KOMMERSIELLA VILLKOR
LIVSMEDEL - KOLONIAL OCH ÖVRIGT
2013-01-10
DNR KST 2012/554.03
1.0
1.1
KOMMERSIELLA VILLKOR
OMFATTNING
Avtalet omfattar kommunens behov av Livsmedel – Kolonial och övrigt
För övriga varuområden: Färskt mejerisortiment, Djupfryst, Färskt bröd, Färskt kött
och charkprodukter, Färsk frukt och grönsaker, Färsk potatis samt Färsk fisk, finns
separata avtal.
Leverantören åtar sig gentemot kommunen att på i detta avtal angivna villkor
leverera/tillhandahålla varor enligt överenskommet produktsortiment.
1.2
AVTALSTID
Avtalsperioden gäller fr.o.m. 2013-XX-XX t.o.m. 2015-XX-XX med möjlighet för
Kommunen att förlänga maximalt 1+1 år.
1.3
FÖRLÄNGNING
Om förlängningsklausulen utnyttjas meddelas detta av kommunen skriftligen före
avtalstidens utgång. Sker ej detta upphör avtalet automatiskt vid avtalstidens slut.
Vid eventuell förlängning upphör avtalet automatiskt vid förlängningsperiodens
utgång.
1.4
VOLYM
I avtalad nettoprislista/produktspecifikation angivna volymer är endast
cirkaberäknade utifrån föregående års förbrukning och är inte bindande för
kommunen. Kommunen garanterar ingen volym. Volymer och antalet
leveransställen kan komma att öka eller minska på grund av omorganisation,
politiska beslut m.m.
Antagen leverantör är skyldig att leverera det verkliga behovet.
1.5
FÖRBEHÅLL
Kvantiteten kan komma att förändras under avtalsperioden till följd av kommunens
organisationsförändringar, nytillkommande eller avgående enheter.
Kommunen förbehåller sig rätten att vid avtalstecknandet och under avtalsperioden
välja bort/respektive förhandla in nya produkter i avtalet.
Sunne kommun har avtal för leverans av livsmedel till småkök både i centralorten
och på landsbygden som gäller fram t.o.m. 2014-02-28 med möjlighet att förlänga
maximalt 24 månader. Både Torsby och Sunne kommun har avtal i centralorten för
mindre, tillfälliga, sällan köp samt köp som ingår i utbildning och
rehabiliteringssyfte.
Kommunen har rätt att vid behov prova andra leverantörers produkter i begränsad
omfattning.
1.6
KRAV PÅ PRODUKTERNA OCH UPPDRAGET
Samtliga krav i förfrågningsunderlaget skall uppfyllas under hela avtalstiden.
Uppföljningsmöten skall regelbundet ske under avtalstiden minst en gång per år.
Kommunen är sammankallande och mötena skall ske hos kommunen.
1.7
BEVIS OCH KONTROLL AV KRAV
Samtliga krav skall på anmodan under anbuds- och avtalstiden kunna styrkas av
anbudsgivaren. Kommunen äger rätt att utan kostnad ta in och kontrollera
erforderliga intyg och bevis, t ex i form av varuprov. Anbudsgivaren skall inom
rimlig tid kunna uppvisa handlingar som styrker krav enligt ovan.
1.8
PRODUKTFÖRÄNDRINGAR
Utbytesprodukter ska erbjudas till samma pris och kvalitet (eller bättre) som
ursprungsprodukten. Leverantören skall meddela kommunen vid
produktförändringstillfällena som skall godkännas av kommunen.
Torsby kommun
Kommunstyrelsen
685 80 Torsby
Tel:
Fax:
Epost:
Hemsida:
0560-16000
0560-16025
[email protected]
www.torsby.se
Org.nr:
Dnr:
212000-1777
KST 2012/554.03
1 (8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
DNR KST 2012/554.03
1.9
KRAV PÅ PRODUKT
Kvalitetskraven på produkterna skall uppfyllas under hela avtalsperioden.
