Anteckningar Maracasmöte 2010-05-07
Plats: Styrelserummet, Landstingshuset
Deltagare: Arvidsjaur: Inger Mäkimaa, Boden: Ulrika Blomkvist, Gällivare: Anneli Nilsson, Jokkmokk: Catrin
Fjellström, Kalix: Yvonne Nilsson, Kiruna: Anders Pudas, Luleå: Jan Olofsson, Liz ten Hoeve, Lena Krååk,
Pajala: Berit Kruukka, Piteå: Åsa Wilén, Marianne Jonsson, Inger Wärngård, Anna-Lena Lüddeckens, Älvsbyn:
Lisbeth Viklund, Barnens Polarbibliotek: Regine Nordström, Bibblo: Maria Öman, Norrbottens länsbibliotek:
Eva Lidström, Birgitta Markusson.
Utvärdering av kampanjarbetet
Genomgång av den webbenkät som fanns utlagd 21/4-28/4, sammanställningen finns på Länsbibliotekets
hemsida: http://www.nll.se/webb/Kultur--och-utbildning/Norrbottens-lansbibliotek/Arbetsgrupper/Maracas/
Antal svar som kom in var 68 (av totalt antal anställda: ca 170) = cirka 40 % som har svarat på frågorna:
Har kampanjerna betytt något för ditt bibliotek?
Ja – 65
Nej - 3
Har kampanjerna betytt något för dig personligen?
Ja – 64
Nej - 6
Har kampanjerna utvecklat ditt bibliotek?
Ja – 63
Nej - 6
Har vi nått våra målgrupper (icke-, sällanbesökarna)?
Ja – 44
Nej - 32
Mötets diskussion:
Enligt svaren är de flesta mycket positiva till kampanjarbetet, men vad tycker de 100 som inte har svarat?
Varför har de inte svarat? Skulle enkäten ha varit ute längre? Ett bra svarsunderlag är ungefär 60 %. Cheferna
bör analysera svaren och reflektera över varför så få svarat, ansåg mötet. Förslag kom från gruppen att den
läggs ut en gång till med en extra fråga om varför man inte svarade första gången.
Mötet diskuterade även den sista frågan om biblioteken har nått målgrupperna icke- och sällanbesökarna genom
kampanjarbetet. Är målgrupperna de rätta? Har vi verktyg för att utvärdera? Se mer i gruppdiskussionerna
nedan.
Vårens kampanjer – hur gick det?
Bokbussarna:
Bokbussarna valde att ingå i Världsbokveckan i stället för att ha en egen kampanjvecka, men höll
presskonferens 2/3 på Coop Arena för att berätta om samarbetet med gemensam sida på Bibblo. Vinter har tagit
fram material (affischer och flyers) som bokbussarna kommer att använda vid lokala marknadsföringsaktiviteter
under året. Hållplatsskyltar på fot är beställda av Haparanda, Boden och Kiruna. Totalt användes cirka 35 000
av budget, resterande pengar gick in i Världsbokveckan.
Världsbokveckan:
En planeringsgrupp – Liz, Inger, Ulla-Greta, Jimmy och Birgitta – beslutade om kommunikation inför
Världsbokveckan ”Jorden runt på sju dagar”, och använde mötesverktyget Adobe Connect. Material och
annonsering bestämdes utifrån det underlag om planerade aktiviteter som kommunerna skickat in samt Vinters
förslag till kommunikation. Annonsering gjordes i NSD, NK, PT och Haparandabladet. Affischmaterial,
webbanner och flyers togs fram.
Pressmeddelande gick ut och sammanfattningsvis var det en mycket bra mediebevakning. Även Arvidsjaur
kontaktade media, och Inger berättade om alla artiklar som skrevs under veckan av Nyheter i Norr och
publicerades i PT och Norran. Förutom att vi fick flera artiklar i länstidningarna, medverkade Jan-Olof Frank i
Radio Norrbotten och Marita Mattsson Barsk var veckans bloggare för NK. På biblioteken anordnades en
mängd olika aktiviteter:
läs/litteraturcaféer inbjudna författare och andra arr. Tipsvandringar, sagostunder, gör din egen bok-verkstad,
tävlingar, bokbytardagar, medieutställningar, diktläsning, knytkalas, babysång, boklek, biblioteksschack, öppet
hus på alla bokbussarna, Var är Noras pulka? kom på två nya språk: arabiska och tyska, bokförsäljning
fri återlämning, Databasen Alex lyftes fram, fika i olika former, rosor till besökare.
