MS Excel 1

INNEHÅLL
EXCEL 2000 .......................................................................................................................................................... 2
ALLMÄNT ................................................................................................................................................................. 2
LABORATIONSHÄFTETS MÅL..................................................................................................................................... 2
HJÄLP ....................................................................................................................................................................... 2
NYTT ........................................................................................................................................................................ 2
MARKERA CELLER.................................................................................................................................................... 3
SKRIVA IN DATA ....................................................................................................................................................... 4
Kolumnbredd och radhöjd.................................................................................................................................. 4
Format ................................................................................................................................................................ 4
Formler (Beräkningar) ....................................................................................................................................... 4
Hur formler fungerar.......................................................................................................................................... 5
RADERA ................................................................................................................................................................... 6
SPARA ...................................................................................................................................................................... 6
KOPIERA CELLER ...................................................................................................................................................... 6
ETT EXEMPEL PÅ ANVÄNDNING AV FORMLER ........................................................................................................... 7
SNABBMENYER ........................................................................................................................................................ 8
SKAPA SERIE............................................................................................................................................................. 8
SKAPA DIAGRAM ...................................................................................................................................................... 8
ÖVERFÖRING TILL WORD ......................................................................................................................................... 9
FÖRHANDSGRANSKA ................................................................................................................................................ 9
UTSKRIFT ................................................................................................................................................................. 9
ANDRA FUNKTIONER I EXCEL ................................................................................................................................. 10
ÖVNINGAR I EXCEL ................................................................................................................................................ 11
EXCEL 2000
Allmänt
Excel är ett användbart och mycket kraftfullt program när kalkyler, beräkningar, ekonomiska
rapporter, mm. skall framställas. Du kan få ut fina rapporter på skrivare eller skärm med t ex
cirkulära, linjära, tredimesionella eller stapeldiagram. Programmet räknar snabbt ut ändringar
i en kalkyl, upptäcker logiska fel, har inbyggda formler och är användarvänligt.
För att komma in i Excel klickar Du på Microsoft Excel-ikonen ibland Office-genvägarna på
skrivbordet eller klickar på Start, Program, Microsoft Excel.
Excelfönstret har samma princip och uppbyggnad som de andra Windowsprogrammens
fönster. Där finns en menyrad med rullgardinsmenyer, ett verktygsfält och själva
kalkylbladet.
I Excel arbetar man i en sk arbetsbok som är samma sak som ett dokument i Word 2000.
Varje arbetsbok består i sin tur av flera blad, och man kan växla mellan dessa genom att
klicka på flikarna i nederkant av det synliga bladet. Cellerna är numrerade lodrätt och
bokstaverade horisontellt. Du flyttar Dig över rutnätet med hjälp av musen eller
piltangenterna.
Laborationshäftets mål
Efter denna laboration skall Du ha lärt Dig förstå och kunna använda några grundläggande
funktioner i Excel:
Skapa nya kalkylblad.
Öppna, förändra, ta bort och spara arbetsböcker.
Skriva, förändra, kopiera och radera information i celler.
Använda funktioner för enklare uträkningar.
Skapa diagram till kalkyler.
Hjälp
I Excel hittar Du hjälpen under Hjälp i menyraden .Genom att välja frågetecknet (?) så får du
hjälp av Officeassistenten eller så kan Du välja något av de andra alternativen. Varje
dialogruta i Excel är också försedd med en Hjälpknapp där Du kan få hjälp med det Du just
för tillfället arbetar med.
Nytt
När Du skall påbörja en ny arbetsbok går Du in under Arkiv i menyraden och väljer Nytt. Har
Du precis startat Excel så befinner Du Dig redan i en ny arbetsbok.
2
Markera celler
När Du vill markera en cell, dvs göra den aktiv, pekar Du på önskad cell och klickar med
musen. Du ser att cellen är markerad på den grövre ramen. Markering av celler kan också
göras med hjälp av piltangenterna på tangentbordet.
