Protokoll styrelsemöte SHEF- Solidaritetsrörelsens hus ekonomiska förening Torsdagen den 3 maj 2007 nr 7 2006/07 ____________________________________________________________________________ Närvarande: Gabi Björsson, Christina Robertson-Pearce, Henrik Sundström, Daniel van Berlekom, Barbara Brädefors, Peter Thagaard, José Ramírez Frånvarande: Britt-Marie Lundh, Tobias Karlsson, Anna Lind, Lennart Wohlgemuth, Joakim Sundquist, Maria Bergstrand, Anna Wester, Åsa Thomasson, Lina Gamble, Lars Lönnback, Lina Andéer och Tommy Andersson 1.Formalia a) Mötet öppnas: Gabi Björson hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat. b) Val av ordförande, sekreterare och justerare för mötet: Gabi Björson valdes till ordförande, Barbara Brädefors till sekreterare och Daniel van Berlekom till justerare. c) Godkännande av dagordningen och röstlängd: Dagordningen godkändes. Beslutades att närvarolistan utgör röstlängd. d) Genomgång av styrelseprotokoll nr 6-2007-03-20: Bekräftades att protokollet är nr 6 eftersom mötena följer verksamhetsår och inte kalenderår. Protokollet godkändes och lades till handlingarna. Bil.1 e) Genomgång av VU-protokoll nr 8 2007-04-12: Gabi Björson gick igenom VU-protokollet som därefter lades till handlingarna. Bil.2. 2. Rapporter från Biblioteket Då Maria Bergstrand inte var närvarande kommenterade ordförande de två papper Maria hade lämnat till styrelsen. Bil 3 är en kort rapport i sju punkter om Bibliotekets verksamhet och Bil 4 är den mellanårsrapport som Biblioteket har lämnat till Sida. Texterna rekommenderas till genomläsning efter mötet. Lades till handlingarna. 1 3. Ekonomin a) Kvartalsrapport: Henrik Sundström kommenterade resultatrapporten för perioden, Bil 5, som visar att intäkter och kostnader med få avvikelser motsvarar budgeten. Ränta: I anslutning till rapporten diskuterades en flyttning av Shefs tillgodohavanden från plusgirot till bank eftersom Shef inte kan placera sina pengar utan någon form av vinst. Britt-Mari Lundh undersöker f.n. en offert från Ekobanken. Daniel van Berlekom ställde frågan om detta kunde innebära en intressekonflikt eftersom Britt-Mari sitter i Ekobankens styrelse. Styrelsen ansåg att en offert inte kunde innebära en intressekonflikt. Diskuterades olika tänkbara banker som t.ex. KF Sparkassa och den allmänna uppfattningen var att det ska vara en bank med etiska och ekologiska förtecken. Uppdrogs åt kansliet att tillsammans med offerten från Ekobanken undersöka vilka andra banker som kan motsvara de krav som Shef ställer på en placering. Fond: Styrelsen diskuterade nödvändigheten att avsätta medel för en eventuell sex månaders uppsägningstid av personal som är anställd med Sida-bidrag i händelse av att bidraget uteblir. Ett förslag lades att 50 000 av årsresultatet läggs i en reservfond så att det om sex år kan finnas en summa på 300 000. Beslutades att kassören presenterar ett skriftligt underlag på nästa styrelsemöte för beslut. Därefter lades den ekonomiska rapporten till handlingarna. b) Hissofferter José Ramirez förklarade att det finns två offerter och att det är vissa svårigheter att jämföra dem. Eftersom EU-bestämmelser kräver åtgärder gällande hissanordningar senast sista augusti så är det bråttom. Beslutades att jämförelsen ska vara klar till nästkommande VU-möte och att styrelsen delegerar till VU att agera skyndsamt och åtminstone lägga ut uppdraget. Den valda varianten ska omfatta det som är nödvändigt att göra men inga extravaganser. 2 4. VU a) Beslutsordning för VU och styrelsen Förslaget till beslutsordning är tredelat, omfattande stämmans, styrelsens och verkställande utskottets uppgifter att besluta om. Henrik Sundström ansåg att beslutsordningen bara borde omfatta styrelsen och VU eftersom stämmans uppgifter regleras av stadgarna. De flesta andra ansåg i en röstning att det var översiktligt med de tre nivåerna. Beslutades att anta förslaget till beslutsordning och att ge en rapport på nästa styrelsemöte. Bil 6. Första delen av förslaget ska godkännas av 2008 års stämma. b) Beslutspunkter Det förelåg inga beslutspunkter. c) Personal Föreliggande text till annons till Arbetsförmedlingen diskuterades.Bil.7. Det ska framgå att det handlar om ett heltidsvikariat och att det finns kollektivavtal med HTF. Denna fråga hade inte behövts föreläggas styrelsen eftersom det är en VU-fråga. 5. Arbetsgrupper och verksamhet a) Miljögruppen: Förslag till miljöplan. Bil. 8 Den föreliggande planen blandar miljöprinciper och uppdrag åt olika personer att verkställa. Beslutades att miljöplanen görs om till dokument och att Gabi Björsson ”putsar” både plan och arbetsschema. b) Planeringsgruppen Det fanns ingen ny information och uppfattningen var att gruppen hade gett varje plan i uppdrag att diskutera tänkbara förändringar inom sitt område. c) IT-gruppen: Bredband Gruppen hade inkommit med förslag till fördelning av månadskostnader för bredband. Bil 9. 25 organisationer delar på månadskostnaderna beroende på om organisationen har anställda eller inte. Även antalet anställda beaktas, varvid med anställd avses en person som är avlönad i huset. Intäkterna på 5847 kr täcker service och underhåll. Kostnaden för organisationerna läggs på hyran och en organisation kan inte tacka nej till en moderniserad infrastruktur. 3 Kabeldragningen kommer att ske 16 maj och i slutet av maj görs en testkörning. Beslutades att godkänna IT-gruppens förslag till kostnadsfördelning och att kostnaden läggs på hyran fr o m 3:e kvartalet under förutsättning att systemet fungerar. 6. Övriga frågor a) Agenda: Extra stämma med uppgift att anta nya stadgar Beslutades att inkalla en extra stämma tisdagen den 22 maj 2007 kl. 18.00 med uppgift att behandla en andra läsning av de nya stadgarna. Beslutades att före stämman börja ett styrelsemöte kl. 17.00 som bryts kl. 18.00 för att fortsätta efter stämman. Kl.19:30 bjuds styrelsen och personalen på restaurang. b) Val av ordförande och sekreterare till nästa styrelsemöte Beslutades att Barbara Brädefors är mötesordförande och Daniel van Berlekom mötessekreterare. c) Mötet avslutas Gabi Björsson tackade alla närvarande för visat intresse och avslutade mötet. Barbara Brädefors Sekreterare Gabi Björsson Mötesordförande Daniel van Berlekom Justerare 4