PMcode 2011-03-15 RB PB1 PMcode en kod för aktiv ägarstyrning av projekt ”Project governance” ”bolagskoden för projekt” Fastställd 2011-03-15 Denna skrift kan laddas ner på PMcode Societys webbplats – www. pmcode.se All text som Pmcode Society gör tillgänglig är under licensen Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported el svensk länk http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/deed.sv 1 PMcode 2011-03-15 RB PB1 Innehåll Förord ......................................................................................................................................................... 3 A. PMcode för ägarstyrning av projekt, project governance ...................................................................... 4 A 1 Syfte .................................................................................................................................................. 4 A 2 Målgrupp .......................................................................................................................................... 4 A 3 Definitioner och begrepp .................................................................................................................. 4 A 4 Principiella utgångspunkter .............................................................................................................. 5 A 5 PMcode Societys roll......................................................................................................................... 5 A 6 PMcodes syfte och form avseende styrning ..................................................................................... 6 A 7 Vilka projekt ska tillämpa PMcode? ................................................................................................. 6 B. PMcode för ägarstyrning av projekt ....................................................................................................... 7 B 1 Ägarrollen - projektstämma .............................................................................................................. 8 B 2 Projektstämma.................................................................................................................................. 8 B 3 Projektstyrelse .................................................................................................................................. 9 B 4 Projektledare .................................................................................................................................... 9 B 5 Projektrevisor.................................................................................................................................. 10 C. Regler för ägarstyrning ......................................................................................................................... 11 C 1 Projektstämma ................................................................................................................................ 11 C 2 Val av styrelse och revisor, valberedning ....................................................................................... 11 C 3 Projektstyrelsens uppgifter ............................................................................................................. 11 C 4 Projektstyrelsens storlek och sammansättning .............................................................................. 12 C 5 Projektstyrelseledamots uppdrag ................................................................................................... 12 C 6 Projektstyrelseordförande .............................................................................................................. 13 C 7 Projektstyrelsens arbetsformer ...................................................................................................... 13 C 8 Utvärdering av projektstyrelse och projektledare .......................................................................... 14 C 9 Information om ägarstyrning .......................................................................................................... 14 Bilaga olika begrepp.................................................................................................................................. 