det innehållna beloppet ska stå i relation till felet.
VGR får därutöver kräva avhjälpande, omleverans, prisavdrag eller häva köpet enligt
förutsättningarna i punkten Hävning/uppsägning av avtalet samt dessutom kräva ersättning
för skador som VGR lider genom att produkten är felaktig, enligt punkten Skadestånd.
Leverantören är skyldig att på egen bekostnad avhjälpa fel i levererad produkt.
Leverantören ska, vid behov av säkerhetsåtgärd eller fel på produkten som beror på brist i
konstruktion, material eller tillverkning eller som består i att produkten inte i övrigt uppfyller
avtalade egenskaper, åtgärda produkten på Leverantörens bekostnad även om produkten finns
hos brukare/patient. Leverantören ska även stå för kostnader för de extra arbetsinsatser som
kan uppstå hos VGR i samband med säkerhetsåtgärden.
Leverantören ansvarar för och står för eventuell kostnad i samband med reklamation av
produkt oavsett om produkten hämtas av Leverantör eller om användaren efter
överenskommelse skickar produkt. Vid kontaminerad produkt ska aktuell lagstiftning följas.
Om VGR kräver omleverans är Leverantören skyldig att stödköpa godkänd produkt från
annan Leverantör i det fall att detta leder till kortare leveranstid, eller i andra hand, att VGR
stödköper och att Leverantören står för merkostnaden.
Om Leverantör gör en förändring av produkt under avtalstid utan att den i förväg godkänts av
VGR enligt punkten Nya och/eller ändrade produkter är Leverantören skyldig att ersätta
VGR för de merkostnader som förändringen orsakar.
Om avhjälpande eller omleverans inte kommer i fråga eller sker inom skälig tid från
reklamationen, får VGR kräva prisavdrag. Prisavdraget ska beräknas så att förhållandet
mellan det nedsatta och det avtalsenliga priset svarar mot förhållandet mellan produktens
värde i felaktigt och avtalsenligt skick.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
23
24
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Är avtalsbrottet av väsentlig betydelse för VGR och Leverantören insåg eller borde ha insett
det kan VGR häva köpet samt kräva skadestånd enligt förutsättningarna i punkterna
Hävning/Uppsägning av avtalet och Skadestånd.
37 Leveransavvikelse
Leveransavvikelse föreligger om produkten inte avlämnas eller avlämnas för tidigt eller för
sent och det inte beror på VGR eller något förhållande på den upphandlande myndighetens
sida.
38 Påföljder vid leveransavvikelse
Om Leverantören finner det sannolikt att Leverantören inte kan hålla avtalad leveranstid ska
Leverantören utan dröjsmål skriftligen meddela VGR detta, samt ange orsakerna till
förseningen och den tidpunkt då leverans beräknas ske.
Om VGR inte får ett sådant meddelande omgående efter det att Leverantören har fått eller
borde ha fått kännedom om hindret, har VGR rätt till ersättning för den skada som kunde ha
undvikits om VGR hade fått meddelandet i tid.
Om Leverantören vill ersätta restnoterad produkt med annan likvärdig ska detta skriftligen
godkännas i förväg av VGR enligt punkten Nya och/eller ändrade produkter. Priset för den
nya produkten får inte överstiga den ersatta produktens pris.
Kan leveranstid inte uppfyllas ska Leverantören på begäran av VGR stödköpa av VGR
godkänd produkt från annan leverantör i det fall att detta leder till kortare leveranstid, eller i
andra hand, att VGR stödköper och att Leverantören står för merkostnaden.
Levereras inte produkten eller levereras den för sent får VGR innehålla betalning som ännu
inte gjorts. VGR får därutöver kräva fullgörelse eller häva köpet enligt förutsättningarna i
punkten Hävning/uppsägning av avtalet samt dessutom kräva ersättning för skador som VGR
lider genom Leverantörens försening enligt punkten Skadestånd.
Leveransförsening kan dessutom medföra vite. Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod
som förseningen varar med 5 % av den del av beställningen som till följd av förseningen inte
kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 20 % av ovan nämnda värde.
För varje vitestillfälle tillkommer en administrationsavgift om 2 000 SEK.
Utgivande av vite inverkar inte på VGR:s rätt att göra andra påföljder än skadestånd gällande
med anledning av kontraktsbrotten.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
24
25
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Är avtalsbrottet av väsentlig betydelse för VGR och Leverantören insåg eller borde ha insett
det kan VGR häva köpet samt kräva skadestånd enligt förutsättningarna i punkterna
Hävning/Uppsägning av avtalet och Skadestånd.
38.1 Vite
Leveransförsening kan dessutom medföra vite. Vite utgår för varje påbörjad
sjudagarsperiod som förseningen varar med 5 % av den del av beställningen som till
följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte
överstiga 20 % av ovan nämnda värde. För varje vitestillfälle tillkommer en
administrationsavgift om
5 000 SEK.
