A. PMcode för ägarstyrning av projekt, project governance

advertisement
PMcode
2011-03-15 RB PB1
PMcode en kod för
aktiv ägarstyrning av projekt
”Project governance”
”bolagskoden för projekt”
Fastställd 2011-03-15
Denna skrift kan laddas ner
på PMcode Societys webbplats – www. pmcode.se
All text som Pmcode Society gör tillgänglig är under licensen
Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported
el svensk länk http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/deed.sv
1
PMcode
2011-03-15 RB PB1
Innehåll
Förord ......................................................................................................................................................... 3
A. PMcode för ägarstyrning av projekt, project governance ...................................................................... 4
A 1 Syfte .................................................................................................................................................. 4
A 2 Målgrupp .......................................................................................................................................... 4
A 3 Definitioner och begrepp .................................................................................................................. 4
A 4 Principiella utgångspunkter .............................................................................................................. 5
A 5 PMcode Societys roll......................................................................................................................... 5
A 6 PMcodes syfte och form avseende styrning ..................................................................................... 6
A 7 Vilka projekt ska tillämpa PMcode? ................................................................................................. 6
B. PMcode för ägarstyrning av projekt ....................................................................................................... 7
B 1 Ägarrollen - projektstämma .............................................................................................................. 8
B 2 Projektstämma.................................................................................................................................. 8
B 3 Projektstyrelse .................................................................................................................................. 9
B 4 Projektledare .................................................................................................................................... 9
B 5 Projektrevisor.................................................................................................................................. 10
C. Regler för ägarstyrning ......................................................................................................................... 11
C 1 Projektstämma ................................................................................................................................ 11
C 2 Val av styrelse och revisor, valberedning ....................................................................................... 11
C 3 Projektstyrelsens uppgifter ............................................................................................................. 11
C 4 Projektstyrelsens storlek och sammansättning .............................................................................. 12
C 5 Projektstyrelseledamots uppdrag ................................................................................................... 12
C 6 Projektstyrelseordförande .............................................................................................................. 13
C 7 Projektstyrelsens arbetsformer ...................................................................................................... 13
C 8 Utvärdering av projektstyrelse och projektledare .......................................................................... 14
C 9 Information om ägarstyrning .......................................................................................................... 14
Bilaga olika begrepp.................................................................................................................................. 16
2
PMcode
2011-03-15 RB PB1
Förord
Denna första utgåva av PMcode - kod för ägarstyrning av projekt - project governance träder i kraft den
15 mars 2011.
Skälet till initiativet och att vi tagit fram PMcode för projektstyrning är att vi funnit ett mycket stort
behov av att etablera ett regelverk för hur aktiv ägarstyrning av projekt, project governance, skall
hanteras i företag, landsting, kommuner, myndigheter och övriga organisationer.
Många projekt levererar inte på tid och kostnad och uppnår inte de effekter som projektägarna
förväntat sig.
Att införa ett nytt synsätt för att styra projekt ställer naturligtvis krav på många i ett företag eller
organisation inte minst på ledningen som har ansvaret för verksamheten och kanske särskilt för de
projekt som ofta är omfattande och som drivs inom organisationen.
Vilka skäl kan finnas för att projekten inte levererar de förväntade effekterna?
Ett skäl är sannolikt att de flesta projekt är planstyrda, dvs man försöker driva dessa enligt en plan i
stället för mot ett mål som rör sig. Är det då möjligt att ha avvikelsestyrda eller ändringsstyrda projekt.
Vi tror att det kan göras framgångsrikt om man har en aktiv ägarstyrning med fokus på effekter och
effekthemtagning i stället för på olika projektmål som kanske inte ger rätt effekter.
Vi måste hitta en project governance som klarar att hantera evolutionära (ständigt utvecklande)
projekt.
PMcode är nyckeln till att kunna styra projekt optimalt och innehåller samma styrmekanismer som styr
bolag och organisationer, vilket då ger projektägarna verktyg att styra och hantera projekten.
Observera att vi talar om projekt inte IT-projekt, fastän IT ofta utgör en stor del av de flesta projekt
idag.
Vi har därför tagit utgångspunkt i bolagskoden och de mekanismer som används för att styra bolag när
vi har tagit fram PMcode - projektkoden för project governance.
PMcode är tillämplig i olika situationer på såväl enskilda projekt som på program. Governance
modellen i dessa situationer är i stort densamma men kan behöva vissa justeringar i tillämpningen. För
enkelhetens skull har vi valt en samlingsbenämning; projekt för begreppen: projekt och program.
