Whitepaper
Innan ni köper affärssystem
Läs hur ni bäst förbereder er innan ni köper ett
affärssystem.
Utnyttja mer än 14 års
erfarenhet
… och undvik överraskningar med dessa goda råd från
en aktör som själva producerar och implementerar
programvara.
I mer än 14 år har vi på TimeLog producerat och implementerat programvara
åt mer än 1.000 kunder.
Därför har vi massor av erfarenhet av att identifiera behov – oavsett om det
rör sig om ett nystartat enmansföretag eller större företag inom den privata
och offentliga sektorn.
Detta whitepaper är resultatet av all den kunskap vi har samlat på oss under
årens lopp, som vi hoppas kan tjäna som inspiration för er som står inför
situationen att behöva köpa ny programvara – oavsett företagets storlek eller
ståndpunkt i inköpsprocessen.
1
Whitepaper
Hur man köper rätt program
Det är först när ni vet vad ni vill ha, som det
verkliga jobbet med kravspecifikationen börjar –
låt TimeLog hjälpa er att komma igång.
1
2
Introduktion
1.1
Programvara är inte bara programvara
3
1.2
När är deadline?
3
1.3
Var i inköpsprocessen befinner ni er?
4
Gör en kravspecifikation
2.1
3
TimeLog A/S
Kungsgatan 10
111 43 Stockholm
Sverige
Telefon 08 -51 977 977
© 2013 TimeLog A/S
Alla rättigheter förbehållna.
www.timelog.se
[email protected]
2
Undvik överraskningar
För en dialog med olika leverantörer
3.1
2. udgåva
Skriven av Sascha Skydsgaard
3
Se till att få en presentation tidigt i processen
5
5
6
6
4
Utvärdering
7
5
Processen steg för steg
8
6
Hundra frågor till din kravspecifikation
8
6.1
Tidrapportering
9
6.2
Hantering av utlägg
9
6.3
Projekthantering
10
6.4
Resursstyrning
11
6.5
Fakturering
11
6.6
Rapportering
11
6.7
Organisationen
12
6.8
Ytterligare aspekter
12
Whitepaper
1 Introduktion
1.1
Programvara är inte bara programvara
Ibland får vi frågan om bästa praxis när det gäller att köpa ett system. Många är
intresserade av att höra hur andra företag går till väga. De flesta köper en
affärsprogramvara 1-2 gånger under sitt liv, så det kan vara svårt att veta exakt vad
man måste ta reda på och göra innan man fattar ett beslut.
Ofta har vi också ett samtal med den person som har utsetts till projektledare för att
hitta ett system, men som varken är den slutliga beslutsfattaren eller den som har
det största behovet av systemet.
Därav detta blogginlägg som kommer att samla in tips och erfarenheter som vi har
skaffat oss med tiden.
Syftet med detta whitepaper är därför att ge goda råd i denna process. Vi har varit
involverade i tusentals säljprocesser och har därför sett att man har hanterat detta på
olika sätt. Därför har vi samlat en hel del goda råd som bygger på vår erfarenhet,
som vi hoppas kan hjälpa dig att hitta rätt system.
1.2
När är deadline?
Vi möter företag på olika ställen i inköpsprocessen, och här skiljer det sig förstås i
exakt var företaget befinner sig, i förhållande till de krav man ställer på ett framtida
system. Men det är viktigt att vara realistisk, när det gäller ens deadline.
Det är ovanligt att de företag vi möter når önskad deadline, eftersom man har
underskattat hur lång tid inköpsprocessen verkligen tar – såvida man inte har en
resursperson vars främsta uppgift är att arbeta med inköp av programvara. Ofta är
det en process som sker parallellt med alla andra dagliga sysslor, och tiden går
snabbt när arbetet med kunderna gör att man får skjuta de interna arbetsuppgifterna
på framtiden.
Med bra förberedelser och realistiska avsikter går det att komma i mål till önskat
datum.
