Elektronisk post och Internet
Användning av elektronisk post, e-post,
och Internet för anställda i Region Skåne
sker i tjänsten.
De uppgifter som finns lagrade i e-posten
liksom uppgifter som sparas från Internet
är att betrakta som offentliga. Särskilda
regler finns för bevarande och förstörande
av sådana uppgifter. Arbetsledaren har
ansvar för hur e-post och Internet används
på en arbetsplats.
Användning av IT-stödda informationssystem dokumenteras genom att händelser
i systemet registreras, s k loggning. Anledningen är att kunna spåra trafik och systemanvändning. Loggningsuppgifter hanteras
enligt PUL och Region Skånes regler.
Den frihet som kan upplevas vid användning av Internet motsvaras inte av samma
anonymitet. All trafik på Internet lämnar
elektroniska spår. Det sker vid s k brandväggar som kontrollerar trafik till och från
Region Skåne och genom de registreringar
som automatiskt görs på den egna datorn.
Även dessa uppgifter är att betrakta som
offentliga.
Region Skåne
Personuppgiftsombudet
291 89 Kristianstad
Tel. vx 044-309 30 00
Rev. 2006 Christian Andersson, Regionkontoret Tryck: Allkopiering/ AM-Tryck & Reklam
Loggning
Hur hanteras mina
personuppgifter
som anställd i
Region Skåne eller
i regionens bolag?
Behandling av
Personuppgifter
Personuppgiftslagen, PUL, reglerar
behandling av personuppgifter.
Lagen har sin grund i ett EU-direktiv och syftar till att skydda den
personliga integriteten vid behandling av personuppgifter, dvs uppgifter om en enskild person.
Ett led i detta skydd är att informera om hur personuppgifter
används och att en enskild person har rätt att få ta del av uppgifter som finns registrerade om
honom eller henne.
Handlingar
Region Skåne är en myndighet. Det
innebär att en handling som är färdig, en s k allmän handling, är offentlig. Vem som helst får därmed ta
del av innehållet.
Uppgifter som omfattas av sekretess
undantas från offentlighetsprincipen
och får inte lämnas ut. Hit hör bl a
uppgifter om patienter och affärshemligheter vid upphandlingar.
Reglerna om offentlighet och sekretess
är desamma oavsett om uppgifterna
finns på papper, på bild, som ljud eller i en dator. Vem som helst kan alltså
begära att få ut icke sekretessbelagda
uppgifter i en dator.
Anställda
I sammanhanget är det också angeläget att knyta an till offentlighetsprincipen och de regler som
gäller för Region Skåne. Vad som
nedan sägs om offentlighet och
Region Skåne som arbetsgivare
gäller också i regionens bolag.
Varje anställd i Region Skåne är i sitt
arbete en del av myndigheten och omfattas därför av de regler som gäller för
denna. Offentlighetsprincipen, med
undantag för sekretessbelagda uppgifter, gäller som huvudregel för det arbete en medarbetare utför och för den
anställde själv.
Därmed måste en anställd i Region
Skåne vara beredd på att i sitt arbete
visas för omvärlden, i viss utsträckning även som person.
För anställda inom sjukvården gäller
dock att personuppgifter av privat
karaktär, som hemtelefon och hemadress, inte ska viss för obehöriga.
Även för övriga anställda tillämpas
stor restriktivitet när det gäller privata uppgifter.
Personal- och löneadministration
Personnummer har sedan länge använts för personal- och löneadministration. Region Skåne måste som
arbetsgivare och myndighet lämna
uppgifter till andra myndigheter. För
dessa ändamål används personnummer för identifiering och kvalitetssäkring av uppgifterna.
Personuppgifter lämnas till Försäkringskassan, Statistiska Centralbyrån,
Socialstyrelsen, Pliktverket, Skatteverket, Kommunernas Pensionsanstalt
och Pensionsvalet AB. Därutöver lämnas också uppgifter till Föreningssparbanken IT för löneutbetalning.
Uppgifter för personal- och lönestatistik, inklusive personnummer, lämnas till Landstingsförbundet, som
ansvarar för ett eget personregister.
Utdrag ur detta register kan beställas
från Landstingsförbundet/Sveriges
Kommuner och Landsting,
För mer information • www.skane.se/infosak
se hemsida www.skl.se. Den statistik
som produceras innehåller inte uppgifter om enskild person.
I Region Skånes olika verksamheter
finns register med personuppgifter
för t ex katastrof- och beredskapsplanering, utlånade persondatorer
(PC Hemma), passerkontroll, parkeringstillstånd, kataloguppgifter för
telefon/adress/e-post.
Behörighet
Användningen av IT-stödda informationssystem kontrolleras så att
den som använder ett system har rätt
att ta del av dess uppgifter, dvs är behörig. Därefter styrs behörigheten av
de arbetsuppgifter användaren har.
Region Skåne använder ett löpnummer, unikt för varje anställd för att
identifiera användaren.
