Stockholms universitet
Företagsekonomiska institutionen
Handledare: Bengt Kjellén
990511
Piotr Florysiak, 761027-0634
Jörgen Lundberg, 680909-0431
År 2000-problemet
År 2000-problemet
i
Sammanfattning
Från att ha varit ett problem för datatekniker har år 2000problemet (Y2K1) blivit ett begrepp som många känner till.
Med mindre än ett år kvar börjar det bli minst sagt bråttom för
de företag som inte börjat undersöka hur Y2K kommer att
påverka deras verksamhet.
Y2K är rent tekniskt ett enkelt problem. Ett årtal är uppbyggt
av fyra siffror. När datorer började användas av företag på 1960
talet var datorminne dyrt. För att spara minne programmerade
man på ett sådant sätt att datorn bara behövde räkna med de två
sista siffrorna i årtalet. De två första siffrorna var fasta. Det
980530 istället för 19980530. Detta innebär att datorerna inte
kommer kunna skilja på år 2000 och 1900 eftersom t.ex. 1:a
januari i båda fall skrivs som 000101. På 60- och 70-talet
räknade man aldrig med att programmen skulle användas på
2000-talet. Till och med på 90-talet har programmerare använt
datumformat med endast sex siffror.
Att åtgärda problemet är inte svårt, det är bara att byta ut
datumbeskrivningen i alla program och databaser. Det är
omfattningen som gör det svårt, det finns miljontals rader kod
och databaser som behöver ändras.
Y2K är inte bara något som drabbar ett enskilt företag eller
organisation, man talar om dominoeffekten som innebär att
företag drabbas om deras leverantörer och/eller kunder får
problem med datorerna. Insikten om dominoeffekten har fått
företag som t.ex. Volvo att inte samarbeta med
underleverantörer som inte kan visa att de jobbar aktivt med att
Y2K-anpassa sina system.
Syftet med denna uppsats är att undersöka hur olika företag
organiserar sitt år 2000-arbete. Vilka system som prioriteras,
vilka är ansvariga för arbetet och i vilka faser arbetet delas upp.
I vår undersökning har vi intervjuat personer som är
ansvariga för år2000-anpassningen inom deras organisation. De
organisationer vi har undersökt är stora företag med stora
resurser. De insåg tidigt riskerna med Y2K-problemet och i våra
intervjuer sade de att deras tidsplaner verkar hålla, åtminstone
när det gäller de affärskritiska systemen.
Våra slutsatser är att det finns ett antal likheter och skillnader
i organisationernas sätt att organisera år2000-arbetet. Några
likheter är:
Företagsledningen är involverade.
Man använder liknande sätt att dela upp arbetet i etapper.
De har svårt att uppskatta kostnaden för år2000-arbetet.
1
Y2K kommer från USA och står för Year 2 K=Kilo=1000
År 2000-problemet
ii
Några skillnader är:
Hur år2000-arbetet är organiserat
Huruvida organisationerna säljer produkter som kan få
problem med milleniumskiftet eller inte.
Hur pass moderna datorsystem organisationerna har.
År 2000-problemet
iii
Innehållsförteckning
Sammanfattning ...................................................................................................................... i
Innehållsförteckning ............................................................................................................. iii
1
Inledning ........................................................................................................................ 1
1.1
Problembeskrivning ............................................................................................... 1
1.2
Problemformulering och syfte ............................................................................... 2
1.3
Avgränsningar ....................................................................................................... 3
2
Metodval ........................................................................................................................ 4
2.1
Olika metodsynsätt ................................................................................................ 4
2.1.1
Analytiska synsättet ....................................................................................... 4
2.1.2
Systemsynsättet ............................................................................................. 4
2.1.3
Aktörssynsättet .............................................................................................. 4
2.1.4
Vårt synsätt .................................................................................................... 4
2.2
intervju eller samtal?.............................................................................................. 5
2.3
perspektiv .............................................................................................................. 5
2.4
undersökningens uppläggning ............................................................................... 5
2.5
datainsamling ......................................................................................................... 6
2.6
Den teoretiska referensramen ................................................................................ 6
3
År 2000-problemet ........................................................................................................ 7
3.1
Inledning ................................................................................................................ 7
3.2
Hur kommer det sig att problemet existerar? ......................................................... 7
3.2.1
Det finns tre huvudorsaker till Y2K............................................................... 7
3.2.2
Vilka problem kan uppkomma? ..................................................................... 8
3.3
Konsekvenser i praktiken ...................................................................................... 8
3.4
Varför är det så svårt att åtgärda och varför börjar man så sent? ........................... 9
3.5
Varför kan det få så stora konsekvenser? ............................................................ 10
3.5.1
Interna konsekvenser ................................................................................... 10
3.5.2
Externa konsekvenser .................................................................................. 10
3.5.3
Dominoeffekten ........................................................................................... 11
4
Vad har Y2K för inverkan på företagens och samhällets ekonomi? ............................ 12
4.1
Introduktion ......................................................................................................... 12
4.2
Samhällsekonomin............................................................................................... 12
4.2.1
Saker som talar emot ................................................................................... 13
5
Möjliga metoder för att lösa Y2K ................................................................................ 14
5.1
Inledning .............................................................................................................. 14
5.2
Anpassa eller konvertera befintliga system ......................................................... 14
5.2.1
Är detta rätt strategi? ................................................................................... 14
5.2.2
Hur genomför man denna strategi? .............................................................. 15
5.3
Ersätta gamla system med helt nya före sekelskiftet ........................................... 16
5.3.1
Är detta rätt strategi? ................................................................................... 16
5.3.2
Hur genomför man denna strategi? .............................................................. 18
5.4
Överlåta ansvaret för datadriften ......................................................................... 19
5.4.1
Är detta rätt strategi? ................................................................................... 19
5.4.2
Hur genomför man denna strategi? .............................................................. 19
5.5
Avvakta och ta hand om problemen i efterhand .................................................. 20
5.5.1
Är detta rätt strategi? ................................................................................... 20
5.5.2
Hur genomför man denna strategi? .............................................................. 20
6
IT-kommissionen ......................................................................................................... 22
6.1
Regeringens IT-kommission ................................................................................ 22
6.2
IT-kommissionens uppdrag ................................................................................. 23
7
Fallbeskrivning ............................................................................................................ 25
7.1
Intervjuerna .......................................................................................................... 25
7.2
ICA-handlarna ..................................................................................................... 25
7.3
Posten .................................................................................................................. 27
7.4
Ericsson Data ....................................................................................................... 30
8
Slutsatser ..................................................................................................................... 32
År 2000-problemet
iv
8.1
Inledning .............................................................................................................. 32
8.2
Likheter................................................................................................................ 32
8.3
Skillnader ............................................................................................................. 33
8.3.1
Organisation................................................................................................. 33
8.3.2
Typer av system ........................................................................................... 33
8.3.3
Tillfälligheter ............................................................................................... 34
9
Förslag till vidare forskning ........................................................................................ 35
10
Källförteckning ........................................................................................................ 36
10.1 Böcker och kompendier ....................................................................................... 36
10.2 Artiklar ................................................................................................................ 36
Appendix A ........................................................................................................................... 1
År 2000-problemet
1
1 Inledning
1.1 Problembeskrivning
År 2000 problemet är ett av dem mest omtalade problemen i ITvärlden idag. Det innebär att många gamla datorer med gamla
program inte kommer att fungera korrekt efter milleniumskiftet,
på grund av att datorn klarar bara av att räkna korrekt fram till
slutet av år 1999. Vid år 2000 får datorn problem och i vissa fall
börjar den om från början, det vill säga från år 1900. I andra fall
får man absurda datum som 19001. Det finns många varianter.
Ett årtal är uppbyggt av fyra siffror. När datorer började
användas av företag på 1960 talet var datorminne dyrt. För att
spara minne programmerade man på ett sådant sätt att datorn
bara behövde räkna med de två sista siffrorna i årtalet. De två
första siffrorna var fasta. Man räknade aldrig med att
programmen skulle användas på 2000-talet.
Av naturen är människor ofta negativt inställda mot
förändring. Samma sak gäller företag. Sedan företag inom
industri, tjänsteverksamhet, bankväsende och så vidare
utvecklade sina ekonomiska system för flera decennier har man
troget använt systemen. Då dem inte har räckt till har man
modifierat dem. En modifiering innebär i grund och botten att
dem grundläggande begränsningarna finns kvar inom systemet.
En av grundbegränsningarna är systemets "klocka" som bara
klarar av att räkna fram till slutet av år 1999. Sedan börjar den
om igen.
Detta kan få katastrofala följder. I grund och botten tror
datorn att det är år 1900. Alltså har inte år 1990 inträffat ännu,
det vill säga alla inmatningar senare än 1900 är ogiltiga. Det går
inte mata in data och datera dem till år 2000. Allting som är
daterat senare än år 1900 kan försvinna. Programmen kanske
slutar att fungera p.g.a. att datorn hamnar i oändliga "loopar".
Ingen vet säkert vad som kommer att hända.
Ett annat problem är att det inte bara är datorer som PC eller
Macintosh som har program. Det finns även inbäddade program
i stereon, hissar, videon, tv, elektronik i bilar och så vidare. När
årtalet 1999 skiftar över till årtal 2000 kan detta få oanade
följder på dessa typer av system.
