Referens
Datum
Diarienr
Veronica Sjöling
2016-04-06
Avtalsnr
RSRS 3907-2015 / RS390720015-001
AVTAL NR: RS39072015-001
”Administrativt stöd vid leasing samt utredning avseende
leasing/hyra av lös egendom”
AVTALSPARTER:
Beställare:
Västra Götalandsregionen
Leverantör:
Leaseright KB
2(10)
Innehållsförteckning
Sid nr
1
Avtalsparter .................................................................................... 3
2
Avtalsomfattning ............................................................................ 3
3
Avtalsform....................................................................................... 3
4
Avtalstid .......................................................................................... 3
5
Arbetsgivaransvar .......................................................................... 3
6
Elektronisk handel ......................................................................... 4
7
Etiskt och Socialt ansvar ................................................................ 4
8
Miljöarbete ...................................................................................... 5
9
Avtalspriser ..................................................................................... 5
10
Fakturerings- och betalningsvillkor ............................................. 6
11
Dröjsmålsränta ............................................................................... 6
12
Leveranstid...................................................................................... 6
13
Uppföljning ..................................................................................... 6
14
Statistik ............................................................................................ 6
15
Försäkringar ................................................................................... 6
16
Tystnadsplikt .................................................................................. 7
17
Intressekonflikt ............................................................................... 7
18
Fel eller brist ................................................................................... 7
19
Leveransförsening och Vite ........................................................... 7
20
Jäv .................................................................................................... 8
21
Ändringar och tillägg ..................................................................... 8
22
Omförhandling ............................................................................... 8
23
Överlåtelse av avtal/ ägarskifte ..................................................... 8
24
Uppsägning/Hävning ...................................................................... 8
25
Förtida upphörande ....................................................................... 8
26
Organisationsförändring ............................................................... 9
27
Befrielsegrunder ............................................................................. 9
28
Tvist ................................................................................................. 9
29
Handlingars inbördes ordning ...................................................... 9
30
Avtalstecknare .............................................................................. 10
3(10)
1
Avtalsparter
Detta avtal har träffats mellan Västra Götalands läns landsting nedan kallad Beställaren, och
Leaseright KB, nedan kallad Leverantören
Organisationsna
mn:
Adress:
Postadress:
Org.nr:
GLN-nr:
Postgiro:
Bankgiro:
Webbplats:
Kontaktpersoner:
Enhet:
Adress:
Postadress:
Tel:
Mobil:
E-post:
2
Beställare:
Västra Götalands läns
landsting
Regionens Hus,
Koncerninköp Östergatan 1
462 80 VÄNERSBORG
23 21 00-0131
Leverantör:
Leaseright KB
Box 113
462 21 Vänersborg
969711-9908
5844-3854
www.vgregion.se
Veronica Sjöling
Claes Brander
Koncerninköp
Regionens Hus
462 80 VÄNERSBORG
Kungsgatan 13
462 21 Vänersborg
0700-82 56 38
070-520 25 33
[email protected]
[email protected]
Avtalsomfattning
Leverantören åtar sig att till Västra Götalandsregionen leverera ”Administrativt stöd vid
leasing samt utredning avseende leasing/hyra av lös egendom” enligt detta avtal som
tillsammans med kravspecifikation och anbud ligger till grund för tjänstens utförande.
Gällande anbud är benämnt ” Anbud upphandling Diarie nr 3907-2015” och daterat den 201603-30.
3
Avtalsform
Detta är ett ramavtal som reglerar samtligavillkor för avrop. Avtalet är juridiskt bindande
endast under förutsättning av det är undertecknat av båda avtalsparter.
4
Avtalstid
Avtalet löper från och med den 1 maj 2016 till och med den 30 april 2017 med ensidig
möjlighet för VGR att förlänga hela eller delar av avtalet i maximalt 12 månader. Avtalet
upphör att gälla utan föregående uppsägning.
5
Arbetsgivaransvar
Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade
kostnader för sig och sin personal.
4(10)
Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av
arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal.
Leverantören skall vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar,
föreskrifter och allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna
typ av verksamhet.
Leverantören skall förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de
skyldigheter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl. a att
Leverantören själv har att svara för skador som vållas av företagets anställda genom att
teckna och vidmakthålla försäkring till täckande av skadestånd.
Observera att det kan finnas speciella regler för arbete i aktuella lokaler. När
Leverantörens personal utför arbete i VGR:s lokaler, ska Leverantören i sitt åtagande
överta VGR:s skyddsansvar i enlighet med arbetsmiljölagen. I detta åligger det även
Leverantören att göra sig införstådd med de regler och förordningar som gäller vid
aktuellt arbetsställe. Leverantören ansvarar för att nödvändiga åtgärder vidtas för att
efterleva detta skyddsansvar.
