Mötesform, plats, när: Årsmöte, fredagen den 27:e mars 2009

Mötesform, plats, när: Årsmöte, fredagen den 27:e mars 2009, klockan 18:00
Närvarande: Conny Björklund, Lars Lindström, Joakim Lovén, Erik Lindberg, Magnus Häll, Kevin Byström, Per Burefjord, Emil
Mattsson, Mohammed El-Mahmadi, Tobias Hedin, Anders Leek, Hugo Cidér, Simon Kron
1.
Mötets öppnande.
Conny Björklund förklarade mötet öppnat
2.
Val av ordförande och sekreterare för mötet.
Ordf. Conny Björklund, Sekr. Jocke Lovén
3.
Godkännande av dagordning och ev. tillägg av övriga frågor.
Dagordningen godkändes, övriga frågor hänsköts tills att tas upp i slutet.
4.
Fråga om mötet är utlyst korrekt.
Mötet ansågs vara korrekt utlyst.
5.
Val av en person att jämte ordföranden justera mötets protokoll samt att vid behov tjänstgöra som rösträknare.
Erik Lindberg valdes som justerare
6.
Föredragning av styrelsens årsberättelse.
Informerades om att årsberättelsen finns tillgänglig att ta ett ex. av nere i hallen och för nerladdning från www.shamnskate.se
7.
Föredragning av revisorernas berättelse.
Informerades om revisorns godkännande av årsberättelse, bokföring och ekonomi.
8.
Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen.
Medlemmarna gav styrelsen ansvarsfrihet.
9.
Fastställande av medlemsavgiften för kommande verksamhetsår. Övrig info om medlemsavgift.
Medlemsavgiften fastställdes till 100:- / år, ingen ändring med andra ord.
10. Val av:
Erik Lindberg hoppade av som ledamot och in valdes istället Per Burefjord. Hugo Cidrér valdes in som barnrepresentant.
I övrigt inga ändringar. Detta ger att styrelsen nu består av: Ordf.: Conny Björklund, Sekreterare: Jocke Lovén, Kassör: Lars
Lindström, Ledamot1: Magnus Häll , Ledamot2: Per Burefjord, Ledamot3: Hugo Cidrér ("Barnrepresesntant"), Revisor: Erik
Abrahamsson
11. Försäkring.
Information om att vi har en försäkring för skatehallen som vi betalar 1761:- per år för som täcker inbrott, skador på fastigheten och
våra "ägodelar" i lokalen o.dy. Den gäller ej för personskador o.dy.
12. Fast tid för styrelsemöten.
Som tidigare anser vi inte att det behövs utan beslutas att vid behov så sammankallas styrelsen.
13. Ekonomi.
Med bidraget från kommunen har vi råd med hyra av lokalen fram till ca. mars 2010, med dom intäkter vi fått in Hills och planerar att
få in klarar vi oss till nov/dec 2010. Precis tills kontraktet går ut. Ska vi ha råd att ha lokalen kvar längre kräver det att intresset ökar
och att vi får in sponsorer. Även om kommunen förmodligen ger oss bidrag även i framtiden kan vi nog inte räkna med att få så stor
del i bidrag som skulle behövas utan sponsorer och större intresse.
14. Sponsringsarbete.
Vi beslutar att styrelsen tillsätter och sammankallar en grupp som kommer att hålla i sponsringsarbetet. Conny sammanställer en lista
med tänkbara företag att ta kontakt med och div. material att presentera för tänkbara sponsorer. Viktigt att vi hanterar detta
organiserat så att olika personer inte kontaktar samma företag flera gånger. Medlemmarna godkänner även att ett arvode på 5-10%
går till den som fått tag i sponsringen.
15. Inomhuslokalen.
Avgifter beslutas att köra samma som tidigare:
50:- / dag, månadskort 250:- endast för medlemmar.
Uthyrning, utanför fasta tider: Pris: 1000:- + deponi 500:Enstaka medlemmar tycker att det är dyrt. Styrelsen informerar om att priserna ändå ligger likvärdigt med de flesta hallar i Sverige
och att man inte egentligen kan jämföra pris mot storlek av hall. Man måste ändå se till att man tar priser som gör att man klarar av
hyran. Och oavsett storlekar på hallar så tar de allra flesta likvärdiga avgifter ändå. Vi säger dock att vi mycket väl kan sänka
avgifterna när vi har ekonomisk möjlighet till det genom att intresset ökat väldigt eller att vi fått in en hel del sponsring.
Information om varför vi har namnlistorna i skatehallen trots att vi inte har möjlighet att få aktivitetesbidraget som betalas ut per
medlem/gång. Vi har namnlistorna endast för att ifall vi i framtiden skulle få detta bidrag i efterskott, dels för att kunna se och visa
ex. kommunen hur många besökare vi har per dag och dels för att själva kunna se vilka som varit där för att i vissa fall kunna rätta till
bokföring då den blivit felaktig.
Grupper för öppethållande.
