Handläggning av personer med
skyddad identitet (PV)
Marianne Nilsson (mani9)
2 (6)
Administrativ rutin
Handläggning av personer med skyddad
Primärvårdsstaben
Marianne Nilsson (mani9)
16185-2
identitet (PV)
Innehållsförteckning
1
Inledning
3
1.1
Tre typer av skyddade personuppgifter
3
1.2 Hotade personer som ännu ej fått skyddad
identitet
3
1.2.1
3
Barn
2
Primärvårdens uppdrag
3
2.1
Val av hälsocentral
3
3
4
Registrering av personuppgifter
Bokning i journalsystem
4
4
4.1
Cosmic
4
5
6
7
Recept
Ersättning
Förmedling av post
8
Faktura till patienter med skyddade
personuppgifter
9
Loggkontroller
10 Lathund
GODKÄNT AV
Lena Weinstock Swedh
4
4
4
5
5
6
GILTIGT FR O M
2015-01-16
Original lagras och godkänns elektroniskt. Utskrifter gäller endast efter verifiering mot systemet att utgåvan fortfarande är giltig.
3 (6)
Administrativ rutin
Handläggning av personer med skyddad
Primärvårdsstaben
Marianne Nilsson (mani9)
16185-2
identitet (PV)
1 Inledning
Alla personer, såväl patienter, brukare som medarbetare, ska kunna känna sig
trygga med att deras personuppgifter inte kommer i orätta händer.
Informationsutbyte, elektronisk eller icke-elektronisk, får inte leda till att skyddade
uppgifter röjs eller avslöjas.
1.1 Tre typer av skyddade personuppgifter
Sekretessmarkering innebär att Skatteverket för in en markering vid
personuppgifterna i folkboksföringsregistret. Den anger att ingen får lämna ut
uppgifterna utan tillstånd och säkerhetskontroll. Sekretessmarkeringen förs över till
andra myndigheters register.
Kvarskrivning innebär att den gamla adress står kvar i folkbokföringsregistret
trots att personen har flyttat till annan, hemlig adress.
Fingerade personuppgifter innebär att personen får nya identitetsuppgifter, till
exempel ett nytt namn och nytt personnummer.
1.2 Hotade personer som ännu ej fått skyddad
identitet
Personer som nyss har flytt från en situation och som behöver uppsöka sjukvården,
men ännu inte har fått skyddad identitet via skatteverket måste handläggas på
annat sätt. Då får man inte boka patienterna på deras rätta personnummer utan
här gäller bokning via ett reservnummer. Det är viktigt att lämna ut
reservnumret till patienten som själv måste ”hålla reda på” detta nummer.
Kolla så att patienten inte har flera reservnummer igång samtidigt!
När patienten sedan har fått skyddad identitet skall ev. journalanteckning som
skrivits under reservnumret flyttas över till det ”rätta” personnumret. Detta ska ske
via blankett som skickas till VAS-gruppen.
1.2.1 Barn
Om en vuxen har barn så gäller skyddad identitet även dem.
2 Primärvårdens uppdrag
Primärvården har samma vårdansvar för personer med skyddad identitet som för
andra invånare.
2.1 Val av hälsocentral
Personer med skyddad identitet har som alla andra rätt att välja vilken hälsocentral
de vill besöka, men för att minimera hanteringen av personuppgifter registreras
(listas) de inte på någon vårdenhet.
Personer med skyddad identitet ska inte välja vårdenhet eller skicka in någon
valblankett till beställarenheten.
GODKÄNT AV
Lena Weinstock Swedh
GILTIGT FR O M
2015-01-16
Original lagras och godkänns elektroniskt. Utskrifter gäller endast efter verifiering mot systemet att utgåvan fortfarande är giltig.
4 (6)
Administrativ rutin
Handläggning av personer med skyddad
Primärvårdsstaben
Marianne Nilsson (mani9)
16185-2
identitet (PV)
3 Registrering av personuppgifter
Patienter ska kunna legitimera sig även om de har skyddade personuppgifter
och de ska kunna visa handling från Skatteverket att de har skyddade
personuppgifter.
De ska ha med sig sin journal från tidigare vårdtillfällen vid eventuellt besök.
4 Bokning i journalsystem
Patienterna ska bokas på det personnummer som de anger.
OBS! Personer med skyddade personuppgifter går endast att sökas i
befolkningsregistret med fullständigt pnr!