16 2 PMcode 2011-03-15 RB PB1 Förord Denna första utgåva av PMcode - kod för ägarstyrning av projekt - project governance träder i kraft den 15 mars 2011. Skälet till initiativet och att vi tagit fram PMcode för projektstyrning är att vi funnit ett mycket stort behov av att etablera ett regelverk för hur aktiv ägarstyrning av projekt, project governance, skall hanteras i företag, landsting, kommuner, myndigheter och övriga organisationer. Många projekt levererar inte på tid och kostnad och uppnår inte de effekter som projektägarna förväntat sig. Att införa ett nytt synsätt för att styra projekt ställer naturligtvis krav på många i ett företag eller organisation inte minst på ledningen som har ansvaret för verksamheten och kanske särskilt för de projekt som ofta är omfattande och som drivs inom organisationen. Vilka skäl kan finnas för att projekten inte levererar de förväntade effekterna? Ett skäl är sannolikt att de flesta projekt är planstyrda, dvs man försöker driva dessa enligt en plan i stället för mot ett mål som rör sig. Är det då möjligt att ha avvikelsestyrda eller ändringsstyrda projekt. Vi tror att det kan göras framgångsrikt om man har en aktiv ägarstyrning med fokus på effekter och effekthemtagning i stället för på olika projektmål som kanske inte ger rätt effekter. Vi måste hitta en project governance som klarar att hantera evolutionära (ständigt utvecklande) projekt. PMcode är nyckeln till att kunna styra projekt optimalt och innehåller samma styrmekanismer som styr bolag och organisationer, vilket då ger projektägarna verktyg att styra och hantera projekten. Observera att vi talar om projekt inte IT-projekt, fastän IT ofta utgör en stor del av de flesta projekt idag. Vi har därför tagit utgångspunkt i bolagskoden och de mekanismer som används för att styra bolag när vi har tagit fram PMcode - projektkoden för project governance. PMcode är tillämplig i olika situationer på såväl enskilda projekt som på program. Governance modellen i dessa situationer är i stort densamma men kan behöva vissa justeringar i tillämpningen. För enkelhetens skull har vi valt en samlingsbenämning; projekt för begreppen: projekt och program. Bolagskoden är kompletterad med aktiebolagslagen, bokföringslagen, årsredovisningslagen och andra föreskrifter från t ex FAR. Motsvarande (kontrollmiljö, riskanalys, kontrollåtgärder, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering)måste hanteras i Project governance modellen, förslagsvis genom att upprätta ett projektavtal. PMcode Society arbetar kontinuerligt med att utveckla PMcode. Detta dokument beskriver ett regelverk och synsätt för project governance. PMcode Society och medlemmarna i föreningen arbetar hela tiden med att utveckla verktyg, utbildningar och tjänster till PMcode, som efterhand tillgängliggörs på olika sätt. Stockholm den 15 mars 2011 Styrelsen PMcode Society 3 PMcode 2011-03-15 RB PB1 A. PMcode för ägarstyrning av projekt, project governance A 1 Syfte God project governance handlar om att säkerställa att projekt sköts på ett för projektägarna så effektivt och lönsamt sätt som möjligt. PMcode för ägarstyrning av projekt är inte en projektmetod eller modell utan ett synsätt och regelverk för hur man på bästa sätt driver ägarstyrda projekt. Syftet med PMcode för aktiv ägarstyrning av projekt är att stärka förtroendet för den projektverksamhet som bedrivs i företag genom att främja en positiv utveckling av ägarstyrning och policy för projekt. PMcode kompletterar andra regler och metoder genom att ange en norm för aktiv ägarstyrning med en hög ambitionsnivå. Denna norm är naturligtvis inte tvingande utan kan frångås på enskilda punkter förutsatt att projektet för varje avvikelse redovisar hur man gjort i stället och motiverar varför. Därigenom ges projektägarna och andra intressenter möjlighet att själva ta ställning till hur de ser på den lösning projektet valt. Ett ytterligare syfte är att PMcode ska kunna utgöra alternativ till en särskild regelsamling för varje organisation. A 2 Målgrupp Målgruppen för PMcode är alla företag som bedriver projekt framför allt för att förändra eller utveckla sin verksamhet. Storleken på de projekt där PMcode är tillämpbar varierar från företag till företag men alla projekt som har en budget på mer än 10-20 mkr bör definitivt tillämpa PMcode. Mindre projekt som har avgörande betydelse för företagets utveckling och därmed är synnerligen viktiga bör också tillämpa PMcode. A 3 Definitioner och begrepp Aktiv ägarstyrning innebär att projektägaren tar aktiv del i projektet under dess livslängd analogt med aktiv ägarstyrning av bolag. Projektägare kan vara en eller