Uppdrag: Fö lja upp, utva rdera öch implementera
STÖDMATERIAL
2016-08-31
Sid 1
Uppdrag: Följa upp, utvärdera och implementera
Syftet med genomförandefasen1 av #jagmed är att erbjuda projektets målgrupp insatser som ökar
deras möjligheter till en varaktig tillhörighet till arbetsmarknaden, att genomföra planerade och
överenskomna lokala projekt som möjliggör lärande samt att uppnå projektmålen för respektive
lokalt projekt och för hela ÖMS-projektet.
I genomförandefasen ska metoder för unga som riskerar att hamna utanför skolan eller redan
befinner sig utanför skolan utvecklas, prövas, utvärderas/reflekteras och etableras. De lokala
projekten ska genomföra insatser så att ungdomars uppfattningar om studieval och arbetsroller
vidgas och bidra till att de unga väljer utbildningar/yrkesinriktning utifrån ett bredare och icke
könsstereotypt perspektiv. Projekten ska bygga strukturer för fortsatt arbete med att minska avhopp
från gymnasieskolan och arbetet ska leda till bestående förändring i medverkande organisationer.
Förändringar startar redan när de planeras. Projektet #jag med handlar om lärande2,
förändringsprocesser och om implementering. Från dag ett i analys- och planeringsfasen till den dag
då projektet avslutas. Men för att detta ska ske behövs kontinuerlig uppföljning och utvärdering av
det som sker inom projektet. Det här dokumentet, som bland annat innehåller en checklista (se
bilaga 1), är ett stöd för er i detta.
Detta har hänt…
I analys- och planeringsfasen i #jagmed var frågorna om vart vi ska och varför vi ska dit centrala. Vi
beskrev nuvarande arbetssätt och inventerade behoven. Utifrån dessa formulerade vi syftet och
satte mål. Syftet får stå för vår idé med vad vill uppnå, vad vi vill sträva emot. Målen däremot är
konkreta, mätbara och åtminstone resultatmålen är rimliga att uppnå inom den kontext och tidsram
som genomförandefasen uppställer.
Vi arbetade med att utforma en förändringsteori för att skapa en projektlogik (se mer i bilaga 2):
Resurser
1
Aktiviteter
Leverans/utfall
Resultat
Effekter
Genomförandefasen pågår 1 april 2016 – 31 augusti 2018.
Huzzard & Wenglén (i Alvesson & Svenningsson, 2007) menar att lärande grovt kan definieras som ”processen som leder
fram till viss kunskap” (s. 283).
2
Uppdrag: Fö lja upp, utva rdera öch implementera
STÖDMATERIAL
2016-08-31
Sid 2
Det gjorde vi för att se till att vi genomför aktiviteter som leder till ett utfall som gör att vi når de
resultat och effekter som vi vill. Och också för att säkerställa att det finns rätt och tillräckliga resurser
för de aktiviteter vi vill genomföra.
Vart ska vi och hur går det…3
Förändringsprocesser sker sällan så linjärt och stegvist som man tänker sig att de ska. Istället kan
man se förändringsarbetet som en process där problemanalys och utvecklingsplaner återkommer
kontinuerligt. Därför är dessa frågor våra ständiga följeslagare på vägen genom hela
genomförandefasen:
Vart ska vi?
Hur går det?
Vad är nästa steg?
Resultaten av förändringsprocesser blir dessutom sällan exakt de vi avsett. Inte så att de
nödvändigtvis blir sämre än förväntat – men de blir kanske annorlunda eller mer oväntade.
Förutsättningar och omständigheter förändras och det gör det svårt (och kanske inte ens önskvärt)
att hålla kvar helt vid en statisk plan. Det handlar om ett ständigt pågående kvalitetsarbete. Vi följer
upp och utvärderar våra insatser så att vi får kunskap om hur det går för oss i förhållande till målen.
Vilken åtgärd var tänkt att genomföra? Vilken åtgärd genomfördes faktiskt? Vad hände? Vad blev
resultatet? Varför?