3
Whitepaper
Här är ett exempel på en realistisk tidsplan för ett företag med cirka 25 anställda:
Månad 1 och 2: interna undersökningar av behov och krav, som mynnar ut i en
kravspecifikation.
Månad 3: Inbjudan till leverantörerna att besvara kravspecifikationen.
Månad 4: Antalet leverantörer minskas ned och slutliga kontraktsförhandlingar
genomförs.
Månad 5: Implementering av det nya systemet.
Månad 6: Nu har hela företaget börjat använda det nya systemet.
Detta kan verka som ett långt tidsperspektiv, men vår erfarenhet visar, att det brukar
ta längre tid än man tror att komma i mål med att implementera ett nytt system.
1.3
Var i inköpsprocessen befinner ni er?
Naturligtvis finns det delade meningar om när man ska prata med ett företag i deras
inköpsprocess.
I stort sett kan man dela upp företagen i tre grupper:
1.
2.
3.
De som bara ska undersöka marknaden och inte har beslutat om de över
huvud taget ska ha ett system.
De som vet att de ska köpa ett nytt system, men som ännu inte har en
deadline.
De som har ett fastställt slutdatum för att genomföra ett nytt system.
Beroende på hur seriös man är när man letar efter ett nytt system är det naturligtvis
skillnad på hur mycket man har förberett sig. Men man bör åtminstone tänka efter
vad man egentligen är ute efter – annars är det svårt att få rätt hjälp.
Oavsett var i processen du befinner dig, kan detta whitepaper hjälpa dig att
formulera kraven för ditt nya tidrapporterings- och projektledningssystem.
4
Whitepaper
2 Gör en kravspecifikation
Det är lämpligt att göra en kravspecifikation där man gör en lista över de krav man
har på systemet. Beroende på i vilket stadium man är i inköpsprocessen kommer
antalet detaljer att skilja sig åt. Men man gör sig själv en stor tjänst genom att
precisera minimikraven för det nya systemet. Man ska kunna svara på frågan: ”Vilket
är vårt övergripande mål med att genomföra ett nytt system, och vilka processer ska
det kunna stödja?”.
Om man är i stadium 3 anser jag att företaget måste göra en intern workshop, där de
olika intressenterna tillfrågas om vad de behöver i en lösning som är optimal för dem.
Men här är det viktigt att hålla i minnet att projektledaren är med och definierar vad
som är ”need to have” och ”nice to have” i förhållande till det övergripande syftet med
lösningen.
Om allt står som ”need to have” så blir det ofta svårt att hitta ett system. Man måste
komma ihåg att alla system har sin specialitet, och såvida man inte ska
implementera en jättestor SAP-lösning, bör man vara medveten om vilka krav man
kan vara utan.
Genom att ha ett inledande internt möte så slipper man också få otrevliga
överraskningar senare när man håller på att implementera det valda systemet. Det
finns ingen som kan komma i efterhand och skylla på att projektledaren inte har tagit
hänsyn till en specifik situation eftersom alla intressenter har bidragit till att definiera
kravlistan.
2.1
Undvik överraskningar
Genom att ha en kravspecifikation garanterar man också att leverantören förstår
vilka behoven är – i alla fall de som har beskrivits. Och om man lämnar över den till
leverantören som svarar på den skriftligt så har bägge parter ett bra utgångsläge för
en fortsatt dialog.
Det finns dock ingen uppmaning om hur lång en kravspecifikation ska vara. Vi har
sett kravspecifikationer på allt från 1 sida till 30 sidor. Det är väldigt olika. Men ju mer
exakt den är desto bättre blir förutsättningarna för att man fattar rätt beslut när det
gäller val av leverantör. Det är också en fördel att kravspecifikationen är
förhållandevis kort och först och främst fokuserar på ”Need to have”. När dessa
punkter har skrivits ner kan man alltid göra en lista på ”nice to have”-punkterna.
