Kommunicera och nå dina mål
Kommunikationsstrategi 2013-2016
Lyssna och prata för att nå målen
Östersunds kommun har tagit fram en kommunikationsstrategi som sträcker sig från 2013 till 2016.
Den här foldern beskriver strategin i korthet och ger
exempel på god kommunikation i vår verksamhet
idag.
Varför en kommunikationsstrategi?
Varför tar vi fram en kommunikationsstrategi? Har
vi inte redan en som är tillräckligt bra? Och vad är en
sådan egentligen?
En kommunikationsstrategi handlar om hur vi ska
kommunicera – prata och lyssna – för att uppnå våra
mål. För kommunikation är inget självändamål.
Kommunicerar gör vi alltid för att nå verksamhetsmålen.
Externt och internt
Kommunikation kan vara både extern och intern.
Den förra kommunikationsstrategin lade tyngdpunkten på extern kommunikation, som därigenom
har utvecklats bra de senaste åren. Exempel på vår
externa kommunikation är hemsidan, vinterstadsprofileringen och kommunikationen med media.
Nå medborgarnytta
I den nya strategin fokuserar vi mer på den interna
kommunikationen. Är vi duktiga på intern
kommunikation kan vi minska problem och effektivisera verksamheternas arbete. Dessutom bidrar det
till en bra arbetsmiljö. Vilket i sin tur bidrar till det
övergripande målet som är medborgarnytta.
Här vill vi vara i slutet av 2016
I strategin har två mål tagits fram som säger var vi
vill vara 2016.
1
Östersund är ett starkt varumärke
Det finns en kärlek till och en stolthet över
Vinterstaden Östersund. Medarbetare och medborgare har förtroende för kommunen. De ser
Östersunds kommun som en attraktiv arbetsgivare
och våra medarbetare är stolta över verksamheten
och arbetsgivaren.
2
Vi är en kommunikativ organisation
Ledningen prioriterar och planerar kommunikation. Det finns en väl fungerande och känd kommunikationsstruktur. Våra ledare är kommunikativa och
medarbetarna är engagerade. Det finns en tillåtande
och inspirerande kommunikationskultur hos oss.
Så når vi dit
För att nå de uppsatta målen har sju strategier tagits
fram. De handlar bland annat om att vi ska bygga
stolthet och förtroende, att vi ska bli bättre på att
planera för kommunikation samt utbilda och stötta
cheferna för att de ska bli bättre på att kommunicera.
De framtagna strategierna kan du läsa mer om i kommunikationsguiden på Insidan.
Vi ska:
•
Bygga stolthet
•
Stötta cheferna
•
Bygga förtroende
•
Inspirera och utbilda
•
Planera kommunikationen
•
Lyssna, lära och
förbättra
•
Utveckla strukturerna
Kommunicera för medborgarnytta
Kalendern är fulltecknad med möten. Telefonen ringer
stup i kvarten. Och om en mailbox kunde svämma
över skulle den göra det. På fikat och lunchen
diskuterar man senaste nytt med kollegorna.
Det här är en arbetsvardag som jag tror de flesta av
oss känner igen sig i. Dagarna är fyllda. Men med
vad? Jo, kommunikation. För i varje möte, telefonsamtal och mail kommunicerar vi. Det kan vara med
medarbetare, brukare eller externa parter. Visste du
att forskning visar att chefer ägnar 90% av sin tid till
kommunikation?
Engagerade medarbetare
God kommunikation leder till delaktiga och motiverade medarbetare som känner engagemang för sitt jobb.
Med engagerade medarbetare når vi också våra tre
verksamhetsmål - medborgarnytta, medborgarnytta
och medborgarnytta. Att kommunicera är inget
självändamål i sig, det gör vi för att nå våra mål.
”
God kommunikation leder till
delaktiga och motiverade medarbetare
som känner engagemang för sitt jobb.”