Utvärdering skickas in senast 7/5 till länsbiblioteket för sammanställning, enligt beslut på förra Maracasmötet.
Enkät till besökare skulle också vara intressant att göra som hjälp för utvärdering, ett stort arbete som en
styrgrupp bör besluta om. Världsbokveckan är bra som återkommande tema, det är inarbetat, ev. kanske dyr
annonsering inte behövs nästa gång utan att man använder andra sätt.
Hur fungerar dagens organisation för att genomföra gemensamma kampanjer?
Mötet diskuterade sedan arbetet med kampanjerna utifrån reflektioner som Birgitta hade gjort:
Vem ansvarar för planering?
Länsbiblioteket skulle ha efterlyst namn till en planeringsgrupp på Maracasmötet 9/2 för Världsbokveckan, det
glömdes bort, och istället gick en fråga ut via e-post – 3 anmälde sig. Kanske lite för få, tyckte gruppen själv,
och arbetet behöver komma igång mycket tidigare för bättre framförhållning, ansåg mötet. Material har oftast
skickats ut för sent, vilket också framfördes i enkäten av flera.
Inför planeringsgruppens Adobemöte ombads biblioteken att skicka in vilka aktiviteter man planerade
genomföra, 7 bibliotek + 2 bokbussar + Barnens Polarbibliotek lämnade in = svårt för planeringsgruppen att
fatta beslut utifrån detta underlag. Slutsats: planeringen måste komma igång i tid och skicka in till dem som ska
ta beslut om material och kommunikation.
Alla deltar utifrån egen förmåga:
Denna policy gör det svårt för en planeringsgrupp att kunna kommunicera ett löfte som händer på alla bibliotek
samtidigt, t ex. att ha en Världsdel varje dag vilket var ursprungstanken med Världsbokveckan.
Jfr Maracasgruppens beslut att slå in julklappar under julkampanjen som sedan inte kunde genomföras på grund
av att en del bibliotek inte ansåg det möjligt.
Vidare, vid tidpunkten för utskick av pressmeddelande saknades aktiviteter från tre kommuner, vilket gör att
budskapet om att vi firar Världsbokvecka i hela länet inte kan kommuniceras.
I enkäten skrev någon att Vinters arbete inte imponerar. Tyvärr har vi fått säga nej till flera smarta och roliga
idéer som Vinter tagit fram p g a denna policy.
Gruppen tyckte senare också att vi måste kunna ta beslut om en lägstanivå för alla inför varje kampanj som gör
att budskapet går att kommunicera.
Är budgeten tillräcklig?
Inte om vi ska annonsera i massmedia, vilket är den största utgiften i budget, men annars ett sätt att nå ickeeller sällanbesökarna. Här har vi också tvingats säga nej till bra förslag från Vinter p.g.a. att pengarna inte räckt
till annonsering.
Temat – var tog det vägen?
Vid tiden för pressutskick hade biblioteken planerat in en mängd aktiviteter (jättebra sådana också!), men om
man tittar utifrån temat ”Jorden runt på sju dagar” så hade de flesta aktiviteter ingen eller liten anknytning till
temat = svårt att kommunicera temat och pressmeddelandet blir svagt.
Var fattas besluten?
Beslut om extrapengarna (50 000 i potten) skulle tas av Maracasgruppen via e-post. Fråga gick ut om 10 000 till
knappar för Var är Noras pulka? 1 svar kom in från Boden. Förslag på mötet: tydligare ämnesbeskrivning vid
utskick att det handlar om beslut.
Mötet hade en lång och givande diskussion kring ovanstående punkter som också fortsatte
under gruppdiskussionerna, se längre ner.
