Principerna för god affärssed i OP-Pohjola

Principerna för god affärssed i
OP-Pohjola-gruppen
Innehåll
1
Inledning
2
Vi bygger vår verksamhet på en gemensam
värdegrund
3
Vi verkar i samarbete med våra kunder
4
Vi agerar öppet och rättvist i samarbetet
med våra intressentgrupper
5
Vi identifierar situationer där det föreligger
intressekonflikter och vet hur vi ska handla
för att undvika sådana
6
Vi behandlar information på ett kontrollerat
sätt
7
Tillsammans gör vi vår arbetsplats trygg,
inspirerande och jämställd
8
Var och en i OP-Pohjola-gruppen bär
ansvar för att de här principerna följs
Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen
02
Inledning
Principerna för god affärssed utgör en etisk grund enligt
vilken alla som arbetar i OP-Pohjola-gruppen och alla
som verkar inom gruppens förvaltning ska handla
oberoende av roll, ställning eller kontor.
1
OP-Pohjola-gruppens förvaltningsråd har godkänt de
här principerna och de följs i hela gruppen. Det
ankommer på styrelsen för varje företag inom gruppen
att se till att principerna följs.
Utöver de här principerna följer vi de nationella och
internationella lagar, bestämmelser och allmänt
godkända förfaringssätt som tillämpas vid varje given
tidpunkt. OP-Pohjola-gruppen har undertecknat FN:s
Global Compact-initiativ och gruppens personal följer
den här förbindelsen i sitt arbete.
Alla som arbetar inom OP-Pohjola-gruppen och de
förtroendevalda ska känna till de principer för god
affärssed som presenteras här så bra att de kontinuerligt
kan genomföra dem i sitt arbete. För att göra det möjligt
att tillämpa principerna i praktiken har det utarbetats
ett antal mer detaljerade riktlinjer och regler specifikt
för varje typ av verksamhet.
Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen
03
Vi bygger vår verksamhet
på en gemensam värdegrund
Vi har en uppgift
Vi främjar en bestående ekonomisk framgång,
trygghet och välfärd för våra ägarkunder och kunder
och vår omvärld.
Den kooperativa verksamheten utgör kärnan i vår
verksamhet och genom den främjar vi välfärden och
näringslivet i de regioner där vi verkar.
Våra kunder är också våra ägare. Vi strävar inte efter
kortsiktig vinst utan efter en kontinuerlig och långsiktig
framgång för våra kunder och det omgivande
samhället.
OP-Pohjola-gruppen består av 217 andelsbanker och
centralinstitutet OP-Pohjola anl, som de äger, jämte
närstående företag. Till dem hör bland annat
OP-Tjänster Ab, Pohjola Bank Abp och Helsingfors OP
Bank Abp.
Varje företag som hör till gruppen har som uppgift att
erbjuda sina kunder och ägarkunder de tjänster de
behöver till ett så konkurrenskraftigt pris som möjligt.
Våra värderingar
Människonärhet
OP-Pohjola-gruppen finns till för människan.
Vår
verksamhet utgår från en genuin omtanke om våra
kunder och medarbetare.
Ansvarskänsla
Vi fungerar både lokalt, regionalt och riksomfattande som
ett föredömligt företag med etiskt ansvar. På basis av vår
starka yrkeskunskap bär vi ansvar för att våra tjänster är
högklassiga och pålitliga.
Framgång tillsammans
Vår framgång tillsammans med kunderna ger riktningen
för utvecklingen av vår verksamhet och våra tjänster. Vår
verksamhet som en enhetlig grupp ökar kundernas
trygghet och förbättrar vår betjäningsförmåga.
Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen
Gemensamma
förtroende
2
värderingar
skapar
Vi sköter bank- och försäkringsärenden för enskilda
individer, familjer, företag och sammanslutningar och
det förutsätter att våra kunder kan lita på oss i alla
lägen. Vår stabila värdegrund stärker det här
förtroendet
och
främjar
också
bestående
kundrelationer.