5
Whitepaper
En sak som vi ofta ser, är att kravspecifikationerna fokuserar på självklara krav, men
inte tar med alla de små undantagen i de dagliga processerna. Ni gör er själva en
stor tjänst om ni tar er tid att tänka på vilka administrativa saker, som ni stöter på då
och då, men som också ska kunna hanteras lätt och smidigt.
”En sak som
vi ofta ser,
är att
kravspecifikationerna
Det kan t.ex. vara:
Kan man flytta tidrapporteringar utan att behöva kontakta medarbetaren?
Finns det ett enkelt sätt att flytta uppgifter från en medarbetare som slutar?
Kan man tidrapportera för medarbetare som är sjuka, utan att känna till deras
inloggningsuppgifter?
Vad händer om man ändrar timpriserna? Ändrar det också historiska data?
Ibland när vi säljer in uppdrag till stora bolag, vilket i sig oftast är mer
krävande kunder, då använder vi oss av en särskild kontraktsform. Är det
något som kan supporteras?
fokuserar på
självklara
krav, men
inte tar
Dessa exempel är inte något man upplever varje dag, men om man inte tar hänsyn
till dessa scenarier i sin kravspecifikation eller undersökning, riskerar man att
upptäcka det först när systemet är köpt och betalt och implementerat.
med alla de
små un-
3 För en dialog med olika leverantörer
dantagen i
När ni sonderar terrängen, hittar ni säkert en favorit – kanske för att det är en
leverantör som har rekommenderats, eller för att ni gillar beskrivningarna på deras
hemsida. Oavsett vad, så rekommenderar vi, att ni väljer ut minst 2–3 leverantörer,
som ska besvara er kravspecifikation. På så sätt kan ni vara säkra på att ni fattar rätt
beslut – även om ni väljer favoriten, i slutändan.
de dagliga
processerna”
3.1
Se till att få en presentation tidigt i processen
Vi upplever ofta att de som letar efter ett system mycket väl kan vara reserverade
när det gäller att få en presentation av produkten. Många vill själva se sig om och få
en känsla av om systemet klarar det som de är ute efter. Men om man vill hitta en
mer komplex lösning än exempelvis Basecamp eller Harvest, så rekommenderar via
en dialog om vilket behov som ska täckas – även om man är i stadium 1 och bara vill
sondera marknaden för att få lite inspiration.
6
Whitepaper
Vid en presentation har man en unik möjlighet att få igång en diskussion om vad
man ska lägga vikt på i den önskade lösningen. Dessutom är det ofta
tidsbesparande att få svar på sina frågor direkt i stället för att behöva leta efter svar
på webbplatser och i offentliga demoversioner.
Man ska komma ihåg att många säljare också är goda rådgivare som har pratat med
andra i liknande situationer, och därför kan de ofta berätta om bästa praxis. Vi
upplever ofta att först när man börjar samtala kommer fler behov fram som man på
företaget inte har tänkt på tidigare eftersom man inte kände till att det över huvud
taget var möjligt att genomföra.
Om man fortfarande känner sig lite orolig inför den direkta kontakten med en säljare,
erbjuder de flesta leverantörer en online demo, där det också finns videor
introduktionswebbseminarier antingen en gång i månaden eller var annan vecka, då
leverantören ger en presentation för flera samtidigt. På detta sätt slipper man en
dialog, men får ändå svar på många av de frågor man hade.
4 Utvärdering
När kravspecifikationen är färdig och man har fått en presentation av de olika
systemen som valet står mellan så är det dags för en utvärdering.
Om man inte är överordnad beslutsfattare och det finns olika intressenter som har
åsikter om systemet, så kan det kanske vara lämpligt att sitta ner tillsammans och
presentera för- och nackdelar med de olika lösningarna. Finns det områden där man
är osäker på om leverantören kan åtgärda detta eller inte, är det vår erfarenhet att
det hjälper att ordna ett kort möte mellan den part som har störst kunskap inom
ämnet och leverantören.