Bengt Marsh, Kommundirektör
Den bästa kommunen att bo i
Det finns ytterligare en anledning till varför kommunikation är så viktigt. Vi själva vet ju att Östersund är
den bästa kommunen att bo i. Men utmaningen är att
det finns 289 andra kommuner som tycker likadant.
Vi har alla dessa att slåss med om inflyttare,
företagsetablerare och besökare.
Alla har ett ansvar
I den här konkurrensen spelar bilden av Östersund –
varumärket – en stor roll. Och här har varje chef och
medarbetare ett ansvar. För i varje möte, telefonsamtal eller mail representerar vi kommunen. Gör vi
inte det bra, det vill säga förmedlar en negativ bild,
blir vi aldrig valda.
Vi som chefer har ett stort ansvar i det här arbetet.
Vi tillsammans kan och ska bygga en kommunikativ
organisation. Tillsammans ska vi fortsätta att bygga
stolthet och förtroende för både staden, verksamheten och arbetsgivaren. Och med oss ska vi ha 6 000
engagerade medarbetare.
Ledarskap och kommunikation
Kulturen och stoltheten för den egna verksamheten
byggs av alla medarbetare. Alla har en roll även när
man ska få en väl fungerande kommunikation inom
gruppen. Men som chef har man ett särskilt ansvar.
Gå våra utbildningar
Informationsenheten på Kommunledningsförvaltningen och Infobyrån erbjuder flera utbildningar som
vässar dina färdigheter.
Du är dina medarbetares viktigaste informationskälla
och har ett informationsansvar även för externa
intressenter, som till exempel brukare och media.
Bland annat i:
• Planerad kommunikation
• Mediehantering
• Sociala medier
• Klarspråk
Ta stöd av informatörer
För att bli en god kommunikatör finns det stöd.
De flesta förvaltningar har en förvaltningsredaktör. Dit
ska du i första hand vända dig med dina
funderingar. Finns inte en förvaltningsredaktör kan
du kontakta Infobyrån för att köpa kommunikationstjänster. Du kan läsa vad de kan erbjuda på Insidan.
Allt finns i kommunikationsguiden
I kommunikationsguiden på Insidan, under menyn ”Jag
& Jobbet”, hittar du allt material och all information
kring kommunikation inom Östersunds kommun. Här
finns allt från mallar och riktlinjer till powerpointpresentationer och information om utbildningar. Här
hittar du naturligtvis också kontaktuppgifter.
Röster från verksamheten
Det finns flera goda exempel från vår verksamhet
där kommunikation underlättar vardagen och hjälper
oss att nå målen. Här ges några exempel som visar
att det faktiskt inte behöver vara så krångligt som det
ibland kan låta.
Vi måste själva
vara aktiva
– Så fort man planerar något i
verksamheten så ska man ställa
sig frågan; skulle jag vilja läsa
om det här i tidningen? Ofta vill
man det.
Så säger Anna Frisk, enhetschef
på SödraStrand. Enheten ingår i
Vård- och omsorgsförvaltningen
och erbjuder bland annat olika
former av anhörigstöd och dagverksamhet för personer med
demensjukdom.
Varför är det så viktigt att berätta
om verksamheten?
– Jag tror det är värdefullt och
betryggande både för dem som får
stöd, deras anhöriga och övriga
kommuninvånare att få se vad vi
gör och vad vi är bra på. Att göra
verksamheten synlig är viktigt även
för medarbetarna, tror Anna.
– Att bli synliggjord och få ett
kvitto på det man gör kan kännas
viktigt. Vi behöver få läsa om
annat än olyckor, besparingar och
negativa avvikelser i tidningen.
Men vi ska inte räkna med att
media självmant söker upp oss.
Att vi sköter vårt uppdrag på ett
betryggande sätt ses inte som en
nyhet. Därför måste vi själva vara
aktiva. Kanaler som Anna använder sig av är bland annat press-
Medborgarnas förtroende
är viktigt för oss
Hur vet du hur du ska nå ut?