Planering av barnboksveckorna
Åsa Wilén, barnbibliotekarie vid Piteå stadsbibliotek, berättade om ett annat sätt att planera inför kampanj. I
december ifjol började en arbetsgrupp fundera kring Barnboksveckorna 2010 utifrån den enkät som
länsbiblioteket skickade ut efter förra årets kampanj. Arbetsgruppen förberedde inför barnmötet i Boden 17-18
mars, där en rad beslut togs som grund och hjälp för den planeringsgrupp som sedan tillsattes (5 barnbibliotek +
Barnens polarbibliotek). Temat är ”Bilden i boken”, den huvudsakliga målgruppen är barn 0-12 år och
planeringsgruppen fick i uppdrag att söka pengar från Statens kulturråds läsfrämjandemedel för att finansiera
marknadsföring och samarbete med illustratörer/pedagoger. Svar inväntas därifrån. Förutom den gemensamma
summan om 40 000 så undersöks också vilka möjligheter som finns för biblioteken att bidra med egna pengar
till framför allt en turné med illustratörer.
Gruppdiskussioner
Maracasmötet fick diskutera utifrån följande frågställningar:
Alla grupper diskuterade:
1. Syftet med marknadsföringsarbetet är att synliggöra biblioteken i Norrbotten, öka vår attraktionskraft
och göra oss kända för rätt saker, och målet är att öka utlån, besök och nyttjandet av våra produkter. Den
viktigaste målgruppen för den gemensamma kommunikationen är de som sällan eller aldrig besöker oss.
Ovanstående formulerades när samarbetet inleddes. Är syfte och målgrupp fortfarande desamma? Eller
ska vi tänka om? Vilken innebörd ger vi begreppet ”viktigaste målgruppen”?
Uppgift till grupp 1 + 2:
2. Hur ska organisationen för beslut och planering av det gemensamma marknadsföringsarbetet lokalt och
regionalt se ut för de kommande åren? Ta fram en organisationsskiss och beskriv de olika delarnas
funktion.
Uppgift till grupp 3 + 4:
3. Hur ska budgeten se ut för det gemensamma marknadsföringsarbetet? Ska arbetsinsatser ingå i budget
och i så fall vilka? Ska pengar för gemensam utbildning ingå? Ta fram en skiss till en budget och uppskatta
de olika delarna i kostnader och/eller arbetstid.
Fråga 1: Syfte, mål och målgrupper
Flera av grupperna hade funderat kring målgruppen ”trogna låntagare/besökare”, och om inte
marknadsföringsarbetet borde rikta sig även till dessa. Andra menade dock att man måste skilja på den
gemensamma kommunikationen i kampanjerna och det lokala marknadsföringsarbetet, och att det ändå är ickeoch sällanbesökarna som är viktigast i kampanjerna. Däremot skulle arbetet med de trogna kunderna kunna
utvecklas, de är jätteviktiga för biblioteken ansåg man. Det stod inte helt klart för alla under mötet att icke- och
sällanbesökarna är de viktigaste målgrupperna.
Beslut: att en fråga borde gå till cheferna om mål, syfte och målgrupper fortsättningsvis.
Fråga 2: Organiseringen av arbetet
De två grupper som tittat på hur arbetet ska organiseras ansåg att Maracasgruppen fortfarande fyller en viktig
funktion. Däremot bör gruppen bestå av fasta personer och inte som nu, att man skickar olika personer för var
gång. Argumentet för detta var att ha personer i gruppen som känner ansvar för arbetet och får i uppdrag av sin
chef att planera och hålla i kampanjarbetet när man kommer tillbaka från ett Maracasmöte. Förslaget var 1
representant per kommun + någon fler från Luleå och Piteå ev.
Mötet ansåg också att en planeringsgrupp måste utses inför resp. kampanj vilket är personer ur
Maracasgruppen, ur annan arbetsgrupp eller andra lämpliga personer. Andra grupper kan också ge förslag på
kampanjer.
Förslag på ansvar för Maracasgruppen:
-långsiktiga beslut om tema för kampanjerna, minst ett år i förväg, för god framförhållning
-beslut om fördelning av budget till kampanjerna vid mötena och genom e-post även fortsättningsvis
-beslut om lägsta nivå för varje kampanj så att kommunikationen blir slagkraftig
-ansvar att rapportera till sina medarbetare och förankra arbetet
-ansvar att rapportera till den planeringsgrupp som håller i kampanjen
Förslag på ansvar för planeringsgruppen:
-val av material
-beslut om kampanjbudgeten
-beslut om kommunikationskanaler
-information och utskick till alla bibliotek
Mötet diskuterade även vilka som ska ansvara för presskontakten. Någon menade att ett bibliotek inte kan tala
för hela länet eftersom man inte vet vad alla ska göra, utan att länsbibliotek borde ta detta. Brgitta ansåg att
avsändaren för kampanjerna är ”Biblioteken i Norrbotten” och då måste biblioteken vara synliga i mötet med
media och inte länsbiblioteket som det oftast varit tidigare. Media vill också veta vad biblioteken gör och
tycker, och då måste biblioteken kliva fram och möta dem. Inget beslut togs om detta.
