Extranet - Stockholms universitet

Stockholms Universitet
Företagsekonomiska Institutionen
Magisteruppsats 10 poäng
Höstterminen 1998
Extranet
Hur man skapar en gemensam inspirationskälla
Handledare Levi Wiklander
Dan Lindblom
Anders Wågebro
Sammanfattning
Extranet är en teknik som det talas mycket om idag. Till största delen handlar det
om hur man kan bli effektiv i utbyte av information mellan flera företag. Extranet
beskrivs ofta som ett sätt för företag att binda ihop sina intranet och på så sätt
kunna samarbeta effektivare. Vi ställer oss dock frågan hur detta skall fungera
rent praktiskt. Inget samarbete kommer att uppstå av sig själv om det inte finns
någon tanke om vad man skall ha samarbetet till.
Det samarbete som vi studerat närmare är det som finns mellan de allmännyttiga
bostadsföretagen i SaboNet. I dag används nätet främst som en informationskanal
mellan SABO och medlemsföretagen men det finns en vision om hur nätet skall
kunna öka graden av samarbete mellan bostadsföretagen genom ett
erfarenhetsutbyte. De orsaker vi fann till varför det inte fungerar som det var tänkt
har att göra med att det inte finns någon klar bild av hur samarbetet mellan
medlemsföretagen är tänkt att gå till. Detta får till följd att ingen vill ta första
steget med att få igång ett erfarenhetsutbyte. Vi tror att det krävs att någon tar
initiativet och ställer upp klara och entydiga regler för hur samarbetet skall
organiseras. För att kunna studera hur samarbete kan fungera blev vi även tvungna
att klargöra skillnaderna för hur vi ser på termerna data och information. Vi tycker
att vi har funnit ett antal avgörande frågor som man bör ta ställning till då man
bestämmer hur samarbetet skall fungera. Den kanske viktigaste frågan som man
måste ställa sig är om erfarenhetsutbytet skall ske med hjälp av medarbetare som
frivilligt deltar, eller om det krävs en styrning från ledningen som dikterar
villkoren i erfarenhetsutbytet.
Innehållsförteckning
INLEDNING ................................................................................................................................... 3
PROBLEMDISKUSSION .............................................................................................................. 4
PROBLEMFORMULERING ....................................................................................................... 5
SYFTE ............................................................................................................................................. 5
VETENSKAPSFILOSOFI ............................................................................................................. 6
UNDERSÖKNINGSMETOD ........................................................................................................ 7
ANGREPPSSÄTT............................................................................................................................. 7
FYRA UTMÄRKANDE EGENSKAPER FÖR FALLSTUDIER................................................................... 8
BAKGRUNDSMATERIAL ................................................................................................................. 8
INTERVJUER .................................................................................................................................. 9
EXTRANET .................................................................................................................................. 10
HISTORIK .................................................................................................................................... 10
EXTRANET JÄMFÖRT MED INTRANET OCH INTERNET .................................................................. 10
EXTRANET JÄMFÖRT MED EDI .................................................................................................... 11
TYPEXEMPEL PÅ EXTRANETSAMARBETE..................................................................................... 12
VEM SKALL FÅ TILLGÅNG TILL DATA? ........................................................................................ 13
OLIKA SKÄL FÖR EXTRANET ....................................................................................................... 13
Förenklat informationsutbyte ................................................................................................ 13
Nå ut med data om produkter ................................................................................................ 14
Billigare kommunikation ....................................................................................................... 14
Branschorganisation skapar extranet ................................................................................... 14
Knyta kunderna till sig .......................................................................................................... 14
Intern marknadsföring........................................................................................................... 15
Samverkande skäl .................................................................................................................. 15
KOMMUNIKATION VIA EXTRANET .................................................................................... 15
INFORMATION ELLER DATA......................................................................................................... 15
INFORMATING OCH AUTOMATING ............................................................................................... 16
KOMMUNIKATIONSPROCESSEN ................................................................................................... 17
Sändare- mottagaremodellen ................................................................................................ 18
Talakter ................................................................................................................................. 18
OLIKA FÖRETAGSKULTURER ....................................................................................................... 20
INDIVIDEN OCH EXTRANET ......................................................................................................... 21
FALLSTUDIE ............................................................................................................................... 22
SABO ......................................................................................................................................... 22
SABONET .................................................................................................................................... 22
Exempel på interna databaser ............................................................................................... 22
Externa databaser ................................................................................................................. 23
INTERVJUER .............................................................................................................................. 24
HUR VI VALDE INTERVJUFÖRETAG BLAND MEDLEMMARNA I SABONET ..................................... 24
PRESENTATION AV INTERVJUER .................................................................................................. 24
REDOVISNING AV INTERVJUER .................................................................................................... 25
SABO ..................................................................................................................................... 25
Arbetarebostadsfonden.......................................................................................................... 28
Svenska Bostäder................................................................................................................... 30
Sigtunahem ............................................................................................................................ 33
ANALYS ........................................................................................................................................ 35
TOLKNING AV INTERVJUSVAR ..................................................................................................... 35
GEOGRAFISK SPRIDNING OCH STORLEKSSKILLNADER ................................................................. 35
ANVÄNDNING AV SYSTEMET....................................................................................................... 36
MAKTSTRUKTUR......................................................................................................................... 37
UTBILDNING ............................................................................................................................... 37
DISKUSSIONSGRUPPER ................................................................................................................ 38
ERFARENHETSBANK ................................................................................................................... 39
Vem bestämmer innehållet? .................................................................................................. 39
Motivera till deltagande ........................................................................................................ 39
Erfarenhetsbankens användbarhet ........................................................................................ 40
SLUTSATSER .............................................................................................................................. 41
KÄLLFÖRTECKNING ............................................................................................................... 44
BÖCKER OCH ARTIKLAR ............................................................................................................. 44
ÖVRIGT TRYCKT MATERIAL ........................................................................................................ 45
INTERVJUFRÅGOR ................................................................................................................... 46
FRÅGOR TILL SABO ................................................................................................................... 46
FRÅGOR TILL ANVÄNDARNA UTE PÅ MEDLEMSFÖRETAGEN ........................................................ 46
Inledning
Vi har under det senaste året stött på en ny företeelse kallad Extranet. Med ett
extranet knyter man samman olika företags interna nätverk för att kunna utbyta
erfarenheter. Detta blir ett komplement till de samarbetskanaler som redan finns.
Kommunikation mellan företag sker idag genom en mängd olika kanaler vilka kan
vara personliga möten, telefonkontakter eller elektronisk post. Extranettekniken
ger företag ökade möjligheter till snabb kommunikation men ställer också stora
krav på att de ingående företagen vet vad de skall använda den nya tekniken till.
En ny teknisk lösning kan verka lovande då den presenteras, men för att den skall
nå framgång på längre sikt krävs att den uppfyller ett behov och att den anpassas
till förändringar i omvärlden, så att den fortsätter att uppfylla detta behov.
Grundtanken med extranet är bland annat att kunna utbyta data med andra företag
för att på så sätt få tillgång till en större datamängd, ur vilken man kan skapa en
större mängd information. Ett företag som ingår ett extranetsamarbete med ett
annat företag räknar med att ha någon fördel av samarbetet. Som vi ser det kan
denna fördel vara tillgången till mer data ur vilken man anser sig kunna skapa
bättre information. Ett företag som genomför en investering, räknar med att denna
skall betala sig genom en kostnadsminskning eller en ökning av intäkterna. Vi tror
att detsamma gäller för en investering i ett extranetsamarbete, som skall betala sig
med det mervärde som ges av den datamängd man får tillgång till genom
samarbetet. Mervärdet kan bestå av en minskning av kostnader, exempelvis
genom att extranetet gör det möjligt att minska personalstyrkan på grund av
tillgången till data som gör arbetet effektivare. Alternativt består mervärdet av
ökade intäkter, exempelvis genom att man kan ta mer betalt för produkterna om
de bättre kan anpassas till kundernas behov..
Ett syfte med att införa ett extranet kan vara att förena företag i allianser där man
delar på gemensamma data, samt att stänga till dessa ”öar av kunskap" som man
vill hålla inom den egna intressesfären. Detta för att på så sätt få ett ökat försprång
gentemot de som ej får vara med i datautbytet. Extranet kan bli ett sätt att
avgränsa sig från omvärlden och skapa en exklusiv gemenskap där endast dem
som har tillräckligt mycket att bidra med får vara med.
Ett exempel på extranetsamarbete som vi har stött på, är det som finns mellan de
allmännyttiga bostadsföretagen som ingår i intresseorganisationen SABO.
Extranetet har idag ett hundratal medlemmar av SABOs totalt drygt 300
medlemsföretag. Idag används nätet framförallt till att hämta data från de av
SABO centralt administrerade databaserna. Då SaboNet, som nätverket heter,
introducerades var tanken att det skulle användas till att utveckla samarbetet
mellan medlemsföretagen. Samarbetet via nätverket skulle bygga på, dels en
möjlighet för personliga kontakter i ett diskussionsforum och dels ett
erfarenhetsutbyte av genomförda projekt mellan medlemsföretagen. Syftet med
detta samarbete är att stärka gemenskapen inom SABO-gruppen och att
effektivare utnyttja den kunskap som finns inom denna.
Som vi ser på samarbete så handlar det om att effektivare lösa en uppgift eller att
lösa en uppgift på ett sätt som man inte skulle kunna göra själv. Den typ av
samarbete som man normalt refererar till är då personer har direkt kontakt med
3
varandra för att lösa en uppgift. Den typ av samarbete som är tänkt att finnas
mellan SABOs medlemsföretag bedrivs på en annan nivå, då det är tänkt att alla
medlems företag gemensamt skall bidra till att lösa de uppgifter som finns för ett
kommunalt bostadsföretag på ett effektivare sätt än om varje företag hade löst
uppgiften var för sig. Det som vi refererar till i det här stycket är den
erfarenhetsbank som skall finnas inom SaboNet och som bygger på att
medarbetarna på de olika företagen skall dela med sig av sina erfarenheter för att
skapa ett lager av erfarenheter. Det finns också diskussionsdatabaser där det mer
direkta samarbetet skall bedrivas och där det finns möjlighet att få svar på direkta
frågor.
För att tydliggöra vårt förhållande till SABO vill vi här säga att undersökningen
har skett helt på vårt initiativ. Vi stötte på SaboNet, som SABOs
extranetsamarbete heter, i förarbetet till denna uppsats mer eller mindre av en
slump, då vi satt och sökte på Internet efter vad som fanns publicerat om extranet.
Problemdiskussion
All form av utbyte bygger på att man ger något och förväntar sig att få något
tillbaka. I många fall handlar det om att man ger pengar och förväntar sig att få en
vara eller tjänst i utbyte. I fallet med ett extranetsamarbete handlar det om att man
ger data för att förhoppningsvis få en användbar mängd data i utbyte. Det som en
enskild användare har nytta av är vad någon annan har lagt in i nätverket. Att dina
egna erfarenheter finns på nätverket är inte till nytta för dig själv på annat sätt än
att det kan motivera andra att lägga in sina erfarenheter så att ett fungerande
datautbyte skapas. Frågan är hur man får ett sådant utbyte att fungera. Någon
måste från början ge ifrån sig något utan att han/hon i det läget är säker på att få
något tillbaka. Samarbetet måste på något sätt bygga på ett förtroende som gör att
man är villig att satsa det arbete som det krävs för att via nätverket dela med sig
av sina erfarenheter.
Ett skäl som vi tror kan finnas till att samarbetet inte har kommit igång, är att en
del personer i ledande ställning känner sig hotade och är rädda att bli ifrågasatta
om deras medarbetare får tillgång till samma data som de själva har tillgång till.
Detta kanske i första hand är en fråga om företaget skall vara med i SaboNet eller
inte, men även den som är med kan ha intresse av att begränsa hur mycket av den
egna datan som finns i systemet.
Samarbete via extranet skulle kunna liknas vid en försäkring. När man tar en
försäkring gör man detta för att mot en avgift säkerställa att man kan få hjälp om
något oförutsett inträffar. I ett extranetsamarbete i den form som finns i SaboNet
är tanken att den avgift som man betalar nu sker i form av de erfarenheter som
man lägger in i nätverket. Erfarenheterna som alla medlemmar lägger in bygger
upp en erfarenhetsbank som alla medlemmar får ta del av. Det är inte säkert att du
får valuta för dina försäkringspengar, lika lite som det är säkert att du med en
gång får igen något för att du delat med dig av en erfarenhet till SaboNet.
Jämförelsen med försäkringsfallet haltar något då tanken med extranetsamarbetet
är att den totala nyttan för alla som ingår i samarbetet skall öka ju fler som deltar i
samarbetet, vilket den inte gör i fallet då försäkringstagare via sina premier bidrar
till den som råkat illa ut. Liknelsen med en försäkring har vi gjort för att visa på
att det enskilda företaget måste bidra med något utan att vara säker på att få
4
någonting tillbaka. Detta medför att ett företag kanske inte alltid skall jämföra
kostnaden på kort sikt med nyttan, då det kan vara svårt att se vilken nytta man
kan få i framtiden.
Det givande och tagande som diskuterades ovan tror vi befinner sig på
företagsnivå. Företagsledningarna i de ingående företagen kommer överens om
hur samarbetet skall gå till, men det är medarbetarna ute i organisationerna som
rent praktiskt skall använda de uppgifter som finns i systemet, samt hålla de data
som den egna organisationen bidrar med uppdaterade. Frågan blir hur man
motiverar den enskilde medarbetaren att dela med sig av sitt arbete för att
förhoppningsvis få någonting tillbaka.
Problemformulering
De möjligheter som finns i SaboNet används inte till fullo. Som det fungerar idag
används endast tekniken för att hämta data från en central lagringsplats. Tanken
då man skapade nätverket var att det skulle fungera som en kanal för utbyte av
erfarenheter. Det var meningen att medlemmarna skulle dela med sig av sina
erfarenheter, för att i gengäld få tillgång till andras. Det finns ett glapp emellan
hur det var tänkt att fungera och hur det fungerar idag.
Ett extranet av den typ som används av medlemsföretagen i SABO, tror vi är av
begränsad nytta för medlemmarna i jämförelse med vad det skulle kunna vara om
erfarenhetsutbytet kom igång mellan företagen. Vi vill med anledning av detta
studera orsakerna till att erfarenhetsutbytet inte har kommit igång än inom
SaboNet. Lyckas vi hitta orsakerna till att det inte fungerar, borde det också visa
på vad som behöver förändras för att det skall fungera.
Den form vi valt för studien innebär att vi studerar SABOs extranetsamarbete,
visserligen ur flera medlemmars perspektiv, men trots allt enbart ett samarbete.
Detta leder till att de orsaker vi finner till varför erfarenhetsutbytet inte fungerar, i
strikt mening endast kan gälla för det undersökta extranetsamarbetet. Vi är dock
av den åsikten att detta är ett problem som även kan gälla för andra företag.
Traditionellt sett sker kommunikation mellan en sändare och en mottagare. Vid
denna typ av kommunikation känner sändaren oftast till vem som är mottagare,
med undantag för masskommunikation som radio, television och tidningar.
Traditionell kommunikation kan skapa ett förhållande mellan sändare och
mottagare som bygger på åtaganden. Om den ena parten bidrar med något kan den
andra känna sig skyldig att ge någonting tillbaka på grund av den direkta
kontakten dem emellan. Då kommunikationen sker via en erfarenhetsbank finns
inte den direkta kontakt mellan sändare och mottagare som leder till ett ömsesidigt
utbyte.
Syfte
SABO har en vision om att SaboNet skall fungera som ett medium för
erfarenhetsutbyte mellan medlemsföretagen. I dag har inte SaboNet den rollen och
vi vill ta reda på tänkbara orsaker till detta. Denna undersökning gör vi genom att
ställa upp ett antal frågor som vi tror man måste ta ställning till innan SaboNet
kan fungera enligt den ursprungliga tanken.
5
Vetenskapsfilosofi
Vi har funnit flera olika definitioner på vetenskap, men gemensamt för dessa är att
de innefattar en systematisering av det vi människor vet. Systematiseringen
innebär att man ordnar sitt vetande på något sätt, ordnar i betydelsen skapar
ordningen på begreppen kring sitt undersökningsområde. Detta kommer vi att
göra genom att identifiera begrepp som berör ämnet och hitta kopplingar mellan
dessa. Förhoppningen är att vi genom att studera det som andra har gjort kan ha
det som en plattform att utgå ifrån, exempelvis skillnaden mellan information och
data. Genom att studera verkligheten som den ser ut här idag och kombinera det
med vad andra har skrivit kan vi förhoppningsvis öka systemeringen, eller
annorlunda uttryckt graden av ordning mellan begreppen för det problem som vi
valt att studera. Den ordning som vi kommer fram till behöver inte vara mer rätt
än någon annan som har gjorts tidigare, men förhoppningsvis mer anpassad till
ämnet samarbete via extranet.