Utifrån den kunskapen kan vi sedan justera insatsen eller resurserna så att vi håller oss på rätt väg.
Vilka hinder behöver undanröjas för att vi ska nå dit vi vill? Det som skiljer arbetet i #jagmed från
övrigt kvalitetsarbete i kommunerna är att #jagmed är ett projekt under en begränsad tid. Arbetet
inom #jagmed behöver likväl ingå i det ordinarie kvalitetsarbetet på skolan och/eller i kommunen.
Hur vet vi att det vi gör leder dit vi vill?
För att se hur det går för oss behöver vi kunna mäta detta på något sätt. Vi vill också veta VAD i det vi
gör som bidrar till en positiv utveckling mot målen. Vi vill med andra ord kunna uttala oss om ifall
våra insatser ger det utfall och det resultat som vi avser. Om det inte går som vi tänkt behöver vi
justera vår förändringsteori.
En förutsättning för att kunna uttala sig om hur det går är att vi vet vart vi ska4:
3
Texten i dokumentet bygger på referenserna Brüde Sundin, Josefin (2009); Ivarsson, Margareta m fl (2013); Skolverket
(2015); Socialstyrelsen (2012); Lundahl, Ulf & Skärdahl, Per-Hugo (1992)
4
Texten i rutan är ett visdomsord från Nalle Puh.
Uppdrag: Fö lja upp, utva rdera öch implementera
STÖDMATERIAL
2016-08-31
Sid 3
Om man inte vet vart man ska spelar
det ingen roll om man skyndar sig,
för man vet ändå inte när man är
framme.
Det är därför det är så viktigt med SMARTa mål. Det vill säga mål som så långt som möjligt är
Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsatta.
Vi behöver gå tillbaka till målformuleringen och fundera över hur vi ska kunna avgöra hur det går på
vägen mot målen. Vilka indikatorer finns det som är synbara för oss (eller vad går att ta reda på) som
visar oss hur läget är? Och vilka verktyg ska vi använda för att få syn på (eller ta reda på) det?
Indikatorer är egenskaper eller kännetecken som påvisar eller antyder att något förhåller sig på ett
visst sätt.5 Indikatorer kan användas som tecken för att påvisa förekomsten av en viss företeelse (t ex
påvisa god undervisning). Ofta behövs flera indikatorer för att kunna uttala sig om huruvida en ett
tillstånd föreligger. Om indikatorer är för oprecisa eller otydliga kan de inte fungera som kännetecken
för att mäta eller avgöra måluppfyllelse. Vi behöver ställa oss och besvara frågorna:
Vilka mål har vi? (SMARTa)
Vad vill vi se på vägen mot målen och då målen är
uppnådda? (indikatorer)
Hur får vi syn på hur det går? (verktyg)
Om metodtrohet…
Hur vet vi då att det är precis den insats som vi genomför som ger utfallet som vi mäter? Ja det är
svårt att avgöra säkert eftersom allt runt omkring inte kan hållas konstant. Ett sätt att få en
uppfattning om det kan vara att ha två grupper elever som har liknande förhållanden, där bara ena
gruppen får tillgång till insatsen som ni prövar, och sedan mäta utfallet i bägge grupperna. Ett annat
är att förlita sig till vad tidigare forskning och studier6 visat och att resonera om kopplingen mellan
metod och utfall utifrån det. Att ha vetskap om utgångsläget i den egna verksamheten är en
förutsättning för att kunna se förändring.
En viktig aspekt för att kunna uttala sig om kopplingen mellan metod och utfall är att
projektmedarbetarna använder just den insats eller metod som ni bestämt, på det sätt som ni tänkt.
Det är avgörande för att ni sedan ska kunna uttala sig om huruvida metoden fungerade eller inte. Det
måste finnas en metodtrohet. Alla inblandade behöver alltså förstå vad de förväntas göra och ha
5
Se #jagmed ordlista
Se t ex rapporterna Motverka studieavbrott (SKL), Gymnasieskolors arbete med att förebygga studieavbrott
(Skolinspektionen), Frånvaro och närvaro i gymnasieskolan (Skolverket) och 10 orsaker till avbrott (Temagruppen unga i
arbetslivet).