Ett specialfall är Internet. Kommunikationen mellan datorer
sker med hjälp av telekommunikationslinjer. Informationen
slussas till rätt mottagare med hjälp av växlar. Dessa växlar har
inbäddade program som också kan orsaka Y2K-problem. I
dagens datoriserade samhälle kan det få stora konsekvenser om
inte datorkommunikationerna fungerar som de ska.
År 2000-problemet
2
Y2K-problemet är stort både vad gäller konsekvenser och
bredd, om man tar hänsyn till datorernas betydelse i den globala
ekonomin. Vissa målar upp ett skräckscenario om global
ekonomisk kris vilket leder till att vissa företag och personer
förtränger problemet.
Idag är många människor medvetna om att Y2K-problemet
existerar men de vet inte exakt vad det innebär för deras eget
företag eller organisation.
1.2 Problemformulering och syfte
I nuläget är problemet aktuellt för de som försöker förhindra att
problem uppkommer på nyårsafton år 1999. Om de inte lyckas
åtgärda alla problem kommer även gemene man att drabbas.
Problemen kan vara allt ifrån att inte komma in på sin
arbetsplats för att inpasseringssystemet inte fungerar, till att
man inte får sin pension utbetald.
För företag och organisationer kan följderna av 2000problemet bli katastrofala. Exempelvis kan administrativa
system som håller reda på lager, inköp och kundbeställningar
haverera. I värsta fall startar en kedjereaktion då en leverantör
inte kan leverera till sin kund som i sin tur inte kan leverera till
sina kunder.
De företag som har insett detta problem söker nu efter
lösningar inom rimliga kostnadsgränser. En del företag har
specialiserat sig på att lösa milleniumbuggen. För företag som
inte har kompetens att lösa 2000-problemet skulle detta kunna
vara ett bra alternativ. Ett annat alternativ är att köpa helt nya
system.
Problemet förekommer inom hela den globala ekonomin, i
alla länder, företag och institutioner. På grund av detta och den
korta tiden till år 2000 är problemet högst aktuellt. Problemet
förekommer där datorer finns och det är så gott som överallt.
Det talas och skrivs om problemet i de flesta medier idag och
speciellt mycket ute på nätet.
Till viss del är år2000-problemet ett tekniskt problem men
den tekniska biten är relativt lätt att lösa. Det är det mängden
kod och komponenter som måste gås igenom som gör
problemet komplext. Framför allt är det ett organisatoriskt
problem: vem gör vad, i vilken ordning, behöver man
kontrollera att kunder och leverantörer anpassar sina system,
osv. Vi kommer gå igenom år 2000 problemet och dess
inverkan på företag i kapitel 3 och 4.
Syftet med denna uppsats är att undersöka hur olika företag
organiserar sitt år 2000-arbete. Vilka system som prioriteras,
vilka är ansvariga för arbetet och i vilka faser arbetet delas upp.
År 2000-problemet
3
1.3 Avgränsningar
Vi kommer inte beskriva några tekniska lösningar på eller
rättsliga följder av Y2K.
Vi kommer inte att ha tid att undersöka alla typer av företag,
småföretag, industriföretag, detaljföretag, myndigheter osv. Vi
kommer därför att välja att titta på en eller att par stora
organisationer där år 2000 arbetet troligtvis är mer komplext
vad gäller planering, genomförande och koordination.
År 2000-problemet
4
2 Metodval
2.1 Olika metodsynsätt
2.1.1 Analytiska synsättet
Det analytiska synsättet är det äldsta av de tre olika synsätten vi
tar upp här. Det har sitt ursprung i den klassiskt analytiska
filosofin och är djupt rotad i det västerländska tänkandet 2. I det
analytiska synsättet är verkligheten summativ, det vill säga att
helheten är summan av delarna. Kunskapen är oberoende av
individen och subjektiva upplevelser.
2.1.2 Systemsynsättet
Systemsynsättet antar att verkligheten är arrangerad så att
helheten avviker från summan av delarna. Detta för att delarna
har inbördes relationer som kan ge positiva eller negativa
effekter på helheten, synergier. Systemsynsättet förklarar
delarna utifrån helhetens egenskaper.
2.1.3 Aktörssynsättet
Aktörssynsättet utgår ifrån att verkligheten är en social
konstruktion där helheten förklaras utifrån delarnas egenskaper.
Synsättet inriktar sig på att kartlägga den betydelse och
innebörd olika aktörer lägger i sina handlingar och den
omgivande miljön.
2.1.4 Vårt synsätt
”..inom systemsynsättet är syftet att kartlägga den objektiva
verkligheten. Dock ställs inom detta synsätt vid kartläggningen
inte så höga formalistiska krav som inom det analytiska
synsättet. Att ”korrekt” utnyttja olika tekniker är här ingen
garanti för framgång. Framgången ligger lika mycket i
fantasi, vakenhet och medvetenhet inför den komplexa
verklighet, som systemsynsättet postulerar.”3
Vi har ett systemsynsätt. Vi utgår ifrån att år-2000 problemet
drabbar hela nätverk och inte enbart enstaka företag. Med
nätverk menar vi ett företag med hela sin omgivning som
inkluderar leverantörer, underleverantörer, kunder, långivare
och så vidare. En hel kedja är inte starkare än den svagaste
länken i kedjan. Detta innebär att om exempelvis ett företags
leverantör drabbas av år-2000 problemet så kommer företaget
också att drabbas. Inget företag är en isolerad enhet.
2
Arbnor, Bjerke :Företagsekonomisk metodlära
3
Arbnor, Bjerke :Företagsekonomisk metodlära
År 2000-problemet
5
Vi ser oss själva som positivister/empirister, våra kunskaper
och slutsatser baserar sig på de observationer vi gjort i denna
undersökning.
2.2 intervju eller samtal?
Vi har i våra intervjuer haft en blandning av intervju och samtal.
Vi hade ett antal grundfrågor4 som underlag inför intervjuerna.
Dessa frågor har tjänat som ”startmotor” för att få igång en mer
allmän diskussion kring år 2000 problemet. Frågorna har också
använts för att komma tillbaka till ämnet då respondenterna
”vandrat iväg” i sina resonemang.
Genom att ha en öppen dialog har vi försökt att få så många
vinklar på frågorna som möjligt för att få en fullständigare bild
av år 2000 problemet.
2.3 perspektiv
Vi utgår ifrån ett företagsekonomiskt perspektiv, det vill säga
vi kommer att titta på år-2000 problemet ur företagens
synvinkel och undersöka företagens ansatser att lösa Y2K
utifrån ett företagsekonomiskt perspektiv.
2.4 undersökningens uppläggning
4
Definition av problem och övriga förberedelser. Denna del
innehåller problemformulering, syfte, metod och
avgränsningar.
Insamling av data. Datainsamlingen beskrivs i separat punkt
nedan.
Strukturering av data. Genomgång av material som
insamlats in vid intervjuerna och litteraturstudien.
Urskiljning av data som är relevant för undersökningen,
samt gruppering av relevant data enligt olika kriterier.
Relevanta data är sådant som förklarar problemet rent
tekniskt, data som förklarar problemets omfång, data som
förklarar hur man kan gå tillväga när man skall lösa år2000problemet samt data från intervjuerna om hur de olika
organisationerna faktiskt har gått tillväga för att lösa
problemet.
Genomgång av den strukturerade datan för att kunna dra
underbyggda slutsatser. Vårt synsätt innebär att vi ser
organisationen som uppbyggt av olika delar med inbördes
relationer och hur organisationen påverkas av år2000problemet beror på hur organisationen är uppbygd och vilka
relationer organisationen har mot omvärlden. Detta får man
ta hänsyn till när man analyserar datan, dels vad år2000Se Appendix A
År 2000-problemet
6
problemet får för konsekvenser och dels på vilket sätt man
skall lösa problemet.
Slutsatser av analysen
2.5 datainsamling
Vi har tänkt att samla in data genom att genomföra intervjuer
med år 2000-ansvariga personer inom företag. Vi kommer
också genomföra litteraturstudier. Eftersom problemet är
aktuellt krävs också studier av aktuella litteraturkällor som
dagstidningar, facktidningar och artiklar på Internet.
2.6 Den teoretiska referensramen
Vi känner ännu så länge inte till några teorier/modeller som kan
appliceras på Y2K. Vi kommer därför att dra egna slutsatser
från våra intervjuer och de artiklar vi har läst.
År 2000-problemet
7
3 År 2000-problemet
3.1 Inledning
Y2K är rent tekniskt ett enkelt problem. I de flesta datorsystem
skrivs datum utan århundrade, t.ex. 980530 istället för
19980530. Detta innebär att datorerna inte kommer kunna skilja
på år 2000 och 1900 eftersom t.ex. 1:a januari i båda fall skrivs
som 000101.
Att åtgärda problemet är inte svårt, det är bara att byta ut
datumbeskrivningen i alla program, det är omfattningen som
gör det svårt. Det finns miljontals rader kod och databaser som
behöver ändras.
Då företagen modifierar sina system ändrar man oftast inte
alla datum till fyra siffror, istället använder man sig av en teknik
som kallas ”fönster”. Tekniken innebär att man sätter en
brytpunkt vid ett årtal, till exempel 70. Programmet får sedan
instruktioner som säger att alla årtal som är över brytpunkten
tillhör 1900-talet och alla årtal under brytpunkten tillhör 2000talet. På så vis behöver man inte ändra datumformatet i
databaser som kan innehålla enorma mängder data.