De gemensamma värderingarna binder samman och
förenar OP-Pohjola-gruppen även internt. Vi förbinder
oss alla till våra värderingar så att de genuint styr vårt
handlande och våra val i vardagen.
God förvaltningssed garanterar
tydligt ansvarstagande
ett
Vi tar kraven på god förvaltningssed i beaktande när vi
organiserar vår verksamhet och organiserar våra
uppgifter så att vi kan genomföra en effektiv kontroll.
Vi publicerar uppgifter som är nödvändiga för att kunna
säkerställa en pålitlig förvaltning.
Vi följer de verksamhetsprinciper och regler som
fastställts för vår verksamhet. Vi fattar endast beslut
inom ramen för de befogenheter som vi har. Var och en
av oss är ansvarig för att den interna kontrollen
genomförs.
Vi bär vårt samhälleliga ansvar
OP-Pohjola-gruppen vill vara en föregångare inom
finansbranschen
i
Finland
när
det
gäller
samhällsansvar. Den kooperativa verksamheten ger en
god utgångspunkt för det och den bransch som vi
verkar i förutsätter dessutom att vi är pålitliga och har
en stark ansvarskänsla.
Samhällsansvaret är en del av vår normala
affärsverksamhet och ansvarskänslan styr våra val på
samma sätt som våra värderingar.
04
Vi verkar i samarbete med våra kunder
Vi känner våra kunder och handlar alltid
hederligt och rättvist
3
Vi känner våra kunder och sätter oss in i deras
verksamhet och deras bakgrund i den omfattning som
kundrelationen förutsätter det. Genom att vi känner
våra kunder kan vi identifiera deras behov och ta fram
sådana produkter och tjänster som betjänar kunderna
bäst.
Vi bemöter våra kunder såsom god sed förutsätter –
jämlikt och professionellt.
Vi följer de regelverk som gäller kunddata och allmänna
handlingssätt. Vi agerar aktivt för att förhindra
penningtvätt och finansiering av terrorism.
Vi sätter värde på den feedback vi får av
våra kunder
Den feedback som kunderna ger gör det möjligt för oss
att förbättra vår verksamhet. Därför tar vi kundernas
kommentarer och klagomål på allvar. Klagomål från
kunderna handläggs utan dröjsmål som en del av den
interna kontrollen och rapporteringen, och det finns ett
särskilt system och särskilda processer för
handläggningen av klagomål.
Om handläggningen av ett klagomål inte leder till ett
resultat som kunden kan godkänna, ger vi kunden
anvisningar om hur kunden kan föra ärendet vidare till
en opartisk fortsatt behandling.
Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen
05
4
Vi agerar öppet och rättvist i samarbetet
med våra intressentgrupper
Vi förutsätter ett etiskt handlande också
av de företag vi samarbetar med
Vi bygger framgång i samarbete med
olika aktörer
Vi koordinerar och handlar på ett marknadsmässigt sätt
när vi lägger ut verksamhet på entreprenad och vid
upphandling och underleverans. Vi utgår från objektiva
faktorer såsom kvalitet, tillgänglighet, pris och service.
Tack vare vårt omfattande servicenätverk medverkar vi
starkt till framgång, välmående och trygghet på det
lokala planet.
De tjänsteleverantörer som vi anlitar förbinder sig att
följa lagstiftning, myndighetsbestämmelser och god sed
inom
sina
branscher.
Tjänsteleverantörernas
verksamhet ska dessutom följa OP-Pohjola-gruppens
etiska principer och förfaringssätt.
Vi har ansvar för vår verksamhet. Därför måste vi vara
säkra på att verksamhet som läggs ut på entreprenad,
upphandling eller underleveranser inte äventyrar
verksamhetens kvalitet eller kontinuitet.
Vi upprätthåller en intensiv dialog med beslutsfattare
och myndigheter. Vi håller aktivt kontakt med
tillsynsmyndigheterna inom finansbranschen.
Vi förhåller oss också öppet till media och
medborgarorganisationer. Vi är med och bygger
framtida framgång genom att stödja läroinrättningar
och lära ut ekonomikunskap åt nya generationer.
