Minnesanteckningar
Seminarium den 8 december 2004
Naturinvesteringsprogram och projektledarutbildning
Länsstyrelsen i Malmö 9.00-12.00
Johan Johnmark, Länsstyrelsen i Skåne, hälsade alla välkomna och inledde med en
presentation av arbetet med NIP-bidrag 2004. Totalt söktes över 21 miljoner kronor till 58
projekt i Skåne. Länsstyrelsen i Skåne fick drygt 9,1 miljoner att fördela som senare har
kompletterats med först 350 000 kr och ytterligare 118 000 kr. Totalt har nu 9 662 400 kr
anslagits av naturvårdsverket 2004 för lokala och kommunala naturvårdsprojekt i Skåne.
Dessa bidrag medför att 19 miljoner kronor kommer att investeras i naturvårdsåtgärder de
kommande åren med start 2005. Det totala bidraget i landet blev 80 800 000 kr. I Skåne var
det 16 kommuner som är huvudsökande för projekten och ytterligare 5 kommuner medverkar
i gemensamma projekt.
Prioriterade projekt
Länsstyrelsen har prioriterat följande projekt:
- i kommuner som är svaga i sitt naturvårdsarbete (t ex inte har en full ekologtjänst)
- som stärker framtida naturvårdsarbete
- som avser hotade naturtyper och arter
- som omfattar områden i tätortsnära naturområden utpekade i ”Närmare naturen i Skåne”.
- som medför kunskapsspridning till olika ålder, kön och ursprung.
- som har en bred lokal förankring.
Resultatet är att 29 projekt med 74 åtgärdskategorier fått bidrag. Flest åtgärder gäller
restaurering och kunskapsökning. I de 29 projekten ingår samarbete med hela 51 föreningar.
Johan informerade om att Naturvårdsverket har önskat stärka kopplingen till miljömålen och
vill t ex ha ett huvudmiljökvalitetsmål för varje projekt. Johan har därför tvingats analysera
alla ansökningar för att hitta huvudmiljökvalitetsmålet. I nästa ansökningsomgång kommer en
ny ansökningsblankett tas fram med mer detaljerad beskrivning av kopplingen till
miljökvalitetsmålen. Det miljökvalitetsmål som fick mest pengar i Skåne var Levande sjöar
och vattendrag tätt följt av God bebyggd miljö. Nationellt fick God bebyggd miljö mest
bidrag och omfattade även flest ansökningar.
Tips för 2005
Johan gav följande tips inför 2005:
- skriv ett projekt per ansökan och försök inte klumpa ihop flera i samma ansökan.
- Beskriv kostnader per åtgärdskategori
- Dela upp varje projekt så att kostnader framgår för varje år och notera att 25% inte fås
förrän slutredovisningen.
- Den nya blanketten kommer troligen under januari.
- Besök Länsstyrelsens hemsida för senaste informationen
- Kontakta HUT Skåne för stöd och hjälp i ansökandet
Projektledning
Miljökonsult Jan Miörner gav sedan en mycket intressant introduktion till projektledning. Jan
arbetar i två företag Replik AB samt Solutioncenter. Hela föredraget finns på hemsidan
www.solutioncenter.se kund:hut , lösen:041208.
Jan började med två metaforer för att beskriva projektledararbetet. Den första var
traktorpulling. Det är ofta tungt att dra projektet framåt och projektet har en tendens att fastna
hur hårt man än drar. Den andra metaforen var segling. Här finns ofta ett konkret mål,
besättningen är samtrimmad men det gäller att hålla utkik efter grund och hårt väder. För
segelbåten behövs en bra skipper/projektledare som utnyttjar vinden till sin fördel och
trimmar in båt och besättning för att segla med vinden.
Utifrån en mindmap (som finns på hemsidan) beskrev Jan de olika delarna i projektledning.
Definition
Projekt kännetecknas av att ha ett tydligt mål och avgränsning. (Många projekt är dåligt
målstyrda och diffusa i sin avgränsning vilket skapar problem). Projekt har även en bestämd
tidsperiod och avgränsade resurser. Projekt kännetecknas också av särskilda arbetsformer där
olika kompetenser ofta samverkar.
Varför arbeta i projekt?
