Barn- och utbildningsförvaltningen Datum
2006-02-22
Referens
Dnr 2006/31
Fastställd av BUN 2006-03-23
Lena Ekh
Chefsekonom
Ekonomiska och administrativa rutiner för projektredovisning
1. Bakgrund
Syftet med dessa rutiner är att utveckla, förbättra och förtydliga förvaltningens projektredovisning
genom att skapa enhetliga regler och rutiner. Enhetliga regler och rutiner är en förutsättning för
uppföljning av rektorsområden/enheters resultat och resursförbrukning. Det är även en viktig
förutsättning för att relevanta nyckeltalsjämförelser med omvärlden ska kunna göras.
Den ekonomiska redovisningens uppgift är att visa resultat och resursförbrukning för
förvaltningens olika verksamheter och har en viktig uppgift att fylla som underlag för den interna
styrningen. Den ekonomiska redovisningen består både av extern- och internredovisning.
Den externa redovisningen återspeglar externa ekonomiska händelser dvs. kommunens
transaktioner med omvärlden. Externredovisningen leder fram till de ekonomiska rapporter som
olika förordningar kräver tex. resultat- och balansräkning samt finansieringsanalys. Av dessa
rapporter framgår resultatet och den ekonomiska ställningen för hela kommunen.
Den interna redovisningen återspeglar interna ekonomiska händelser dvs. fördelning och
förbrukning av resurser i kommunens olika verksamheter. Internredovisningens uppgift är att visa
resultat och ekonomisk ställning för olika delar av kommunen. De ekonomiska rapporterna
används främst av ledning, chefer och administratörer men även av intressenter utanför kommunen
tex. staten, andra kommuner, friskolor vid nyckeltalsjämförelser.
Redovisningen visar hur intäkter och kostnader och ibland även tillgångar och skulder fördelar sig
inom olika delar av kommunen- eller uttryckt med redovisningstermer enligt följande områden i
kodplanen:
Ansvar (nämnder/förvaltningar, rektorsområden etc.)
Verksamhet (förskola, skolbarnsomsorg, grundskola, gymnasieskola etc.)
Objekt (enheter)
Projekt
Aktivitet
Intäkter och kostnader liksom tillgångar och skulder fördelas alltid till det område, som berörs av
den ekonomiska händelsen. Det innebär att varje ekonomisk händelse hänförs till den
organisatoriska enhet, verksamhet och projekt, där händelsen har inträffat. Internredovisningens
roll är således att - genom kodplanen - fungera som ”ryggrad” i kommunens interna mål- och
resultatstyrning.
Barn- och utbildningsförvaltningens rutiner för projektredovisning omfattar bl a dokumentation
och arkiveringsregler, gemensamma definitioner och redovisningsregler.
Postadress
961 86 Boden
Telefon
Telefax
0921-620 00 vx.
med direktval
0921-623 29
E-post
[email protected]
Postgiro
6 00 52-8
Bankgiro
600-7181
753-4050
2
2. Definition av begreppet projekt
Ett projekt är en grupp aktiviteter som kräver en sammanhållen redovisning samt
-
har en definierad arbetsuppgift
är tidsbegränsad dvs. det finns ett start- och ett stoppdatum.
har en i förväg fastställd budget
har en utsedd projektledare/ansvarig
Den löpande driften har normalt sin budget fastställd per kalenderår. Ett projekt har en budgetram
som avser hela projektperioden. Särredovisning av intäkter och kostnader för olika projekt sker
genom projektredovisning, och nödvändigt för den löpande styrningen av projektet samt för
återredovisning till bidragsgivare eller annan finansiär.
Projektredovisning kan också användas i andra sammanhang för att samla ekonomiska
transaktioner som behöver särredovisas t ex programkostnader. Vid behov av särredovisning bör i
första hand kodplanens aktivitetsbegrepp användas i redovisningen.