Ofta behöver Du markera fler än en cell och detta görs genom att placera muspekaren (ser ut
som ett stort plustecken) mitt på den första cellen i det område Du vill markera, hålla ned
vänster musknapp, dra åt det håll markeringen skall ske och släppa upp musknappen när Du är
klar. Du kan markera en hel rad eller kolumn genom att peka och klicka på bokstaven eller
numret för respektive rad/kolumn. Ett område kan vara markerat men endast en cell åt
gången kan vara aktiv cell.
För att ta bort en markering från en cell behöver Du bara klicka med musknappen när Du står
utanför det markerade området.
Tips!
Genom att hålla in knappen Ctrl och klicka med muspekaren på olika celler, kan Du markera
celler som inte ligger i anknytning till varandra!
Aktiv cell
Markerat
område
Markören som
den skall se ut då
en cell markeras
3
Skriva in data
Du kan skriva in text, tal eller formler i cellerna med hjälp av tangentbordet. Det Du skriver
in syns både i cellen och i det formelfält som finns mellan dokumentet och verktygsfältet på
skärmen. Där står också referensen till den cell som är markerad och som Du skriver i.
När Du har skrivit in något i en cell trycker Du Retur eller på acceptknappen.
Acceptknappen är den knapp mellan dokumentet och verktygsfältet med en grön bock på.
Bredvid den har Du en ångerknapp med ett rött kryss på som Du använder när Du ångrat
inmatning. Vid detta tillfälle kan även Esc-knappen användas på tangentbordet.
Formelfältet
Kolumnbredd och radhöjd
Om cellen är för liten för Din text eler Ditt tal måste Du ändra storlek på cellen/kolumnen.
Det gör Du enklast genom att peka på avgränsarlinjen mellan två kolumnetikketer (A,B,C…),
hålla nere vänster musknapp och dra åt höger. PÅ motsvarande sätt kan Du ändra radhöjd
genom att peka på radens nedre avgränsarlinje och dra neråt eller uppåt.
Format
Du kan välja hur innehållet i cellen ska se ut, t ex teckensnitt, storlek, justering eller olika taloch datumformat. Detta kan man ställa in genom att markera en eller flera celler, rader eller
kolumner och sedan välja menyalternativet Format och Celler…
Det finns också snabbvalsknappar för vissa format. Botanisera bland verktygsfälten, skriv t ex
in ett tal och snabbformatera det till valutaformat eller procentformat.
Snabbval för Valutaformat, Procentformat och Tusentalsavgränsning
Formler (Beräkningar)
När Du har skrivit in värden i cellerna och vill göra beräkningar på dessa anger Du
referenserna istället för värdena. Vill Du t ex lägga ihop talet som står cell A1 med talet i cell
A2 så skriver Du =A1+A2 i den cell Du vill ha resultatet. Likamedtecknet (=) anger att det
4
är en formel som skrivs in. Det finns också olika formler/funktioner för beräkningar och
färdiga värden.
I Excel finns en uppsjö av fördefinierade funktioner, som skall vara till hjälp vid olika
beräkningar. Dessa återfinns i den sk Funktionsguiden. Funktionsguiden fås fram genom att
klicka på dess verktygsikon (fx).
Funktionen Du väljer hamnar i den cell som är markerad i dokumentet. Markera de celler som
skall vara med i beräkningen och gör eventuella justeringar. Referenserna skrivs med
semikolon (;) för att skilja dem åt och referensintervall skrivs med kolon (:).
Ex, intervall skrivs som A1:A3, det betyder cellen A1 till och med A3.
Enstaka celler skrivs A1;B4;F6, det betyder cellen A1 och B4 och F6.
I verktygsfältet finns en Summeringsknapp som Du kan använda. Aktivera den cell där Du
vill ha summan, klicka därefter på summaknappen. Då får Du upp ett förslag på vilka celler
som skall ingå i summeringen. Om detta inte är vad Du avser markerar Du bara upp det
område som skall summeras, det syns genom en streckad, blinkande ram runt området. Klicka
på acceptknappen för att bekräfta eller tryck Retur.
Summeringsknapp
Hur formler fungerar
En formel är en ekvation som analyserar data i ett kalkylblad. Formler utför operationer som
addition, multiplikation och jämförelser av kalkylbladsvärden. De kan också kombinera
värden. Formler kan referera till andra celler i samma kalkylblad, celler i andra blad i samma
arbetsbok eller celler i blad som finns i andra arbetsböcker.