Leverantören svarar för underleverantörens åtaganden och skyldigheter enligt ovan.
6
Elektronisk handel
Med elektronisk handel avses elektronisk order, faktura och produktunderhåll. Alla produkter
(varor & tjänster) inom VGR kan komma att omfattas av e-handel framöver och när en
anslutning är gjord, gäller denna anslutning oavsett leveransplats, när och med vilken mängd
ett avrop sker. Anslutning sker i dialog med avtalsansvarig. Mer info om e-handel i VGR
finner ni på www.vgregion.se. Sök efter ”elektronisk handel”.
Vid avtalstecknande är det inte aktuellt att ansluta leasing tjänster som detta avtal gäller.
VGR har skapat Marknadsplatsen som ett verksamhetsstöd för elektronisk handel som följer
gällande standard för SFTI. Mer information om dessa standarder finns att läsa under
www.sfti.se.
Avrop mot ramavtal ESAP 6.1, 6.3
Periodisk fakturering ESAP 9.1
Orderlös fakturering – ESAP 9.2
Enkelt handelsflöde med Sveorder (Enkel E-order) och Svefaktura 1.0
Fulltextfaktura 2.0
Leverantören ansvarar för att lämna rätt och löpande uppdatera sitt företags grunddata och
andra företagsuppgifter som används för elektronisk handel och anslutning till
Marknadsplatsen.
7
Etiskt och Socialt ansvar
I enlighet med VGR:s uppförandekod för leverantörer ska tjänster som levereras enligt detta
kontrakt vara tillhandahållna under förhållanden som är förenliga med
FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
5(10)
ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och
föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182)
FN:s barnkonvention, artikel 32
det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som
gäller i tillverkningslandet
den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet
FN:s deklaration mot korruption
Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa att genomförandet av tjänster som levereras
under avtalstiden sker under sådana förhållanden som är förenliga med de grundläggande
arbetsvillkor i leverantörskedjan som anges ovan. I de fall att det är skillnad mellan nationella
och internationella bestämmelser, är det högsta standard som gäller.
Rutinerna ska minst innehålla:
8
Ansvarsfördelning hos Leverantören gällande socialt ansvarstagande i
leverantörskedjan.
En beskrivning på hur underleverantörer bedöms utifrån socialt perspektiv i
produktionen.
Vilka sociala krav som ställs på underleverantörerna. Dessa måste minst motsvara de
krav som VGR ställer på Leverantören i detta kontrakt.
En beskrivning av hur kontroll görs och dialog förs med underleverantörerna. De
frågor som kontrolleras och diskuteras måste vara relevanta för de krav som ställs.
Tidplan för kontroll och dialog med underleverantör.
Hur avvikelser hanteras.
Miljöarbete
Västra Götalandsregionens miljöarbete syftar till att vara hälsofrämjande och bidra till en
hållbar utveckling.
Västra Götalandsregionens miljöprogram anger mål och åtgärder för låg klimatpåverkan,
giftfri miljö och hållbar resursanvändning. Leverantören och dess underleverantör/er ska
medverka till att målen uppnås.
För mer information se http://www.vgregion.se/miljoprogram.
9
Avtalspriser
För utförande av uppdraget gäller pris enligt nedan för två avtalstyper:
Fordon och övriga leasingobjekt som
hanteras av VGR i Fleas
Övriga leasingavtal
SEK 35 /månad och leasingavtal
SEK 55 /månad och leasingavtal
Arbete i form av programmering som avser integreringar med, eller utveckling av,
VGR´s egna specifika datasystem debiteras i förekommande fall separat med SEK
890/timma.
Samtliga priser är angivna i netto i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt och
inkluderar samtliga åtaganden enligt i kravspecifikationen avgivna villkor.
Priserna är fast under avtalsperioden. Vid eventuell avtalsförlängning har parterna rätt
att förhandla om priserna i avtalet.
6(10)
10
Fakturerings- och betalningsvillkor
Vid löpande räkning har leverantören rätt att få betalt en gång per månad för utfört och
redovisat arbete, verifierade kostnader och godkända utlägg.
Betalning sker mot faktura. Av faktura skall framgå arten och omfattningen av det
arbete som utförts under den tidsperiod som fakturan avser, under perioden havda
kostnader samt annan ersättning som skriftligen överenskommits. Har konsulttjänsten
utförts enligt löpande räkning ska, förutom antalet arbetstimmar och timersättning per
angiven konsult, även innehålla namn på beställaren av uppdraget som konsulten utfört.