Bolagskoden är kompletterad med aktiebolagslagen, bokföringslagen, årsredovisningslagen och andra
föreskrifter från t ex FAR. Motsvarande (kontrollmiljö, riskanalys, kontrollåtgärder, information och
kommunikation samt uppföljning och utvärdering)måste hanteras i Project governance modellen,
förslagsvis genom att upprätta ett projektavtal.
PMcode Society arbetar kontinuerligt med att utveckla PMcode. Detta dokument beskriver ett
regelverk och synsätt för project governance. PMcode Society och medlemmarna i föreningen arbetar
hela tiden med att utveckla verktyg, utbildningar och tjänster till PMcode, som efterhand
tillgängliggörs på olika sätt.
Stockholm den 15 mars 2011
Styrelsen
PMcode Society
3
PMcode
2011-03-15 RB PB1
A. PMcode för ägarstyrning av projekt, project governance
A 1 Syfte
God project governance handlar om att säkerställa att projekt sköts på ett för projektägarna så
effektivt och lönsamt sätt som möjligt. PMcode för ägarstyrning av projekt är inte en projektmetod
eller modell utan ett synsätt och regelverk för hur man på bästa sätt driver ägarstyrda projekt.
Syftet med PMcode för aktiv ägarstyrning av projekt är att stärka förtroendet för den
projektverksamhet som bedrivs i företag genom att främja en positiv utveckling av ägarstyrning och
policy för projekt. PMcode kompletterar andra regler och metoder genom att ange en norm för aktiv
ägarstyrning med en hög ambitionsnivå. Denna norm är naturligtvis inte tvingande utan kan frångås på
enskilda punkter förutsatt att projektet för varje avvikelse redovisar hur man gjort i stället och
motiverar varför. Därigenom ges projektägarna och andra intressenter möjlighet att själva ta ställning
till hur de ser på den lösning projektet valt.
Ett ytterligare syfte är att PMcode ska kunna utgöra alternativ till en särskild regelsamling för varje
organisation.
A 2 Målgrupp
Målgruppen för PMcode är alla företag som bedriver projekt framför allt för att förändra eller utveckla
sin verksamhet. Storleken på de projekt där PMcode är tillämpbar varierar från företag till företag men
alla projekt som har en budget på mer än 10-20 mkr bör definitivt tillämpa PMcode. Mindre projekt
som har avgörande betydelse för företagets utveckling och därmed är synnerligen viktiga bör också
tillämpa PMcode.
A 3 Definitioner och begrepp
Aktiv ägarstyrning innebär att projektägaren tar aktiv del i projektet under dess livslängd analogt med
aktiv ägarstyrning av bolag.
Projektägare kan vara en eller flera ägare/representanter som beställer/sponsrar projektet och som
utfärdar ägardirektivet. Om det finns flera ägare agerar de med fördel på projektstämman.
Projektstämma har samma roll som bolagstämman. Detta är ett sätt att ge flera olika projektägare
samma möjlighet att påverka projektet.
Projektstyrelse ska ansvara för projektets organisation och förverkligandet av projektets ägardirektiv
och är ytterst ansvarig för styrningen och genomförandet av projektet och har motsvarande roll som
bolagsstyrelsen för ett bolag. Projektstyrelsen är ansvarig inför projektstämman. I projektstyrelsen
ingår också med fördel externa ledamöter vilket normalt inte är fallet i en projektstyrgrupp.
Vi har avsiktligt valt att inte kalla det styrgrupp eftersom vi anser att projektstyrelsen har större ansvar
och befogenheter än vad en styrgrupp normalt har.
Projektstyrgrupp Projektsponsor samt personer som har befogenheter att besluta om projektets
styrning och som kan förse projektet med resurser och ledningsstöd (def enl Svenskt projektforum)
Projektledare leder och ansvarar för ett projekt enligt uppdragsbeskrivning, jfr VD för ett företag.
Projektrevisorn har ett löpande ansvar för att projektet följer olika kvalitetsregler för finansiell
planering och uppföljning, projektrisk och riskstrategier, samt andra kvalitetsregler som
överenskommits i projektavtalet.
Ägardirektiv är projektägarens uppdrag till styrelsen uttryckt i affärstermer och innehåller såväl
finansiella mål som icke finansiella mål.