Alla kostnader och intäkter ska redovisas för hela projektet oavsett verksamhet. När ett projekt
avslutats avräknas resultatet dvs. vinst eller förlust mot balansräkningen. Över- eller underskott
balanseras enligt gällande lagar och regler, se avsnitt 8-9, vid årsbokslut. Interna
överenskommelser utöver ovanstående hanteras via den interna budgetram som tilldelats
verksamheten årligen. Interna överenskommelser får endast träffas under pågående budgetår i
enlighet med gällande riktlinjer och regler för kommunal verksamhet.
Bidragsgivare ställer olika krav på hur det lämnade bidraget får användas och hur återredovisning
ska ske. Särskilda regler gäller vid EU:s strukturfonder, där mottagandet av ett bidrag även innebär
ett särskilt ansvar att redovisa projektets kostnader enligt gällande redovisningsregler.
3. Vilka projekt ska redovisas i den kommunala redovisningen?
Den kommunala redovisningen av projekt får inte sammanblandas med s.k. elevkassor som
uppstår genom olika insamlingar, marknader, försäljningar eller motsvarande. Elevkassor ska ej
redovisas i den kommunala redovisningen. Det är respektive klass/föräldrar, lärare eller elever som
ansvarar för hanteringen av dessa elevkassor.
Detsamma gäller även för de s.k. UF företag som pågår vid gymnasieskolan och drivs som
självständiga företag1 av elever. Dessa företags enskilda redovisning ska ej ingå i den kommunala
redovisningen. I de fall där kommunen måste ställa upp som en garant för att eleverna ska
praktiskt kunna driva sina företag exempelvis inom fordonsprogrammet, medges undantag.
Huvudregeln är dock att all bokföring i normalfallet ska ske i de s.k. UF företagen.
1
Ej juridiska företag
3
4. Undertecknande av ansökan samt medfinansiering
Undertecknande vid ansökan om externa medel, ska ske av den som är utsedd att underteckna
ansökningar enligt förvaltningens gällande delegationsordning.
Vid EU projekt som ställer krav på medfinansiering ska ansökan ställas till Näringslivsförvaltningen ref. Per Nilsson för beslut om medfinansiering enligt deras arbetsordning
”Handläggning av EU-projekt ” som finns på intranätet.
Vid övriga projekt som ställer krav på medfinansiering från kommunen som bidragsmottagare, ska
ansökan om medfinansiering tillställas förvaltningschefen senast 5-6 veckor - före ansökan
insändes till bidragsgivare eller motsvarande - för beslut om kommunal medfinansiering.
Kommunal medfinansiering används till finansiering av kostnader för egen personal och elevrelaterade kostnader samt i förekommande fall kostnader för externa tjänster t ex guide.
5. Projektkalkylering
Enligt kommunallagen 8 kap 3 c § får kommuner inte ta ut högre avgifter än som svarar mot
kostnaderna för de tjänster som kommunen tillhandahåller (självkostnaden) Lag (1998:70)
Kalkyl över projekt ska upprättas före genomförandet, samtliga projektkalkyler som innebär
insatser från extern part ska särskilt granskas av förvaltningens ekonomienhet.
För att få full kostnadstäckning och kontroll över projektet ska samtliga kostnader och den totala
finansieringen under projekttiden synliggöras i kalkylen. Det är viktigt att en relevant
projektkalkyl upprättas vid ansökan av projektmedel. Kalkylen måste revideras, om t ex
finansiären beviljar ett reducerat bidrag och/eller om kostnaderna under projektets gång avviker
från budgeterade siffror.
Vid interna kostnadsomföringar mellan rektorsområden/enheter ska samma slag och belopp
användas hos bägge enheterna. Förklaringen till detta är att om interna kostnadsomföringar sker
enligt ovanstående så påverkas inte den interna omslutningen och båda enheterna visar sin verkliga
resursförbrukning. Detta underlättar uppföljningen av olika rektorsområden/enheters verkliga
resultat och resursförbrukning.