4.1 Cosmic
I Cosmic markeras personer med skyddad identitet genom tydlig röd markering i
vårdmottagarlisten med texten ”Skyddade personuppgifter”. Det är av största vikt
att adressuppgifter och telefonnummer till patient eller anhöriga inte registreras i
Cosmic.
5 Recept
Det går inte att skicka e-recept till patient som har skyddad identitet till
den ”nationella lådan” (NEF).
Det nationella e-receptformatet (NEF) stödjer inte e-recept vid skyddad identitet.
Pappersrecept är alternativet för förskrivning av läkemedel.
6 Ersättning
Vårdenheten får ingen speciell ersättning för vård/läkemedel av personer med
skyddad identitet.
7 Förmedling av post
För att undvika felsändning och fördröjning av post till adressaten gör så här:
1. Lägg försändelsen i ett kuvert och förslut detta.
2. Skriv personnummer utanpå detta kuvert.
3. Observera att innerkuvertet även ska vara försett logotyp och
myndighetsadress
4. Lägg därefter kuvertet i ett annat kuvert och skicka till Skatteverkets adress
enligt nedan.
GODKÄNT AV
Lena Weinstock Swedh
GILTIGT FR O M
2015-01-16
Original lagras och godkänns elektroniskt. Utskrifter gäller endast efter verifiering mot systemet att utgåvan fortfarande är giltig.
5 (6)
Administrativ rutin
Handläggning av personer med skyddad
Primärvårdsstaben
Marianne Nilsson (mani9)
16185-2
identitet (PV)
Förmedlingsärende
Skatteverket
971 82 Luleå
Vid ev. mer information ring:
Skyddshandläggare telefon: 0771-567 567.
Begär Norra regionen
Det ska vidare observeras att skatteverket inte har med innehållet att
göra, varför ett innerkuvert alltid ska vara väl förslutet.
Läs mer: www.skatteverket.se
8 Faktura till patienter med skyddade
personuppgifter
Skriv i patientens adressfält
Förmedlingsärende
Skatteverket
971 82 Luleå
Samma dag, som fakturan skapas ska mail skickas till ekonomiavdelningens
support, [email protected] och meddela detta:
Exempel:
”Vi har idag, (skriv in dagens datum) skapat en faktura för Förmedlingsärende.
Namn på kontaktperson på enheten.
XXX hälsocentral
Hälsocentralens telefon nr”
9 Loggkontroller
Extra loggkontroller
När vårdkontakten avslutas för en patient med skyddade personuppgifter har
verksamhetschefen ansvar för att initiera en extra loggkontroll.
GODKÄNT AV
Lena Weinstock Swedh
GILTIGT FR O M
2015-01-16
Original lagras och godkänns elektroniskt. Utskrifter gäller endast efter verifiering mot systemet att utgåvan fortfarande är giltig.
6 (6)
Administrativ rutin
Handläggning av personer med skyddad
Primärvårdsstaben
Marianne Nilsson (mani9)
10
16185-2
identitet (PV)
Lathund
Person med skyddad identitet har själv ansvaret för att informera
avdelning/mottagning om att de har skyddade personuppgifter
Fråga patienten om de redan har ett reservnummer
Registrera eller dokumentera inte adressuppgifter vare sig i patientjournal
eller register
Upprätta anpassade rutiner för varje enskild patient under aktuell
behandling-/vårdtillfälle som t ex att utse kontaktperson (fast vårdkontakt)
och att aldrig ropa upp patientens namn i samband med besök
Begränsa antal personal som är involverad i patient. Prata aldrig om aktuell
patient annat än med berörd personal i enrum
Det går inte att använda e-recept. Se därför till att det finns möjlighet att
skriva ut pappersrecept
Vid om behov av sjukresetransport skall patienten åka enskilt
För att underlätta och säkerställa kontakt mellan patienten och sjukvården
ska patienten tilldelas telefonnummer till vårdenheten, dit han eller hon kan
vända sig för besked om provsvar, inläggning, epikris mm.
Informera patienten om möjlighet att få sin journal spärrad
GODKÄNT AV
Lena Weinstock Swedh
GILTIGT FR O M
2015-01-16
Original lagras och godkänns elektroniskt. Utskrifter gäller endast efter verifiering mot systemet att utgåvan fortfarande är giltig.