1.10
BESKRIVNING
Beskrivning av de offererade produkterna skall finnas att tillgå i katalog,
produktblad, webbsida etc. för vidimering av offererad produkt.
Inloggningsuppgifter för webbshop/katalog bör bifogas anbudet.
1.11
KRAV PÅ LEVERANTÖREN
Kravet enligt LOU kap 10 §1 och §2 skall vara uppfyllda under hela avtalsperioden.
Kommunen äger rätt att kontrollera med skatteverket att leverantör fullgjort sina
åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter.
1.12
PRIS
Avtalade nettopriser skall vara fasta enligt nedanstående angivna intervall.
Avtalade priser, prisjusteringar samt tillägg av produkter skall gälla lika för båda
kommunerna.
1.12.1 Prisjustering
Prisjustering inför avtalsstart:
I samråd med antagen leverantör skall kommunen inför avtalsstart gå igenom
prisjustering enligt följande:
Om prisjustering sker från producent före avtalsstart får prisjustering i
motsvarande mån ske vid avtalsstart.
Prisjustering skall verifieras med producents prisjustering för denna period och får
endast justeras med bibehållen marginal. Prisjustering skall ske med samma kronor
och öresbelopp som producenten ändrar. För alla prisjusteringar gäller att de ska
ske i kronor och ören, det vill säga leverantörens marginal i kronor och ören skall
vara oförändrad.
Prisjusteringen skall verifieras med leverantörens inköpspris med utgångspunkt
från producentens faktura.
Från avtalsstart skall priset vara fast till första måndagen i februari 2014.
Prisjustering efter avtalsstart:
Därefter får nästa prisjustering ske första måndagen i maj 2014.
För perioden därefter får prisjustering ske första måndagen i februari, första
måndagen i maj, första måndagen i september samt första måndagen i november,
varje år avtalet varar.
Meddelande om prisjustering skall vara kommunens kostchef tillhanda minst 30
dagar i förväg för godkännande i excelformat.
Ny prislista skall bifogas underrättelsen samt en lista med endast de prisjusterade
produkterna. Där prisjustering framgår både i procent och krontal.
Handlingar från producent som styrker prisjusteringen skall bifogas.
Prisjustering skall ske med samma kronor och öresbelopp som producent ändrar.
För alla prisjusteringar gäller att de ska ske i kronor och ören, det vill säga
leverantörens marginal i kronor och ören skall vara oförändrade.
Prisjusteringen kan inte ske med retroaktiv verkan eller i strid mot vid varje tillfälle
gällande allmänna prisjusteringsbestämmelser.
Prisjustering med generell procentsats godtas inte.
Vid prishöjning med mera än 3 % på en produkt skall leverantören vid begäran från
kommunens kostchef försöka hitta förslag på likvärdig produkt till lägre pris.
Kan överenskommelse om nytt pris ej träffas äger båda parter rätt att skriftligen
säga upp avtalet med 6 månaders uppsägningstid.
Under uppsägningstiden gäller den senaste träffade prisöverenskommelsen.
Livsmedel - Kolonial och övrigt
Dnr:KST 2012/554.03
2(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
DNR KST 2012/554.03
1.12.2 Prisfallsklausul
Om konkurrensläget på marknaden förändras på sådant sätt att priserna sjunker,
skall avtalade priser sänkas med motsvarande.
Leverantören skall omedelbart meddela kommunen om detta. Prissänkningar skall
genomföras omedelbart.
1.12.3 Prislistor
Aktuella prislistor, det vill säga prisjusteringar skall utan kostnad för kommunen
tillhandhållas samtliga kundnummer i kommunen och kommunens kostchef enligt
punkten prisjusteringar ovan.
Kommunerna använder sig av kostdataprogrammet Matilda. Leverantör skall vid
avtalsstart och övriga prisjusteringstillfällen leverera prisfiler för inläsning i Matilda.