4
PMcode
2011-03-15 RB PB1
Projektdirektiv Projektstyrelsens uppdrag till projektledaren beskrivet i projekttermer.
Projektavtal definierar de olika parternas (projektägare, projektstyrelse, projektledare och
projektrevisor) ansvar och befogenheter inom projektet under hela dess livslängd.
Projektstyrelsens arbetsordning är ett dokument som beskriver styrelsens arbetsuppgifter och
arbetsfördelning inom styrelsen.
Projektledarens uppdragsbeskrivning beskriver projektledarens ansvar och befogenheter samt
rapporteringsskyldigheter till styrelsen.
Företag avser i texten företag, landsting, kommuner, myndigheter och övriga organisationer
Projektportfölj är en gruppering av flera projekt som av olika skäl behöver ses tillsammans och
prioriteras utifrån verksamhetens strategiska mål och förändringsbehov.
Program är normalt ett överställt begrepp till projekt, ett program styr och säkerställer realisering av
effektmål genom att styra och koordinera pågående och planerade projekt som har inbördes
sammanhang.
Projekt är en tillfällig organisation för att genomföra och leverera definierade leverabler.
När det gäller begrepp inom projekt, program och portfölj finns det ingen enhetlig begreppsstandard
utan begreppen används på lite olika sätt i olika situationer och inom olika organisationer. Detta
dokument innehåller därför en bilaga med förslag till begrepp som i olika situationer kan anses betyda
ungefär samma sak. Vi rekommenderar att varje organisation innan man använder PMcode beslutar
om vilka begrepp som skall användas och vad de betyder.
A 4 Principiella utgångspunkter
PMcode Societys mål är att det skall finnas en kod som uppfyller de syften som anges i föregående
avsnitt. I mer konkreta termer innebär detta att PMcode bland annat ska



ange en tydlig och principbaserad norm för aktiv ägarstyrning av projekt i företag,
ha en tillräckligt hög ambitionsnivå för att kunna säkra stora projekt,
kunna tillämpas av alla företag utan onödig byråkrati eller omotiverat höga kostnader
Det är också en uttalad målsättning att PMcode ska förbättra förutsättningarna för en ökad
harmonisering av aktiv ägarstyrning av projekt för företag med verksamhet i flera länder.
När PMcode ursprungligen utarbetades angav arbetsgruppen, som utarbetade PMcode, vissa
vägledande principer. PMcode Society delar de värderingar som dessa principer ger uttryck för.
De innebär att PMcode ska



skapa goda förutsättningar för utövandet av en aktiv och ansvarstagande projektägarroll,
skapa en tydlig och väl avvägd roll- och ansvarsfördelning mellan projektägare, projektstyrelse,
projektledning och företagsledning,
skapa största möjliga öppenhet gentemot projektägare och övriga intressenter
A 5 PMcode Societys roll
PMcode Societys uppgift är att främja aktiv ägarstyrning av projekt i företag, främst genom att förvalta
PMcode. Det innebär att PMcode Society följer och analyserar den praktiska tillämpningen av PMcode
och gör de förändringar av PMcode som detta ger anledning till.
PMcode Society söker löpande samarbete med olika organ och organisationer som arbetar inom
närliggande områden.
5
PMcode
2011-03-15 RB PB1
A 6 PMcodes syfte och form avseende styrning
PMcode behandlar det beslutssystem genom vilket projektägarna direkt eller indirekt styr projektet.
Tyngdpunkten ligger på projektstyrelsen i dess egenskap av central aktör i ägarstyrningen.
Projektägarna organiseras i ett forum, projektstämma, på samma sätt som ett bolag har en
bolagsstämma. Detta forum kan vara mer eller mindre formellt men i projekt med flera eller många
intressenter är det av stor betydelse att alla intressenter har ett forum där man kan påverka projektet
och fatta beslut ur olika aspekter. Projektstämman är också ett viktigt forum för information och för
olika former av diskussioner.
Projektägarnas forum är i huvudsak projektstämman. Projektstämma hålls flera gånger per år
beroende på projektets omfattning och företagets storlek.
PMcode anger en norm för aktiv ägarstyrning av projekt på en högre ambitionsnivå än de flesta
projektmodeller och andra reglers minimikrav. Därigenom kan PMcode ange vad som ofta – men inte
nödvändigtvis alltid – kan anses utgöra god sed för aktiv ägarstyrning av projekt i olika frågor. För det
enskilda projektet kan andra lösningar än de PMcode anger mycket väl innebära bättre ägarstyrning.
