Instruktioner Direktupphandling

Instruktioner Direktupphandling
Instruktioner Direktupphandling
Viktigt att tänka på
Innan varje inköp ska beställaren kontrollera om det redan finns ett befintligt avtal för det du avser
köpa. Avtalen återfinns i avtalsdatabasen på intranätet.
Om du är osäker på om ett avtal inrymmer det du avser köpa eller har andra frågor så vänd dig gärna
till oss på Upphandlingsenheten via telefon eller vår gemensamma e-post, [email protected].
Vad är en direktupphandling?
En direktupphandling är en upphandling av ”lågt värde”. Det är ett enklare förfarande jämfört med
övriga upphandlingsförfaranden i lagen om offentlig upphandling (LOU). En direktupphandling
behöver inte annonseras utan beställaren bjuder in leverantörer till anbudsgivning. Observera att alla
leverantörer som anmält intresse för en upphandling ska bjudas in till anbudsgivning.
Vid direktupphandling ska dock LOU grundläggande principer beaktas:
- Likabehandlingsprincipen
- Principen om icke-diskriminering
- Principen om transparens
- Proportionalitetsprincipen
- Principen om ömsesidigt erkännande
Se även http://www.konkurrensverket.se/t/Process____2231.aspx
Hur beräknas värdet av en upphandling och vad är ”lågt värde”?
Kontraktets värde ska beräknas exklusive mervärdesskatt och för avtalets hela löptid. Eventuella
optioner och förlängningsklausuler ska räknas med i kontraktsvärdet. Om en upphandling innehåller
både varor och tjänster ska kontraktsvärdet beräknas utifrån det totala värdet av de varor och
tjänster som upphandlas. Upprepade inköp av samma kategori av varor, tjänster eller
byggentreprenader ska räknas samman. Rekommendationen är en tidsperiod om fyra år.
Observera att beräkningar ska ske efter den upphandlandande myndighetens sammanlagda köp av
varor, tjänster och entreprenader av samma slag, inte bara den enskilda förvaltningen eller
avdelningen.
Konstlade upplägg i syfte att kringgå lagstiftningen är inte tillåtna. En upphandling får därför inte
delas upp för att komma under tröskelvärdet eller direktupphandlingsgränsen.
Gränsen för direktupphandling är fr om 2016-01-01 534 890 SEK exkl moms.
1
Instruktioner Direktupphandling
Dokumentation vid direktupphandling
För direktupphandlingar under 100 000 SEK exkl moms finns inga särskilda krav gällande
dokumentation. Upphandlingsenheten rekommenderar dock att man så långt det är möjligt att
dokumentera vad som överenskommits mellan Beställare och Leverantör.
För direktupphandlingar med ett uppskattat värde som överstiger 100 000 SEK exkl moms finns krav
om att den upphandlande myndigheten (beställaren) ska anteckna skälen för sina beslut och annat
av betydelse för upphandlingen, bl a då:
- Föremålet för direktupphandlingen? (vad som upphandlas och hur anbud kommer
utvärderas)
- Hur konkurrensen togs tillvara (hur många leverantörer som bjöds in till anbudsgivning)
- Antal inkomna anbud
- Vem antogs och varför?
- Kontraktets uppskattade värde
- Kontraktets löptid
För att underlätta uppfyllnad av dessa krav om dokumentation har Upphandlingsenheten tagit fram
mallar för beställaren att använda vid direktupphandlingar:
-
Dokument 1, Förfrågan
Dokument 2, Anbudsformulär
Dokument 3, Öppningsprotokoll
Dokument 4, Underlag för beslut
Dokument 5, Beställningsskrivelse
Dessa mallar ska utgöra ett stöd vid direktupphandlingar.
I dokumenten finns färgmarkeringar, i rött och gult. Röd färgmarkering visar att något ska fyllas i och
gul färgmarkering beskriver vad som ska fyllas i.
När du är färdig med din förfrågan svärtas röd text och de gula hjälptexterna tas bort.
Dokument 1, Förfrågan
I detta dokument beskrivs vad som upphandlas, vem som upphandlar, kontaktperson, utvärdering av
inkomna anbud m.m.
Det är viktigt att ge anbudsgivarna en så bra bild som möjligt av det som upphandlas. Vilka krav som
är obligatoriska, ”ska-krav”, för anbudsgivaren att uppfylla och vilka som är icke-obligatoriska, ”börkrav”.
Beskrivning av föremålet för upphandling kan även biläggas i en separat bilaga till förfrågan, ange i så
fall bilagan sist i dokumentet, i Bilageförteckningen.
I förfrågan har vi från upphandlingsenheten lagt till de krav som LOU ställer på anbudsgivare vad
gäller laglydighet och ekonomisk stabilitet.
2
Instruktioner Direktupphandling
Vill du ha hjälp med att kontrollera ett företag/ anbudsgivare via kreditupplysningsföretag och/ eller
Skatteverket, så kontakta oss på Upphandlingsenheten.
I förfrågan finns även kommersiella villkor angivna, bl a så ska faktureringsadress anges. Läs igenom
dessa och ändra/ komplettera vid behov.