Projekt startas ofta för att lyfta ut en särskild fråga och avsätta särskilda resurser för att nå det
önskade målet. Ett projekt kan ge legitimitet för samverkan och samordning mellan olika
aktörer. Sakfrågor kan belysas med olika kompetenser. Ansvar och befogenheter kan
tydliggöras.
Projekt kan ses som process som sker på tvärs med vanlig organisation och därför kan det
uppstå en kamp om resurser och tid. Det är viktigt att vara medveten om denna konflikt för att
kunna förebygga konflikter. Projekt kan även beskrivas som både inne i och utanför den
ordinarie organisationen.
Olika faser
Projekt genomgår en rad faser från idégenerering, via förundersökning till dialog och direktiv
innan projektet startar. Det är viktigt att ta god tid i förarbetet för att få ett bra projekt. Det
slarvas ofta med direktiv och tydlighet i vem uppdragsgivaren är. Som projektledare är det
viktigt att kräva en fysisk person som uppdragsgivare och kontaktperson. Formalia är bra för
tydlighet och det finns ISO 10006 som kan användas i projektarbete för kvalitetssäkring.
Efter projektstart och själva genomförandet är det viktigt att efter avslutning göra
rapportering, utvärdering och uppföljning för att ta med kunskap till framtida projekt.
Vad kännetecknar en bra projektledare?
Sakkunskap, entusiasm, målinriktning, vilja, tydlighet, lyhördhet är saker som förknippas med
en bra projektledare och även chefer i allmänhet. Projektledaren behöver social kompetens,
ledarkompetens, metodisk kompetens och strategisk kompetens.
Jan visade en bild från en av böckerna som behandlar ämnet, där tre motsatspar bildar sex
dimensioner. Projektledaren behöver se både framåt och bakåt för bland annat styrsystem av
projektekonomi, förutse förändringar etc. Han/hon behöver se både inåt och utåt, granska sitt
eget ledarskap och förhålla sig till omgivningen. Han/hon behöver även se uppåt och nedåt,
förhålla sig till chef/uppdragsgivare och hantera gruppen som arbetar med projektet. Det är
viktigt att kommunicera syfte och inriktning med både uppdragsgivare och projektgrupp samt
att identifiera framgångar.
När ett projekt startar är det viktigt att göra en intresseanalys för att lokalisera målgrupper och
berörda parter. Det är också värdefullt att göra en kommunikationsplan även för små projekt
om hur kontakter skall tas, när och med vem.
Typ av projekt
Jan visade en bild av tre olika typer av projekt med en flytande övergång, fasta-, tillfälligaoch öppna projekt när det gäller resultat, struktur, förmalitet och kunskapsnivå. När det rör sig
om fasta projekt kan projektledaren liknas vid en orkesterdirigent som skall få teamet att
samverka med sina speciella kunskaper. I mer tillfälliga projekt kan projektledaren liknas vid
en skulptör som samordnar, skapar allianser, ifrågasätter och är pionjär i vissa avseenden. I
den tredje typen, öppna projekt, kan projektledaren liknas vid en mullvad som är en innovatör
som bryter nya rutiner och finner tid och arbetsutrustning.
Systemsyn
Som i naturen kan man se projektarbetet som en process med många styrfunktioner som ger
effekter och verkan. Detta ger en osäkerhet och svårighet att styra då allt inte är möjligt att
förutse. Det gäller att inte göra för stora styråtgärder då utslagen inte alltid är kända.
Det är betydelsefullt att vara uppmärksam på att det finns både en synlig och en osynlig grupp
kring projektet. Den synliga är främst arbetsgruppen och den osynliga är andra grupperingar
med inflytande som påverkar projektet. Det kan vara beslutsfattare, opinionsbildare,
administration m fl. Det är värdefullt att kartlägga dessa externa aktörer.
En bild som åskådliggör detta är en triangel med tid, kostnader och specifikationer i vardera
hörn samt en cirkel runt som åskådliggör mer diffusa aspekter som interna frågor, personliga
motiv och externa frågor.
En dynamisk tankemodell som Jan presenterade är PDCA som står för Plan – Do – Check –
Act och syftar på en återkopplad revideringsmodell där man följer upp åtgärder och lär sig av
misstag/ständigt förbättrar. Många projekt genomför åtgärder som kanske inte alltid står i
relation till uppdraget utan påverkas av personliga krav. Genomförandet får inte ta över helt
utan det är viktigt att planering, utvärdering och förändring får utrymme.