PMcode består av ett antal regler. Det är till dessa regler som företag som tillämpar PMcode har att
förhålla sig med avseende på följ eller förklara.
För att undvika graderingar och oklarhet om kraven på efterlevnad har uppfyllts eller inte, har
genomgående ”ska” eller ”får” respektive ”ska inte” eller ”får inte” använts.
A 7 Vilka projekt ska tillämpa PMcode?
Det bör vara god sed att företag som driver större projekt eller projekt som är synnerligen viktiga för
företaget tillämpar PMcode.
Företag, vars aktier upptas till handel på reglerad marknad, bör tillämpa PMcode på större projekt.
6
PMcode
2011-03-15 RB PB1
B. PMcode för ägarstyrning av projekt
Ägarstyrningen av projekt i företag regleras inte av skrivna regler utan av praxis och olika mer eller
mindre etablerade projektmodeller, som varierar mycket från företag till företag.
Tyvärr finns det lite i modellerna och praxis som hanterar det yttersta ansvaret och styrningen av
projekt som i många fall har en storlek och omfattning som ett medelstort företag.
Projektmodellerna innehåller normalt sett regler om projektets organisation och framdrift. I dessa
modeller finns emellertid för lite beskrivet om aktiv ägarstyrning och projektstyrelsens ansvar och
arbetsformer.
Av PMcode följer att det i projektet ska finnas tre beslutsorgan, projektstämma (där alla projektägare
är representerade), projektstyrelse och projektledare, vilka står i ett hierarkiskt förhållande till
varandra. Det ska också finnas ett kontrollorgan, projektrevisor, som utses av projektstämman.
Se figuren nedan.
Projektägare
• Olika stakeholders
Projektstämma
Projektrevisor
Organisation enligt PMcode –
project governance
Projektstyrelse
Projektledare
7
PMcode
2011-03-15 RB PB1
Definition av Verksamhetsprojekt
Vad är ett verksamhetsprojekt
• det är ett projekt/program med fokus på Effekthemtagning
Ett projekt/program innehåller t ex följande delar
• Affärsmodeller, Affärsutveckling
• Processer, processutveckling
• Organisationsutveckling
• Förändringsledning
• Utbildning
• Kommunikation
• IT-system
• IT-stöd
• Lansering, implementering
Projektet/programmet styrs av ett Business case eller motsvarande
Den absolut viktigaste punkten är effekt och effekthemtagning
B 1 Ägarrollen - projektstämma
I arbeten som berör hur man driver framgångsrika projekt betonas vikten av aktiva projektägare. En
viktig aktivitet är då att delta i och utöva projektägarnas inflytande på projektstämman. Genom
projektägarnas aktiva stämmodeltagande främjas en väl avvägd maktbalans mellan projektägarna,
projektstyrelsen och projektledningen.
Projektägarna i projekt som bedrivs av företag är ofta företagsledningen i företaget. Det kan dock
finnas andra intressenter till stora projekt, det kan vara samprojekt mellan olika företag eller det kan
vara samprojekt med kunder eller konsultföretag. Dessa ägare utövar ofta sin ägarroll aktivt och tar ett
särskilt ansvar för projektet, bl.a. genom att engagera sig i projektstyrelsen.
B 2 Projektstämma
Det forum där projektägarnas inflytande utövas är projektstämman, som är projektets högsta
beslutande organ. Stämman kan avgöra varje fråga i projektet, som inte uttryckligen faller under ett
annat beslutsorgans exklusiva kompetens. Annorlunda uttryckt har projektstämman en uttalat
överordnad ställning i förhållande till projektets styrelse och projektledare.
Projektägarnas (om de är fler än en) inbördes rösträtt på projektstämman skall beslutas i ett
projektavtal före projektets definitiva start. En projektägare som inte personligen kan närvara vid
projektstämman får utöva sin rätt genom ett ombud.
Det skall hållas projektstämmor i den omfattning som beslutas i projektavtalet före projektstart.
Projektstämman ska också besluta i fråga om ”ansvarsfrihet” enl ägardirektiv och projektavtalet för
styrelsens ledamöter och för projektledaren. Beslut ska även fattas i övriga ärenden som enligt
8
PMcode
2011-03-15 RB PB1
PMcode ankommer på stämman, t.ex. fastställa ägardirektiv, val av styrelseordförande,
styrelseledamöter och projektrevisor. Styrelsens mandatperiod fastställs från fall till fall.