– Man behöver inte själv vara
expert på hur man bäst når ut. Jag
brukar vända mig till vår förvaltningsinformatör. Som chef får man
ta reda på vilket stöd som finns och använda sig av det.
Vad innebär det att vara en
kommunikativ chef?
Varför är det viktigt att jobba med
profilering?
– Vårt varumärke är viktigt för
att vi ska kunna både behålla och
rekrytera personal. I kommunen
finns 400 olika yrken och om vi ska
kunna rekrytera personal till alla
dessa yrken behöver vi visa att vi
är en bra arbetsplats.
information och pressinbjudningar,
tips till Magasinet Östersund,
kommunens externa webbplats och
nyheter på Insidan som riktar sig
till förvaltningen.
– Sedan är det viktigt att medborgarna har förtroende för oss,
säger Örjan Jervidal som är chef
för Teknisk Förvaltning.
– Som chef har man ett ansvar
att se till att medarbetarna förstår
helheten. Om man till exempel ska
bygga ett hus är betongarbetaren
lika viktig som arkitekten och
byggnadsledaren. Förstår man sin
del i hela det här maskineriet blir
det enklare att göra ett bra jobb.
Man stärker också vi-känslan och
det blir roligare att gå till jobbet.
Enklare att planera
och se helheten
Ledningsgruppen inom Barnoch utbildningsförvaltningen
skickar ett veckobrev till alla
chefer. Måndag morgon dimper
mailet ned i brevlådan och här
sammanfattas särskilt viktig
information.
Syftet med veckobrevet är att underlätta chefernas vardag.
För vidare information till
ställer vi samman och distribuerar.
Sedan har jag husmöte på respektive förskola och går igenom hur vi
berörs av informationen.
medarbetarna
Anette Tinnsten, förskolechef på
förskolorna Kärven och Kronan i
Torvalla är en av alla mottagare.
Enklare att planera och se helheten
– Varje måndag går jag och två
kollegor igenom brevet. Vi ser vad
som berör oss chefer och vad som
ska nå ut till alla medarbetare.
Informationen till medarbetarna
vara veckobreven.
Både chefer och medarbetare har
kommit närmare ledningen tack
Veckobrevet underlättar Anettes
vardag
– Nu kan jag enklare planera
kommunikationen gentemot mina
medarbetare och svara för saker
som händer inom förvaltningen.
Jag får en helhet och kan ha
framförhållning, vilket underlättar
mitt arbete.
– All personal blir delaktig i vad
som händer i förvaltningen i stort.
Man ser inte bara sin enhet utan
även helheten.
Åker runt i verksamheten och träffar medarbetarna varje vecka
Du är med i radio då och då och
Det är inte många som kommer
in till mig på kontoret med synpunkter, då är det lättare att få
igång diskussioner och få ta del av
synpunkter när jag rör mig ute i
verksamheten.
svarar på frågor från allmänheten.
Varför då?
– Det är 3-4 tillfällen per år som
jag är med i Lars Landins program
”Frågelådan”. Att vara med i radio
och svara på frågor är ett bra
sätt för oss att komma i kontakt
med vanliga människor som sitter
hemma och grunnar på detta med
sopor. Radio Jämtland har många
lyssnare och når ut, berättar Ola
Skarin som är chef för Renhållning.
Du brukar åka till alla dina
anställda i verksamheten varje
vecka. Varför gör du det?
Vad innebär det att vara en
kommunikativ chef?
– Jag försöker hålla i att åka
runt varje vecka, men det kan vara
svårt att få till i vissa perioder på
året. Till exempel har det haltat
den här hösten.
– Jag tycker att det är viktigt
att synas i verksamheten när vi är
utspridda som vi är på Renhållning.
– Att förstå att kommunikation
är en mycket viktig del i en chefs
arbete. Det finns massor med olika
sätt att kommunicera och det
gäller att hitta sätt som fungerar
för mig som är chef och för mina
medarbetare. Att vara kommunikativ är det bästa sättet att skapa
delaktighet.