Effektiva möten
Det finns väldigt många möten som inte är effektiva. En enkel modell som alla kan pröva
består av fyra moment.
- Först börjar mötet med att klargöra målet med mötet, vad skall ha hänt när mötet är
klart? Vilka personliga mål har var och en med mötet (agendan inte avgörande om
mötet varit lyckat)
- Efter mötet ger alla ett muntligt betyg 1-10.
- Slutligen ges förslag till nästa möte på vad som kan bli bättre.
Denna process ökar samhörigheten och förståelsen för varför man är på mötet. Om någon inte
samstämmer med målet är det kanske bortkastad tid att närvara.
Litteratur
Jan tipsade om sex böcker om projektledning:
- Projektledaren, ledarperspektiv – Wendy Briner m fl
- Effektivt projektarbete – Jan Wisén, Nordstedt Juridik (bra detaljerad)
- Handbok i projektarbete – Ove Larsson, Liber Hermids (en översikt)
- Att leda och arbeta i projekt, planeringsboken – Monica Lööw, Liber
- Projektekonomi – Agneta Östlund, Liber
-
Bättre projekt – Ingemar Ander
Websidor som är intressanta finns angivna på hemsidans föredrag.
Exempel på gröna LIP-projekt i Malmö – att lära av sina misstag
Avslutningsvis berättade Annika Kruuse, områdesekolog i Malmö stad, om erfarenheter av
projektarbete i Malmö. Det var stora summor som Malmö fick i bidrag för bland annat Bo01
(250 miljoner) där det bland annat ingick ”Biotopisk stadsdel” med 5,4 miljoner (inbegriper
ersättningsbiotop för fåglar på 2,2 miljoner), områdesekolog på 3,2 miljoner samt Holk01, en
bomässa för djuren.
Som för många andra miljö- och naturvårdsprojekt saknade Malmö tydliga direktiv och
uppdragsgivare. En viktig orsak är att naturvården inte har någon tydlig förankring i den
politiska och kommunledande organisationen. Initiativ kommer ofta från lägre tjänstemän,
vanligen ekologer och det fanns inga exempel från seminariet där politiker eller chefer
initierat större naturvårdsprojekt.
Naturvårdsprojekt är normalt konkreta och tydliga i sitt genomförande. Annika gav dock rådet
att vara noga med gruppsammansättningen. Det är enklast att ta med personer med samma
intressen men ofta är det viktigt att få med andra aktörer för att projektet skall bli
framgångsrikt.
Annika tipsade också (liksom Jan) om mindmaping som en förträfflig arbetsmetod. Genom att
sätta sig ner i början av projektet med alla inblandade och skissa upp alla aspekter får man
med sig deltagarna. Alla får möjlighet att bidra med sina kompetenser och projektledaren gör
bäst i att hålla en låg profil för att få bättre fördelning på ansvar och uppgifter. Utifrån
mindmapen kan man sedan göra en tabell med en lista på saker som skall göras och sedan en
tidsaxel som beskriver genomförandet. Till detta görs en tabell med ansvariga för varje
delmoment och man har sedan en enkel men utmärkt projektplan.
Annika berättade också om försök att spara pengar genom att anlita t ex elever och studenter
ofta kan bli betydligt jobbigare och dyrare i det långa loppet. Det är ofta bäst att anlita proffs
från början om inte delaktighet är en viktig del av projektet.
Pernilla från Hässleholm tog också upp ett exempel där kommunen anlitat billig men duktig
arbetskraft inom arbetsmarknadsåtgärder för att bygga upp ett mycket bra GIS system men
när personen inte finns kvar är det ingen som kan öppna systemet.
Pernilla framhöll också betydelsen av att ha trevliga uppstartsmöten samt avslutningsfester för
att skapa en positiv gemenskap och känsla av att ha nått resultat.
Johan Johnmark poängterade betydelsen av tids- och målstyrning och eftersom det inte fanns
fler frågor avslutades mötet för att fortsätta med diskussioner i mindre grupper.
Vid protokollet
Per Blomberg
HUT Skåne