3.2 Hur kommer det sig att problemet existerar?
3.2.1 Det finns tre huvudorsaker till Y2K
I början av dataåldern var minne mycket dyrt och för att spara
pengar tog man bort onödig information så som århundradet. På
60-talet fanns det till och med programmerare som endast
använde en siffra för att representera ett årtal. Detta gjorde att
de fick modifiera sin kod vid övergången till 70-talet. De visste
redan då att år 2000 skulle innebära problem men då det låg så
långt fram i tiden var det ingen som oroade sig över det.
På 60- och 70-talet var det inga programutvecklare som
trodde att deras program skulle överleva så långt som in på det
nya årtusendet och därför var det ingen som tog hänsyn till att
det skulle bli ett problem i framtiden. På senare år har det visat
sig att det är väldigt kostsamt att byta ut stora datorsystem och
man har därför modifierat och uppgraderat sina system hellre än
att utveckla nya. Detta har avsevärt förlängt livslängden på de
program som utvecklades under 60- och 70-talen.
Samhället i stort, utanför datorvärlden, använder sällan
århundradet när man talar om årtal och datum. Människor till
skillnad mot datorer förstår automatiskt vilket århundrade man
talar om. Ett exempel på detta är personnummren som används i
många register och data- baser som skrivs på formen ååmmddxxxx.
År 2000-problemet
8
3.2.2 Vilka problem kan uppkomma?
Det vanligaste problemet uppkommer när datorprogram skall
använda datum för att utföra beräkningar. Ex. 2000-1999=1,
men för datorn kommer detta beräknas som 00-99=-99. Detta
kommer med stor sannolikhet att innebära att programmet slutar
att fungera eftersom negativa datum inte existerar. Alternativt
kommer datorn att tolka -99 som 99, programmet kommer att
generera felaktiga data.
Reglerna för att avgöra om ett år är ett skottår är ganska
enkla. Grundregeln är att år delbara med fyra är skottår. Det
finns två undantag. År delbara med 100 är inte skottår men år
som är delbara med 400 är skottår. Detta innebär t.ex. att år
1900 inte var ett skottår men år 2000 är ett skottår av typen som
bara återkommer vart 400:de år. Det finns ett antal program som
inte har det andra undantaget inprogrammerat och eftersom år
2000 är delbart med 100 kommer programmen att anse att år
2000 inte är ett skottår.
Det finns en mängd olika specialanvändningar av datum. Ett
exempel på det kan vara att programmet efter 30 dagar skall
utföra en specifik funktion, t.ex. om en betalning uteblivit skall
dröjsmålsränta betalas.
I t.ex. en PC finns en systemklocka som anger tiden. Om den
klockan inte klarar av övergången till år 2000 kommer den i sin
tur att ge felaktiga datum och tidsangivelser till programmen
som körs på PC:n. Då spelar det ingen roll om de programmen
är anpassade till år 2000 eller inte. Det har visat sig att vissa
datorer ställer om datumet till 1980 då klockan går över
milleniumgränsen.
3.3 Konsekvenser i praktiken
Många människor frågar sig vad konsekvenserna kan bli av
Y2K. Kommer PC:n att ange ett felaktigt datum längst upp i
hörnet eller går det så långt att hissar faller ner i schaktet och
flygplan störtar? Ingen vet säkert, men här är en beskrivning av
konsekvenser som har uppstått p.g.a. problem som liknar Y2K.
De här problemen uppstod p.g.a. av den mänskliga faktorn då
det gällde programmering som har samband med datumet.
Under gulfkriget användes den mycket avancerade ”Patriot
missilen” för att skjuta ner fiendens ”Scudmissiler”. Många
patriotmissiler missade. Detta berodde på att en klocka i
missilerna gick för fort. Det var så pass lite att det inte var
märkbart förrän efter en lång tid och det resulterade i att
klockan gick ett antal sekunder för fort efter att ha varit i
drift i hundratals timmar. Felet resulterade, efter en
hundratimmars period, i en felberäkning på 675 meter. Detta
berodde på att felet i klockan orsakade ett styrningsfel.
År 2000-problemet
3.4
9
Programvara i en F-16 flygplanssimulator orsakade ett fel
som fick konsekvensen att flygplanet flög upp och ner varje
gång det passerade ekvatorn. Orsaken var att minus tecknet
fattades för latituder söder om ekvatorn.
En 99-årig man kom in på en akut mottagning och hade ett
ovanligt högt antal vita blodkroppar. Datorn rapporterade
detta som normalt eftersom värdena låg inom gränserna för
ett spädbarn. Mannen var född 1889. Datorn trodde att han
var född 1989. Orsaken till detta var problemet med
tvåsiffrig datumrepresentation. Felet upptäcktes av en
läkare.
I Colorado Springs dödades ett barn och ett blev skadat på
grund av att trafikljusen fortfarande var i helgläge och
struntade i skolschemat när veckan hade börjat. Felet
uppstod i överföringen av den riktiga tiden från den
automatiska klockan i staden Boulder. Den här typen av fel
kan uppstå år 2000 när klockorna i datorer vrids tillbaka till
den första januari 1900 som var en måndag. Datorerna
kommer då tro att den 6:e januari år 2000 är en lördag och
trafikljus kommer att fungera i helglägen.
Varför är det så svårt att åtgärda och varför börjar
man så sent?
Tekniskt sett borde det vara relativt enkelt. Svårigheten ligger i
omfattningen. Det visar sig att ju noggrannare en organisation
analyserar problematiken desto, allvarligare uppfattas
problemen. Detta beror på att:
stora och komplexa arbetsinsatser behövs för att analysera
och åtgärda problemen
det är svårt att förvissa sig om att samtliga aspekter av
problematiken är under kontroll
det är bristande tillgång på såväl personal som ekonomi för
åtgärder
det är svårigheter att snabbt få prioritet hos nyckelpersonal
för omställnings- arbetet i förhållande till andra angelägna
förändringar i eller utveckling av IT- systemen
det finns en osäkerhet angående hur och när omvärlden
(t.ex. leverantörer och andra organisationer som man utbyter
information med) kommer att åtgärda sina system. Testerna
med 100-tals eller 1000-tals samverkande program blir
komplexa och resurskrävande.
Även med omfattande analyser och noggrann planering finns
risken att någon aspekt ändå blir förbisedd och att negativa
År 2000-problemet
10
effekter uppstår. All anpassning måste bli klar i mycket god tid
före sekelskiftet för att testningen ska hinnas med.
Man kan ställa sig frågan att om nu detta är ett så stort och
tidskrävande problem, varför har myndigheter och företag inte
vidtagit åtgärder långt tidigare? En förklaring är att myndigheter
och företag vägrat tro att problemet faktiskt existerar. Man har
avfärdat det hela som science-fiction, ett påhitt av sk
datornördar. Trots att det står klart nu att ett problem föreligger
så är det vanligt att myndigheter och företag tror att:
Det är bara gamla datorsystem som drabbas från perioden
60-80-talet. Alla nya system och dagens persondatorer är
säkra.
Problemet är enkelt och det är oförståeligt att det görs så
stort väsen kring det. Det är ju bara att byta ut de tvåsiffrigamot fyrsiffriga datum.
Företagets datordrift är utlokaliserad och problemet åtgärdas
av specialister. Det är inte företagets problem.
Företaget kommer ju ändå inte använda sina befintliga
system fram till år 2000. I takt med teknikens utveckling
byter man ut de gamla systemen mot nya och problemet
löser sig automatiskt.
Den tekniska utvecklingen går mycket fort idag. Otroliga
lösningar tas fram varje vardag. Samma sak gäller Y2K, en
lösning kommer och problemet försvinner automatiskt.
Dessa är alla vanföreställningar. Sanningen är att överallt där
programmering förekommer finns det risk för datumfel.
3.5 Varför kan det få så stora konsekvenser?
Man kan dela upp konsekvenserna i interna och externa. De
interna konsekvenserna av Y2K uppkommer av att företaget
självt inte anpassat sina system, medan de externa uppkommer
av att företagets kunder, leverantörer och samarbetspartner inte
anpassat sina system.
3.5.1 Interna konsekvenser
De interna effekterna uppföra sig olika i olika bolag beroende
på mängd olika variabler och samband. Det enda som är klart är
att systemen troligtvis inte kommer kunna utföra sin funktion
som det är tänkt. Se de exempel vi gav i 3.3.
3.5.2 Externa konsekvenser
Om ett företag har anpassat sina system inför år 2000 men deras
underleverantörer och kunder inte har gjort det, innebär detta en
stor affärsrisk för företaget. Eftersom viktiga underleverantörer
kan vara oförmögna att leverera, kunder kan vara hindrade att
köpa, beroende på konsekvenser av Y2K.
År 2000-problemet
11
Sammanfattningsvis måste ett företag se till att uppdatera
sina egna system men även se till att leverantörer, kunder och
partners också gör det.
3.5.3 Dominoeffekten
Dominoeffekten uppkommer som en följd av de externa
konsekvenser som har diskuterats ovan. Det börjar med att ett
företag hamnar i knipa p.g.a. av interna konsekvenser som
också har diskuterats ovan. Detta företag är oförmöget att t ex.
leverera till sina kunder p.g.a. att systemet som tar emot
beställningar inte fungerar. Företaget kan alltså inte leverera till
sina kunder. De kunderna är också företag. De måste i sin tur
leverera till sina kunder. Men det kan de alltså inte p.g.a. att de
inte får det material de beställt och deras tillverkning stannar.