Vår undersökning baseras på antagandet att olika människor tolkar data till
information på olika sätt, detta gör de på grund av att de har olika förförståelse
och att de ingår i olika organisationer, där de till viss del har tagit till sig
organisationens syn på information. Vi tror att det är omöjligt att till fullo förstå
hur någon annan "förvandlar" data till information men vi tror ända att vi kan se
hur kommunikationen påverkas av skillnader i organisationstillhörighet. Detta
synsätt har säkerligen påverkats av vår egen inställning till vad kommunikation är.
Kan man egentligen någonsin sätta sig in i hur en annan människa förstår
någonting? Tolkningen är individuell och den enda tolkning man har fullständig
tillgång till är sin egen. Det man kan se är det handlande som personen som har
fått ett meddelande utför. I handlandet kan man spåra förståelsen av meddelandet.
Exempelvis om man har bestämt att träffas på en viss plats vid en viss tidpunkt
blir själva mötet ett kvitto på att meddelandet har gått fram och uppfattats lika av
både sändare och mottagare. Det kan vara lättare att få bevis för att en person har
missförstått någonting än att han eller hon har förstått det.
Då man studerar en företeelse kan man välja att se på den ur olika perspektiv. Ur
ett individualistiskt perspektiv vill man förklara helhetens funktion utifrån
delarnas behov. Ett alternativ är använda ett holistiskt perspektiv där helheten har
behov som styr delarnas handlande. Företagsledningen har en mer holistisk syn på
organisationen och dess bohov än de enskilda medarbetarna. Vi tror att ledningen
lättare kan se fördelarna med ett utbyte mellan organisationer, då den troligtvis ser
mer till hela företagets behov än delarnas. Medarbetarna kan antas se mer till de
egna behoven än till hela organisationen och kan därför ha svårare att se nyttan
med att samarbeta med utomstående.
Det finns här en skillnad utifrån vilket perspektiv man betraktar sin uppgift i
organisationen och vem som har nytta av ett extranetsamarbete. Utifrån
ledningens perspektiv kan det finnas en nytta med samarbetet som den enskilda
medarbetaren inte ser. Frågan blir i så fall hur man skall stimulera honom eller
henne till att använda ett system som blir till nytta för hela organisationen om det
används, även om nyttan för den enskilde inte är uppenbar från början. Det kan
mycket väl vara så att nyttan av samarbetet visar sig först då det varit i gång så
pass länge att det finns material i systemet att använda sig av. Samt att användarna
blivit tillräckligt bekväma med att använda det nya sättet att kommunicera, så att
6
de vågar att ta till sig av innehållet i systemet samt att söka efter nya personer att
kommunicera med.
När vi nu skriver denna uppsats så gör vi det med den inställningen att vi behöver
ta reda på hur ett extranetsamarbete fungerar, samt vad användarna tycker om det.
Detta då vi ej tror att man kan ”ta reda på” hur ett samarbete skall fungera, utan att
vi utgår ifrån hur det ser ut idag. Vi kommer i slutsatserna att utgå ifrån vår
tolkning av den situation som vi får vetskap om ute på de olika företagen, för att
med hjälp av den litteratur vi har till vårt förfogande dra slutsatser om varför
samarbetet ej fungerar enligt den ursprungliga tanken.
En naturlig fråga att ställa sig i anslutning till det här resonemanget är hur vi med
ledning av en undersökning och en litteraturstudie kan uttala oss om hur ett
extranetsamarbete bör organiseras. Vi kan säkerligen hitta delar i det
extranetsamarbete som vi studerar i fallstudien som bör förbättras, men vad är det
som säger att dessa förändringar kan appliceras generellt på andra typer av
extranetsamarbeten. En annan fråga man kan ställa sig är om de slutsatser som vi
kommer fram till verkligen är något som kan vara användbart i framtiden eller om
det egentligen är hur vi anser att samarbetet borde ha sett ut i dagsläget. Detta kan
till stor del vara beroende av hur vår framtid kommer att se ut, eller egentligen hur
hög förändringstakten kommer att vara. Även om organisationer ser olika ut och
samarbetar på olika sätt tror vi att det finns gemensamma beröringspunkter som
gör att man kan dra slutsatser som gäller mer generellt än för en viss typ av
samarbete vid en viss tidpunkt. Människor är trots allt relativt lika i sitt tänkande
och styrs av behov som vi tror förändras långsamt.
Undersökningsmetod
I det här kapitlet redogör vi för hur vi har valt att genomföra vår undersökning. Vi
inleder med ett avsnitt om angreppssättet där vi motiverar valet av metod.
Därefter förklarar vi fallstudiens egenskaper under rubriken ”Fyra utmärkande
egenskaper för fallstudier”. Nästa rubrik i det här kapitlet är ”Bakgrundsmaterial”,
i vilket vi förklarar varifrån vi får undersökningsmaterial och hur vi använder det.
Slutligen under rubriken ”Intervjuer” talar vi om hur intervjuerna bör utföras för
att ge oss den data vi vill.
Angreppssätt
Vi har för avsikt att inleda arbetet med att genomföra en litteraturstudie av vad
som finns skrivet tidigare. Vi har här tänkt att förhålla oss ganska fritt till inom
vilken typ av ”vetenskap” som vi ska söka litteratur. Detta för att vi tror att vi kan
hitta intressanta infallsvinklar från olika håll, om vi bara håller ett öppet sinne och
är beredda att ta till oss det vi finner.
Vi vill använda ett hermeneutiskt angreppssätt där vi med hjälp av fallstudier
uppfyller vårt syfte. Förståelsen byggs upp då undersökningen genomförs och
förmedlas gradvis till läsaren. En definition på fallstudier är att man ”strävar efter
att beskriva och analysera en viss enhet i kvalitativa, komplexa och
helhetsinriktade termer”1 Då vår studie syftar till att försöka ta reda hur man bäst
organiserar samarbetet och stimulerar datautbytet i ett extranet tror vi att det
1
Merriam, Sharan B, Fallstudien som forskningsmetod (1994) , sid 25.
7
hermeneutiska angreppssättet är mest lämpligt. Vi tror inte att det på ett
positivistiskt sätt går att ta reda på hur ett samarbete på bästa sätt skall
organiseras. Det krävs att vi tar hänsyn till individerna som skall samarbeta, samt
att vi försöker förstå hur de upplever att ett samarbete skall fungera. Detta anser vi
att man bäst gör med en hermeneutisk metod.
Fyra utmärkande egenskaper för fallstudier
Merriam skriver i sin bok Fallstudien som forskningsmetod2 att det finns fyra
utmärkande drag för en fallstudie:
1. En fallstudie är partikularistisk, vilket innebär att den fokuserar på en viss
händelse, företeelse eller person. De fall som undersöks visar på det fenomen
som man vill lyfta fram i undersökningen.
2. Resultatet av en fallstudie är en deskriptiv beskrivning av det man vill studera.
Deskriptiv står i det här fallet för att beskrivningen både är fullständig och
tolkande.
3. En fallstudie är heuristisk om den förbättrar läsarens förståelse av den
företeelse som studeras. Resultatet av fallstudien kan skapa nya innebörder,
vidga läsarens erfarenhet eller bekräfta det man redan visste.
4. Att en fallstudie är induktiv betyder att den grundar sig på induktiva
resonemang. Arbetets innebörd är inte klarlagd förrän studien är genomförd
och det kan i efterhand visa sig nödvändigt att ändra de hypoteser man hade då
arbetet inleddes.
Vår undersökning blir partikularistisk i den meningen att vi avser fokusera på hur
kommunikation sker mellan personer på olika företag som samarbetar via
extranet. Vi vill här gärna ta kontakt med personer som använder sig av samarbete
via extranet i sitt arbete för att ta reda på hur de upplever att kommunikationen
fungerar. För att få en så bra bild som möjligt av hur samarbetet fungerar, blir det
nödvändigt att belysa problemet ur olika synvinklar, vilket vi tänker göra genom
att ställa olika typer av frågor. Den deskriptiva beskrivning av SaboNet som
fallstudien ger, blir en bra grund till den analys av orsakerna till varför inte
samarbetet fungerar som det var tänkt, som vi hoppas finna. Att undersökningen
skall vara heuristisk blir en målsättning då vårt syfte med den är att få en
förståelse av hur samarbetet via ett extranet fungerar. Kommunikation via extranet
är ett område som vi vid studiens början hade begränsade kunskaper om. Studien
kommer säkert att ge oss nya kunskaper som gör att vi på ett induktivt sätt tvingas
ändra på grundläggande antaganden som vi hade vid arbetets början.
Bakgrundsmaterial
Vi vill närma oss problemområdet genom att studera hur extranettekniken
används. Här blir källan framförallt artiklar i tidskrifter, både vetenskapliga och
av mer populär karaktär. Vi har även försökt söka uppgifter om extranet i
bokform, men ej funnit några böcker som behandlar ämnet, troligtvis därför att det
är en relativt ny företeelse. De artiklar som vi hittills hittat om extranet har i första
hand handlat om de tekniska möjligheter och begränsningar som tekniken ger.
Dessa artiklar handlar i första hand om de tekniska problem som finns vid
dataöverföringen, så som exempelvis problem med tillgänglighet och hastighet
vid överföringarna. För att bättre förstå vilka möjligheter som öppnas av
2
Merriam, Sharan B, Fallstudien som forskningsmetod (1994) , sid 25-27.
8
extranettekniken har vi därför blivit tvungna att söka uppgifter om hur tekniken
kan användas via andra vägar. Här har vi använt oss av vår fantasi för att kunna få
tag på relevanta data om den problematik som intresserar oss.
De artiklar som vi hittills fått fram om organisatoriska möjligheter och
begränsningar samt sådana om hur allianser utvecklas har inte innefattat extranet.
Vi anser dock att dessa artiklar ger användbara bidrag då extranettekniken endast
är ett verktyg och då, vår målsättning är att studera hur man kan stimulera till en
användning som blir till nytta för organisationen och den enskilde. Artiklarna om
organisationer och de om extranet hoppas vi leder fram till kunskaper som gör det
möjligt att välja ut lämpliga företag för studien. Bakgrundsmaterialet behövs
också för att vi skall kunna konstruera relevanta frågor.
Intervjuer
Den information som vi skapat med hjälp av de data som vi inhämtat under
litteraturstudien bör ha givit oss en förståelse för hur denna typ av samarbete kan
ske. Denna litteraturstudie bildar en bas för frågorna till våra intervjuobjekt. Vi
har valt att genomföra en studie av SABOs extranetsamarbete SaboNet. Vi startar
intervjuerna hos SABO för att sedan gå ut och intervjua några medarbetare hos
medlemsföretag som använder SaboNet. Antalet medlemsföretag som vi önskar
att genomföra intervjuer hos bör vara mellan 2 och 4. Vid ett stort antal intervjuer
får vi mindre möjlighet att sätta oss in i förhållandena som gäller hos de enskilda
företagen. En förutsättning för att vi skall kunna få ut så mycket som möjligt av de
enskilda intervjuerna, är att vi är ordentligt förberedda både vad gäller
ämneskunskaper och intervjufrågor. Är man dåligt förberedd finns risken att man
missar det som är viktigt, genom att man inte ställer följdfrågor när något framstår
som oklart.
Vi kan aldrig garantera att det sätt varpå vi tolkat insamlat material stämmer
överens med de uppfattningar respondenterna hade.3 Vi kan heller inte garantera
att den som läser vårt arbete förstår det på samma sätt som vi avser då det skrivs.
Sammantaget bildar detta en klyfta mellan respondenten och läsaren som består
dels av de tolkningsfel vi gör av respondenten och dels av de fel som blir då
läsaren tolkar det vi har skrivit. Det är vår uppgift att göra denna tolkningsklyfta
så smal som möjligt. För att minimera tolkningsfelen är viktigt att man är
medveten om de finns, så att man hela tiden ställer sig frågan om den tolkning
man gjort är den rätta. Den del av tolkningsklyftan som består av att läsaren inte
förstår det vi vill förmedla kan vi endast begränsa genom att försöka utrycka oss
så tydligt som möjligt.
Eftersom vi använder oss av en hermeneutisk metod krävs det att vi är
uppmärksamma på respondenternas svar, både vad gäller vad de svarar samt det
övriga kroppsspråket. När vi genomför intervjuerna påverkar vi respondenterna
exempelvis genom vår närvaro. Frågorna är skapade med hjälp av vår
förförståelse och denna kommer att påverka respondenterna eftersom de kommer
att svara utifrån de definitioner som vi har gjort4. Frågorna är skapade med hjälp
3
Holme, Idar Magne & Solvang, Bernt Krohn. Forskningsmetodik (1997) sid 290.
Coopey, John. Keegan, Orla. Emler, Nick. Managers innovations and the structuration of
organizations (1998) Journal of management studies 35:3 May, sid 265.
4
9
av outtalade definitioner av de olika begreppen, exempelvis har vi en uppfattning
av vad ett extranet är, vilken kanske inte överensstämmer med respondenternas.
Ett sätt att minska risken att respondenterna påverkas av frågeställningen är att vi
som intervjuare ej har med oss färdiga intervjufrågor till intervjuerna. Intervjun
kan istället baseras på olika ämnesområden, där man låter respondenten berätta
fritt om ett ämne. Det som är viktigt för intervjuaren är att ha en checklista på
vilken man kan kontrollera att alla "frågor" har blivit belysta. Ämnesområdena
blir huvudrubriker och checklistan tar upp de frågor under respektive
ämnesområde som man vill ha besvarade. När respondenten har berättat fritt om
ett ämnesområde kontrollerar man som intervjuare vilka frågor på checklistan
som blivit besvarade och ställer följdfrågor på de som inte har besvarats. För att få
ett så bra flyt som möjligt under intervjun är det en god ide att lära sig
ämnesområdena utantill5.
Extranet
Vår undersökning kommer att handla om samarbete via extranet. Även om det
inte är den tekniska uppbyggnaden av systemen som är det mest väsentliga i vårt
arbete så är det dessa som ger möjligheterna, men de sätter också en gräns för vad
som är möjligt. Vi vill därför under den här rubriken redogöra för vad ett extranet
är och hur det fungerar. Detta vill vi göra med hjälp av en historisk tillbakablick
under rubriken ”Historik”, en jämförelse med intranet och Internet under rubriken
”Extranet jämfört med intranet och Internet”, en jämförelse med EDI under
rubriken ”Extranet jämfört med EDI”. Därefter presenterar vi ett eget exempel på
hur ett extranetsamarbete skulle kunna se ut under rubriken ”Typexempel på
extranetsamarbete”. Nästa avsnitt föregås av rubriken ”Vem skall få tillgång till
data?” här för vi en diskussion om de konsekvenser som kan bli av att data sprids
till utomstående. Sista stycket i detta kapitel innehåller en redogörelse för vilka
skäl som kan finnas för att man använder ett extranet.
Historik
Extranet är en relativt ny företeelse. Extranet kallas av en del för den tredje vågen,
där Internet och intranet har varit föregångarna. Extranets roll är att fylla ut gapet
mellan intranet och Internet. Tanken bakom extranettekniken är att binda samman
exempelvis ett företag med dess kunder och/eller affärspartner.6 Detta sker genom
att man bildar så kallade virtuella privata nätverk (VPN) i vilka man binder ihop
företagens egna intranet med hjälp av Internet. Internet används för att rent fysiskt
göra sammanbindningen av de separata intraneten för att skapa det gemensamma
extranetet. Den äldsta dateringen där vi har sett begreppet extranet är från 19937,
men det är under de senaste två åren som tekniken har spridit sig.
Extranet jämfört med intranet och Internet
För att förklara vad extranet är kan man jämföra det med Internet och intranet
utifrån tre horisonter vilka beskrivs i tabell 1 nedan.8
5
Trost, Jan, Kvalitativa intervjuer (1993), sid 25.
Geijer, Erik, Extranet tar tid men spar pengar (1998) Computer Sweden nr 26.
7
Lewis, Bob, A few practical pointers on the nontechnical aspects of an extranet (1998) Infoworld
11 Maj.
8
Vasher, Andy, On the outside looking in (1998) AS/400 Systems Management, januari.
6
10
Tillträde
Användare
Information
INTERNET
Allmänt
Alla med tillgång till
uppkoppling
INTRANET
Privat
Medlemmar i en
specifik organisation
Ofullständig och
spridd
Hålls inom
organisationen
EXTRANET
Utökad privat grupp
Grupp av
samarbetande
organisationer
Delad och spridd
inom samarbetet
mellan
organisationer
Tabell 1.
Internet är tillgängligt för en stor mängd människor, alla som har en uppkoppling,
vilket kan vara en stor fördel om man exempelvis vill marknadsföra en produkt
mot allmänheten. Vill man däremot lagra och distribuera data till personer inom
en organisation är det oftast bättre att skapa ett intranet. Intranet använder samma
tekniska lösning för kommunikation som används på Internet, vilket gör att ett
intranet enkelt kan anslutas till Internet, men det är endast de som är medlemmar i
den organisation som skapat intranetet som har tillgång till data som lagrats inom
nätverket. Intranet bygger som tidigare sagts på Internetteknik, vilket gör det
möjligt att ge tillträde för utvalda utomstående till ett intranet via Internet. Det
man då skapat kallas Extranet.