flera ägare/representanter som beställer/sponsrar projektet och som utfärdar ägardirektivet. Om det finns flera ägare agerar de med fördel på projektstämman. Projektstämma har samma roll som bolagstämman. Detta är ett sätt att ge flera olika projektägare samma möjlighet att påverka projektet. Projektstyrelse ska ansvara för projektets organisation och förverkligandet av projektets ägardirektiv och är ytterst ansvarig för styrningen och genomförandet av projektet och har motsvarande roll som bolagsstyrelsen för ett bolag. Projektstyrelsen är ansvarig inför projektstämman. I projektstyrelsen ingår också med fördel externa ledamöter vilket normalt inte är fallet i en projektstyrgrupp. Vi har avsiktligt valt att inte kalla det styrgrupp eftersom vi anser att projektstyrelsen har större ansvar och befogenheter än vad en styrgrupp normalt har. Projektstyrgrupp Projektsponsor samt personer som har befogenheter att besluta om projektets styrning och som kan förse projektet med resurser och ledningsstöd (def enl Svenskt projektforum) Projektledare leder och ansvarar för ett projekt enligt uppdragsbeskrivning, jfr VD för ett företag. Projektrevisorn har ett löpande ansvar för att projektet följer olika kvalitetsregler för finansiell planering och uppföljning, projektrisk och riskstrategier, samt andra kvalitetsregler som överenskommits i projektavtalet. Ägardirektiv är projektägarens uppdrag till styrelsen uttryckt i affärstermer och innehåller såväl finansiella mål som icke finansiella mål. 4 PMcode 2011-03-15 RB PB1 Projektdirektiv Projektstyrelsens uppdrag till projektledaren beskrivet i projekttermer. Projektavtal definierar de olika parternas (projektägare, projektstyrelse, projektledare och projektrevisor) ansvar och befogenheter inom projektet under hela dess livslängd. Projektstyrelsens arbetsordning är ett dokument som beskriver styrelsens arbetsuppgifter och arbetsfördelning inom styrelsen. Projektledarens uppdragsbeskrivning beskriver projektledarens ansvar och befogenheter samt rapporteringsskyldigheter till styrelsen. Företag avser i texten företag, landsting, kommuner, myndigheter och övriga organisationer Projektportfölj är en gruppering av flera projekt som av olika skäl behöver ses tillsammans och prioriteras utifrån verksamhetens strategiska mål och förändringsbehov. Program är normalt ett överställt begrepp till projekt, ett program styr och säkerställer realisering av effektmål genom att styra och koordinera pågående och planerade projekt som har inbördes sammanhang. Projekt är en tillfällig organisation för att genomföra och leverera definierade leverabler. När det gäller begrepp inom projekt, program och portfölj finns det ingen enhetlig begreppsstandard utan begreppen används på lite olika sätt i olika situationer och inom olika organisationer. Detta dokument innehåller därför en bilaga med förslag till begrepp som i olika situationer kan anses betyda ungefär samma sak. Vi rekommenderar att varje organisation innan man använder PMcode beslutar om vilka begrepp som skall användas och vad de betyder. A 4 Principiella utgångspunkter PMcode Societys mål är att det skall finnas en kod som uppfyller de syften som anges i föregående avsnitt. I mer konkreta termer innebär detta att PMcode bland annat ska ange en tydlig och principbaserad norm för aktiv ägarstyrning av projekt i företag, ha en tillräckligt hög ambitionsnivå för att kunna säkra stora projekt, kunna tillämpas av alla företag utan onödig byråkrati eller omotiverat höga kostnader Det är också en uttalad målsättning att PMcode ska förbättra förutsättningarna för en ökad harmonisering av aktiv ägarstyrning av projekt för företag med verksamhet i flera länder. När PMcode ursprungligen utarbetades angav arbetsgruppen, som utarbetade PMcode, vissa vägledande principer. PMcode Society delar de värderingar som dessa principer ger uttryck för. De innebär att PMcode ska skapa goda förutsättningar för utövandet av en aktiv och ansvarstagande projektägarroll, skapa en tydlig och väl avvägd roll- och ansvarsfördelning mellan projektägare, projektstyrelse, projektledning och företagsledning, skapa största möjliga öppenhet gentemot projektägare och övriga intressenter A 5 PMcode Societys roll PMcode Societys uppgift är att främja aktiv ägarstyrning av projekt i företag, främst genom att förvalta PMcode. Det innebär att PMcode Society följer och analyserar den praktiska tillämpningen av PMcode och gör de förändringar av PMcode som detta ger anledning till. PMcode Society söker löpande samarbete med olika organ och organisationer som arbetar inom närliggande områden. 