Dessa företag har i sin tur andra företag som kunder. Dessa
drabbas också och på detta sätt fortsätter det vi kallar för
dominoeffekten. Dominoeffekten kan få till följd en djup
ekonomisk nedgång inte bara i ett land utan i hela världen.
Alla företag behöver inte drabbas av interna konsekvenser
för att dominoeffekten skall uppstå. Det räcker med att en länk i
kedjan bryts.
År 2000-problemet
12
4 Vad har Y2K för inverkan på företagens och
samhällets ekonomi?
4.1 Introduktion
Naturligtvis är detta en mycket svår fråga att besvara men vi ska
här diskutera olika möjliga förlopp.
4.2 Samhällsekonomin
Vissa ekonomer, däribland Edward Yardeni ekonom på
Deutsche Morgan Grenfell i New York, anser att det föreligger
en risk att Y2K-problemet kommer att medföra att den globala
ekonomin kommer gå in i en lågkonjunktur, och att den
kommer kunna bli lika djup som vid oljekrisen på 70-talet.
Yardeni påpekar att oljekrisen orsakades av ett avbrott i
oljetillförseln. På samma sätt kan ett avbrott i
informationstillförsel skapa en informationskris.
När gemene man blir varse om Y2K kan de bestämma sig
för att det inte är rätt läge att göra stora investeringar som att
köpa ett en ny bil eller att renovera huset. De kanske till och
med säljer sina aktier och tar ut sina pengar från banken.
Precis som under oljekrisen kan aktiemarknaden reagera
kraftigt nedåt vilket i sin tur gör det svårt för företag att
ordna med riskkapital till expansioner.
Företagen lägger nu ned stora summor för att se till att de
inte drabbas av Y2K-relaterade problem. Det innebär att de
använder pengar som de skulle ha kunnat använda till
investeringar av mer värdehöjande karaktär.
De länder inom EU som har anslutit sig till
valutasammarbetet med Euron har ytterligare ett problem att
ta hänsyn till. Eftersom introduktionen av Euron och Y2K
inträffar samtidigt kan stora problem uppkomma eftersom
många finansiella funktioner sköts med hjälp av IT.
Det finns en risk att det uppkommer en brist på IT-kunnig
personal då alla företag ska anpassa sina system. I USA
rekryterar man redan personal från länder som Mexiko.
Kunnig personal kan få högre lön i länder där brist uppstått
och vilket gör att lönerna och priserna på konsulttjänster
kommer stiga dramatiskt. Länder med lägre löneläge
kommer till följd av detta få ännu svårare att hinna åtgärda
sina system i tid.
Y2K-problemen kan bli en självuppfyllande profetia, dvs.
om många tror att det kommer bli en lågkonjunktur på
grund av Y2K kommer de inte att investera i den
År 2000-problemet
13
utsträckning som de skulle ha gjort, vilket i sin tur verkligen
leder till en lågkonjunktur.
4.2.1 Saker som talar emot
Inom bank- och finanssektorn är Y2K-medvetenheten
mycket hög. Banker, försäkringsbolag och liknande bolag
var bland de första att komma igång med uppgraderingar av
sina system. Att det skulle bli en kris tillföljd av att
människor och företag inte kan komma åt sina pengar är inte
så trolig.
När väl Y2K-faran är över kommer företagen att börja lägga
sina IT-pengar på mer värdehöjande investeringar och en
investerings boom bli följden.
År 2000-problemet
14
5 Möjliga metoder för att lösa Y2K
5.1 Inledning
Det finns olika strategier för att komma underfund med Y2K.
En strategi passar ett företag medan en annan passar ett annat.
Det är viktigt att poängtera redan här att Y2K är en uppgift för
ledningen, och inte bara för tekniker. Detta p.g.a. att problemet
är så omfattande att man förmodligen inte kommer att hinna
genomföra alla åtgärder man tänkt sig och måste prioritera. Det
kommer att vara ont om kompetens eftersom alla vidtar
åtgärder, problemet innebär stora oplanerade kostnader och en
investering som inte ger någon egentlig avkastning. Dessutom
krävs ett omfattande samarbete mellan företag för att kunna lösa
problemet. Att man börjar så här sent gör det hela inte bättre.
Det första man bör göra innan man väljer någon strategi är att
inventera sina system och kontakta leverantörer, då sådana
existerar, i syfte att ta reda på om systemet/en klarar år 2000.
Med system avser vi här både hård- och mjukvara. hårdvara är i
praktiken omöjligt att år 2000 anpassa själv utan får bytas ut
helt eller delvis.
Vi har kommit fram till att det i stora drag finns fyra möjliga
strategier för att komma till rätta med år2000-problemet. Se
även listan med artiklar i referenserna under punkt 10.2. I
följande avsnitt beskrivs dessa strategier närmare och dessutom
listar vi olika för- och nackdelar som förknippas med dem.
Dessa har dels framkommit då vi tittat närmare på de olika
strategierna men också observerats i diverse artiklar.
Möjliga strategier:
Anpassa eller konvertera befintliga system
Ersätta gamla system med helt nya före sekelskiftet
Överlåta ansvaret för datadriften
Avvakta och ta hand om problemen i efterhand
5.2 Anpassa eller konvertera befintliga system
I grunden innebär denna strategi att man går in i programmen
och ändrar alla tvåsiffriga datum till fyrsiffriga. Andra alternativ
är att skapa program som låter systemet avgöra om ett
tvåsiffrigt datum tillhör 1900- eller 2000-talet. Då det gäller
hårdvara innebär detta exempelvis inköp av speciella
expansionskort till PC som korrigerar moderkortets BIOS.
5.2.1 Är detta rätt strategi?
Om denna strategi är lämplig beror på ett antal faktorer.
För det första måste man titta på systemets storlek och
omfattning. Är det ett stort system kan det vara så att man inte
År 2000-problemet
15
hinner med att anpassa det före sekelskiftet. Om systemets
omfattning är stor, dvs det arbetar gentemot andra system, kan
det vara svårt att veta hur de andra systemen reagerar på
eventuella förändringar. Det kan vara svårt att korrigera
oförutsedda konsekvenser i plattformens funktionalitet.
En annan faktor avser huruvida det är ett system som har
utvecklats speciellt för verksamheten eller om det är ett standard
system som har köpts in. I båda fallen kan problem föreligga.
I fallet då det är ett system som har utvecklats för
verksamheten kan det vara gammalt. Detta kan innebära att
systemet är programmerat i ett gammalt programmeringsspråk
som inte används längre. Det kan vara svårt att få tag på
kompetens i sådana fall. Att programmera är som att skriva.
Alla har en egen skrivstil. Det kan vara svårt att tyda den stilen
för en person som ska anpassa systemet speciellt om det är ett
gammalt programspråk.
I de fall då företaget använder ett standardsystem finns också
risker att råka ut för problem. Alla företag som utvecklar system
brukar koda systemets programkod så att kunder inte ska se hur
det fungerar och kopiera bitar av systemet för egen användning.
Om man stöter på en sådan situation har man inget val än att be
leverantören om en specifikation av systemet i syfte att år 2000
anpassa det. Med inköpta system finns det dessutom en risk att
leverantören inte finns kvar. Allt det här bör man ta hänsyn till
om man överväger att anpassa sitt system.
5.2.2 Hur genomför man denna strategi?
Första steget innebär att man undersöker sitt system och tar
hänsyn till de faktorer som har diskuterats ovan och avgör
om just denna strategi är lämplig för företaget. Om man har
problem kan man titta på vad företag i liknande situationer
har gjort. Om man använder ett standard system skall man
innan man sätter igång med denna strategi höra sig för med
leverantörer om en uppgraderingsversion har utkommit eller
kommer att komma ut. Troligtvis är det så. Uppgradering är
ett mellanting mellan anpassning och utbyte av system. Det
innebär att man byter ut sitt system mot ett likadant som
leverantören gjort år 2000-säkert. Det blir billigare och det
går fortare att anskaffa en anpassad uppgraderingsversion än
om man anpassar systemet själv.
Det andra steget innebär en analys av systemet. Innan man
kan korrigera fel måste man hitta dem. Har man många
system måste man prioritera de viktigaste och börja
analysera dessa först. Det är bra att i detta steg kartlägga hur
lång tid korrigeringen kommer att ta med hänsyn till felens
natur och antal.
År 2000-problemet
16
Steg tre innebär att man ändrar i systemen. Det är bra att
undvika att göra fel vid ändring då detta ställer till stora
bekymmer.
I steg fyra testar man om systemet fungerar som det ska
efter det att ändringarna är utförda. Detta gör man genom att
ställa fram datumet till efter eller strax före sekelskiftet. Det
är viktigt här att inte bara testa systemen var för sig utan
också kontrollera att de fungerar tillsammans om de är
beroende av varandra. Det är lämpligt här att anordna en
testmiljö som är avskuren från den verkliga miljön.
Det bör också tilläggas att vad gäller denna strategi så talas det
oftast om en perfekt lösning en sk ”silver bullet sollution”.
Detta skulle innebära att det skulle finnas program och verktyg
som automatiskt hittar år 2000 fel och korrigerar dem i
systemen. Detta påstående är delvis sant. Sådana program
existerar men dem hittar inte alla år 2000 fel och kan således
inte korrigera alla. De kan vara till stor hjälp, men man skall
inte helt och hållet lita på dem.