Projektkalkyl som upprättas vid ansökan om projektmedel ska godkännas av förvaltningens
ekonomienhet innan ansökan insänds.
6. Bidrag eller uppdrag?
Avtalet är utgångspunkten vid bedömningen om ett projekt är bidrags- eller uppdragsverksamhet.
Vid bedömningen utgör bl a graden av motprestation samt finansiärens eventuella särställning och
inflytande i projektet viktiga kriterier.
4
Generellt kan man säga att tolkningen ska göras utifrån den motprestation, som finansiären ska
erhålla. I ett bidragsfinansierat projekt tillfaller inte resultatet bidragsgivaren med äganderätt vilket det gör i ett uppdragsfinansierat projekt.
Med bidrag menas medel som kommunen mottar av en bidragsgivare, utan att någon motprestation
krävs i gengäld. En bidragsgivare kommer inte i åtnjutande av någon särskild förmånsställning.
Om en bidragsgivare önskar få en rapport över uppnått resultat i projektet, så behöver det inte
innebära att en motprestation föreligger.
Vid erhållande av bidrag gäller följande:
- Alla projekt ska ha ett skriftligt beslut från eller tecknat avtal/kontrakt med bidragsgivaren.
- Bidragsmedel ska rekvireras – eller erhållas månatligen - från bidragsgivaren enligt tidsplanen
i beslutet.
Med uppdrag menas verksamhet som förvaltningen bedriver för uppdragsgivare, som ställer
särskilda krav på motprestation. En uppdragsgivare har således särskild förmånsställning. Ett
uppdrag är jämförligt med avgiftsfinansierad försäljningsverksamhet i den meningen att
slutprestationen (varan/tjänsten) överlåts till uppdragsgivaren (kunden). Priset ska fastställas så att
full kostnadstäckning uppnås för projektet.
Med uppdragsutbildning avses utbildning, som kommunen mot avgift tillhandahåller svensk eller
utländsk uppdragsgivare för personer, som uppdragsgivaren utser.
Vid uppdragsprojekt gäller följande:
- Kommunen ska alltid upprätta avtal/kontrakt med uppdragsgivaren i ett projekt
- Full kostnadstäckning ska uppnås
- Uppdragsmedel ska faktureras uppdragsgivaren enligt överenskommelsen i avtalet
- Icke kommunala uppdragsmedel ska påföras moms enligt mervärdesskattelagens regler
Stipendier/resestipendier
En särskild form av bidrag är stipendier, vilka i normalfallet är skattefria för mottagaren.
Vid ansökan om resebidrag á tjänstens vägnar ska beviljade medel insättas på kommunens konto
och redovisas i den kommunala redovisningen. (om inte bidragsgivaren villkorat annat i sitt beslut)
Donationer
En donation är en överlåtelse av egendom till kommunen genom gåva eller testamente, utan krav
på motprestation eller särskild förmånsställning och där egendomen inte bildar en stiftelse.
En donation kan avse kontanta medel, aktier och andra värdepapper, fast egendom (fastigheter,
mark, utrustning) men också t ex konst och andra värdesaker. Kontakta alltid förvaltningens
ekonomienhet för samråd i dessa frågor.
7. Direkta och indirekta kostnader
Barn- och utbildningsförvaltningens kostnader utgörs dels av direkta och dels av indirekta
kostnader på verksamhetsnivå. De direkta kostnaderna t ex lönekostnader för lärare,
5
materialkostnader etc. ska redovisas direkt på projektet. Indirekta kostnader t ex administration,
ledningskostnader, datanät m.m. är i sin karaktär gemensamma för förvaltningen och bokförs inte
med automatik på verksamhet eller på projektnivån. Vid t.ex. EU projekt är det viktigt att även
beakta de indirekta kostnaderna.