Samordningen av det gemensamma marknadsföringsarbetet diskuterades också, och flera ansåg att
länsbiblioteket har en viktig funktion. Idén kom upp om att även ett bibliotek skulle kunna samordna, t ex.
genom att en ur bibliotekspersonalen får ett länsövergripande uppdrag. Den tanken var helt ny och är en fråga
för chefsgruppen, ansåg man.
Den lokala planeringen ser väldigt olika ut, men cheferna måste stötta de som är ansvariga och se till att
marknadsföringsarbetet förankras bland medarbetarna. Det här kom från cheferna från början, underströk
någon, så det borde vara viktigt.
Behovet av en styrgrupp visade sig också vara nödvändigt utifrån diskussionen om viktigaste målgruppen, hur
vi utvärderar arbetet samt budgetansvaret.
Fråga 3: Budget
Mötet hann inte gå så djupt in på frågan om budget, men en styrgrupp måste fastställa budget, det är inte
Maracasgruppens sak, vilken däremot fördelar pengarna mellan kampanjerna. Färre kampanjer behövs om vi
ska arbeta utifrån dagens budget, ansåg mötet. Förslagsvis två större per år och två mindre som inte är så
kostsamma. Alternativet är att budget utökas så att vi kan nyttja Vinters idéarbete maximalt. Gruppen föreslog
att en fråga går till cheferna om nästa års budget. En av de grupper som hade till uppgift att titta på budget
föreslog också att den arbetstid som Maracasgruppens representant behöver och det samordningsarbete som
krävs på biblioteken synliggörs i budget. En av grupperna ansåg att utbildningskostnader inte ska tas från
Maracasbudgeten.
Beslut om underlag till chefsmötet
Liz, Janne, Maria och Birgitta fick i uppdrag att utifrån mötets diskussioner skissa på frågor och förslag till
chefsmötet den 27-28/5. (De träffas på måndag 10/5 kl.15.00.)
Beslut om höstens kampanjer
Valet
Gemensam kampanj om valet genomförs vecka 35-37 utifrån idé ”Röstkort och lånekort – båda ger dig
valmöjligheter”. Flera bibliotek har förhandsröstning, men materialet görs även i en variant så att de som inte
har det kan delta inom temat. Vinter ombeds hjälpa till med grafisk form till en folder om vad lånekortet ger för
valmöjligheter. Inger Wärngård gör utkast till foldern, samt till affisch som Boden la fram som förslag. Förslag
kom också om knappar med texten ”Biblioteket ger dig valmöjligheter” med B-et i mitten, att dela ut och/eller
till personalen. En planeringsgrupp bestående av Inger W, Ulrika, Lisbeth, Inger M, Birgitta, och även Maria
om det behövs, ansvarar för insamling av aktiviteter från biblioteken, utformning av material samt kontakt med
press: Budget: 40 000
Barnboksveckorna
Beslut om att de pengar som är kvar i extrapotten tillfaller barnboksveckorna. Barnbiblioteken har då
sammanlagt 80 000 kr till kampanjen.
Beslut om 2011
Beroende på budget avgörs storleken på kampanjerna, men hellre två större och de andra mindre och ev. mer
riktade till särskilda målgrupper.
Våren – Världsbokvecka. Inga fler kampanjer under våren så att det går att komma ikapp med framförhållning
(beslut och planering startar ett år i förväg).
Hösten – Barnboksveckorna + en till kampanj.
Nästa möte
Höstens möte beslutar om kampanjer för hösten 2011, länsbiblioteket sammankallar.
Efter chefsmötet går en fråga ut till Maracasgruppen om vilka som ska planera vårens Världsbokvecka.
Länsbiblioteket skickar ut förfrågan.
/antecknat av Birgitta Markusson