5.3 Ersätta gamla system med helt nya före sekelskiftet
Detta innebär ett systembyte för företaget. Man tar bort det
gamla systemet och ersätter det med ett nytt. Denna strategi
innebär ofta en stor investering. Här kan det bli tal om en
utebliven avkastning om det nya systemet endast erbjuder en år
2000-säckerhet utan några andra skillnader jämfört mot det
ersatta systemet.
5.3.1 Är detta rätt strategi?
Om denna strategi passar företaget beror på följande faktorer.
Den första faktorn är systemets struktur. Med struktur avser
vi mängden program som interagerar, sambanden mellan
programmen och programmens storlek. Ju fler program desto
svårare är det att hitta bra ersättningsprogram. Man måste
troligtvis ersätta allihop eftersom varje program utför någon
nödvändig funktion. Det är möjligt att det går att ersätta ett
flertal program med ett enda större som utför flera funktioner
samtidigt, och p.g.a. detta kan man effektivisera systemet och
eliminera onödig interaktion. Naturligtvis är det svårare att
ersätta ett system som har flera samband. Fler samband kan
innebära fler program i systemet.
Alla program som ingår i det nya systemet måste vara
kompatibla med varandra. Det är alltså en fråga om både
funktionalitet och kompatibilitet. I vissa fall är programmens
storlek av betydelse. Ju större program man har desto mindre
antal program finns det och detta kan innebära mindre antal
samband.
År 2000-problemet
17
Den andra faktorn är om företaget använder ett köpt
standardsystem eller om systemet är speciellt utvecklat och
anpassat för företaget. Ett standardsystem är nästan alltid lättare
att ersätta.
Det finns ett par metoder när man skall ersätta sitt gamla
system. Man kan uppgradera systemet till en senare version
eller köpa en helt nytt system. Att uppgradera är det smidigaste
sättet eftersom man får ett 2000-säkert system som dessutom
fungerar på i stort sätt samma sätt som det gamla. Dessutom blir
kostnaderna för ett standardsystem mindre än för ett för
företaget speciellt utvecklat system.
Att ersätta sitt system med ett helt annat standardsystem har
både positiva som negativa följder. De positiva följderna är att
systemet kan vara billigare i både inköp och drift. Dessutom kan
systemet var effektivare än en ny version av det befintliga
systemet. Leverantören kan också vara mer förmånlig gentemot
företaget än den befintliga. Denne kan t.ex. erbjuda fri support,
installation eller utbildning i samband med inköp av dennes
system. De negativa kosekvenserna kan naturligtvis innebära
allt det motsatta gentemot det som har diskuterats ovan.
Dessutom kan ett helt nytt system innebära omskolning av
personal som diskuteras senare i detta kapitel. Andra negativa
konsekvenser kan vara sådana man inte har förutspått
uppkommelsen av vid ett systembyte. Exempel här kan vara
inkompatibilitetsfel med andra delar av systemet om endast
vissa delar byts ut.
Den sista faktorn som man ofta kan förbise, men som är den
ekonomiskt mest betydelsefulla är företagets personal.
Personalen har vant sig vid det befintliga systemet. De har
jobbat en längre tid med det och automatiskt inlärning har
förekommit. Dem har utvecklat egna rutiner som fungerar med
hjälp av trial and error. När man nu ersätter det befintliga
systemet med ett annat vänder man sina anställdas värld upp
och ner. Nästan all deras kunskap från vad gäller det gamla
systemet kan vara värdelös. Personalen måste lära sig det nya
systemet från början.
Gamla vanor kan ställa till problem då till en början då den
anställde har lärt sig utantill vissa kommandon. Dessutom är
kostnaderna höga för utbildningen. Ett annat problem är att det
behövs ersättare som sköter arbetet antingen i det gamla eller
nya systemet under tiden som den ordinarie personalen utbildas.
Alternativt kan den befintliga personalen jobba övertid Detta
innebär att får förhöjda personalkostnader.
År 2000-problemet
18
5.3.2 Hur genomför man denna strategi?
Hur man ska göra beror naturligtvis på faktorer som har
diskuterats ovan. I huvudsak är följande steg bra att hålla sig till
vid implementeringen vid denna strategi:
Kartläggning av systemet. I detta steg samlas information
om systemet som avser dess funktionalitet och förhållanden.
Man måste ta reda på mot vilka andra system det befintliga
systemet körs. Dessutom listar man funktioner som systemet
utför. Utöver det skall man upprätta en kostnadskalkyl över
systemets kostnader månadsvis och årsvis.
I det första steget har man samlat ihop information avseende
behovet av system. Nu vet man vad man skall leta efter. I
det här steget tar man kontakt med leverantörer och
specificerar sina krav. Behovet består av tre delar:
funktionalitet, kompatibilitet och ekonomi.
När man har hittat lämpliga leverantörer som kan erbjuda
system som passar företagets behov måste man försäkra sig
att det är år 2000-säkert. Det är inte så många leverantörer
som använder sig av IT-kommissionens år 2000-säkermärke
och man skall inte nöja sig med leverantörens ord eller
garanti eftersom ingen leverantör är i stånd att ge en sådan.
Man bör testa systemet i en tillfällig testmiljö som avspeglar
det egna företagets miljö i syfte att verifiera dess
funktionalitet och kompatibilitet efter sekelskiftet.
Nu har man har hittat ett system som både matchar
företagets behov och är år 2000-säkert. Då är man redo för
implementering av systemet. Implementeringen skall utföras
på ett sådant sätt att störningarna blir minimala för den
övriga verksamheten. Det bör påpekas att vi med system
avser både hårdvara och mjukvara.
I steg ett installerar man det nya systemet. Detta innebär först
att man installerar all hårdvara om man har anskaffad sådan.
Sedan installeras alla inköpta program. Sedan skall systemet
konfigureras efter företagets och personalens behov. Detta kan
eventuellt göras under inlärningsperioden av systemet om det
skiljer sig avsevärt. Sist skall all företagets data från dess
databaser föras över från det gamla till det nya systemet.
Ytterligare ett steg förekommer i vissa fall och avser
utbildningen av personal i det nya systemet. Det är i de fall då
det nya systemet skiljer sig avsevärt från det inköpta.
Personalen måste lära sig att arbeta i det nya systemet och det
tar ett tag innan de blir lika effektiva i det i det nya systemet
som de var i det gamla. Under tidsperioden som den ordinarie
personalen utbildar sig måste företaget anställa ersättare som
År 2000-problemet
19
sköter det dagliga arbetet. Alternativt kan den befintliga
personalen jobba övertid.
När personalen arbetar i det nya systemet bör man söka feedback från dem. Eventuellt kan man förbättra systemet
ytterligare. Situationen kan vara sådan att man har missat fel
som inte har uppstått vid testning utan som har upptäckts av
personalen.
Det sista steget innebär bortagning av befintligt system.
Beroende på systemets storlek och företagets storlek kan detta
innebära mycket arbete som man måste förbereda sig för. Det är
lättare att genomföra en bortagning av mjukvara än hårdvara
men konsekvenser av misstag vid bortagning av mjukvara är
allvarligare som t.ex. förluster av data som inte har förts över
till det nya systemet. Situationen kan vara sådan att bortagning
måste göras först för att förberedda plats åt det nya systemet.
Men det är säkrast att behålla det gamla systemet tills det nya
har testats och det har verifierats att det fungerar framgångsrikt.
Dessutom måste arbetet skötas i det gamla systemet under
implementeringsperioden.
5.4 Överlåta ansvaret för datadriften
Denna strategi innebär att man utlokaliserar år 2000 arbetet och
låter experter som har erfarenhet av år 2000 lösningar ta hand
om problemet.
5.4.1 Är detta rätt strategi?
Att överlåta ansvaret till någon annan kan bero på att företaget
självt är oförmöget eller saknar resurser att lösa problemet.
Orsaken kan vara att man har ett oerhört komplicerat system, de
anställda som implementerade det är längre ej kvar i företaget,
företaget vill undvika störningar i verksamheten eller anser att
de är oförmögna att lösa problemet p.g.a. av något annat skäl.
Företaget självt kanske inte hinner lösa Y2K innan
millenniumskiftet. Dessutom måste företagets egen personal
sköta sina ordinarie arbetsuppgifter och det kan hända att
företaget ej har råd att anställa ersättningspersonal. Dessutom
kan det vara brist på kompetent personal och man får inte tag på
någon eller på tillräckligt mycket personal som kan hjälpa
företaget att lösa år 2000 problemet. I sådana fall bör man
utlokalisera datordriften.
En faktor som är viktig är att företaget som tar hand om
datordriften hos andra företag har mer erfarenhet och är
effektivare. Därmed kan kostnaderna bli mindre
5.4.2 Hur genomför man denna strategi?
För det första behöver företagets datorsystem beskrivas
närmare. Antingen görs detta av företaget självt eller så
År 2000-problemet
20
anlitas någon utomstående. Syftet med att beskriva systemet
är att man ska kunna uppskatta hur mycket arbete som krävs
för att anpassa det och för att kunna beskriva det för de som
ska ta över driften.