En av de stora fördelarna med både intranet och extranet är att dessa bygger på
standardiserad teknik som är tillgänglig till en förhållandevis låg kostnad. Ett
exempel på detta är det italienska företaget Nuovo Pignone som använder sig av
extranetteknik för att kommunicera med sina underleverantörer varav en del är så
små att de ej har råd att investera i EDI teknik.9 Bindningen mellan näten
möjliggör ett mer fritt dataflöde. Vid införandet av ett extranet mellan ett antal
företag, innebär detta att de då kommer att dela med sig av innehållet i sina
respektive datasystem till varandra. Datamängden som delas mellan företagen
skall inte utomstående få tillgång till.
Extranet jämfört med EDI
EDI10 är en äldre teknik än extranet. EDI eller Electronic Data Interchange är en
standard för att skicka elektroniska dokument mellan företag. I standarder för
olika dokument finns beskrivet exakt hur dessa skall se ut exempel på sådana
standarder är UN/EDIFACT. Dessa standarder gör det möjligt att tolka de olika
dokumenten automatiskt då de skickas mellan organisationer. Fördelen med EDI
jämfört med manuell hantering är att kommunikationen går betydligt fortare än
traditionell brevbefordran. Nackdelen är att det kräver investeringar som kan vara
betungande, speciellt för mindre företag. En möjlighet är att skicka EDI-dokument
via Internet, vilket kan göra det billigare. För att den elektroniska överföringen
skall skyddas mot insyn kan den krypteras, man skapar då ett virtuellt privat
nätverk (VPN).11 EDI som skickas över Internet är ett specialfall av extranet.
9
Staiti, Chris, Extranet takes data beyond EDI (1998) Computerworld global innovators, 29 juni.
Keisu, Thomas, Riktlinjer för god informationssäkerhet (1997) sid 74.
11
McCune, Jenny C. The in's and out's of extranets (1998) Management review july/august, sid23.
10
11
Extranet handlar om att koppla samman olika företags interna datasystem med
hjälp av Internet vilket är det som sker när man överför EDI med hjälp av Internet.
Typexempel på extranetsamarbete
Vi har tidigare beskrivit vad som skiljer extranet från Internet och intranet och vi
skulle nu vilja beskriva hur ett extranetsamarbete skulle kunna se ut genom att
presentera ett typexempel där vi presenterar fyra företag som har ingått ett
extranetsamarbete. Vi tror att det kan öka förståelsen för vad ett extranet är och
hur det används, både för läsaren och för oss själva. I det här exemplet antar vi att
företaget A levererar material till företaget B som samarbetar med företaget C
som i sin tur levererar färdiga produkter till företaget D (se figur 1a.).
A
B
A
C
B
D
Figur 1a Varuflöde.
C
D
Figur 1b. Dataflöde.
Figur 1b visar dataflödet mellan företagen. Extranettekniken innebär att företagen
som ingår i samarbetet har möjlighet att direkt från varandras interna datasystem
hämta material som dataägaren har medgivit att motparten får tillgång till. I vårt
exempel kan dataflödet gå direkt mellan exempelvis A och C utan att passera B.
Det exempel som beskrevs ovan skiljer sig på flera sätt från det fall vi studerat.
Det finns inget varuflöde att knyta dataflödet till. I fallet med SaboNet finns
dessutom en ansvarig huvudman för nätverket, i exemplet ovan var alla likvärdiga
medlemmar i nätet. SABO har tagit initiativ till att starta SaboNet och det är de
som har ansvar för vilka delar som ingår. Idag består kommunikationen i SaboNet
i huvudsak av att medlemsföretagen hämtar data som finns lagrade i SABOs
centrala databaser (figur 2a). SABOs vision av detta nätverk är att det i framtiden
även skall användas så att det blir ett dubbelriktat dataflöde mellan
bostadsföretagen och de centrala databaserna (figur 2b). Erfarenhetsutbytet
kommer att ske mellan medlemsföretagen, men det fysiska flödet av data går via
SABOs databaser.
12
Medlemsföretag
Medlemsföretag
Medlemsföretag
SABOs
databaser
Medlemsföretag
Figur 2a SaboNet idag
SABOs
databaser
Medlemsföretag
Medlemsföretag
Figur 2b SaboNet i framtiden
Vem skall få tillgång till data?
Extranettekniken gör det möjligt att ge en mängd människor tillgång till de data
man förfogar över, detta kan då medföra att man släpper kontrollen över de data
man har samt hur de används. Data är en resurs som har egenheten att den kan
användas av många utan att förstöras. Det finns dock data som minskar i värde om
andra får tillgång till den. Exempel på sådana data kan vara tekniska
landvinningar som man använder i egna produkter.
Det finns en risk att ett företag kan utnyttja de data som ett annat företag har delat
med sig av, på ett sätt som skadar den som ursprungligen hade tillgång till datan.
Detta om företaget kan utnyttja möjligheten att kombinera den nya datan med sina
ursprungliga data. Särskilt gäller detta om de båda företagen agerar på samma
marknad, vilket då kan leda till ett ändrat styrkeförhållande företagen emellan.
Man bör därför noga överväga till vem man vill dela med sig av data till, samt
vilken data man vill dela med sig av. Informationen som man förstår ur en text
kan vara olika för olika personer beroende på vilken förförståelse personerna har.
Olika skäl för extranet
Varför använder man sig av ett extranet? Under denna rubrik redogör vi för de
skäl vi funnit i litteraturen som vi anser vara rimliga. Anledningen till denna
genomgång är att vi tror att det kan vara viktigt att veta vilka skäl som en
organisation hade då de införde ett extranetsamarbete. Vi tror att det påverkar hur
man kommunicerar i nätverket.
Förenklat informationsutbyte
Vi tror att en vanlig orsak att skapa ett extranet är att förenkla tillgången till
samarbetspartners data. Det enskilda företaget bidrar med data och får i gengäld
tillgång till data från de andra partnerna. Exempel här skulle kunna vara hur
företag får ta del av varandras kundregister för att lättare kunna skapa exaktare
kundprofiler och med hjälp av dessa anpassa tjänster till kunders önskemål.
13
Nå ut med data om produkter
Ett skäl som företag kan ha för att ingå i ett extranet kan vara att man vill nå ut
med data om sina varor och tjänster. Ett exempel på detta är bilföretaget Chrysler
som har ett extranet för att informera sina återförsäljare.12
Billigare kommunikation
Företag som har stora kostnader för traditionell kommunikation kan bygga ett
extranet för att minska sina kostnader.13 Det är framförallt vid långväga
kommunikation som extranetet spar stora pengar jämfört med telefon, fax och
traditionell brevbefodran. En annan fördel med extranet är att om ett företag
exempelvis behöver uppdatera en servicemanual kan de nu enkelt lägga till det
nya innehållet istället för att som tidigare trycka hela manualen i en ny utgåva.
Branschorganisation skapar extranet
I USA finns en branschorganisation för flygbolag kallad ATA Air transport
association.14 Detta är en icke vinstdrivande organisation som har skapat ett
extranet som handlar om flygplansreservdelar. Systemet innehåller data om vilket
flygbolag som har vilka delar och var. Tanken är att flygbolagen skall kunna köpa
reservdelar av varandra och på så sätt minska stilleståndstider och därmed
kostnaderna.
Knyta kunderna till sig
Ett företag som vill knyta kunderna tätare till sig skulle kunna göra detta med
hjälp av ett extranet. Man låter kunderna göra sina beställningar direkt i företagets
datasystem. Ett företag som infört ett extranet för att förenkla för kunderna att
göra sina beställningar, har samtidigt gjort det svårare för kunderna att byta
leverantör, då de är inkörda på leverantörens system. Kunden har investerat i
användandet av leverantörens system vilket skapar byteskostnader för kunden.15
Även om kunden inte har investerat i teknik för att kunna utnyttja leverantörens
extranet, så har resurser lagts ner på utbildning av personalen som använder
systemet. Det blir naturligt att beställa från det företag som man har
direktanslutning till istället för att inför varje beställning kontrollera vilka villkor
som konkurrerande leverantörer erbjuder.
En utvidgning av att kunden lägger sina beställningar direkt i leverantörens
system är att leverantören kontinuerligt, via systemet, bevakar lagernivåerna i
kundens system och automatiskt levererar vid fastställda nivåer.16 På detta sätt har
man förenklat för kunden samtidigt som man har knutit honom eller henne ännu
närmare sig.
En fråga man kan ställa sig är vem som får del av de besparingar som de
effektivare beställningsrutinerna medför. De skulle kunna tillfalla kunden i form
av lägre priser eller leverantören i form av högre priser, eller om de fördelas på
båda parter. Vi tror att fördelningen styrs av den som har fått de största
besparingarna samt av hur konkurrenssituationen är på den aktuella marknaden.
12
13
14
15
16
Pappalardo, Denise. Extranets giving intranets "extra" flavour (1997) Network world july 14.
McCune, Jenny C. The in's and out's of extranets (1998) Management review july/august, sid23.
Wreden, Nick. For members only, (1997), Information week, 8 december.
Falk, Thomas. Olve, Nils-Göran, IT som strategisk resurs (1996), sid 32.
Jäderholm, Michael. Elektroniska förhållanden, (1998), E-commerce handel över internet, sid11
14
Intern marknadsföring
Ett skäl för att satsa på extranetteknik kan vara att man vill ge de anställda en
känsla av att arbeta på ett modernt och framåt företag som befinner sig i teknikens
framkant. Genom att upprätthålla bilden av att vara ett modernt företag kan
företaget dels locka till sig attraktiv personal och dels behålla den man har.
Samverkande skäl
Vi är medvetna om att man troligtvis har flera samverkande skäl för att införa en
extranetlösning, exempelvis skulle ett företag kunna spara
kommunikationskostnader samtidigt som man vill öka sin datamängd.
Ett företag som är intresserat av ett extranetsamarbete, kan själv skapa
förutsättningar för ett extranet och sedan försöka hitta lämpliga medlemmar som
vill ansluta sig till nätet. Flera företag som tillsammans vill bygga upp ett extranet
kan gemensamt bestämma hur det skall utformas, det vill säga vad det skall
innehålla och hur innehållet skall lagras samt spridas. Ett tredje alternativ är att
ansluta sig till ett befintligt extranet.
Kommunikation via extranet
I det tidigare avsnittet försökte vi redogöra för olika aspekter av extranet och
extranetsamarbete, bland annat presenterade vi ett typexempel på hur ett
extranetsamarbete skulle kunna se ut. I det här avsnittet går vi mer in på de data
som finns i ett extranet och som delas av de som samarbetar. Vi börjar med att
förklara hur vi uppfattar begreppen information och data under rubriken
”Information eller data”. Hur man kan samla in och använda data förklaras sedan
med begreppen informating och automating, detta gör vi under rubriken
”Informating och automating”. Samarbete mellan flera organisationer bygger på
att de kommunicerar med varandra. Vi har valt att visa på de problem som kan
förekomma vid kommunikation via extranet genom att presentera två olika
kommunikationsmodeller, dels den traditionella sändare- mottagaremodellen och
dels en modell som bygger på talakter. Som rubrik på detta avsnitt har vi valt
”Kommunikationsprocessen”. Olika företag har olika arbetssätt och även olika
sätt att strukturera sina data, detta diskuterar vi i avsnittet ”Olika
företagskulturer”. Kapitlet avslutas med rubriken ”individen och extranet” under
vilken vi resonerar om hur data kan kombineras och förstås samt hur man kan
påverka tolkningen av data.
Information eller data
Termerna information och data förekommer ofta i den här uppsatsen, vi vill därför
definiera hur vi uppfattar dessa. Data är råmaterialet, när man strukturerar data
bildas information. Data måste struktureras till information av den som skall
använda den.17
Vad är det då som överförs med hjälp av ett extranet, data eller information? När
någon i en organisation lägger in data i ett datasystem så gör man detta för att man
anser att den har ett värde. Det som lagras i systemet och som sen kan användas
av någon annan är data. För den som förde in data i systemet kan data ha varit
information vid införandetillfället, men det ändrar inte det faktum att det är data
17
Schoderbek, Peter P. Schoderbek, Charles G. Kefalas, Asterios G. Management systems (1990)
sid 152.
15
för den som hämtar innehåll ur datasystemet. Det som en person anser vara
informationen ur en datamängd förändras över tiden, så att samma data kan ha
olika betydelse vid olika tidpunkter. Data blir information då den sammanställs av
en viss person vid ett visst tillfälle. Information är slutsatser som dras ur
tillgänglig datamängd. Data är allt som potentiellt skulle kunna bilda information.
Den syn på hur data omvandlas till information som vi anammat ansluter nära till
Hans-Georg Gadamers syn på hur betydelsen av en text blir till. Han ansåg att
meningen i en text byggs upp av två horisonter. Texten har en horisont som sätts
samman med läsarens horisont och bildar textens mening för läsaren.18 Detta sker
varje gång en text läses av en person, vilket då medför att samma text kan tolkas
olika vid olika tidpunkter även om den läses av samma person.
Hur skall man då avgöra vilken data som kan bilda användbar information för
någon annan. Som vi tidigare nämnt kan vad som är relevant data bara avgöras av
den som skall använda den. Eftersom information endast kan sammanställas ur
den data som finns, innebär det att data måste finnas innan informationen kan
skapas. Här behöver alltså någon avgöra vilken typ av information som kommer
att behövas i framtiden och således försöka utröna vilka data som behövs för att ur
dessa kunna bilda den informationen. Här finns ett glapp både mellan tiden då
data genereras och då information skall bildas ur den, samt mellan den person som
skapar data och den som skall använda denna för att bilda information.
Svårigheterna med att förstå innebörden i vad någon annan har skrivit blir än
större om det kommer från en annan organisation. Med skilda sätt att lagra data
kan det vara svårt att förstå den data som man hämtar från en annan organisation
via ett extranet.
För att på ett annat sätt förklara vilken skillnad vi ser mellan data och information
vill vi använda musik som en metafor. Musik är något som de flesta människor
tycker om att lyssna på, åtminstone i någon form. Musik är dock ingenting som vi
anser finns rent objektivt, utan det är en subjektiv upplevelse av ljud som är
kombinerade på något sätt. Vi är dagligen omgivna av olika ljud utan att uppleva
dessa som musik. Musik är de ljud som vi själva tolkar som musik, vilket i och för
sig ej behöver vara skapat av någon människa utan kan vara fågelsång eller
vågornas sång mot stranden. Om man väljer att använda denna metafor skulle data
motsvara ljud och information skulle motsvara musik. Vad musik liksom
information är varierar från person till person, även om de har tagit in samma ljud
eller data.
Informating och automating
Detta avsnitt är baserat på Shoshana Zuboffs bok In the age of the smart
machine.19 Hon tar bland annat upp termerna automating och informating. Nedan
försöker vi också förklara hur vi tror att dessa termer kan sättas i samband med
användandet av extranet.
18
19
Winograd, Terry. Flores, Fernando. Understanding computers and cognition (1994) sid 28.
Zuboff, Shoshana. In the age of the smart machine (1988) sid 388.
16
Datatekniken har skapat möjligheter att automatisera manuella rutiner såsom till
exempel att för hand skriva in inköpsorder som sedan skickades till leverantören.
När manuella rutiner i ett företag automatiseras så kallas det för "automating".
Med hjälp av extranet eller EDI kan manuella rutiner mellan företag
automatiseras. En inköpsorder kan således genereras automatiskt när en vara i ett
lager har kommit ner till en förutbestämd beställningsnivå. Denna order överförs
sedan automatiskt till leverantören som en beställning, leverantören
sammanställer sedan ordern och skickar varan till kunden. "Automating" innebär
att data matas in i systemet, vilket med hjälp av inprogrammerade rutiner
behandlar dessa på ett förutbestämt sätt.
Datasystemen som hanterar alla dessa transaktioner kommer, om man sparar all
data som behandlats att innehålla stora datamängder. Dessa datamängder kan
sedan användas som underlag för att kunna skapa ny information. Denna process
kallas "informating" och syftar till att öka företagets datamängd, och i
förlängningen företagets möjligheter att fatta riktiga beslut. Ett exempel på
tillfälle då ett företag använder "gammal information" för att göra framåtblickande
prognoser är när man använder försäljningsstatistik för att beräkna framtida
försäljning. Dessa data kan delas upp på olika regioner och tidsperioder. Man kan
här även öka datamängden genom utbyte med andra organisationer, detta
samarbete kan då lämpligen ske med hjälp av ett extranet. Ett exempel när ett
extranetsamarbete kan vara användbart är vid stora utvecklingsprojekt när alla kan
ta del av de andra aktörernas erfarenheter.
Med Zuboffs uttryck "automating" och "informating" har vi velat visa på två sätt
att utnyttja extranettekniken. Genom att automatisera manuella rutiner skapas en
mängd data i systemen, genom att kombinera ihop dessa och jämföra dem över
tiden ges möjligheter att fatta bättre beslut. Extranet kan används dels för
automatiseringen och dels för att samla data från många automatiserade processer
som då de kombineras kan skapa något slags mervärde.