6
Uppdrag: Fö lja upp, utva rdera öch implementera
STÖDMATERIAL
2016-08-31
Sid 4
kompetens för det. För att få alla med på tåget i ett förändringsarbete är det också viktigt det finns
en enighet om att insatsen är önskvärd. Det handlar om att vilja, förstå och kunna.
Vilja, förstå, kunna
Sen räcker det inte med att vilja, förstå och kunna. Man måste ju faktiskt rent praktiskt använda
metoden på rätt sätt. Utbildning i form av en föreläsning är sällan tillräckligt för att medarbetare ska
börja använda nya metoder. Ofta krävs att det kompletteras med handledning, mindre uppdrag som
prövas, rollspel eller liknande. Förändringsarbete är inte en engångsaktivitet – utan en process som
sträcker sig över tid (flera år faktiskt…).
Framgångsfaktorer för lyckat förändringsarbete och implementering
Det kan vara lätt att tro att bra metoder sprider sig själva i kraft av sin egen effektivitet. Och att
sämre metoder självdör. Men så är tyvärr inte fallet. Det finns exempel på ineffektiva metoder som
snabbt fått ett stort genomslag och pågår trots utebliven effekt, medan metoder som gett ett gott
resultat kanske aldrig slagit igenom. Förutom kontinuerlig uppföljning och utvärdering, är viktiga
framgångsfaktorer för ett lyckat förändringsarbete och implementering:
Kompetens – att de som arbetar med förändringen har kompetens för sitt uppdrag
Stödjande organisation – att det finns beredskap och vilja för förändring, tilldelning och
omfördelning av resurser, administrativt och politiskt stöd, samordning, system som ger
återkoppling om hur metoderna fungerar
Effektivt ledarskap – att det finns en projektledning som står bakom och motiverar
förändringsarbetet, tydliggör roller och ansvar, tilldelar uppgifter och hanterar motstånd,
samt att det finns aktiva och sakkunniga projektägare och styrgrupp med förändringsmandat
– som ser och stärker kopplingen mellan övergripande mål och planer och det som sker
praktiskt i verksamheten
Strategisk kommunikation – att kommunikation om projektet inte bara är i informerande
syfte, utan även planeras med fokus på långsiktigt hållbara effekter
De som arbetar med förändringsarbetet, och naturligtvis de unga som deltar, bör involveras i
uppföljning och utvärdering av de insatser som genomförs. Det är viktigt att fler ser, tänker och
kommer till tals i bedömningen och samtalet om projektet verksamhet och resultat.
Med ett väl genomtänkt och genomfört förändringsarbete i genomförandefasen av #jagmed kommer
vi att stå väl rustade inför avvecklingsfasen i slutet av augusti 2018. Vi kommer ha kunskaper och
erfarenheter som vi inte hade innan. Och vi kommer att ha goda förutsättningar för fortsatt
implementering av metoder och arbetssätt som gynnar de unga som #jagmed är till för.
Uppdrag: Fö lja upp, utva rdera öch implementera
STÖDMATERIAL
2016-08-31
Sid 5
Men nu kör vi! Och det är hit vi ska:
… vi ska kunna visa en positiv utveckling i form av minskade skolavhopp mätt i siffror utifrån de
utgångsvärden som fanns när projekten startade
… former och metoder för unga kvinnor och män som riskerar att hamna utanför skolan ska
utvecklas, prövas och etableras
… former och metoder för unga kvinnor och män som redan hamnat utanför skolan ska utvecklas,
prövas och etableras
… bestående förändringar ska visas i medverkande organisationer
… det ska byggas varaktiga strukturer för fortsatt arbete med att minska avhopp från gymnasieskolan
… ungdomars uppfattningar om könsstereotypa studieval och arbetsroller ska vidgas och de ska välja
utbildningar/yrkesinriktning utifrån ett bredare perspektiv
Uppdrag: Fö lja upp, utva rdera öch implementera
STÖDMATERIAL
2016-08-31
Sid 6
Bilaga 1. CHECKLISTA Följa upp och utvärdera
Vart ska vi?