Det är nu dags att leta efter ett lämpligt företag som kan ta
hand om datadriften. Efter sin datorsystembeskrivning kan
man specificera krav som skall ställas. Ett krav kan till
exempel vara att företaget har erfarenhet vad gäller
datordrift av liknande system och ett annat är att företaget
har dem rätta resurserna i form av programmerare som
förstår sig på det programspråk som företagets datorsystem
är skrivet i. Andra krav kan vara av den ekonomiska arten
som till exempel att kostnaden inte får överstiga ett visst
belopp eller att arbetet inte får pågå längre än en viss tid.
Nu när arbetet är igång gäller det att få feedback från
datordriftshanteraren mellan jämna tidsrum och även själv
så gott man kan följa arbetet.
5.5 Avvakta och ta hand om problemen i efterhand
Detta innebär att man väntar till efter milleniumskiftet innan
man börjar lösa sina år 2000 problem. Man vet då vad som inte
fungerar som det ska och kan lösa problemet. Detta innebär att
man efter milleniumskiftet anpassar sitt datorsystem eller byter
ut det, dvs. tillämpar någon av dem två nämnda strategierna
efter milleniumskiftet. Detta är en i sista hand strategi. Man
kommer inte ha någon aning om vilka effekter man kan drabbas
av. Konsekvenserna kan bli att det blir omöjligt att utföra något
arbete över huvud taget efter milleniumskiftet.
5.5.1 Är detta rätt strategi?
Denna strategi är egentligen aldrig rätt för något företag. Vissa
företag kan bli tvingade att använda den, främst beroende på
tids- och resursbrist. Även om man själv skulle lyckas att få
ordning på sina system kan man finna sig i ett läge där
konkurrenter som tidigt anpassade sina system fått ett försprång
på marknaden. Ett annat tänkbart scenario är att allt samarbete
med det egna företaget har avbrutits av underleverantörer och
kunder före milleniumskiftet på grund av att man ej har
anpassat sina system tidigare.
5.5.2 Hur genomför man denna strategi?
Först gäller det att efter milleniumskiftet ta reda på vilka fel
som har uppstått.
Man bör lista lämpliga åtgärder man kan vidta och som är
möjliga att genomföra med tanke på de konsekvenser som
uppstått p.g.a. milleniumskiftet.
År 2000-problemet
21
Om man befinner sig i ett isolerat läge, bör man ta reda på
vilka andra samarbetspartner som är i ett likvärdigt läge. Det
kan krävas ett samarbete med dem för att så fort som möjligt
lösa problemen.
Om man mot alla odds skulle lyckas att lösa sina år 2000problem efter milleniumskiftet så måste man upplysa sina
samarbetspartner som befinner sig i samma läge om detta.
De kan också vara på jakt efter företag att samarbeta med,
köpa ifrån eller sälja till.
År 2000-problemet
22
6 IT-kommissionen
6.1 Regeringens IT-kommission
IT-kommissionen har tagit initiativ till informationsutbyte och
samverkan i 2000-frågorna mellan privat och offentlig sektor.
Ett resultat av denna samverkan är bl.a. den 2000-märkning av
produkter
som
tagits
fram
av
IT-kommissionen,
Industriförbundet, IT-företagen och Statskontoret. De företag
som själva anser att de uppfyller de krav som anges i år 2000definitionen kan sätta ett märke på sina produkter. Vidare har
IT-kommissionen i samråd med Industriförbundet och
Statskontoret utarbetat en verksamhetsdeklaration inför år 2000.
Företag, myndigheter och andra organisationer kan använda
verksamhetsdeklarationen för att öppet redovisa hur man arbetar
med år 2000-problemet. IT-kommissionen har i sitt fortlöpande
arbete med 2000-frågan byggt upp omfattande nätverk inom
och mellan offentlig och privat sektor.
Sekelskiftesgruppen består av representanter
myndigheter och olika branschorgan.
Generalsgruppen består av personer från företag
myndigheter som är särskilt utsedda att leda arbetet
sekelskiftesanpassningen.
Arbetsgrupper
för
särskilda
problem
medvetandegörandet, inbäddade system och testning.
från
och
med
t.ex.
Målsättningen för kommissionens arbete har varit att få en
allsidig kunskap om problemets omfattning och vilket arbete
som pågår inom olika delar av offentlig sektor och näringsliv,
att identifiera vem som har vilket ansvar samt skapa underlag
för att utveckla åtgärdsprogram. I arbetet har också ingått att
skapa och öka medvetenheten om 2000-problemet genom
omfattande informationsinsatser.
IT-kommissionen har också arrangerat två seminarier. Det
första hölls den 18 december 1996 och belyste problemen ur ett
generellt perspektiv. Den 14 november 1997 anordnades ett
seminarium i samarbete med Industriförbundet och
Statskontoret om inbäddade system inför 2000-skiftet.
Av slutsatserna framgår det att problemet ställer stora krav
på en väl fungerande samordning om privat och offentlig sektor
skall klara omställningen, men att problemet först och främst
måste hanteras av respektive systemägare.
IT-kommissionen deltar också i internationellt samarbete om
2000-frågan.
År 2000-problemet
23
6.2 IT-kommissionens uppdrag
Nedan följer en definition av IT-kommissionens uppdrag
”Delegationen skall följa och värdera arbetet med
anpassningen inför år 2000. Särskild uppmärksamhet skall
ägnas väsentliga samhällsfunktioner såsom totalförsvar,
räddningstjänst, hälso- och sjukvård, telekommunikationer,
transporter, finansiella tjänster, samt energi- och
vattenförsörjning.
Delegationen skall värdera information om hur arbetet
fortskrider och uppmärksamma dem som ligger inom
riskzonen för att inte klara omställningen på ett
tillfredsställande sätt.
Delegationens uppdrag löper fram till den 31 mars 2000.
Fram till dess skall delegationen fortlöpande rapportera sina
iakttagelser och analyser till regeringen. En sammanfattande
lägesbeskrivning skall lämnas till regeringen den 1 oktober
1999. En slutgiltig redovisning av uppdraget skall göras
senast den 31 mars 2000.”5
Det finns två symboler som kan användas för att märka år2000säkra produkter och organisationer. Märket för produkter (se
Figur 6.1) kallas ”säker 2000” och har tagits fram av ITkommissionen, Industriförbundet, Statskontoret och ITFöretagen. Syftet är att köpare av teknisk utrustning själv skall
kunna kontrollera att produkter klarar sekelskiftet. Dessutom är
det en möjlighet för producenterna att på eget initiativ visa att
deras produkter är 2000-säkra.
Figur 6.1
”Status 2000” är en verksamhetsdeklaration med tillhörande
märkning (se Figur 6.2) som IT-kommissionen har tagit fram
tillsammans med Industriförbundet och Statskontoret. Syftet
med märket är att företag och organisationer ska kunna visa för
5
http://www.2000-delegationen.se/
År 2000-problemet
24
leverantörer och kunder att man jobbar med att år2000-säkra
företaget.
Figur 6.2
Det finns en kravlista med fjorton punkter som måste vara
uppfyllda för att företagen ska få använda status 2000symbolen, nedan följer de viktigaste:
utsett en person i styrelsen som är ansvarig, operativt
ansvarig
har avrapportering till ledning och styrelse
inventerat IT-stödet och inbäddade system
identifierat datautbyten
analyserat det som är affärskritiskt
anger en preliminär färdigtidpunkt.
säkrat resurser för år 2000 arbetet, både kapital och personal
revisorerna skall vara involverade
tittat över reservplaner, vad göra i värsta fall
se över inköpsrutiner, så att man inte köper in ny utrustning
som är felaktig
analysera kontrakt/avtal med kunder och leverantörer -ansvarsfrågan
År 2000-problemet
25
7 Fallbeskrivning
7.1 Intervjuerna
När vi valde företag utgick vi från de företag som var uppsatta
på IT-kommissionens lista över år 2000-generaler6. Detta för att
vi antog att dessa företag hade kommit igång med sitt år 2000arbete och hade något att berätta om eventuella problem och
framsteg.
De företag vi valt är stora företag som har stora, komplexa
datasystem som innehåller allt ifrån stordatorer till vanliga
persondatorer.
7.2 ICA-handlarna
Ica-handlarna ägs tillsammans av de drygt 2000 Icabutiker som
finns i landet. Butikerna är egna företag och ansvarar för att
Y2K-anpassning sker i respektive butik. Ica-handlarna har en
rådgivande funktion och hjälper till med att ta fram information
om och kontrollera vilka system som fungerar och vilka som
bör åtgärdas eller bytas ut.
På Icahandlarna uppskattar man att ca 500-600 butiker har
system som måste bytas ut. Dock har få butiker svarat på en
förfrågan om vad de har för system. Detta visar att
informationsbehovet är stort då få handlare inser vilka problem
ett icke Y2K-anpassat system kan medföra för deras rörelse.
ICA omorganiserades 1990. Innan omorganisationen hade
man tre fristående bolag med geografiskt ansvar. De tre
organisationerna hade var sitt datorsystem och då samarbetet
mellan bolagen var inte var så stort fungerade det bra. Efter
omorganisationen -90 gjordes indelningen i funktion istället för
geografiskt och eftersom de olika datasystemen inte passade
med varandra utvecklades nya system som skulle passa alla.
Denna nyutveckling skedde mellan -90 och -93 och då hade
man kännedom om Y2K-problemet. Detta har inneburit att
Icahandlarna inte haft så stora problem med Y2K-anpassningen
som de befarade från början.