I förfrågan ska anges hur vinnaren av upphandlingen kommer att utses, dvs hur anbuden kommer att
utvärderas. Tilldelning (utvärdering) kan ske på två sätt;
- Genom att anta det anbud med lägst pris
Vid tilldelning enligt lägst pris antas det anbud som har lägst pris. Viktigt är att ange vad som ska ingå
i lämnat anbudspris, eventuella utvärderingsmängder, delpriser etc.
- Genom att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Vid tilldelning enligt ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet anges de tilldelningskriterier som
beställaren kommer att ta hänsyn till vid utvärderingen samt vilken vikt de har. Ofta anges vikten
som en procentsats för respektive tilldelningskriterie. Exempel på olika utvärderingskriterier kan
vara; kvalitet, leverans- eller genomförandetid, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet,
pris, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd.
Denna förfrågan skickas ut antingen via post eller e-post till presumtiva anbudsgivare tillsammans
med eventuella bilagor. Vi rekommenderar att man omvandlar dokumentet till PDF-format vid
e-postutskick för att undvika att anbudsgivarna ändrar i underlaget.
Om det under anbudstiden inkommer frågor från leverantörer ska dessa besvaras skyndsamt. Frågor
och svar allmänt intresse ska skickas ut till samtliga kända intressenter. Det samma gäller även
tillkommande information/ kompletterande av förfrågningsunderlag.
Glöm inte att ange sista anbudsdag. Anbudstiden ska vara rimlig i förhållande till det som
upphandlas.
Dokument 2, Anbudsformulär
Anbudsformuläret ska underlätta både för leverantören vid avgivande av anbud och för beställaren
vid utvärdering av anbud.
I anbudsformuläret beskriver du vilka uppgifter ni önskar in få in till utvärderingen. Av
anbudsformuläret ska framgå hur ställda krav uppfylls.
Anbudsformuläret skickas ut tillsammans med förfrågan (dokument 1) till de leverantörer du avser
bjuda in till anbudsavgivning.
3
Instruktioner Direktupphandling
Dokument 3, Öppningsprotokoll
När anbudstiden är över är det dags att öppna anbuden. Observera att du inte ska öppna anbuden
innan anbudstiden har passerat. Vid anbudsöppning ska två tjänstemän delta och protokoll ska föras.
I protokollet ska anges vad som upphandlats, upphandlande myndighet, öppningsdag, sista
anbudsdag, plats och deltagande tjänstemän. Anbuden ska numreras och föras upp i protokollet.
Slutligen ska protokollet signeras av tjänstemännen.
Efter öppning av anbud så ska inkomna anbud kvalificeras och utvärderas. Vid kvalificeringen så går
man igenom samtliga inkomna anbud och kontrollerar att anbudsgivaren uppfyller ställda krav och
att eventuellt begärda handlingar är bifogade – att anbudet är komplett.
I kvalificeringsfasen kan man ta hjälp av oss från upphandlingsenheten om man vill kolla upp ett
företags ekonomi och eller laglydighet.
De anbudsgivare som är kvalificerade går sedan vidare till utvärdering. Utvärderingen ska
genomföras enligt utsänd förfrågan (dokument 1).
Dokument 4, Underlag för beslut
När kvalificering och utvärdering är klar är det dags att fatta ett formellt beslut av vilken
anbudsgivare beställaren avser tilldela kontrakt. I dokument 4 beskriver man hur upphandlingen har
gått till, hur många anbuds som kom in etc. Viktigt är att bilägga utvärderingen till beslutet. Beslutet
ska sedan undertecknas av för den upphandlande myndigheten behörig företrädare och skickas ut,
företrädesvis via e-post, till samtliga anbudsgivare.
Observera att beslutet ska skickas samtidigt till alla anbudsgivare, så att alla anbudsgivare får samma
information samtidigt. Vi rekommenderar att då tilldelning skickas ut via e-post att du då begär
leveranskvitto/ läskvitto.
För direktupphandlingar med ett värde över 250 000 SEK exkl moms ska en avtalsspärr om 10 dagar
tillämpas. Det betyder att efter man skickat ut upphandlingsbeslutet måste man vänta 10 dagar
innan avtal kan tecknas (dagen då beslutet skickas ut räknas som ”dag 0”). Under dessa 10 dagar har
anbudsgivare, och andra, möjlighet att klaga på fattat beslut. Under dessa 10 dagar är det inte helt
ovanligt att anbudsgivare (och andra) begär ut varandras anbud, var observant på om någon
anbudsgivare begär sekretess av sitt anbud. I det fallet så kontakta någon av oss på
Upphandlingsenheten för hjälp med sekretessprövning.
Efter det att de 10 dagarna löpt ut så kontakta Upphandlingsenheten så hjälper vi er att kontrollera
med Förvaltningsrätten om någon överprövning av upphandlingen inkommit.
Dokument 5, Beställningsskrivelse
När upphandlingen är klar (och i förekommande fall, avtalsspärren löpt ut utan att överprövning
skett) är det dags att teckna avtal med antagen leverantör. Avtalet ska undertecknas av behörig
företrädare från båda parter. En kopia av undertecknat avtal ska skickas till: [email protected].
4