Om kommunerna anskaffar stödet ”Basera” skall leverantören skicka prisfiler i
Baseraformat.
1.12.4 Kampanjerbjudande
Vid tillfällen då produkter i sortimentet annonseras till specialpris, kampanjpris etc.
skall den produkt som uppfyller kravspecifikationen med lägsta pris efter rabatt och
annonserat pris/kampanjpris levereras vid avrop.
1.12.5 Rabatter övrigt sortiment
På icke avtalade nettoprissatta produkter gäller en rabattsats på 8 %.
1.12.6 Webbrabatt
Webbrabatt xx % enligt anbud.
1.12.7 Bonus
Sunne kommun tillämpar bonussystem och skall därför ha ett generellt påslag på
en (1) procent (%) på i anbudet angivna priser.
På det sammanlagda fakturerade årsvärdet av livsmedel skall 1 % bonus utbetalas.
Bonus skall utbetalas för föregående kalenderårs avtalsperiod, senast 31 januari
månad påföljande år.
Sista utbetalningen skall ske senast en månad efter avtalstidens utgång. Vid
utbetalning skall moms påföras bonusbeloppet och särredovisas. Bonusen utbetalas
specificerat till Sunne kommun. Bonus skall sättas in på Kommunens
bankgironummer xxxxxx och märkas med "Bonus" samt "livsmedel".
Bonusen skall inte vara med i angivet pris i produktspecifikationen.
OBS! detta gäller endast Sunne kommun.
1.13
BESTÄLLNING
Ett lägsta leveransvärde/ordervärde på 500 SEK skall accepteras.
1.13.1 Avrop/beställningsrutiner
Beställning ska kunna ske genom fax och telefon men även via elektronisk
webbshop senast kl. 15 dag 1.
Komplettering av beställning/order bör kunna göras senast kl.10:00 dag 2. För
leverans dag 3.
1.13.2 Webbshop
Leverantören skall kunna tillhandahålla webbshop vid avtalsstart. I webbshopen
skall samtliga avtalsprodukter finnas med avtalat nettopris samt vara markerade så
att beställarna uppfattar på ett lättfattligt sätt vilka produkter som är
avtalsprodukter. Även miljömärkta produkter bör vara markerade.
1.13.3 Kundnummer
Varje leveransställe skall ha eget kundnummer.
1.14
LEVERANSRUTIN/FREKVENS
Leverans skall ske direkt till respektive leveransställe enligt leveransadresslistan.
Leverans skall ske senast kl. 13:00 eller enligt överenskommelse.
Livsmedel - Kolonial och övrigt
Dnr:KST 2012/554.03
3(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
DNR KST 2012/554.03
1.14.1 Vite vid leveransförsening
Om leverans inte kommer inom angivet klockslag eller enligt överenskommelse till
angiven leveransadress blir leverantören ersättningsskyldig för de extra
personalkostnader som orsakas kommunen.
För varje påbörjad timme kommer 350 SEK att debiteras.
1.14.2 Leveransplatser
Se bifogad leveransadresslista.
1.14.3 Leveransvillkor
Leverans skall ske fritt till respektive leveransadress inom kommunen samt inburet
på anvisad plats.
Vid ordervärde under 700 SEK har leverantören rätt att debitera en miljöavgift på
200 SEK. På restade varor får miljöavgift inte debiteras.
Vid tillfällen då produkt rest noteras får leverantör ej ta ut leveransavgift vare sig
på huvudorder eller restorder om de tillsammans överstiger 700 SEK.
1.14.4 Leveranstid
Beställning dag 1, leverans dag 3.
1.15
KUNDSUPPORT
Antagen leverantör skall kunna erbjuda kundsupport alla vardagar mellan 08.0016.00.