Icahandlarna använder fyra tecken för årtal i alla databaser,
däremot har inte applikationer som förser databaserna med
uppgifter ändrats. Detta för att inte ändra det grafiska
gränssnittet som användarna vant sig vid. Årtalen omvandlas
automatiskt till fyra tecken då de skickas till databasen.
På ICA inleddes en kartläggningsfas i början av -97 då man
gjorde en systemkarta för att hitta alla systemapplikationer,
6
http://www.itkommissionen.se/
År 2000-problemet
26
interna- och externa gränssnitt. Tidigare hade det aldrig gjorts
en sådan inventering av datormiljön och man hittade en del
system som ingen visste existerade. Ägarna till systemen fick
beskriva sina system, bland annat hur pass affärskritiska de var.
För inköpta standardsystem så som operativsystem och
databaser fick man skriva till tillverkarna för att kontrollera hur
de produkterna hanterade Y2K. Under kartläggningsfasen
gjordes också en uppskattning om hur mycket tid Y2Kanpassningen skulle ta i anspråk.
Efter kartläggningsfasen köptes ett scanningverktyg in för att
hitta datumfält i existerande kod. Dessvärre hade man ingen
större hjälp av scanningsverktyget. Det gav indikationer om
väldigt stora arbetsinsatser för att ändra i all kod. Det visade sig
sedan att arbetsinsatsen skulle bli mycket mindre än man
befarat.
Under kartläggningsfasen gick man också ut med
förfrågningar till leverantörer av mjukvara och datorsystem
angående Y2K-problemet. De flesta har gett besked, men en del
små leverantörer har inte svarat och dessa system har bytts ut
mot nya.
Under sommaren 97 inleddes en planeringsfas där man
undersökte vad som skulle behöva göras. Man planerade tester,
osv. Under planeringsfasen kunde man konstatera att
tidsuppskattningen från kartläggningsfasen kunde kapas till en
tredjedel av den ursprungliga. Som nämnts tidigare beroende på
att datorsystemen var bättre Y2K-anpassade än man trott från
början.
Det visade sig att ICAs betalkortssystem, Ica-kundkort, som
utvecklades i slutet av 80-talet, inte var Y2K-anpassat. ICAkundkort och två andra administrativa system kommer att
programmeras om. De inköpta standardsystemen kommer att
Y2K-säkras genom nyinköp nya eller uppgraderingar till nyare
versioner. Dessutom har man tagit tillfället i akt att byta ut
gamla system som inte håller måttet i övrigt.
När det gäller inbäddade system är Icahandlarna inte
speciellt hårt drabbade. De få som existerar finns i fastigheter,
lageranläggningar
och
truckterminaler.
Ica-handlarnas
fastighetsbolag har fått i uppgift att reglera de inbäddade
systemen, man är dock inte säkra på hur de ska testas.
Omläggningsfasen började i november 97 och skall vara
slutförd i mars 99. För att kunna utföra verklighetstrogna tester
har man skapat en separerat testmiljö som till mångt och mycket
är en kopia av den verkliga miljön. Testmiljön har dock inte
någon koppling till den verkliga miljön. Testerna kommer gå till
så att man ställer om systemklockan till ett par veckor innan
milleniumskiftet och låter maskinen gå till ett par veckor efter.
År 2000-problemet
27
På så sätt hoppas man kunna upptäcka eventuella följdfel som
kan uppkomma. Framför allt kommer de affärskritiska delarna
att hårdtestas.
7.3 Posten
Posten har drygt 50 000 anställda och är ett av Sveriges största
företag. Till exempel kan nämnas att PostGirot bokför
transaktioner för 24 miljarder kronor per dag.
Postens verksamhet är indelad i sex affärsområden där
Posten brev och PostGirot är de mest kända. De andra
affärsområdena är Posten utrikes, Posten logistik, Posten
försäljning och Postnet. Varje affärsområde har ett antal
dotterbolag, t.ex. har Posten brev flygbolaget Falcon air, totalt
består Posten av ca 60 olika enheter.
Varje enhet inom posten har ansvar för att 2000säkringen
genomförs. Samordningen sköts av ett kansli med en chef, två
controllers, en informatör och en jurist. Posten driver olika
informationsnätverk mellan framför allt de sex stora affärsområdena, där affärsprojektledare, IT-projektledare, jurister och
kommunikatörer kan utbyta idéer och kunskaper med varandra.
Vid behov anordnas seminarier för att informera övriga
medarbetare på Posten, leverantörer eller kunder om år 2000problemet.
Inom vissa områden är det en speciell enhet som sköter år
2000-arbetet åt alla andra enheter, t.ex. sköts kontrollen av
Postens fastigheter av fastighetsbolaget.
En viktig del i år 2000-arbetet är att ledningen för företaget
är med och tar ansvar för att år 2000-säkringen verkligen utförs.
Det är viktigt att ledningen inser att Y2K är en affärsrisk och
inte ett IT-problem som enbart IT-avdelningen ska ta hand om.
Då Elisabeth Wik är ute på seminarier och föreläser om Y2K
brukar hon visa Figur 7.1 för att visa hur man bör se på år 2000problmet.
År 2000-problemet
28
Figur 7.1
De lodräta pilarna är det rent tekniska, sådant som måste
fungera för att man rent praktiskt ska kunna driva rörelsen. De
vågräta pilarna är affärsprocesser, det vill säga organisationens
verksamheter. Det ledningen måste göra är att undersöka de
affärskritiska processerna och se vilken/vilka tekniker de är
beroende av.
En metod som kan vara ett komplement till ovanstående är
att göra en riskmatris för sina affärskritiska system. Se Figur 7.2
Figur 7.2
System som hamnar i de grå fälten skall naturligtvis åtgärdas
först.
År 2000-problemet
29
Ledningen bör också försöka identifiera olika externa år
2000-problem som kan drabba företagets affärskritiska
processer. Exempelvis kan man inte räkna med att telefonin i
Asien kommer att fungera felfritt, ledningen måste då fråga sig
om man är beroende av detta och i så fall utarbeta en plan för
hur man skall lösa problemet om det inträffar.
Anledningen till att man bör göra sådana analyser är att de
flesta bedömare anser att de flesta företag och organisationer
inte kommer hinna åtgärda alla system innan sekelskiftet. De
viktigaste måste åtgärdas först.
Då PostGirot använder en stordator var det där som Y2Kproblemet uppmärksammades först. Inom Posten som helhet har
man jobbat aktivt med 2000-säkringen i drygt ett och ett halvt
år. Posten ingår i IT-kommissionens samarbetsgrupp som består
av representanter från näringslivet, myndigheter och regeringen.
De flesta företag som använder sig av stordatorer och har
stordatormiljöer har börjat med att planera åtgärder för eller
åtgärda sina datormiljöer, men bara vad gäller den tekniska
biten. Det är viktigt att postens kunder känner trygghet och
därför måste posten informera dem om att man har tagit tag i
Y2K. Dessutom måste Posten se till att deras kunder och
underleverantörer arbetar aktivt med år 2000-problemet.
Det största problemet i år 2000-problematiken heter
inbäddade system. Dem flesta av de inbäddade systemen finns
lokaliserade i industrin. Man kan tycka att det inte är så farligt
om en brevsorteringsmaskin inte fungerar, men det är värre om
allvarliga fel uppstår i oljeborrplattformar eller flygplan.
Ledningen måste ta reda på i vilken utsträckning företaget har
inbäddade system.
Numera är ÖCB(Överstyrelsen för civil beredskap) och
överstyrelsen för psykologiskt försvar medlemmar av ITkommissionens samarbetsgrupp för år 2000-problemet. Dessa
två styrelserna jobbar med planering av åtgärder som skall
vidtas vid krissituationer som kan uppstå till följd av år 2000problemet.
Som nämnts tidigare har IT-kommissionen ett år 2000-säkert
märke. Posten har tagit fram liktydiga märken. Det finns tre
typer av märken: Grönt, gult och ett rött märke. Dessa märken
fästs på olika system och har olika innebörd beroende på färg.
Grönt betyder att systemet är år 2000-säkert medan rött betyder
att det inte är det. Gult innebär att systemet är under utredning
för att ta reda på om det är år 2000-säkert.
År 2000-problemet
30
7.4 Ericsson Data
Ericsson Data jobbar med datorrelaterade problem både åt
Ericsson koncernen och andra externa bolag. Ericsson
koncernens bolag finns lokaliserade över hela världen, i länder
som Sverige, USA, Australien, Spanien, Storbritannien, Holland
och Österrike. Hela koncernen har en omsättning på 3,5
miljarder kronor och har 2000 anställda.
Ericsson fungerar och har alltid fungerat på ett
funktionsindelat sätt. Det har fyra olika funktionsområden:
Produkter
Produktion
Byggnader
Bussiness support systems (Affärsinriktade stödsystem)
Ericsson började med Y2K tidigt, redan hösten 1996. Ericsson
ser Y2K som ett affärsmässigt problem, inte som ett tekniskt
problem. Affärsverksamheten står i centrum. Ericsson räknar
inte med att hinna åtgärda alla sina datorsystem i tid innan
milleniumskiftet. Det gäller att identifiera affärsrisker och
åtgärda dem mest affärskritiska system. Man räknar med att
hela år 2000-anpassningen kommer att kosta någonstans mellan
50 och 200 miljoner kronor enbart i Sverige.