Vi har en tydlig målbild
Det finns en samsyn om behoven och en förståelse för målen
Våra mål är Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsatta
Vi har identifierat indikatorer i förhållande till målen
Vi har bestämt vad, hur, när och vem som ska följa upp och utvärdera vårt arbete
Vi har en plan för strategisk kommunikation
Det finns en tydlig dokumentation om ovanstående
Hur går det?
Våra medarbetare genomför insatserna på det sätt som vi bestämt (metodtrohet)
Vi följer upp och utvärderar insatserna - det som var tänkt att genomföras, vad som faktiskt
genomförs och vad insatserna resulterar i (leverans)
Vi involverar alla som är delaktiga i förändringsarbetet i uppföljning och utvärdering
Vi dokumenterar vårt arbete med insatserna och vår uppföljning och utvärdering
Organisationen stödjer vårt arbete
Ledarskapet är effektivt
Vi arbetar med en strategisk kommunikation
Vad är nästa steg?
Vi justerar förändringsteorin (resurser, insatser, utfall/leverans) utifrån uppföljning och
utvärdering
Vi justerar våra insatser, resurser och vår organisation utifrån justerad förändringsteori
Vi dokumenterar våra justeringar och våra planer framåt
Vi prövar på nytt!
Uppdrag: Fö lja upp, utva rdera öch implementera
STÖDMATERIAL
2016-08-31
Sid 7
Bilaga 2. Förändringsteori
Dokument:
Förändringsteori
Projekt:
#jagmed
Kommun:
Lokalt projekt:
Uppgiftlämnare, namn:
Datum:
Dokumentet ska skrivas ut i A3-format.
De Resultatmål som sätts måste kunna härledas/kopplas till ett eller gärna flera Kortsiktiga
effekter för att på det viset möjliggöra uppföljning/utvärdering. Fler rutor kan behöva göras.
SVART text är utifrån målen som finns angivna i ESF-utlysningen av projektet.
Arbetet med Förändringsteorin sker från höger till vänster.
Att arbeta med en förändringsteori ska ses som ett verktyg för tänkandet.
De horisontella principerna – ska genomsyra alla aktiviteter, och det ska säkerställas att
tillgänglighet och icke diskriminering beaktas. Exempel: att vid samtal/samtalsgrupper ska
alla ha en sådan språkförståelse så att de kan förstå vad som sägs och delta i samtalet.
(Exempelvis om ungdomen har annan språkbakgrund, talar inte/förstår inte svenska bra - då
behöver samtalet organiseras så att denna ungdom kan förstå och göra sig förstådd.
Uppdrag: Fö lja upp, utva rdera öch implementera
STÖDMATERIAL
2016-08-31
Sid 8
Start
Resurser
Aktivitet
Leverans/
Utfall
Resultat
(mätbart)
Kortsiktiga effekter
Det går att se en positiv
utveckling i form av
minskade skolavhopp,
mätt i siffror utifrån de
utgångsvärden som fanns
när projektet startade.
Fungerande former7 och
metoder (”Vad och hur”)
för unga kvinnor och
män, som riskerar att
hamna utanför skolan har
etablerats.
Arbetsformer och
metoder för unga kvinnor
och män som redan har
hamnat utanför skolan
har etablerats
Det har skett bestående
förändringar i
medverkande
organisationer.
Unga kvinnor och män
som har avbrutit sin
gymnasieutbildning har
återgått till studier eller
kommit närmare
arbetsmarknaden8
Perspektiv på
jämställdhet,
tillgänglighet, icke
diskriminering har
integrerats i alla delar
och bidrar till ett
effektivt och
inkluderande projekt9.
Unga kvinnors och mäns
uppfattningar om
könsstereotypa studieval
och arbetsroller har
vidgats.10
7
Långsiktiga
effekter
Unga kvinnor och män
som riskerar
gymnasieavbrott eller
som redan har hamnat
utanför
utbildning/arbetsmarkn
ad fångas upp tidigt
och får stöd till att
återgå till utbildning
eller att komma in på
arbetsmarknaden.