Även t ex projektstyrelsearvoden och övriga arvoden bör fastställas av stämman.
Projektstämmans beslut fattas genom omröstning vid vilken varje projektägare har en röst, om inte
annat framgår av projektets projektavtal.
Projektstämmans beslut fattas med enkel majoritet av de avgivna rösterna.
B 3 Projektstyrelse
Projektstyrelsen ska ansvara för projektets organisation och förverkligandet av projektets ägardirektiv.
Den mycket vida beslutskompetens som praxis tillerkänner styrelsen begränsas i förhållande till
stämman i första hand av de fall som ger stämman exklusiv beslutanderätt i vissa frågor, exempelvis i
fråga om ändring av ägardirektiv, projektavtal (jfr bolagsordning), val av styrelseordförande,
styrelseledamöter och projektrevisor.
Projektstyrelsen är i sin förvaltning emellertid skyldig att rätta sig efter särskilda föreskrifter som kan
ha meddelats av projektstämman, förutsatt att föreskriften i fråga inte strider mot projektavtalet.
Projektstyrelsen kan delegera uppgifter till personer inom eller utom Projektstyrelsen men inte
avbörda sig det yttersta ansvaret för projektets organisation och förvaltning eller skyldigheten att sörja
för en betryggande kontroll av projektets ekonomiska förhållanden. Projektstyrelsen är vid en sådan
delegation skyldig att handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan
upprätthållas.
Projektstyrelsen ska fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt eget arbete. Finns det i Projektstyrelsen
en arbetsfördelning mellan ledamöterna, ska också den framgå av arbetsordningen, något som
aktualiseras exempelvis om det i Projektstyrelsen finns utskott med uppgift att bereda frågor inom ett
visst område, t.ex. ett kvalitetssäkringsutskott. Projektstyrelsen kan även delegera beslutanderätt till
ett sådant utskott, men Projektstyrelsen kan inte avbörda sig ansvaret för de beslut som fattas på
grundval av detta.
Projektstyrelsen ska bestå av minst tre ledamöter, och en av dessa ska av projektstämman utses till
ordförande.
Ordföranden har ett särskilt ansvar för att leda styrelsens arbete och se till att styrelsen fullgör sina
uppgifter.
Enligt PMcode bör man överväga sammansättningen av styrelsen. Styrelseengagemang i en
projektstyrelse har många olika aspekter, tiden för att arbeta i styrelsen, kompetensen och
erfarenheten att vara ansvarig för stora projekt, risken för ”jäv” gentemot andra intressenter i olika
beslutssituationer.
Projektstyrelser i projekt består till helt övervägande del av interna ledamöter. Man skall eftersträva
att även ha externa ledamöter i projektstyrelsen för att på så sätt få tillgång till extern expertis och
erfarenhet.
B 4 Projektledare
9
PMcode
2011-03-15 RB PB1
Projektets Projektledare ska sköta den löpande projektverksamheten.
Projektledaren är skyldig att bereda och inför projektstyrelsen föredra frågor som ligger utanför den
löpande projektverksamheten. Projektstyrelsen ska meddela skriftliga instruktioner för när och hur
sådana uppgifter som behövs för denna bedömning ska samlas in och rapporteras till Projektstyrelsen.
Projektledaren är ett i förhållande till projektstyrelsen underordnat projektorgan. Projektstyrelsen kan
ge Projektledaren anvisningar om hur löpande förvaltningsåtgärder ska handläggas eller beslutas.
Projektledaren är skyldig att följa sådana anvisningar inom den ram som följer av PMcode. Styrelsen
kan också själv avgöra ärenden som ingår i den löpande förvaltningen.
Projektledaren, som normalt är adjungerad, kan ingå i projektstyrelsen men får inte vara dess
ordförande.
Oavsett om Projektledaren är styrelseledamot eller inte har han eller hon rätt att närvara och yttra sig
vid projektstyrelsens sammanträden såvida inte projektstyrelsen i ett särskilt fall bestämmer något
annat.
B 5 Projektrevisor
Projektets projektrevisor utses i första hand av projektstämman/projektägaren eller i andra hand av
projektstyrelsen för att granska dels projektets genomförande, dess effekter samt redovisning och
bokföring, dels styrelsens och projektledarens förvaltning av projektet. Projektrevisorn skall även
granska alla delprojekt samt dess påverkan på det totala projektet. En projektrevisor i ett projekt har
således sitt uppdrag från och rapporterar till projektstämman/projektägaren och får inte låta sig styras
i sitt arbete av styrelsen eller projektledningen.