Ericsson Data är ett helägt dotterbolag i Ericsson koncernen.
Ericsson Data specialiserar sig på att lösa Y2K, inte bara åt
Ericsson bolagen utan även åt externa bolag. Ericsson Data är
inte ansvariga för att lösa Y2K åt hela Ericsson koncernen utan
varje styrelse i Ericsson bolagen är ansvarig för att lösa Y2K åt
sitt företag. Koncernledningen är ingen styrgrupp som skall
styra och ställa på vilket sätt Y2K skall lösas. De är bara en
referensgrupp. För Ericsson koncernen är Ericsson Data en
global ”helpdesk”, dit man kan vända sig för att få extern hjälp.
Ericson Data utgör mellan 50 och 60 procent av hela
koncernens IT.
År 2000-problemet
31
Inom Ericssonkoncernen har delat upp ansvaret för Y2K enligt
följande matris.
Företag
Affärsområden
Identifiera affärskritiska
processer
Prioritering av IT-system
och funktioner
Ericsson
Data
Utveckla metodik och
verktyg
Rapportera och publicera
lösningar på problem
Tillhandahålla bästa
lösning
Tillhandahålla helpdesk
support.
Direktiv och riktlinjer.
Koncernledning
Ericsson Datas mål är att:
Se till att infrastrukturen fungerar, med infrastruktur avses
till exempel datorer och Wide Area Network.
Utveckla en metodik för att göra år 2000 relaterade
förändringar. Detta sker i kundorienterade projekt. Det bör
nämnas här att bolagen kan anlita andra företag än Ericsson
Data för att nå detta mål.
År 2000-problemet
32
8 Slutsatser
8.1 Inledning
De företag vi har undersökt är stora företag med stora resurser.
De insåg tidigt riskerna med Y2K-problemet och i våra
intervjuer sade de att deras tidsplaner verkar hålla, åtminstone
när det gäller affärskritiska system.
8.2 Likheter
År 2000 arbetet hos de företag vi undersökt har likheter på flera
punkter:
Ledningarna har insett att Y2K inte är ett renodlat ITproblem och de har det yttersta ansvaret för Y2K-anpassningen.
Företagen är medvetna om ”dominoeffekten” och har gjort
undersökningar bland sina kunder och leverantörer för att
förvissa sig om att de också arbetar med Y2K-problemet.
de använder sig av ungefär samma metod för att komma till
rätta med Y2K-problemet. De har delat upp arbetet i
följande steg:
1. Inventering
2. Genomgång av de identifierade systemen för att sålla ut
affärskritiska system.
3. Modifiering av system
4. Testning i testmiljö
5. Implementering i skarp miljö
Företagen har en ”tidsbuffert” vilket innebär att de skall
vara klara med år 2000 arbetet under första halvan av –99.
Detta för att de skall ha tid på sig att ta hand om eventuella
problem man förbisett.
När det gäller modifiering av befintliga system som är
utvecklade och skräddarsydda för att passa ett specifikt
företag är det ofta alldeles för dyrt att utveckla ett helt nytt
system. Då är anpassning det enda alternativet. När det
däremot gäller standard applikationer så som till exempel
”Office-paket”, databaser osv, uppgraderar man till en nyare
version, men om leverantören inte tillhanda håller en Y2Kanpassad version får man byta leverantör.
När vi gjorde våra intervjuer visade sig att företagen själva
hade svårt att uppskatta tidsåtgång och kostnader för deras
Y2K-anpassning. På Ericsson hade man till exempel en
första uppskattning på kostnaderna som spände mellan 50200 miljoner kronor.
År 2000-problemet
33
När det gäller tidsåtgången kommer de företag vi
intervjuade inte hinna anpassa alla system. De kommer
anpassa de system som är affärskritiska.
8.3 Skillnader
Skillnaderna i företagens år 2000 arbete är kanske mer
intressant än likheterna.
Vissa skillnader beror på hur företagen i sig självt är
organiserade. Ericsson är multinationellt, Posten ett före detta
statligt verk och ICA-handlarna ägs av alla ICA butiker.
Andra skillnader beror på hur tidigt man startade med sitt år
2000 arbete och ytterligare andra skillnader beror på
tillfälligheter.
8.3.1 Organisation
Inom Ericssonkonsernen är det varje dotterbolag som har
ansvaret för att år 2000 anpassningen sker. Koncernledningen
har bara en rådgivande funktion där de anger riktlinjer.
Hos Posten är ledningen med och tar ansvar för att år 2000
anpassningen verkligen utförs. Man en kansli som samordnar
arbetet och inom vissa områden är det en speciell enhet som
sköter anpassningen åt alla andra enheter. Till exempel sköts
kontrollen av Postens fastigheter av fastighetsbolaget.
ICA-handlarna sköter anpassningen av de administrativa
systemen och har en rådgivande funktion gentemot handlarna.
Handlarna själva ansvarar dock för sina egna rörelser. ICAhandlarna är en speciell organisation med tanke på att det är alla
handlare som äger ”moderorganisationen” ICA-handlarna.
8.3.2 Typer av system
Byggnader o.dyl.
Skillnader som skulle kunna förekomma vad gäller byggnader
och infrastruktur är om företagen äger eller hyr sina lokaler. De
undersökta bolagen är så pass stora att de i de flesta fall äger
sina lokaler och själva måste se till att de år 2000 anpassas.
Administrativa system
Här finns inga större skillnader i och med att de administrativa
systemen ses som affärskritiska och är prioriterade för
anpassning. Dessutom måste t. ex. bokföringssystem fungera
eftersom det finns lagar som säger att man måste bokföra.
Konsumentprodukter
I och med att Ericsson säljer utrustning som kan ha problem
med år 2000, har de ett ansvar gentemot sina kunder att erbjuda
stöd vid kundernas år 2000 anpassning, i form av
produktspecifikationer och support.
År 2000-problemet
34
Posten och ICA-handlarna skiljer sig från Ericsson genom att
de inte har några konsumentprodukter som påverkas av år 2000
problemet.
Produktionssystem
Både Ericsson och Posten säljer varor och tjänster som är
beroende av inbäddade system. ICA-handlarna inte har någon
stor produktion av varor, de är grossister och detaljister och har
dessutom inte så stora problem med inbäddade system i deras
logistiska kedja.
8.3.3 Tillfälligheter
ICA-handlarna utvecklade under början av nittiotalet helt nya
datorsystem. Utvecklarna var medvetna om år 2000 problemet
och beroende på detta har ICA-handlarna redan väl Y2K
anpassade system. Detta har inneburit att endast ett fåtal äldre
system och en del inbäddade system har behövt anpassas. ICAhandlarna har på så vis fått god tid på sig för att genomföra
tester.
År 2000 problematiken har varit känd en längre tid inom
stordatorvärlden. De företag som har stordatorer och som
dessutom har haft driftiga personer som ansvariga för dessa
system, har på ett tidigt stadium blivit varse om problemen med
Y2K.
År 2000-problemet
35
9 Förslag till vidare forskning
Problemen med att organisera år 2000 anpassningen skiljer sig i
organisationer av en annorlunda karaktär, storlek och geografisk
placering, än de företag vi undersökt.
Nedan är några förslag på undersökningar som skulle kunna
belysa år 2000 problematiken ytterligare:
En mer allmän och bredare studie med ett större antal
företag.
En undersökning av mindre företag.
En undersökning av myndigheter.
En undersökning om situationen i mindre utvecklade länder
utanför Västeuropa och Nordamerika.
År 2000-problemet
36
10 Källförteckning
10.1 Böcker och kompendier
Företagsekonomiska institutionen: Metodkompendium för
uppsats på C-nivå.
Lundahl, Skärvad, Utrednigsmetodik för sammhällsvetare
och ekonomer
Studentlitteratur, 1982
Arbnor, Bjerke :Företagsekonomisk metodlära
Studentlitteratur, 1977
10.2 Artiklar
Ericsson Data Millenium Project – Time is running out.
www.cio.com – the ripple effect
www.cio.com – intervju med Garth Saloner
www.cio.com – intervju med Edward Yardeni
www.cio.com – intervju med Stephen S. Roach
www.cio.com – Year 2000 and the economy, Economic
Dissension
www.microsoft.com – Microsoft year 2000 recource center,
Frequently asked qestions.
www.worldof.net/computing/baccara – the millenium problem
www.sito.se – vad är problemet?
www.sito.se – vad kan jag göra?
www.year2000.com – Computer problems similar to the millenium bug that have already happened
www.compaq.se – NSTLs definitioner och tester.
www.acucorp.com – Year 2000 – is your information system
ready for the 21st century?
www.2000-delegationen.gov.se – Direktiv för IT-omställningen
inför år 2000.
www.statskontoret.se – Klarar era IT-system 2000-talet.
År 2000-problemet
A1
Appendix A
Intervjufrågor
Vad blir konsekvenserna om man inte åtgärdar Y2K?
(Interna, Externa)
Använder ni egenutvecklade program eller standardprogram
som kan bytas ut?
När började ni åtgärda Y2K?
Hur kom det sig att ni uppmärksammade problemet?
Hur åtgärdar ni problemet?
Hur ligger ni till enligt er tidsplan?
Har ni haft kontakt med era leverantörer och kunder ang.
Y2K?
På vilken nivå ligger ansvaret för Y2K i er organisation?
Problem med inbäddade system?