1.16
REKLAMATION/FEL PÅ PRODUKT
Leverantören skall garantera att felaktiga, felexpedierade eller saknade produkter
ersätts kostnadsfritt. Leverantören skall ombesörja att ersättningsprodukt kommer
köket tillhanda snarast eller efter överenskommelse dock senast 48 timmar efter
anmälan.
Vid skador på emballage skall i samtliga fall kreditering ske med 100 % för
produkten.
1.17
RETUR
Vid retur orsakad av leverantören skall full kreditering erhållas.
1.18
EMBALLAGE/FÖRPACKNING
Emballage skall ingå i offererade priser.
Leverantören ansvarar för att återta levererat retur emballage utan kostnad för
kommunen.
Produkten skall levereras i rullhäck alternativt container beroende på produkt.
Kommunen tar inget ansvar och kan inte bli ersättningsskyldig för emballage till
leverantören.
Leverantör skall vara ansluten till REPA alternativt annat system för
omhändertagande av förpackningar. Detta skall ingå i angivna avtalspriser.
1.19
PACKNINGSRUTINER
All transport skall ske enligt gällande svensk livsmedelslagstiftning.
Packning av varor skall ske på ett sådant sätt att jordiga livsmedel ej blandas med
övriga livsmedel och mellanlägg skall användas för att livsmedel ej skall skadas.
Produkter skall packas i rätt ordning d v s tunga produkter i botten.
Samma produkt packas tillsammans.
Leverans av beställda varor över 40 kg skall ske i rullvagn eller motsvarande.
Mejeriprodukter skall packas i separata rullvagnar.
Förpackningar som väger mer än 7,0 kg skall ej förpackas över ”axelhöjd” ca 150
cm. Leverans på EU-pallar godkänns ej.
1.20
MÄRKNING AV LEVERANS
Leverans skall märkas med mottagande förvaltning, enhet/bolag, adress,
beställarens namn samt beställningsnummer.
Livsmedel - Kolonial och övrigt
Dnr:KST 2012/554.03
4(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
DNR KST 2012/554.03
1.21
FAKTURERING
Faktura sändes i 1 ex enligt nedanstående adress:
1.22
FAKTURAADRESS
Torsby kommun
Box 1
685 30 Torsby
Referenskod
TK XXXXX
Sunne kommun
Box 100
686 23 Sunne
Referenskod
SU XXXXX
1.23
FAKTURANS INNEHÅLL
Fakturan skall minst innehålla uppgifter om:
Referenskod för varje leveransställe
enhet/förvaltning/bolag
rekvisitionsnummer/beställningsnummer
varumottagare/arbetsplats
beställare
vara
Krav på fakturainnehåll kan komma att ändras under avtalsperioden.
1.24
ELEKTRONISK FAKTURA
Leverantören förbinder sig att inom 6 månader efter avtalsstart eller enligt senare
överenskommelse att leverera en elektronisk faktura, antingen som SFTI
Fulltextfasktura version 2.0 eller det enklare fakturaformatet Svefaktura 1.0 också
enligt SFTI.
1.25
ELEKTRONISK HANDEL
Kommunen har startat upp beställningar via inköpssystem, vilket innebär att vi
avser att läsa in era prislistor i digitalt format i vårt system eller så kommer
kommunen att hänvisa till extern tjänst för detta. Det kommer företrädesvis vara
möjligt för en leverantör att använda ett webbformulär alternativt en excelmall
alternativt en EDI Pricat. Våra beställningar kommer att kunna skickas elektroniskt
om leverantören har möjligt att ta emot standardiserade Ordrar enligt SFTI, annars
kommer de att skickas som fax, mail eller till en webb-tjänst där leverantören kan
logga in för att ta emot beställning samt också bekräfta beställningen. En separat
dialog kring rutiner och möjligheter kommer att startas efter att ett nytt avtal har
träffats för att hitta rätt nivå och vi räknar med att det bör ske senast 6 månader
efter avtalets tecknade.