Vi värdesätter våra konkurrenter och
bemöter dem sakligt
Vi medverkar till utvecklingen av branschen genom att
delta i branschorganisationernas arbete.
Vi förhåller oss till konkurrerande verksamhet och till
våra konkurrenter på ett uppskattande och sakligt sätt.
Vi gör inga avtal med våra konkurrenter om
prissättning, marknadsandelar eller motsvarande.
Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen
06
Vår kommunikation baserar sig på
öppenhet och på att information ges vid
rätt tidpunkt
OP-Pohjola-gruppens strategi och värderingar styr såväl
den interna som den externa kommunikationen. Våra
principer inom kommunikationen är pålitlighet,
initiativtagande, långsiktighet och öppen dialog.
Den interna kommunikationen är en del av en
fungerande arbetsgemenskap och en del av ledningen
av gruppen. Vi uppmuntrar alla till en öppen dialog
eftersom
ett
ömsesidigt
informationsutbyte,
samförstånd och engagemang för de gemensamma
målen är en förutsättning för att gruppen ska vara
framgångsrik. Var och en i OP-Pohjola-gruppen bär
själv ansvar för den interna kommunikationen.
Inom den interna kommunikationen använder vi oss av
många kanaler, personliga möten och gemensamma
tillställningar för att säkerställa att de anställda och de
förtroendevalda får tillräcklig information om sina
uppgifter och sina mål. Vi erbjuder också kanaler för
feedback.
Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen
Vi vill kommunicera aktivt utåt
I fråga om den externa kommunikationen är det framför
allt viktigt att kommunicera öppet och informera vid
rätt tidpunkt. Vi upprätthåller aktiva relationer med
medierna och hjälper deras representanter i deras
arbete.
Kommentarer till medierna ges alltid i första hand av
den som är den mest sakkunniga i ett givet ärende och
som bäst känner till helheten. Den högsta ledningen
informerar om strategier på gruppnivå, affärsprinciper
och ekonomi.
Vi har tillsammans med personalen kommit överens om
hur vi använder sociala medier och samma principer
gäller också för de förtroendevalda.
Lagstiftningen samt myndigheternas och marknadsplatsernas instruktioner styr den kommunikation som sker
enligt värdepappersmarknadslagen. Genom kommunikationen får marknaden en korrekt, pålitlig och tillräcklig bild av OP-Pohjola-gruppen och dess verksamhet.
Vi ger inte felaktig eller vilseledande information i vår
marknadsföring. Vi följer de grundregler för marknadsföring som den internationella handelskammaren slagit
fast och god marknadsföringssed.
07
Vi identifierar situationer där det
föreligger intressekonflikter och vet
hur vi ska handla för att undvika sådana
Vi identifierar intressekonflikter
Eftersom vi tillhandahåller bank-, placerings-,
försäkrings- och fastighetsförmedlingstjänster för våra
kunder har vi många olika roller i förhållande till
kunderna. Vi försöker alltid på förhand förhindra att det
uppstår intressekonflikter men sådana kan trots det
uppstå av olika orsaker och i olika situationer. Kundens
intresse kan stå i konflikt med en anställds, en
förtroendevalds,
en
annan
kunds
eller
OP-Pohjola-gruppens intressen.
5
Vi undviker alla sådana situationer som
kan leda till att vi själva eller
OP-Pohjola-gruppen
utsätts
för
mutmisstankar
Vi erbjuder eller accepterar aldrig en gåva, tjänst eller
traktering som kan tolkas som ett försök att påverka
affärsverksamheten. En utomstående kan också tolka
en tjänst som en muta. Vi identifierar betänkliga
situationer och förhindrar att sådana alls uppstår.
Om vi anser att en intressekonflikt har uppkommit, ger
vi kunden tillräcklig information om arten av och
orsakerna till intressekonflikten innan vi utför den
ifrågavarande affärstransaktionen för kundens räkning.
Upprätthållandet av goda relationer till
intressentgrupper förutsätter växelverkan i
situationer och då tillämpar vi skälighet.