5 PMcode 2011-03-15 RB PB1 A 6 PMcodes syfte och form avseende styrning PMcode behandlar det beslutssystem genom vilket projektägarna direkt eller indirekt styr projektet. Tyngdpunkten ligger på projektstyrelsen i dess egenskap av central aktör i ägarstyrningen. Projektägarna organiseras i ett forum, projektstämma, på samma sätt som ett bolag har en bolagsstämma. Detta forum kan vara mer eller mindre formellt men i projekt med flera eller många intressenter är det av stor betydelse att alla intressenter har ett forum där man kan påverka projektet och fatta beslut ur olika aspekter. Projektstämman är också ett viktigt forum för information och för olika former av diskussioner. Projektägarnas forum är i huvudsak projektstämman. Projektstämma hålls flera gånger per år beroende på projektets omfattning och företagets storlek. PMcode anger en norm för aktiv ägarstyrning av projekt på en högre ambitionsnivå än de flesta projektmodeller och andra reglers minimikrav. Därigenom kan PMcode ange vad som ofta – men inte nödvändigtvis alltid – kan anses utgöra god sed för aktiv ägarstyrning av projekt i olika frågor. För det enskilda projektet kan andra lösningar än de PMcode anger mycket väl innebära bättre ägarstyrning. PMcode består av ett antal regler. Det är till dessa regler som företag som tillämpar PMcode har att förhålla sig med avseende på följ eller förklara. För att undvika graderingar och oklarhet om kraven på efterlevnad har uppfyllts eller inte, har genomgående ”ska” eller ”får” respektive ”ska inte” eller ”får inte” använts. A 7 Vilka projekt ska tillämpa PMcode? Det bör vara god sed att företag som driver större projekt eller projekt som är synnerligen viktiga för företaget tillämpar PMcode. Företag, vars aktier upptas till handel på reglerad marknad, bör tillämpa PMcode på större projekt. 6 PMcode 2011-03-15 RB PB1 B. PMcode för ägarstyrning av projekt Ägarstyrningen av projekt i företag regleras inte av skrivna regler utan av praxis och olika mer eller mindre etablerade projektmodeller, som varierar mycket från företag till företag. Tyvärr finns det lite i modellerna och praxis som hanterar det yttersta ansvaret och styrningen av projekt som i många fall har en storlek och omfattning som ett medelstort företag. Projektmodellerna innehåller normalt sett regler om projektets organisation och framdrift. I dessa modeller finns emellertid för lite beskrivet om aktiv ägarstyrning och projektstyrelsens ansvar och arbetsformer. Av PMcode följer att det i projektet ska finnas tre beslutsorgan, projektstämma (där alla projektägare är representerade), projektstyrelse och projektledare, vilka står i ett hierarkiskt förhållande till varandra. Det ska också finnas ett kontrollorgan, projektrevisor, som utses av projektstämman. Se figuren nedan. Projektägare • Olika stakeholders Projektstämma Projektrevisor Organisation enligt PMcode – project governance Projektstyrelse Projektledare 7 PMcode 2011-03-15 RB PB1 Definition av Verksamhetsprojekt Vad är ett verksamhetsprojekt • det är ett projekt/program med fokus på Effekthemtagning Ett projekt/program innehåller t ex följande delar • Affärsmodeller, Affärsutveckling • Processer, processutveckling • Organisationsutveckling • Förändringsledning • Utbildning • Kommunikation • IT-system • IT-stöd • Lansering, implementering Projektet/programmet styrs av ett Business case eller motsvarande Den absolut viktigaste punkten är effekt och effekthemtagning B 1 Ägarrollen - projektstämma I arbeten som berör hur man driver framgångsrika projekt betonas vikten av aktiva projektägare. En viktig aktivitet är då att delta i och utöva projektägarnas inflytande på projektstämman. Genom projektägarnas aktiva stämmodeltagande främjas en väl avvägd maktbalans mellan projektägarna, projektstyrelsen och projektledningen. Projektägarna i projekt som bedrivs av företag är ofta företagsledningen i företaget. Det kan dock finnas andra intressenter till stora projekt, det kan vara samprojekt mellan olika företag eller det kan vara samprojekt med kunder eller konsultföretag. Dessa ägare utövar ofta sin ägarroll aktivt och tar ett särskilt ansvar för projektet, bl.a. genom att engagera sig i projektstyrelsen. B 2 Projektstämma Det forum där projektägarnas inflytande utövas är