Vid externa projekt där personalkostnader ingår ska lönekostnadspåslaget beräknas med påslag för
kommunala pensionskostnader. (indirekt kostnad)
Eftersom den kommunala redovisningsmodellen idag inte möjliggör att indirekta kostnader med
automatik bokförs, så ska projektansvarig, i de fall där detta ingår i villkoren för finansieringen,
kontakta förvaltningens ekonomienhet för samråd.
8. Periodiseringar av kostnader
För att ett projekts över- eller underskott ska kunna fastställas vid bokslut är det nödvändigt att
upplupna kostnader och förutbetalda kostnader har bokförts som periodiseringsposter i bokslutet,
samt att löpande kostnader bokförts i projektet.
Kostnader som inte finansieras av bidragsgivare ska vid varje bokslutstillfälle resultatföras. I
övrigt balanseras förutbetalda intäkter/upplupna bidragsintäkter till följande år. Om samtliga
kostnader i projektet är godkända/täckta av bidragsgivare redovisas inget resultat under projektets
löptid, eftersom projektets resultat är noll.
Som upplupen kostnad redovisas kostnader som ännu inte bokförts och som beloppsmässigt
motsvarar periodens intäkter. En upplupen kostnad bokförs som en skuld i bokslutet och
förutsätter att den upplupna kostnaden har ett direkt samband med projektet, samt helt eller delvis
tillhör nästkommande period. Med direkt samband avses att kostnaden ingår i den externa
finansieringen av projektet. Kostnader som inte finansieras av finansiär eller bidragsgivare bokförs
på det kalenderår de hänföres till och resultatföres direkt.
Som förutbetald kostnad redovisas kostnader som erlagts/betalats i förväg. En förutbetald
kostnad bokförs som en fordran i bokslutet efter som den innebär att en utbetalning/kostnad som
bokförts under perioden egentligen avser en prestation/verksamhet som helt eller delvis tillhör
nästkommande period. Exempel: Utbetalning av bidrag till enskild/förening i slutet av ett år som
avser följande års verksamhet, betalning av vara/tjänst före leverans tex. hyror, leasingavgifter.
9. Boksluts- och redovisningsregler vid överskott/underskott
Alla kostnader och intäkter ska redovisas i ett och samma projekt i den interna redovisningen. När
samtliga kostnader för projektet periodiserats enligt avsnitt 8, kan periodiseringsposter för
upplupna bidragsintäkter eller förutbetalda intäkter ske.
Detta innebär att ett projekt både kan innehålla periodiseringsposter för kostnader och för
upplupna eller förutbetalda intäkter.
Kostnader vilka inte finansieras av bidragsgivare ska alltid kostnadsföras det år de uppstår.
6
Vid externt finansierade projekt ska överskott respektive underskott behandlas antingen som
upplupna intäkter eller förutbetalda intäkter.
Som upplupna intäkter redovisas inkomster som ännu inte erhållits och som beloppsmässigt
motsvaras av periodens kostnader. En upplupen intäkt bokförs som en fordran vid bokslut och
förutsätter att verksamhet har bedrivits under perioden, vilket skapat ett underlag för intäkt som
kommer att faktureras under nästkommande period. Exempel: ersättning från stat,
Länsarbetsnämnd, universitet eller fordringar för vara eller tjänst.
Upplupna intäkter får endast bokföras när ett skriftligt avtal/kontrakt om finansiering av vissa
kostnader föreligger.
Som förutbetalda intäkter redovisas erhållna inkomster som inte förbrukats och som periodiseras
för att täcka framtida kostnader. För att kunna fastställa periodens intäkter måste först periodens
kostnader för projektet identifieras. Det är viktigt att projektet tillförs alla dess kostnader (direkta
och indirekta) för att redovisningen ska ge en rättvisande bild av hur stor del av det ursprungliga
bidraget som kan anses oförbrukat. Vid anskaffning av bidragsfinansierade anläggningstillgångar
är det avskrivningskostnaden som avräknas mot periodens intäkt. Det innebär att bidrag som avser
anläggningstillgångar kan komma att periodiseras under flera år.
