Internt arbetsmaterial
2009-11-02
Maria Eriksson
Mall för kommunikationsplan
För forskningskommunikation gäller att skilja på kommunikation under tiden forskningsarbetet pågår
och kommunikation för att senare nå ut med forskningens resultat.
Syfte och/eller mål med kommunikationen
Varför kommunicerar vi? Vad vill vi uppnå? Exempelvis för att informera intressenter, för att ändra ett
beteende, för att spara tid eller pengar, för att stärka sitt varumärke.
Mål ska vara mätbara och realistiska.
Mål ska också vara uppnådda inom en viss tid.
Man kan ha ett övergripande mål och sedan flera delmål.
Man brukar skilja på kunskapsmål, attitydmål och beteendemål. Kunskap = veta om att det finns
miljöbilar att boka. Attityd = tycka att det är bra med miljöbil. Beteende = att boka och köra miljöbilen.
Budget
Vad kommer kommunikationsinsatserna att kosta?
Arbetsperiod
När genomförs kommunikationsinsatsen? När ska det vara klart?
Arbetsgrupp
Vilka arbetar med att nå ut med den här kommunikationen? Vem gör vad?
Omvärldsanalys
Tänk till – finns det något utanför eller inom vår egen organisation som kan påverka
kommunikationsprocessen? Exempelvis nytt budgetår, ny regering, nya lagar, omorganiseringar,
andra informationskampanjer som krockar med vår etc.
Namnval på forskningsprojektet – finns det något annat som också heter som vårt projekt? Är det
redan upptaget, behöver namnet varumärkesskyddas? Googla på namnet och på liknande
forskningsprojekt.
Målgrupper
Vilka ska vi kommunicera med?
Skilj på externa och interna målgrupper att kommunicera med.
Exempel på interna målgrupper
Exempel på externa målgrupper
Ledningen på
fakulteten/institutionen/universitetet
Chefen/chefer
Berörd personal
Speciella grupper, t ex växeltelefonister
Universitetets eller fakultetens
informationsenhet/informatör
Personalavdelning
Ekonomiavdelning
IT-avdelning
Intresseorganisationer
Investerare
Kunder
Samarbetspartners
Leverantörer
Andra forskargrupper
Andra universitet
Allmänheten
Politiker
Verk och myndigheter
Massmedia, lokala medier, fackmedier,
utländska medier
Målgruppsanalys:
Vilka egenskaper har de olika målgrupperna som man måste ta hänsyn till när man kommunicerar
med dem? Vilka förkunskaper har de, är de positiva/negativa till forskningsprojektet, vilka behov ha
de, demografiska egenskaper (geografisk placering, ålder etc).
Kommunikationsstrategi
I princip kan man enkelt tala om inifrån- och utifrånstrategier. Inifrånstrategier innebär att man sprider
information till sina målgrupper, medan utifrånstrategier betyder att man ger stöd, service och
information till dem som önskar det.
Fyra strategiska val, utefter egenskaper hos organisationen som kommunicerar och målgrupperna:
Konventionell målgrupp
Konventionell organisation
Traditionella spridningsmetoder
Förändringsbenägen
organisation
Utvecklade spridningsmetoder
Förändringsbenägen
målgrupp
Service- sök och
rådgivningsmetoder
Samrådsmetoder
Mellan- och
inomgruppskommunikation
Budskap
Vad är det vi vill säga när vi kommunicerar? Ska vara kort och kärnfullt och lätt att ta in. Ska
genomsyra informationen sedan i de olika kanalerna. Det kan vara nödvändigt med olika budskap till
olika målgrupper.
Kanaler
Vilka kanaler ska användas för att nå målgrupperna?
Några förslag på kanaler:
Via ledningsgruppen
Via chefer
Via fakultetsinformatörer
Broschyr
Informationsblad
Nyhetsbrev
Affischer
Webb
Telefon
Möten, ex IR, dekanråd
Medarbetarportalen
E-post
Informationsmöten
Seminarium, mingel, andra events
GU-journalen
GU-Spegeln
Utställning
Pressmeddelande
Annons i dagspress
Målgrupper och kanaler – når vi alla målgrupper med våra kanalval? Exempel:
Målgrupp
Kanal
Prefekter
Informationsträff
Fakultetsinformatörer
E-post
Tidplan:
Aktivitet
Mail till alla
Egen sida på
webben
Muntlig info på
enhetsmöte
Broschyr
Arbetsperiod
Deadline
Vem ansvarar
April
April
15 april
15 april
Mikael
Jenny
April
29 april
April – juni
Före midsommar
Hur lång tid
tar det
1h
4h
1h
Maria
Utvärdering och analys av kommunikationen
Nåddes målen? Hur går vi vidare? Vad kunde ha gjorts annorlunda?
80 h