Vårt mål är att öka antalet bestående kundrelationer.
Här finns emellertid en risk för intressekonflikter: trots
att vi också känner våra kunder personligen följer vi de
här reglerna.
Förfaringssättet i samband med tillåtna gåvor ska vara
öppet och gåvorna ska ges utan att man förväntar sig
något i gengäld och utan att de förpliktigar till något.
Direkta penninggåvor eller därmed jämförbara
presentkort är alltid förbjudna.
För att undvika att intressekonflikter uppstår måste vi
hålla personliga angelägenheter och vårt arbete separat
från varandra. Vi får inte heller utöva verksamhet som
konkurrerar med gruppens affärsverksamhet. En
anställd som till exempel ansvarar för upphandling får
inte utan objektiva skäl prioritera en tjänsteleverantör
till vilken han har ett personligt vänskapsförhållande.
våra
olika
OP-Pohjola-gruppen understöder inte politiska partier
eller organisationer. Vi stöder inte heller som företag
enskilda kandidaters valkampanjer.
Vi blandar inte in egna angelägenheter i
affärsverksamheten
Ingen har rätt att vara föredragande, beslutsfattare eller
verkställare i ett eget ärende. Ingen anställd, person i
ledande ställning eller förtroendevald får i egenskap av
representant för OP-Pohjola-gruppen handlägga egna
eller sina närståendes ekonomiska angelägenheter,
handlingar, uppgifter, villkor eller betalningar eller
påverka handläggningen av dem.
Alla
anställda
och
förtroendevalda
inom
OP-Pohjola-gruppen visar sin yrkesskicklighet och
ansvarsfullhet genom att också sköta sina egna
ekonomiska affärer väl.
Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen
08
Vi behandlar information
på ett kontrollerat sätt
Vi respekterar alltid bank- och
försäkringssekretessen
Att bank- och försäkringssekretessen ska följas är ett
absolut krav.
Vi korsanvänder kunddata internt mellan olika
funktioner då det hjälper oss att förbättra vår
kundservice och hantera risker.
Vi behandlar endast information som
rör arbetet
6
Datasäkerhet innebär kunskap
Datasäkerheten är en väsentlig och oåtskiljbar del av
OP-Pohjola-gruppens
verksamhet
och
goda
datahantering.
Det är skäl att komma ihåg att det även finns
information på andra ställen än i datasystemen.
Information finns till exempel i utskrivna dokument, i
diskussionerna
vid
kaffebordet
och
i
e-postmeddelanden som sparats i mobiltelefonen.
Angelägenheter
som
gäller
arbetsgivaren,
arbetsgemenskapen, arbetskamraterna och kunderna
ska man alltid hålla för sig själv – även på nätet.
Datasäkerheten är en källa till yrkesstolthet.
Det hör till arbetets art att vi dagligen behandlar
information där sekretessen är av avgörande betydelse
för att bevara kundernas förtroende.
Information får aldrig spridas längre än vad som är
nödvändigt för att arbetet ska kunna utföras. All
information behandlas i enlighet med gällande
lagstiftning och den bästa praxisen inom branschen.
Förutom kunddata är även information som gäller vår
affärsverksamhet, våra anställda och förtroendevalda
konfidentiell.
Ingen får utnyttja konfidentiell information eller
insiderinformation till fördel för sig själv eller för någon
annan.
Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen
09
Tillsammans gör vi vår arbetsplats
trygg, inspirerande och jämställd
Vi uppskattar människorna och deras
kunnande
Vår företagskultur baserar sig på god ledning. Vi
uppskattar alla människor och deras kunnande.
Personalledningen i OP-Pohjola-gruppen har som
målsättning att vi tillsammans på lång sikt ska kunna
åstadkomma resultat och kontinuerligt öka vårt
personliga och vårt gemensamma kunnande. Det är
allas vår uppgift att handla ansvarsfullt och främja
gruppens och arbetsgivarföretagets intressen.
