Rutin för hantering av uppgifter
för person med skyddad identitet
boende i LSS-bostad Östersunds kommun.
1
Inledning
Detta material skall var ett stöd att utgå ifrån när en person med skyddad
identitet flyttar in på en LSS-bostad.
Att leva med skyddad identitet påverkar individens livssituation på många
olika sätt. Genom att arbeta utifrån upprättade rutiner kan trygghet skapas för
den enskilde och för personal i verksamheten.
Folkbokföringsuppgifter är i regel offentliga , men inte alltid.
Uppgifter om personen som läcker ut kan göra att personen lider allvarlig
skada.
En person som tvingas leva med skyddad identitet måste kunna vara säker på
att hemliga uppgifter inte läcker ut.
Hur skall kontakten med olika personer, myndigheter, närstående för en
person med skyddad identitet ske?
Som stöd för att dokumentera dessa uppgifter finns en mall - handlingsplan.
Det är avgörande för personen och dennes närstående att personal som
kommer i kontakt med den boende vet hur de skall hantera de uppgifter som
inte får lämnas ut.
2
Beskrivning av olika nivåer av skyddad identitet
och vad detta innebär.
Den enskilde ansöker om skyddad identitet hos skatteverket.
Det finns tre typer av skyddad identitet.
• Sekretessmarkering
I folkbokföringsadressen sätts en varningssignal in så att tjänstemän som hanterar
personens uppgifter kan se att det bör göras en noggrann prövning innan personens
uppgifter lämnas vidare.
• Kvarskrivning
Personen flyttar men är fortfarande skriven i sin tidigare församling och den nya adressen
registreras inte i folkbokföringen. Kvarskrivningen gäller i treårsperioder och
omständigheterna ska vara de samma som de som står i lagen om kontaktförbud.
• Fingerade personuppgifter
Personen får en helt ny identitet( nytt namn och personnummer).
För att få ny identitet måste personen stå under mycket allvarliga hot och endast en
mycket liten andel av ansökningarna godkänns. ansökan görs till Riskpolisstyrelsen som
kommer att vara den enda myndighet som har uppgifter om personens identitetsbyte.
Begränsning av mängden uppgifter.
Vilka personuppgifter som särskilt måste skyddas kan variera mellan personer .
Utgångspunkten är att inte behandla fler uppgifter än vad som behövs och som är
viktiga för den enskilde. Chef gör tillsammans med den enskilde alternativt godman/
närstående en bedömning av vilka personuppgifter och kontaktuppgifter som behöver
registreras i tex. handlingsplanen och i genomförandeplanen.
Begränsningen innebär också att det tydligt skall framgå vem / vilka som behöver få
kännedom om att personen har skyddad identitet.
För de personer som har åtkomst till uppgifterna skall det klart och tydligt framgå att
uppgifterna är skyddade.
3
Hantering av uppgifter
• Att skicka brev till person med skyddad identitet:
När du skickar brev till någon med skyddad identitet skall du posta det till skatteverket.
Handlingarna som skall till personen med skyddad identitet läggs i ett kuvert. På kuvertets
framsida skriver du personens namn och personnummer.
Klistra igen kuvertet och lägg detta i ett större kuvert som du skickar till skatteverket.
Undvik att använda kommunens logga i skriftlig kommunikation med den enskilde.
Skriv på kuvertet:
Förmedlingsärende
Skatteverket
971 82 Luleå
• Information
All personal som kommer i kontakt med skyddade personuppgifter måste få utbildning i de
rutiner som gäller för LSS-bostadens behandling av skyddade personuppgifter.
Enhetschef ansvarar för att information delges personal, vikarier och praktikanter.
Ansvaret innebär också att det regelbundet sker en uppföljning av den aktuella rutinen.
• Dokumentation
I procapita läggs uppgifter gällande den enskilde in endast av LSS - handläggare.
Uppgifterna är sekretessmarkerade.
Dokumentation i den sociala journalen skrivs på papper och förvaras i personakten hos
enhetschef.
Löpande anteckningar förs av personal i LSS-bostaden på papper och förvaras inlåst
i personakten i LSS-bostaden.
Vem som skall ha vilken typ av information skall finnas dokumenterad i den skriftliga
överenskommelse/ handlingsplan som gjorts tillsammans med den enskilde.
• Telefonsamtal
Vid telefonsamtal där känslig information skall lämnas , eller där det finns risk för att
personens adress identifieras skall rutinen vara att motringa.
Detta innebär att personal gör en bedömning av att det är en person som man tex. kan lämna
information till, har rätt att få information och begära in uppgifter etc. Detta skall styrkas av
att personal motringer tillbaka till den som ringt upp.
• Sekretess skyddad faktura.
Enhetschef kan vid behov begära sekretess skyddad faktura hos enheterna Lokal och bostad
samt hos Ekonomi och finans. Överenskommelse om hur kontakten skall ske mellan dessa
verksamheter skall finnas.
4