Av faktura skall även framgå om den avser slutlikvid.
Beställaren ska erhålla slutfaktura senast en månad efter det att konsulttjänsten slutförts.
Faktureringsadress: enligt adressuppgift från Beställaren.
Beställaren äger rätt att genom kontroll förvissa sig om att arbetet som anges i faktura
motsvaras av utfört arbete. Timersättning skall kunna styrkas genom tidredovisning och
bokföring.
Betalning sker per 30 dagar netto efter godkänt uppdrag, godkänd leverans och godkänd
fakturering.
Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns ej.
11
Dröjsmålsränta
Vid försenad betalning av förfallen fordran utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen
(1975:635).
Vidare är VGR skyldig att utge ersättning för försening enligt 4a § lag (1981:739) om
ersättning för inkassokostander m.m.
Inga andra avgifter får debiteras.
Dröjsmålsränta erläggs ej för faktura med följande avvikelse:
Priset avviker ifrån avtalat pris
Felaktig eller ofullständig adress
Beloppet understiger 100 SEK
12
Leveranstid
Avrop kommer att ske successivt under avtalsperioden alternativt enligt överenskomna
leveransplaner.
13
Uppföljning
I direkt anslutning till varje förflutet avtalsår ska avtalsparterna träffas för att följa upp
hur man förhåller sig till avtalade villkor och samarbetet i stort, om endera part begär så.
Parterna står sina egna kostnader vid sådant uppföljningsmöte.
14
Statistik
Leverantören skall efter varje tolvmånadersperiod kunna leverera statistik i digitalt
format avseende utförda uppdrag, antal timmar, avropande enheter och fakturerade
belopp.
15
Försäkringar
7(10)
Leverantören skall inneha för uppdraget nödvändiga försäkringar.
16
Tystnadsplikt
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400;OSL) reglerar frågor om sekretess och
tystnadsplikt i VGR:s verksamhet.
Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja VGR:s uppgifter som omfattas av
sekretess utanför VGR:s verksamhet i vidare omfattning än vad som behövs för att
genomföra leveransen. Leverantörens skyldighet att hemlighålla uppgifter omfattar alla
fysiska och juridiska personer som Leverantören involverar för att fullgöra sina
åtaganden mot VGR.
Leverantören ansvarar för att Leverantörens anställda och av Leverantören anlitad
underleverantör och dennes anställda informeras om skyldigheten att hemlighålla
sekretessbelagda uppgifter. Leverantören är vidare skyldig att se till att de som genom
sitt arbete kan komma i kontakt med uppgifter som omfattas av sekretess undertecknar
erforderliga sekretessförbindelser. Leverantören ska kunna uppvisa sådana förbindelser
på anmodan.
Skyldigheten att hemlighålla uppgifter enligt detta avtal gäller inte sådan information
som Leverantören kan visa blivit känd för honom på annat sätt än genom leveransen
eller som är allmänt känd.
Leverantören är vidare skyldig att, på anmodan, tillhandahålla namn och
kontaktuppgifter till anställda som kan komma i kontakt med särskilt känsliga uppgifter.
17
Intressekonflikt
Leverantören ska utan dröjsmål skriftligen anmäla till VGR om det finns någon omständighet
som skulle kunna medföra att intressekonflikt eller liknande uppstår hos Leverantören.
18
Fel eller brist
Leverantör skall omgående underrätta Beställaren om uppkomna eller misstänkta fel i
levererad tjänst.
Om en levererad tjänst avviker från kvalitetskrav enligt avtalet skall Beställaren reklamera
felet inom två veckor från det att felet uppdagats. Beställaren har rätt att kräva rättelse utan
kostnad för beställaren.
19
Leveransförsening och Vite
Som leveransförsening räknas någon avvikelse mot överenskommen leveransplan.
Om försening av utförandet ej kan undvikas ska Leverantören omgående meddela Beställaren
som bedömer om senareläggning kan accepteras.
Kan leveranstiden ej uppfyllas ska Leverantören efter överenskommelse med Beställaren,
stödköpa tjänst från annan leverantör, eller i andra hand, att Beställaren stödköper och att
Leverantören står för kostnaden. Eventuell mellanskillnad på kostnaden för ursprunglig tjänst
och stödköpet ska ersättas av Leverantören.
Vid försening från Leverantörens sida i förhållande till överenskommen leveransplan är
Leverantören skyldig att betala vite till Beställaren enligt följande:
Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2 procent av värdet
för den aktuella tjänsten. Vitet är maximerat till 10 procent av detta värde. Om förseningen är
så stor att fullt vite ska betalas, har Beställaren rätt att häva leveransavtalet.