Formler beräknar värden i en viss ordning som kallas för syntax. En formel i Microsoft Excel
börjar med ett likhetstecken (=) följt av det som formeln beräknar. Följande exempel
subtraherar 1 från 5. Formelns resultat visas sedan i cellen.
= 5-1
En formel kan referera till en cell. Om Du vill att en cell ska innehålla samma värde som en
annan cell, skriver Du ett likhetstecken följt av referensen till den cellen. Cellen som
innehåller formeln kallas för underordnad cell, vilket innebär att dess värde är beroende av
värdet i en annan cell. När celler som formeln refererar till ändras, ändras också cellen som
innehåller formeln. Följande formel multiplicerar värdet i cell B15 med 5. Formeln räknas om
när värdet i cell B15 ändras.
5
= B15*5
Om du vill skriva in text som t ex börjar med = eller – måste Du antingen sätta cellens
format till Tezxt eller börja texten med en apostrof ’ (den kommer inte att synas).
Radera
I efterhand kan Du behöva radera data i vissa celler. I Redigera-menyn hittar Du Raderakommandot som Du kan använda när Du har markerat den eller de celler Du vill ta bort. Man
kan även använda Delete på tangentbordet.
Spara
Du måste komma ihåg att spara Ditt arbete både under arbetets gång och vid avslut. Under
Arkiv-menyn väljer Du Spara som... första gången Du sparar Din arbetsbok. Du skriver in
namnet på arbetsboken i dialogrutan som kommer upp på skärmen. När Du följande gånger
ska spara detta dokument behöver Du bara välja Spara under Arkiv. OBS! Se till att ditt
dokument sparas på ditt konto (h:\), lokal hårddisk eller en diskett då det annars finns risk att
det försvinner.
I verktygsfältet hittar Du en knapp med en diskett på som är ett snabbkommando för att spara.
Övning:
Skriv in följande tabell i ett nyöppnat kalkylblad i Excel.
Mjölk
Mjöl
Frukt
Tidning
Ost
Bröd
6
14
17
20
37
15
SUMMA
109
I den cell det står "109" i skall Du mata in en formel som hela tiden ger Dig summan av de tal
som finns ovanför i samma kolumn. Om Du sedan ändrar t ex Frukt till 20, så skall SUMMA
ändras till 112 automatiskt.
Kopiera celler
Markera den cell Du vill ha kopierad. Välj Kopiera i menyn Redigera. Markera den cell där
Du vill ha kopieringen och välj Klistra in i menyn Redigera. Ett snabbare sätt att kopiera en
cell till närliggande celler är att först markera den cell Du vill kopiera, peka med pekaren i
cellens nedre högra hörn så att musmarkören antar utseendet av ett litet svart kors, tryck ned
vänster musknapp och dra över det område Du vill ha det kopierde värdet/texten. Denna
funktion kallas ”Autofyll”.
Om du kopierar en formel kommer Excel att anpassas formeln till celladresserna.
6
Skriv in följande tabell i ett kalkylblad:
Antal
12
3
5
1
8
2
Totalt
Á-pris
35
116
94
369
42
120
Summa
Fyll nu i första radens summaruta med en formel som multiplicerar sntal med á-pris. Fyll
sedan nedåt och lägg slutligen till en formel för totalsumman.
Ett exempel på användning av formler
I Excel finns en formel som heter EXAKT. Den tillhör kategorin Textformler. Nedan kommer
ett exempel som visar hur den kan användas.
1. Ställ markören i cell E1
2. Välj funktionsguiden och bläddra dig fram till formeln EXAKT. Välj den.
3.Guiden visar då inmatningsrutor:
Text1:
Text2:
4.Här skriver du in ett cellvärde i respektive textruta, exvis A1 och C1 (du kan även klicka på
en cell så skrivs värdet in automatiskt). När du skrivit in dessa två värden klickar du Ok.
Rad nr 1 bör då se ut så här:
SANT
5. Skriv in två olika ord i A1 och C1 (observera att funktionen även skiljer på stor och liten
bokstav).