Kommunikationsprocessen
Det svåra vid kommunikation över nätverk är att man ej vet vem som tar del av
den tillgängliga datamängden och att man därför ej kan presentera datan på ett sätt
som är anpassat till mottagarens förförståelse. Vid denna typ av kommunikation
kan det därför vara av stor vikt att data presenteras på ett genomtänkt sätt som gör
den lättbegriplig, utan för stora krav på förkunskaper om systemets uppbyggnad.
Ett extranet används mellan organisationer som kan ha olika företagskulturer
vilket ställer högre krav på att datamängderna är väl strukturerade och
lättbegripliga. Nedan presenterar vi två alternativa modeller för hur
kommunikation går till. Den första visar den ”traditionella”
kommunikationsmodellen med sändare och mottagare. Den andra beskriver
kommunikationsprocessen som en förhandling mellan två deltagare. Vi tror att
den senare visar på hur kommunikation mellan människor går till då det finns en
direkt interaktion mellan de som kommunicerar. Den tänkta erfarenhetsbanken i
SaboNet blir en form av envägskommunikation, då den som tar del av innehållet
inte har någon direkt kontakt med den som har producerat materialet. Detta
förhållande tycker vi beskrivs av den första modellen. Vi tycker att de
17
begränsningar som finns vid kommunikation med hjälp av ett extranet tydliggörs i
skillnaderna mellan de båda kommunikationsmodellerna.
Sändare- mottagaremodellen
Figur tre20 visar processen då data överförs via ett nätverk. Källan i modellen är
den information som skall lagras i systemet. Informationen kodas av den som
skriver in meddelandet i systemet. Informationen finns hos den som skriver in
data i systemet och förändringen från information hos personen till data i systemet
kommer att påverkas av hur kodningen görs. Kanalen är nätverket som i
extranetfallet är Internet. Avkodning sker när någon tar del av den data som finns
lagrad. Mottagning är när någon skapar information av den data man har tagit del
av. Informationen skapas här med hjälp av den förförståelse som personen som tar
del av datan har.
Källa
Kodning
Kanal
Avkodning
Mottagning
Figur 3. Kommunikationsprocessen
Vid varje steg som i figur tre betecknas med en pil, finns en risk för att innehållet
förvrängs. I överföringen mellan källa och kodning samt mellan avkodningen och
mottagning sker förvrängningen hos de personer som kodar respektive hos den
som avkodar och tar emot. Även den tekniska överföringen som görs av kanalen
kan förvränga den data som överförs. I de fall som den tekniska överföringen
förvränger meddelandet tror vi det märks väldigt tydligt. Den förvrängning som
orsakas av tekniska felaktigheter i överföringen kan göra att vissa delar av
meddelandet inte kommer fram, alternativt att meddelandet blir oläsbart genom att
det förvandlas till bokstavskombinationer som ej har någon språklig betydelse.
Den mänskliga förvrängningen däremot kan orsaka att betydelsen missförstås. På
detta sätt kan den mänskliga förvrängningen vara mer allvarlig, då den är svårare
att upptäcka och rätta till. I vissa fall tror vi att data som är förvrängd av felaktig
tolkning kan vara ett större problem än data som hindrats av tekniska problem,
framförallt när felaktiga tolkningar leder till beslut baserade på felaktiga grunder.
Figur tre har i sin originalversion en feedbackpil som går tillbaka från mottagaren
till källan. Som vi uppfattar det saknas eller försvagas denna vid kommunikation
via ett nätverk. Bristen på feedback och förvrängningen som sker vid kodning och
avkodning ställer stora krav på att data presenteras på ett standardiserat och
lättbegripligt sätt.
Talakter
Ett annat sätt att se kommunikation är genom de talakter som finns i språket. När
man säger något som i ett sammanhang har en betydelse, så gör man normalt även
någonting annat än bara säger något. Det som man gör är att uttrycka "det man
vill" för att någon annan skall förstå, samt att man "lovar" att stå för det som man
har sagt. Talakterna består av ett uttalande exempelvis en förfrågan, ett löfte, ett
20
Robbins, Stephen P. Essentials of organizational behavior (1994) sid 115.
18
erbjudande eller en ursäkt.21 Kommunikation kan brytas ned till fyra
grundläggande akter: Öppning (föreslå något) , förhandling, utförande och
accepterande.22
Öppning
Accepterande
Förhandling
Utförande
Figur 4. Talakter
Vi har valt att förklara dessa med hjälp av figur 4. Kommunikationen startar med
öppningen där någon kommer med ett förslag exempelvis; "skall vi träffas vid
kängrun klockan 15:00 på fredag?". Kommunikationen övergår nu i förhandlingen
som avslutas med ett beslut som man är överens om exempelvis; "vi träffas vid
kängrun klockan 15:15 på fredag". Utförandet är i den delen av kommunikationen
där man utför det som beslutades efter förhandlingen, i exemplet skulle det vara
att ta sig till kängrun klockan 15:15 på fredagen. Accepterandet sker när man är
överens om att det som förhandlades fram undert förhandlingen också var det som
utfördes vid utförandet, i detta exempel skulle det vara att man hälsar på varandra
när man ses vid kängrun.
Det som är viktigt att komma ihåg är sammanhangets påverkan på det som sägs i
talakterna. Ofta är det sammanhanget som avgör vad som faktiskt är betydelsen av
det som sägs och hur detta tolkas.
Följande exempel på talakter är vår egen översättning av ett exempel ur Geis bok:
Speech acts and conversational interaction23. Jag kan säga, "Det kommer att
regna idag" för att beklaga mig eftersom det faktum att det kommer att regna
innebär ett problem för mig (jag har planerat en picnic) eller så kan jag säga det
som en varning åt dig (du har planerat en picnic), om jag däremot är en
väderpresentatör på TV, skulle jag säga detta för att informera tittarna om vilket
väder de kommer att få. En del av tittarna skulle uppfatta detta budskap som goda
nyheter (trädgårdsmästare) och andra som dåliga nyheter (friluftsmänniskor).
Kunskapen om sina egna och andras planer (beklagande och varningsfallen) samt
deras yrkesmässiga förhållanden (väderpresentatörfallet) är av stor betydelse för
att avgöra vilken tolkning av talakten som mottagaren av meddelandet anammar.
Vid kommunikation över extranet erbjuds egentligen den första talakten i figur 4.
Om kommunikationen sedan skall fortsätta beror på hur den som läser
21
Geis, Michael L, Speech acts and conversational interaction (1995) sid 3.
Bui, Tung X. Bodart, Francois. Ma, Pai-chun. ARBAS: A Formal language to support
argumentation in network-based organizations (1998) Journal of management information
systems, Winter 1997-98, Vol 14, No 3, sid 224.
23
Geis, Michael L, Speech acts and conversational interaction (1995) sid 20.
22
19
"öppningen" väljer att gå till väga. Läsaren skulle kunna få innehållet bekräftat
eller förklarat av den som har lagt in data i systemet, men vi tror att det normala är
att man läser det som står utan vidare kontakter med upphovsmannen.
Olika företagskulturer
Vi misstänker att en orsak som kan vara begränsande vid införande av
extranetteknik är att två företag har olika sätt att strukturera sina datamängder.
Detta kan innebära att användbarheten av den nya datamängden minskar eller
uteblir. Problemet kan bero på att personalen på det ena företaget är inskolade i
sitt eget företags system och kan där enkelt hitta den information de söker. När de
däremot försöker hitta information hos det företag som de ingått ett
extranetsamarbete med, förstår de inte hur deras system är upplagt och finner
därför inte rätt data att skapa information utifrån.
Ett exempel på svårigheterna som kommer av att data är strukturerade på olika
sätt finns i en artikel24 där problemet att knyta samman olika museers databaser
till ett gemensamt nät tas upp. Museerna kan ha sorterat sina data efter olika
attribut, ett museum kan ha sorterat efter fyndplats och ett annat efter ålder vilket
gör det svårt att skapa sökverktyg som fungerar för alla. Skall man anpassa sättet
att lagra data efter hur det tidigare gjordes på något av de företag som ingår i
samarbetet, eller skall var och en behålla sin ursprungliga struktur? Ett tredje
alternativ är att man skapar en helt ny standard för hur data skall lagras.
Tanken bakom extranet är att man kopplar samman olika intranet, det vill säga
man kopplar samman företagens interna datasystem så att de som ingår i
samarbetet får tillgång till en större mängd data. Vi tror inte att det alltid är bäst
att skapa gemensamma regler för hur data skall lagras. Det kan vara så att en del
av värdet av data går förlorat om man skall standardisera dem och anpassa dem
till ett gemensamt system. Man får väga enkelheten med ett gemensamt sätt att
lagra data mot de förluster av innehåll som vi tror kommer om man är tvungen att
anpassa sina data till en standardiserad mall.
En annan aspekt av hur data struktureras och görs sökbara är att de som söker data
för att bilda information kan känna sig stressade om data presenteras på ett sätt
som de inte känner igen. Stressen orsakas av att den som söker tror att
datamängden kan innehålla någonting av intresse men på grund av strukturen har
svårt att finna det som söks. Data som den sökande vet är ointressant orsakar inte
denna typ av stress25. Data från en annan organisation som via ett extranet görs
tillgänglig för en användare måste, för att inte orsaka negativ stress, presenteras på
ett sätt som gör att användaren enkelt kan avgöra om den är användbar.
Extranettekniken ger möjlighet till utökad kontakt mellan organisationer, men den
dagliga kontakten tas inte mellan organisationer utan mellan medarbetare som
finns i organisationerna. Tekniken måste vara bra för att den skall användas. Vi
tror att medarbetarna har ett val av hur de vill kommunicera med omvärlden,
vilket ställer krav både på extranettekniken och på den data som finns i systemet.
De tekniska kraven är att kommunikationen är tillräckligt snabb och att man på ett
24
Sherwood, Lyn Elliot, Dicovering buffalo story robes: A case for cross-domain information
strategies (1998) Computer and the humanities, nr 32, sid 60-61.
25
Lotsson, Anders. De kritiska sekunderna som skapar infostress (1998) Computer Sweden, 2 dec.
20
enkelt sätt kan finna den data man söker. Kraven på innehållet i systemet är bland
annat att det är aktuellt så att den senaste datan finns och att medarbetarna litar på
detta, så att man inte behöver verifiera att data är korrekta. Datautbytet via
extranet konkurrerar med andra sätt att kommunicera. Tekniken ger möjligheter,
men för att medarbetarna till fullo skall använda sig av detta verktyg måste de
vara övertygade om att det är ett bra och effektivt sätt att kommunicera. Tekniken
definierar nya möjligheter men den kan inte bestämma vilka val som
medarbetarna gör.26
Extranettekniken kan medföra att dataflödet i organisationen effektiviseras, men
det är en teknik där medarbetarna själva söker efter data som de behöver i sitt
arbete, vilket kan minska möjligheterna att få nya idéer för att kunna utveckla nya
affärsmöjligheter. Det är ofta i möten med människor som nya idéer uppstår, detta
på grund av att vi människor uttrycker oss olika och inte resonerar på lika sätt.
Vid införande av extranet behöver datan som sammanställs där vara
standardiserad för att vara sökbar samt lätt tillgänglig och detta kan då minska
möjligheterna att stöta på nya idéer och få intressanta uppslag. Detta resonemang
bygger på att kreativiteten minskar om människor tar in standardiserade data via
nätverket jämfört med om samma information skapades i samtal med andra. Det
kan dock vara så att medarbetarna via nätverket får tillgång till helt nya typer av
data som annars inte skulle vara tillgängliga. Detta tror vi skulle kunna öka
möjligheterna att utnyttja medarbetarnas kreativitet.
Individen och extranet
De komparativa fördelar som en viss mängd data ger, i förhållande till dem som
saknar denna, kommer inte enbart av datamängden i sig själv utan beror till stor
del på hur den kombineras och görs tillgänglig.27 Det är viktigt att presentera data
på ett sätt som gör att människor känner igen sig och kan ta den till sig. En person
kan vara medveten om att en viss data skulle kunna vara till nytta, men om den är
framställd på ett sätt som gör den svår att ta till sig kan det innebära att personen
tycker att det är för svårt eller arbetsamt att göra det.28 En persons attityder till
arbetet och hans eller hennes personliga förmågor påverkar hur villig han eller
hon är att ta in och använda sig av ny data.29 Det räcker med andra ord inte att
tillhandahålla data, man måste skapa ett klimat på arbetsplatsen som uppmuntrar
till lärande.
Om man använder extranet som ersättning för direkt mänsklig kontakt, är det
vissa saker man bör tänka på. Utan den mänskliga kontakten måste innehållet i
systemet vara självständigt, det vill säga det måste ersätta kroppsspråk och tonfall.
Den som har lagrat en mängd data som skall förmedlas till någon annan har gjort
det för att förmedla något. Det finns ett val av vilken data som skall tas med och
vad i den datan som betonas, på detta sätt kan den som lägger in data styra vad
som förmedlas utan att för den skull förvanska innehållet i den rådata man utgår
ifrån.
26
Zuboff, Shoshana. In the age of the smart machine (1988) sid 388.
Sampler, Jeffrey L. Short, James E. Strategy in dynamic information-intensive environments
(1998) Journal of managemet studies, 35:4 july, sid 430.
28
Lin, Lin-Miao. Zabrucky, Karen M. Calibration of comprehension: Research and implications
for education and instruction (1998) Contemporary educational psychology, nr23, sid 346.
29
Robbins, Stephen P. Essentials of organizational behavior (1994) sid 38.
27
21
Fallstudie
Det extranetsamarbete som vi valt att undersöka är det som finns mellan de
allmännyttiga bostadsföretagen i det så kallade SaboNet. Nätet används för
datautbyte mellan SABO och medlemsföretagen samt mellan de olika
medlemsföretagen. Vi inleder kapitlet med underrubriken ”SABO” under vilken
vi ger en kort beskrivning av SABO. Efter detta presenterar vi SaboNet som
extranetsamarbetet mellan medlemsföretagen i SABO heter, detta gör vi under
rubriken ”SaboNet”.
SABO
SABO (Sveriges Allmännyttiga Bostadsföretag) är en intresseorganisation för
Sveriges kommunalägda bostadsföretag. År 1997 var 305 bostadsföretag
medlemmar i SABO. Bostadsbeståndet omfattar över 900 000 lägenheter med ca
1.5 miljoner hyresgäster. Det minsta företaget har 20 lägenheter medan det största
har nära 54 000. Ca 14 500 personer arbetar inom SABOs medlemsföretag.30
SaboNet
I dagsläget används systemet i första hand mellan SABO och medlemsföretagen,
men i framtiden är det tänkt att SaboNet skall fungera som en länk mellan de olika
bostadsföretagen med hjälp av vilken de kan utbyta erfarenheter. SaboNet är inte
ett extranet om man med ett sådant menar att man kopplar samman olika företags
intranet och möjliggör åtkomst av varandras data. Inom SaboNet skall det istället
finnas centrala samlingsplatser för data, som för att bli användbara måste fyllas
med data av medlemsföretagen. Vi tror att SaboNet ger oss möjlighet att se hur
formerna för ett erfarenhetsutbyte mellan olika organisationer skulle kunna se ut.
Fördelen som medlemsföretagen inom SABO har i ett extranetsamarbete är att de
har ett speciellt förhållande till varandra då de är kommunalt ägda. Vidare är de
geografiskt spridda (med undantag av storstadsregionerna) vilket leder till att de i
egentlig mening inte konkurrerar med varandra. Detta förhållande mellan
företagen torde vara en bra förutsättning för att de skulle kunna ingå i ett
ömsesidigt samarbete.
De första företagen kopplades upp till nätverket i januari 1996, vilket gör att man
inom SABO nu i januari 1999 har tre års erfarenhet av användande i praktiken.
Systemet innehåller ett antal databaser31som administreras av SABO centralt. De
interna databaserna består till största delen av informationsmaterial som SABO
tillhandahåller medlemsföretagen.
Exempel på interna databaser
 Sabo Nytt är en elektronisk tidning med nyheter och meddelanden som rör
branschen.
 Förhandling och kalkylering av hyror, denna databas är tänkt att fungera
som ett hjälpmedel i arbetet med hyresförhandling och hyreskalkylering.
 Vår marknad innehåller fakta och trender om bland annat
befolkningsstatistik, sysselsättning, bostadsproduktion och antalet lediga
lägenheter.
30
31
SABO 1997, Årsredovisning och koncernredovisning för räkenskapsåret 1997, sid 2.
SaboNet mars 1998, sid 15 - 45.
22
 Extern redovisning innehåller bokslutsanvisningar och SABOs






rekommendationer i vissa redovisningsfrågor.
Teknikhandbok är en databas som är ett praktiskt användbart hjälpmedel för
att lättare uppnå önskad funktionell och teknisk kvalitet samt god
miljöanpassning i byggnader.
Bidragsdatabasen innehåller uppgifter om aktuella bidrag som
bostadsförvaltande företag kan söka.
IT & Data med mallar och programdistribution är en databas som ger stöd
vid val av programvaror och övrigt inom IT-området.