1.26
AVGIFTER
Fakturerings-, expeditionsavgifter, eller liknande betalas ej.
1.27
MOMS
Tillkommer enligt gällande lagstiftning och skall särredovisas.
1.28
SAMLINGSFAKTURA
Samlingsfakturering önskas en (1) gång/vecka per kundnummer.
Total samlingsfaktura godkännes ej av Kommunen.
1.29
BETALNINGSVILLKOR
Om anledning till anmärkning mot fullgjord leverans inte föreligger skall betalning
erläggas inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag.
Livsmedel - Kolonial och övrigt
Dnr:KST 2012/554.03
5(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
DNR KST 2012/554.03
1.30
DRÖJSMÅLSRÄNTA
Vid försenad likvid får Leverantören ej debitera dröjsmålsränta om räntebeloppet
understiger 100 (SEK) per faktura. Dröjsmålsräntan debiteras enligt räntelagen § 6.
Leverantören äger ej rätt att debitera dröjsmålsränta om Leverantören levererar för
tidigt mot från båda parter överenskommen leveranstidpunkt.
1.31
STATISTIK
Kommunen skall erhålla statistik över fakturerade leveranser som utförts under det
gångna året. Statistiken skall vara uppdelad och kunna sorteras/summeras på
följande sätt:
Summeras per produkt för specifik leveransadress/kundnummer i kronor
och i vikt.
Summeras per produkt för en kommun var för sig i kronor och i vikt.
Utsorterade och summerade ekologiska produkter
Utsorterade och summerade Rättvisemärkta eller Fairtrade.
Statistiken skall skickas via e-post i exelformat och på begäran i Baseraformat till
kommunernas kostchefer, samt till inköps-eller upphandlingsansvarige vid
förfrågan.
Statistiken skall vara Kommunen tillhanda senast en månad efter varje kvartal och
efter avtalets upphörande.
Utformningen av statistiken utöver ovanstående krav skall ske i samråd.
1.32
OMFÖRHANDLINGAR
Kommunen eller leverantören får påkalla omförhandling av avtalsvillkor under
pågående avtal om någon genomgripande förändring av förutsättningarna sker som
inte kan beaktas inom ramen för befintligt avtal.
Begäran skall ske skriftligt. Begäran om omförhandling befriar inte leverantören
eller kommunen från skyldigheten att fullgöra avtalets förpliktelser intill dess
eventuell överenskommelse om ändring träffats.
Om överenskommelse inte träffas om ändring av avtalsvillkor skall avtalet gälla
oförändrat.
Om överenskommelse träffas om ändring av avtalsvillkor skall denna vara skriftlig
och undertecknad av båda parter.
1.33
FÖRSÄKRING
Leverantören skall ersätta Kommunen för den skada som åsamkas Kommunen
genom vårdslöshet eller uppsåt från Leverantören vid uppdragets fullgörande.
Detta innefattar även kommunens anställda, uppdragstagare och annan tredje
man. Leverantören är skyldig att under avtalsperioden vidmakthålla
ansvarsförsäkring för den skada som kan drabba Kommunen enligt denna
bestämmelse. Försäkringsskyddet skall täcka minst 10 miljoner i skadebelopp.
1.34
ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Ändringar eller tillägg till avtal kan endast göras genom en skriftlig handling
undertecknad av behörig företrädare för Kommunen och Leverantören.
1.35
UNDERLEVERANTÖR
Underleverantör får ej anlitas utan Kommunens skriftliga godkännande. För
underleverantör svarar Leverantören såsom för sig själv. Med underleverantör
avses leverantör som utför transport eller har mellanlager. Vi avser ej producenter.
1.36
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Avtal får ej överlåtas på annan utan Kommunens skriftliga medgivande.