Konkurrens
Konkurens
FALSKT
6. Skriv in två lika ord i A1 och C1.
Konkurrens
Konkurrens
SANT
Klicka i E1 och se efter vad som står i inmatningsrutan, det bör se ut så här:
=EXAKT(A1;C1)
7
Snabbmenyer
Excel har snabbmenyer med ofta använda kommandon. Peka och klicka med höger musknapp
över markerat område. Du får en snabbmeny där Du kan välja mellan ett antal kommandon
som är de vanligaste när Du jobbar med Excel.
Skapa serie
Om Du vill ha en serie datum, tal, årtal osv behöver Du inte själv skriva in varje värde
eftersom det finns en enkel funktion för detta i Excel. Skriv in de två första värdena i Din
serie. Markera dessa och peka på andra cellens nedre högra hörn tills ett svart kors syns och
dra med pilen åt det håll Du vill ha serien. Den här funktionen kallas även för Autofyll.
Skapa diagram
I Excel kan Du rita diagram av olika slag till de tabeller Du har skapat. Du kan göra på två
sätt när Du skapar diagram. Det första alternativet är att markera de data som Du vill ska ingå
i diagrammet, välja Diagram i Infoga-menyn. Därefter kan man välja om diagrammet skall
infogas på befintligt kalkylblad eller om det skall in som ett nytt blad i arbetsboken.
Det andra och snabbare alternativet är att peka och klicka på Diagramguideknappen i
verktygsfältet.
Diagramguiden
Du kan dels välja att fylla i alla de data som behövs till diagrammet i guiden eller helt enkelt
bara välja slutför för att fylla i data senare. Om du inte väljer slutför så ska du i de dialogrutor
som följer välja typ av diagram, text till axlarna, rubrik mm. När du har valt SLUTFÖR kan
du bestämma storleken på diagrammet genom att dra i hörnen eller flytta för att förstora och
förminska diagrammet, eller flytta det genom att hålla vänster musknapp inne med pekaren
över diagrammet.
8
Övning:
Skriv in följande tabell över försäljningen av produkten XX under en 10-årsperiod i ett
dokument och skapa ett diagram av denna.(Använd funktionen Autofyll när Du skriver in
årtalen!)
1980
120
1981
135
1982
160
1983 1984
170 175
1985
165
1986
140
1987
120
1988
110
1989
115
Lägg till en passande rubrik och axeltexter i diagrambladet.
Överföring till Word
Diagram och tabeller kan ofta ingå i rapporter, PM eller uppsatser som Du skriver i Word för
Windows. Med hjälp av kopierafunktionen kan Du överföra Dina diagram till Ditt Worddokument. Markera i Excel det diagram eller tabell som Du vill ha kopierat. Gå in under
Redigera-menyn och välj Kopiera. Klicka ned Excelfönstret med minimeringsknappen och
starta Word. Öppna Ditt dokument och välj Klistra in under Redigera-menyn när Du placerat
markören där Du vill ha diagrammet/tabellen i dokumentet. Även här kan Du ändra i Ditt
diagram genom att markera och dubbelklicka med musen i diagramområdet. Då startas Exceldokumentet upp igen och Du kan redigera som vanligt. För att sedan komma åter till Worddokumentet avslutar Du Excel.
Det finns ytterligare ett sätt att infoga tabeller eller diagram i Word. I menyn Infoga finns ett
kommando Objekt... där Du i en dialogruta väljer om Du vill infoga ett diagram- eller
kalkylblad från Excel. Excel startas upp och Du kan skapa det Du vill ha och sedan avsluta.
Detta finns nu i Ditt öppnade dokument i Word.
Förhandsgranska
Genom att förhandsgranska kalkyl- eller diagramblad ser Du hur dessa kommer att se ut vid
utskrift. Kommandot Förhandsgranska hittar Du i Arkivmenyn eller i verktygsfältet.
Utskrift
För att skriva ut arbeten i Excel väljer Du Skriv ut... i Arkivmenyn.