Bostadsfrågor i Riksdag & Departement är en databas som innehåller
uppgifter om skrivelser, utredningar och lagförslag som i första hand berör
bostadsfrågor.
SABO projekt innehåller exempel på vad medlemsföretag i SABO gör eller
har gjort i form av utvecklande verksamhet. Innehållet i databasen kommer
ifrån två källor, antingen från medlemsföretagens årsredovisningar eller från
de projekt som fått ekonomiskt stöd av SABO utveckling.
Hälsoeffekter av färger. Färgdatabasen är en kunskapsbas kring
färgkemikalier med avseende på hälso- och miljöaspekter.
Materialet i vissa databaser, bland annat ”Förhandling och kalkylering av hyror”
och ”Teknikhandbok” fanns tidigare tillgängligt ute hos bostadsföretagen i form
av pärmar. Dessa uppdaterades genom att SABO skickade ut de nya reviderade
sidorna som användarna ute på medlemsföretagen sedan skulle sätta in som
ersättning för de som blivit inaktuella i respektive pärm.
Systemet hanterar även diskussionsdatabaser som användarna kan använda till att
ge och få olika råd och tips samt att ventilera åsikter. Databaserna har olika teman
exempelvis hyresdiskussioner, praktiskt fastighetsunderhåll och en grupp speciellt
anpassad för de verkställande direktörerna i de olika bostadsbolagen.
Externa databaser
I systemet finns också ett antal externa databaser som SABO har köpt rätten att
använda. Exempel på dessa är:
 Kreditupplysning från Upplysningscentralen.
 HBV (Husbyggnadsvaror förening) som är en inköpsförening med över 260
bostadsföretag som medlemmar. HBV erbjuder medlemmarna att med hjälp
av EDI få tillgång till deras 118 ramavtalleverantörers sortiment.
 SignForm som är en tjänst som gör det möjligt att söka upp, hämta hem, fylla
i och skriva ut blanketter från olika myndigheter, kommuner, organisationer
och företag.
 Miljödata om byggvaror innehåller miljöinformation om cirka 500
byggprodukter. Uppgifter finns om produkternas innehåll, tillverkning,
förpackning, distribution och återvinning.
 Byggdok systemet innehåller 200 000 referenser till litteratur om
fastighetsförvaltning och fastighetsunderhåll.
 Finans och kapitalmarknadsinformation innehåller finans och
kapitalmarknadsinformation, speciellt anpassad för bostadsföretagens behov.
23
 InfoTorg ger möjlighet att nå de flesta större registren i Sverige samlade på
en meny. Här finns bland annat Bilregistret, folkbokföringen och
fastighetsägarregistret.
Intervjuer
Under denna rubrik presenterar vi först hur vi valde intervjuföretag, därefter
kommer ett avsnitt med rubriken ”Presentation av intervjuer” där vi redogör för
hur vi kommer att presentera intervjuerna. Vi kommer även att diskutera hur våra
definitioner av data och information, förhåller sig till den som vi tror finns hos
intervjupersonerna. Slutligen presenteras intervjuerna med en kort presentation av
intervjuföretagen inför de olika intervjuerna.
Hur vi valde intervjuföretag bland medlemmarna i SaboNet
För att få en så bra bild av SaboNet som möjligt har vi valt att genomföra
intervjuer både med personer som var med från projektstart samt vanliga
användare. De personer som vi har intervjuat har använt systemet olika länge samt
tillhör olika medlemsföretag. Vi inledde arbetet med att tala med Anders
Johansson på SABO i telefon för att få reda på mer i detalj vad deras extranet
innebär, samt för att ta reda på om han var beredd att ställa upp på en intervju.
Anders Johansson hjälpte oss därefter med att hitta kontaktpersoner ute hos
medlemsföretagen. Här kan man ställa sig frågan om han har gett oss namn på
personer som han vet är positivt inställda till systemet eller ej. Fördelen med att få
hjälp att hitta intervjupersoner, är att det har underlättat kontakterna med dessa då
vi har haft ett namn på SABO att referera till, samt att detta har underlättat för oss
att få dessa personer att ställa upp på intervjuerna. När vi senare kontaktade de
personer som Anders Johansson hänvisade oss till var alla villiga att ställa upp.
Hos Svenska Bostäder och Sigtunahem var man intresserade av att få ta del av den
färdiga uppsatsen, varvid vi lovade skicka ett exemplar till dessa. Efter att vi har
genomfört intervjuerna frågade vi respondenterna om vi fick använda
intervjupersonernas namn och det material som framkom vid intervjuerna. På
detta svarade samtliga att det var helt i sin ordning.
Då vi valde att studera hur ett extranetsamarbete kunde fungera i praktiken
begränsades också utbudet av företag som vi kunde intervjua, eftersom vi då blev
begränsade till de företag som ingick i det extranetsamarbete vi valt att studera.
Bland medlemmarna i SaboNet valde vi tillsammans med Anders Johansson
medvetet tre företag av olika storlek, då vi ville undersöka om storleken har någon
betydelse för hur man använder systemet. Vi hade också en geografisk
begränsning, där vi av praktiska skäl valde företag i Stockholmsregionen. Vi har
genomfört intervjuer hos de tre allmännyttiga bostadsföretagen,
Arbetarebostadsfonden, Svenska Bostäder och Sigtunahem. Totalt har vi
genomfört fyra intervjuer. En hos SABO och en hos vart och ett av de tre
bostadsföretagen.
Presentation av intervjuer
Svaren på intervjufrågorna kommer att redovisas i form av sammanfattningar av
det som framkommit under intervjuerna, inte som ordagranna återgivningar av
vad personerna har sagt. Intervjuerna redovisar vi separat med svaren på varje
fråga var för sig. Som stöd för minnet har vi använt anteckningar, kompletterade
24
med bandinspelningar. Banden har vi sparat för eventuella frågeställningar i
efterhand.
Vi har i ett tidigare avsnitt redogjort för hur vi definierar begreppen data och
information. Markeringen av skillnaden mellan data och information har vi gjort
för att underlätta, när vi vill visa på de möjligheter och svårigheter som samarbete
via extranet innebär. Med två olika begrepp blir det enklare att förklara vad det är
som överförs via nätverket. Det som överförs omvandlas därefter till information
av den enskilde användaren. Det en användare önskar få är mer information, men
det som finns tillgängligt i ett extranet är data, som i sin tur bygger på någon
annans information. Hela iden med extranet bygger på att alla medlemmar ska
kunna skapa information av den data som alla gemensamt har byggt upp i
nätverket.
Den definition vi använder innebär att information är något som den enskilde
individen skapar i sitt eget huvud. Data är de byggstenar som vi människor
använder oss av för att skapa information. Dessa definitioner av data och
information medför att information ej kan överföras direkt utan endast i egenskap
av data. Vi tror inte att anställda på bostadsföretag tycker att dessa definitioner är
helt självklara. Vi tror att de vanliga användare vi stöter på även använder termen
information i sammanhang där vi enligt de definitioner vi angivit avser data. För
att respondenterna skall förstå frågorna vi ställer i intervjuerna har vi använt
termen information istället för data. Vi vill genom den här framställningen
förklara att våra definitioner om data och information inte gäller i intervjufrågorna
och svaren. Enligt Skolordlistan32 är förklaringen till ordet information:
Upplysning, underrättelse. Vi tror att människor i dagligt språk använder sig av
denna förklaring av information, vilket vi även tror gäller de vi har intervjuat. Vi
har här valt att använda samma ordval i sammanfattningen av respondenternas
svar som i frågorna, det vill säga vi använder information även i svaren.
Vi ser dock inga problem med att återgå till våra definitioner i analysdelen, då vi
anser det vara enkelt att utifrån sammanhanget avgöra om respondenterna i sina
svar menade data eller information.
Redovisning av intervjuer
Under denna rubrik redovisar vi frågor och svar på de intervjuer vi genomfört.
Först kommer intervjun med SABO. Frågorna i denna intervju skiljer sig från de
övriga då vi intervjuat Anders Johansson som ansvarig för SaboNet och de övriga
som användare av systemet.
SABO
Den första intervjun som vi genomförde gjorde vi med Anders Johansson på
SABO. Detta för att få en bild av hur systemet ser ut i stort samt för att få reda på
hur man resonerade innan systemet startades. Anders Johansson har som uppgift
är att vara projektledare för SaboNet och han är också ansvarig för SABOs interna
IT-utveckling. Intervjun genomfördes på SABOs kontor på Vasagatan i
Stockholm den 10 december 1998. Den inleddes med att Anders Johansson gjorde
en schematisk beskrivning av systemet. Därefter ställde vi våra frågor vilka vi
32
Hillman, Rolf. Molde, Bertil. Bratt, Viveka. Skolordlista (1976) sid 128.
25
även kompletterade med följdfrågor, både för att Anders skulle förstå våra frågor
och för att vi ville få en större förståelse av hans svar.
Vad är syftet med systemet, vilken information lagras, vilka är användarna?
Enligt Anders Johansson är syftet med SaboNet är att öka SABO-företagens
konkurrenskraft, skapa branschens bästa kunskapsnät, stödja medlemmarnas
IT-utveckling, upphandla tjänster billigare samt att rationalisera SABOs
verksamhet.
Av SABOs 308 medlemsföretag är ca 100 anslutna till SaboNet. Vilka som sedan
använder systemet ute på de olika medlemsföretagen bestäms lokalt på dessa.
Medlemsföretagen är av olika storlek, det minsta har ett lägenhetsbestånd på ett
20tal lägenheter och det största drygt 50000. På grund av storleksskillnaden
skiftar användningen av systemet mycket från företag till företag.
Vem har bestämt hur systemet utformades, har användarna varit med?
Systemet utformades av en projektgrupp bestående av personer från SABO samt
några medlemsföretag samt inhyrda konsulter från WM-Data. Användarna har
varit med, i form av att de har deltagit i den projektgrupp som utformade
systemet. Någon generell förfrågan till alla användare har inte förekommit, utan
det har varit utvalda användare som har haft möjlighet att påverka utformningen
via projektgruppen.
Fungerar systemet som det var avsett, behövs förbättringar?
Anders säger att systemet fungerar i stort som det var tänkt. Vissa externa tjänster
som väderinformation och tidningar är på väg att försvinna då denna information
numera kan hämtas gratis från Internet. En förbättring som han vill införa, och
som han tror kommer att underlätta för användarna är möjligheten att söka i hela
SaboNet med hjälp av en fritextsökning. I dag är fritextsökning enbart möjlig i en
databas i taget, vilket kan vara en nackdel då det inte alltid är självklart i vilken
databas som de sökta uppgifterna finns.
En viktig del i systemet är de diskussionsgrupper som finns för olika ämnen. I
framtiden vill Anders utvidga erfarenhetsutbytet till att gälla mer omfattande
material. Exempel på detta skulle kunna vara en miljöpolicy som ett
medlemsföretag har tagit fram. Denna skulle då kunna presenteras för övriga
medlemsföretag via nätverket.
Har användarna fått någon utbildning på systemet?
Från början var tanken att alla användare skulle få utbildning på systemet, men
man var från SABOs sida tvungen att överge detta mål efter påtryckningar från
medlemsföretagen. SABO centralt har erbjudit utbildningar till användarna, man
har också arrangerat de så kallade SaboNet dagarna vilka är konferenser om
systemet som användarna kan delta i.
Hur är data lagrad, centralt eller ute hos användarna? Om regionalt lagrad,
presenteras data likadant överallt?
Rent fysiskt finns SABOs databaser hos WM-data, vilket är företaget som hjälpt
SABO att ta fram nätlösningen. SaboNet som extranetsystem är uppbyggt kring
Lotus Notes. Databaserna i Lotus Notes finns i sina fullständiga versioner centralt
lagrade, men ute hos användarna finns versioner av databasen som uppdateras mot
26
den centrala versionen, antingen med givna tidsintervall eller på begäran från
användarna. Det finns två sätt att få tillgång till systemet antingen via Lotus Notes
eller via Internet, där användarna kan ta del av innehållet genom sina vanliga
webbläsare. Systemet ser lite olika ut beroende på om man har tillträde via Notes
eller webbläsare. Gränssnitten skiljer sig åt men har stora likheter, innehållet är
strukturerat på samma sätt då man med sin webbläsare läser innehållet som finns
lagrat i Notes, dock presenteras innehållet grafiskt på ett annat sätt.
Vem ansvarar för innehållet – att systemet hålls uppdaterat, att
informationen är riktig?
Innehållet i SABOs databaser ansvarar SABO för både till innehåll och att den
uppdateras. I diskussionsdatabaserna ansvarar varje person själv för att det som
han eller hon skriver är riktigt, dessutom gäller SABOs etiska regler även här,
vilket innebär att inläggen måste hållas inom anständighetens gräns. Man har
hittills inte haft några problem med att utomstående har gått in och förvanskat
information, men skulle detta inträffa så har man backuper av innehållet i
systemet som regelbundet förnyas.
Användarna tillhör olika organisationer och kan därmed ha olika
erfarenheter av hur man tar fram och tolkar information ur ett datasystem.
Har ni tagit hänsyn till detta vid utförandet av systemet?
Olika typer av användare använder systemet på olika sätt och därmed kommer
användarna främst i kontakt med data som berör deras eget arbete. På detta sätt
kan man säga att uppdelningen av funktioner och data i olika databaser är ett sätt
att anpassa funktionen efter de olika användarnas behov och förförståelse. Det
som gör det svårt är att användarföretagen är så olika i storlek och därmed har
också medarbetarna väldigt olika kompetenser. Ett stort medlemsföretag kan ha
behov av detaljerad finansiell information medan ett mindre kanske löser sina
finansieringsfrågor i samarbete med det lokala bankkontoret. De mindre
medlemsföretagen vill dock ej avstå från någon information utan vill ha tillgång
till all information. Någon hänsyn till att enskilda personer har olika erfarenheter
av att använda datasystem har man ej tagit. Däremot har man försökt att göra
systemet så lättförståeligt som möjligt för att underlätta för alla användare.
Vilket är den mest positiva, respektive negativa effekten av extranetet?
Positivt är att man har ökat datormognaden hos de företag som är med i SaboNet.
Nätet har bildat en plattform som gör det enkelt att i framtiden introducera nya
tjänster i systemet. Negativt är att man, hos medlemsföretagen, inte har satsat
tillräckligt på att utbilda användarna. Detta gör att det kan vara svårt för personer
med begränsad datorvana att utnyttja alla funktioner i systemet.
Hur tror du att extranetet kan påverka samarbetet mellan
medlemsorganisationerna?
Anders Johansson tror att nätet kan komma att betyda mycket för ett utvecklat
samarbete i framtiden. I dag sker kommunikationen mellan företagen främst
mellan dem som finns i samma geografiska region. Med teknikens hjälp borde det
vara möjligt att utbyta erfarenheter även om det geografiskt är långt mellan
företagen. En annan faktor som i dag kan begränsa samarbetet är de
storleksskillnader som finns mellan SABOs medlemsföretag. Här borde det också
finnas möjligheter att underlätta samarbetet med teknikens hjälp. En områdeschef
27
i ett av de största företagen kan ha delvis samma arbetsuppgifter som en
verkställande direktör i ett av de mindre eller medelstora företagen. Med hjälp av
diskussionsgrupperna i SaboNet kan de inleda ett erfarenhetsutbyte med varandra,
något som inte hade varit naturligt utan nätverket.
I dag finns en riktad diskussiondatabas som endast de verkställande direktörerna i
de olika medlemsföretagen har tillgång till. Denna typ av databaser för mindre
grupper är någonting man vill utveckla i framtiden då, Anders Johansson tror att
det blir mer naturligt att utbyta erfarenheter med personer som har liknande
arbetsuppgifter. I dag finns ett gemensamt diskussionsforum kallat planket, men
diskussionerna här har varit få.
Tror du att extranetet påverkar maktstrukturen i medlemsorganisationerna?
Tillgång till mer data ger också större möjligheter att påverka. På detta sätt kan
nätet få större betydelse för dem som befinner sig längre ner i hierarkin på
bostadsföretagen under förutsättning att de får tillgång till systemet. Ledningarna
för de olika medlemsföretagen är dock de som bestämmer vilka i deras respektive
företag som skall ha tillgång till SaboNet. Informationstillgången och därmed
förändringen av maktstrukturen är sålunda någonting som ledningen fortfarande
har inflytande över.
Arbetarebostadsfonden
Det första företag som vi besökte var Arbetarebostadsfonden, där vi intervjuade
den verkställande direktören Lars Isaksson. Företaget är det minsta allmännyttiga
bostadsföretaget i Stockholmsregionen med cirka 700 lägenheter. Företagets
kontor finns på Åsögatan och där arbetar fyra personer vilka alla har tillgång till
SaboNet.
Vad använder ni systemet till i första hand?