Intäkter som erhållits i förväg dvs. avser nästkommande budgetår bokförs som en skuld i
bokslutet, eftersom intäkten har tillförts verksamheten före det att verksamheten förbrukat
motsvarande resurser/kostnader. Exempel: erhållande av projektmedel i förväg, vissa typer av
specialdestinerade statsbidrag, till kunden fakturerade men ej tillhandahållna varor och tjänster tex.
förskottsfakturerade avgifter.
10. Värdering av pågående arbeten
Enligt bokföringslagen och Redovisningsrådets rekommendationer RR 10 p 22-24 ska pågående
arbeten i uppdragsverksamhet fastställas enligt följande;
När utfallet av ett uppdrag kan beräknas på ett tillförlitligt sätt, skall inkomsten och de utgifter
som är hänförliga till uppdraget redovisas som intäkt respektive kostnad i förhållande till
uppdragets färdigställandegrad på balansdagen (bokslutsdagen).
En befarad förlust på uppdraget skall omedelbart redovisas som kostnad i sin helhet då det är
sannolikt att de totala utgifterna kommer att överstiga den totala inkomsten. De utgifter som
hänför sig till uppdraget kan klart identifieras och mätas på ett tillförlitligt sätt så att jämförelse
med tidigare beräkningar kan göras.
Uppdrag till fast pris intäktsavräknas löpande, d v s kostnaderna matchas mot intäkterna under
projektets löptid. Vid bokslut bokförs mellanskillnaden antingen som pågående projekt eller
förskott. En förutsättning är att uppdragets slutliga resultat kan fastställas. För uppdrag med fast
pris kan utfallet beräknas på ett tillförlitligt sätt om samtliga följande villkor är uppfyllda:
7
den totala uppdragsinkomsten kan mätas på ett tillförlitligt sätt
det är sannolikt att de ekonomiska fördelar som för uppdragstagaren är förknippade med
uppdraget kommer att tillfalla denne
såväl de totala utgifterna för att slutföra uppdraget som färdigställandegraden på balansdagen
(bokslutsdagen) kan mätas på ett tillförlitligt sätt.
För uppdrag på löpande räkning avräknas resultat allteftersom projektet fortskrider. För ett
uppdrag på löpande räkning kan utfallet beräknas på ett tillförlitligt sätt om följande båda villkor är
uppfyllda:
det är sannolikt att de ekonomiska fördelar som för uppdragstagaren är förknippade med
uppdraget kommer att tillfalla denne.
det uppdragsutgifter som hänför sig till uppdraget, även om de inte anges i avtalet, kan klart
identifieras och mätas på ett tillförlitligt sätt.
Försiktighetsprincipen ska tillämpas vilket innebär att kända och befarade förluster bokförs.
För uppdragsfinansierade projekt gäller i princip att en inkomst bokförs när en vara eller tjänst
levererats och krav på ersättning skickats till kunden. Inkomsten motsvaras av en kundfordran tills
dess betalning erhållits.
I samband med bokslut ska periodisering tillföras bokföringen så att upparbetade, men ännu inte
fakturerad del av inkomsten, tas upp som periodens intäkt. Det periodiserade beloppet motsvaras
av en upplupen intäkt på balansräkningens tillgångssida över bokslutstidpunkten, och återförs på
det nya räkenskapsåret. Här kan svårighet vara att bedöma hur stor del av projektet som
färdigställts.
Om kunden betalt ett belopp innan någon motprestation leverats tas detta upp som ett erhållet
förskott (kortfristig skuld).
