Organisation
Ingarö IF
2016-04-27
Ingarö IF
Styrelse
Styrande dokument
Föreningen har fyra typer av dokument som styr verksamheten: stadgar, värdegrund,
policys samt verksamhetsplaner med budget. Utöver detta finns riktlinjer och policys
som är specifika för varje sektion. Förtroendevalda, ledare, tränare och andra
verksamma i föreningen ska vara väl förtrogna med dessa dokument.
Stadgarna slår fast föreningens ändamål och verksamhetsidé. De anger hur
föreningen ska skötas och drivas. Stadgarna är i alla lägen överordnade alla andra
föreningsdokument. Beslut får ej fattas som strider mot stadgarna. Endast årsmötet
kan göra förändringar i stadgarna, på det sätt som stadgarna anger.
Värdegrund och policys består av ställningstaganden som vi gör inom ett antal
områden. Värdegrunden uttrycker föreningens värderingar som vägleder oss i det
vardagliga arbetet för att uppnå målen med verksamheten. Våra policys klargör vilket
förhållningssätt vi ska ha i föreningen i olika frågor och områden. Våra policys fungerar
som ett stöd för förtroendevalda, ledare och tränare, i relation till varandra samt till
aktiva och passiva medlemmar. Våra policys skall vara levande. Förtroendevalda,
ledare och tränare ska väl känna till innehållet samt bidra till att aktiva utövare har god
kännedom om dem.
Verksamhetsplaner och budget utformas i enlighet med stadgar, policys och
riktlinjer. Verksamhetsplaner beskriver vilka resultat eller tillstånd som ska uppnås, hur
dessa ska uppnås och när i tiden. Verksamhetsplaner upprättas varje år för föreningen
och alla sektioner. Styrelsen ansvarar för den övergripande verksamhetsplanen och
respektive sektionsledning ansvarar för sin verksamhetsplan. Budget för föreningen
och sektionerna upprättas inför varje verksamhetsår av kansliet och godkänns av
styrelsen.
2
Organisation
Föreningens organisation består av en valberedning, en huvudstyrelse,
sektionsledningar, sportchef, kanslipersonal, vaktmästare, lagledare och
idrottsutövare.
3
Roller och ansvarsfördelning
Styrelsen (stadgarna § 26)
Föreningen styrs ytterst av medlemmarna genom beslut på årsmötet. På årsmötet väljs
en styrelse att utföra årsmötets beslut, tillvarata föreningens intressen samt att
representera medlemmarna i olika frågor. Styrelsen ansvarar för att den övergripande
verksamheten och gemensamma frågor organiseras och drivs på ett ekonomiskt och
effektivt sätt.
Styrelsen har ansvar för att:
Skapa en organisationsstruktur och tillsätta personal
Upprätthålla föreningens budget och säkerställa dess efterföljande
Tillsätta verksamhetens personella och monetära resurser
Fastställa föreningsövergripande policys och riktlinjer
Övergripande planera, leda och fördela arbete inom föreningen
Tillse att föreningen följer gällande lagar och regler
Uppföljning av policys och riktlinjer
Utveckla och förändra föreningen, omvärldsbevakning
Verkställa av årsmötet fattade beslut
Ansvara för att upprätta möteskalender för styrelsemöten
Sammankalla till styrelsemöten
Upprätta styrelseprotokoll
Verksamhetsberättelse och verksamhetsplan
Förbereda årsmöten
Exempel på roller/ansvarsområden
Ekonomiansvarig
Evenemangsansvarig
Personalansvarig
Anläggningsansvarig
Externa relationer (förbund, kommun, föreningar)
Sponsoransvarig
Sekreterare
Informationsansvarig (hur kommunicerar vi?)
Sektionsledning i form av en grupp eller enskild person (stadgarna § 30)
Rapporterar till styrelsen och ansvarar för verksamheten inom respektive sektion dvs.
att den sportsliga verksamheten i sektionen genomförs i linje med och med ledning av
föreningens stadgar, policys, riktlinjer, verksamhetsplan och budget. Önskvärt är att
en representant från respektive sektion finns representerad i huvudstyrelsen. En
sektions ledningsgrupp alternativt ansvarig har till uppgift att:
4
Samordna planeringen av sektionens sportsliga verksamhet
Se över och på förekommen anledning föreslå justeringar rörande
verksamhetens styrdokument
Säkra process och struktur för start av nya lag/åldersgrupper
Ha en löpande dialog med lag och träningsgrupper
Kvalitetssäkra nya ledare och säkerställa att policys och riktlinjer följs
Kalla till möten och vara rådgivande och beslutande vid konflikter m.m.
Rekrytera nya ledare, i samråd med sportchefen
Ha kännedom om sektionens budget och uppföljning av resultat via kansliet
Omvärldsbevakning och kontakt med förbundet för sin respektive idrott
Kansliet
Kansliets personal har ansvar för all administrativ föreningsverksamhet med ledning
av föreningens policys, verksamhetsplan samt budget. Kansliet rapporterar till
huvudstyrelse. Kansliet har särskilt ansvar för:
5
Medlemshantering
Den ekonomiska redovisningen, bokföring och löpande betalningar
Förbereda och upprätta budget samt resultat- och balansräkning
Fördelning av lagens arbetsuppgifter till föreningens evenemang
Fördelning av arbetsuppgifter inför kafeteriabemanning för våra sektioner
Hemsidor, föreningen samt sektioner
Planera och leda vaktmästarnas arbete
Evenemangskalender för föreningen (i samråd med sektionerna)
Planera, förbereda och administrera cuper, evenemang, camper m.m.
Genomföra internutbildningar för administration av hemsida, närvaro m.m.
All administration kring sponsoravtalen
Försäljning/beställning av material till lag/träningsgrupper inklusive profil och
sortimentsfrågor, matchkläder
LOK-stödsansvarig
Planera, förbereda och administrera utbildningar, både föreningsgemensamma
och sektionsspecifika
Arbete med större frågor med kommunen om anläggning och nya investeringar
Kontakt med kommunen gällande anläggningar och träningstider
Fördelning av träningstider
Planering av lagfotografering och materialdagar
Hantering och administration av Folkspels produkter (Bingolotto m.m.)
Fastställa kansliets telefon- och öppettider, i samråd med sportchefen
Inhämta information och kunskap om skatter, redovisning, löneavtal och lagar
som kan komma att påverka föreningen samt att informera styrelsen om
detsamma
Upprättar tränaravtal samt uppföljning, i samråd med sportchefen
Bankkontakter
Svara på frågor om föreningen från våra intressenter
Upprätta domarschema för våra lagidrotter
m.m.
Sportchef
Sportchefen rapporterar rent formellt till sektionsledningarna och ansvarar för
föreningsövergripande verksamhetsfrågor och stöttar sektionsledningen samt kansliet
i överenskomna frågor. Sportchefen förväntas av sektionsledning och kansli ges i
uppdrag att:
Delta i relevanta sektionsledningsmöten och sprida relevant information, idéer
och lärdomar mellan sektionerna
Arbeta med större frågor med övriga föreningar om t ex samarbeten
Inom budgetramen på uppdrag av och i samråd med sportkommittéerna
rekrytera och tillsätta tränare/ledare till våra representationslag (junior och
senior)
Att vara bollplank till sektionsledningen vid t ex konflikter
Tillsammans med kansliet säkra nya och förlänga existerande
sponsorsamarbeten
Arbete med kansliet rörande olika föreningsevenemang.
Ersättningar
Styrelse och sektionsledamöter erhåller ej någon ersättning.
För sportchef, kanslipersonal och vaktmästare utgår ersättning enligt avtal.
6