Anledningen till att företaget valde att gå med i SaboNet var att man ville öka
datormognaden i företaget. Förutom VDn Lars Isaksson hade personalen inte
använt datorer tidigare, annat än till förtagets interna administration. I dagens läge
är det möjligheten att använda elektronisk post som är den av funktionerna i
systemet som används mest hos Arbetarebostadsfonden. Elektronisk post används
internt på företaget bland annat istället för telefonlappar ”så att man slipper en
massa lappar på skrivbordet”. Lars Isaksson läser regelbundet SaboNytt för att
hålla sig informerad om vad som händer i branschen. Av övriga databaser som
finns i systemet använder han sig i första hand av ”hyror”.
Vilka har tillträde till systemet?
All personal med tillgång till PC har också tillgång till SaboNet. Två stycken har
också tillgång till upplysningscentralens tjänster. Lars Isaksson tror i dag inte att
det finns någon ekonomisk vinst med att låta alla ha tillgång till systemet, men
han tror att det kan ge fördelar då det ökar personalens datormognad. Lars tror
inte att de övriga medarbetarna använder systemet till att söka information ur
SABOs databaser.
Upplever ni någon skillnad mellan de externa databaserna jämfört med de
hos SABO internt producerade?
Nej de är likvärdiga vad det gäller begriplighet.
28
Är det lätt att hitta den önskade informationen?
I huvudsak är det enkelt att hitta det man söker efter, men det kan bero på att man
vet vad man söker efter och att man vet i vilken databas det finns. Flera av
databaserna består av materialet ur de gamla pärmarna, vilket kan underlätta
sökningen för dem som har använt pärmarna tidigare. En fritextsökning som är
gemensam för hela SaboNet vore bra, men det ökar kraven på att man skriver in
bra sökord för att hitta det som är av intresse.
Blev ni som användare tillfrågade om hur systemet skulle utformas?
Arbetarebostadsfonden var med bland de 15 företagen i pilotprojektet som
startade 1994. Pilotprojektets syfte var att utveckla systemet och dess funktioner.
Fungerar systemet som ni förväntade er, behövs förbättringar?
I dag fungerar systemet som en kommunikation mellan bostadsföretagen och
SABO. Skall systemet komma till användning i kommunikationen mellan de olika
bostadsföretagen krävs att SABO skapar förutsättningar för detta. Ett sätt skulle
vara att skapa diskussionsgrupper för vissa yrkesgrupper. Det finns en grupp för
de verkställande direktörerna på bostadsföretagen, men diskussionerna här har
varit få. Ett sätt att stimulera diskussionerna vore om SABOs VD deltog aktivt.
Det krävs att en person håller databasen ”levande” genom att ta initiativ till nya
diskussionsämnen.
Har användarna fått någon utbildning på systemet?
Lars Isaksson har gått några utbildningar på systemet, den övriga personalen på
kontoret har inte fått någon regelrätt utbildning på systemet, Lars har dock
introducerat personalen i systemet. Bristen på utbildning av personalen beror till
stor del på att företaget bytt ut det gamla minidatorbaserade systemet de hade
tidigare mot ett nytt PC-nätverk. Detta har gjort att personalen i första hand har
fått lära sig använda det nya administrativa datorsystemet.
Hur tror du att extranetet kan påverka samarbetet mellan
medlemsorganisationerna?
Lars har kontakter med personer i andra bostadsföretag, både privata och
kommunala. Dessa kontakter har han sen tidigare och de har inte utökats på grund
av SaboNet. Systemet kan vara ett bra komplement till personliga möten men det
finns frågor som är av mer förtrolig karaktär där det personliga mötet är
nödvändigt. Då systemet har funnits under en kort tid är det svårt att bedöma hur
personkontakterna kommer att utvecklas i framtiden. De kontakter man har för
närvarande baseras på ett förtroende som byggts upp under lång tid.
Tror du att extranetet påverkar maktstrukturen i medlemsorganisationerna?
Lars tror inte att det, åtminstone inte på ett företag av Arbetarebostadsfondens
storlek . Däremot hoppas Lars på att om medarbetarna får tillgång till mer
information, kommer de att kunna tillföra företaget mer genom att det kan uppstå
intressantare diskussioner. En förutsättning är dock att medarbetarna vågar
kritisera de beslut som tas.
Litar du som användare på att informationen i systemet är riktig?
29
I jämförelse med de uppgifter som fanns i de gamla pärmarna, litar man mer på
uppgifterna i SaboNet. Detta beroende på att det alltid är den senaste versionen av
dokumenten som finns i systemet. Tidigare fanns uppgifterna samlade i pärmar
som skulle hållas uppdaterade genom de sidor som skickade ut, vilka skulle
ersätta de sidor som blivit inaktuella. Problemet var att man aldrig säkert visste
om sidorna verkligen hade blivit utbytta.
Det som SABO ser som en av de viktigaste funktionerna att utveckla i
framtiden är erfarenhetsutbyte mellan medlemsföretagen, hur tror du att
detta skulle fungera i praktiken?
Lars tror att SABO på något sätt måste organisera insamlandet av data, oavsett om
det handlar om erfarenheter från andra bostadsföretag inom SABO-familjen eller
från omvärlden. Han tror inte att en enskild person på ett bostadsföretag tar
initiativ och startar ett erfarenhetsutbyte. Återigen är ett förslag att skapa
diskussionsgrupper som är mer slutna kring frågor som behandlar ett specifikt
ämne eller personer med en viss typ av arbetsuppgifter. Lars är dock tveksam till
att alla anställda inom de olika SABO-medlemsföretagen verkligen har tid att titta
i de olika databaserna.
Tror du att ni skulle kunna återanvända arbete som någon annan har gjort,
exempelvis om ni skulle utforma en miljöpolicy?
Lars tror säkerligen att det finns arbete som andra har gjort som skulle kunna
komma till användning. Tack vare att de allmännyttiga bostadsföretagen inte
konkurrerar med varandra i någon egentlig mening, borde det finnas
förutsättningar för att dela med sig av sina kunskaper.
Är ni själva beredda att dela med er av egna kunskaper?
Ett utbyte av kunskaper på detta sätt kräver att SABO tar på sig ett ansvar för att
samla in och publicera material från bostadsföretagen. Lars säger vidare att ”man
vill ju inte skryta”, med detta menar han att det kan ses som negativt av andra om
man visar upp någonting som man tycker sig ha lyckats bra med.
Vilket är den mest positiva, respektive negativa effekten av extranetet?
Det som Lars anser vara det mest positiva med SaboNet, är e-post funktionen
samt möjligheten att söka information i databaserna. På sikt tror han även att en
positiv effekt kan bli att personalen kan ge ett större gensvar med åsikter på
verksamheten om de känner att de får ett större ansvar.
En negativ sak med SaboNet är att informationen som finns i nätet borde
struktureras bättre så att den blir lättare att hitta.
Svenska Bostäder
Företag nummer två som vi besökte var Svenska Bostäder. Företaget är Sveriges
största allmännyttiga bostadsföretag med cirka 54 000 lägenheter och 830
anställda. Svenska Bostäder består av tre bostadsdivisioner samt en
huvudkontorsfunktion med 200 anställda i Vällingby. Kristina Öberg som vi
intervjuade arbetar som utredare och omvärldsbevakare i VD staben. Under
intervjun framkom att Kristina tidigare arbetade på SABO. Av företagets anställda
är det cirka 600 som har tillgång till PC och därmed också SaboNet.
Vad använder ni systemet till i första hand?
30
Kristina säger att det är svårt att svara på denna fråga för alla på Svenska
Bostäder, men själv använder hon i första hand SaboNytt för att så att säga hålla
sig informerad i sin arbetsuppgift som omvärldsbevakare. Hon använder även
databasen Vår marknad för att få tillgång till aktuell statistik. De databaser som
används vid sökning av information är de ”gamla” pärmarna ur vilka man kan
hitta de uppgifter som behövs. Kristina använder även en del databaser som är
svenska Bostäders egna exempelvis personalhandbok och miljödatabas.
Vilka har tillträde till systemet?
Alla 600 personer som har tillgång till PC har även tillgång till SaboNet.
Upplever ni någon skillnad mellan de externa databaserna jämfört med de
hos SABO internt producerade?
Kristina säger att hon inte tycker att det är någon skillnad mellan SABOs egna och
de inköpta vad gäller begripligheten. Svenska Bostäder har också egna databaser
som är inlagda i Lotus Notes, Kristina tycker att dessa är bättre än de som finns i
SaboNet. Kristina har varit delaktig i utvecklingen av Svenska bostäders egna
databaser, bland annat har hon varit med vid den grafiska utformningen som i
högre grad än i SaboNet bygger på styrning med hjälp av tryckknappar som finns
inlagda på skärmen.
Ett exempel på en egenproducerad databas är Svenska Bostäders miljödatabas
som innehåller uppgifter om olika produkter som används vid bostadsförvaltning
och produktion samt deras påverkan på miljön.
Är det lätt att hitta den önskade informationen?
Kristina tycker inte att det är några problem att hitta den önskade informationen,
med det undantaget av den begränsning som finns i själva programvaran vad
gäller möjligheterna till sökning.
Blev ni som användare tillfrågade om hur systemet skulle utformas?
Nej inte som enskild användare, men då Kristina tidigare har arbetat på SABO har
hon blivit tillfrågad via personliga kontakter på SABO.
Fungerar systemet som ni förväntade er, behövs förbättringar?
Systemet börjar kännas gammalt då en hel del information som var unik för
SaboNet vid införandet numera är tillgänglig via andra kanaler. Exempelvis kan
man via Internet hitta uppgifter om byggnormer kostnadsfritt direkt från
myndigheterna. Som SaboNet ser ut idag är det troligtvis mer angeläget för
mindre bostadsföretag än Svenska Bostäder.
Har användarna fått någon utbildning på systemet?
Alla användare har blivit erbjudna att gå en utbildning som behandlar
användandet av SaboNet men det är frivilligt att anmäla sig. Kurserna har haft ett
förmånligt pris vilket Kristina tror beror på att de delvis betalas av SABO.
Kristina har inte själv gått någon kurs då hon anser sig kunna utnyttja systemet
utan den erbjudna utbildningen.
31
Hur tror du att extranetet kan påverka samarbetet mellan
medlemsorganisationerna?
Ja samarbetet kommer att förbättras dock kommer det ta ett tag innan man får full
effekt av SaboNet som samarbetskanal. Tills detta sker kommer det personliga
mötet vara den viktigaste källan till att skapa kontakter.
Tror du att extranetet påverkar maktstrukturen i medlemsorganisationerna?
Kristina tror definitivt att maktstrukturen kommer att förändras då alla
medarbetare får tillgång till information som gör att de kan ifrågasätta. Hon ser
dock inte detta som ett hot utan tror att det kan hjälpa till att höja kompetensen i
organisationen och motivationen hos medarbetarna om de känner att de får ett
förtroende.
Litar du som användare på att informationen i systemet är riktig?
Kristina litar på SABO som informationskälla och i de fall man har hämtat
uppgifter utifrån till exempelvis SaboNytt anges källan.
Det som SABO ser som en av de viktigaste funktionerna att utveckla i
framtiden är erfarenhetsutbyte mellan medlemsföretagen, hur tror du att
detta skulle fungera i praktiken?
Det kan nog fungera, men i första hand som komplement till personliga kontakter.
En av de största fördelarna med erfarenhetsutbyte via SaboNet är att flera
människor får möjlighet att deltaga i utbytet, framför allt de som är begränsade av
de geografiska avstånden. En förvaltningschef i Svenska Bostäder har till stor del
samma arbetsuppgifter som en VD i ett mindre bostadsföretag. Med SABOs hjälp
borde dessa kunna samarbeta via SaboNet. I dag finns ingen mötesplats för
personer med liknande arbetsuppgifter som befinner sig på olika nivåer i
företagen. SABO anordnar exempelvis träffar för VD ar och förvaltningspersonal,
men en förvaltningschef hos Svenska Bostäder blir inte kallad till en VD träff
även om han har i stort sett samma arbetsuppgifter som en VD i ett mindre
bostadsbolag.
Tror du att ni skulle kunna återanvända arbete som någon annan har gjort,
exempelvis om ni skulle utforma en miljöpolicy?
Ja, det är alltid en god idé att titta på det som andra har gjort innan man själv
utformar exempelvis en miljöpolicy. Kristina poängterar dock att Svenska
Bostäder är en så stor organisation att de har egen kompetens på de flesta
områden, vilket gör att de har mindre nytta av utbytet än ett mindre företag.
Är ni själva beredda att dela med er av egna kunskaper?
Allt som görs i de kommunalägda bolagen är i princip offentligt, vilket borde
skapa förutsättningar för ett utbyte av material. Även om allt material är offentligt
försöker man ibland tjuvhålla lite på det som inte är klart. Här finns det en viss
skillnad mellan vem man är beredd att dela med sig till. På Svenska Bostäder är
man mer villig att dela med sig av arbetsmaterial till företag som ligger i
exempelvis Norrland än till de konkurrerande SABO-företagen i
Stockholmstrakten.
32
Vilket är den mest positiva, respektive negativa effekten av extranetet?
SaboNet var tidigt ute vilket gör att man på så sätt har ökat datormognaden inom
de SaboNet anslutna företagen. Det är även bra att ha en säker
kommunikationskanal över vilken man kan kommunicera med varandra. Till de
negativa aspekterna hör att inte alla SABO-företag är med i SaboNet vilket
begränsar nyttan av samarbetet, samt känslan av att nätet har blivit gammalt.
Sigtunahem
Det sista företaget vi besökte var Sigtunahem, som har sitt huvudkontor i Märsta.
Storleksmässigt både vad det gäller antalet lägenheter och anställda placerar sig
Sigtunahem mellan Arbetarebostadsfonden och Svenska Bostäder. Företaget har
5200 lägenheter och 92 anställda. Alla företagets 35 tjänstemän har tillgång till
SaboNet. Inom en inte allt för avlägsen framtid skall även företagets övriga
anställda få tillgång till nätverket. På Sigtunahem intervjuade vi i första hand
ekonomichefen Clas Linfält, han gav oss även tillfälle att tala med tre andra
användare av SaboNet på företaget varav en var företagets VD Lars Lindell.
Vad använder ni systemet till i första hand?
Initialt användes mailfunktionen i SaboNet. Senare har man även börjat använda
databaserna istället för pärmarna. Clas tycker dock att det går för långsamt för
SABO att lägga in pärmarna i systemet, då systemet varit i drift i snart tre år och
ännu alla pärmar inte blivit inlagda i systemet. Alla de användare som vi talade
med använder sig av SaboNytt regelbundet. Den som är ansvarig för snöröjningen
använder sig av väderdatabasen för att planera snöröjningen.
Vilka har tillträde till systemet?
Samtliga med tillgång till PC har tillträde till SaboNet. En del användare har även
tillgång till Upplysningscentralens tjänster. I framtiden kommer även
kvartersvärdarna att få tillgång till SaboNet när de blir datoriserade.
Upplever ni någon skillnad mellan de externa databaserna jämfört med de
hos SABO internt producerade?
Clas tycker inte att det är någon skillnad mellan de olika databaserna.
Är det lätt att hitta den önskade informationen?
Clas tycker inte att det är något problem att hitta den information som finns i
systemet. Som van användare tror inte Clas att han skulle ha någon användning
för fritextsökning i flera databaser då han vet i vilken databas han skall söka. Han
säger dock att fritextsökning kan vara en hjälp till den ovane användaren.
Blev ni som användare tillfrågade om hur systemet skulle utformas?
SaboNet utvecklades i en projekt grupp med ett antal företag som representerade
användarna. Sigtunahem var inte med i projektgruppen och blev därför ej
tillfrågade under utvecklingen, som användare säger Clas att de dock har kunnat
framföra åsikter om systemet.
Fungerar systemet som ni förväntade er, behövs förbättringar?
Den största nackdelen med systemet är att många databaser inte är kompletta.
33
Under vissa rubriker i databaserna finns ingenting, speciellt gäller detta de
databaser som innehåller material från ”pärmarna”.
Har användarna fått någon utbildning på systemet?
Hos Sigtunahem har alla användare fått utbildning på Lotus Notes, utbildningen
hölls av WM-Data. Clas tyckte att den utbildningen de fick räckte för honom som
vanlig användare.
Hur tror du att extranetet kan påverka samarbetet mellan
medlemsorganisationerna?
I dagsläget påverkar inte SaboNet samarbetet i någon större omfattning, men det
skulle kunna göra det om diskussionerna i databaserna kom igång. För att
diskussionerna skall uppfattas som meningsfulla för alla deltagare, bör de delas
upp efter olika yrkesområden.
Tror du att extranetet påverkar maktstrukturen i medlemsorganisationerna?
Clas tror inte att maktstrukturen påverkas åtminstone inte hos Sigtunahem, hos
större bolag däremot kan den kanske påverkas.
Litar du som användare på att informationen i systemet är riktig?
Clas säger här att en del information i systemet är gammal, exempelvis vad gäller
skatteregler. Han ser dock ej detta som ett problem, då han både är van användare
och väl insatt i de uppgifter som finns i systemet. Han vet när en uppgift är
felaktig eftersom han känner till ämnesområdet, exempelvis de senaste
ändringarna av skattereglerna. Tilltron till innehållet i systemet skulle öka om
uppdateringarna av innehållet gjordes oftare.