Det kan t.ex. vara en projektledare som har specifika frågor om ett projekt som börjar
gå sämre eller ekonomiavdelningen som har frågor kring integrationsmöjligheter.
Detta bidrar till att lugna ner dessa intressenter så de kan förlita sig på att systemet
kan leva upp till deras behov. Det ska fortfarande ledas av projektledaren, som ska
ha det överordnade målet i åtanke så att en enskild intressent inte plötsligt gör sin
egen dagordning och leder ut projektet på ett sidospår.
En annan aspekt är också att man ofta har haft möten med flera leverantörer, och ju
fler möten desto bättre vet man vad man vill ha. Ibland kan det komma nya krav på
listan efter möte med t.ex. leverantör nr 3. Så innan man fattar ett beslut är det bra
att höra med de två föregående leverantörerna och se om de också kan lösa dessa
7
Whitepaper
problem. Annars riskerar man om man väljer leverantör nr 1, att de inte kan lösa det
eftersom de aldrig har hört talas om det kravet tidigare – eller omvänt att man tror de
inte kan lösa det, även om man aldrig har pratat om de nya behoven.
5 Processen steg för steg
1. Gör en kravspecifikation
Ta reda på vad som är ”need to have” och vad som är ”nice to have”.
Inkludera de olika intressenternas behov.
Var realistisk med att förmodligen kan inte alla behov tillgodoses exakt som
man vill ha dem.
2. För en dialog med olika leverantörer
Var inte rädd för att använda dem som rådgivare.
Se till att få en presentation.
Ställ många frågor.
3. Utvärdera de olika leverantörernas lösninger
Boka eventuellt ett möte där de olika interna intressenterna samt
beslutsfattarna kan få svar på sina specifika frågor inom sina fackområden.
Projektledaren måste ha det övergripande målet för upphandlingen av det
nya systemet i åtanke.
Om nya krav har dykt upp under processens gång, se till att de skickas till
alla leverantörer för att vara säker på att de kan lösa problemen, innan ett
beslut fattas.
Om förarbetet är bra gjort så är man väl rustad för att hitta den bästa lösning för
företaget – och sannolikheten att grundläggande behov har försummats är mycket
små.
6 Hundra frågor till din kravspecifikation
För vissa kan det vara en svår uppgift att börja göra en kravspecifikation. Vi har
därför listat många av de frågor man bör ställa sig för att ta reda på vilka behov det
nya systemet som ett minimum måste uppfylla.
8
Whitepaper
Det finns många fler frågor än dessa – det är endast fantasin som sätter gränser.
Dessa frågor bygger naturligtvis på, våra erfarenheter inom TimeLog av
säljprocessen vid inköp av nytt tidrapporterings- och projektstyrningsverktyg.
6.1
Tidrapportering
1
☐ Vad vill ni förbättra i förhållande till nuvarande tidrapportering?
2
☐ Vill ni rapportera all er tid (intern och extern) eller bara projekttid (extern)?
3
☐ Behöver ni skriva kommentarer till era tidrapporter?
4
☐ Gör era medarbetare många olika saker under dagens lopp eller arbetar
☐ de koncentrerat på ett projekt i flera timmar åt gången?
5
☐ Ska era medarbetare kunna tidrapportera via smartphone?
6
☐ Behöver ni kunna rapportera tid på andra mobiltelefoner än smartphones?
7
☐ Vill ni rapportera tid i minuter (01:30) eller centiminuter (1,5)?
8
☐ Använder era medarbetare Outlook och vill ha möjlighet att tidrapportera
via Outlook?
9
☐ Behöver ni kunna rapportera tid för andra medarbetare?
10
☐ Behöver ni kunna flytta felaktiga tidrapporteringar mellan projekt?