38.2 Vite nycklade förbrukningsprodukter
Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 50 % av den
del av beställningen som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. För varje
tillfälle som vitesklausulen åberopas tillkommer en administrationsavgift om 5 000
SEK. Om leverantören har annan acceptabel lösning/ersättning för kunden, kan detta
ses som tillfälligt ersättning. I det fall kunden godkänner ersättningen, så står
leverantören för alla kostnader i samband med ersättningshanteringen.
38.3 Vite Utrustning
Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 20 % av den
del av beställningen som till följd av förseningen utrustningen inte kunnat tas i avsett
bruk. För varje tillfälle som vitesklausulen åberopas tillkommer en
administrationsavgift om 5000 SEK.
Utgivande av vite inverkar inte på VGR: s rätt att göra andra påföljder än skadestånd gällande
med anledning av kontraktsbrotten.
Är avtalsbrottet av väsentlig betydelse för VGR och Leverantören insåg eller borde ha insett
det kan VGR häva köpet samt kräva skadestånd enligt förutsättningarna i punkterna
Hävning/Uppsägning av avtalet och Skadestånd.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
25
26
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
39 Avtalsbrott i övrigt
Underlåter Leverantören att uppfylla andra avtalsvillkor i detta avtal än de ovan specificerade
villkoren utgör även sådan underlåtelse ett brott mot avtalet.
40 Påföljder vid avtalsbrott i övrigt
Vid brott mot avtalet får VGR begära rättelse inom den tid VGR bestämmer förutsatt att
tidsfristen inte är oskäligt kort. Sker inte rättelse inom föreskriven tid eller är rättelsen
bristfällig har VGR rätt till prisavdrag som står i proportion till VGR:s intresse av att kraven
följs, uppsägning eller hävning enligt förutsättningar i punkten Hävning/uppsägning av
avtalet samt dessutom kräva ersättning för skador som VGR lider genom Leverantörens
försening enligt punkten skadestånd.
41 Betalningsdröjsmål
Betalningsdröjsmål föreligger om betalning av förfallen fordran inte gjorts inom föreskriven
tid.
42 Påföljder vid betalningsdröjsmål
Vid betalningsdröjsmål utgår dröjsmålsränta enligt bestämmelserna i räntelagen samt ev.
ersättning enligt lagen om ersättning för inkassoskostnader m.m. Leverantören har vid
betalningsdröjsmål rätt till ersättning utöver dröjsmålsränta och ev. förseningsersättning
endast om förutsättningarna för skadestånd föreligger enligt förutsättningarna i punkten
Skadestånd.
43 Hävning/uppsägning av avtalet
VGR har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan om Leverantören i väsentligt
hänseende brister i sina åtaganden. VGR har således bland annat rätt att omedelbart säga upp
hela eller delar av kontraktet om den andra Parten:
åsidosätter villkor som är av väsentlig betydelse för motparten
vid upprepade tillfällen bryter mot avtalet, även om avtalsbrotten var för sig inte är av
väsentlig betydelse
VGR har därutöver rätt att, helt eller delvis, säga upp detta avtal till förtida upphörande om
Leverantören brister i sina åligganden enligt detta avtal och rättelse inte sker inom 30 dagar
efter skriftligt meddelande till Leverantören.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
26
27
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
VGR har bland annat rätt att säga upp hela eller delar av avtalet om rättelse inte sker inom 30
dagar och:
Leverantören inte utför de uppgifter Leverantören åtagit sig enligt detta avtal
Avtalad kvalitet och tillgänglighet vidmakthålls inte
Leverantören följer inte för verksamheten gällande lagar, författningar, föreskrifter,
beslut och riktlinjer
Leverantören begärs eller försätts i konkurs eller i likvidation, är under
tvångsförvaltning, är underkastad näringsförbud eller annat liknande förfarande, är
föremål för ackord eller har tillsvidare inställt sina betalningar eller annars på goda
grunder kan befaras vara på obestånd eller inte fullgör sina skyldigheter avseende
redovisning, svenska skatter eller socialavgifter eller årsredovisning till Bolagsverket.
En förändring sker direkt eller indirekt avseende ägandet av en majoritet av aktierna i
leverantörens företag, eller annars det bestämmande inflytandet över Leverantörens
företag förändras direkt eller indirekt, på ett sätt som VGR inte skäligen kan godta
Det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i sitt anbud eller på annat
sätt i samband med den upphandlingsprocess som har föregått tecknande av avtalet.
Verksamhetschef eller annan person i ledande ställning enligt lagakraftvunnen dom är
dömd för brott mot person inom ramen för sin yrkesutövning eller dömts för annat
brott ägnat att allvarligt rubba VGR:s förtroende för Leverantörens förmåga eller
personliga lämplighet att fullfölja detta avtal och Leverantören inte vidtar erforderliga
åtgärder för att skilja vederbörande från uppdrag som berör detta avtal
Leverantören på något annat sätt förfar på ett sådant sätt att det, ur allmänhetens
synvinkel, skulle vara stötande för VGR att fullfölja avtalet.
en domstol eller annan myndighet i en dom eller ett beslut konstaterar att Leverantören
inte följt diskrimineringslagen (2008:567)
Leverantören har rätt att häva avtalet om VGR gör sig skyldig till väsentligt avtalsbrott och
inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftligt påpekande. Med väsentligt avtalsbrott avses
avtalsbrott som har väsentlig betydelse för Leverantören och VGR insåg eller borde ha insett
detta.