Projektet bidrar till att
unga kvinnors och
mäns etablering på
arbetsmarknaden
stärks, särskilt genom
att andelen som
fullföljer sin
gymnasieutbildning
ökar.
Unga kvinnor och män
väljer utbildningar
utifrån ett bredare och
icke könsstereotypt
perspektiv.
Samverkans- arbetssätt, organisationsformer. Med ”metoder” avser vi vad och hur det är som görs.
”Komma närmare arbetsmarknaden” – definieras i de indikatorer som tas fram för att kunna påvisa resultat.
9
Miniminivå för tillgänglighet: Fysisk tillgänglighet för alla deltagare + vuxna. Kommunikation och information tillgänglig för
alla deltagare + vuxna. Riskanalyser för diskriminering ska göras i planeringen av alla aktiviteter + att åtgärdsplan ska tas
fram för att förhindra riskerna.
10
Skickas med som en fråga till samtliga lokala projekt att fundera på hur de kan lyfta in och jobba med det här målet i just
sin verkstad/delprojekt.
8
Uppdrag: Fö lja upp, utva rdera öch implementera
STÖDMATERIAL
2016-08-31
Sid 9
BILAGA 3. Referenser och lästips
Huzzard, Tony & Wenglén, Robert (2007) Lärande i organisationer. I: Mats Alvesson & Stefan
Svenningsson (Red.). Organisation, ledning och processer. Lund: Studentlitteratur.
Brüde Sundin, Josefin (2009) Lösa knutar och knyta band. Erfarenheter och effekter av ett projekt om
vuxnas lärande, samverkan och regional tillväxt. Linköping: Linköpings universitet.
https://www.isak.liu.se/cks/forskning/publikationer/copyoffilarkiv-serienrapport/1.433179/Rapport_2008-2.pdf
Ivarsson, Margareta m fl (2013) Från mötesproffs till utvecklingsmotor. En skrift om framgångsrikt
styrgruppsarbete. Örebro: ESF och APeL.
http://www.esf.se/Documents/Press/Publikationer/Fr%C3%A5n%20m%C3%B6tesproffs%20till%20ut
vecklingsmotor.pdf
Skolverket (2015) Kvalitetsarbete i praktiken. Stockholm: Fritzes.
http://www.skolverket.se/publikationer?id=3381
Socialstyrelsen (2012) Om implementering. Stockholm: Socialstyrelsen.
http://www.socialstyrelsen.se/Lists/Artikelkatalog/Attachments/18723/2012-6-12.pdf
Lundahl, Ulf & Skärdahl, Per-Hugo (1992) Utredningsmetodik för samhällsvetare och ekonomer. Lund:
Studentlitteratur.
Skolinspektionen (2015) Gymnasieskolors arbete med att förebygga studieavbrott. Rapport 2015:04.
Stockholm: Skolinspektionen.
https://skolinspektionen.se/globalassets/publikationssok/granskningsrapporter/kvalitetsgranskninga
r/2015/studieavbrott/15-04-studieavbrott-rapport.pdf
Skolverket (2012) Frånvaro och närvaro i gymnasieskolan. En nationell kartläggning. Rapport 416.
Stockholm: Fritzes. http://www.skolverket.se/publikationer?id=3354
Sveriges kommuner och landsting (2012) Motverka studieavbrott. Gymnasieskolans utmaning att få
alla elever att fullfölja sin utbildning. Stockholm: Sveriges kommuner och landsting.
http://webbutik.skl.se/bilder/artiklar/pdf/7164-802-0.pdf?issuusl=ignore
Temagruppen unga i arbetslivet (2013) 10 orsaker till avbrott. 379 unga berättar om avhopp från
gymnasiet. Stockholm: Ungdomsstyrelsen.
http://www.temaunga.se/sites/default/files/tioorsaker.pdf
Användbara Allmänna råd från Skolverket:
Skolverket (2012) Systematiskt kvalitetsarbete för skolväsendet. Stockholm: Fritzes.
http://www.skolverket.se/publikationer?id=2901