Projektrevisorernas rapportering till projektägarna sker på projektstämma genom revisionsberättelse.
Revisionsberättelsen ska innehålla ett uttalande om huruvida redovisningen av dels resultaten,
effekterna och ekonomi för projektet är korrekt.
10
PMcode
2011-03-15 RB PB1
C. Regler för ägarstyrning
C 1 Projektstämma
Projektägarnas inflytande i projektet utövas vid projektstämman, som är projektets högsta beslutande
organ. Projektstämma ska förberedas och genomföras på ett sådant sätt att förutsättningar skapas för
projektägarna att utöva sina rättigheter på ett aktivt och välinformerat sätt.
1.1
När tid och ort för projektstämma har fastställts ska uppgift om detta publiceras utan dröjsmål.
1.2
Kallelse och övrigt underlag till projektstämma ska ha sådan utformning och utfärdas respektive
tillhandahållas i sådan tid att projektägarna kan bilda sig en välgrundad uppfattning om de ärenden
som ska behandlas. (Förslag till agendapunkter i bilaga, kommer senare)
1.3
Vid projektstämma ska projektstyrelsens ordförande och så många av de övriga styrelseledamöterna
närvara att styrelsen är beslutför. Projektledaren ska alltid närvara. Vid projektstämma ska också minst
en ledamot av projektets valberedning, minst en av projektets projektrevisorer närvara.
1.4
Projektstämma ska hållas på företagets koncernspråk och det material som presenteras ska finnas
tillgängligt på koncernspråket, om inget annat språk beslutas på projektstämma.
1.5
Till justerare av protokoll från projektstämma ska utses projektägare eller ombud för projektägare som
inte är styrelseledamot.
1.6
Protokoll från senaste projektstämma och därefter hållna projektstämmor ska göras tillgängliga på
projektets webbplats, och vara tillgängligt för alla berörda.
C 2 Val av styrelse och revisor, valberedning
Val och arvodering av externa styrelseledamöter och projektrevisor ska beredas genom en av
projektägarna styrd process, som skapar förutsättningar för väl underbyggda beslut.
2.1
Projektet bör ha en valberedning som kan vara projektägaren.
Valberedningen lämnar förslag till ordförande och övriga ledamöter i styrelsen samt arvode och annan
ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna.
Valberedningen ska också lämna förslag till val och arvodering av projektrevisor.
2.2
Valberedningens sammansättning beslutas i projektavtalet.
C 3 Projektstyrelsens uppgifter
11
PMcode
2011-03-15 RB PB1
Projektstyrelsen ska förvalta projektet angelägenheter i samtliga projektägares intresse.
3.1
I projektstyrelsens uppgifter ingår bland annat att:
 fastställa mål för projektet, effekter och projektstrategi,
 säkerställa att projektet har tillräckliga och nödvändiga resurser för att kunna genomföras enl
styrelsens beslut
 tillsätta, utvärdera och vid behov entlediga projektledaren,
 se till att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av projektets verksamhet,
 se till att det finns en tillfredsställande kontroll av projektets efterlevnad av lagar och andra
regler som gäller för projektets verksamhet,
 se till att erforderliga etiska riktlinjer fastställs för projektets uppträdande,
 säkerställa att projektets informationsgivning präglas av öppenhet samt är korrekt, relevant,
tillräcklig och tillförlitlig
3.2
Styrelsen ska godkänna väsentliga uppdrag som projektledaren har utanför projektet.
C 4 Projektstyrelsens storlek och sammansättning
Projektstyrelsen ska ha en storlek och sammansättning som säkerställer dess förmåga att förvalta
projektets angelägenheter med integritet och effektivitet.
4.1
Projektstyrelsen ska ha en med hänsyn till projektets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i
övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende de
projektstämmovalda ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. En jämn könsfördelning ska
eftersträvas.
4.2
Styrelseledamot ska utses för tiden intill någon kommande projektstämma som anges vid valet.
C 5 Projektstyrelseledamots uppdrag
Projektstyrelseledamot ska ägna uppdraget den tid och omsorg och tillägna sig den kunskap som
fordras för att tillvarata projektets och dess ägares intresse. För att projektstyrelsen ska kunna fatta väl
underbyggda beslut ska projektledaren förse projektstyrelsen med erforderligt underlag för dess
arbete både inför och mellan projektstyrelsens sammanträden.