Vi har som mål att kontinuerligt kunna förnya oss både
som individer och som organisation. Vi behöver alla
framförhållning, pålitlighet och öppenhet för att vi ska
kunna engagera oss i vårt arbete och upprätthålla
motivationen. Vår ledningskultur måste svara på det
här behovet.
Ett långsiktigt engagemang betyder också att vi beaktar
betydelsen av arbetstagarnas ålder och livssituation vid
ledning, organisering samt planering och utveckling av
arbetet.
Vår löne- och belöningspolitik är rättvis och bygger på
öppenhet. Kompetensen och kunnandet är de
valkriterier som väger tyngst vid all rekrytering,
befordran och lönesättning.
Vi är alla jämställda
7
Mångfald innefattar alla de olikheter som finns mellan
människor inom alla livets områden såsom
personlighet,
könsinriktning,
etnisk
bakgrund,
funktionsförmåga och ålder. Vi bemöter alla jämlikt
oberoende av olikheter.
Vi uppskattar olikheter som är till fördel för
arbetsgemenskapen, företaget, förvaltningen, kunderna
och samhället.
Ett jämlikt bemötande kommer till synes vid personval,
belöningar, karriärutveckling, utbildning och generellt i
allt som gäller arbetsgemenskapen. Den här principen
sträcker sig också utöver vår egen arbetsgemenskap, till
de
förtroendevalda,
kunderna
och
våra
samarbetsparter.
Vi följer årligen öppet upp hur jämställdheten mellan
könen förverkligas.
Resultaten rapporteras till
ledningen och personalen.
Inom arbetsgemenskapen handlar vi så
att alla tycker det är trevligt att komma
till jobbet
Vi skapar tillsammans det psykiska och fysiska
välbefinnandet i arbetsgemenskapen. Ledningen,
arbetsgemenskapen och varje individ bidrar till detta
genom sitt eget handlande.
Ingen får i sitt arbete äventyra sin egen eller andras
arbetssäkerhet. De psykiska riskerna i vårt arbete är
ofta större än de fysiska men de är också mindre
synliga. Vi behöver kunskap och kunnande för att
förhindra arbetsrelaterade hälsorisker men vi behöver
också en kultur där risker identifieras och där man lär
sig att förebygga dem.
Vi tolererar inte dåligt uppförande eller mobbning. Var
och en som varseblir ett beteende som upplevs som
störande eller sårande ska ta tag i saken.
Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen
10
Var och en i OP-Pohjola-gruppen bär ansvar
för att de här principerna följs
Etiskt ansvar kan inte överlåtas på
någon annan
8
Det är lätt att tänka att etiskt handlande är något som
kommer helt naturligt. Var och en av oss kan emellertid
när som helst ställas inför en situation där vi blir
tvungna att göra ett etiskt val.
Kom ihåg att en etiskt hållbar företagskultur är något
som vi alla bygger tillsammans. Reglerna ska följas av
alla – ingen kan överlåta sitt eget etiska ansvar på
någon annan. Det här gäller också då det inte är fråga
om ditt eget handlande.
Handlande som strider mot de här principerna ska
omedelbart tillrättaläggas. Gruppens förvaltningsråd
ger en anmärkning till ifrågavarande företags styrelse
för handlande som fortsatt eller väsentligt strider mot
reglerna.
Om något ger dig betänkligheter kan du ställa följande
frågor:
• Är det här lagligt, rättvist och etiskt?
• Hur skulle det här se ut i offentligheten – skulle det
skada OP-Pohjola-gruppens rykte?
• Kan vi stå bakom den här verksamheten inför
kunderna, arbetskamraterna och andra
intressentgrupper?
Det är vars och ens skyldighet att känna till de riktlinjer
och regler som gäller ens egen verksamhet.
Om du är osäker på om principerna för god affärssed
följs, ta upp saken till diskussion med din närmaste
chef, HR eller Compliance. Det går också bra att skicka
konfidentiell post till gruppens revisionsdirektör
gällande fall där man har brutit mot principerna.
Principerna för god affärssed i OP-Pohjola-gruppen
11