projektstämman, som är projektets högsta beslutande organ. Stämman kan avgöra varje fråga i projektet, som inte uttryckligen faller under ett annat beslutsorgans exklusiva kompetens. Annorlunda uttryckt har projektstämman en uttalat överordnad ställning i förhållande till projektets styrelse och projektledare. Projektägarnas (om de är fler än en) inbördes rösträtt på projektstämman skall beslutas i ett projektavtal före projektets definitiva start. En projektägare som inte personligen kan närvara vid projektstämman får utöva sin rätt genom ett ombud. Det skall hållas projektstämmor i den omfattning som beslutas i projektavtalet före projektstart. Projektstämman ska också besluta i fråga om ”ansvarsfrihet” enl ägardirektiv och projektavtalet för styrelsens ledamöter och för projektledaren. Beslut ska även fattas i övriga ärenden som enligt 8 PMcode 2011-03-15 RB PB1 PMcode ankommer på stämman, t.ex. fastställa ägardirektiv, val av styrelseordförande, styrelseledamöter och projektrevisor. Styrelsens mandatperiod fastställs från fall till fall. Även t ex projektstyrelsearvoden och övriga arvoden bör fastställas av stämman. Projektstämmans beslut fattas genom omröstning vid vilken varje projektägare har en röst, om inte annat framgår av projektets projektavtal. Projektstämmans beslut fattas med enkel majoritet av de avgivna rösterna. B 3 Projektstyrelse Projektstyrelsen ska ansvara för projektets organisation och förverkligandet av projektets ägardirektiv. Den mycket vida beslutskompetens som praxis tillerkänner styrelsen begränsas i förhållande till stämman i första hand av de fall som ger stämman exklusiv beslutanderätt i vissa frågor, exempelvis i fråga om ändring av ägardirektiv, projektavtal (jfr bolagsordning), val av styrelseordförande, styrelseledamöter och projektrevisor. Projektstyrelsen är i sin förvaltning emellertid skyldig att rätta sig efter särskilda föreskrifter som kan ha meddelats av projektstämman, förutsatt att föreskriften i fråga inte strider mot projektavtalet. Projektstyrelsen kan delegera uppgifter till personer inom eller utom Projektstyrelsen men inte avbörda sig det yttersta ansvaret för projektets organisation och förvaltning eller skyldigheten att sörja för en betryggande kontroll av projektets ekonomiska förhållanden. Projektstyrelsen är vid en sådan delegation skyldig att handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas. Projektstyrelsen ska fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt eget arbete. Finns det i Projektstyrelsen en arbetsfördelning mellan ledamöterna, ska också den framgå av arbetsordningen, något som aktualiseras exempelvis om det i Projektstyrelsen finns utskott med uppgift att bereda frågor inom ett visst område, t.ex. ett kvalitetssäkringsutskott. Projektstyrelsen kan även delegera beslutanderätt till ett sådant utskott, men Projektstyrelsen kan inte avbörda sig ansvaret för de beslut som fattas på grundval av detta. Projektstyrelsen ska bestå av minst tre ledamöter, och en av dessa ska av projektstämman utses till ordförande. Ordföranden har ett särskilt ansvar för att leda styrelsens arbete och se till att styrelsen fullgör sina uppgifter. Enligt PMcode bör man överväga sammansättningen av styrelsen. Styrelseengagemang i en projektstyrelse har många olika aspekter, tiden för att arbeta i styrelsen, kompetensen och erfarenheten att vara ansvarig för stora projekt, risken för ”jäv” gentemot andra intressenter i olika beslutssituationer. Projektstyrelser i projekt består till helt övervägande del av interna ledamöter. Man skall eftersträva att även ha externa ledamöter i projektstyrelsen för att på så sätt få tillgång till extern expertis och erfarenhet. B 4 Projektledare 9 PMcode 2011-03-15 RB PB1 Projektets Projektledare ska sköta den löpande projektverksamheten. Projektledaren är skyldig att bereda och inför projektstyrelsen föredra frågor som ligger utanför den löpande projektverksamheten. Projektstyrelsen ska meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för denna bedömning ska samlas in och rapporteras till Projektstyrelsen. Projektledaren är ett i förhållande till projektstyrelsen underordnat projektorgan. Projektstyrelsen kan ge Projektledaren anvisningar om hur löpande förvaltningsåtgärder ska handläggas eller beslutas. Projektledaren är skyldig att följa sådana anvisningar inom den ram som följer av PMcode. Styrelsen kan också själv avgöra ärenden som ingår i den