Det som SABO ser som en av de viktigaste funktionerna att utveckla i
framtiden är erfarenhetsutbyte mellan medlemsföretagen, hur tror du att
detta skulle fungera i praktiken?
Företagets verkställande direktör, Lars Lindell säger att samarbetstanken är god
men att det finns flera hinder att övervinna innan det kan bli verklighet. Ett
problem är att ingen går först och delar med sig av sina erfarenheter. Det finns ett
antal projekt som är redovisade i systemet, men dessa är inlagda av SABO.
Projektbeskrivningarna finns i databasen ”SABO projekt” och de finns där då
SABO har kunnat ställa krav på att de skulle redovisas då SABO har varit med
och finansierat projekten. I dag finns inget spontant erfarenhetsutbyte vilket kan
bero på att ingen på egen hand vill dra igång ett erfarenhetsutbyte utan att man vet
om någon annan kommer att medverka. Ett annat problem är mer personligt, att
man ej har tid att sitta och ”renskriva sina erfarenheter” för att andra skall kunna
ta del av dem. Här kan även en oro finnas, att om man lägger ut sin erfarenheter
på SaboNet så kommer människor att ringa och ställa en massa frågor om det som
man har gjort.
Tror du att ni skulle kunna återanvända arbete som någon annan har gjort,
exempelvis om ni skulle utforma en miljöpolicy?
Clas tycker att det är en bra idé om man kan använda något som någon annan har
gjort tidigare.
Lars säger att det tidigare fanns en erfarenhetsbank med listor på olika produkter
som var bedömda som bra och dåliga, detta tycker Lars var något bra och att de
34
skulle kunna rymmas i SaboNet som en erfarenhetsåterföring mellan de olika
medlemsföretagen.
Är ni själva beredda att dela med er av egna kunskaper?
Lars säger här att man generellt på Sigtunahem inte har någonting emot att dela
med sig av sina erfarenheter, han ställer sig dock frågande till om hur mycket tid
man kan satsa på att hålla på med detta.
Vilket är den mest positiva, respektive negativa effekten av extranetet?
Enligt Clas är det mest positiva med SaboNet att man via SaboNytt får färska
nyheter varje dag, mot tidigare då det skickades ut i form av veckobrev. Clas
säger att det mest negativa med SaboNet är att kostnaden för systemet ej
motsvarar nyttan med det, här tillägger han dock att priserna skall läggas om efter
årsskiftet vi får dock ej klart för oss hur det påverkar Sigtunahem.
Analys
I analyskapitlet kommer vi att redogöra för de olika reflektioner som vi har gjort
med utgångspunkt från det material som vi har samlat in. Dessa kommer vi här att
presentera i skilda stycken vilket dock inte hindrar att de kan ha beröringspunkter
sinsemellan. Vi börjar analysavsnittet med att reflektera över hur vi har tolkat
intervjuerna. Efter detta ser vi på hur den geografiska spridningen av
medlemsföretagen och storleksskillnaden dem emellan påverkar möjligheterna att
samarbeta. Därefter går vi in på hur systemet används hos de företag där vi
genomfört våra intervjuer. Vi diskuterar hur makten i företaget kan påverkas om
alla fick tillgång till samma data, detta gör vi i avsnittet ”Maktstruktur”. Under
rubriken ”Utbildning” argumenterar vi för att det krävs en utbildning av
användarna som gör dem motiverade att samarbeta om man vill basera detta på ett
frivilligt deltagande. En stor del av samarbetet är tänkt att ske i de
diskussionsgrupper som finns i systemet. Vi tar under rubriken
”Diskussionsgrupper” upp de problem som finns när dessa skall konstrueras och
hur man gör för att stimulera till användning. Sista rubriken i analyskapitlet
behandlar den erfarenhetsbank som är tänkt att finnas i SaboNet. Vi ser här en
motsättning mellan struktur och kreativitet.
Tolkning av intervjusvar
I avsnittet ”Presentation av intervjuer” redogjorde vi för hur vi har valt att hantera
problemet med termerna information och data. När vi nu skall gå vidare och
analysera det material vi har samlat in måste vi på något sätt tolka materialet.
Eftersom vi själva för att bli förstådda använt oss av termen information istället
för data har vi fått intervjusvaren formulerade efter hur vi formulerade frågorna.
För att detta material skall gå att analysera måste vi försöka sätta oss in i när
respondenterna säger information men enligt våran definition menar data. Vi
tycker inte att det har varit några problem utifrån sammanhanget avgöra om en
respondent menat information eller data vid dennes svar. Vi vill dock påpeka att
detta är våra tolkningar och att dessa kan vara påverkade av våra egna
föreställningar av vad respondenterna menade.
Geografisk spridning och storleksskillnader
De företag som vi intervjuade finns som vi nämnde i Stockholmsregionen, detta
tror vi kan medföra att de har bättre möjligheter att ha gemensamma möten med
varandra, än företag i regioner där bostadsföretagen är spridda på en stor
35
geografisk yta. Att företagen är spridda borde därför göra att de är mer
intresserade av ett erfarenhetsutbyte via SaboNet. En annan skillnad mellan stad
och land är att i storstadsregionerna konkurrerar bostadsföretagen i någon mån på
samma marknad, vilket de inte gör ute i landet, där det oftast finns ett kommunalt
bostadsföretag i varje kommun. Konkurrensen kan göra att man är mindre
benägen att samarbeta, vilket Kristina Öberg på Svenska Bostäder ger uttryck för
då hon säger att de hellre skulle dela med sig av sina erfarenheter till
bostadsföretag i Norrland, än till konkurrenterna i Stockholmsregionen.
Ett annat förhållande som vi tror kan påverka möjligheterna för medlemsföretagen
i SaboNet att fördjupa sitt samarbete är de skillnader i storlek som finns mellan
företagen. Som vi tidigare nämnt har det minsta företaget i SABO 20 lägenheter
medan det största har över 50 000. De storleksskillnader som finns mellan de
olika medlemsföretagen gör att de har olika möjligheter att bidra till ett samarbete.
Så länge samarbetet bygger på frivillighet att bidra till diskussionsgrupper och
erfarenhetsbanken finns risken att de stora företagen anser att de mindre får större
nytta av samarbetet då de större på grund av sin storlek har ett mindre behov av att
tillföra ytterligare erfarenheter. Storleksskillnaderna tror vi kan göra att det är
svårt att skapa ett samarbete som bygger på ett ömsesidigt givande och tagande.
Användning av systemet
Hur används systemet idag på de olika företagen? Arbetarebostadsfonden
upplever vi är det av de undersökta företagen där användningen är mest
begränsad. Ett par av medarbetarna använder upplysningscentralens tjänster via
SaboNet men den enda som använder systemet till att finna data ur SABOs
databaser är VDn Lars Isaksson. Vi upplever dock att Lars Isaksson har relativt
stor nytta av systemet då han som VD på ett litet företag inte har samma hjälp av
medarbetare att skaffa fram beslutsunderlag som de som arbetar i ledningen hos
ett större företag. Både Svenska bostäder och Sigtunahem säger att de har
SaboNet i första hand för att det är ett bra sätt att snabbt få tillgång till nyheter. De
använder även systemet till att finna data i de digitala varianterna av de gamla
pärmarna.
Efter våra intervjuer med de olika användarna av SaboNet upplever vi att den
största användningen av systemet är som distributionskanal för SaboNytt. En
annan funktion som många använder är den digitalt lagrade varianten av de
uppgifter som finns i pärmarna.
Av de externa databaserna används Upplysningscentralens tjänster hos
Arbetarebostadsfonden och Sigtunahem. Svenska bostäder använder också
upplysningscentralen, men de har ett eget avtal och använder inte tjänsten via
SaboNet. Att olika användare har olika behov fick vi exempel på då det gäller
väderdatabasen. Kristina Öberg tog upp denna som ett exempel på funktioner som
hon ansåg onödiga, samtidigt som en av de vi pratade med hos Sigtunahem ansåg
denna vara den viktigaste funktionen i systemet, då han använde den till att
planera för snöröjningen.
36
Maktstruktur
Medarbetare som är mindre dominerande33 i direkta kontakter med andra, kan öka
sitt inflytande då kommunikationen sker via datorer. Medarbetare som normalt
dominerar, förlorar då något av sin dominans även om de fortfarande är de mest
dominerande. Detta skulle kunna tyda på att om samarbete sker via nätverk istället
för via direkta kontakter, så kan de mindre dominerande gruppmedlemmarna få
bättre gehör för sina åsikter, vilket kan medföra att maktbalansen i företaget
förskjuts.
Vid intervjun med Lars Isaksson på Arbetarebostadsfonden framkom att han hade
en förhoppning om att de anställda skulle vara med och skapa intressantare
diskussioner om de fick tillgång till mer data. Kristina Öberg på Svenska Bostäder
trodde att SaboNet skulle kunna förskjuta makten, om användandet av systemet
spreds i organisationen. Clas Linfält på Sigtunahem trodde inte att SaboNet skulle
ha någon påverkan på maktstrukturen i Sigtunahem, men att det skulle kunna
påverka denna i ett större företag.
Vi tror att SaboNet kan ha en påverkan på maktstrukturen men att den skulle
kunna vara större om man fick igång diskussionerna och erfarenhetsutbytet via
SaboNet. Med diskussionsgrupper kan medarbetarna söka svar på frågor utanför
den egna organisationen och på så sätt gå förbi de traditionella kanalerna i den
egna organisationen. När medarbetarna i medlemsföretagen får tillgång till samma
data som beslutsfattarna i företaget har de större möjlighet att ifrågasätta de beslut
som tas. Detta tror vi kan leda till att det krävs av beslutsfattarna att de är beredda
att motivera sina beslut och redovisa beslutsunderlaget, förhoppningsvis kan detta
leda till att de höjer sin kompetens.
Utbildning
SABO är en intresseorganisation och kan därför inte tvinga medlemsföretagen att
utbilda de medarbetare som använder sig av SaboNet. SABO har erbjudit
medlemsföretagen utbildningspaket för deras medarbetare, men alla beslut
angående utbildning av användare har fattats av de enskilda medlemsföretagen.
Vi har vid våra intervjuer fått uppfattningen att utbildningen som erbjudits har
varit av teknisk karaktär, där deltagarna utbildas i att hantera systemet och får en
inblick i den övergripande funktionaliteten.
Det finns flera skäl till att utbilda användarna än att enbart lära dem den
grundläggande funktionaliteten. Vill man använda SaboNet till samarbete behövs
en utbildning som förmedlar fördelarna med att samarbeta. Det blir här en fråga
om att motivera varför ett utbyte av erfarenheter kan vara till nytta för företaget.
Den typ av samarbete som vi tänker oss här bygger på motiverade medarbetare
som frivilligt och spontant delar med sig av sina erfarenheter.
Frågan man kan ställa sig här är om detta är möjligt i en så stor
intresseorganisation som SABO, då detta skulle behöva innefatta alla användare
eller åtminstone de flesta för att genomslaget skulle bli så kraftigt att tillräckligt
många började samarbeta. Vi tror att det finns en kritisk massa av användare som
33
Citera, Maryalice. Distributed teamwork: The impact of communication media on influence and
decision quality.(1998) Journal of the American society for information science. July sid 799.
37
skall delta aktivt för att samarbetet skall fungera av sig självt. Det finns dock
andra former för att organisera samarbetet, dessa kommer vi att ta upp längre fram
under rubriken "Erfarenhetsbank".
Diskussionsgrupper
Vi vill under denna rubrik ta fram de frågor vi tror man behöver ta ställning till för
att skapa fungerande diskussionsgrupper. Skall man ge alla användare insyn i de
olika diskussionsgrupperna eller skall man begränsa dem till de som direkt berörs
i sin yrkesroll? Nackdelen om man begränsar användarna i diskussionsgrupperna
är att man då ej får tillgång till den innovationskraft som besitts av de som
utestängs. Fördelen med en begränsning kan vara att de som har användning av
diskussionen i sin yrkesroll kan känna sig mer trygga att föra en öppen diskussion
inom gruppen om de vet att ingen utomstående kan ta del av innehållet.
En ytterligare svårighet är att definiera diskussionsgrupperna på rätt nivå. Skall
man exempelvis skapa en diskussionsgrupp för all ekonomipersonal, eller skall
man skapa en särskild grupp för enbart ekonomichefer? En svårighet i fallet
SaboNet är att företagen är av vitt skilda storlek. Exempelvis kan en person sköta
allt ekonomiskt arbete i ett mindre företag medan det i ett större företag finns en
hel ekonomiavdelning med väl avgränsade arbetsuppgifter. Vi tror att det är svårt
att finna en nivå på grupperna som gör att alla känner sig hemma i diskussionerna.
Kristina Öberg på Svenska Bostäder visar på detta problem då hon berättar att en
förvaltningschef hos Svenska bostäder till stora delar har samma arbetsuppgifter
som en VD i ett mindre bostadsföretag och hon tror att dessa skulle kunna ha ett
givande samarbete. Problemet är hur man skall definiera en diskussionsgrupp där
båda dessa ryms. En lösning kan vara att utgå ifrån arbetsuppgifter istället för
yrkeskategorier. Grupperna blir i det här fallet mer funktionsindelade med
exempelvis en grupp för takbeläggningar som kan vara av intresse både för en
inköpare och en fastighetsskötare. Man behöver här inte besluta sig för en typ av
uppdelning. Vi tror att det kan vara en fördel att ha funktionsindelade grupper för
diskussioner mellan yrkeskategorierna samtidigt som man har mera slutna grupper
för exempelvis verkställande direktörer.
Ett problem med att ge olika medarbetare tillgång till olika diskussionsgrupper är
att avgöra vem som skall utse vilka som skall få vissa rättigheter. Antingen
kommer de ingående företagen överens om vilka som skall ha vissa rättigheter i
systemet, eller så bestämmer varje företagsledning för sig vilka medarbetare som
skall ha vissa rättigheter. Lyckas man ej skapa gemensamma regler för vem som
skall ha tillträde till de olika grupperna, kan det skapa en osäkerhet som minskar
intresset att medverka i diskussionsgrupperna. Reglerna måste bestämmas
gemensamt då SABO som intresseorganisation inte kan ställa vilka krav som
helst, eftersom deras egen existens bygger på att medlemsföretagen förblir
medlemmar.
38
Erfarenhetsbank
Erfarenhetsbanken skall, som vi förstått det, bestå av erfarenheter som är gjorda
av personer ute hos medlemsföretagen. Exempel på sådana skulle kunna vara en
miljöpolicy eller utformning av soprum för återvinning av hushållssopor. För att
medarbetarna skall använda erfarenhetsbanken behöver den innehålla material
som är sökbart så att det går att finna det som söks, lättbegripligt så att man tar det
till sig och bra så att det kommer till användning.
Vem bestämmer innehållet?
Diskussionsgrupperna som nämndes tidigare består av frågor och svar, men de
kan även ses som en form av erfarenhetsbank, då det är möjligt att gå in och se på
vilka frågor som andra har ställt och vilka svar de har fått.
Den erfarenhetsspridning som Anders Johansson på SABO hoppas skall bli
verklighet bygger på att man har något att sprida, vilket blir möjligt först efter att
man har fångat in erfarenheterna på ett sätt som gör att man kan sprida dessa till
övriga medlemmar. Vi tror att det krävs en struktur för erfarenhetsbanken som ett
första steg för att den skall fungera. Man måste bestämma rutiner för hur
inläggningen av material skall gå till och hitta en struktur som gör materialet
sökbart. Vi har tidigare tagit upp de problem som kan komma av att företagen
som ingår i ett extranetsamarbete har olika informationskulturer och därmed olika
sätt att presentera data.
Vi ser här två möjliga vägar att gå, antingen kan man låta alla lägga in det de
tycker att andra skulle kunna ha nytta av eller så låter man någon avgöra vad som
skall få läggas in. Det finns för och nackdelar med båda dessa alternativ. Låter
man de enskilda användarna själva lägga in material, finns riskan att materialet
blir så omfattande att de blir svårt att finna det man är ute efter, förhoppningsvis
uppmuntras dock den personliga kreativiteten. Om man å andra sidan låter någon
välja ut vad som skall finnas med finns det en risk att den vars bidrag blivit
refuserat inte kommer med några fler förslag. Vi tror dock att det är en fördel att
allt material som finns i erfarenhetsbanken presenteras på ett enhetligt sätt. Detta
resonemang hänger ihop med de diskussioner som vi har haft tidigare i uppsatsen
angående infostress när data presenteras för användaren på ett ovant sätt. Vilket
av de två alternativen på hur data skall läggas in i systemet man än väljer tror vi
att man bör, som med diskussionsdatabasen, dela in erfarenhetsbanken i olika
ämnesområden.
Motivera till deltagande
Nyttan med SaboNet tror vi blir tydligare på en aggregerad nivå. Det är inte säkert
att varje enskilt företag har en positiv nytta av SaboNet i varje tidsperiod. Det kan
finnas perioder då ett företag får en negativ nytta genom att de lägger ner mer
kostnader på att lägga in data än de besparingar som kan komma av att de får
tillgång till data. Framförallt gäller detta i inledningsskedet då man bygger upp
erfarenhetsbanken och det finns lite data i systemet. Det krävs att man ser förbi
dessa perioder av negativ nytta för att man skall uppnå den gemensamma
nyttoökning som vi tror kommer av samarbetet om ett tillräckligt antal företag
deltar aktivt.