5.1
Projektstyrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden projektstyrelsen har att behandla och
begära den information som ledamoten anser nödvändig för att projektstyrelsen ska kunna fatta väl
underbyggda beslut.
5.2
Projektstyrelseledamot ska tillägna sig den kunskap om projektets uppdrag, organisation,
genomförande m.m. som fordras för uppdraget.
12
PMcode
2011-03-15 RB PB1
C 6 Projektstyrelseordförande
Projektstyrelsens ordförande har ett särskilt ansvar för att projektstyrelsens arbete är väl organiserat
och bedrivs effektivt.
6.1
Projektstyrelsens ordförande ska väljas av projektstämman. Om ordföranden lämnar sitt uppdrag
under mandattiden ska styrelsen inom sig välja ordförande för tiden intill slutet av nästa
projektstämma.
6.2
Om projektstyrelsens ordförande är anställd i eller har stadigvarande uppdrag för bolaget utöver
ordförandeuppdraget ska arbetsfördelningen mellan detta uppdrag och ordförandeskapet tydligt
klargöras.
6.3
Projektstyrelsens ordförande ska se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör
sina uppgifter.
Ordföranden ska särskilt
 organisera och leda projektstyrelsens arbete för att skapa bästa möjliga förutsättningar för
projektstyrelsens arbete,
 se till att ny styrelseledamot genomgår nödvändig introduktionsutbildning samt den utbildning
i övrigt som styrelseordföranden och ledamoten gemensamt finner lämplig,
 se till att projektstyrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om projektet
och företaget,
 ansvara för kontakter med projektägarna i ägarfrågor och förmedla synpunkter från
projektägarna till projektstyrelsen,
 se till att projektstyrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt
arbete,
 ha löpande kontakt med och coacha projektledaren,
 efter samråd med projektledaren fastställa förslag till dagordning för projektstyrelsens
sammanträden,
 kontrollera att projektstyrelsens beslut verkställs,
 se till att projektstyrelsens arbete årligen utvärderas
C 7 Projektstyrelsens arbetsformer
Formerna för projektstyrelsens arbete ska fastställas av styrelsen och vara tydliga och väl
dokumenterade.
7.1
Projektstyrelsen ska minst en gång per år pröva projektstyrelsens arbetsordning, instruktion för
projektledaren och rapporteringsinstruktion med avseende på aktualitet och relevans.
7.2
Om projektstyrelsen inom sig inrättar utskott, ska det av projektstyrelsens arbetsordning framgå vilka
arbetsuppgifter och vilken beslutanderätt projektstyrelsen har delegerat till utskott samt hur utskotten
ska rapportera till projektstyrelsen. Utskott ska protokollföra sina sammanträden och protokollen ska
tillhandahållas projektstyrelsen.
13
PMcode
2011-03-15 RB PB1
7.3
Projektrevisorn ska,
 aktivt övervaka projektets utveckling och finansiella rapportering,
 med avseende på den finansiella rapporteringen övervaka effektiviteten i projektet i dess
interna kontroll, internrevision och riskhantering,
Projektstyrelsen ska granska och övervaka projektrevisorns opartiskhet och självständighet och då
särskilt uppmärksamma om projektrevisorn tillhandahåller företaget eller projektet andra tjänster än
revisionstjänster
Projektrevisorn ska periodiskt till projektstyrelsen
 redovisa om det finns någon omständighet som väsentligt kan rubba förtroendet för hans eller
hennes opartiskhet eller självständighet,
 rådgöra med projektstyrelsen om detta förhållande och vilka åtgärder som har vidtagits,
 lämna en skriftlig försäkran om sin opartiskhet och självständighet
7.4
Projektstyrelsen ska se till att projektet har god intern kontroll och formaliserade rutiner som
säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering, riskbedömning och intern kontroll
efterlevs.
7.5
Styrelsen ska minst en gång per period enligt projektavtalet, utan närvaro av projektledaren eller
annan person från projektledningen, träffa projektets projektrevisor.
7.6
Projektstyrelsens protokoll ska tydligt återge vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som
funnits för respektive ärende samt innebörden av de beslut som fattats. Protokollet ska sändas till
projektstyrelsens ledamöter så snart som möjligt efter styrelsesammanträdet.