löpande förvaltningen. Projektledaren, som normalt är adjungerad, kan ingå i projektstyrelsen men får inte vara dess ordförande. Oavsett om Projektledaren är styrelseledamot eller inte har han eller hon rätt att närvara och yttra sig vid projektstyrelsens sammanträden såvida inte projektstyrelsen i ett särskilt fall bestämmer något annat. B 5 Projektrevisor Projektets projektrevisor utses i första hand av projektstämman/projektägaren eller i andra hand av projektstyrelsen för att granska dels projektets genomförande, dess effekter samt redovisning och bokföring, dels styrelsens och projektledarens förvaltning av projektet. Projektrevisorn skall även granska alla delprojekt samt dess påverkan på det totala projektet. En projektrevisor i ett projekt har således sitt uppdrag från och rapporterar till projektstämman/projektägaren och får inte låta sig styras i sitt arbete av styrelsen eller projektledningen. Projektrevisorernas rapportering till projektägarna sker på projektstämma genom revisionsberättelse. Revisionsberättelsen ska innehålla ett uttalande om huruvida redovisningen av dels resultaten, effekterna och ekonomi för projektet är korrekt. 10 PMcode 2011-03-15 RB PB1 C. Regler för ägarstyrning C 1 Projektstämma Projektägarnas inflytande i projektet utövas vid projektstämman, som är projektets högsta beslutande organ. Projektstämma ska förberedas och genomföras på ett sådant sätt att förutsättningar skapas för projektägarna att utöva sina rättigheter på ett aktivt och välinformerat sätt. 1.1 När tid och ort för projektstämma har fastställts ska uppgift om detta publiceras utan dröjsmål. 1.2 Kallelse och övrigt underlag till projektstämma ska ha sådan utformning och utfärdas respektive tillhandahållas i sådan tid att projektägarna kan bilda sig en välgrundad uppfattning om de ärenden som ska behandlas. (Förslag till agendapunkter i bilaga, kommer senare) 1.3 Vid projektstämma ska projektstyrelsens ordförande och så många av de övriga styrelseledamöterna närvara att styrelsen är beslutför. Projektledaren ska alltid närvara. Vid projektstämma ska också minst en ledamot av projektets valberedning, minst en av projektets projektrevisorer närvara. 1.4 Projektstämma ska hållas på företagets koncernspråk och det material som presenteras ska finnas tillgängligt på koncernspråket, om inget annat språk beslutas på projektstämma. 1.5 Till justerare av protokoll från projektstämma ska utses projektägare eller ombud för projektägare som inte är styrelseledamot. 1.6 Protokoll från senaste projektstämma och därefter hållna projektstämmor ska göras tillgängliga på projektets webbplats, och vara tillgängligt för alla berörda. C 2 Val av styrelse och revisor, valberedning Val och arvodering av externa styrelseledamöter och projektrevisor ska beredas genom en av projektägarna styrd process, som skapar förutsättningar för väl underbyggda beslut. 2.1 Projektet bör ha en valberedning som kan vara projektägaren. Valberedningen lämnar förslag till ordförande och övriga ledamöter i styrelsen samt arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna. Valberedningen ska också lämna förslag till val och arvodering av projektrevisor. 2.2 Valberedningens sammansättning beslutas i projektavtalet. C 3 Projektstyrelsens uppgifter 11 PMcode 2011-03-15 RB PB1 Projektstyrelsen ska förvalta projektet angelägenheter i samtliga projektägares intresse. 3.1 I projektstyrelsens uppgifter ingår bland annat att: fastställa mål för projektet, effekter och projektstrategi, säkerställa att projektet har tillräckliga och nödvändiga resurser för att kunna genomföras enl styrelsens beslut tillsätta, utvärdera och vid behov entlediga projektledaren, se till att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av projektets verksamhet, se till att det finns en tillfredsställande kontroll av projektets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller för projektets verksamhet, se till att erforderliga etiska riktlinjer fastställs för projektets uppträdande, säkerställa att projektets informationsgivning präglas av öppenhet samt är korrekt, relevant, tillräcklig och tillförlitlig 3.2 Styrelsen ska godkänna väsentliga uppdrag som projektledaren har utanför projektet. C 4 Projektstyrelsens storlek och sammansättning Projektstyrelsen ska ha en storlek och sammansättning som säkerställer dess förmåga att förvalta projektets angelägenheter med integritet och effektivitet. 