11
☐ Behöver ni kunna dela upp en tidrapportering i två olika rapporteringar?
12
☐ Behöver ni göra tidrapporteringar offline?
13
☐ Behöver ni en godkännandeprocess för rapportering av timmar?
14
☐ Ska både projektledare och avdelningschefer godkänna timmar?
15
☐ Stänger ni tidrapporteringen varje månad eller varje vecka?
16
☐ Hur hanterar ni flextid?
17
☐ Hur vill ni rapportera frånvaro?
18
☐ Behöver ni styra semestrarna?
19
☐ Vill ni stödja löneberäkningen för ert lönesystem?
20
☐ Har ni kontraktsanställda för vilka ni ska beräkna flex?
21
☐ Om svaret är ja – vilka flexregler använder ni?
22
☐ Finns det olika regler för olika grupper av medarbetare?
6.2
9
Hantering av utlägg
23
☐ Behöver ni registrera inköp/utlägg?
24
☐ Behöver ni hjälp att registrera reseräkningar?
25
☐ Behöver ni registrera traktamenten?
26
☐ Behöver ni registrera körningar?
27
☐ Behöver ni rapportera i olika valutor?
Whitepaper
28
☐ Ska ni fakturera utlägg vidare till kunden?
29
☐ Vill ni ha möjlighet att lägga på en avans på utläggen?
30
☐ Har ni behov av ett godkännandeflöde för medarbetarnas
utläggsregistreringar?
31
☐ Behöver ni skilja mellan utlägg på företagskort/fakturor och medarbetarnas
personliga utgifter?
32
6.3
☐ Behöver ni importera/exportera inköp/utlägg mellan olika system?
Projekthantering
33
☐ Vilka avtalsformer använder ni (förbrukad tid, fast pris, klippkort m.m.)?
34
☐ Blandar ni någon gång olika avtalsformer i ett och samma projekt?
35
☐ Har ni olika inköpspriser för olika medarbetare?
36
☐ Har ni olika timpriser för olika medarbetare?
37
☐ Har ni kundspecifika timpriser?
38
☐ Reglerar ni timpriserna, till exempel årligen?
39
☐ Använder ni olika timpriser på samma projekt?
40
☐ Vid fastprisprojekt – är ni intresserade av att se värdeberäkningen utifrån
ett genomsnittligt timpris, eller hur mycket ni skulle kunna ha sålt projektet för
utifrån förbrukad tid?
41
☐ Hur budgeterar ni era projekt i dag?
42
☐ Budgeterar ni både i timmar och i värde?
43
☐ Har era medarbetare en personlig budget för sitt arbete?
44
☐ Budgeterar ni på etappnivå eller bara på övergripande projektnivå?
45
☐ Kan värdet/tiden på projektbudget och projektkontrakt vara olika?
46
☐ Budgeterar ni era projekt i olika valutor?
47
☐ Hur många etappnivåer använder ni i era mest komplexa projekt?
48
☐ Vill ni fördela specifika resurser till era projekt eller ska alla kunna se alla
projekt?
49
☐ Vill ni kunna beräkna pågående arbete?
50
☐ Är det viktigt att känna till upp- och nedgångar i projektfaktureringen?
51
☐ Vill ni ha ett Gantt-kort på projektnivå?
52
☐ Arbetar ni med milstolpar i era projekt?
53
☐ Arbetar ni enligt principen ETC (Estimated Time to Complete)?
54
☐ Behöver ni projektmallar, eftersom vissa projekt är likadana?
55
☐ Har ni Microsoft Project och vill gärna kunna importera projektplaner in i
systemet?
10
Whitepaper
6.4
56
Resursstyrning
☐ Har ni användning för en översikt för att kunna se hur belastade era
medarbetare är?
57
☐ Planerar medarbetarna sin tid på en daglig basis eller veckobasis?
58
☐ Följer ni aktivt upp om personliga planer infrias?