11. Mervärdeskatt
Kommunen har rätt till kompensation för ingående moms. Kommunens uppdragsverksamhet är
skattepliktig omsättning. Skattesatsen är 25 %. Momsbeskattningen regleras i bl.a. Mervärdesskattelagen. Lagen reglerar bl.a. vem som är skyldig att betala mervärdesskatt, vilka omsättningar
av varor och tjänster som är skattepliktiga, vem som får tillgodogöra sig ingående mervärdesskatt,
tidpunkten för skattskyldighetens inträde samt när och hur redovisning ska ske.
Varje omsättning av vara och tjänst som görs inom landet i en yrkesmässig verksamhet ska
beskattas om omsättningen inte är särskilt undantagen.
Med omsättning menas
att en vara säljs
att en tjänsteprestation utförs, överlåts eller på annat sätt tillhandahålls mot vederlag
att en vara eller tjänst byts mot annan vara eller tjänst samt
att vara eller tjänst tas i anspråk genom uttag från verksamhet.
8
Exempel på omsättning undantagen från beskattning finns inom följande områden;
fastighetsområdet
sjukvård, tandvård och social omsorg
utbildning
bank- och finansieringstjänster
försäkringstjänster
kulturområdet
idrottsområdet
periodiskt medlemsblad och personaltidningar
periodiska organisationstidskrifter
viss omsättning som avser handel mellan EG-länder
Speciella regler gäller för handel av varor och tjänster som omsätts inom EG-länder.
Med begreppet skattskyldig menas skyldighet att betala moms till staten. Skattskyldighet
föreligger för skattepliktig omsättning av varor och tjänster som sker inom landet i en yrkesmässig
verksamhet. Detta är huvudregeln för bedömning av när skattskyldighet föreligger. Samtliga
förutsättningar ska i regel vara uppfyllda för att moms ska redovisas. Skattskyldighet föreligger
också för skattepliktiga gemenskapsinterna förvärv av varor som är lös egendom, skattepliktig
import av varor, skattepliktiga förvärv av vissa tjänster från utländska företagare. Den som är
skattskyldig har normalt rätt till avdrag för ingående moms på förvärv/inköp hänförliga till den
skattepliktiga verksamheten.
Utbildningstjänster är generellt skattepliktiga med följande undantag;
grundskole-, gymnasie- och högskoleutbildningar som anordnas av stat, kommun eller
landsting samt erkänd utbildningsanordnare som med det allmännas stöd genom lag,
författning eller tillstånd anordna sådan utbildning där det klart framgår att den tillhandahålls
som ett led i det allmännas utbildningsinsatser. De kan exempelvis vara fristående skolor och
andra kompletterande skolor som har rätt att utfärda vissa examina
utbildningar som berättigar till studiestöd enligt studiestödslagen
folkbildningsverksamhet som tillhandahålls av studieförbund och som understöds av det
allmänna. Utbildningsverksamhet som studieförbund bedriver på kommersiell basis och som
utgör yrkesmässig verksamhet är normalt skattepliktig
kulturutbildningsverksamhet som bedrivs av kommuner (kommunala kultur- och musikskolor)
All annan utbildning är normalt skattepliktig och skattesatsen är 25 %.
Uppdragsutbildning definieras som sådan utbildning som tillhandahålls av utbildare mot ersättning
från en uppdragsgivare som själv utser de personer som ska utbildas. Sådan utbildning är
momspliktig om den inte ingår i en av uppdragsgivaren bedriven egen skattebefriad utbildning
(p.g.a. att ingen omsättning i ML:s betydelse anses föreligga). Detta gäller oavsett utbildningens
innehåll eller vem som är utbildare.
9
Egenproducerade varor och tjänster som tillhandahålls som ett led i en skattefri utbildning
omfattas normalt även av skattefriheten. Det innebär att försäljning av kompendier och liknande
till studenter är momsfri när utbildningen är momsfri. Försäljningen av läroböcker eller
skrivmaterial omfattas däremot inte av skattefriheten. Skattefriheten omfattar normalt även kost
och logi vid elevlunch i skolmatsal samt husrum vid en internatskola om de tillhandahålls av den
som bedriver skattefri utbildning.