4.1 Projektstyrelsen ska ha en med hänsyn till projektets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende de projektstämmovalda ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. En jämn könsfördelning ska eftersträvas. 4.2 Styrelseledamot ska utses för tiden intill någon kommande projektstämma som anges vid valet. C 5 Projektstyrelseledamots uppdrag Projektstyrelseledamot ska ägna uppdraget den tid och omsorg och tillägna sig den kunskap som fordras för att tillvarata projektets och dess ägares intresse. För att projektstyrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut ska projektledaren förse projektstyrelsen med erforderligt underlag för dess arbete både inför och mellan projektstyrelsens sammanträden. 5.1 Projektstyrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden projektstyrelsen har att behandla och begära den information som ledamoten anser nödvändig för att projektstyrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut. 5.2 Projektstyrelseledamot ska tillägna sig den kunskap om projektets uppdrag, organisation, genomförande m.m. som fordras för uppdraget. 12 PMcode 2011-03-15 RB PB1 C 6 Projektstyrelseordförande Projektstyrelsens ordförande har ett särskilt ansvar för att projektstyrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt. 6.1 Projektstyrelsens ordförande ska väljas av projektstämman. Om ordföranden lämnar sitt uppdrag under mandattiden ska styrelsen inom sig välja ordförande för tiden intill slutet av nästa projektstämma. 6.2 Om projektstyrelsens ordförande är anställd i eller har stadigvarande uppdrag för bolaget utöver ordförandeuppdraget ska arbetsfördelningen mellan detta uppdrag och ordförandeskapet tydligt klargöras. 6.3 Projektstyrelsens ordförande ska se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter. Ordföranden ska särskilt organisera och leda projektstyrelsens arbete för att skapa bästa möjliga förutsättningar för projektstyrelsens arbete, se till att ny styrelseledamot genomgår nödvändig introduktionsutbildning samt den utbildning i övrigt som styrelseordföranden och ledamoten gemensamt finner lämplig, se till att projektstyrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om projektet och företaget, ansvara för kontakter med projektägarna i ägarfrågor och förmedla synpunkter från projektägarna till projektstyrelsen, se till att projektstyrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt arbete, ha löpande kontakt med och coacha projektledaren, efter samråd med projektledaren fastställa förslag till dagordning för projektstyrelsens sammanträden, kontrollera att projektstyrelsens beslut verkställs, se till att projektstyrelsens arbete årligen utvärderas C 7 Projektstyrelsens arbetsformer Formerna för projektstyrelsens arbete ska fastställas av styrelsen och vara tydliga och väl dokumenterade. 7.1 Projektstyrelsen ska minst en gång per år pröva projektstyrelsens arbetsordning, instruktion för projektledaren och rapporteringsinstruktion med avseende på aktualitet och relevans. 7.2 Om projektstyrelsen inom sig inrättar utskott, ska det av projektstyrelsens arbetsordning framgå vilka arbetsuppgifter och vilken beslutanderätt projektstyrelsen har delegerat till utskott samt hur utskotten ska rapportera till projektstyrelsen. Utskott ska protokollföra sina sammanträden och protokollen ska tillhandahållas projektstyrelsen. 13 PMcode 2011-03-15 RB PB1 7.3 Projektrevisorn ska, aktivt övervaka projektets utveckling och finansiella rapportering, med avseende på den finansiella rapporteringen övervaka effektiviteten i projektet i dess interna kontroll, internrevision och riskhantering, Projektstyrelsen ska granska och övervaka projektrevisorns opartiskhet och självständighet och då särskilt uppmärksamma om projektrevisorn tillhandahåller företaget eller projektet andra tjänster än revisionstjänster Projektrevisorn ska periodiskt till projektstyrelsen redovisa om det finns någon omständighet som väsentligt kan rubba förtroendet för hans eller hennes opartiskhet eller självständighet, rådgöra med projektstyrelsen om detta förhållande och vilka åtgärder som har vidtagits, lämna en skriftlig försäkran om sin opartiskhet och självständighet 7.4 Projektstyrelsen ska se till att projektet har god intern kontroll och formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering, riskbedömning och intern kontroll efterlevs. 