Hävs köpet har Part rätt till skadestånd upp till ett högsta belopp motsvarande X procent av
kontraktsvärdet. Ersättning för indirekt förlust såsom utebliven vinst utgår endast om Part
förfarit grovt oaktsamt.
Hävning av avtal ska ske skriftligen.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
27
28
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
44 Skadestånd
Parts skadeståndsskyldighet avseende brott mot detta avtal omfattar ersättning för direkta
skador. Skadestånd ska utgå även då avtalet hävs p.g.a. avtalsbrottet samt i de fall vite utgår,
dock ska skadeståndet i dessa fall endast utgå om skadans verkliga storlek överstiger utbetalt
vite. Parts skadeståndsskyldighet är dock begränsad till ett högsta belopp motsvarande
ramavtalets senaste 12 månaders fakturering.
Ersättning för indirekt förlust, såsom utebliven vinst, utgår endast om Part förfarit grovt
oaktsamt eller med uppsåt.
45 Befrielsegrunder (force majeure)
Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om
underlåtenheten har sin grund i omständighet (Befrielsegrund), som ligger utanför Parts
kontroll och som förhindrar fullgörandet av avtalet. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen
fullgöras på avtalat sätt.
Som befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser
av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp,
avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om
förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt.
Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund om
Part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt.
För att få befrielse enligt ovan ska Part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra Parten om
detta. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens
upphörande. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av
befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det
praktiskt kan ske. Då befrielsegrund har varat i 30 dagar äger den Part, som inte har åberopat
befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del av avtalet.
46 Reklamation och meddelande om hävning och
skadestånd
Reklamation av fel ska ske inom skälig tid efter det att felet upptäckts av Part och Part insett
felets art och dess betydelse.
Part har inte rätt att göra påföljder gällande om inte denne skriftligen lämnar den andre Parten
meddelande om bristen senast 3 månader efter att bristen upptäckts eller borde upptäckts.
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
28
29
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
Leverantören ska ha tydliga rutiner för hur en reklamation hanteras och hur VGR får ta del av
följdåtgärder.
Reklamation och andra meddelande ska ske genom e-post till Parternas i detta avtal angivna
eller senare ändrade adresser.
Meddelandet ska anses ha kommit mottagaren tillhanda vid avsändandet om mottagande
behörigen bekräftats.
47 Tvist
Tvist i anledning av detta avtal ska prövas och slutligt avgöras av svensk allmän domstol, där
VGR svarar i tvistemål, med tillämpning av svensk rätt. Denna bestämmelse gäller även när
avtalet i övrigt har upphört att gälla.
48 Överlåtelse av avtal/ ägarskifte
Ingen Part har rätt att överlåta detta avtal, rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet, till
annan utan den andra Partens skriftliga godkännande. Detta gäller även en överlåtelse av
rätten att fakturera.
49 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i detta avtal kan endast göras genom en skriftlig gemensam handling
undertecknad av för Parterna behörig företrädare.
50 Bestämmelses ogiltighet
Skulle någon bestämmelse i avtalet eller del därav befinnas ogiltig, ska detta inte innebära att
avtalet i dess helhet är ogiltigt utan ska, i den mån ogiltigheten väsentligen påverkar Parts
utbyte av eller prestation enligt avtalet, skälig jämkning i avtalet ske.
51 Avtalshandlingar
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara
motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen
föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
2. Detta avtal inklusive bilagor
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
29
30
Handläggare
E-post
Diarienummer
Datum
Version
Conny Melvinsson
Conny.melvinsson@vgregio
n.se
RS2016-06844
2017-04-27
1.0
3.
4.
5.
6.
Eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget
Förfrågningsunderlag med bilagor
Eventuella kompletteringar av anbud
Anbud med bilagor
52 Avtalstecknare
Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav Parterna
tagit var sitt original.
Västra Götalands läns landsting
Skövde 2017-05-08
Ange Avtalspart
Ange Ort, ÅÅÅÅ-MM-DD
Conny Melvinsson
Strategisk Upphandlare
Förnamn Efternamn
Titel
Bilagor
1.
2.
3.
4.
Sveriges regioners och landstings Uppförandekod
Prisbilaga
Kravspecifikation
Anbud
5. Personuppgiftsbiträdesavtal (På anmodan)
Dokumentmall
Avtalsmall
Process/Ämnesområde
Koncerninköp - Upphandlingsfas
Dokumentversion
1.1 (2016-06-01)
Dokumentägare
Carin Sjösten Nilsson
Sida
30