8(10)
En förutsättning för vite är att leveransförseningen inte beror på omständigheter hos
Beställaren.
20
Jäv
Då Leverantör kan komma att vara Beställaren behjälplig med underlag och
rekommendationer som eventuellt kan innefatta avveckling av avtalsförhållanden eller avslut
av leverantörsrelationer för Beställaren, krävs att Leverantören eller den koncern denne tillhör,
är oberoende i förhållande till banker, finansbolag eller annan avtalsleverantör till Beställaren.
21
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig gemensam handling
undertecknad av behörig företrädare för både Beställare och Leverantör.
22
Omförhandling
Om det under avtalstiden skulle inträffa väsentliga förändringar i förutsättningarna för
ingånget avtal äger endera parten rätt påyrka omförhandling. Sådan väsentlig förändring kan
vara att väsentliga problemområden identifierats vilka inte kunna förutses, omorganisation,
förflyttning av verksamheten, förändring av driftskapacitet samt lagenliga förändringar av
befintlig verksamhet.
Omförhandling skall skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför föreligger.
23
Överlåtelse av avtal/ ägarskifte
Detta avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan avtalsparternas
skriftliga godkännande.
Om ägarskifte sker hos Leverantören eller av Leverantören anlitad underleverantör skall
skriftligt godkännande omedelbart inhämtas av Beställaren. Ny Leverantör får ej anlitas utan
Beställarens skriftliga medgivande.
24
Uppsägning/Hävning
Beställaren äger rätt att, helt eller delvis, säga upp detta avtal till förtida upphörande om:
-
Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker
inom 30 dagar efter skriftligt påtalande.
Leverantören äger rätt att med 3 månaders varsel säga upp avtalet om:
-
Beställaren i väsentligt hänseende underlåter sina åtaganden och rättelse inte sker
inom 30 dagar efter skriftligt påtalande.
Beställaren har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om:
25
-
det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat
sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig
betydelse vid bedömningen av tilldelningen av avtalet.
-
leverantören begärs i konkurs, ansöker om ackord eller träffar ackordsuppgörelse
-
Leverantören åsidosätter villkor som är av väsentlig betydelse för motparten.
Förtida upphörande
9(10)
Vid uppsägning eller hävning av avtalet har kunden rätt till upparbetat resultat.
Leverantören har rätt till ersättning för nedlagt arbete fram till tidpunkten för avtalets
upphörande.
Har Leverantören sagt upp leveransavtalet med hänvisning till bristande betalning övergår
rättigheterna först när kunden erlagt full betalning.
26
Organisationsförändring
Beställaren reserverar sig för organisationsförändringar utanför Beställarens kontroll som kan
komma att påverka beställningar och avtalstider.
27
Befrielsegrunder
Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra tjänsten enligt detta avtal om
underlåtenheten har sin grund i omständighet (”Befrielsegrund”), som ligger utanför
Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört skall
förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt.
Såsom befrielsegrund skall anses krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser
av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller
upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om
drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från
underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna
punkt.
Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden skall inte anses som
befrielsegrund om Part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt.
För att få befrielse enligt ovan skall Part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra
Parten härom. Skriftligt meddelande skall också lämnas utan dröjsmål vid
befrielsegrundens upphörande.
Part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av
befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det
praktiskt kan ske.
Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den Part, som inte har åberopat
befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav.
28
Tvist
Tvist i anledning av detta avtal ska prövas och slutgiltigt avgöras i svensk allmän domstol, där
VGR svarar i tvistemål, med tillämpning av svensk rätt. Denna bestämmelse gäller även när
avtalet i övrigt har upphört att gälla.
29
Handlingars inbördes ordning
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara
motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen
föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:
skriftliga ändringar och tillägg till avtal
detta avtal inklusive bilagor
eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget
förfrågningsunderlag med bilagor
10(10)
30
eventuella kompletteringar av anbud
anbud med bilagor
Avtalstecknare
Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna
tagit var sitt original. Avtal tecknas av behörig företrädare.
FÖR BESTÄLLAREN
FÖR LEVERANTÖREN
Västra Götalands läns landsting
Plats: Vänersborg 2016- 04 - 06
Leaseright KB
Plats:____________ 2016- ____- ____
Valter Ceraolo
Enhetschef Koncerninköp
BILAGOR:
Bilaga 1 Förfrågningsunderlag RS3907-2015
Bilaga 2 Anbud Upphandling Diarie nr RS3917-2015