7.5 Styrelsen ska minst en gång per period enligt projektavtalet, utan närvaro av projektledaren eller annan person från projektledningen, träffa projektets projektrevisor. 7.6 Projektstyrelsens protokoll ska tydligt återge vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits för respektive ärende samt innebörden av de beslut som fattats. Protokollet ska sändas till projektstyrelsens ledamöter så snart som möjligt efter styrelsesammanträdet. C 8 Utvärdering av projektstyrelse och projektledare Regelbunden och systematisk utvärdering utgör grunden för bedömning av projektstyrelsens och projektledarens prestationer och för en fortlöpande utveckling av deras arbete. 8.1 Projektstyrelsen ska minst en gång årligen genom en systematisk och strukturerad process utvärdera styrelsearbetet med syfte att utveckla styrelsens arbetsformer och effektivitet. Resultatet av utvärderingen ska i relevanta delar redovisas för valberedningen. 8.2 Styrelsen ska fortlöpande utvärdera projektledarens arbete. Utvärdering sker enligt projektledarens uppdragsbeskrivning och projektstyrelsen skall särskilt behandla denna fråga, varvid ingen från projektledningen ska närvara. C 9 Information om ägarstyrning 14 PMcode 2011-03-15 RB PB1 Projektstyrelsen ska minst en gång årligen i en ägarstyrningsrapport informera projektägarna och andra intressenter om hur ägarstyrningen i projektet fungerar och hur projektet tillämpar PMcode för aktiv ägarstyrning av projekt. 9.1 Projektet ska i ägarstyrningsrapporten, för varje regel i PMcode som projektet har avvikit från, redovisa denna avvikelse, ange skälen för detta samt beskriva den lösning som valts i stället. 9.2 Följande uppgifter lämnas i ägarstyrningsrapporten, om de inte framgår av projektets avrapportering: arbetsfördelningen i projektstyrelsen, hur projektstyrelsearbetet bedrivits under den senaste perioden, inkluderande antal styrelsesammanträden och respektive ledamots närvaro vid projektstyrelsesammanträden, sammansättning, arbetsuppgifter och beslutanderätt för eventuella styrelseutskott och respektive ledamots närvaro vid utskottens sammanträden, för projektledaren, huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet, väsentliga uppdrag utanför projektet 15 PMcode 2011-03-15 RB PB1 Bilaga Bilaga olika begrepp På sidan 4 under punkt A3 finns de begrepp som använts i bolagskoden definierade. Dessa begrepp kanske inte alltid stämmer överens med de begrepp som används i olika situationer. Skälet till detta kan vara att det inte finns någon enhetlig standard för begrepp inom projektvärlden och att den ev praxis som utbildats i olika sammanhang inte används konsekvent i olika organisationer. Ett annat skäl är att vi när vi utarbetat koden valt att använda andra begrepp och termer eftersom PMcode innehållet en del nytänkande som inte direkt låter sig översättas till de begrepp som idag används. Nedan finns lite olika samband, synonymer och allmänna ideer: Nomenklaturfrågor Man måste kunna använda nomenklaturen i många olika sammanhang Styrgruppsordföranden skall vara beslutsfattare. Detta gäller i den traditionella bilden av styrgruppordförande. Att styrelseordföranden måste kunna fatta beslut tillsammans med styrelsen är klart men det bör ske inom ramen för projektdirektivet annars måste beslutet förankras hos projektägaren/ägarna Projektstämma kan vara ett nytt begrepp för att på ett bra sätt kunna samla projektägarna om de är fler än en och då kunna fatta medvetna, underbyggda och bra beslut. Projektstyrelse kan vara detsamma som projektstyrgrupp men inte i traditionell bemärkelse. Projektledning måste definieras vem ingår och hur arbetar man. Definitioner Projektägare är högsta gemensamma nämnare för ägandet av projektet. Projektstämma olika personer som har beslutsmandat i olika situationer Sponsor de som skall betala för projektet, bör i normalfallet vara samma som projektägarna. Projektägardirektiv i affärstermer kan vara samma som Project charter, bl a Business case Projektstyrelseordförande kan i olika sammanhang kallas beställarombud Projektstyrelse kan också benämnas Styrgrupp, strategisk styrgrupp Projektdirektiv kan också benämnas Projektfullmakt, Project charter Projektledning arbetar efter Projektledningsplan (leda och styra PM), Projektspecifikation (Projektprodukt) Detta innebär att begreppen; beställare, sponsor, ägare, projektägare måste definieras och fastställas så att det är helt klart vad som menas i olika situationer. Sid 7, Project governance, vilka ingår i beslutshiearkin? 16