Om den som anordnar en momsbefriad utbildning uppdrar till en underentreprenör att hålla i vissa
delar av utbildningen så kommer även denna utbildningstjänst att undantas från momsplikt.
En förutsättning är dock att underentreprenörens tillhandahållande utgör en utbildningstjänst. I
detta sammanhang har underentreprenören viss undersökningsplikt, d.v.s. han skall försäkra sig
om att hans uppdragsgivare tillhandahåller sådan utbildning som är skattefri enl.
Mervärdesskattelagen.
Följande undantag gäller avseende rätten till avdrag för ingående mervärdesskatt:
-
kompensation för bilhyra, dvs. både lång och korttidshyra av personbilar medges med 50 % av
den ingående skatten på hyran
köp av personbil medför ingen avdragsrätt för ingående moms
representation2 (lunch, middag eller supé) medför avdragsrätt för ingående moms upp till ett
visst belopp som varje år bestäms av Riksskatteverket
är säljaren inte momsregistrerad, exempelvis en privatperson, ska fakturans totala belopp
betraktas som en kostnad även om momsen ingår. Denna moms är inte avdragsgill
För att ingående moms skall få lyftas måste yrkat avdrag styrkas genom faktura eller jämförlig
handling (avräkningsnota, kvitto, köpehandling). Fakturan skall vara adresserad till kommunen.
Leverantörens firmanamn, adress och momsregistreringsnummer ska finnas angivet på fakturan.
Momsen skall vara specificerad på fakturan. Det är inte tillåtet att själv beräkna momsen på
fakturor där sådan uppgift saknas.
Kravet på vad en faktura skall innehålla får i vissa fall frångås om det är fråga om ett mindre
belopp. Med mindre belopp avses normalt belopp som understiger 500 kronor. De uppgifter som
får uteslutas i faktura eller jämförlig handling tex. ett kassakvitto är uppgifter om leverantören och
kommunens namn och adress. Däremot skall alltid ersättning och leverantörens
momsregistreringsnummer framgå.
2
Obligatoriska tilläggsuppgifter ska antecknas på fakturan: Anledning till representationen samt deltagare
(anges med namn) . Ansvarig: Beslutsattestant
10
12. Dokumentation
Följande projektfakta ska finnas dokumenterat för externfinansierade projekt:
Innehåll
a) Projektnamn och projektnummer
b) Projektledare
c) Projekttid (start och stoppdatum)
d) Ansökan
e) Beslut/avtal om finansiering från extern part
f) Budget/kalkyl
g) Slutredovisning
h) Ekonomiska rapporter ur ekonomisystemet
i) Revisorsintyg (krävs vid tex. EU projekt)
j) Korrespondens
k) Prognoser per april, per augusti
l) Bokslut - periodiseringsunderlag
Diarieföring
*)
*)
*)
*)
*)
*) tillhörande p. d, e, f, g, i
Projektnummer erhålls från förvaltningens ekonomienhet. Projektledaren är ansvarig för att
ovanstående dokumentation dokumenteras och arkiveras enligt gällande reglemente, samt att
diarieföring sker av dokumentation som är markerade med *) i ovanstående tabell.
13. Arbetsordning ”Checklista”
Följande ”checklista” eller arbetsgång kan användas vid projekt.
1) Projektidé formuleras
2) Projektledare utses
3) Projektkalkyl upprättas
4) Projektnummer i redovisningen fastställs
5) Begäran om medfinansiering samt beslut (diarieföres)
6) Ansökan till bidragsgivare eller annan finansiär (diarieföres)
7) Beslut om finansiering (diareiföres)
8) Genomförande av projekt
9) Slutrapport och slutredovisning (diarieföres)
10) Eventuella periodiseringsposter vid bokslut upprättas
11) Dokumentation av hela projektet slutföres enligt avsnitt 12.