39
För att ett samarbete som bygger på ömsesidigt utbyte av data mellan företag skall
fungera bör man se samarbetet som om man vore ett företag.34
Ett företag som försöker att bygga upp denna typ av erfarenhetsåterföring inom
organisationen behöver inte genomföra dessa förändringar med alla företagsdelars
samtycke. Ett enskilt företag kan beordra sina underavdelningar att bidra på ett
annat sätt än vad SABO kan göra som intresseorganisation. För att detta skall
fungera för SABO som organisation tror vi att de måste förankra samarbetstanken
i de enskilda företagsledningarna. Detta för att de i sin tur skall förmå
medarbetarna i sina respektive företag att arbeta mot de gemensamma målen. Ser
man samarbetet i SaboNet som "ett företag", vem skall då ta initiativ till att lägga
in saker i systemet? Vi tror att företagsledningarna i medlemsföretagen måste tro
på det här i den omfattning att de är beredda att satsa resurser på att dela med sig.
Samarbetet i SaboNet bygger på ett frivilligt deltagande av de ingående företagen.
Företagsledningarna i de enskilda bostadsföretagen kan däremot i sin egen
organisation ålägga medarbetarna sådana arbetsuppgifter som syftar till att bygga
upp en gemensam erfarenhetsbank. Nyttan med nätverket är kanske mindre
uppenbar för den medarbetare på ett företag som får en ökad arbetsbörda då han
eller hon lägger in data i erfarenhetsbanken. Vi tror därför att det i vissa fall krävs
att företagsledningarna i de olika företagen beslutar om vem som skall lägga in
vad.
Ett problem med detta kan vara hur fördelningen av vilka data olika företag får i
uppdrag att lägga in. Vi har här tänkt oss att om extranetsamarbetet ses som ett
företag skulle SABO behöva avgöra vilka bostadsföretag som skulle bli ansvariga
för att specifika erfarenheter samlades in i samarbetet. Detta för att inte alla
medlemsföretag skall vara ansvariga att lägga in alla erfarenheter de har, vilket
skulle leda till onödig dubblering och stora datamängder. Här vill vi än en gång
påpeka att SABO inte har några möjligheter att tvinga företagen att medverka i
erfarenhetsutbytet. SABO skulle kunna utöva ett tryck på medlemsföretagen om
medlemskapet i erfarenhetsutbytet kopplades till att man även är med och lämnar
bidrag.
Erfarenhetsbankens användbarhet
Information som vi har definierat det tidigare i uppsatsen skapar de olika
individerna själva utifrån de data de har tillgång till. För att om möjligt kunna ta
reda på om det som man säger till någon annan tolkas till information på det sätt
som man som avsändare avsåg, kan man verifiera detta med hjälp av att resonera
fram och tillbaka tills man fått en förståelse för hur datan tolkats. Talakterna som
kommunikationen bygger på är en slags förhandling, där man från båda parter
verifierar att man har samma uppfattning om det som har kommunicerats. Denna
verifiering som finns vid kommunikation kan finnas vid användande av en
diskussionsdatabas, däremot saknas den i de flesta fall då man använder material
ur en erfarenhetsbank.
Användandet av uppgifter ur erfarenhetsbanken ser vi som kommunikation av den
traditionella sändar- mottagarmodellen utan feedback. Detta då den som tar del av
andras erfarenheter ur systemet har små möjligheter att faktisk kontrollera vad den
34
Khanna, Tarun. Gulati, Ranjay. Nohria, Nitin. The dynamics of learning alliances: Competition,
cooperation and relative scope. (1998) Strategic management journal vol 19 sid 197.
40
som lade in erfarenheterna i systemet avsåg att överföra för information.
Möjligheten att kontrollera vad den som lade in erfarenheterna avsåg finns dock
genom att ta kontakt med den person som lade in dessa. Här väcks då frågan som
Lars Lindell på Sigtunahem tog upp, att den som lagt in uppgifter i systemet kan
känna sig störd i sitt arbete och irriterad över att andra ringer och ställer frågor om
det som han eller hon har lagt in i systemet.
På detta sätt försöker vi visa på svårigheterna med att skapa och använda en
erfarenhetsbank. Vi tror inte att det alltid går att hitta material i erfarenhetsbanken
som är direkt applicerbart på det problem som man ville finna en lösning på
genom att söka i banken. Utesluter vi möjligheterna att ta direkt kontakt med
författaren, tror vi att materialet måste vara presenterat på ett lättförståeligt och
enhetligt sätt för att vara användbart. Här återkommer frågan om man skall ha
någon som är ansvarig för att välja ut och granska materialet i erfarenhetsbanken.
Med en granskning av materialet tror vi det blir mer strukturerat både till innehåll
och hur det är lagrat. Vi anser att med en klar struktur blir materialet lättare att
söka i, samt att om strukturen är enkel och naturlig så kan detta medföra att
systemet används i större omfattning.
Slutsatser
Vi vill här presentera de slutsatser som vi har kommit fram till, med hjälp av de
analyser vi gjort. Den bild vi har fått av SaboNet är att det var ett ambitiöst
projekt när det startade och detta kan ha påverkat användarna när de idag inte
upplever att de fått det system som de förväntade sig. Detta kan illustreras med
exempelvis Sigtunahems åsikter att de inte tycker att nyttan med systemet
motsvarar kostnaden och att det fattas data i systemet. Vi har haft som mål att ta
reda på varför SaboNet inte fungerar för erfarenhetsutbyte och vad man bör göra
för att det skall fungera. Man kan dela upp erfarenhetsutbytet i två delar,
diskussionsdatabaser och erfarenhetsbank. Diskussionsdatabaserna finns idag
även om inläggen i dem är få. Orsakerna till varför de inte fungerar fullt ut tror vi
är att de inte är indelade i olika ämneskategorier. Någon erfarenhetsbank finns
inte idag där de olika medlemsföretagen lägger in gjorda erfarenheter. En
anledning till detta är att det inte känns naturligt bland medarbetarna att dela med
sig av de erfarenheter som de har, samt att det inte finns någon gemensam vision
av hur ett sådant erfarenhetsutbyte skulle kunna se ut och fungera. Vi tror dock att
bostadsföretagen som är medlemmar i SABO har förutsättningar för att skapa en
erfarenhetsbank, då de ej konkurrerar i någon egentlig mening.
Vi tror att det är dags att ta systemet vidare genom att utveckla
samarbetsmöjligheterna, vikten av detta illustreras av Kristina Öberg då hon säger
att systemet börjar kännas gammalt. Som SaboNet fungerar idag har det inte
mycket gemensamt med den beskrivning av ett extranet som finns i början av
denna uppsats. Vill man hårddra hur SaboNet används idag skulle man kunna
hävda att man lika gärna kan distribuera SaboNytt via e-post som att använda
SaboNet.
En av svårigheterna med att få samarbetet att fungera tror vi hör ihop med att de
företag som medverkar i SaboNet är så olika i storlek. Detta gör att de har olika
behov av systemet, samtidigt som de har olika resurser till förfogande, när man då
41
skall reglera formerna för samarbetet finns det risk att intressena kommer att
kollidera.
Vi har utifrån vad SABO har sagt om hur samarbetet skall fungera tänkt oss att
det skall bestå av diskussionsdatabaser och en erfarenhetsbank. Vad gäller
diskussionsdatabaserna finns problem med att definiera dem på rätt nivå så att
deltagarna känner sig hemma samtidigt som låter alla som har något värdefullt att
bidra med få vara med. Vi tror att detta kan lösas genom att man har dels har
funktionsuppdelade databaser där ett visst ämne diskuteras och dels kompletterar
detta med mer slutna grupper för en vissa yrkeskategorier.
Då det gäller erfarenhetsbanken är frågorna man bör ta ställning till flera. En fråga
man bör ställa sig är om erfarenhetsutbytet skall bygga på att man uppmuntrar
medarbetarna att frivilligt bygga upp erfarenhetsbanken eller om man på något
sätt skall styra inläggningsarbetet. Väljer man alternativet att bygga systemet på
frivillighet är det av stor vikt att man kan motivera användarna för att få systemet
att fungera. Vi tror att det är möjligt att motivera användarna genom att
genomföra utbildningar i hur samarbetet praktiskt är tänkt att fungera, detta skulle
man kunna göra i grupper bestående av de användare som man tror har
förutsättningar att samarbeta. Vi tror dock att det är svårt att basera ett samarbete
enbart på frivillighet. Med en samordning mellan bostadsföretagens ledningar, där
man fördelar ansvaret för att lägga in material emellan sig, blir det möjligt att
skapa en heltäckande erfarenhetsbank. Ansvarsfördelningen skall dock inte vara
strikt då vi tror att det är värdefullt att tillåta medarbetare att spontant lägga in
material, även om det går utanför dennes bostadsföretags ansvarsområde.
En annan fråga är huruvida man skall ha någon som blir centralt ansvarig för att
granska material innan det läggs in i erfarenhetsbanken. Vi är av åsikten att man
förlorar mer än man vinner på en sådan kontroll. Med moderna sökverktyg är
problemet med att hitta det man söker inte av omfattningen att vi tycker det
motiverar en inträdeskontroll som kan ta bort mycket av kreativiteten i arbetet
med erfarenhetsbanken.
Ett helt annat sätt än de vi behandlat tidigare att skapa en erfarenhetsbank skulle
kunna vara att SABO hyr in kompetent personal för att dessa skulle lägga ut data
som efterfrågas medlemsföretagen. Användarna skulle då få betala en avgift för
att använda erfarenhetsbanken. Med denna lösning försvinner dock
samarbetstanken och SaboNet blir en renodlad datakälla som medlemsföretagen
kan hämta data ifrån.
Vi vill hävda att orsakerna till varför erfarenhetsutbytet inte har kommit igång, till
stor del finns hos SABO. Det krävs att någon tar ett övergripande ansvar och
kommer fram till hur samarbetet skall bedrivas. Vi tycker att det är SABO som
borde göra detta. SABO måste i samråd med medlemsföretagen ta ställning till de
frågor som vi tidigare diskuterat. Detta för att på ett tydligt sätt klargöra mål och
syfte med SaboNet, om dessa mål inte är förankrade ute hos de enskilda
medlemsföretagen tror vi att samarbetet har små chanser att överleva. Det är här
viktigt att ta hänsyn till att medlemsföretagen är av vitt skilda storlek. Vi tror att
de minsta i många fall har mer att vinna på ett samarbete, samtidigt som de största
har mest att bidra med. Medlemsföretagens olika förutsättningar gör att det krävs
42
någon form av styrning av inläggen, där man fördelar ansvaret för olika ämnen
bland företagen så att alla blir naturligt delaktiga i samarbetet.
Slutligen ställer vi oss här frågan om syftet med uppsatsen har uppnåtts. Vi vill
hävda det då vi har funnit några tänkbara orsaker till varför erfarenhetsutbytet inte
fungerar. Vi har också med utgångspunkt i litteraturen och i de intervjuer vi
genomfört funnit saker man bör ta ställning till om man vill utveckla SaboNet mot
den vision SABO hade då de startade SaboNet.
43
Källförteckning
Böcker och Artiklar
Bui, Tung X. Bodart, Francois. Ma, Pai-chun. ARBAS: A Formal language to
support argumentation in network-based organizations (1998)
Journal of management information systems, Winter 1997-98, Vol
14, No 3.
Citera, Maryalice. Distributed teamwork: The impact of communication media on
influence and decision quality.(1998) Journal of the American
society for information science. July sid 799.
Coopey, John. Keegan, Orla. Emler, Nick. Managers innovations and the
structuration of organizations (1998) Journal of management studies
35:3 May.
Falk, Thomas. Olve, Nils-Göran. (1996) IT som strategisk resurs, Liber ekonomi,
Upplaga 1:2.
Geijer, Erik, Extranet tar tid men spar pengar (1998) Computer Sweden nr 26.
Geis, Michael L. (1995) Speech acts and conversational interaction, Cambridge
University Press.
Hillman, Rolf. Molde, Bertil. Bratt, Viveka. (1976) Skolordlista Esselte.
Holme, Idar Magne & Solvang, Bernt Krohn. (1997) Forskningsmetodik
Studentlitteratur.
Jäderholm, Michael. Elektroniska förhållanden, (1998), E-commerce handel över
Internet.
Keisu, Thomas. (1997) Riktlinjer för god informationssäkerhet, SIG Security.
Khanna, Tarun. Gulati, Ranjay. Nohria, Nitin. The dynamics of learning alliances:
Competition, cooperation and relative scope. (1998) Strategic
management journal vol 19 sid 197.
Lewis, Bob. A few practical pointers on the nontechnical aspects of an extranet
(1998) Infoworld May 11.
Lin, Lin-Miao. Zabrucky, Karen M. Calibration of comprehension: Research and
implications for education and instruction (1998) Contemporary
educational psychology, nr23.
Lotsson, Anders. De kritiska sekunderna som skapar infostress (1998) Computer
Sweden, 2 december.
McCune, Jenny C. The in's and out's of extranets (1998) Management review
july/august.
Merriam, Sharan B. (1994) Fallstudien som forskningsmetod, Studentlitteratur.
Pappalardo, Denise. Extranets giving intranets "extra" flavour (1997) Network
world july 14.
Robbins, Stephen P. (1994) Essentials of organizational behavior, Prentice-Hall
International. 4e uppl.
Sampler, Jeffrey L. Short, James E. Strategy in dynamic information-intensive
environments (1998) Journal of managemet studies, 35:4 july.
Schoderbek, Peter P. Schoderbek, Charles G. Kefalas, Asterios G. (1990)
Management systems, Richard D. Irwin Inc. 4e uppl.
Sherwood, Lyn Elliot, Dicovering buffalo story robes: A case for cross-domain
information strategies (1998) Computer and the humanities, nr 32.
Staiti, Chris, Extranet takes data beyond EDI (1998) Computerworld global
innovators, 29 juni.
Trost, Jan. (1993) Kvalitativa intervjuer, Studentlitteratur.
44
Vasher, Andy. On the outside looking in (1998) AS/400 Systems Management,
januari.
Winograd, Terry. Flores, Fernando. (1994) Understanding computers and
cognition, Ablex publishing corporation 9th: Printing.
Wreden, Nick. For members only, (1997), Information week, 8 december.
Zuboff, Shoshana. (1988) In the age of the smart machine, Basic Books Inc.
Övrigt tryckt material
SABO 1997, Årsredovisning och koncernredovisning för räkenskapsåret 1997
SaboNet, mars 1998 (informationsbroschyr om SaboNet).
45
Intervjufrågor
Frågor till SABO
1. Vad är syftet med systemet –vilken information lagras, vilka är användarna?
2. Vem har bestämt hur systemet utformades, har användarna varit med?
3. Fungerar systemet som det var avsett, behövs förbättringar?
4. Har användarna fått någon utbildning på systemet?
5. Hur är data lagrad, centralt eller ute hos användarna –om regionalt lagrad
presenteras data likadant överallt?
6. Vem ansvarar för innehållet – Att systemet hålls uppdaterat, - att
informationen är riktig?
7. Användarna tillhör olika organisationer och kan därmed ha olika erfarenheter
av hur man tar fram och tolkar information ur ett datasystem, Har ni tagit
hänsyn till detta vid utförandet av systemet?
8. Vilket är den mest positiva, respektive negativa effekten av extranetet?
9. Hur tror du att extranetet kan påverka samarbetet mellan
medlemsorganisationerna?
10. Tror du att extranetet påverkar maktstrukturen i medlemsorganisationerna?
Frågor till användarna ute på medlemsföretagen
1. Hur ser organisationen ut på ditt företag?
2. Vad använder ni systemet till i första hand?
3. Vilka har tillträde till systemet?
4. Upplever ni någon skillnad mellan de externa databaserna jämfört med de
internt producerade?
5. Är det lätt att hitta den önskade informationen?
6. Blev ni som användare tillfrågade om hur systemet skulle utformas?
7. Fungerar systemet som ni förväntade er, behövs förbättringar?
8. Har användarna fått någon utbildning på systemet?
9. Hur tror du att extranetet kan påverka samarbetet mellan
medlemsorganisationerna?
10. Tror du att extranetet påverkar maktstrukturen i medlemsorganisationerna?
11. Litar du som användare på att informationen i systemet är riktig?
12. Det som SABO ser som en av de viktigaste funktionerna att utveckla i
framtiden är erfarenhetsutbyte mellan medlemsföretagen, hur tror du att detta
skulle fungera i praktiken?
13. Tror du att ni skulle kunna återanvända arbete som någon annan har gjort,
exempelvis om ni skulle utforma en miljöpolicy.
14. Är ni själva beredda att dela med er av egna kunskaper.
15. Vilket är den mest positiva, respektive negativa effekten av extranetet?
46