Diskussioner om hur detta ska organiseras, olika förslag. Beslutet blir dock att vi kör som tidigare med ändringen att Tobias Hedin
hoppar av detta arbete och att Jens Jonsson byts ut mot Emil Mattsson.
"Lön" för öppethållande. Vi beslutar att köra som tidigare 1 Läsk + 1 Panpizza per dag för arbetande person. Möjlighet att ta 2 läsk
istället, speciellt eftersom föreningen förlorar mindre på det. Påpekande dock om att alla i arbetsgruppen får inte ta utan enbart den
person som håller öppet. Förhoppningsvis har detta bättrats nu på slutet också jämfört i början då i princip alla i gruppen kunde ta
trots att en person arbetat och andra kommit in en kort stund bara. Är man dock ex. 2 st. som delar på en dag och håller öppet lika
länge så är det ok för båda att ta.
Påpekande om att bokföringen och kassan måste fungera bättre. Upplysning om att komma ihåg att spara bokföringsfilen så fort något
tillagts utifall man startar om datorn eller att den startas om av misstag så försvinner det inlagda såvida man inte sparat filen.
Ett set nycklar till lokalen saknas, senast kända person som hade dom är Jens Jonsson.
Regler, inga ändringar beslutas. Frågor om hjälmtvång för yngre, för tillfället ser vi inget behov av detta dels då åkning sker på egen
risk men framför allt eftersom alla som faller in i kategorin faktiskt frivilligt använder hjälm.
Öppettiderna beslutas att vara som tidigare med möjlighet till att nybörjartiden på lördagar kommer tillbaks om intresse visar sig
finnas.
Fasta öppettider: vardagar 18:00-21:30, helger 14:00-20:00,
Endast nybörjare: fredag 16:00-18:00
Under sommaren ca. 2 maj-30 augusti kommer lokalen att vara stängt. Den kommer dock hållas öppet ibland vid dåligt väder.
Inga fasta tider eller något bestäms. Conny kommer att ordna en funktion på hemsidan där person som vet att han kommer hålla öppet
går in och markerar detta då. Och att man i övriga fall när man vill åka får försöka hitta en ansvarig. Angående avgifter för sommaren
beslutas att de som åker under denna period köper vanlig dagkort eller betalar ett månadskort som får gälla hela sommarperioden då
lokalen är stängd(4 månader)
Angående samarbete med Verkstäderna ska vi återigen ta kontakt med Jonte eller Anne angående ex. Rabatt i Cafeterian. Förslag
finns även om att styra upp ex. Skatefilmskväll.
Info om lokalen på www.shamnskate.se, www.tacky.se, www.facebook.com (Shamn Skate), Conny ansvarar för egna hemsidan och
Tacky, hela styrelsen för facebookgruppen, alla styrelsemedlemmar bör nu ha tillgång till Facebook-gruppen. Per Burefjord kommer
även att ha ansvaret för att göra åkarprofiler att lägga upp på hemsidan.
Information om att det kommit intresse från Mediaprogrammet att göra en film i/om lokalen.
16. Tävling/event i inomhushallen
Under påskhelgen kommer ett event att köras i lokalen i form av en Besttrick-tävling.
Uppstyrning om exakt hur kommer ske inom kort, det som är beslutat hittills är att Lars Lindström ställer upp som domare, behövs
1el 2 till och då lämpliga personer som känns insatta i vad det innebär. Erik Lindberg styr upp en grill för BBQ utanför lokalen, för
grillning behöver vi personal. Tävlingen är öppen för vem som helst och avgiftsfri, dock betalar såväl besökare som tävlande inträde
på 20:- . Ansvariga personer för inträde kommer att utses. Dag ej bestämt men långfredag eller påskafton. Vi behöver även speaker
och ev. Ljudutrustning.
17. Inköp av Låne/hyr skates, skydd, hjälmar.
Fyra lånebrädor är inköpta med rabatt från Seafun och kommer att faktureras till kommunen för avdrag på vårat bidrag för att vi ska
slippa betala momsen. Totala priset för dessa brädor bör hamna på 2250:- Brädorna är World Industries Speed Demons. Skydd och
hjälmar kommer också köpas in inom kort.
För lånebrädorna tar vi en avgift på 20:- per dag/person.
18. Skateskola
Under påsklovet 13-17 april kommer vi att köra en skateskola klockan 12-16. Instruktörer är Lars Lindström och Per Burefjord.
Övriga medlemmar är även välkommen att hjälpa till som instruktörer o.dy. Skateskolan inriktar sig till nybörjare men helt ok för
redan aktiva åkare att delta dock åkare som inte är för erfarna. Avgift för att delta beslutas till 250:- för nya åkare och 100:- för åkare
som redan innehar månadskort. Förutom inträde ingår det även 1 läsk och 1 panpizza per dag för alla deltagare.
Söndagen den 12 april kör vi även en gratis prova på dag för helt nya åkare som marknadsföring och prova-på möjlighet inför
skateskoaln.