C 8 Utvärdering av projektstyrelse och projektledare
Regelbunden och systematisk utvärdering utgör grunden för bedömning av projektstyrelsens och
projektledarens prestationer och för en fortlöpande utveckling av deras arbete.
8.1
Projektstyrelsen ska minst en gång årligen genom en systematisk och strukturerad process utvärdera
styrelsearbetet med syfte att utveckla styrelsens arbetsformer och effektivitet.
Resultatet av utvärderingen ska i relevanta delar redovisas för valberedningen.
8.2
Styrelsen ska fortlöpande utvärdera projektledarens arbete. Utvärdering sker enligt projektledarens
uppdragsbeskrivning och projektstyrelsen skall särskilt behandla denna fråga, varvid ingen från
projektledningen ska närvara.
C 9 Information om ägarstyrning
14
PMcode
2011-03-15 RB PB1
Projektstyrelsen ska minst en gång årligen i en ägarstyrningsrapport informera projektägarna och
andra intressenter om hur ägarstyrningen i projektet fungerar och hur projektet tillämpar PMcode för
aktiv ägarstyrning av projekt.
9.1
Projektet ska i ägarstyrningsrapporten, för varje regel i PMcode som projektet har avvikit från, redovisa
denna avvikelse, ange skälen för detta samt beskriva den lösning som valts i stället.
9.2
Följande uppgifter lämnas i ägarstyrningsrapporten, om de inte framgår av projektets avrapportering:
 arbetsfördelningen i projektstyrelsen, hur projektstyrelsearbetet bedrivits under den senaste
perioden, inkluderande antal styrelsesammanträden och respektive ledamots närvaro vid
projektstyrelsesammanträden,
 sammansättning, arbetsuppgifter och beslutanderätt för eventuella styrelseutskott och
respektive ledamots närvaro vid utskottens sammanträden,
för projektledaren,
 huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet,
 väsentliga uppdrag utanför projektet
15
PMcode
2011-03-15 RB PB1
Bilaga
Bilaga olika begrepp
På sidan 4 under punkt A3 finns de begrepp som använts i bolagskoden definierade. Dessa begrepp
kanske inte alltid stämmer överens med de begrepp som används i olika situationer. Skälet till detta
kan vara att det inte finns någon enhetlig standard för begrepp inom projektvärlden och att den ev
praxis som utbildats i olika sammanhang inte används konsekvent i olika organisationer. Ett annat skäl
är att vi när vi utarbetat koden valt att använda andra begrepp och termer eftersom PMcode innehållet
en del nytänkande som inte direkt låter sig översättas till de begrepp som idag används.
Nedan finns lite olika samband, synonymer och allmänna ideer:
Nomenklaturfrågor
Man måste kunna använda nomenklaturen i många olika sammanhang
Styrgruppsordföranden skall vara beslutsfattare. Detta gäller i den traditionella bilden av
styrgruppordförande. Att styrelseordföranden måste kunna fatta beslut tillsammans med styrelsen är
klart men det bör ske inom ramen för projektdirektivet annars måste beslutet förankras hos
projektägaren/ägarna
Projektstämma kan vara ett nytt begrepp för att på ett bra sätt kunna samla projektägarna om de är
fler än en och då kunna fatta medvetna, underbyggda och bra beslut.
Projektstyrelse kan vara detsamma som projektstyrgrupp men inte i traditionell bemärkelse.
Projektledning måste definieras vem ingår och hur arbetar man.
Definitioner
Projektägare är högsta gemensamma nämnare för ägandet av projektet.
Projektstämma olika personer som har beslutsmandat i olika situationer
Sponsor de som skall betala för projektet, bör i normalfallet vara samma som projektägarna.
Projektägardirektiv i affärstermer kan vara samma som Project charter, bl a Business case
Projektstyrelseordförande kan i olika sammanhang kallas beställarombud
Projektstyrelse kan också benämnas Styrgrupp, strategisk styrgrupp
Projektdirektiv kan också benämnas Projektfullmakt, Project charter
Projektledning arbetar efter Projektledningsplan (leda och styra PM), Projektspecifikation
(Projektprodukt)
Detta innebär att begreppen; beställare, sponsor, ägare, projektägare måste definieras och fastställas
så att det är helt klart vad som menas i olika situationer.
Sid 7, Project governance, vilka ingår i beslutshiearkin?
16
Download
Random flashcards
Create flashcards