1.37
HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING
Om handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om
inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande
ordning:
a) skriftliga ändringar och tillägg till avtal
Livsmedel - Kolonial och övrigt
Dnr:KST 2012/554.03
6(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
DNR KST 2012/554.03
b)
c)
d)
e)
1.38
avtal
förfrågningsunderlag med bilagor daterat 2013-01-10
ALOS 05
anbud
LEVERANTÖRENS RÄTT ATT HÄVA
Leverantören äger rätt att säga upp avtal till upphörande sextio dagar (60) dagar
efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om
a) Kommunen bryter mot någon ej oväsentlig bestämmelse och underlåter att
vidtaga rättelse inom trettio (30) dagar från erhållande av skriftlig anmodan
härom (innefattande redogörelse för avtalsbrottet).
b) Kommunen åberopat befrielsegrund enligt force majeure och sådan
omständighet förelegat mer än tre (3) månader.
Uppsägningen skall ske skriftligen genom rekommenderat brev till Kommunen
under den i avtalet angivna adressen. Leverantören skall därvid uppge grunden för
uppsägningen.
1.39
KOMMUNENS RÄTT ATT HÄVA
Kommunen har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om leverantören efter
avtalets ingående:
a)
Gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtagande enligt detta
avtal eller i åtagande uppställda i andra handlingar eller överenskommelser
som utgör en del av avtalet mellan parterna.
b)
Försatts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare
inställt sina betalningar eller erhållit näringsförbud.
c)
Blivit föremål för ansökan om konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord
eller annat liknande förfarande.
d)
Döms för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom.
e)
Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.
f)
Inte fullgjort sina åtagande avseende socialförsäkringsavgifter och skatter.
g)
Vid information från skatteverket inte uppfyllt de krav som ställdes vid
upphandlingen.
Kommunen har också rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis
om leverantören före eller efter avtalstecknandet underlåter att lämna uppgifter om
företaget som är av väsentlig betydelse för avtalets tillkomst och/eller dess
fortsatta giltighet. Hävs avtalet enligt ovan är leverantören ersättningsskyldig för
den skada (kostnadsökning) som avtalsbrottet förorsakar.
1.40
FORCE MAJEURE
Följande omständigheter skall anses utgöra befrielsegrunder om avtalets
fullgörande därigenom hindras: arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller
militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag,
valutarestriktioner, uppror eller upplopp.
För att Part skall ha rätt att åberopa gällande befrielsegrund enligt ovan skall denna
skriftligen utan dröjsmål underrätta den andra Parten om att sådan omständighet
har inträffat.
Befrielsegrund medför att Parten är befriad från att fullgöra sina åtaganden på
avtalad tidpunkt och under sådan tid därefter som fullgörandet måste uppskjutas
till följd av den inträffade befrielsegrunden.
Kommunen är inte skyldig att erlägga avgift för tjänst som uteblir på grund av
åberopande av att befrielsegrund föreligger.
Arbetskonflikt som har sin grund i partsbrott mot kollektivavtalet får inte åberopas
som befrielsegrund.
Allmän varubrist räknas inte som Force Majeure.
Livsmedel - Kolonial och övrigt
Dnr:KST 2012/554.03
7(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
DNR KST 2012/554.03
1.41
TVIST
Tvist med anledning av tolkning och tillämpning av avtal och därmed
sammanhängande rättsfrågor skall i första hand lösas mellan parterna. Om
parterna inte når uppgörelse skall tvist avgöras av Värmlands tingsrätt med
tillämpning av svensk rätt om inte parterna enats om annat.
Den omständighet att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte
leverantören att avbryta uppdraget.
1.42
BINDANDE AVTAL
För bindande avtal krävs att avtalet är skriftligt och undertecknat av båda parter.
1.43
AVTALSEXEMPLAR
Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna har erhållit var
sitt.
För Torsby kommun
Torsby den xx xx 200x
Livsmedel - Kolonial och övrigt
För Leverantören
Dnr:KST 2012/554.03
8(8)