9
Andra funktioner i Excel
Du kan föra anteckningar om innehållet i Dina celler för att hålla reda på vad de egentligen
innehåller. Markera den cell Du vill skriva om och välj Kommentar i menyn Infoga. I den
ruta som kommer upp på skärmen kan Du anteckna ytterligare information om cellinnehållet.
Om Du vill ändra på ett ord eller en siffra genomgående i Ditt kalkylblad gör Du detta enklast
genom att välja Ersätt... i Redigera-menyn. I en dialogruta får Du ange vilket ord/tal Du
söker och vilket Du vill ersätta det med. Sökningen och ersättandet sker nu automatiskt i det
öppna bladet.
I Excel liksom i Word för Windows finns en stavningskontroll som Du kan använda när Du är
osäker på stavningen. Välj Stavning... i menyn Verktyg. Om sökfunktionen hittar något som
inte finns i dess ordlista kommer detta upp i en dialogruta på skärmen med ett förslag till hur
Du skall stava det.
Under Celler... i Format-menyn hittar Du flera kommandon för utseendet på t ex texten,
cellmönster, ramar mm.
10
Övningar i Excel
dec-02
Inkomster
Lön
Utgifter
Mat
Hyra
Telefon
Litteratur
Kläder
Hygien,
läkarvård
jan -03
7000
(+5%)
1500
3000
1000
1200
600
700
(+5%)
(+10%)
(-5%)
(1500)
(0%)
(+5%)
?
Kvar
?
1. Skriv in ovanstående kalkyl i Excel. Börja med att skriva av dec-02 och sedan göra
beräkningarna för jan-03 efter de procentuella höjningarna. I cell med parentes eller
frågetecken skall det naturligtvis vara en formel inskriven.
2. Skapa ett cirkeldiagram av följande data för dec-02.
Hyra
Mat
Telefon
Spara
43%
21%
15%
21%
3. Skriv av tabellen nedan, beräkna medelvärdet av temperaturen de 10 första dagarna i
januari. Det finns en färdig formel för medelvärde.
Ändra på ett värde och se hur medelvärdet automatiskt förändras i resultatcellen.
Dag
Temperatur
1
10
2
12
3
6
4
5
5
3
6
1
11
7
5
8
10
9
8
10
5
4.
Provisionsberäkning säljare i Frösö Import AB
Namn
Karlsson, Eskil
Sjölund, Lena
Häggström, Martin
Strandberg, Elisabet
Svensson, Anna
Bertilsson, Bertil
Jones, Indiana
Eriksson, Stefan
Haglund, Malin
Budget
Utfall
5 000 000
5 500 000
4 500 000
5 040 000
3 200 000
2 000 000
9 000 000
4 900 000
5 800 000
2 500 000
3 000 000
1 305 000
4 900 000
1 500 000
500 000
11 500 000
4 900 050
5 500 000
% av budget provision i kr
provis i %
0% i provision (av utfallet) om de uppnår mindre än 30% av sin budget
10% om de uppnår 30-50% av sin budget
15% om de uppnår mer än 50%
Skapa formler (med hjälp av funktionsguiden) i de gulmarkerade delen av arbetsboken.
5.
Avdelning
Ekonomi
Admin
Personal
Tekniska
Ekonomi
Drift
Säljavd
Ekonomi
Ekonomi
Ekonomi
Ekonomi
Admin
Admin
Personal
Efternamn
Berg
Fredriksson
Andersson
Tresteg
Persson
Jansson
von Post
Tynneman
Bergström
Lindgren
Lindkvist
Arbro
Eriksson
Ericsson
Förnamn
Erik
Sten
Åke
Marianne
Britt-Marie
Birgitta
Kristina
Karin
Tage
Per
Peter
Ulla
Anna
Malin
Anställningsdag Anställningstid
1967-09-01
1967-09-01
1969-01-01
1973-05-01
1983-11-03
1967-09-01
1967-09-01
1967-09-01
1967-09-01
1967-09-01
1976-12-01
1976-01-01
1971-05-01
1978-03-15
Beräkna antalet dagar de varit anställda fram till dagens datum. De formler som du ska
använda tillhör kategorin Datum och Tid.
12