Conny tar hand om marknadsföring såsom kontakt med Kuriren, Verkstäderna, tryckning av flyers o.dy
19. Söderhamn BBQ Battle.
Årets tävling. Erik Abrahamsson arbetar med att hitta sponsorer för tävlingen för att kunna locka med en rikttig prissumma. Datumet
är tillfälligt planerat till 14-16 augusti.
20. Portabla ramper + events.
Ärendet flyttas till styrelsen. Tanken är att styra upp små portabla ramper ex. flatcurb, launchbanks, flatrail, bank.
för att köra små events/uppvisningar/skateskola i samband med händelser som skolavslutningen, Återvändardagarna,
Strömmingsleken, på skolor osv. Detta som marknadsföring för föreningen
21. Tjejskate.
Ett samarbete har inletts med Tjejkraft-projektet i Ungdomslyftet. Detta för att locka fler tjejer till skateboard. Eventuellt försök att få
till ett prova på event med duktiga tjejåkare på plats från ex. No-Limit, You Skate Girl, Triple A, Femme Extreme osv.
Conny ansvarar tills vidare för arbetet med detta projekt.
22. Streetytan i Vågbro.
Förslag inför sommaren, renovering, utbyggnad? Ekonomi?
Förutom lagning av små skarvar efter vintern och dylikt kommer vi förmodligen inte att göra så mycket mer då ekonomi saknas för
detta.
23. Ny skateyta, betong.
Inga nyheter om detta. Kommunen har planer på att göra en allaktivitetspark någonstans i norra Söderhamn, ex. Kvarnmyra eller
Stenbacken. Kommunen kommer att kalla skateboardföreningen när det blir aktuellt.
24. Reklamfilm Söderhamnskanalen.
Information om planer på att göra en skate/reklamfilm för inomhushallen att sändas i Info-kanalen i kabelTV-nätet. Kräver
förmodligen att man innehar rättigheterna för musiken.
Förslag: Höra med lokala band, framför allt med skateanknytning, sådana som skatar fortfarande eller som tidigare skatat + andra
band vi har kontakt med runt om i landet.
Utöver detta kanske få till något ytterligare skoj med dessa band. T.ex att bandmedlemmarna figurerar i filmen också, kanske genom
besök i skatehallen för att genomföra ett skateuppdrag, skojigast då så klart om en icke skate-erfaren medlem gör detta.
Förslag på band: Distressing Pain, The Views, Cedron, Bävernylon, The Suburban Cowboys, The Lotterdale Effect, Mid-Air Pace,
Gasoline Queen m.fl.
Planen är att ha denna film klar tills lokalen öppnar igen i höst.
25. Ny Shamnskate-film.
Erik Abrahamsson är sugen på att styra upp en ny Shamnskatersfilm under sommaren förmodligen klar till årsskiftet 2009/2010 om
det faller väl ut.
26. Info om skateboardförbundet.
Inga nyheter, tämligen dött på den fronten för tillfället.
27. Övriga frågor.
Städningen av lokalen funkar inte så bra. Det beslutas att ansvarig grupp för veckan SKALL sopa/dammsuga ytan 1 gång/vecka, detta
på söndagar. Detta är redan sen tidigare inskrivet i halluppgifterna men har inte sköts fullt ut. Vissa grupper har varit duktiga med
detta medans vissa inte alls gjort det. Nya sopar skall köpas in, görs lämpligtvis i samband med nästa läskinköp.
Nymålning av ytan och div. lagningar kommer att försöka styras upp i slutet av sommaren inför öppnandet av lokalen i höst. Färg
kommer vi försöka hitta sponsorer för.
Väggar, idéerna med väggmålningar av James Jessop har helt glömts bort. Ev. bor han inte längre kvar. Finns ej heller kvar på
Facebook vilket var vår enda kontaktväg. En del andra har kontakter med div. personer med grafitti-kunskap frågan är dock om det är
så lämpligt med tanke på färgdamm osv. En del andra personer har avrått oss från detta då det inte funkat bra i deras hallar.
Erik Abrahamssons pappa har även sagt att han ska kolla med Söderhamns Fasad om det finns möjlighet för sponsring att lägga på
riktig puts på väggarna för att få lokalen riktigt fräsch, detta är något vi får kolla vidare om.
Jocke Lovén får ansvaret att se om vi kan göra något åt akustiken i lokalen då en del personer tycker att ljudnivån blir besvärande.
Förslaget är att han tar kontakt med företaget Akustik-montage för att se om dom kan ge oss råd vad vi kan göra själva eller ev.
sponsra med någon form av lösning.
Minst en person känner av besvär (astma) pga. den obefintliga ventilationen, i princip alla håller med om att det är dålig luft men inte
har direkta besvär av det. Att öppna upp portarna funkar hyfsad, dock inte spec. bra under vintertid. Vi ska ta kontakt med
kommunen/fastighetsägaren om det går att finna någon lösning som inte innefattar en större kostnad.
28. Uppdatera medlemsregistret.
Inget behov då det sköts bra redan i och med receptionen i hallen.
29. Avslutning.
Mötet förklaras avslutat.
Ordförade: Conny Björklund
Sekreterare: Joakim Lovén
Justerare: Erik Lindberg