59
☐ Behöver ni ha överblick över semestrar/frånvaro i resursplanen?
60
☐ Vill ni lägga till resurser baserat på kompetens?
61
☐ Vill du se framtida förtjänstpotential utifrån dina planerade projekt?
62
☐ Behöver ni se om ni har utrymme för fler projekt i framtiden?
63
☐ Behöver ni lätt kunna flytta planerade uppgifter till andra resurser som är
mindre belastade?
6.5
Fakturering
64
☐ Fakturerar ni era kunder per projekt eller allt på en enda faktura?
65
☐ Har någon av era kunder en fakturaadress som skiljer sig från
besöksadressen?
66
☐ Vill era kunder ha en detaljerad faktura eller en mycket enkel faktura?
67
☐ Fakturerar ni i olika valutor?
68
☐ Behöver ni fakturamallar på olika språk?
69
☐ Behöver ni flera olika fakturamallar?
70
☐ Gör ni någon gång upp- och nedjusteringar på fakturan?
71
☐ Behöver ni göra registreringar icke-fakturerbara?
72
☐ Har ni ett specifikt arbetsflöde för godkännande av fakturor och ☐
faktureringspotential?
73
☐ Skickar ni fakturor till myndigheter?
74
☐ Har ni överblick över planerade betalningar i framtiden?
75
☐ Behöver ni flera fakturanummerserier?
6.6
11
Rapportering
76
☐ Vilka nyckeltal arbetar ni med i dag?
77
☐ Vilka medarbetarrapporter har ni användning av?
78
☐ Vill ni kunna identifiera täckningsgraden per projekt/kund/medarbetare?
79
☐ Vill ni kunna se medarbetarnas faktureringsgrad och extern %?
80
☐ Vill ni kunna se en analys av vad ni har använt era resurser på?
Whitepaper
81
☐ Vill ni kunna se vilka kunder som har upptagit störst del av er tid och vilka
som har varit mest lönsamma?
82
☐ Vill ni kunna se vilka affärsområden som har upptagit störst del av er tid
och vilka som har skapat högst värde?
83
☐ Vill ni kunna se vilka projekt som har upptagit störst del av er tid och vilka
som har varit mest lönsamma?
84
☐ Vill ni jämföra era projektresultat oavsett projektens storlek?
85
☐ Vill ni kunna rapportera på avdelnings- och teamnivå?
86
☐ Om svaret är ja – hur många nivåer har er avdelningsstruktur idag?
87
☐ Arbetar ni med EU-projekt och har ni behov av EU-rapportering?
6.7
Organisationen
88
☐ Vill ni dela in systemet i delar på flera nivåer?
89
☐ Har ni internationella medarbetare eller kontor utomlands så ni har behov
av att systemet finns på olika språk?
90
☐ Har de internationella kontoren egna specifika tjänster, och behöver ni
olika prislistor i olika valutor?
91
☐ Använder ni er av bonus i er organisation – om ja, vilket Key Performance
Index beräknar ni bonusen ifrån?
6.8
Ytterligare aspekter
92
☐ Behöver ni integration till andra system, t.ex. ekonomi eller lönesystem?
93
☐ Behöver ni kunna få ut era data i Excel, Word, XML eller .txt?
94
☐ Kan ni koda mot ett API själva eller behöver ni hjälp?
95
☐ Har ni ett CRM-system redan, eller vill ni att säljavdelningen ska kunna
styra sin pipeline i systemet?
96
☐ Vill ni kunna segmentera er kunddatabas med era egna kriterier?
97
☐ Stöder ni era kunder idag med ett helpdesk-system?
98
☐ Vill ni dela informationen med era kunder via ett extranät?
99
☐ Har ni behov av dokumenthantering via Office365, SharePoint, Dropbox
osv.?
100
☐ Vill ni ha en kopia av ert produktionssystem för att testa nya processer och
funktioner?
12
